Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hoá tại thư viện tỉnh ninh bình

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

VŨ THỊ THU HUYỀN

TÌM HIỂU ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC
BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG
TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI
THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Người hướng dẫn khoa học
ThS. TTRẦN XUÂN BẢN

HÀ NỘI - 2013


LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Trần Xuân Bản – người đã tận tình
giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình làm khóa luận này. Đồng thời em cũng
xin chân thành cảm ơn các cán bộ thư viện đang công tác tại thư viện tỉnh
Ninh Bình đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình nghiên cứu khóa
luận này.
Em xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại
học Sư phạm Hà Nội 2, hơn nữa là các thầy cô trong khoa Công nghệ thông
tin đã hết lòng dạy dỗ, chỉ bảo tạo điều kiện tốt cho em trong quá trình học tập
Do điều kiện thời gian nghiên cứu và vốn kiến thức còn nhiều hạn chế

nên đề tài của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất
mong nhận được những lời nhận xét góp ý của các thầy cô giáo và các bạn để
khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Hà Nội, tháng 5 năm 2013
Sinh viên

Vũ Thị thu Huyền


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan những nội dung mà tôi đã trình bày trong khóa luận
tốt nghiệp này là kết quả quá trình nghiên cứu, tìm tòi học hỏi của bản thân
dưới sự chỉ bảo của giáo viên hướng dẫn. Những kết quả nghiên cứu của khóa
luận chưa từng được công bố tại bất cứ công trình nghiên cứu nào.

Hà Nội, tháng 5 năm 2013
Sinh viên

Vũ Thị thu Huyền


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

- Công nghệ thông tin

: CNTT

- Cơ sở dữ liệu

: CSDL


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1
1. Lý do chọn đề tài .................................................................................... 1
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu ........................................ 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ........................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 3
5. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài ........................................ 4
6. Bố cục của khóa luận .............................................................................. 4
CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC ............................. 5
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC
VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA ..................... 5
TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH.............................................................. 5
1.1 Khái quát về thư viện tỉnh Ninh Bình ................................................... 5
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển................................................. 5
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ.................................................................. 6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện................................... 8
1.1.4 Nguồn lực thông tin ...................................................................... 9
1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin ...................................................... 11
1.1.6. Sản phẩm và dịch vụ thông tin .................................................... 14
1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống
tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình ................................... 16
1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động..................................... 16
1.2.2 Khái niệm về tra cứu tin và hệ thống tra cứu tin tự động hóa ...... 19
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác
biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa .......................... 19
1.2.4 Tổng quan về phần mềm CDS/ISIS .............................................. 21

1.2.5. Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ
chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa .................................................. 23
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC BIÊN MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU
TIN TỰ ĐỘNG HÓA TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH ........................ 25
2.1 Úng dụng CNTT trong công tác biên mục .......................................... 25
2.1.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu ................................................................ 25
2.1.3. Sản phẩm của quá trình biên mục .............................................. 32
2.1.4 Chuẩn biên mục tự động .............................................................. 34
2.2 Tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa............................................ 40
2.2.1 Cơ sở vật chất .............................................................................. 40
2.2.2 Tổ chức tra cứu trên Internet ....................................................... 40
2.2.3 Tổ chức tra cứu trên CDS/ISIS .................................................... 41
2.2.4 Đào tạo người dùng tin ................................................................ 44
CHƯƠNG 3. NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ ......................................... 46
3.1. Nhận xét ............................................................................................ 46
3.1.1. Ưu điểm ...................................................................................... 46
3.1.2. Tồn tại ........................................................................................ 47
3.2. Khuyến nghị ...................................................................................... 48
3.2.1 Nâng cao chất lượng CSDL sẵn có và xây dựng CSDL mới ......... 48
3.2.2 Ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện ........................... 49
3.2.3. Nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ biên mục
và công tác tra cứu tin tự động hóa .......................................................... 50
2.2.4 Đào tạo người dùng tin ................................................................ 52
3.2.5 Một số khuyến nghị khác.............................................................. 53
KẾT LUẬN.................................................................................................. 55
TÀI LIỆU THAM KHẢO

56

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Công nghệ thông tin” một cụm từ ngắn gọn mà hàm chứa nhiều ý
nghĩa lớn lao, đã và sẽ vẫn còn làm thay đổi một cách đáng kể diện mạo đời
sống xã hội. Thực tiễn cuộc sống cho thấy, Công nghệ thông tin (CNTT) tác
động đến hầu hết các mặt, mảng của hoạt động xã hội và hẳn nhiên trong
những hoạt động đó bao hàm cả hoạt động của thư viện - một hoạt động mang
tính xã hội sâu sắc. Việc áp dụng những tiến bộ của kĩ thuật tin học vào hoạt
động cuả thư viện đã rút ngắn quá trình xử lý tài liệu. Các thư viện và trung
tâm thông tin có thể tiến hành giao lưu thông tin, giúp đỡ nhau cùng phát
triển. Nhìn chung việc áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến đã
thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của các cơ quan thông tin thư viện. Bởi vậy,
vai trò của thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động thông tin thư viện
không ngừng tăng lên.
Thư viện tỉnh Ninh Bình nằm ở trung tâm thành phố. Để đáp ứng tốt hơn
nhu cầu ngày càng đa dạng và phong phú của bạn đọc trên địa bàn tỉnh Ninh
Bình, ngoài việc hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, tăng cường đào tạo
đội ngũ cán bộ thì việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của thư viện đang
được thư viện đặc biệt quan tâm. Với việc ứng dụng CNTT vào trong thư viện,
Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đạt được một số kết quả nhất định về việc tạo lập
ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện đại, hỗ trợ cho cán bộ thư viện trong
các hoạt động của mình từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của thư viện. Ứng
dụng CNTT vào các khâu của công tác thư viện là điều hết sức cần thiết trong
đó có công tác biên mục và tổ chức tra cứu tin tự động hóa. Nhờ ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa
thư viện đã quản lý tốt hơn nguồn tài liệu của mình tiết kiệm thời gian công
sức của cán bộ nâng cao năng suất lao động cũng như nhanh chóng tạo ra các

