Kiểm toán Vốn bằng tiền tại TCTy Xăng dầu Việt Nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (434.83 KB, 109 trang )
Lời nói đầu
Kiểm toán là thuật ngữ rất mới mẻ với các doanh nghiệp Việt Nam song
ảnh hởng tích cực của kiểm toán đối với nền kinh tế đất nớc trong những năm
qua là không thể phủ nhận. Trong ba loại hình kiểm toán thì Kiểm toán nội bộ
(KTNB) ra đời muộn hơn cả. Tuy là loại hình kiểm toán có tuổi đời trẻ nhất nhng
KTNB lại là công cụ hữu hiệu nhất đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Hoạt động KTNB hiện nay đang diễn ra trong các doanh nghiệp thờng là KTNB
Báo cáo tài chính (BCTC) và trong đó kiểm toán Vốn bằng tiền là công việc
không thể thiếu trong bất cứ một cuộc kiểm toán nào.
Vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng trong tài sản lu động, đợc trình
bày một cách chi tiết trên Bảng Cân đối kế toán. Vốn bằng tiền có liên quan đến
nhiều chu kỳ kinh doanh khác nhau do đó Vốn bằng tiền thờng là đối tợng cuả
sai sót, tham ô, lợi dụng, mất mát. Vì vậy, kiểm toán Vốn bằng tiền nhằm tăng cờng công tác quản lý, cung cấp các thông tin chính xác về thực trạng các nguồn
thu cũng nh sự chi tiêu của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng Vốn
bằng tiền là điều hết sức cần thiết.
Là một trong số 23 doanh nghiệp đặc biệt của Nhà nớc hiện nay, TCTy
Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) đã phát huy vai trò của một tập đoàn kinh
doanh lớn. Hơn 40 năm qua, TCTy Xăng dầu Việt Nam đã và đang là nhà cung
cấp xăng dầu chính trên mọi miền đất nớc. Sự ra đời và hoạt động của TCTy đã
bảo đảm cho mọi hoạt động kinh tế- xã hội - văn hoá của đất nớc diễn ra liên tục.
Qua quá trình thực tập tại TCTy Xăng dầu Việt Nam, cũng nh qua việc
tham gia kiểm toán tại các đơn vị thành viên, qua sách báo, cùng với các kiến
thức đợc học tại trờng, em đã chọn đề tài: Kiểm toán Vốn bằng tiền tại TCTy
Xăng dầu Việt Nam .
Đề tài đợc viết theo ba phần sau:
1
Phần I: Lý luận chung về kiểm toán Vốn bằng tiền
Phần II: Kiểm toán Vốn bằng tiền tại TCTy Xăng dầu Việt Nam
Phần III: Phơng hớng hoàn thiện kiểm toán Vốn bằng tiền tại TCTy Xăng dầu
Việt Nam
Do sự hạn hẹp về thời gian, và phạm vi nghiên cứu nên bài viết của em
không thể tránh khỏi sai sót, hạn chế. Em rất mong nhận đợc sự góp ý của các
thầy, cô cũng nh các cô chú, anh chị tại TCTy Xăng dầu Việt Nam để bài viết
của em đợc hoàn thiện hơn.
Em xin trân trọng cám ơn
Phần i
lý luận chung về kiểm toán Vốn bằng tiền
1.Vốn bằng tiền với vấn đề kiểm toán
1.1.
Đặc điểm Vốn bằng tiền và nhiệm vụ kiểm toán
Vốn bằng tiền là khoản mục trong tài sản lu động có tính luân chuyển rất
cao. Đó là tất cả các hình thức tiền tệ đợc tồn tại trực tiếp dới dạng hình thái giá
trị và có thể chuyển đổi ngay thành tiền của đơn vị chủ sở hữu nh: Tiền mặt bằng
đồng bạc Việt Nam, Tiền mặt bằng ngoại tệ, các loại vàng bạc, đá quý, ngân
phiếu, và các khoản tơng đơng tiền (dễ dàng chuyển đổi thành một lợng tiền xác
định và không có nhiều rủi ro trong việc thay đổi giá trị).
Vốn bằng tiền gồm ba tài khoản: Tài khoản 111 (Tiền mặt), Tài khoản 112
(Tiền gửi Ngân hàng) , Tài khoản 113(Tiền đang chuyển) và mang những đặc trng cơ bản sau:
- Là khoản mục quan trọng trong tài sản lu động và có tính luân chuyển
cao, là phơng tiện thanh toán có biên độ dao động lớn nên dễ xảy ra sai sót, thậm
chí là đối tợng của sự gian lận và biển thủ công quỹ.
2
- Số d của khoản mục này thờng đợc dùng để phân tích khả năng thanh
toán của đơn vị, và nh vậy dễ bị trình bày sai lệch trên BCTC. Thực tế cho thấy,
khi đánh giá khả năng thanh toán của một đơn vị, ngời ta thờng sử dụng các tỷ
suất sau:
Tổng số Vốn bằng tiền
+ Tỷ suất thanh toán của vốn lu động =
Tổng số tài sản lu động
Tỷ suất này lớn hơn 0,5 hoặc nhỏ hơn 0,1 đều không tốt vì gây ứ đọng vốn
hoặc thiếu tiền để thanh toán.
Tổng số Vốn bằng tiền
+ Tỷ suất thanh toán tức thời =
Tổng số nợ ngắn hạn
Tỷ suất này lớn hơn 0,5 thì khả quan trong thanh toán, nhỏ hơn 0,5 thì gặp
khó khăn trong việc thanh toán.
Nếu số d khoản mục Vốn bằng tiền thấp, tỷ suất thanh toán nhỏ, thì khả
năng thanh toán của đơn vị đang gặp khó khăn. Ngợc lại, nếu số d này quá cao
chứng tỏ sự quản lý Vốn bằng tiền kém hiệu quả.
- Phần lớn các hoạt động của doanh nghiệp đều liên quan đến việc thu
hoặc chi trả tiền nh: mua, bán hàng hoá, vật t, tài sản; các khoản đầu t; các khoản
chi phí phát sinh bằng tiền diễn ra hàng ngày. Do đó, Vốn bằng tiền là khoản
mục bị ảnh hởng và có ảnh hởng đến nhiều khoản mục quan trọng nh doanh thu,
chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. Những sai phạm ở
các khoản mục này sẽ có tác động đến Vốn bằng tiền và ngợc lại.
Những đặc điểm riêng có của Vốn bằng tiền đã quyết định sự cần thiết
phải kiểm toán. Vì vậy, kiểm toán Vốn bằng tiền đã trở thành hoạt động thờng
xuyên và bắt buộc đối với hoạt động KTNB .
