Hướng dẫn kiển khai các ý tưởng kinh doanh_Dịch vụ cá nhân

Giúp việc gia đình
Giới thiệu chung
Cuộc sống bận rộn khiến nhiều người không còn thời gian để chăm sóc nhà cửa và họ sẵn sàng chi
tiền nếu có ai đó giúp họ làm việc này một cách chuyên nghiệp và tinh tế. Chính vì thế, dịch vụ giúp
việc gia đình đã trở nên quen thuộc với nhiều người và các công ty cung cấp dịch vụ này mọc lên
như nấm trong những năm trở lại đây.

Thị trường mục tiêu

Ai là đối tượng sử dụng dịch vụ giúp việc gia đình? Tất cả mọi người, từ tỷ phú, triệu phú, doanh
nhân cho đến các ông bố, bà mẹ đi làm và có 2-3 con dưới 10 tuổi.
Các nhà cung cấp dịch vụ giúp việc sẽ thấy rằng nhu cầu sử dụng dịch vụ của họ cao hơn bao giờ
hết - không chỉ các doanh nghiệp mà cả các gia hộ đình cũng cần đến họ. Xu hướng đẩy bớt những
việc nhà cho người giúp việc ngày càng trở nên phổ biến trong giới công chức. Và với mong muốn
thu hút, giữ chân người lao động, nhiều công ty sẵn sàng giới thiệu, cung cấp dịch vụ giúp việc gia
đình cho họ.
Tìm phân khúc thị trường của mình
Để trở thành nhà cung cấp dịch vụ giúp việc gia đình, bạn phải chọn phân khúc thị trường mà mình
hướng đến, chẳng hạn như chỉ phục vụ đối tượng khách hàng là doanh nghiệp hay cả cá nhân?

1


Thực hiện một số công việc chuyên biệt không thôi hay đa dạng hoá các dịch vụ? Bạn phải dành
thời gian suy nghĩ và lựa chọn loại hình dịch vụ mà mình muốn cung cấp.
Các loại hình dịch vụ
Với đà phát triển như hiện nay, thật khó để liệt kê cho hết những dịch vụ giúp việc gia đình trên thị
trường. Biết đâu, tuần tới đây lại có nhà cung cấp nào lại nghĩ ra dịch vụ mới để phục vụ khách
hàng! Do đó, dưới đây chúng tôi chỉ xin phép giới thiệu những loại dịch vụ phổ biến để làm căn cứ
giúp bạn chọn lựa.
•

Trông giữ thú cưng

•

Dọn dẹp nhẹ nhàng

•

Xếp hàng đăng ký, đăng kiểm

•

Sửa xe, thay dầu, rửa xe

•

Tổ chức sự kiện

•

Mua, tặng, chuyển quà

•

Chăm sóc cây trồng

•

Giặt là

•

Làm các công việc vặt khác

•

Dịch vụ chuyển nhà

•

Tổ chức du lịch

•

Phát thư, báo tận nhà

•

Nấu nướng, mang đồ ăn đến tận nhà

•

Đặt chỗ nhà hàng

•

Trang trí nội thất

•

Chăm sóc sân vườn

•

Dịch vụ “ôsin’

2


•

Giặt thảm

•

Đặt chỗ xem phim, kịch…

•

Đi chợ

•

“Săn” đồ quý, hiếm, đồ sưu tầm

Chi phí khởi nghiệp
Chi phí để mở dịch vụ giúp việc gia đình rơi vào khoảng 50 - 100 triệu đồng nếu bạn đã có máy tính
và các vật dụng văn phòng thiết yếu. Còn nếu không, con số có thể cao hơn nhiều hay ít tuỳ theo
loại máy tính và đồ dùng văn phòng bạn định mua.

Vì là cung cấp dịch vụ chứ không phải sản phẩm nên nghề giúp việc gia đình không đòi hỏi phải đầu
tư nhiều tiền hay nhập sẵn hàng. Trên thực tế, để làm công việc này thành công, bạn chủ yếu cần
đến những thứ phi vật thể, những thứ không thể mua được như mối quan hệ chẳng hạn.
Tuy nhiên, dù gì thì bạn vẫn cần có đầy đủ các trang thiết bị để công việc được xuôi chèo mát mái.
Dưới đây là danh sách những trang thiết bị đó:
•

Một máy tính cùng modem, thiết bị lưu trữ và máy in

•

Phần mềm kế toán và quản lý danh bạ

•

Máy Fax

•

Điện thoại với 2-3 số liên hệ

•

Máy trả lời tự động hay hộp thư thoại

•

Điện thoại cầm tay

•

Vật dụng, đồ dùng văn phòng

•

Kết nối internet

•

Trang web

•

Bảo hiểm

•

Dịch vụ kế toán và hỗ trợ pháp lý

3


•

Quảng cáo

Giá cả và thu nhập
Nhà cung cấp dịch vụ giúp việc gia đình thường kiếm được từ 800 triệu - 1,3 tỷ đồng mỗi năm tuỳ
theo lượng khách hàng và loại dịch vụ cung ứng. Ngoài thu nhập cứng, họ còn có thêm tiền tip hoặc
quà cáp nếu làm cho khách hàng hài lòng.

Có nhiều cách để tính phí dịch vụ giúp việc. Chẳng hạn như tính theo số dịch vụ/tháng, tính theo
giờ, tính theo số người làm. Chọn cách tính nào hoàn toàn tuỳ thuộc vào điều kiện và ý thích của
bạn.
Khi được hỏi về mức phí của họ, các nhà cung cấp dịch vụ giúp việc gia đình đưa ra các con số rất
khác nhau, dao động từ 40 - 300 nghìn đồng/giờ, tuỳ theo công việc. Nếu phải mua thêm gì đó cho
khách, họ sẽ đưa hoá đơn để khách thanh toán sau.
Một số nhà cung ứng dịch vụ giúp việc gia đình ngoài tiền trả trực tiếp của khách còn có thêm một
khoản thu nhập gọi là “tiền môi giới” khi họ giới thiệu khách của mình cho các cửa hàng, quán ăn…
Bạn sẽ được trả bao nhiêu?
Có thể bạn sẽ băn khoăn không biết mình nhận được gì cho thời gian và công sức mà mình bỏ ra
để. Thật ra, trong ngành kinh doanh đang lên này, việc tính phí dịch vụ vẫn còn là một mảng xám vô
nguyên tắc. Muốn biết tính bao nhiêu cho hợp lý thì bản thân bạn vẫn là người phải mày mò, nghiên
cứu.
Tuỳ theo nhà cung cấp và đối tượng khách hàng mà mức phí và loại dịch vụ yêu cầu cũng khác
nhau.
Khách hàng là doanh nghiệp thường sẽ phải trả phí hàng tháng cao hơn vì họ thường đòi hỏi dịch
vụ nhiều hơn. Với doanh nghiệp, mức phí sẽ dao động tuỳ theo quy mô doanh nghiệp đó và số dịch
vụ mà mỗi nhân viên được sử dụng.