1


sản phẩm để phục vụ tốt nhu cầu bạn đọc và người dùng tin mới tiếp cận được
thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Nhận thấy vai trò quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong công tác
biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa em xin chọn đề tài:
“Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ
chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình” làm đề
tài khóa luận của mình.
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục và tổ
chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa.
2.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: Giới hạn trong nội dung công tác biên mục và tổ chức
hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình.
- Về thời gian: Nghiên cứu trong phạm vi Thư viện tỉnh Ninh Bình từ
năm 2005 đến nay.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
3.1 Mục tiêu
- Bước đầu tìm hiểu việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và
tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại thư viện để thấy được những việc
đã làm và những vấn đề còn tồn tại. Từ đó có những nhận xét và đưa ra một
số kiến nghị, góp phần nâng cao chất lượng của việc ứng dụng CNTT trong
công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện
tỉnh Ninh Bình.
3.2 Nhiệm vụ
- Tìm hiểu vai trò ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện thông tin
nói chung và công tác biên mục, tra cứu tin tự động hóa nói riêng.

2


- Khảo sát hiện trạng ứng dụng phần mềm CDS/ISIS trong công tác
biên mục và tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình.
- Đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và tăng hiệu quả của việc
ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tra cứu tin tự động hóa tại Thư
viện tỉnh Ninh Bình.
4. Phương pháp nghiên cứu
4.1 Phương pháp luận
Khóa luận nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng,
trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đường lối, chính sách của Đảng
và Nhà nước về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục đào tạo, và
công tác thư viện.
4.1 Phương pháp cụ thể
Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ
thể sau:
- Phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu.
Dựa trên những tài liệu đề cập đến nghiệp vụ thư viện, công tác biên
mục cũng như ứng dụng CNTT trong công tác thư viện và tổ chức hệ thống
tra cứu tin tự động hóa, em đã tham khảo, phân tích - tổng hợp những lý
thuyết cần thiết để phục vụ bài nghiên cứu.
- Phương pháp quan sát (Khảo sát thực tế).
Quan sát và rút ra nhận xét về cơ sở vật chất trang thiết bị ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tại Thư viện
tỉnh Ninh Bình.
- Phương pháp phỏng vấn trao đổi.
Phỏng vấn, trao đổi với cán bộ thư viện về công tác biên mục cũng như
việc ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin

tự động hóa.

3


5. Ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn của đề tài
5.1 Ý nghĩa lý luận
Khóa luận góp phần tìm hiểu, hoàn thiện những vấn đề lý luận về ứng
dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin của thư
viện, góp phần vào việc tự động hóa công tác thư viện.
5.2 Ý nghĩa thực tiễn
Trên cơ sở tìm hiểu hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác biên
mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình,
từ đó tìm ra nguyên nhân và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng
CNTT trong công tác biên mục tại Thư viện tỉnh Ninh Bình.
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài phần mục lục, lời mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
chính của khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1. Thư viện tỉnh Ninh Bình với việc ứng dụng CNTT trong
công tác biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ
chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa tại Thư viện tỉnh Ninh Bình.
Chương 3. Nhận xét và khuyến nghị.

4


CHƯƠNG 1: THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH VỚI VIỆC
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC BIÊN
MỤC VÀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG TRA CỨU TIN TỰ ĐỘNG HÓA