Thực vậy, KTNB là loại hình kiểm toán do các KTV NB (KTV NB) của
đơn vị tiến hành nhằm kiểm tra, đánh giá tính hiệu lực và tính hiệu quả của hệ
3
thống kế toán, hệ thống KSNB (KSNB) cũng nh chất lợng thực thi trong các
công việc đợc giao.
Mục đích ban đầu thành lập KTNB của các nhà quản lý ở các đơn vị
nhằm phát hiện ra các sai sót, gian lận trong công tác kế toán. Dần dần, cùng với
sự phát triển của nền kinh tế, sự lớn mạnh của các loại hình doanh nghiệp, tầm
quan trọng của KTNB cũng đợc nâng cao tơng xứng. Phạm vi hoạt động của
KTNB không chỉ còn giới hạn ở lĩnh vực tài chính, kế toán mà mở rộng sang
nhiều lĩnh vực hoạt động của đơn vị ,trong đó bao gồm cả việc cải thiện và nâng
cao chất lợng hoạt động, tăng cờng sức mạnh cho cơ chế KSNB .
Trong số các tài sản trên Bảng Cân đối kế toán, Vốn bằng tiền luôn đợc
KTV NB đánh giá cao ở hầu hết các cuộc kiểm toán, ngay cả khi số d cuối kỳ
không quan trọng. Bởi vì, lợng tiền vận động vào và ra tài khoản tiền thờng lớn
hơn bất kỳ tài khoản nào khác trên các BCTC. Hơn nữa, khả năng tiền bị gian lận
cao hơn các loại tài sản khác vì hầu hết các tài sản khác phải đợc chuyển thành
tiền mới đợc sử dụng.
Chính vì vậy, trong các cuộc KTNB, Vốn bằng tiền trở thành đối tợng
quan tâm, chú ý của KTV NB. Thông qua kiểm toán, KTV (KTV ) có thể sớm
phát hiện và ngăn chặn các thành viên tiêu cực, gian lận trong quản lý và hạch
toán Vốn bằng tiền.
Hơn nữa, KTV NB có thể phần nào đáp ứng những yêu cầu của :
- Ban Giám đốc: Khách hàng đợc u tiên của KTV
- Các bộ phận đợc kiểm toán.
Những yêu cầu mà Ban Giám đốc đề ra cho KTNB thờng ở hai mức:
- Hạn chế rủi ro, ngăn ngừa những sai lầm trong hoạt động
- Những phân tích, đánh giá và giải pháp.
Hạn chế rủi ro, ngăn ngừa những sai lầm trong hoạt động là mục tiêu
hàng đầu của Ban Giám đốc khi thiết lập hệ thống KTNB. Trong điều kiện nền
kinh tế hiện nay, rủi ro là điều tất yếu và khó tránh khỏi đối với các doanh
nghiệp có hệ thống KSNB yếu kém. Là tai mắt của các nhà quản lý, KTNB phải
4
có nhiệm vụ hạn chế rủi ro, ngăn ngừa các sai lầm không đáng có và nội dung
của nhiệm vụ đó là :
Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Cụ thể là các tài sản đợc ghi trên Bảng
Cân đối kế toán, các tài sản không có hình thái vật chất cụ thể phải đợc bảo vệ
chống h hao, mất mát, bị đánh cắp, lãng phí.
Đảm bảo nâng cao độ tin cậy, tính thích đáng và phù hợp của các thông
tin kinh tế, tài chính. Thông tin kinh tế tài chính do kế toán tổng hợp xử lý và
trình bày là căn cứ quan trọng cho việc hình thành và lựa chọn các quyết định
kinh tế của các nhà quản lý điều hành. Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, đánh giá
kinh tế, tài chính cần những KTV có trình độ cao để kiểm tra, đánh giá một
cách khách quan và trung thực về các tình huống, tránh những sự không thống
nhất về quan điểm của các bộ phận, các đơn vị trong doanh nghiệp.
- Kiểm soát việc tuân thủ luật pháp Nhà nớcvà các quy định của doanh
nghiệp: KTV NB phải bảo đảm rằng mọi bộ phận trong đơn vị đều tuân thủ các
văn bản pháp luật, các quy định của Nhà nớcvà quy định của bản thân doanh
nghiệp. Bên cạnh đó, KTV NB cũng kiểm tra, đánh giá hệ thống KSNB của
doanh nghiệp, cho phép bảo đảm tuân thủ sự chỉ đạo, điều hành và các mệnh
lệnh của Ban Giám đốc.
- Tính hiệu quả của hoạt động, của việc sử dụng các nguồn lực , của việc
lựa chọn các phơng án, các quyết định.
Ngoài nhiệm vụ hạn chế, ngăn ngừa những rủi ro, KTV phải có trách
nhiệm đa ra những phân tích, đánh giá và các giải pháp cho các khả năng cải
thiện tình hình. Khi một cuộc kiểm toán diễn ra và có kết quả, KTV phải bảo
đảm vấn đề kiểm toán đợc hoàn toàn xử lý, không có những nghi vấn và có lời
giải đáp trọn vẹn. Bên cạnh đó, KTV phải có kiến nghị mang tính thực tiễn, có
kế hoạch hành động và việc triển khai hành động, giải pháp.
Đối với bộ phận đợc yêu cầu kiểm toán, ngời phụ trách bộ phận mong
muốn KTV giúp họ đạt đợc những mục tiêu sau:
5
-
Cải tiến và nâng cao hiệu lực của hệ thống KSNB của bộ phận, của đơn
vị
-
Phấn đấu đạt đợc các mục tiêu về hoạt động kinh doanh nh :
+ Giảm chi phí sản xuất kinh doanh hoặc chi phí về nghiệp vụ
+ Tăng thị phần, nâng cao chất lợng hàng hoá, dịch vụ cung cấp cho
khách hàng
+ Nâng cao hiệu quả hoạt động
Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động KTNB nói chung và kiểm toán
Vốn bằng tiền nói riêng, nhiệm vụ kiểm toán đặt ra cho KTV NB là hoàn thành
các yêu cầu của Ban Giám đốc và đơn vị đợc kiểm toán.Tuy nhiên trong giới hạn
của bài viết là kiểm toán Vốn bằng tiền , nhiệm vụ kiểm toán đặt ra cho KTV
hoàn thành gồm các nội dung sau:
Nhiệm vụ đầu tiên của kiểm toán Vốn bằng tiền là kiểm tra tính trung
thực và độ tin cậy của các nghiệp vụ thu, chi tiền.Điều này có nghĩa rằng, KTV
NB phải có trách nhiệm phát hiện ra các sai sót, gian lận trong công tác hạch
toán kế toán Vốn bằng tiền.