Marketing
Muốn khách hàng biết đến sự tồn tại của bạn, hãy bắt đầu bằng cách tham gia những buổi giao lưu,
gặp gỡ doanh nghiệp và phát tán danh thiếp của mình. Chẳng hạn bạn có thể tìm hiểu xem phòng
thương mại, các câu lạc bộ doanh nhân, các hội nhóm liên quan có tổ chức hội nghị, hội thảo nào
không và đăng ký tham gia. Còn nếu nhiều thời gian, bạn có thể tự tổ chức những cuộc hội họp
riêng tại một nhà hàng hay một phòng họp nào đó. Trước khi cuộc hội họp đó diễn ra, nhớ gửi email
thông báo cho mọi người biết thời gian và địa điểm.

4

Hãy đăng quảng cáo về mình. Một số nhà cung cấp mà chúng tôi phỏng vấn cho rằng đăng quảng
cáo trên báo giúp họ thu hút được nhiều khách hàng còn một số khác lại thấy hiệu quả hơn khi tham
gia vào các trang vàng. Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm chi phí hơn, bạn có thể chỉ cần in tờ rơi và
dán ở những chỗ đông người qua lại và các văn phòng, căng tin của những công ty lớn nếu được
phép. Cách này là tiết kiệm nhất bên cạnh việc gửi email cho khách hàng tiềm năng.
Tất nhiên, ngoài những cách trên thì vẫn còn một cách nữa là gọi điện thoại giới thiệu dịch vụ của
mình. Nhưng có lẽ chẳng ai muốn làm việc này vì sợ bị từ chối. Nói thật là nếu gọi 10 người thì cả
10 người đều trả lời ‘không’ thì thật là buồn. Thế nhưng nếu bạn kiên trì, biết đâu người khách hàng
đầy tiềm năng thứ 11 nói đồng ý thì sao.
Để thông tin về mình được phát tán rộng khắp, bạn có thể gửi brochure hay tờ thông tin của mình
đến phòng nhân sự của những doanh nghiệp lớn trên địa bàn hay phát chúng tại những văn phòng
nhỏ hơn. Bạn cũng có thể tham gia dịch vụ email marketing và yêu cầu họ lọc cho bạn nhóm đối
tượng khách hàng mục tiêu. Những gia đình có ông bố bà mẹ đều đi làm và những doanh nhân
thành đạt là hai nhóm khách hàng có nhiều tiềm năng hơn cả. Vì thế, hay lưu ý đến điều này khi bạn
chọn danh sách gửi email.

5


Dịch vụ trông giữ trẻ
Giới thiệu chung

Một trong những thách thức lớn nhất đối với các gia đình hiện nay là trông nom con cái trong khi bố
mẹ vẫn phải đi làm. Nhu cầu gửi trẻ tăng cao đã mang lại cho những người yêu trẻ cơ hội kinh
doanh tuyệt vời: cung cấp dịch vụ trông trẻ.
Dịch vụ trông trẻ có nhiều loại, từ trông tại gia cho đến các trường mầm non tư thục quy mô lớn.
Mức đầu tư khởi điểm có thể chỉ là vài triệu đồng nếu bạn định đi từ mục đích đơn giản là tạo công
ăn việc làm cho mình rồi mới tích luỹ dần cho đến khi trở thành doanh nghiệp lớn với doanh thu vài
tỷ mỗi năm.
Ngoài ra, bạn cũng có nhiều lựa chọn khi xác định cụ thể cách thức cung cấp dịch vụ. Bạn có thể

giới hạn tuổi của trẻ được gửi hay điều chỉnh giờ trông cho phù hợp với nhu cầu của phụ huynh.
Bạn có thể cung cấp dịch vụ đưa đón trẻ từ nhà đến trường hay tổ chức các chuyến thăm quan
thực địa. Hoặc nếu không trông trẻ, bạn có thể chọn cung cấp dịch vụ đưa đón không thôi.