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH
1.1 Khái quát về Thư viện tỉnh Ninh Bình
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Thư viện tỉnh Ninh Bình được thành lập năm 1992. Khi mới thành lập
thư viện chỉ là một kho sách nhỏ, trang thiết bị hết sức khiêm tốn, nhân lực
thiếu về số lượng, trụ sở làm việc ẩm thấp, ....
Năm 2002, được sự quan tâm của Sở văn hóa thể thao và du lịch,
Thư viện tỉnh Ninh Bình đã đi vào hoạt động hiệu quả hơn, cơ sở vật chất
được trang bị thêm, đội ngũ các bộ được nâng cao hơn cả về số lượng và
chất lượng.
2005 tòa nhà mới của thư viện đã hoàn thành với dãy nhà 3 tầng với
diện tích sử dụng 1.800m2 nằm tại đường Lê Hồng Phong - Phường Vân
Giang -T.p.Ninh Bình.
Trong mấy năm gần đây, thư viện tỉnh Ninh Bình được đầu tư nâng cấp
cơ sở vật chất trang thiết bị, trụ sở thư viện được đặt ở trung tâm thành phố
rất thuận lợi cho việc đi lại của nhân dân. Song song với việc sưu tầm, tàng
trữ, bảo quản vốn tài liệu, Thư viện tỉnh Ninh Bình còn chú trọng công tác
thông tin tuyên truyền giới thiệu tài liệu bằng các hình thức như: xây dựng bộ
máy tra cứu tại thư viện, thường xuyên tiến hành trưng bày triển lãm sách
mới, sách theo chuyên đề, tổ chức những cuộc nói chuyện, giới thiệu về
những cuốn sách có giá trị.
Đi liền với nhiệm vụ xây dựng vốn sách báo, tổ chức thông tin tuyên
truyền thu hút bạn đọc thư viện đã thực hiện phục vụ đáp ứng nhu cầu sách
báo cho tất cả các đối tượng bạn đọc trên địa bàn. Thư viện còn tăng cường

5


luân chuyển, phục vụ sách báo tới một số thư viện huyện và cơ sở, cấp thẻ,
phục vụ sách báo cho hàng nghìn bạn đọc.

Tóm lại qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển Thư viện tỉnh Ninh
Bình đã nhận được sự quan tâm đầu tư thích đáng của nhà nước, với đội ngũ
cán bộ giàu lòng nhiệt tình, yêu nghề đã góp phần xây dựng thư viện ngày
càng đi lên, góp phần to lớn vào việc nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi
dưỡng nhân tài cho địa phương, Thư viện tỉnh Ninh Bình luôn phấn đấu xây
dựng và phát triển. Trong tiến trình đổi mới thư viện đã và đang chuyển mình,
đổi mới một cách toàn diện, sâu sắc theo hướng hiện đại hóa nhằm kịp thời
đáp ứng những yêu cầu mới một cách hiệu quả.
1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
-

Chức năng

+ Chức năng lưu trữ sách báo: Là một thư viện viện công cộng lớn
nhất tỉnh. Thư viện tỉnh Ninh Bình là trung tâm tàng trữ sách báo của địa
phương: Có nhiệm vụ thu thập sách báo, tài liệu về các bộ môn khoa học
nhằm góp phần vào việc truyền bá, cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầu học
tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân phát triển khoa
học, kĩ thuật, văn hóa, công nghệ.
Thư viện tỉnh Ninh Bình còn có nhiệm vụ thu nhận và lưu trữ tất cả các
tài liệu xuất bản của địa phương theo chế độ lưu chiểu, các chỉ thị, nghị quyết
của đảng bộ, chính quyền Ninh Bình khi đã hết thời gian bảo mật thu thập và
sao chép các tài liệu địa chí.
+ Chức năng luân chuyển sách báo: Thư viện tỉnh Ninh Bình có chức
năng chính là trung tâm luân chuyển sách báo trong toàn tỉnh vòng luân
chuyển sách báo sách báo được thể hiện việc hoạt động của thư viện có hiệu
quả không? Bởi đó chính là việc đưa kho tàng tri thức áp dụng vào thực tiễn
đời sống của nhân dân địa phương, góp phần đẩy mạnh vào công cuộc xây

6

dựng quê hương theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, giữ gìn và phát
huy bản sắc văn hóa dân tộc.
+ Chức năng hướng dẫn nghiệp vụ: Là trung tâm chỉ đạo nghiệp vụ lớn
nhất trong tỉnh chỉ đạo về mặt nghiệp vụ đối với công tác của hệ thống thư
viện cộng cộng. Giúp đỡ nghiệp vụ và đóng góp ý kiến cho các thư viện
chuyên nghành và các tổ chức trong địa bàn tỉnh. Làm cho hệ thống thư viện
trong tỉnh đi vào hoạt động nề nếp, phát huy cao độ chức năng và nghiệp vụ
của thư viện tỉnh.
- Nhiệm vụ
Trước những đòi hỏi của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa, sự
nghiệp phát triển kinh tế - xã hội trong tỉnh, những mục tiêu phát triển kinh tế
- xã hội được đảng bộ và nhân dân tỉnh Ninh Bình đề ra, Thư viện tỉnh Ninh
Bình đã, đang bám sát và vạch ra những nhiệm vụ cụ thể.
+ Thư viện tỉnh Ninh Bình coi trọng việc tuyên truyền, quảng bá các
tài liệu mang nội dung chính trị, xã hội. Phổ biến các chỉ thị, nghị quyết, các
đường lối chính sách của đảng và nhà nước nhằm giáo dục chính trị, tư tưởng,
cụ thể hóa đường lối phát triển kinh tế xã hội cho toàn dân trên địa bàn tỉnh.
Đây là một nhiện vụ hết sức quan trọng mà thư viện chính là cầu nối giữa
đảng và dân có hiệu quả nhất.
+ Cung cấp các thông tin khoa học và công nghệ kĩ thuật tới nhân dân
trên địa bàn được Thư viện tỉnh Ninh Bình coi là nhiệm vụ trọng yếu. Đó là
các thông tin về các thành tựu khoa học trên thế giới đã đạt được, nhưng giải
pháp, những cải tiến kỹ thuật, những ứng dụng, quy trình khoa học công nghệ
vào sản xuất nông nghiệp và công nghiệp. Các thông tin này được quảng bá
và phổ biến rộng rãi tới tầng lớp nhân dân trên địa bàn. Nhằm rút ngắn
khoảng cách từ khoa học đến thực tiễn, góp phần vào công cuộc phát triển
khoa học - xã hội trên địa bàn tỉnh.

