phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn la vie

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHẠM MINH CHÍ
MSSV/HV: 4115382

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

Tháng 10 năm 2014

i


TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHẠM MINH CHÍ
MSSV/HV: 4115382

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN LA VIE
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN
Mã số ngành: 52340302

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
ĐẶNG THỊ ÁNH DƯƠNG

Tháng 09 năm 2014

i


LỜI CẢM TẠ
Trong quá trình thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, hỗ
trợ thông tin từ giảng viên hướng dẫn Đặng Thị Ánh Dương, cũng như quý
Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD trường Ðại học
Cần Thơ. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các Thầy, Cô, người đã tận
tình giúp đỡ và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành
luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô Khoa Kinh tế - QTKD, cùng
các Thầy, Cô trường Ðại học Cần Thơ đã hướng dẫn và chỉ dạy tôi trong thời
gian học tại Trường, giúp tôi có được những kiến thức cơ bản và chuyên sâu,
để có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Ðồng thời tôi xin cảm ơn các anh,
chị Khoa Kinh tế - QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho tôi để hoàn thiện hơn
bài luận của mình.
Song song với sự chỉ dạy của các Thầy Cô, tôi còn nhận được sự giúp đỡ
nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH La Vie đã hướng
dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại
công ty. Xin chúc cho mọi người luôn hoàn thành tốt công việc của mình và
công ty ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai. Trân trọng cảm ơn!
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Ngƣời thực hiện

i


TRANG CAM KẾT
Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên
cứu của mình và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ luận
văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …..
Ngƣời thực hiện

ii


NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
TP.Hồ Chí Minh, ngày tháng

iii

năm 2014


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TNHH: Trách nhiệm hữu hạn
HÐKD : Hoạt động kinh doanh
SXKD

: Sản xuất kinh doanh

Doanh thu BH và CCDV : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Ðvt

: Ðơn vị tính

NH

: Ngân hàng

TK

: Tài khoản

TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
DTT

: Doanh thu thuần

GVHB : Giá vốn hàng bán
LNST

: Lợi nhuận sau thuế

QLDN : Quản lý doanh nghiệp
GÐ
ÐÐH

: Giám Ðốc
: Ðơn đặt hàng

NCC: Nhà cung cấp
LSX: Lệnh sản xuất

iv


DANH MỤC HÌNH
Hình 2.1: Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán.............. 3
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức văn phòng của công ty tại quận 4, TP. Hồ Chí Minh . 28
Hình 3.2: Quy trình cơ bản về sản xuất sản phẩm của La Vie ........................... 30
Hình 3.3: Các mặt hàng kinh doanh của công ty TNHH La Vie ........................ 31
Hình 3.4: Sơ đồ tổ chức phòng Tài chính – Kế toán Công ty TNHH La Vie .... 31
Hình 3.5: Sơ đồ hình thức kế toán của công ty ................................................... 32
Hình 3.6: Hình chụp màn hình phần mềm SYSPRO 6.0 tại công ty TNHH La
Vie ....................................................................................................................... 35
Hình 4.1: Sơ đồ mối liên hệ giữa các phân hệ trong phần mềm quản lý doanh
nghiệp SYSPRO ................................................................................................. 39

Hình 4.2: Mô tả mã khách hàng liên kết từng số hoá đơn và số tiền tương ứng . 40
Hình 4.3: Phân loại khách hàng theo gói giáo dục .............................................. 42
Hình 4.4: Thông tin nhập liệu yêu cầu đặt hàng từ khách hàng ......................... 43
Hình 4.5: Phân tích hoá đơn giá trị gia tăng Công ty TNHH La Vie .................. 47
Hình 4.6: Màn hình nhập liệu có ghi nhận dấu vết kiểm toán ............................. 49
Hình 4.7: Mô tả lưu đồ chu trình doanh thu của Công ty TNHH La Vie ............ 55
Hình 4.8: Liên kết tập tin nghiệp vụ trong chu trình doanh thu .......................... 56
Hình 4.9: Quy trình thực hiện hoạt động chi phí – sản xuất tại La Vie............... 66
Hình 4.10: Mô tả chu trình chi phí Công ty TNHH La Vie ................................ 67
Hình 4.11: Mô tả chu trình sản xuất Công ty TNHH La Vie .............................. 70
Hình 4.12: Mối quan hệ tập tin nghiệp vụ chu trình chi phí................................ 73
Hình 4.13: Mối quan hệ tập tin trong chu trình sản xuất ..................................... 74