Trên thực tế, việc phát hiện các sai sót và gian lận có phải là trách nhiệm
của KTV hay không vẫn đang là vấn đề gây nhiều tranh cãi. Chuẩn mực Kiểm
toán quốc tế số 240 quy định KTV phải cung cấp mọi sự bảo đảm nhất định về
việc phát hiện ra sai lầm nghiêm trọng trong các BCTC. Tuy nhiên, việc bảo đảm
này không có nghĩa là KTV phải có trách nhiệm phát hiện tất cả các sai sót,
gian lận đã đợc trá hình.
Khái niệm sai sót, gian lận đã đợc tài liệu chuyên ngành phân biệt rất rõ.
Gian lận: Là sự trình bày sai có chủ định trong các báo cáo(chủ yếu là
BCTC) do một hay nhiều ngời trong doanh nghiệp thực hiện.
Gian lận có thể là làm tài liệu giả hoặc thay đổi ghi chép chứng từ nhằm
tham ô tài sản, tham nhũng, dấu diếm hoặc bỏ sót kết quả các nghiệp vụ từ hồ sơ
hoặc tài liệu, ghi chép các nghiệp vụ không có thực hay áp dụng sai chế độ kế
toán, sai luật pháp và văn bản pháp quy của Nhà nớc.
6
Trong khi đó, sai sót là những sai lầm không cố ý, có thể do lỗi số học
hoặc ghi chép trong hồ sơ gốc và số liệu kế toán, bỏ sót hoặc hiểu sai sự việc, áp
dụng sai chế độ. Mức độ ảnh hởng của sai sót thờng nhẹ, không cố tình, không
gây nên ảnh hởng nghiêm trọng.
Đối với Vốn bằng tiền, khả năng xảy ra sai sót và gian lận t ơng đối lớn
bởi vì Vốn bằng tiền dễ bị lạm dụng hơn các tài sản khác. Do vậy, trong quá
trình kiểm toán, KTV cần đặc biệt chú trọng đến các khả năng sai sót và gian
lận về tiền, có thể dới các hình thức sau:
-
Sai sót do hạch toán nhầm, định khoản sai, ghi sổ sai, trùng lắp
-
Sai lệch giữa sổ kế toán với sổ chi tiết tiền và BCTC
-
Phản ánh sai nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ, sổ kế
toán
-
Để quỹ đen, lập chứng từ khống, khai tăng số chi, giảm số thu
-
Chứng từ thu chi không hợp pháp, hợp lý, hợp lệ
Nhiệm vụ kiểm toán tiếp theo mà KTV phải hoàn thành là kiểm tra việc
tuân thủ các quy định, nguyên tắc liên quan đến công tác quản lý và hạch toán
Vốn bằng tiền. Do tầm quan trọng của tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh
cũng nh đặc điểm riêng có của Vốn bằng tiền nên KTV phải kiểm tra để xem
xét công tác kế toán Vốn bằng tiền của bộ phận, của đơn vị đợc kiểm toán có
tuân thủ các nguyên tắc, quy định hiện hành về quản lý, hạch toán Vốn bằng tiền
hay không. Đây là một nhiệm vụ rất đặc biệt, rất đặc trng của KTV NB.
Là một lực lợng độc lập đợc đặt trong đơn vị, đợc thành lập để giúp đỡ các
nhà quản lý, KTNB có trách nhiệm phát hiện, ngăn ngừa các hành vi sai
trái,không tuân thủ luật pháp của đơn vị đợc kiểm toán. Bởi vì, mỗi hành động
không đúng với các quy định hiện hành của Nhà nớcrất có thể có những tác động
tiêu cựcđến các bộ phận, đến các hoạt động khác của đơn vị.
Cuối cùng, KTV NB phải có trách nhiệm t vấn cho nhà quản lý về những
vấn đề còn tồn tại, vớng mắc trong công tác quản lý, kế toán Vốn bằng tiền tại
đơn vị. Trong tình hình hiện nay, khi các doanh nghiệp xăng dầu đang phải đối
7
mặt với những cạnh tranh gay gắt thì nhiệm vụ này trở nên quan trọng hơn bao
giờ hết.
1.2. Những nguyên tắc cơ bản về quản lý và hạch toán Vốn bằng tiền
1.2.1. Chế độ quản lý Vốn bằng tiền
Do những đặc điểm riêng có của mình mà Vốn bằng tiền có tầm quan
trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Việc tổ chức
tốt công tác quản lý Vốn bằng tiền sẽ giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả sử dụng
Vốn bằng tiền. Đây là điều kiện không thể thiếu trong, quyết định sự tồn tại
cũng nh thành công trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên đó
không phải là vấn đề đơn giản đối với bất kỳ một nhà quản lý nào.
Quá trình quản lý bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều
giai đoạn, nhng nói một cách khái quát nhất thì quản lý là một quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng dẫn, quy định trên cơ sở những nguồn lực xác
định nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất. Nh vậy, quản lý Vốn bằng tiền thực chất là
việc tổ chức sử dụng Vốn bằng tiền sao cho đạt hiệu quả tối u thông qua việc
hoàn thành các mục tiêu cơ bản sau:
-
Cung cấp thông tin đầy đủ về số tiền nhận đựoc, số chi trả bằng tiền và số d
tiền.
-
Hạn chế đến mức tối đa sự mất mát do trộm cắp và gian lận
-
Dự tính những nhu cầu chi tiêu trong tơng lai và bảo đảm số lợng tiền đủ để
thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh.
-
Hạn chế bớt lợng tiền nhàn rỗi mà bản thân nó không mang lại hoặc mang lại
ít lợi nhuận.
Để thực hiện tốt công tác quản lý Vốn bằng tiền ở một doanh nghiệp cần
tách biệt công tác bảo quản tiền và công tác ghi chép các nghiệp vụ phát sinh có
liên quan. Đồng thời có sự phân công rõ ràng các nhân viên ghi sổ để có thể
kiểm tra dễ dàng. Việc phân chia nhiệm vụ đó nhằm hạn chế tình trạng gian lận,
thông đồng, móc ngoặc giữa các nhân viên để rút tiền của đơn vị. Vì vậy, những
8
doanh nghiệp có khả năng phân chia trách nhiệm cho nhiều ngời sẽ có điều kiện
quản lý nội bộ dễ dàng hơn các doanh nghiệp nhỏ.
Đối với khoản mục Vốn bằng tiền thờng có hai lọai nghiệp vụ phát sinh là
thu tiền và chi tiền. Do Tài khoản Tiền mặt thờng xuyên phát sinh và liên quan
đến nhiều nghiệp vụ nên phần trình bày dới đây sẽ cụ thể nội dung công tác quản
lý tiền mặt tại doanh nghiệp.