7


+ Việc giáo dục thẩm mỹ và nâng cao đời sống văn hóa, tinh thần của
nhân dân trên địa bàn tỉnh cũng được coi là một trong các nhiệm vụ chính của
thư viện. Bởi Thư viện tỉnh Ninh Bình là trung tâm văn hóa lớn của tỉnh, là
nơi lưu giữ nhiều nhất các tài liệu văn học nghệ thuật, các tài liệu văn hóa phi
vật thể như: Thuần phong mỹ tục của nhân dân từ cổ chí kim. Đây chính là
phương tiện, là loại tài liệu được đông đảo quần chúng nhân dân quan tâm,
nội dung của tài liệu này mang đậm tính giáo dục nhân văn sâu sắc nó có tính
hình tượng nghệ thuật cao, có tính chiến đấu,.. .đi sâu vào tâm tư tình cảm của
mọi tầng lớp nhân dân. Thư viện tỉnh Ninh Bình đã góp phần nâng cao việc
giáo dục nhân cách, thẩm mỹ tinh thần đoàn kết, có ý thức xây dựng và phát
triển nền văn hóa Việt Nam đậm đà bản sắc dân tộc.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức và trình độ cán bộ thư viện
Cơ cấu tổ chức của một cơ quan thông tin - thư viện là hệ thống các
phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ riêng. Cơ quan thông tin - thư
viện có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, chức năng của mình thông qua hoạt động
của các phòng ban. Vì vậy, tất yếu phải có sự phân công trách nhiệm, sắp xếp
tổ chức một cách rõ ràng giữa các cán bộ và sự phối hợp hoạt động thống nhất
trong cơ quan.
Bộ máy tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình gồm có 7 cán bộ được
đào tạo chuyên nghành thư viện, 2 cán bộ ngoại ngữ và 12 cán bộ thuộc các
ngành khác. Về cơ cấu tổ chức, ban lãnh đạo thư viện sắp xếp theo mô hình
cơ cấu sau:
 Ban giám đốc: 1 giám đốc và 1 phó giám đốc.
 Bộ phận nghiệp vụ gồm 3 phòng.
- Phòng bổ sung, biên mục, phong trào: 02 cán bộ, phòng này có
nhiệm vụ lên kế hoạch bổ sung các tài liệu phù hợp với đối tượng và nhu cầu
tin của bạn đọc.

8


- Phòng xử lý tài liệu nghiệp vụ: 03 cán bộ, phòng này có nhiệm vụ xử
lý tất cả các tài liệu nhập về, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu, bộ máy tra cứu.
- Phòng công tác bạn đọc: 08 cán bộ, phục vụ đọc tại chỗ, phục vụ
mượn về nhà, phục vụ riêng thiếu nhi vào dịp hè.
 Bộ phận hành chính gồm 3 phòng: 06 cán bộ
- Phòng kế toán.
- Phòng tài vụ.
- Phòng bảo vệ.

BAN GIÁM ĐỐC

Bộ phận nghiệp vụ

Phòng
bổ
sung

Phòng
đọc
sách

Phòng
xử lý
tài
liệu

Phòng
mượn

Bộ phận hành chính

Phòng
kế
toán

Phòng
phục
vụ
bạn
đọc

Phòng
đọc
thiếu
nhi

Phòng
tài vụ

Phòng
đọc
điện

tử

Phòng

bảo vệ

Phòng
đọc
báo tạp
chí

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện tỉnh Ninh Bình.
1.1.4 Nguồn lực thông tin
Đối với mỗi cơ quan thông tin - thư viện, nguồn thông tin luôn giữ vai
trò định hướng việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc, là điều kiện tiên quyết

9


để đánh giá chất lượng của thư viện. Trong những năm gần đây, thông tin
được đánh giá là nguồn tài nguyên có giá trị trong các tổ chức cơ quan thư
viện. Nhưng thông tin bao giờ cũng có tính hai mặt, nếu nguồn tài nguyên
này được tổ chức và sử dụng hợp lí thì sẽ kích thích việc đổi mới, thúc đẩy
sựu phát triển sản phẩm nâng cao năng suất lao động và thưc sự trở thành
động lực thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế - xã hội. Ngược lại, nếu sử
dụng không hợp lí sẽ gây trở ngại không nhỏ cho hoạt động xã hội.
Là một cơ quan thư viện mang tính chất khoa học tổng hợp, Thư viện
tỉnh Ninh Bình đã rất coi trọng việc phát triển nguồn thông tin. Do vậy, công
tác tạo nguồn tin và phát triển nguồn thông tin của thư viện rất được quan
tâm và chú trọng. Thư viện tỉnh Ninh Bình có vốn tài liệu khá phong phú có
thể phân chia thành các dạng sau, cụ thể:
- Các ấn phẩm định kì
Là loại tài liệu xuất bản dưới dạng sách và không giới hạn về thời gian
bao gồm các loại sách: Sách toàn tập, tuyển tập, sách tra cứu, sách chuyên