6


Tất nhiên, vì công việc chính là trông nom, chăm sóc con cho người khác nên đòi hỏi phải có tinh
thần trách nhiệm cao độ và sự tận tâm hết mực. Khi những đứa trẻ nằm trong vòng quản lý của
bạn, bạn phải bảo đảm sức khoẻ và sự an toàn của chúng. Bạn cũng đóng vai trò quan trọng trong
sự phát triển toàn diện của trẻ và có thể là người chúng ghi nhớ suốt đời.
Bạn có tiềm năng không?
Muốn mở dịch vụ trông trẻ, bạn phải có tố chất gì? Lois M., , người có hơn 30 năm kinh nghiệm
cung cấp dịch vụ trông trẻ và hiện đang sở hữu 6 nhà trẻ ở Toledo, Ohio (Mỹ) cho biết: “Bạn phải
năng động, có đầu óc kinh doanh, có khả năng lãnh đạo, tính cách dễ chịu, chuyên nghiệp, dám
nghĩ dám làm, gương mẫu, có tiềm lực tài chính, có chất lượng nhân viên và chất lượng dịch vụ ổn
định”.
Còn nếu bạn định trông trẻ ở nhà thì theo Brenda B. (Stockton, Illinois, Mỹ), “Bạn phải thực sự yêu
trẻ”. Đồng tình với quan điểm này, Janet H. (Exeter, California, Mỹ) cho biết: “Người định mở nhà trẻ
phải là người yêu trẻ, dễ gần, chịu được áp lực công việc cao, có khả năng bảo đảm an toàn và có
năng lực quản lý”.
Bạn có thể dễ dàng nhận trông trẻ tại nhà với mức vốn đầu tư ban đầu khiêm tốn và một vài tuần
chuẩn bị trước. Còn để kinh doanh một nhà trẻ có quy mô đòi hỏi phải đầu tư thời gian, công sức,
tiền bạc lớn hơn rất nhiều. Vì thế, tuỳ theo khả năng và mục tiêu của mình mà bạn chọn loại hình
trông trẻ cho phù hợp. Với nhiều người, việc trông trẻ tại nhà một mình để có khoản thu nhập vừa
đủ (và thậm chí có thời gian chăm sóc con cái của họ) là đã tốt lắm rồi. Một số khác thì ban đầu có
thể làm tại nhà nhưng rồi chuyển dần ra mở nhà trẻ riêng. Nhưng cũng có những người mở nhà trẻ
ngay từ đầu và bằng lòng với những gì mình có hoặc tiếp tục mở rộng.
Những lưu ý khi mở nhà trẻ
Trước khi mở nhà trẻ, bạn phải xem mình đã tính hết mọi phương án chưa bằng cách đánh dấu vào

danh sách các điểm cần lưu ý dưới đây (tuỳ theo nhu cầu mà bạn có thể bổ sung hay lược bớt danh
sách này cho phù hợp).
•

Hình thức trông trẻ: Bạn sẽ trông trẻ tại nhà hay thuê địa điểm mở nhà trẻ?

• Giấy phép: Bạn cần giấy phép gì để hoạt động và xin giấy phép đó ở đâu? Điều kiện, chi phí và
thời gian để được cấp phép là gì?
•

Đào tạo và chứng chỉ: Bạn cần tham gia chương trình đào tạo nào/có chứng chỉ gì?

•

Thị trường: Nhu cầu gửi trẻ ở khu vực bạn sống như thế nào?

•

Địa điểm: Địa điểm đẹp nhưng phải phù hợp với túi tiền.

7


•

Các quy định pháp lý, chính sách: Kiểm tra xem có vấn đề gì liên quan đến pháp lý, quy hoạch

không?
•

Vấn đề tài chính: Dự trù chi phí khởi nghiệp và xác định nguồn vốn sẽ huy động từ đâu.

• Vấn đề về an toàn và sức khỏe: Có kế hoạch ứng phó với những trường hợp khẩn cấp, phòng
trừ tai nạn và đảm bảo sức khỏe cho trẻ.
•

Chương trình: Xây dựng thời gian biểu sinh hoạt phù hợp với trẻ.

•

Thiết bị: Xem có cần trang bị gì cho nhà trẻ không, chi phí là bao nhiêu và có thể tìm được ở

đâu?
•

Bảo hiểm: Bạn cần mua bảo hiểm gì để bảo vệ mình và trẻ một cách hiệu quả?

• Nhân lực: Nếu bạn định thuê người, hãy tính tỷ lệ cô và cháu để có thể hoạch định chính sách
nhân sự.
•

Liên kết: nguồn lực chuyên môn và cộng đồng nào đang sẵn có?

Thị trường mục tiêu

8


Những ứng cử viên hàng đầu cần đến dịch vụ trông trẻ là những ông bố, bà mẹ có con bằng hoặc
dưới 6 tuổi. Với những người có con trên 5 tuổi thì sẽ có nhu cầu cao với các chương trình ngoại

khóa.
Trong phạm vi rất rộng này là nhóm khách hàng mà bạn sẽ phục vụ. Mục đích của việc nghiên cứu
thị trường là để xác định nhóm khách hàng tiềm năng, vị trí/địa điểm của họ và xây dựng chiến lược
để tiếp xúc với họ và thuyết phục họ mang con đến gửi chỗ bạn.
Các loại dịch vụ
Trước khi mở cửa đón trẻ, bạn phải xác định rõ những loại dịch vụ bạn sẽ cung cấp và những chính
sách cụ thể cho hoạt động của bạn. Nói khơi khơi “tôi sẽ nhận trông trẻ” thì không ổn chút nào. Bạn
định nhận bao nhiêu trẻ? Tuổi thế nào? Giờ giấc ra sao? Có cho ăn hay không? Có hoạt động gì
không? Giá và quy định về thanh toán thế nào?...
Bước đầu tiên của bạn là hỏi các cơ quan có thẩm quyền ở khu vực đó xem dịch vụ của bạn có cần
thủ tục hay có bị hạn chế gì không. Chẳng hạn mỗi nơi có quy định riêng về số trẻ và độ tuổi mà cơ
sở được phép nhận. Ngoài ra còn có quy định về tỷ lệ cô/cháu cho từng độ tuổi đối với các nhà trẻ
quy mô lớn và nhiều quy định, hạn chế khác tuỳ theo loại cơ sở mà bạn định mở.
Căn cứ vào nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của mình, hãy xác định những dịch vụ mà bạn
sẽ cung cấp. Bạn có những lựa chọn sau:
•
•

Trông trẻ toàn thời gian các ngày thường
Trông trẻ sau giờ học

•
•

Trông trẻ ngoài giờ (buổi sáng sớm, tối muộn, qua đêm, ngày nghỉ, ngày lễ, tết)
Trông trẻ đột xuất hoặc theo yêu cầu vào những ngày thường hay ngoài giờ

•
•

Trông trẻ bán thời gian
Trông trẻ vào những ngày/tối nhất định

•
•

Trông trẻ theo độ tuổi
Đưa đón

Tìm địa điểm
Nếu bạn định thuê địa điểm để mở nhà trẻ, bạn nên chọn chỗ nào gần đối tượng khách hàng mà
mình nhắm đến. Một số ông bố, bà mẹ sẽ muốn gửi con ở nhà trẻ nào gần nhà nhưng một số lại
thích gần cơ quan để họ có thể có thêm thời gian với con trong lúc đưa/đón con đi học cũng như
tranh thủ qua thăm chúng vào buổi trưa hoặc lúc nào đó trong ngày.
Bạn nên cân nhắc chọn những địa điểm sau:

9


•

Nằm trong hoặc gần khu dân cư/trường học

•
•

Trong một trung tâm mua sắm nơi mà cha mẹ và trẻ hay đi qua
Chung chỗ với những tổ chức cộng đồng khác

•

Khu văn phòng hoặc khu công nghiệp nhẹ có đông nhân công

Nếu bạn định trông trẻ tại nhà, hãy bàn bạc, thống nhất với người thân, hàng xóm trước khi mở
cửa. Nhiều đứa trẻ có thể không thích những đứa trẻ khác đến nhà chúng và làm xáo trộn thói quen
sinh hoạt. Những đứa lớn hơn sẽ cần được biết chúng phải chuẩn bị tinh thần để đối mặt với điều gì
và phải hành xử như thế nào. Còn vợ/chồng bạn phải được đả thông tư tưởng rằng công việc bạn
sắp làm đòi hỏi phải hy sinh rất nhiều thời gian. Nhiều khi, họ hàng, bạn bè của bạn chưa chắc đã
hiểu công việc trông trẻ là thế nào và vì bạn ở nhà suốt ngày nên họ có thể nghĩ bạn “ăn không ngồi
rồi”.
Với hàng xóm, hãy nói về những ảnh hưởng mà việc bạn mở nhà trẻ sẽ gây ra cho họ như tắc
đường khi đón và trả trẻ, ồn ào (tưởng tượng âm thanh của những đứa trẻ khi nô đùa). Cho họ biết
là bạn sẽ tìm mọi cách để hạn chế tối đa việc làm phiền họ và rằng họ có thể báo cho bạn ngay khi
có vấn đề hay thắc mắc gì.
Một số chỗ trông trẻ tại nhà có phòng riêng để phục vụ hoạt động kinh doanh nhưng một số khác thì
sử dụng toàn bộ không gian của nhà họ. Việc bạn chọn cách nào sẽ phụ thuộc vào ý định của bạn
và quy định của cơ quan thẩm quyền nơi đó. Brenda B. có phòng vui chơi riêng cho trẻ, tuy nhiên
sinh hoạt của chúng không giới hạn ở phòng đó mà theo lời cô thì hầu hết các phòng khác đều
được tận dụng, ngay cả mảnh vườn phía sau cũng được rào chắn để phục vụ trẻ. Còn Sherri A.
(Winter Park, Florida, Mỹ) thì lại giới hạn khu vực trông trẻ ở phòng khách.

Hoạt động

10


Trông trẻ có thể là một thú vui, một sở thích nhưng một khi bạn đã nhận tiền để làm việc đó thì nó
trở thành một nghề và bạn phải làm hết bổn phận của mình. Ngay cả khi bạn chỉ muốn trông trẻ vì
yêu chúng chứ không phải vì muốn ghi chép giấy tờ sổ sách, đóng thuế hay tuyển người thì bạn vẫn
phải làm tốt cả mấy việc đó để có thể duy trì hoạt động.

Lý do nhiều nhà trẻ bị chi nhiều hơn thu là vì những người trông trẻ chỉ tập trung vào chăm sóc và
nuôi dưỡng chứ không để ý đến khía cạnh quản lý và tài chính. Vì thế, nếu muốn tồn tại, bạn phải
đương đầu với những vấn đề hành chính và quản lý dù quy mô hoạt động của bạn có nhỏ đến đâu.
Xây dựng một hệ thống lưu trữ giấy tờ, sổ sách tài chính ngay từ đầu sẽ là cách để bạn nắm được
tình hình làm ăn của mình và có thông tin để làm báo cáo thuế. Bạn có thể sẽ muốn thuê một cố vấn
hay một kế toán doanh nghiệp nhỏ để giúp bạn trong giai đoạn đầu; như thế bạn chỉ mất một khoản
đầu tư nho nhỏ trong khi tiết kiệm được bao thời gian và công sức.
Hãy xác định là bạn sẽ phải dành một lượng lớn thời gian để làm công việc quản lý, hành chính và
tiếp thị. Nếu bạn có nhiều nhân viên, bạn phải đào tạo và giám sát họ. Còn nếu không tiếp thị thì sẽ
chẳng ai biết mà tìm đến bạn dù nhu cầu gửi trẻ rất cao. Thêm nữa, bạn sẽ không bao giờ hết
những việc hành chính như thanh toán hoá đơn, mua đồ dùng, dự trù ngân sách, đáp ứng các quy
định, tu sửa cơ sở vật chất,…
Thậm chí nhiều khả năng bạn sẽ không có thời gian trông trẻ trực tiếp nếu bạn định mở mở một nhà
trẻ quy mô.

11


Như Lois M., mặc dù cô dành khá nhiều thời gian ở các nhà trẻ của mình nhưng thực ra suốt 10
năm qua cô không hề trông trẻ theo đúng nghĩa đen. Cô lý giải: “Tôi biết mình có thể thuê một thư
ký làm các công việc văn phòng để có thêm thời gian đứng lớp. Còn nếu không, tôi phải làm thư ký
và thuê người trông trẻ. Nhưng tôi quyết định mình nên là người ở văn phòng trả lời điện thoại và
đưa khách đi tham quan vì không ai đổ vào đây nhiều tiền của, công sức như tôi. Một thư ký thuê
ngoài vẫn có thể cung cấp thông tin cho khách nhưng họ làm chỉ để cho có chứ không thể tận tâm
như người cứ đến ngày là phải lo trả lương nhân viên”. Ban đầu bạn vẫn có thể làm cả hai việc: vừa
quản lý, vừa trông trẻ nhưng theo Lois thì “bạn sẽ không muốn làm mãi như thế vì nó sẽ ảnh hưởng
đến kế hoạch của bạn”. Hiện tại, 6 nhà trẻ của Lois có tổng cộng hơn 100 người làm toàn thời gian
và khoảng 30 nhân viên dự bị.