Nghiệp vụ thu tiền mặt:
Các nghiệp vụ thu tiền thờng phát sinh bao gồm :
-
Thu từ bán hàng bằng tiền mặt
-
Thu nợ bằng tiền mặt
-
Thu từ vay nợ bằng tiền mặt
-
Thu từ thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài
Các chứng từ liên quan đến thu tiền mặt tại quỹ bao gồm:
-
Các hoá đơn bán hàng thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán chịu
-
Các bản khế ớc vay nợ đối với các khoản vay
-
Các bản kê thanh toán nợ
-
Giấy thanh toán tiền tạm ứng còn thừa (hoàn ứng)
-
Phiếu thu tiền...
Khi có các nghiệp vụ phát sinh, ngời có nhu cầu nộp tiền (Có thể là nhân
viên phòng cung tiêu, phòng kế hoạch, hoặc phòng kế toán ...) đa các chứng từ
liên quan đến kế toán quỹ. Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán quỹ lập phiếu
thu, sau đó chuyển phiếu thu cho Kế toán trởng ký duyệt. Ngời nộp tiền chuyển
phiếu thu cho thủ quỹ và ký vào phiếu thu, thủ quỹ kiểm tra số tiền và ký xác
nhận. Cuối ngày, thủ quỹ lập báo cáo quỹ, tập hợp phiếu thu làm chứng từ gốc
chuyển cho kế toán Tiền mặt ghi sổ kế toán. Các phiếu thu này đợc kế toán lu
giữ và bảo quản (Xem sơ đồ 1).
Sơ đồ 1: Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
9
Nghiệp vụ chi tiền:
Các nghiệp vụ chi Tiền mặt bao gồm:
-
Chi mua vật t, hàng hoá cho kinh doanh
-
Chi mua tài sản cố định (TSCĐ) cho kinh doanh
-
Chi phí để trả nợ nhà cung cấp, nhà tín dụng
-
Chi phí trả lơng, bảo hiểm xã hội
-
Chi tạm ứng trong nội bộ
-
Chi thanh toán vãng lai trong nội bộ hoặc bên ngoài
Các chứng từ liên quan đến chi tiền bao gồm:
-
Các hợp đồng mua hàng
-
Lệnh chi tiền
-
Các hoá đơn mua hàng và các chứng từ chi mua khác
-
Khế ớc vay nợ liên quan đến việc cho vay
-
Các séc chuyển tiền khi nộp tiền mặt vào Ngân hàng
-
Giấy biên nhận tiền
-
Phiếu chi...
Khi có nhu cầu chi tiền, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, lệnh chi tiền, các
khế ớc vay nợ... kế toán quỹ sẽ lập phiếu chi(gồm hai liên), chuyển cho Kế toán
trởng và Thủ trởng đơn vị ký duyệt. Thủ quỹ nhận đợc phiếu chi và các chứng từ
10
kèm theo tiến hành xuất quỹ tiền, cùng ngời nhận tiền ký vào phiếu chi. Một liên
phiếu chi lu tại quyển, một liên phiếu chi đợc thủ quỹ dùng ghi sổ quỹ, cuối
ngày chuyển phiếu chi này cùng chứng từ gốc cho kế toán quỹ ghi sổ kế toán và
lu trữ, bảo quản. Quá trình này đợc thể hiện ở sơ đồ 2.
Sơ đồ 2 : Quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền
Để Vốn bằng tiền đợc kiểm soát chặt chẽ, các hoạt động thu, chi bằng tiền
phải tuân thủ các qui định của Nhà nớcvề việc quản lý tiền. Những nguyên tắc
đó là:
1. Nguyên tắc phân chia công việc hay phân nhiệm:
Nguyên tắc phân chia công việc trong công tác kế toán mang lại nhiều
lợi ích thiết thực và rất cần thiết. Sự phân công, phân nhiệm hợp lý trong
bộ máy kế toán có tác dụng nâng cao năng lực làm việc và khả năng
chuyên môm của nhân viên. Ngời nhân viên chuyên trách một công việc
nhất định sẽ ngày càng thành thạo trong thao tác công việc, nhờ đó năng
xuất làm việc tăng lên cũng nh tích luỹ đợc nhiều kinh nghiệm. Nhng điều
quan trọng nhất trong việc phân chia công viểc trong kế toán là khả năng
ngăng chặn các sai sót, các mầm mống gian lận và tiêu cực.
11
2. Nguyên tắc bất kiêm nghiệm:
Nguyên tắc này không cho phép bất cứ ai tham gia giải quyết các chức
năng từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc công việc. Có một số cơ quan,
doanh nghiệp vì lí do tiện lợi hay tiết kiệm chi phí, ngời phụ trách việc này
có thể kiêm nhiệm thêm một phần việc khác. Nhng có một số lĩnh vực
công việc mà sự kiêm nhiệm phải bị nghiêm cấm vì có thể dẫn đến lạm
dụng, gian lận.
Thông thờng các trờng hợp sau không đợc kiêm nhiệm:
-
Chuẩn chi và thủ quỹ : Ngời có quyền ra lệnh chi tiêu hay chuẩn chi
viên không đợc đồng thời kiêm vịệc xuất chi. Do đó, ngời chuẩn chi
viên (thờng là lãnh đạo, trởng cơ quan) của tổ chức không đợc kiêm
nghiệm thủ kho, thủ quỹ.
-
Kế toán và thủ quỹ: Ngời thủ quỹ phụ trách thu, chi tiền không kiêm
nhiệm chức vụ kế toán để đảm nhiệm luôn việc quản lý sổ kế toán của
tổ chức (ngoại trừ giữ một vài loại sổ riêng để theo dõi việc thu, chi của
mình. Do nguyên tắc này, trong các cơ quan, doanh nghiệp, kế toán
không đợc kiêm nhiệm thủ quỹ và ngợc lại.
-
Kế toán và thủ kho: Ngời kế toán tài vụ không kiêm nhiệm chức vụ thủ
kho để quản lý kho hàng. Trên thực tế, ngời ta phân công cho bộ phận
kế toán, tài vụ quản lý kho hàng về mặt số liệu tính bằng tiền và giao
cho các bộ phận khác quản lý kho hàng về mặt số lợng tính bằng số lợng (cân , đong, đo, đếm). Kế toán, tài vụ nắm kho hàng trên giấy tờ.
Thủ kho quản lý trực tiếp kho hàng. Hai bên kết hợp, phối kiểm lẫn
nhau để quản lý tốt kho hàng, tạo sự khớp đúng giữa sổ sách và thực tế,
nhng không đợc có sự kiêm nhiệm giữa hai phần việc này.
3. Tập trung đầu mối thu: Hạn chế tối đa số ngời nắm giữ tiền, chỉ cho
phép một số ít nhân viên đợc thu tiền.