khảo,…Tổng số ấn phẩm định kì ở thư viện tỉnh Ninh Bình có 87730 bản
sách theo thống kê số liệu năm 2012 (trong đó đa số là sách tiếng Việt). Các
xuất bản phẩm được sắp xếp một cách hệ thống, được lựa chọn phù hợp với
thư viện và nhu cầu của người dùng tin.
Trong quá trình hoat động Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xác định rõ chức
năng và nhiệm vụ của mình, cho nên tài liệu dạng văn bản của thư viện gồm
các loại như: Các xuất bản phẩm về kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội, các
công trình nghiên cứu khoa học, các giáo trình cao đẳng trung học, sách giáo
khoa phổ thông, sách thiếu nhi,… Những loại tài liệu này được lưu trữ theo
quy luật nhất định, nhằm đảm bảo phù hợp giữa nội dung, thành phần vốn
tài liệu và chức năng, nhiệm vụ của thư viện cũng như nhu cầu của độc giả.
Thư viện tỉnh Ninh Bình xây dựng các loại sách về: công nghiệp, nông

10


nghiệp, thủ công nghiệp,…phù hợp nhất. Với đặc điểm như vây, với số
lượng tài liệu được bổ sung ngày càng đa dạng, phong phú đó, Thư viện tỉnh
Ninh Bình đã đáp ứng được phần nào nhu cầu của bạn đọc trong toàn tỉnh.
- Các ấn phẩm định kì và kế tiếp
Đây là nguồn tin quan trọng vì nó cập nhật toàn bộ các vấn đề tri thức
trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, các ấn phẩm này được xuất bản
theo thời gian nhất định, in thành số riêng biệt và mang một tên chung. Các
ấn phẩm định kì chủ yếu là: Báo, tạp chí, ấn phẩm liên tục,… phục vụ cho
bạn đọc những thông tin cập nhật mang tính linh hoạt được xuất bản theo
định kì, bạn đọc thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin này. Hiện nay
Thư viện tỉnh Ninh Bình có 60 đầu báo chủ yếu là báo Nhân dân, Lao động,
Tin tức, Thể thao,…
- Tài liệu địa chí.
Công tác địa chí là công tác đặc thù và rất quan trọng của bất cứ một

thư viện tỉnh nào. Hoạt động địa chí của Thư viện tỉnh Ninh Bình nhằm phát
hiện, thu thập, xử lí, bảo quản lâu dài và phổ biến những thông tin kiến thức
về địa bàn tỉnh Ninh Bình nhằm phục vụ nhu cầu của bạn đọc trong tỉnh.
Những năm qua, kho sách địa chí còn đang trong giai đoạn khẩn trương xây
dựng và hoàn tất các khâu kĩ thuật, tuy nhiên thư viện tỉnh cũng đã đáp ứng
những yêu cầu cấp thiết của một số độc giả đặc biệt cần tài liệu để biện soạn
công trình nghiên cứu hoặc làm luận văn tốt nghiệp đại học, cao học,…
Tài liệu địa chí là một trong những nguồn tin quan trọng không thể
thiếu. Vì vậy, vốn tài liệu địa chí của thư viện tỉnh cần được bổ sung đầy đủ
nhằm phục vụ cho việc khai thác tài liệu địa chí một cách hữu ích nhất.
1.1.5 Người dùng tin và nhu cầu tin
Người dùng tin là thành phần không thể thiếu trong bất kì hoạt động
của một cơ quan Thông tin - thư viện nào. Người dùng tin và nhu cầu tin của

11


họ là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tin của một cơ quan
thông tin - thư viện. Nắm vững nhu cầu thông tin đáp ứng kịp thời đầy đủ và
chính xác nhu cầu thông tin của người dùng tin là một trong những nhiệm vụ
quan trọng của thư viện nói chung và Thư viện tỉnh Ninh Bình nói riêng.
Người dùng tin cuả Thư viện tỉnh Ninh Bình là đông đảo các tầng lớp
nhân dân trên địa bàn tỉnh. Họ là các tầng lớp nhân dân, các cán bộ các
nghành, các cấp như: Lãnh đạo của đảng, chính quyền địa phương, các ban
nghành, các cán bộ công nhân viên trong các cơ quan đoàn thể, các nhà máy
xí nghiệp, giáo viên, học sinh và sinh viên trong trường học trên địa bàn tỉnh,
nông dân, bộ đội, thiếu nhi, ... . Những người công tác tại các tổ chức đoàn,
hội, tổ chức chuyên môn, những nhà nghiên cứu, những người làm công tác
quản lý, chỉ đạo sản xuất,... Đối tượng bạn đọc của Thư viện tỉnh Ninh Bình
có thể chia thành 5 nhóm như sau:

Nhóm 1: Bạn đọc là công chức nhà nước, cán bộ quản lý, các doanh
nhân chiếm 259/1745 tổng số thẻ.
Nhóm người dùng tin này thường có nhu cầu thông tin về các lĩnh vực
khoa học chính trị - xã hội, các thông tin mang tính thời sự, các dự báo như:
Các tài liệu về chủ nghĩa Mac - Lenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, các học
thuyết chính trị, tài liệu chỉ đạo của đảng và nhà nước (chỉ thị, nghị quyết,
các văn kiện đại hội đảng), các tài liệu về chính sách, đường lối phát triển
kinh tế xã hội.
Nhóm 2: Bạn đọc là giảng viên, giáo viên cuả các trường cao đẳng,
trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông, trung học cơ sở công tác trong
ngành giáo dục đóng trên địa bàn tỉnh chiếm 216/1745 tổng số thẻ.
Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này rất phong phú bao gồm nhiều
lĩnh vực khoa học khác nhau như khoa học đời sống, xã hội nghệ thuật, chính

12


trị xã hội, thông tin pháp luật,... nhưng hầu hết bạn đọc của nhóm này thường
đến thư viện đọc sách nhằm mục đích phục vụ chuyên môn, tăng thêm hiểu
biết và giải trí.
Nhóm 3: Bạn đọc là học sinh, sinh viên được coi là nhóm đối tượng
tham gia sử dụng thư viện chiếm tỉ lệ đông nhất chiếm 622/1745 tổng số thẻ
nhưng chủ yếu vẫn là học sinh phổ thông, trung học, thiếu nhi trong dịp hè.
Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này cũng rất phong phú, bao gồm
các loại tài liệu khoa học thưởng thức, văn học nghệ thuật, tranh truyện thiếu
nhi, sách hướng dẫn ôn thi đại học các môn toán, lý, hóa, văn, sử, địa. Các tài
liệu tham khảo phục vụ cho việc học tập, nâng cao hiểu biết, giải trí.
Nhóm 4: Bạn đọc là công nhân, nông dân, bộ đội, các hợp tác xã nông
nghiệp cũng tham gia sử dụng thư viện tương đối đông chiếm 102/1745 tổng
số thẻ.

Nhu cầu thông tin của nhóm bạn đọc này phần lớn là các tài liệu về
khoa học xã hội, cách chăm sóc gia đình, các cẩm nang chăm sóc sức khỏe,
các khoa học ứng dụng trong nông nghiệp, trong sản xuất như sách hướng dẫn
chăn nuôi, trồng trọt, sản xuất các mặt hàng thủ công mỹ nghệ ,.... Nhìn chung
nhu cầu tin của nhóm bạn đọc này gắn chặt với mục đích phục vụ công việc
hàng ngày, tăng gia sản xuất, trồng trọt, chăn nuôi, nâng cao thu nhập nhằm
cải thiện đời sống góp phần xóa đói giảm nghèo.
Nhóm 5: Bạn đọc làm nghề tự do, các cán bộ hưu trí, cựu chiến binh
chiếm 546/1745 tổng số thẻ.
Nhóm bạn đọc này thường đến thư viện sử dụng sách báo thường nhằm
các mục đích nâng cao hiểu biết, phục vụ giải trí, thường đọc các sách khoa
học thưởng thức, báo, tạp chí, các tác phẩm văn học nghệ thuật, tài liệu địa chí.
Tóm lại, nhu cầu tin của bạn đọc tại thư viện rất cao, phong phú, bạn đọc
đến thư viện đọc sách không chỉ nhằm mục đích phục vụ công việc chuyên

13


môn của mình mà còn nhằm nâng cao hiểu biết, cập nhật các kiến thức khoa
học ở mọi lĩnh vực, thông tin khoa học đời sống,... phù hợp với nhiệm vụ của
thư viện tỉnh là trung tâm văn hóa giáo dục lớn của tỉnh, nâng cao nhận thức
thẩm mỹ, phát huy nền văn hóa tiên tiến đậm đà bản sắc quê hương.

1.1.6. Sản phẩm và dịch vụ thông tin
Sản phẩm thông tin.
Sản phẩm thông tin là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Thư viện
tỉnh Ninh Bình đang phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện
như sau:
- Cơ sở dữ liệu thư mục.
Thư viện tỉnh Ninh Bình đã xây dựng các cơ sở dữ liệu thư mục bao

gồm: Cơ sở dữ liệu sách.
- Tủ phiếu mục lục.
Thư viện đã xây dựng hệ thống mục lục gồm mục lục chữ cái và mục
lục phân loại. Hệ thống mục lục này tồn tại song song với cơ sở dữ liệu thư
14