v


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng giai đoạn từ 2014 trở về
sau ....................................................................................................................... 19
Bảng 3.1: Tình hình hoạt động kinh doanh ........................................................ 38
Bảng 3.2: Tỷ lệ chi phí trên doanh thu bán hàng ................................................ 40
Bảng 4.1: Tổng hợp số lượng và giá trị bán hàng tại khu vực TP. Hồ Chí Minh
trong ba năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu 2014 ......................................... 43
Bảng 4.2: Mô tả tập tin khách hàng .................................................................... 49
Bảng 4.3: Mô tả tập tin đơn đặt hàng ................................................................. 50
Bảng 4.4: Mô tả tập tin chi tiết hoá đơn ............................................................. 51
Bảng 4.5: Mô tả tập tin thanh toán ..................................................................... 51
Bảng 4.6: Báo cáo doanh thu trong quý 2/2014 ................................................. 53
Bảng 4.7: Phân tích chi phí sản xuất và kinh doanh theo yếu tố ........................ 60
Bảng 4.8: Nhận xét, đối chiếu hoạt động kiểm soát nội bộ áp dụng điều kiện

tin học của công ty TNHH La Vie ...................................................................... 83

vi


MỤC LỤC
Chƣơng 1
GIỚI THIỆU ...................................................................................................... 1
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU ................................................................... 1
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ........................................................................ 2
1.2.1 Mục tiêu chung .......................................................................................... 2
1.2.2 Mục tiêu cụ thể .......................................................................................... 2
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU........................................................................... 2
1.3.1 Không gian nghiên cứu ............................................................................ 2
1.3.2 Thời gian nghiên cứu ................................................................................ 2
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................... 2
Chƣơng 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ............................. 3
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN ........................................................................................ 3
2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ................................... 3
2.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán .......... 3
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán .............................................. 4
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán ........................................... 5
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán..................................................... 6
2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu ....... 6
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu................ 6
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ............................................................ 7
2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình sản xuất........... 11
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình sản xuất .................. 11
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ............................................................ 12

2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí ............. 14
2.1.4.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí ..................... 14
2.1.4.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ ............................................................ 15
2.1.5 Tổng quan về phần mềm SYSPRO 6.0 ................................................... 20
2.1.6 Vai trò của kế toán trong môi trƣờng kinh doanh hiện đại .................. 24

vii


2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .............................................................. 25
2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .................................................................. 25
2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ................................................................ 25
2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả ................................................................. 25
2.2.2.2 Phương pháp so sánh ............................................................................. 25
Chƣơng 3
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
LA VIE ................................................................................................................ 26
3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ........................................................................... 26
3.1.1 Thông tin chung ........................................................................................ 26
3.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................. 26
3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC .................................................................................... 27
3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ................................................................ 30
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ................................................................ 31
3.4.1 Sơ đồ tổ chức ............................................................................................. 32
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán ............................................ 33
3.4.3 Phƣơng pháp tổ chức bộ máy kế toán .................................................... 33
3.5 ĐIỀU KIỆN KỸ THUẬT TƢƠNG TÁC VỚI PHẦN MỀM .................. 34
3.6 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ....... 36
3.7 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN ............ 37
3.7.1 Thuận lợi .................................................................................................... 37

3.7.2 Khó khăn ................................................................................................... 38
3.7.3 Định hƣớng phát triển .............................................................................. 38
Chƣơng 4
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
TNHH LA VIE ................................................................................................... 39
4.1 PHÂN TÍCH VIỆC SỬ DỤNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY TNHH
LA VIE ................................................................................................................ 39
4.1.1 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm SYSPRO ................... 39
4.1.2 Các phần mềm khác trong Công ty......................................................... 42

viii


4.1.3 Phân tích mối quan hệ các phần mềm trong xử lý nghiệp vụ .............. 43
4.1.4 Phân tích việc kiểm soát phần mềm ........................................................ 46
4.1.4.1 Phần mềm tự bảo mật (Để lại dấu vết thời gian địa điểm, tự thoát khi
không sử dụng, hạn chế tìm mật khẩu) ............................................................. 46
4.1.4.2 Cá nhân (sử dụng, thiết kế) .................................................................... 48
4.1.4.3 Người bên ngoài...................................................................................... 49
4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH LA
VIE ...................................................................................................................... 49
4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu .............................. 49
4.2.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý ............................................................................ 49
4.2.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ các tập tin trong chu trình
doanh thu ............................................................................................................ 53
4.2.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình doanh thu ......... 57
4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu............................. 59
4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát .................................................................................. 59
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát ......................................................................... 59
4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ - SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY

TNHH LA VIE ................................................................................................... 65
4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí – sản xuất ................. 65
4.3.1.1 Lưu đồ quy trình xử lý ............................................................................ 65
4.3.1.2 Giới thiệu các tập tin và mối quan hệ các tập tin trong chu trình chi
phí – sản xuất ..................................................................................................... 71
4.3.2 Hệ thống chứng từ, báo cáo, sổ sách trong chu trình chi phí – sản
xuất ...................................................................................................................... 78
4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí – sản xuất ................ 80
4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát .................................................................................. 80
4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát ......................................................................... 80
Chƣơng 5
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TNHH LA VIE ....................................................................... 86
5.1 ƢU ĐIỂM ..................................................................................................... 86

ix


5.2 NHƢỢC ĐIỂM ............................................................................................ 87
5.3 GIẢI PHÁP .................................................................................................. 88
Chƣơng 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ........................................................................... 90
6.1 KẾT LUẬN ................................................................................................... 90
6.2 KIẾN NGHỊ.................................................................................................. 90
PHỤ LỤC............................................................................................................ 92

Phụ lục 1: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2011
đến năm 2013 ...................................................................................................... 92
Phụ lục 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu
năm 2014 ............................................................................................................. 93

Phụ lục 3: Nhận đặt hàng của khách hàng .................................................... 94
Phụ lục 4: Đơn đặt hàng đã nhập liệu.............................................................. 94
Phụ lục 5: Hoá đơn giá trị gia tăng .................................................................. 95
Phụ lục 6: Phiếu giao hàng ................................................................................ 96
Phụ lục 7: Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ ............................................... 97
Phụ lục 8: Phiếu yêu cầu mua hàng ................................................................. 98
Phụ lục 9: Kiểm tra đối chiếu – Biên bản nghiệm thu ................................... 99
Phụ lục 10: Khách hàng gửi hoá đơn thanh toán ........................................... 100
Phụ lục 11: Phiếu chi/ đề nghị thanh toán ....................................................... 101
Phụ lục 12: Lệnh chuyển tiền trực tuyến......................................................... 102

x


Chƣơng 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Trong giai đoạn hiện nay, khoa học và kỹ thuật đã trở thành yếu tố cốt tử
của sự phát triển, là lực lượng sản xuất trực tiếp của nền kinh tế toàn
cầu. Cùng với sự tiến bộ đó, nền kinh tế cũng có những phát triển vượt bậc khi
áp dụng thành công những thành tựu khoa học vào công việc quản lý kinh
doanh của các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kinh tế nói chung và thông tin
kế toán nói riêng đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin kịp thời
cho những quyết định kinh doanh trong môi trường hiện đại. Việc vận dụng
mạng thông tin máy tính và phần mềm hỗ trợ đã giúp hoạt động kế toán trở
nên nhanh chóng và chính xác hơn so với công việc kế toán phải thực hiện thủ
công cần rất nhiều thời gian, cồng kềnh và vất vả trong quá khứ. Tuy nhiên,
tính hai mặt của vấn đề nằm ở những rủi ro không minh bạch, gian lận, sai sót
có thể xảy ra trong việc quản lý và sử dụng hệ thống mà con người là nhân tố