4. Ghi chép tức thời và đầy đủ số thu, chi: Lập bản danh sách ghi hoá đơn
thu, chi tiền tại thời điểm và nơi nhận tiền.
12
5. Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ quỹ đồng thời nộp
ngay số thu trong ngày cho Ngân hàng. Trớc khi thủ qũy nộp tiền cho
Ngân hàng , cần phân công cho một nhân viên độc lập so sánh giữa
tổng số thu trên chứng từ với số thu đã ghi trên sổ sách kế toán.
6. Có biện pháp khuyến khích những ngời nộp tiền yêu cầu cung cấp biên
lai thu tiền.
7. Thực hiện tối đa những khoản thu bằng tiền gửi Ngân hàng, hạn chế
chi bằng tiền mặt. Cũng không chi trả bằng tiền mặt thay cho việc chi
trả bằng séc. Một tờ séc trả cho một ngời phải ghi số tiền và ngời nhận
phải ghi chứng thực vào sau tờ séc trớc khi nó chuyển thành tiền mặt
hoặc gửi vào Ngân hàng. Chỉ nên dùng tiền mặt để chi trả các khoản lặt
vặt, không bao giờ chi trả vợt quá số tiền thu đợc.
8. Cuối tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế, cụ
thể là :
-
Giữa sổ cái và sổ chi tiết về số d và số phát sinh của các tài khoản tiền.
-
Giữa Tài khoản quỹ và biên bản kiểm kê quỹ.
1.2.2. Nguyên tắc về chứng từ và ghi chép sổ kế toán:
Đây là một trong những nguyên tắc rất quan trọng đòi hỏi công tác kế
toán phải tuân thủ. Thực tế hiện nay ở các doanh nghiệp có rất nhiều vi phạm
liên quan đến chứng từ kế toán và ghi chép sổ sách: Giấy tờ linh tinh(Tờ lịch, tờ
sổ công tác) cũng đợc dùng làm chứng từ, mẫu chứng từ không còn hiệu lực thi
hành cũng đợc sử dụng, chứng từ không đợc viết đúng quy định... ,các lỗi ghi
chép sai tẩy xoá bằng bút xoá, chất hoá học... Do đó, trong qúa trình kiểm toán,
KTV rất chú trọng đến nguyên tắc này để xem xét tính tuân thủ luật pháp của
đơn vị, bộ phận đợc kiểm toán.
Về nguyên tắc, chứng từ thu chi tiền đợc dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán
phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ đợc xem là hợp thức khi nó có đủ
các yếu tố sau:
-
Số, ngày tháng của chứng từ
13
-
Tên, địa chỉ của ngời nhận tiền, nộp tiền
-
Chữ ký, họ tên của những đối tợng có liên quan
-
Nội dung thu , chi; số tiền bằng số, bằng chữ
Bên cạnh đó, việc tổ chức hệ thống sổ sách và ghi chép kế toán cũng phải
tuân thủ các quy định của Nhà nớc. Chẳng hạn, chế độ qui định mỗi đơn vị chỉ
đợc tổ chức một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất. Việc ghi sổ kế toán
bắt buộc phải đợc ghi từ chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Hơn nữa, việc ghi sổ kế toán
phải tuân thủ các nguyên tắc rất nhỏ nh phải dùng mực tốt, không phai; cách ghi,
cách sửa chữa phải đúng quy định...
Trong trờng hợp đơn vị thực hiện ghi chép bằng máy vi tính lại càng phải
đặc biệt lu ý. Sổ kế toán trong kế toán máy là sổ đã đợc in ra và có đầy đủ các
thủ tục pháp lý nh đóng dấu từng trang hoặc dấu giáp lai giữa hai trang sổ, có đủ
chữ ký. Tuyệt đối không đợc coi sổ kế toán là sổ trong máy, vì máy vi tính chỉ là
phơng tiện giúp cho việc ghi chép kế toán.
1.2.3 Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền
Cùng với hai nguyên tắc trên, công tác kế toán Vốn bằng tiền cũng phải
tuân thủ nguyên tắc hạch toán. Bởi vì, một định khoản sai có thể ảnh hởng đến
tính cân đối của cả Bảng Cân đối kế toán .
Vốn bằng tiền gồm ba khoản mục: Tiền mặt (Tài khoản 111), TGNH (Tài
khoản 112), Tiền đang chuyển (Tài khoản 113) và lần lợt đợc hạch toán theo
nguyên tắc sau:
1. Hạch toán tiền tại quỹ (Tiền mặt)
Tiền tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Giấy bạc Ngân hàng Việt Nam,
Ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý hiện đang quản lý tại doanh nghiệp, đợc
thực hiện trên Tài khoản 111. Tài khoản 111 có ba tài khoản chi tiết:
-
Tài khoản 1111: Tiền Việt Nam
-
Tài khoản 1112: Ngoại tệ
14
-
Tài khoản 1113: Vàng bạc, đá quý.
Việc thu, chi tiền tại quỹ phải có lệnh thu, lệnh chi. Các lệnh thu, chi này
phải có chữ ký của Giám đốc (hoặc ngời uỷ quyền) và Kế toán trởng. Trên cơ sở
các lệnh thu, chi, kế toán Tiền mặt sẽ lập phiếu thu, phiếu chi. Thủ quỹ nhận đợc
phiếu thu, phiếu chi sẽ tiến hành thu, chi theo các chứng từ đó. Khi thu, chi
xong, thủ quỹ ký tên và đóng dấu Đã thu tiền , Đã chi tiền lên các phiếu thu,
chi đồng thời sử dụng các phiếu thu, phiếu chi để ghi vào Sổ quỹ kiêm Báo cáo
quỹ rồi nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho kế toán Tiền mặt .
Tài khoản 111 có liên quan đến nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trong
đó:
Nghiệp vụ thu Tiền mặt chủ yếu liên quan đến các tài khoản sau:
-
Tài khoản Doanh thu bán hàng , Tài khoản Phải thu của khách
hàng...khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và thu tiền mặt . Trờng hợp này có liên
quan đến chu kỳ bán hàng và thu tiền. Nghiệp vụ này còn liên quan đến các
khoản giảm trừ doanh thu nh: Chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán
bị trả lại, ngoài ra còn có dự phòng các khoản phải thu khó đòi...
-
Tài khoản TGNH: Đó là nghiệp vụ rút TGNH về quỹ Tiền mặt .
-
Ngoài ra còn liên quan đến các Tài khoản khác đối với một số
nghiệp vụ phát sinh nh: Nhận vốn góp bằng tiền mặt (Tài khoản nguồn vốn kinh
doanh),thu hồi đầu t bằng tiền mặt (các Tài khoản đầu t ngắn hạn, đầu t dài
hạn...), các khoản thu về thanh toán khác (các Tài khoản thanh toán).