mục. Người sử dụng đến thư viện có thể tìm tài liệu theo cả 2 cách: sử dụng
mục lục trực tuyến hoặc mục lục truyền thống.
- Thư mục giới thiệu sách mới, thư mục chuyên đề.
Hằng năm Thư viện thường biên soạn các thư mục chuyên đề nhân dịp
kỉ niệm những ngày lễ lớn, những sự kiện trọng đại như ngày sinh Bác Hồ,
ngày nhà giáo Việt Nam,… Thư mục thông báo sách mới thường xuyên được
giới thiệu đến bạn đọc những sách mới nhập vào của thư viện.
Dịch vụ thông tin.
Dịch vụ Thông tin - Thư viện: Bao gồm những hoạt động nhằm thỏa
mãn nhu cầu thông tin và trao đổi thông tin của người sử dụng thư viện tỉnh
Ninh Bình các có một số dịch vụ thông tin - thư viện phục vụ nhu cầu tin của
người dùng tin như sau:
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ.
Thư viện có 5 phòng đọc tại chỗ phục vụ bạn đọc tới thư viện đọc tài
liệu bao gồm: phòng đọc sách, phòng đọc báo - tạp chí, phòng đọc thiếu nhi,
phòng đọc điện tử, phòng đọc địa chí. Phòng đọc thiếu nhi chỉ mở trong 3
tháng hè.
- Mượn tài liệu về nhà.
Mượn tài liệu về nhà là dịch vụ được các bạn đọc thường xuyên sử
dụng. Thư viện có 01 phòng mượn dành cho việc mượn tài liệu bạn đọc được
mượn tối đa trong 2 tuần. Sau đó, họ có thể đến thư viện để gia hạn thêm. Tùy
thuộc vào nhu cầu sử dụng tài liệu của bạn đọc mà cán bộ thư viện quyết định
có hay không cho bạn đọc gia hạn mượn.

- Sao chụp tài liệu.
Dịch vụ sao chụp tài liệu được tiến hành đáp ứng yêu cầu của người sử
dụng muốn có bản sao của tài liệu.
- Tư vấn thông tin.

15


Dịch vụ tư vấn thông tin trực tiếp cho người sử dụng tại mỗi phòng
phục vụ của thư viện. Thư viện chưa có bộ phận riêng làm nhiệm vụ tư vấn
thông cho người sử dụng.
- Hội thảo, triễn lãm sách.
Thư viện tổ chức các cuộc hội thảo, triễn lãm sách thường xuyên để
giới thiệu tài liệu của thư viện đến bạn đọc nhân các ngày kỷ niệm như: kỷ
niệm ngày sinh Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày Hiến chương các Nhà giáo các
năm, kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội,…
1.2 Vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác biên mục và tổ chức hệ thống
tra cứu tin tự động hóa tại thư viện tỉnh Ninh Bình
1.2.1 Khái niệm biên mục và biên mục tự động
 Khái niệm biên mục
Hiện nay trên thế giới có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm biên
mục tài liệu. Theo quan điểm của Liên Xô (cũ), biên mục tài liệu được hiểu là
chỉ bao gồm biên mục mô tả tài liệu, tức là chỉ quá trình xử lý hình thức tài
liệu. Một quan điểm khác là quan điểm theo trường phái Anh - Mỹ, biên mục
bao gồm các thao tác Biên mục mô tả, phân loại và biên mục chủ đề, tức là cả
quá trình xử lý hình thức và xử lý nội dung, tạo lập tất cả các điểm truy nhập
đến tài liệu về cả mặt hình thức và nội dung. Quan điểm này được xem là phù
hợp và được sử dụng nhiêu hơn trên thế giới.
Biên mục là một bộ phận của quá trình kiểm soát thư mục, là toàn bộ
các quá trình liên quan đến tổ chức các công cụ thư mục nói chung và mục lục

nói riêng: mô tả thư mục, phân tích chủ đề và kiểm soát tính thống nhất. Việc
kiểm soát tính thống nhất được tiến hành trong cả hai giai đoạn mô tả thư mục
và phân tích chủ đề [Kiểm soát thư mục là kỹ năng hay nghệ thuật tổ chức
thông tin/ tri thức sao cho có thể tìm kiếm được các thông tin / tri thức ấy]

16


Như vậy công việc của các bộ thư mục tạo ra các điểm truy cập tới tài
liệu về cả đặc điểm hình thức và nội dung.
Biên mục bao gồm các công đoạn sau:
* Biên mục mô tả
Mô tả thư mục (hay còn gọi là biên mục mô tả) là quá trình nhận dạng
và mô tả một tư liệu (ghi lại những thông tin về nội dung, hình thức, trách
nhiệm biên soạn, đặc điểm vật lý… của tư liệu ấy), lựa chọn và thiết lập các
điểm truy nhập, trừ các điểm truy nhập theo chủ đề (là công việc của một
công đoạn khác trong biên mục.
Có thể định nghĩa một cách khác mô tả thư mục là một bộ phận của quá
trình biên mục có liên quan tới việc nhận dạng một tư liệu và ghi lại những
thông tin về tư liệu ấy trong một biểu ghi sao cho có thể nhận dạng lại được tư
liệu ấy một cách chính xác và không nhầm lẫn với các tư liệu khác.
- Mục đích của mô tả là giúp bạn đọc và người dùng tin có một khái
niệm về tư liệu và nhanh chóng , dễ dàng tìm được tư liệu ấy trong các hệ
thống tìm tin truyền thống và hiện đại (Mục lục, cơ sở dữ liệu…).
- Những yếu tố cơ bản của một mô tả thư mục là: Nhan đề, những
thông tin trách nhiệm, lần xuất bản, phát hành, ấn loát hay sản xuất (đối với
các tư liệu không phải là ấn phẩm). Ngoài ra, những thông tin về công dụng
và đối tượng sử dụng của tư liệu , kích cỡ, số trang, minh hoạ, tư liệu kèm
theo và tùng thư, thiết bị dùng để đọc hay sử dụng tư liệu nói chung cũng có
ích cho người dùng tư liệu và được lựa chọn vào mô tả thư mục.

