Nhập Môn Quản Trị Hành Chính Văn Phòng _ www.bit.ly/taiho123

CHƯƠNG 1

NHẬP MÔN QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. NHỮNG KHÁI NIỆM
II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP
III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
I.1 Quản trò
Có nhiều đònh nghóa về quản trò
1.Quản trò là những phương thức đạt mục
tiêu chung thông qua sự phối hợp hoạt động
của các cá nhân và tổ chức.
2.Quản trò là nghệ thuật sử dụng nguồn lực
nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả mong muốn
3.Quản trò là quá trình hoạch đònh, tổ chức,
điều hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt
được mục tiêu chung.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Nói đến quản trò là nói đến yếu tố con người
và thông qua hoạt động của con người để đạt
mục tiêu. Quá trình quản trò thường được thực
hiện qua các chức năng quản trò (PODC hay
POLC)
QUẢN : duy trì, ổn đònh, giữ vững

TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi
Do đó có thể hiểu “Quản trò là duy trì sự ổn
đònh trong sự biến động”
Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì ?


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
I.2 Hành chính
Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền
với sự ra đời của nhà nước. Nó có 2 nghóa
chính
Theo nghóa rộng : hành chính gắn liền với
tính quyền lực nhà nước. Do đó :” Hành chính
là công việc của các cơ quan quyền lực nhà
nước sử dụng quyền lực nhà nước trong quản
lý và điều hành xã hội”. Khái niệm này dẫn tới
loại hình hành chính CÔNG


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Theo nghóa hẹp : hành chính gắn liền với
nghóa phục vụ (hỗ trợ). Do đó có thể hiểu :
“Hành chính là các hoạt động điều hành công
việc của một tổ chức nhằm bảo đảm quá trình
hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy
quản lý” . Khái niệm này dẫn tới loại hình
hành chính TƯ.
Hành chính doanh nghiệp là một loại của
hành chính tư, diễn ra ở các doanh nghiệp,
phục vụ mục tiêu phát triển của doanh nghiệp

đó.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Những lưu ý quan trọng
Trên tầm vi mô, cần phân biệt giữa quản
trò và hành chính.
Cần phân biệt giữa hành chính công và
hành chính tư.
Mục tiêu cơ bản của hành chính doanh
nghiệp là gì ?
Sự khác biệt cơ bản của hoạt động hành
chính doanh nghiệp trong nền kinh tế kế
hoạch hoá và nền kinh tế thò trường.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
1.3 Văn phòng
Có nhiều cách tiếp cận
Tiếp cận quyền lực : văn phòng là nơi làm
việc của một cấp quản lý (văn phòng thủ
tướng, văn phòng chính phủ …)
Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực
hiện một loại hình công việc (văn phòng luật
sư, văn phòng công chứng …)
Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở
làm việc của một đơn vò (doanh nghiệp, cơ
quan …)

I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Tóm lại
1.Văn phòng là đòa điểm làm việc của một
tổ chức, là trung tâm xử lý thông tin và điều
hành hoạt động, đồng thời là trung tâm giao
tiếp giữa tổ chức với bên ngoài.
2.Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều
hành tổng hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin
hỗ trợ cho quản trò, là nơi bảo đảm các điều
kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho
các hoạt động của doanh nghiệp.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động
của văn phòng (ngay cả trong khái niệm văn
phòng ảo).
Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với
yếu tố con người, quản lý con người.
Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp,
vì nó là nơi giao tiếp của doanh nghiệp với
khách hàng và đối tác.


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Bốn yếu tố cấu thành văn phòng
1.Con người : các nhà quản trò, nhân viên …
2.Hệ thống trang thiết bò : máy móc văn
phòng, trang bò kỹ thuật, yếu tố vật chất …

3.Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân
quyền, nguyên tắc, thủ tục …
4.Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng
Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng
phụ thuộc vào chất lượng và mối quan hệ giữa
các yếu tố trên


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Hành chính văn phòng doanh nghiệp là các
hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu
tổng hợp, hỗ trợ và phục vụ cho bộ máy quản lý
của doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu quả
của doanh nghiệp.
Quản trò hành chính văn phòng là quá trình
hoạch đònh, tổ chức, điều hành và kiểm soát
các hoạt động hành chính văn phòng trong
doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và
hỗ trợ kòp thời cho các cấp quản lý trong ra
quyết đònh điều hành doanh nghiệp