Tuỳ theo từng nguồn thu, kế toán ghi sổ nh sau:
Nợ TK 111: Số tiền nhập quỹ .
Có TK 112 : Rút TGNH về quỹ Tiền mặt
Có TK 511, 512 : Doanh thu bán hàng
Có TK 711,712: Thu nhập từ hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng
Có TK 131, TK 141, TK 136, TK 138: Thu từ khách hàng và các khoản khác
15
Có TK 121, TK 128, TK 221, TK 222, TK 228: Giá trị Tài khoản đầu t ngắn
hạn và dài hạn thu hồi bằng Tiền mặt
Có TK 144, TK 244: Thu hồi thế chấp, ký cợc, ký quỹ
Có TK 338, TK 344: Nhận thế chấp, ký cợc, ký quỹ bằng Tiền mặt
Nghiệp vụ chi Tiền mặt chủ yếu liên quan đến các tài khoản :
-
Các Tài khoản thanh toán nợ phải trả (liên quan đến chu kỳ mua vào và
thanh toán ), ngoài ra còn liên quan đến chiết khấu mua hàng, hàng
mua trả lại, giảm giá hàng mua...
-
Các Tài khoản hàng tồn kho, TSCĐ ...
-
Các Tài khoản chi phí (liên quan đến chu kỳ tiền lơng và nhân sự và
các quá trình chi phí bằng tiền khác)
-
Các Tài khoản đầu t (liên quan đến đầu t tài chính bằng Tiền mặt)
Kế toán căn cứ vào mục đích chi để ghi sổ tơng ứng:
Nợ TK 112: Rút Tiền mặt gửi vào Ngân hàng
Nợ TK 152, TK 153, TK 156 (TK 611): Chi mua vật t, hàng hoá
Nợ TK 211, TK 213: Chi mua TSCĐ
Nợ TK 331, TK 333, TK 334, TK 336, TK 338: Chi thanh toán các khoản
phải trả
Nợ TK 627, TK 641, TK 642: Chi cho sản xuất kinh doanh
Nợ TK 144, TK 244: Thế chấp, ký cợc, ký quỹ bằng Tiền mặt
Nợ TK 811, TK 821: Chi hoạt động tài chính, hoạt động bất thờng
Nợ TK 121, TK 128, TK 221, TK 222, TK 228: Góp vốn đầu t liên doanh
Có TK 111: Số Tiền mặt xuất quỹ
Tài khoản Tiền mặt bao gồm cũng có số d nợ hoặc số d bằng không vì
không thể xuất quá số tiền có trong quỹ. Các khoản chênh lệch Tài khoản
Tiền mặt khi kiểm kê thực tế cho vào một Tài khoản riêng đến khi có đợc
giải thích về chênh lệch này. Sau đó, các khoản chênh lệch đợc đi vào Báo
16
cáo Kết quả kinh doanh sau khi có quyết định của cấp trên đối với doanh
nghiệp Nhà nớc.
Riêng đối với Tài khoản 1112 (Ngoại tệ) , cần chú ý các điểm sau:
-
Số tiền ghi trong Tài khoản này phải đợc ghi bằng VNĐ
-
Việc quy đổi ngoại tệ có thể đợc thực hiện theo hai phơng pháp đợc
khuyến khích bởi chế độ kế toán Việt Nam :
+ Khoản ngoại tệ đợc quy đổi sang đồng Việt Nam tại thời điểm thực hiện
các nghiệp vụ :
Vào ngày nhập quỹ (Giá trị nhập)
Vào ngày xuất quỹ (Giá trị xuất)
Vào ngày kết toán (Giá trị trên Bảng Cân đối tài sản)
Đối với hai nghiệp vụ cuối, chênh lệch với giá trị nhập sẽ là chênh lệch tỷ
giá đợc hạch toán vào Tài khoản 413, tuỳ từng trờng hợp mà đợc hạch
toán vào bên Nợ hay bên Có của Tài khoản này.
+ Tiền ngoại tệ đợc quy đổi sang tiền Việt Nam theo tỷ giá cố định .
Các chênh lệch về tỷ giá nếu có (chủ yếu khi lập Bảng Cân đối tài sản) đợc hạch toán vào Tài khoản 413. Tài khoản này đợc kết chuyển số d vào
kết quả tài chính hay giữ nguyên trên Bảng Cân đối tài sản là tuỳ theo
quyết định của cơ quan chủ quản (đối với doanh nghiệp Nhà nớc) hoặc
lãnh đạo doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp t nhân).
Đối với Tài khoản 1113 (vàng bạc, đá quý): Chế độ kế toán quy định Tài
khoản này không dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh vàng bạc, đá
quý. Thờng dùng Tài khoản này để ghi chép những biến động của vàng
bạc, đá quý do doanh nghiệp nắm giữ. Phần chênh lệch giữa giá trị gốc và
giá xuất đợc ghi vào kết quả tài chính. Tuy nhiên, thực tế Tài khoản này ít
đợc sử dụng trong các doanh nghiệp.
2. Hạch toán tiền gửi Ngân hàng
17
Các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại Ngân hàng bao gồm: Tiền Việt
Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý trên các khoản Tiền gửi
chính, Tiền gửi chuyên dùng cho các hình thức thanh toán không dùng
tiền mặt nh tiền lu ký séc bảo chi , séc định mức, séc chuyển tiền, th tín
dụng...
Tài khoản TGNH có ba Tài khoản chi tiết :
-
TK 1121: Tiền gửi Việt Nam
-
TK 1122: Tiền gửi ngoại tệ
-
TK 1123: Vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
Cơ sở để ghi sổ Tài khoản 112 là các Giấy báo nợ, báo có hoặc các bảng
sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm
chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi...). Khi nhận đợc chứng từ Ngân hàng
gửi đến, kế toán phải đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có chênh
lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp, số liệu trên chứng từ
gốc với số liệu trên giấy báo có của Ngân hàng thì phải thông báo cho
Ngân hàng để xác minh và xử lý. Cuối kỳ, nếu cha xác định đợc nguyên
nhân thì kế toán phải ghi sổ theo Giấy báo số d của Ngân hàng , phần
chênh lệch đợc ghi vào Tài khoản 1381 (nếu chênh lệch thiếu) hoặc Tài
khoản 3381 (chênh lệch thừa). Sang kỳ sau, nếu xác định rõ nguyên nhân
phải điều chỉnh trên Tài khoản 1381 hoặc Tài khoản 3381.
Nếu doanh nghiệp mở Tài khoản TGNH ở nhiều Ngân hàng khác nhau thì
kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng Ngân hàng để tiện kiểm
tra , đối chiếu.