* Phân loại
Quá trình này có liên quan đến việc xác định các chỉ số có liên quan
đến nội dung của tài liệu.
Phân loại tư liệu phân tích những khái niệm phản ánh nội dung tư liệu
theo các bộ môn khoa học hay ngành hoạt động thực tiễn. Trong quá trình

17


này, người xử lý tài liệu chọn một hay nhiều ký hiệu (hay chỉ số) phân loại
trong một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng (Thí dụ như khung phân
loại BBK, Dewey, Khung phân loại của thư viện Quốc hội Mỹ, UDC…) để
xác định nội dung tư liệu đang biên mục. Tuỳ theo nội dung, một tư liệu có
thể có nhiều ký hiệu phân loại, do vậy có thể được phản ánh vào nhiều chỗ
trong mục lục phân loại truyền thống.
* Biên mục chủ đề
Biên mục chủ đề hay phân tích chủ đề có liên quan đến việc xác định
những khái niệm chủ đề trong nội dung tư liệu. Sau khi xác định được chủ đề
có thể tìm và lập được một tiêu đề hay một đề mục chủ đề dựa vào một danh
mục chuẩn: một khung đề mục chủ đề, một bộ từ khoá hay từ điển từ chuẩn.
Cần sử dụng hộp phiếu hay tệp quy định tính thống nhất để đảm bảo các biểu
ghi phản ánh tư liệu cùng một chủ đề được tập hợp và hiển thị cùng một chỗ.
 Khái niệm biên mục tự động
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên mục chính là
tự động hóa công tác biên mục. Như vậy trước hết cần hiểu khái niệm biên
mục tự động.
Thực chất của biên mục tự động là sử dụng một phần mềm tư liệu hoặc
sử dụng phân hệ biên mục của phần mềm quản trị thư viện để tạo lập các biểu
ghi cho một cơ sở dữ liệu thư mục và tạo ra các mụa lục thích hợp. Trong biên
mục tự động, việc tạo lập biểu ghi thường là xử lý phiếu tiền máy và do con

người thực hiện. Nhập dữ liệu qua các khổ mẫu hiển thị trên màn hình theo
kiểu xử lý văn bản. Còn việc tổ chức và sắp xếp biểu ghi và biên soạn các mục
lục do máy tính thực hiện. Máy tính có thể in các phiếu mục lục và chế bản các
ấn phẩm thư mục. Đó là sản phẩm đầu ra của cơ sở dữ liệu thư mục.
- Thực chất của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên
mục là việc sử dụng máy tính vào các công đoạn của quá trình biên mục, cụ
18


thể hơn là ứng dụng các phần mềm tư liệu hoặc phần mềm tích hợp quản trị
thư viện với các phân hệ bổ sung và biên mục để có thể thực hiện biên mục
một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian và công sức của cán bộ biên mục,
tạo ra các sản phẩm của quá trình biên mục đáp ứng tốt hơn nhu cầu của
người dùng tin. Đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác biên
mục còn giúp các cơ quan thông tin thư viện chia sẻ các biểu ghi thư mục của
mình với các thư viện khác, giảm thời gian và công sức của cán bộ biên mục
với các tài liệu đã được biên mục tại các cơ quan thông tin thư viện.
1.2.2 Khái niệm về tra cứu tin và hệ thống tra cứu tin tự động hóa
 Khái niệm tra cứu tin
Là tập hợp công đoạn kỹ thuật và logic với mục đích cuối cùng tìm
được các tài liệu hay thông tin về chúng hoặc những sự kiện, sự kiện riêng
biệt về các vấn đề nói đến.
 Khái niệm về hệ thống tra cứu tin tự động hóa
+ Tra cứu tin tự động hóa : Là quá trình sử dụng máy tính điện tử hay
mạng máy tính để tìm các thông tin mà máy có thể đọc được trước khi lưu
trữ trên bộ nhớ của máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ thông tin điện tử khác
thường được tổ chức dưới CSDL.
+ Hệ thống tra cứu thông tin tự động hóa : Là hệ thống có khả năng lưu
trữ, tìm lại và bảo trì thông tin được tin học hóa. Hệ thống tìm tin tự động hóa
bao gồm phần cứng, phần mềm, các công cụ ngữ nghĩa phục vụ xử lý thông

tin và yêu cầu tin, các cơ sở dữ liệu để người tìm tin truy cập và tìm lại được
những thông tin đã lưu trữ trong đó và nhân viên làm việc với hệ thống.
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT trong công tác
biên mục và tổ chức hệ thống tra cứu tin tự động hóa
 Cán bộ biên mục

19