Ấn định mức giá

Mức phí mà bạn tính cho dịch vụ của mình sẽ là nền tảng tài chính cho doanh nghiệp cũng như thu
nhập của bạn. Nó phải có tính cạnh tranh, vừa phù hợp với túi tiền các bậc phụ huynh vừa không
quá thiệt cho bạn. Bạn cần cân nhắc mọi khía cạnh, từ chi phí bỏ ra cho đến lợi nhuận bạn muốn
đạt được và khả năng tài chính của khách hàng. Ấn định mức giá, giải trình mức giá đó với khách
hàng và thu tiền của họ là phần tất yếu của việc cung cấp dịch vụ trông trẻ.
Nếu nhà trẻ của bạn có chương trình chăm sóc, dạy dỗ được xây dựng một cách công phu chứ
không chỉ đơn giản là mỗi dịch vụ trông trẻ, bạn hoàn toàn có thể thu một mức phí nhập học tương
đương với ½ tháng học phí mà không có gì là bất hợp lý cả. Phí đó sẽ giúp bạn bù đắp cho thời
gian, công sức bỏ ra để làm thủ tục, giấy tờ và đáp ứng nhu cầu trông nom đặc biệt của từng bé
mới vào lớp.

12


Còn việc tính phí gửi trẻ sẽ dựa trên 3 thông số chủ yếu sau:
•

Nhân công và đồ dùng, thiết bị

•

Chi phí quản lý

•

Lợi nhuận

Một yếu tố nữa có thể xa lạ với các ngành khác nhưng lại rất quan trọng với các nhà trẻ là giới hạn
số trẻ mà bạn có thể nhận. Ở hầu hết các lĩnh vực, nếu công việc làm ăn tốt, bạn có thể thuê thêm

nhân viên để đáp ứng lượng khách lớn hơn. Nhưng với dịch vụ trông trẻ, luật định cũng như thực
tiễn nhiều khi không cho phép bạn nhận quá số trẻ nào đấy. Do đó, khi đã đạt ngưỡng, bạn chỉ có
thể mở rộng phạm vi khách hàng và tăng thu nhập bằng cách mở thêm địa điểm mới.
Hình thức thanh toán
Bạn có thể nhận thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. Hãy hỏi ngân hàng hoặc tổ chức tín
dụng gần mình về thủ tục mở tài khoản và nhận tiền chuyển. Với nhiều nhà cung cấp dịch vụ trông
trẻ và đưa đón, việc tự động trừ tiền học vào tài khoản của các bậc phụ huynh là cách thanh toán
tiện nhất. Theo Yvett B thì để thu được tiền nhanh chóng và đúng hạn như thế thì nếu bạn phải trả
một khoản phí nhỏ cũng xứng đáng.

13


Tiếp thị

Do nhu cầu gửi trẻ ở nhiều nơi rất cao nên việc tiếp thị của bạn tương đối dễ dàng. Trên thực tế,
nhiều nhà trẻ mà chúng tôi tìm hiểu, nhất là những nhà trẻ tại gia, hiếm khi hoặc không bao giờ phải
tiếp thị vì họ đã hoạt động lâu năm và có tiếng tăm sẵn và nhiều lúc khách phải xếp hàng mới tới
lượt. Nhưng doanh nghiệp mới thì kiểu gì cũng phải có kế hoạch tiếp thị và bạn không phải là ngoại
lệ.
Để tiếp thị hiệu quả, các tài liệu giới thiệu thông tin của bạn phải chuyên nghiệp và rõ ràng. Hãy cân
nhắc việc thuê một thiết kế đồ hoạ hay một người có kinh nghiệm viết lách để giúp bạn. Nếu họ có
con, thì thay vì trả công cho họ, bạn có thể dành cho họ những ưu đãi về học phí.
Khi xây dựng kế hoạch tiếp thị, hãy lưu ý những vấn đề sau:
•

Những ai là khách hàng tiềm năng của bạn?

•

Lượng khách hàng tiềm năng đó là bao nhiêu?

•

Họ ở đâu?

14


•

Họ đang dùng cách gì để gửi trẻ?

•

Bạn có thứ mà họ cần không?

•

Bạn thuyết phục họ mang con đến gửi cho mình bằng cách nào?

•

Bạn cung cấp những dịch vụ cụ thể nào?

•

So với đối thủ thì bạn thế nào?

•

Bạn muốn xây dựng hình ảnh như thế nào?

Kế hoạch tiếp thị của bạn phải nhằm mục tiêu làm cho khách hàng tiềm năng biết đến sự hiện diện
của bạn và chất lượng dịch vụ mà ban cung cấp. Để làm thế, bạn có thể sử dụng nhiều cách, từ tiếp
thị truyền miệng cho đến những công cụ tinh vi hơn.
Lời khuyên
Hãy hỏi khách hàng mới xem họ biết bạn qua kênh thông tin nào và khả năng khai thác họ cho mục
đích kinh doanh (họ có thể giới thiệu thêm cho bạn bao nhiêu khách khác nữa). Qua đây, bạn sẽ
biết những hình thức tiếp thị nào của mình có hiệu quả và những hình thức nào không để điều chỉnh
cho phù hợp.

15


Tổ chức sự kiện
Giới thiệu chung

Mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các sự kiện. Bạn có thể tranh thủ kinh nghiệm “tiệc
tùng” của mình để thiết kế, tổ chức các sự kiện cho khách hàng là cá nhân và doanh nghiệp. Với
một chút nỗ lực, bạn sẽ luôn tìm được chỗ đứng lâu dài và vững chắc trên thị trường này.
Ngành tổ chức sự kiện đã có những bước tăng trưởng vượt bậc trong 10 năm qua và theo một nghiên cứu gần
đây của TS. Joe Goldblatt, thì mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các sự kiện. TS. Joe Goldlatt là
người sáng lập ra Hiệp hội các Sự kiện Quốc tế (ISES), đồng thời là tác giả của cuốn từ điển quốc tế về quản
lý sự kiện (The International Dictionary of Event Management).
"Nói không ngoa thì với một chút nỗ lực bạn sẽ luôn tìm được chỗ đứng lâu dài và vững chắc trên thị trường
này. Nếu bạn đang làm cho một mảng sự kiện thì bạn có nhiều hướng để phát triển thêm còn nếu bạn mới vào
nghề thì cơ hội làm giàu là vô kể” - TS. Joe Glodlatt khẳng định.