chủ yếu tham gia vào công việc trên. Từ đó, việc nghiên cứu giải pháp nhằm
làm thoả đáng vấn đề trên được nhiều học giả nghiên cứu quan tâm.
Đứng trên góc độ của một sinh viên trẻ với nền kinh tế Việt Nam đang
dần chuyển mình, với những đặc điểm kinh tế đặc trưng của tỉnh nhà – Long
An – cửa ngõ của khu vực đồng bằng sông Cửu Long, tôi muốn vận dụng lý
thuyết chuyên môn Kế toán – Kiểm toán của mình để thực hiện những nghiên
cứu thực tế về quản lý doanh nghiệp với đối tượng là các cơ sở kinh doanh
đang hoạt động trên địa bàn tỉnh. La Vie – một trong những doanh nghiệp
hàng đầu của Long An – cũng là một trong những thương hiệu nước giải khát
có chỗ đứng vững vàng trên thị trường Việt Nam, từ việc kiểm tra và đánh giá
hệ thống thông tin kế toán thông qua các chu trình nghiệp vụ kinh tế sẽ giúp
người quản lý có cái nhìn tổng quan về hiện trạng của doanh nghiệp. Thông
qua việc phân tích, những phát hiện về sai sót, rủi ro gian lận nếu có sẽ được
sửa chữa và hoàn thiện, từ đó nâng cao được chất lượng thông tin đầu ra, đảm
bảo được tính an toàn, độ tin cậy của thông tin, giúp cho quyết định kinh
doanh được thực hiện chính xác hơn. Việc nâng cao chất lượng thông tin kế
toán như trên sẽ tối ưu hoá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Với những đặc điểm của một doanh nghiệp sản xuất như La Vie, tôi
muốn tìm hiểu sâu hơn về hiện trạng hệ thống thông tin trong chu trình doanh
thu và chu trình chi phí sản xuất, là một trong những chu trình thiết yếu trong
hoạt động thông tin kế toán tại đơn vị; đó cũng chính là lý do tôi lựa chọn đề
tài luận văn tốt nghiệp “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty
TNHH La Vie”.

1


1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích và đánh giá các chu trình kế toán, từ những yếu tố đầu vào đến

các truy xuất đầu ra được thực hiện tại công ty TNHH La Vie. Từ đó, nhận ra
các ưu và nhược điểm trong hệ thống thông tin kế toán và đề ra giải pháp
nhằm hoàn thiện chất lượng hệ thống thông tin kế toán đối với các chu trình
tại đơn vị.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể

- Phân tích thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La
Vie ở những chu trình quan trọng như doanh thu, chi phí và sản xuất trên góc
độ lưu chuyển chứng từ, sổ sách kế toán, sự tham gia của người dùng và thực
trạng phần mềm kế toán đang dùng cùng với rủi ro tiềm tàng trong hệ thống
thông tin kế toán.
- Nhận xét những ưu điểm đã đạt được và đề ra những biện pháp để
hoàn thiện hơn về hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La Vie.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian nghiên cứu
Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH La Vie.
1.3.2 Thời gian nghiên cứu
- Đề tài được thực hiện từ ngày 11/08/2014 đến ngày 17/11/2014.
- Số liệu sử dụng trong đề tài giai đoạn từ 2011 đến 6 tháng đầu năm
2014.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về chu trình doanh thu và chu trình chi phí
sản xuất trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH La Vie.

2


Chƣơng 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán – Theo Nguyễn
Thế Hƣng
2.1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán
a) Hệ thống thông tin
Hệ thống là một tổng thể các bộ phận phụ thuộc lẫn nhau và cùng thực
hiện một số mục tiêu nhất định.
Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với
nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin và dữ
liệu và cung cấp một cơ chế phản hồi cung cấp thông tin hữu ích cho những cá
thể có liên quan sử dụng.
Lƣu trữ

Dữ liệu đầu ra

Dữ liệu đầu vào
Xử lý

Kiểm soát

Phản hồi

Hình 2.1 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán
Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, người ta chia hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp thành:
 Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi
tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp như hệ thống
xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân
sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất như nhập kho và vật tư, hoạt động sản
xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ
hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt

động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn
xác định trước rõ ràng.
 Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ
thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các
thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở

3


mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. Hệ thống
thông tin quản lý thường bao gồm:
 Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ như:
thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về khách hàng, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh
tranh,….
 Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất như hàng tồn
kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế.
 Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính như: tình hình
thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,…
 Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng
nguồn nhân lực như: tiền lương và các khoản trích theo lương, thanh toán
lương, thị trường nguồn nhân lực, xu hướng sử dụng nguồn nhân lực,…
 Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính
và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch.
 Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống
thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho người quản lý một cách nhìn
tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược dài
hạn hoạch cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này
thường hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lược và cấp quản trị trung gian.
b) Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông

tin quản lý, nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các
nghiệp vụ tài chính.
Trong các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông
tin kế toán được coi là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các
thông tin cho các cấp độ ra quyết định.
Tùy theo mục tiêu cung cấp thông tin phục vụ cho các tổ chức bên ngoài
hay sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán bao gồm:
 Hệ thống thông tin kế toán tài chính: hệ thống này cung cấp các thông tin
tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân
thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
 Hệ thống thông tin kế toán quản trị: hệ thống này cung cấp các thông tin
nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ
xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với doanh nghiệp
cũng như quản trị thực hiện mục tiêu tài chính của đơn vị.
2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán
Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có
đặc tính như sau:

4


 Mục tiêu: Cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức
bên ngoài doanh nghiệp và sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
 Ðầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán
hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh chi phí,…
 Quy trình xử lý như sau:
 Thu thập dữ liệu.
 Phân tích ảnh hưởng tài chính.
 Ghi chép theo phân loại tài chính.
 Kiểm tra đối chiếu.

 Tổng hợp lập báo cáo.
 Truyền thông.
 Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,…
 Con người: dù trong bất kỳ hệ thống nào cung cần phải có con người tham
gia. Con người sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế
toán thủ công, hoặc tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu,
bảo mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính.
 Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của doanh
nghiệp là những yếu tố ảnh hưởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế
toán.
Ðể thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu
tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ được kết hợp để xử lý chung trong một
quy trình kế toán và người ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ
thống kế toán cũng sẽ được thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tương
ứng này và do đó người ta cung có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý
chu trình nghiệp vụ kinh tế tương ứng).
Tùy theo quan điểm, người ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều
chu trình và không thống nhất. Có bốn chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài
chính, chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi
chu trình kế toán, người ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ
thống ứng dụng.
2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thu thập dữ liệu về các hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp.
 Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: cung
cấp báo cáo tài chính cho đối tượng bên ngoài doanh nghiệp, cung cấp thông
tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát
thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày.

5

 Bao gồm các hoạt động kiểm soát như: kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất,
thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin được
xử lý chính xác, kịp thời.
2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán
a) Phân loại theo mục tiêu và phƣơng pháp
Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán
chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp
cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng
như dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tương lai và ước tính sự ảnh hưởng của
các nghiệp vụ tương lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân
sách, kế hoạch lợi nhuận, thống kê phân tích các tình hình kinh doanh. Dựa
vào mục tiêu và phương pháp, hệ thống thông tin kế toán được phân thành hai
loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản
trị.
b) Phân loại theo sự lƣu trữ và xử lý số liệu
 Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực
chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện
toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép
thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,…
 Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con người và
máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự
điều khiển, kiểm soát của con người. Như vậy, nếu không có con người thì hệ
thống này không thể hoạt động được và ngược lại, nếu không có máy tính thì
hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều
khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ
thống máy tính không tự thu thập được, cũng như các công việc bảo mật, bảo
vệ, bảo trì hệ thống.

2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu
2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự
kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Có bốn sự kiện
kinh tế xảy ra trong chu trình doanh thu: (1) Nhận đặt hàng khách hàng; (2)
Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng; (3) Yêu cầu khách hàng thanh
toán tiền; (4) Nhận tiền thanh toán.
 Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng

6


Ðây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ
khách hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu
cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối
cùng, bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng.
Ðể giảm rủi ro do không thu được tiền nợ, mỗi khách hàng được xác
định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu
này có tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay
không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Như vậy tham gia vào hoạt động xử
lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài
vụ.
Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đặt hàng và lệnh bán hàng.
 Giao hàng cho khách hàng
Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh như lệnh bán
hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ
định. Trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi
hàng.
 Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ phải thu khách hàng
Ðây là bước công việc thứ 3 trong chu trình doanh thu. Sau khi hàng

được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển bộ phận lập hóa đơn.
Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động
bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các
chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực
sự hoàn thành. Ðây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết
phải thu của khách hàng.
 Nhận tiền thanh toán
Ðây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi khách hàng gửi Check
thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phân thư tín sẽ phân loại, lập bản kê nhận
Check thanh toán và chuyển Check cho thủ quỹ, giấy báo và bản kê cho kế
toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán
phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán.
2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình doanh thu cần
chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
 Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách
hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán ... nhận các đặt
hàng của khách hàng, lập “lệnh bán hàng”.