Các nghiệp vụ về TGNH đợc hạch toán tơng tự nh hạch toán Tiền tại quỹ.
3. Hạch toán tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là các khoản tiền của doanh nghiệp đã làm thủ tục nộp
vào Ngân hàng, Kho Bạc Nhà nớchoặc đã gửi vào Bu điện để chuyển vào
Ngân hàng hay đã làm thủ tục để chuyển tiền từ Tài khoản tại Ngân hàng
để trả cho đơn vị khác nhng cha nhận đợc Giấy báo nợ của Ngân hàng.
18
Tµi kho¶n 113 (TiÒn ®ang chuyÓn) cã hai Tµi kho¶n cÊp hai:
-
TK 1131: TiÒn ®ang chuyÓn ViÖt Nam
-
TK 1132: TiÒn ®ang chuyÓn ngo¹i tÖ
Mét sè nghiÖp vô liªn quan ®Õn TiÒn ®ang chuyÓn ®îc ph¶n ¸nh qua s¬
®å sau:
S¬ ®å sè 3: S¬ ®å h¹ch to¸n TiÒn ®ang chuyÓn
TK 131
19
Nh vậy có thể tóm tắt các nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền nh sau:
-
Phản ánh thu chi về tồn quỹ Tiền mặt hàng ngày, giám đốc tình hình
chấp hành định mức tồn quỹ Tiền mặt, thờng xuyên đối chiếu Tiền mặt
tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong
việc quản lý và sử dụng Tiền mặt.
-
Phản ánh tình hình tăng giảm và số d TGNH hàng ngày, giám đốc việc
chấp hành chế độ thanh toán không dùng Tiền mặt.
-
Phản ánh các Tài khoản Tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên
nhân làm tiền đang chuyển bị ách tắc, có biện pháp giải phóng nhanh
Tiền đang chuyển.
-
Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất đơn vị giá trị là đồng Ngân
hàng Việt Nam để phản ánh tổng hợp các loại của Vốn bằng tiền.
-
Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải đợc quy đổi ra đồng Việt
Nam để ghi sổ kế toán.
-
Vàng bạc, kim khí quý, đá quý dựoc phản ánh bằng Tài khoản Vốn
bằng tiền chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp không kinh doanh vàng
bạc, đá quý. Vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải đợc theo dõi số lợng,
trọng lợng, quy cách, chất lợng và giá trị của từng loại. Giá của vàng
bạc, đá quý tính theo giá nào thì xuất ra theo giá đó.
-
Có các phơng pháp để tính giá xuất của vàng bạc, đá quý:
+ Phơng pháp tímh giá thực tế bình quân gia quyền
+ Phơng pháp tímh giá nhập trớc xuất sau
+ Phơng pháp tímh giá nhập sau xuất trớc.
-
Phải mở sổ chi tiết cho từng loại ngoại tệ, vàng bạc theo từng đối tợng,
chủng loại.
2. KTNB Vốn bằng tiền
20
2.1. Mục tiêu kiểm toán
Bất kể một cuộc kiểm toán nào diễn ra, kiểm toán độc lập hay kiểm toán
Nhà nớc, việc xác định mục tiêu kiểm toán là công việc hàng đầu và rất quan
trọng đối với KTV . Bởi vì, mục tiêu là cái đích cần đạt tớiđồng thời cung cấp
một bố cục để giúp KTV có đủ chứng cứ cần thiết.
Trong hệ thống kiểm toán, mỗi loại hình kiểm toán lại có sự khác biệt về
mục tiêu kiểm toán. Điều này hoàn toàn lệ thuộc vào khách thể và nội dung của
cuộc kiểm toán. Tuy nhiên, bài viết chỉ giới hạn trong khuôn khổ của cuộc
KTNB nênviệc xác định mục tiêu kiểm toán sẽ đi theo hớng của KTNB.Nhng do
hoạt đọng KTNB còn rất mới mẻ nên trong quá trình thực hiện kiểm toán, KTV
NB đã học hỏi kinh nghiệm rất nhiều từ các KTV độc lập. Do đó, nhiều khi mục
tiêu của cuộc kiểm toán mang dáng dấp của kiểm toán độc lập.
Trong hoạt động KTNB, mỗi một nội dung kiểm toán sẽ cho những mục
tiêu kiểm toán khác nhau. Nếu cuộc kiểm toán chỉ đơn thuần là kiểm toán tuân
thủ thì mục tiêu kiểm toán là xem xét và đánh giá đơn vị, bộ phận đợc kiểm toán
trong quá trình hoạt động có tuân thủ theo đúng nguyên tắc, chế độ, chính sách,
quy chế do Nhà nớc, cơ quan có thẩm quyền đặt ra hay không.
Trong khi đó, mục tiêu của kiểm toán hoạt động là xem xét tính hiệu quả,
hiệu lực hoạt động của doanh nghiệp và khảo sát đánh gía tính hiệu quả, hiệu lực
của quá trình KSNB nhằm mục đích trợ giúp cho đơn vị vận hành công việc kinh
doanh đạt hiệu quả hơn.
Xét một cách toàn diện thì mục tiêu chính của KTNB trong khuôn khổ
xem xét định kỳ là kiểm tra các thủ tục có đủ an toàn và các thông tin có trung
thực, tin cậy hay không, các nghiệp vụ có hợp thức, tổ chức hoạt động có hiệu
quả, cơ cấu rõ ràng có thích hợp hay không.
Khi xem xét Vốn bằng tiền , mục tiêu của KTV là xem xét các vấn đề
sau:
-
Vốn bằng tiền trình bày trên BCTC đợc cộng gộp chính xác và thống
nhất với sổ cái tổng hợp (Tính chính xác về mặt kỹ thuật).
21
-
Các khoản tiền đợc trình bày trên các BCTC và các bảng kê đều có căn
cứ hợp lý (Tính có căn cứ hợp lý).
-
Các khoản tiền trình bày trên BCTC đợc đánh giá đúng đắn(Sự đánh
giá).
-
Các nghiệp vụ thu, chi tiền đều đựoc phản ánh đầy đủ trên các sổ kế
toán (Tính đầy đủ).
-
Các nghiệp vụ thu, chi tiền đều đợc vào sổ đúng đăng ký (Tính thời
hạn).
-
Các khoản thu, chi tiền đợc công khai đúng đắn (Sự công khai).