16

Theo nghiên cứu của TS. Goldblatt, lợi nhuận của ngành tổ chức sự kiện đã, đang và sẽ tiếp tục tăng. Cách đây
vài năm, tỷ suất lợi nhuận của ngành này là khoảng 15% nhưng theo nghiên cứu mới đây nhất thì con số này
hiện đã lên đến 30-40%. Bên cạnh sự khá giả của nền kinh tế thì một lý do khác là ngày càng có nhiều doanh
nghiệp chuyển hướng thuê ngoài việc tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là gì?
Thực chất câu hỏi này có hai hàm ý: Có những loại sự kiện nào? Và phải làm những công việc gì?
Để trả lời câu hỏi đầu tiên, chúng tôi xin liệt kê một số loại sự kiện phổ biến như sau:
•

Lễ kỷ niệm (kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, cưới hỏi, họp mặt, diễu hành, hội chợ)

•

Giáo dục, đào tạo (hội thảo, hội nghị, lễ tốt nghiệp)

•

Xúc tiến, quảng bá (khai trương, giới thiệu sản phẩm, đại hội, mít tinh, trình diễn thời trang)

•

Khen thưởng, tri ân (lễ tưởng niệm, các sự kiện dân sự)

Danh sách này chưa phải là đã đầy đủ nhưng qua đó có thể thấy các sự kiện có thể liên quan đến doanh nghiệp,
mang tính giao tế đơn thuần hay thuộc cả hai phạm trù.
Tiếp đến là câu hỏi: Phải làm những công việc gì? Thông thường, nhà tổ thức sự kiện có thể sẽ phải làm một
vài hoặc tất cả những nhiệm vụ dưới đây:
•

Tiến hành nghiên cứu

•

Xây dựng kịch bản

•

Tìm địa điểm

•

Bố trí đồ ăn, thức uống, chương trình văn nghệ và trang hoàng

•

Bố trí phương tiện đưa đón khách

•

Gửi thư mời cho khách

•

Sắp xếp chỗ ngủ/nghỉ cho khách nếu cần

•

Điều phối công việc của những thành viên trong ban tổ chức

•

Giám sát, theo dõi tại địa điểm tổ chức sự kiện

•

Tiến hành đánh giá kết quả

17


Số lượng công việc mà bạn/công ty bạn phải làm sẽ phụ thuộc vào loại hình và quy mô của sự kiện mà điều
này thì lại phụ thuộc vào mức độ chuyên sâu của bạn.
Tại sao mọi người thuê người tổ chức sự kiện?
Câu trả lời rất đơn giản: nhiều người cảm thấy không có đủ năng lực và thời gian để tự đứng tổ chức một sự
kiện. Để mọi thứ được thực hiện một cách bài bản, họ phải thuê những nhà tổ chức sự kiện ở bên ngoài.
Ai có thể trở thành nhà tổ chức sự kiện?
Thường thì những nhà tổ chức sự kiện thường bắt đầu từ một khía cạnh của tổ chức sự kiện rồi phát triển lên.
Như Martin V.K. từng sở hữu một công ty cung cấp thực phẩm trước khi anh quyết định nhận tổ chức nguyên
cả sự kiện. Các nhà tổ chức sự kiện khác cũng có xuất phát điểm tương tự.
Điều này lý giải tại sao nhiều đơn vị tổ chức sự kiện không chỉ làm công tác điều phối mà còn đứng ra cung
cấp một số dịch vụ cho sự kiện mà họ tổ chức.
Các nhà tổ chức sự kiện cũng có thể đã từng làm công việc tổ chức sự kiện ở các công ty khác trước khi họ ra
làm riêng. Joyce B.W. vốn là cán bộ tổ chức sự kiện của một chuỗi bán lẻ trong suốt 11 năm và có thời gian
làm cho một công ty tổ chức sự kiện trước khi mở công ty riêng.
Văn bằng/chứng chỉ
Hãy cân nhắc kiếm một tấm bằng hay một chứng chỉ về quản lý hoặc tổ chức sự kiện tại một trường đại học/cơ
sở đào tạo địa phương. Ngoài ra, nếu có thể, hãy đăng ký với một tổ chức chuyên môn để xin cấp chứng nhận.
Những loại bằng cấp, chứng nhận này nhiều khi là tiêu chí hàng đầu để doanh nghiệp xét chọn bạn làm nhà tổ

chức

sự

kiện

18

cho

họ.


Thị trường mục tiêu

Đối tượng khách hàng là công ty
Nói một cách khái quát thì dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ hướng đến hai đối tượng khách hàng là công ty và cá
nhân. Công ty ở đây không chỉ là doanh nghiệp mà còn bao gồm cả những tổ chức từ thiện và những tổ chức
phi lợi nhuận - chuyên tổ chức các lễ quyên góp, các bữa tiệc chiêu đãi, các cuộc thi đấu thể thao,… để phát
động quần chúng tham gia ủng hộ, đóng góp. Mỗi năm có hàng ngàn các sự kiện như thế này được tổ chức.
Trường hợp không đủ kinh nghiệm để tổ chức những sự kiện lớn, bạn vẫn có thể lựa chọn những sự kiện nhỏ ở
địa phương để làm quen dần.
Còn các doanh nghiệp thường sẽ tổ chức các triển lãm thương mại, các cuộc họp, các hội nghị, đại hội cổ
đông, các buổi picnic, các kỳ nghỉ mát,…
Đối tượng là cá nhân
Với những đối tượng này, các sự kiện chủ yếu là cưới hỏi, sinh nhật, lễ kỷ niệm, thôi nôi, họp mặt,… Bạn có
thể chọn tổ chức chuyên sâu một hoặc một vài sự kiện hoặc nhận đảm đương tất cả tuỳ theo ý muốn và khả
năng của mình.

19

Những sự kiện mang cá nhân như trên - nhất là sinh nhật, các lễ cưới, lễ kỷ niệm - dự kiến sẽ còn tăng trưởng
trong thời gian tới khi mà các thế hệ của thời kỳ bùng nổ dân số già đi và con cái của họ đến tuổi lập gia đình.