7


 Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và
chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng.
Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét “bảng phân tích bảng
phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng,
xác định dự phòng phải thu khó dòi của doanh nghiệp.
 Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng
bán bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận

các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Chứng
từ điều chỉnh giảm giá (Credit Memo). Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ
phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ
đòi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận.
 Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho.
 Bộ phận gởi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc
thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng, số lượng nhận trên
phiếu nhập kho.
 Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán hàng
sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên
phiếu nhập kho.
 Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc
các Credit Memo.
 Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản phải
thu của khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích
khoản phải thu theo thời hạn nợ”.
 Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các
hoạt động lập báo cáo tổng hợp.
 Bộ phận thu tín: một số doanh nghiệp sử dụng hình thức thanh toán bằng
cách gửi Check qua bưu diện. Vì vậy, doanh nghiệp phải thành lập một bộ
phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance
List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia
bảo quản tài sản là Check thanh toán.
 Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi
vào ngân hàng.
b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu
Thông thường các doanh nghiệp tổ chức theo dõi phải thu khách hàng
theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dư và hệ thống thanh toán theo hóa đơn.
 Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, người mua
sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn người bán theo

dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dư nợ chi tiết theo từng hóa đơn

8


thanh toán. Như vậy báo cáo khách hàng sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chưa
được thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ.
Theo hệ thống này, giấy báo trả tiền sẽ là một bản sao của hoá đơn bán hàng,
nó được gửi cùng hoá đơn cho khách hàng khi bán hàng.
 Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, khách hàng không thanh toán
chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo khách hàng.
Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dư đầu kỳ, số dư phát sinh trong kỳ, số
dư cuối kỳ nhưng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo khách
hàng chỉ liệt kê các hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dư đầu kỳ, hệ
thống phải dùng báo cáo khách hàng trước đó để tham khảo.
c) Báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã được xử lý để
cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông
tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm
soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu được xử lý và những thông tin liên
quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt
động.
Với mục đích này, trong chu trình doanh thu, các báo cáo kế toán được
phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt
động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế
toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu người sử dụng nhằm phục
vụ các quyết định điều hành hoạt động.
 Báo cáo kiểm soát: trường hợp xử lý bằng máy người kiểm soát cần thông
tin để kiểm soát được hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử
lý đầy đủ dữ liệu, không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra người kiểm soát cũng cần

kiểm soát được việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống cần lập báo
cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin
lưu trữ dữ liệu.
Ở mức độ tổng quát, người ta lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo
tổng doanh thu bán hàng; hoặc báo cáo tổng hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng
mã số hóa đơn...) trong tập tin xử lý.
Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, người ta lập Báo cáo chi tiết các
ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã được
xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian như 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê
tất cả hóa đơn bán hàng; tất cả phiếu xuất kho; tất cả các Credit Memo; tất cả
giấy báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của
chúng nhằm kiểm soát xem dữ liệu có được cập nhật, xử lý chính xác hay
không.

9


 Báo cáo đặc biệt: là báo cáo được lập theo một yêu cầu nào đó của người sử
dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để người sử
dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông thường
loại báo cáo này bao gồm:
 Báo cáo khách hàng: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc
khách hàng thanh toán với doanh nghiệp. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp
vụ bán hàng, khách hàng thanh toán, cũng như tổng số nợ còn phải trả theo
tổng số và theo từng khách hàng. Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng để
đối chiếu với người mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán; thứ
hai, dùng để nhắc nợ với người mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến
khích người mua thanh toán sớm.
 Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo phân tích
khoản phải thu của từng người mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1

tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thường báo cáo này được lập hàng tháng
với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của
người mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp,
thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi.
 Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List): báo
cáo này do nhân viên nhận thư lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong ngày
của các khách hàng. Như vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát” tiền
khách hàng thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu
với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên tài khoản khách hàng.
 Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích doanh thu bán hàng
theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá như phân tích bán hàng (giá vốn,
lãi gộp) theo từng người mua; theo từng chủng loại hàng bán; theo người bán;
hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản
lý kinh doanh đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo người bán, hoặc hiệu quả
của khuyến mãi, quảng cáo...
 Ngoài ra chu trình doanh thu còn có thể cung cấp các báo cáo không liên
quan tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời
gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời khách hàng),
thời gian giao hàng...
d) Sổ sách
Các nghiệp vụ kế toán sẽ được ghi chép, xử lý và lưu trữ trên các sổ kế
toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng
máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau.
 Ghi chép bằng tay: Tuỳ vào hình thức kế toán mà đơn vị có hệ thống sổ
sách khác nhau, tuy nhiên đều thực hiện việc ghi chép bằng tay và được tiến