2.2. Kiểm toán Vốn bằng tiền trong quy trình KTNB
Sau khi xác định các yêu cầu của Ban Giám đốc về KTNB, bộ phận kiểm
toán xác định chứng cứ thích hợp để thực hiện cuộc kiểm toán theo quy trình
kiểm toán. Một quy trình kiểm toán là một hệ thống phơng pháp rõ ràng của qúa
trình tổ chức một cuộc kiểm toán nhằm giúp cho KTV tập hợp đủ chứng từ cần
thiết. Tổ chức một cuộc KTNB bao gồm 5 bớc đợc trình bày theo sơ đồ 4 (trang
sau).
Theo Những Chuẩn mực Nghề nghiệp đối với hoạt động KTNB do Viện
KTNB Hoa Kỳ công bố tháng 6 năm 1978 gồm 5 chuẩn mực chung, trong đó
Chuẩn mực số 4 Tiến trình công việc kiểm toán nêu rõ công việc KTNB phải
bao gồm các bớc:
-
Lập kế hoạch kiểm toán: KTV NB phải lập kế hoạch cho mỗi cuộc
kiểm toán.
-
Xem xét và đánh giá thông tin: KTV NB phải thu thập, phân tích, diễn
đạt thông tin và chuẩn bị tài liệu để chứng minh cho những kết quả.
Sơ đồ 4: Quy trình KTNB
22
-
Thông báo kết quả: KTV NB phải báo cáo kết quả công việc kiểm toán
của họ.
-
Điều tra nghiên cứu kỹ : KTV NB phải điều tra nghiên cứu kỹ để xác
minh và có hành động thích hợp với những phát hiện kiểm toán đã báo
cáo.
Nh vậy quy trình KTNB trình bày nh sơ đồ trên về cơ bản đã tuân thủ theo
chuẩn mực về KTNB đợc áp dụng ở Mỹ. ở quy trình này có thêm giai đoạn
Chuẩn bị kiểm toán còn bớc Điều tra nghiên cứu kỹ không đợc tách riêng
23
mà tiến hành ở giai đoạn Hoàn tất công tác kiểm toán và công bố báo cáo kiểm
toán.
Việc phân chia các giai đoạn của quy trình nh vậy vừa tuân theo các chuẩn
mực kiểm toán quốc tế, vừa phù hợp với điều kiện Việt Nam hiện nay. Trình tự
cụ thể của cuộc kiểm toán Vốn bằng tiền trên BCTC gồm các bớc sau:
2.2.1
Lập kế hoạch - thiết kế phơng pháp kiểm toán :
Nội dung chính của lập kế hoạch kiểm toán bao gồm:
-
Tập hợp những hiểu biết về hoạt động và những văn bản, chế độ quy
định liên quan đến bộ phận kiểm toán. Đối với kiểm toán BCTC thì
phải hiểu về hệ thống kiểm toán, chế độ hạch toán Vốn bằng tiền, quy
chế kiểm soát Vốn bằng tiền.
-
Xác định mục tiêu kiểm toán Vốn bằng tiền.
-
Đánh giá về mức trọng yếu hay nói cách khác là xác định mức độ tin
cậy dự kiến đối với hệ thống KSNB .
-
Xác định nội dung, thời gian và các phơng pháp thực hiện kiểm toán
Vốn bằng tiền.
-
Tổ chức lực lợng và phối hợp các bớc công việc.
-
Kế hoạch kiểm toán sẽ đựoc duy trì trong suốt quá trình kiểm toán
vằng tiền và triển khai kế hoạch toàn diện về phạm vi dự kiến và thực
hiện kiểm toán. Quá trình lập kế hoạch thờng gồm ba bớc sau:
Bớc 1: Lập kế hoạch sơ bộ
Kế hoạch sơ bộ giúp KTV dự tính tổng hợp về khối lợng công việc
cần thực hiện, thời hạn hoàn thành và nhân lực cần thiết. Trong bớc này
KTV tiến hành thảo luận với cán bộ quản lý bộ phận kiểm toán, cụ thể
là bộ phạn quản lý Vốn bằng tiền và các cán bộ doanh nghiệp về hoạt
động, tổ chức kế toán phần hành này, những thuận lợi khó khăn có ảnh
hởng đến quản lý Vốn bằng tiền, quan hệ giữa Vốn bằng tiền với nhiều
24
nghiệp vụ khác, những thay đổi về quy chế, chế độ kế toán... Đồng thời
KTV thu thập thông tin về tình hình tài chính nh BCTC, Báo cáo quản
trị nội bộ có liên quan đến tình hình thu chi, Báo cáo kiểm toán kỳ trớc, các sổ sách kế toán liên quan....
Sau đó KTV phải tiến hành đánh giá rủi ro và xác định mức độ trọng
yếu.
Đây là công việc hết sức quan trọng của giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán.
Khi đánh giá rủi ro, KTV cần quan tâm đến những điều nghi vấn của Báo
cáo kiểm toán kỳ trớc đó. Rủi ro kiểm toán là loại rủi ro mà KTV sẽ kết
luận là BCTC đợc phản ánh trung thực và sau đó công bố báo cáo chấp
nhận hoàn toàn trong khi trên thực tế các BCTC bị sai sót nghiêm trọng.
Hoặc rủi ro kiểm toán khi KTV công bố một Báo cáo kiểm toán chất
nhận từng phần, song trong từng phần chấp nhận đó vẫn sai sót xảy ra.
Rủi ro kiểm toán liên quan chặt chẽ tới gian lận, sai sót, trọng yếu. Gian
lận và sai sót đều là hành vi sai phạm tuy nhiên giữa chúng khác nhau về
nhiều mặt. Đối với phần hành Vốn bằng tiền, sai sót thờng là hành vi
không cố ý do quên không ghi vào sổ, hoặc ghi sổ nhầm, còn sai phạm có
chủ ý vụ lợi nh ghi tăng khoản chi, ghi giảm khoản tiền... Do đó, mức độ
tinh vi và tính nghiêm trọng của hai loại sai phạm này cũng khác nhau:
Nếu nh sai sót là hành vi không cố ý, thiếu sự che đậy thì gian lận thờng
đợc che dấu tinh vi khó phát hiện.
Trọng yếu là khái niệm về tầm cỡ, bản chất của sai phạm (Kể cả bỏ sót)
thông tin tài chính, hoặc là riêng lẻ hoặc là từng nhóm, khi mà trong một
bối cảnh cụ thể nếu dựa vào các thông tin này để xét đoán thì sẽ không
chính xác hoặc đi đến kết luận sai lầm.
Để đánh giá trọng yếu, KTV cần xem xét trên cả 2 mặt: Định lợng và
định tính. Về mặt định lợng, sai phạm đợc xem xét là trọng yếu nếu nó vợt
quá giới hạn nhất định về mức trọng yếu (sai sót có thể chấp nhận đợc).
Về mặt định tính, đó là tác động dây chuyền, gây ảnh hởng nghiêm trọng.
25