Chi phí khởi nghiệp

Bạn sẽ phải bỏ bao nhiêu tiền để khởi nghiệp với nghề tổ chức sự kiện? Điều đó sẽ phụ thuộc vào chi phí sinh
hoạt ở khu vực bạn cung cấp dịch vụ cũng như vào việc bạn định thuê văn phòng hay làm tại nhà. Ngoài ra, nó
cũng phụ thuộc vào sở thích và lối sống của chính bạn nhưng ở mức độ nhẹ hơn.
Cần lưu ý rằng dù làm việc tại nhà sẽ đỡ được phần nào chi phí nhưng nếu ít tiền, bạn sẽ rất khó để mở dịch vụ
tổ chức sự kiện, nhất là những sự kiện có quy mô.
Bảng dưới đây liệt kê những chi phí ban đầu của một doanh nghiệp tổ chức sự kiện trước khi khai trương:
•

Tiền thuê địa điểm

•

Thiết bị

•

Giấy phép và thuế các loại

•

Các phương tiện truyền thông

•

Tiền lương

•

Quảng cáo/giới thiệu

20


•

Kế toán và thù lao luật sư

•

Bảo hiểm (quý đầu tiên)

•

Chi

phí

khác

Hoạt động

Hầu như không có nhà tổ chức sự kiện nào làm việc giới hạn trong giờ hành chính bởi đặc trưng của nghề này
là phục vụ vào buổi tối, cuối tuần, những ngày nghỉ lễ và thậm chí những mùa cụ thể. Lượng thời gian mà bạn

phải dành cho công việc này sẽ phụ thuộc vào mức độ chuyên sâu của bạn.
Điều dễ thấy là các sự kiện mang tính cá nhân thường diễn ra vào cuối tuần và các ngày nghỉ lễ hơn là các sự
kiện của công ty. Một số khu vực và một số loại sự kiện còn mang tính thời vụ. Tuy nhiên, dù chọn loại sự
kiện này hay sự kiện kia thì bạn vẫn phải xác định là mình sẽ làm việc muộn một số ngày để điều phối và giám
sát sự kiện. Ngược lại, việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện thì hầu hết sẽ phải làm vào giờ hành chính.

21


Sau đây là một số công việc mà nhà tổ chức sự kiện thường sẽ phải làm:
• Nghiên cứu: Đây là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro (bất kể rủi ro nào). Với những sự kiện lớn, nghiên cứu
thường đồng nghĩa với việc điều tra, khảo sát để tìm hiểu, đánh giá nhu cầu tham gia sự kiện. Với những người
mới vào nghề thì nó lại thiên về tìm kiếm nhà cung cấp, trao đổi kinh nghiệm với những người đã tổ chức sự
kiện tương tự hoặc nghiên cứu tài liệu, nhất là với những loại sự kiện mà bạn không nắm rõ.
Nhưng dù bạn tổ chức loại sự kiện nào thì trong quá trình nghiên cứu, bạn sẽ phải tích cực đặt vấn đề và tìm
câu trả lời. Bạn nên trao đổi với khách hàng thật kỹ lưỡng vì nếu bạn hỏi quá ít hoặc không lắng nghe phần
trình bày của khách cho thấu đáo thì rất có thể sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả của sự kiện mà bạn tổ chức.
• Lên kịch bản: Đây là công đoạn mà bạn phải phát huy tối đa khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” cho
sự kiện. Lúc này, bạn phải tự mình suy nghĩ, tính toán hoặc tổ chức trưng cầu ý kiến của nhân viên. Ngoài ra
cũng đừng quên giở lại phần thông tin hỏi đáp của khách hàng mà bạn đã thu thập được trong giai đoạn nghiên
cứu. Những thông tin này, đăc biệt là phần liên quan đến ngân sách cho sự kiện, sẽ giúp bạn đánh giá mức độ
khả thi của từng ý tưởng trước khi đề xuất với khách hàng.
• Đề xuất: Khi bạn đã nghe khách hàng trình bày và đã trưng cầu ý kiến tập thể thì kiểu gì bạn cũng có đủ
thông tin để đưa ra một bản đề xuất. Chỉ có điều cần lưu ý là việc xây dựng một bản đề xuất đôi khi khá mất
thời gian và tốn kém, nhất là khi bạn định đưa thêm ảnh minh họa và hình vẽ phác thảo. Trên thực tế, chỉ có
những công ty tổ chức sự kiện lớn mới đủ khả năng để cung cấp miễn phí cho khách hàng các bản đề xuất.
Còn bình thường, bạn sẽ được trả phí tư vấn, áp dụng cho những khách hàng thuê bạn tổ chức sự kiện.
• Tổ chức: Ở công đoạn phải ra nhiều quyết định này, bạn sẽ có vô số việc để làm, từ những việc lớn như thuê
địa điểm, hợp đồng với nhà cung cấp cho đến những chi tiết vụn vặt nhất. Bạn sẽ phải nghe, gọi điện thoại đến
ù tai. Tất nhiên, bạn phải nhớ lưu lại thông tin liên lạc của khách hàng hoặc đại diện của khách hàng để trao

đổi mỗi khi có việc lớn phải giải quyết. Có một đầu mối là cách tốt nhất để bạn giữ thông tin liên lạc được
thông suốt, đồng thời hạn chế tình trạng “lắm thầy nhiều ma” thường thấy khi tổ chức các sự kiện cá nhân/tập
thể.
Nói chung, sự kiện càng lớn thì bạn càng phải có nhiều thời gian để chuẩn bị. Nhiều hội nghị phải mất hàng
năm trời lên kế hoạch trước. Dù có thể không phải tổ chức những sự kiện quy mô như thế thì bạn vẫn cần có ít
nhất là một hai tháng để chuẩn bị, ngay cả với những sự kiện nho nhỏ như một chuyến đi dã ngoại của doanh
nghiệp, một cuộc hội họp hay một bữa tiệc.
• Điều phối: Sau khi đã lên kế hoạch, bạn hãy đi sâu vào từng hạng mục công việc và thống nhất với người
được phân công. Ở đây, kỹ năng giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Bạn phải trình bày đủ rõ ràng để tất
cả các nhà cung cấp hình dung được lịch trình sự kiện và quan trọng hơn, họ biết phải làm gì, khi nào. Thời
gian giao nhận hàng thường đã được ghi rõ trong hợp đồng nhưng bạn vẫn phải có sự rà soát và thống nhất một
lần nữa để đảm bảo tất cả đều nắm rõ công việc của mình, tránh sự hiểu nhầm hay sơ xuất không đáng có.

