Điều Hành Và Kiểm Tra Công Việc Hành Chính Văn Phòng _ www.bit.ly/taiho123

CHƯƠNG 3

ĐIỀU HÀNH & KIỂM TRA
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH
VĂN PHÒNG

ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG

I.


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I.1 Khái niệm

Chỉ huy : là quá trình động viên, đôn đốc
và thúc đẩy nhân viên thực hiện đúng và
có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.
Quá trình chỉ huy luôn gắn liền với
Công

việc
Khả năng
Lợi ích
Tình cảm


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Điều hành công việc hành chính : Là
việc áp dụng những phương pháp, những
cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật
nhằm bảo đảm thực hiện đúng những
mục tiêu và nhiệm vụ của hệ thống hành
chính doanh nghiệp.
Điều hành công việc hành chính đòi
hỏi phải duy trì một không khí làm việc
tích cực và có trách nhiệm.


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Vai trò
1. Là chức năng thúc đẩy quá trình hoạt
động.
2. Điều chỉnh những sai sót có thể có ở
các chức năng trước.
3. Phối hợp hoạt động giữa các bộ phận
và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh
trong hoạt động.


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I.2 Các phương thức điều hành công
việc hành chính
a/ Điều hành bằng hệ thống “nguyên
tắc thủ tục” : là quá trình thiết lập những

nguyên tắc và qui trình phù hợp nhằm
giải quyết những công việc. Khi giải quyết
các công việc liên quan cần tuân thủ các
nguyên tắc và thủ tục đã ban hành.
Đây là phương thức đặc trưng của hành
chính


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Nguyên

tắc : là những điều khoản làm
chuẩn mực cho việc giải quyết công việc
Thủ tục : là trình tự về không gian và
thời gian giải quyết những nhóm công việc
nhất đònh, mang tính ổn đònh và bắt buộc.
qui trình : là những luồng công việc
được thiết kế theo tính đặc thù của
nhữngcông việc đó, nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động.


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Ưu điểm
1.Tạo tính nề nếp trật tự
2.Tạo khả năng tư vận hành
3.Thay đổi hoạt động nhanh chóng
Khuyết điểm

1.khả năng giải quyết sự cố kém
2.dễ rơi vào tình trạng quan liêu, trì trệ


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
b/ Điều hành bằng hệ thống văn bản :
Quá trình truyền đạt mệnh lệnh, giải
quyết công việc thông qua những văn
bản viết chính thức và cụ thể. Là phương
thức mang tính đặc trưng của hành chính
Chính thức : có thẩm quyền
Cụ thể : gắn liền với những công việc
nhất đònh


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Ưu
1.
2.
3.

Phạm vi rộng
Cơ sở pháp lý
Giải quyết sự cố tốt

Khuyết
1. Tâm lý chờ đợi văn bản
2. Vấn đề giấy tờ gia tăng

I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
c/ Điều hành thông qua ủy quyền &
phân quyền : dựa vào cơ cấu tổ chức bộ
máy để phân quyền và phân trách nhiệm
giải quyết công việc.Đây là phương thức
tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống.
Mức độ phân quyền
Trách nhiệm
Kiểm soát phân quyền


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

d/ Điều hành thông qua nhóm “hoạt
động” (nhóm đặc nhiệm) : là phương thức
tạo nhóm hoạt động giải quyết những vụ
việc nhất đònh, khi công việc kết thúc
nhóm tự giải tán,
xu hướng ngày càng được sử dụng vì
Mục tiêu rõ ràng
Trách nhiệm và độ tự quản cao
Khai thác tiềm năng nhân viên


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I.3 phương pháp chỉ huy của nhà quản
trò hành chính
Thường sử dụng phương pháp chỉ huy
theo các giai đoạn phát triển của nhân
viên
Các giai đoạn phát triển của nhânv iên
hình thành từ 2 nhóm yếu tố : tinh thần
làm việc và kỹ năng nghề nghiệp


I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG




Tinh thần làm việc = {lý tưởng, thái độ,
quan điểm, tình cảm, tâm lý ....}
Kỹ năng làm việc = { trình độ chuyên
môn, văn hoá, kinh nghiệm, thủ thuật
làm việc ...}
Có 4 giai đoạn phát triển của nhân
viên : S1, S2, S3, S4. tương ứng với 4
kiểu chỉ huy của nhà quản trò là D1,
D2, D3, D4.


D3 :
HỖ
TR

D4 :
ỦY
QUYỀN



S4



D2 :
KÈM
CẶP
D1 :
HƯỚNG
DẪN









S3

S2

S1

I. ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
 D1

: Hướng dẫn nhân viên (nhập
cuộc)
 D2 : Kèm cặp nhân viên
 D3 : Hỗ trợ nhân viên
 D4 : Ủy quyền cho nhân viên


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
II.1 Khái niệm
Kiểm tra công việc hành chính là đánh
giá nguyên tắc thủ tục/ đo lường kết quả
thực hiện nhằm phát hiện sai sót và
nguyên nhân sai sót, tiến hành những
biện pháp điều chỉnh thích hợp.
Kiểm tra phải chủ động
Tiến hành thường xuyên và toàn diện


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Vai trò
1. Kiểm soát hệ thống
2. Cải tiến và tối ưu hoá công việc

3. Tiết kiệm chi phí


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
II. Phương pháp kiểm tra
a/ Kiểm tra theo qui trình công việc : là
quá trình kiểm tra thiết kế theo những
bước công việc, theo nguyên tắc phát
hiện và điều chỉnh ngay những sai sót
nảy sinh trong hoạt động.
Phương pháp kiểm tra này thích ứng với
phương thức điều hành bằng hệ thống
nguyên tắc thủ tục.


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Nội dung
 Nắm vững qui trình công việc
 Thiết kế tiêu chuẩn cho những bước
công việc
 Gắn liền với hệ thống nguyên tắc thủ
tục đã ban hành.
 Mỗi bộ phận cá nhân có trách nhiệm tự
kiểm tra theo tiêu chuẩn trước khi
chuyển công việc sang bộ phận khác.


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
b/ kiểm tra kết quả “phản hồi” : Còn
gọi là kiểm tra theo kết quả công việc.
Là quá trình kiểm tra dựa vào kết quả
để so sánh và đánh giá với những mục
tiêu đã đề ra để tìm sai lệch, nguyên
nhân và đề ra biện pháp khắc phục.
Mang tính thụ động và có độ trễ
Thường gắn liền với phương pháp
điều hành bằng văn bản


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Thực hiện trên 3 bước
 Bước 1 : xác đònh nợi dung và đối
tượng kiểm tra, xây dựng tiêu chuẩn
đánh giá.
 Bước 2 : đo lường kết quả thực tế, so
sánh với tiêu chuẩn đònh trước
 Bước 3 tìm nguyên nhân và biện pháp
điều chỉnh phù hợp


II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Công cụ kiểm tra trong hành chính
1. Ngân sách
2. Hồ sơ tài liệu
3. Báo cáo

4. Lòch & kế hoạch công tác
5. Thanh tra