10


hành ghi nhận trên ba loại nhật ký đặc biệt, một số sổ chi tiết và sổ cái phù

hợp. Ðó là các nhật ký bán hàng; nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo
Journal); nhật ký thu tiền và sổ chi tiết khách hàng.
Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán
chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các tài khoản liên quan trong sổ cái.
 Ghi chép bằng máy: việc lưu trữ dữ liệu được thực hiện trên các tập tin dữ
liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số liệu
từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo.
Trong hệ thống kế toán được tin học hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là một
hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lưu trữ
bằng giấy tờ các dữ liệu dã được xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu như
hình kế toán bằng tay thông thường. Chính vì vậy chất lượng của hệ thống kế
toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu.
2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chi phí
2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện
liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ. Có bốn sự kiện kinh tế được
ghi chép bằng bốn hệ thống ứng dụng trong chu trình chi phí, đó là:
Yêu cầu hàng hóa dịch vụ
Ðây là hoạt động đầu tiên trong chu trình chi phí. Bất cứ bộ phận nào có
nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng
gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập
bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu
cầu này là “yêu cầu mua hàng”.
Ðặt hàng với nhà cung cấp
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm
kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng
mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp
đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng hóa cũng như yêu cầu liên quan
tới việc giao hàng.

Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo
(thông thường là lệnh bán hàng của nhà cung cấp – xem chu trình doanh thu)
chấp nhận đặt hàng. Ðây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên
người bán và người mua.

11


 Nhận hàng và nhập kho Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được
chỉ định trong đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng,
chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của người cung cấp, đối chiếu
với đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung
cấp. Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc.
Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về
hàng nhận. Sau dó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào
phiếu nhận kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận
kho hàng.
 Ghi nhận phải trả ngƣời bán
Khi nhà cung cấp gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối
chiếu hoá đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng,
phiếu lập kho, và tổ chức theo dõi khoản phải trả người cung cấp. Phần này sẽ
được trình bày kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với người bán.
 Thanh toán cho ngƣời cung cấp
Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hàng lập các thủ tục để
chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền, căn
cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả
ghi nhận khoản thanh toán cho người bán.
2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ
a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ
Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình chi phí cần

chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm:
 Bộ phận yêu cầu: Ðây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” là căn
cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là kế
toán hàng tồn kho, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong doanh nghiệp có nhu cầu
cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, tài sản cố định….
 Bộ phận mua hàng: Ðây là bộ phận có chức năng lựa chọn người cung cấp,
xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh
toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn người cung cấp và
các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Ðơn đặt hàng” gửi
cho người cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận
hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dung
trong xử lý nghiệp vụ mua hàng.
 Bộ phận nhận hàng: Chức năng nhận hàng nên được tách biệt khỏi chức
năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có chức

12


năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lượng hàng và lập “Phiếu nhập kho” (hoặc giấy
báo nhận hàng) cho số hàng nhận được này. Người giám sát của bộ phận sẽ
đối chiếu số lượng giữa “Phiếu nhập kho” và số lượng trên “Ðơn đặt hàng” để
có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng.
 Bộ phận kho hàng: Ðây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng
tồn kho của doanh nghiệp. Kho bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ
kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho”, ghi nhận vào thẻ kho và sau đó gửi
“Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế toán phải trả.
 Bộ phận kế toán phải trả: Bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh
toán với người bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán
với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tưong ứng. Dù được tổ
chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc

là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”; “Ðặt hàng
mua”; “Phiếu nhập kho”; và “Hoá đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm
các thủ tục thanh toán.
 Bộ phận tài vụ: Bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán
hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng từ
liên quan; chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn
thanh toán.
b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải trả
Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo
người bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ.
 Hệ thống theo dõi theo nguời bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán hàng
được phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng người bán. Hệ thống
này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh toán
theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dư hiện hành theo từng
người bán…
Quy trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo người bán:
 Nhận hoá đơn bán hàng
 Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan
 Phân loại theo người bán, ghi sổ chi tiết phải trả người bán
 Thanh toán tiền
 Ghi giảm khoản phải trả cho từng người bán
 Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: Ðây là hệ thống theo dõi và
thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ được phân loại
theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên chứng từ
thanh toán.

13