22


• Đánh giá: Hiển nhiên, sự hài lòng của khách hàng sẽ chính là thước đo sự thành công của một sự kiện. Do
đó, mục tiêu tối thượng của bạn là làm cho khách hàng hết lời khen ngợi và đi quảng cáo không công cho bạn.
Ngoài ra cũng có một số cách khác để đánh giá sự thành công của một sự kiện. Bạn có thể thuê một chuyên gia
đánh giá hay một người đã từng tổ chức thành công những sự kiện khác làm quan sát viên cho sự kiện của
mình; họp lại với nhân viên để tổng kết sau khi sự kiện diễn ra; lấy ý kiến phản hồi từ những đơn vị tham gia
tổ chức sự kiện như (đơn vị cung cấp thực phẩm, đơn vị phục vụ,…); khảo sát ý kiến khách mời trong và sau
sự

kiện.

Tính phí và thu nhập

Việc tính phí phải làm sao để bù đắp hết công sức và nguyên liệu bạn bỏ ra đồng thời đem lại cho bạn một
khoản lợi nhuận có thể chấp nhận được. Thường thì những người mới vào nghề hay thất bại vì dại dột tính phí

dịch vụ của họ quá thấp. Theo TS. Joe Goldblatt, 3 yếu tố dưới đây sẽ quyết định mức phí dịch vụ:
•

Mảng thị trường mà bạn cung cấp dịch vụ: Các sự kiện cá nhân/tập thể thường có cách tính phí khác với

các sự kiện của công ty. Với mảng sự kiện cá nhân/tập thể, nhà tổ chức thường sẽ được nhận thù lao cho dịch
vụ của mình cộng với phần trăm tiền thù lao của các nhà cung cấp. Hai khoản này gộp lại sẽ đem lại thu nhập
tương đối cho nhà tổ chức.
Còn với mảng sự kiện công ty, nhà tổ chức sẽ thu phí dịch vụ của mình cộng với phí cho các công việc mà họ
phải thuê hoặc hợp đồng. Chẳng hạn, nếu phải mua hoa thì nhà tổ chức sẽ cộng thêm thù lao của mình vào tiền

23


hoa (thường là 15%) khi tính phí với khách hàng. Hoặc cách khác là gộp hết lại và đưa ra một mức phí cố định
- cách này hay được áp dụng với sự kiện lớn.
• Vị trí địa lý: Mức phí ở một số khu vực địa lý nào đó có thể cao hơn ở khu vực khác do chi phí sinh hoạt
khác nhau. Ngoài ra, tùy theo mùa vụ, thời gian cao điểm hay thấp điểm mà mức phí cũng có thể cao hay thấp.
• Kinh nghiệm và uy tín của nhà tổ chức sự kiện: Nếu bạn mới vào nghề thì tính phí thấp hơn khi bạn đã có
kinh nghiệm cũng là điều hợp lý. Tuy nhiên, dù thấp đến đâu thì cũng phải bao gồm các khoản thù lao đề cập ở
trên. Thông thường, các nhà tổ chức sự kiện mà chúng tôi phỏng vấn thường tính thù lao theo phương pháp áp
phí “phụ thu”, tức là họ thuê ngoài nhân công, vật tư, nguyên liệu để tổ chức sự kiện và sau đó cộng thêm 1020%

(trung

bình

là

15%)

tiền

phí

dịch

vụ

của

mình

vào

tổng

chi

phí.

Marketing

Một số nhà tổ chức sự kiện mới vào nghề thường chi tiền để làm một quảng cáo hoành tráng trên

24


tạp chí chuyên ngành nào đó hoặc trên Niên giám các trang vàng và ngồi chờ khách hàng tìm đến.
Tuy nhiên, theo TS. Jeff Goldblatt thì làm thế là không nên. “Đừng dại bỏ tiền để làm quảng cáo trên

Niên giám các trang vàng. Hãy tránh xa kiểu tiếp thị đại chúng như thế”. Tất nhiên, có tên trong Niên
giám các trang vàng cũng tốt nhưng bỏ ra một số tiền lớn để quảng cáo chung chung thì thật lãng
phí.
Đồng quan điểm, nhà tổ chức sự kiện David G. nhận định: “Vấn đề là khách hàng muốn thấy bạn
làm được gì và một mẩu quảng cáo nhỏ bé thì không thể diễn đạt hết được”. Lời khuyên của David
G. là hãy tích cực giao lưu, mở rộng quan hệ, bằng cách đó mọi người sẽ hiểu và tin tưởng bạn
hơn.
Giao lưu, mở rộng quan hệ có hai cái lợi. Thứ nhất, những người biết bạn và dịch vụ mà bạn cung
cấp sẽ giới thiệu những người mà họ quen hoặc trực tiếp trở thành khách của bạn. Thứ hai, nếu
bạn kết nối được với những nhà cung cấp thực phẩm, khách sạn,… bạn sẽ không phải lo lắng tìm
kiếm họ khi phải tổ chức sự kiện.
Mặc dù giao lưu và truyền miệng là hai cách phổ biến nhất để tìm kiếm khách hàng nhưng các hình
thức quảng cáo truyền thống cũng có tác dụng. Một tờ giới thiệu hay một tấm danh thiếp nổi bật gửi
qua mail có thể làm khách hàng chú ý. Một quảng cáo nhỏ trên tạp chí chuyên ngành địa phương có
thể làm tên tuổi của bạn trở nên quen thuộc hơn. Một trang web cũng có thể hữu dụng với những
khách hàng không quan tâm đến các phương tiện truyền thông khác.

25