I. NHỮNG KHÁI NIỆM
Hệ thống hành chính văn phòng doanh
nghiệp phải thiết kế trên quan điểm ASS :
Hoạt động hành chính văn phòng doanh
nghiệp là một quá trình
Hành chính văn phòng doanh nghiệp đòi hỏi
tính chuyên môn hoá và tính chuyên nghiệp
Hành chính văn phòng doanh nghiệp phải

tuân thủ mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp
Hành chính văn phòng đòi hỏi phải xác đònh
tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm


II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ
CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
II.1 Chức năng của hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng doanh nghiệp trong
kinh tế thò trường có 2 chức năng cơ bản, đó
là chức năng thông tin (tham mưu tổng hợp)
và chức năng phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp
tạo ra hệ thống hành chính văn phòng hỗ trợ
(ASS : Administration Support System)
1.Chức năng thông tin : thu thập, phân tích,
xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin …
2.Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dòch vụ cho
các đơn vò trong bộ máy quản lý


II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ
CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
II.2 Nhiệm vụ
 Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy
quản lý và chương trình hành động cho các
nhà quản trò
 Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ
các nhà quản trò và quá trình quản trò
 Theo dõi việc thực hiện quyết đònh, tham mưu
cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề

phát sinh
 Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban
hành văn bản


II. CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ
CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy

bỏ hồ sơ tài liệu
 Tổ chức các cuộc họp, hội nghò, chuyến
công tác, đàm phán …
 Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ
máy quản lý và quá trình quản lý của
doanh nghiệp
 Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài
sản


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
III.1 Khái niệm
Nhà quản trò là những người có quyền ra lệnh
và điều hành công việc của những người khác
và chòu trách nhiệm trước kết quả của họ.
Nhà quản trò phải có người dưới quyền
Nhà quản trò phải gắn bó chặt chẽ quyền
và trách nhiệm
Có nhiều lọai nhà quản trò trong doanh
nghiệp : nhà quản trò tổng quát và nhà quản trò

chức năng


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
Nhà quản trò hành chính văn phòng là
những nhà quản trò chức năng, có quyền tổ
chức điều hành các họat động hành chính văn
phòng doanh nghiệp, chòu trách nhiệm về kết
quả họat động hành chính văn phòng theo
quyền hạn và trách nhiệm của mình
Vấn đề : Nhà quản trò hành chính văn
phòng trước đây và hiện nay có những đặc
điểm khác biệt gì ?


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
Cấu trúc của các nhà quản trò hành chính
trong doanh nghiệp
Cấp cao : giám đốc hành chính; phó GĐ
hành chính tổ chức; trợ lý hành chính …
Cấp giữa : chánh phó văn phòng, trưởng
phó phòng hành chính …
Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng
nhóm phó ….
Vấn đề : vò trí và ảnh hưởng của nhà quản
trò hành chính văn phòng trong doanh nghiệp

III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
Nhà quản trò hành chính văn phòng cũng
cần có những kỹ năng nhất đònh
Kỹ năng tư duy : khả năng nhận thức vấn
đề, tư duy về hành chính
Kỹ năng nhân sự : nghệ thuật lãnh đạo con
người; giải quyết mâu thuẫn
Kỹ năng truyền thông : phát biểu; truyền
đạt; thuyết phục …
Kỹ năng chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ
hành chính văn phòng và các nghiệp vụ liên
quan…


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
Sự tồn tại của cấp quản trò hành chính cấp
cao phụ thuộc vào
Qui mô họat động của doanh nghiệp
Đặc điểm ngành nghề họat động
Mức độ phức tạp và quan trọng của công
tác hành chính
Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat
động của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà
quản trò hành chính cấp cao


III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH

CHÍNH VĂN PHÒNG
III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trò HCVP
1. Có khả năng quản trò
2. Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính
3. Có khả năng huấn luyện đào tạo
4. Khả năng giao tiếp và ngọai giao
5. Khả năng truyền thông
6. Khả năng làm việc nhóm
7. Tinh thần vững vàng, bình tónh hòa đồng
8. Chòu đựng được áp lực công việc