Hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính (CMMS)

GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
LỜI NÓI ĐẦU
Bảo trì là công việc cần thiết và có ý nghĩa trong sản xuất. Quản lý bảo trì là một
công cụ quản lý để nâng cao hiệu quả sản xuất. Nghiên cứu về bảo trì và quản lý bảo trì là
công việc quan trọng và cần thiết đối với mỗi công ty, doanh ngiệp và con người.
Đề tài “ Hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính
(CMMS)” sẽ giúp chúng ta hiểu thêm về hệ thống bảo trì bằng máy tính. Đề tài đề cập tới
khái niệm, chức năng, nội dung, lợi ích, …của hệ thống quản lý bảo trì CMMS.
Trong quá trình thực hiện sẽ không khỏi những sai sót và hạn chế. Rất mong được sự
đóng góp ý kiến của mọi người để đề tài của chúng tôi hoàn thiện và hay hơn.
Xin chân thành cám ơn mọi người !
TP HCM, ngày 25 tháng 7 năm 2012
Nhóm sinh viên

Nhóm 7

1


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
..........................................................................................................................
..........................................................................................................................
...........................................................................................................................

...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................

Nhóm 7

2

GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU…………………………………………………………………………………….1
NHẬN XÉT……………………………………………………………………………………….2

1. Định nghĩa hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo
trì bằng máy tính (CMMS):......................................................4
1.1 Hệ thống quản lý bảo trì........................................................................................................4
1.2 Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy vi tính (CMMS).............................................................4

2. Các chức năng của CMMS...................................................4
3. Những nội dung của CMMS.................................................6
4. Những lợi ích mang lại của CMMS......................................6
4.1 Lợi ích kỹ thuật:.....................................................................................................................7
4.2 Lợi ích về tài chính:...............................................................................................................7
4.3 Lợi ích về quan điểm và tổ chức............................................................................................8
4.4 Lợi ích chung khi sử dụng CMMS........................................................................................8

6. Những nguyên nhân gây ra thất bại khi ứng dụng CMMS
...................................................................................................10
7. Những yếu tố tạo nên thành công khi ứng dụng CMMS. 11

Nhóm 7

3


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
1. Định nghĩa hệ thống quản lý bảo trì, hệ thống quản lý bảo trì bằng máy tính

(CMMS):
1.1 Hệ thống quản lý bảo trì
Hệ thống quản lý bảo trì là một trong những công cụ quản lý của doanh nghiệp,
nhằm quản lý các hoạt động bảo trì theo đúng mục tiêu, nâng cao hiệu quả sản xuất, điều
hành tốt hơn các tổ chức bảo trì và những bộ phận liên quan.
Hệ thống quản lý bảo trì có thể được thực hiện thủ công hoặc được máy tính hóa.

1.2 Hệ thống quản lý bảo trì bằng máy vi tính (CMMS)
CMMS (Computerized Maintenance Management System) là hệ thống quản lý
bảo trì có sử dụng phần mềm ứng dụng và máy tính (hoặc hệ thống máy tính nối mạng)
nhằm giúp doanh nghiệp:
•

Quản lý thiết bị, tài sản và công việc bảo trì

•

Thu thập và xử lý các dữ liệu liên quan đến: vật tư, lao động, dụng cụ cũng như chi
phí phụ tùng

•

Tăng năng suất và giảm chi phí sản xuất một cách hiệu quả nhất

2. Các chức năng của CMMS
Phần mềm quản lý thiết bị và bảo trì CMMS bao gồm những chức năng cơ bản
như sau:
•

Quản lý các Phiếu bảo trì, sắp xếp việc thực hiện theo thứ tự ưu tiên và theo dõi việc

sửa chữa và bảo trì của các thiết bị và các cụm thiết bị

•

Theo dõi việc thực hiện các phiếu bảo trì khẩn cấp và bảo trì kế hoạch

•

Lưu trữ những quy định về bảo trì và theo dõi thời gian bảo hành của máy và bộ phận

•

Lưu trữ tài liệu kỹ thuật của bộ phận và hướng dẫn sử dụng của các thiết bị và bộ
phận của thiết bị

•

Nhóm 7

Báo cáo công việc được thực hiện theo thời gian thực

4


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
•

Dựa trên bảo trì định kỳ theo thời gian lịch hay theo thời gian chạy máy, tự động tạo
các Phiếu bảo trì

•

Theo dõi chi phí bảo trì

•

Quản lý hàng tồn kho và chức năng tự động kiểm soát đặt hàng

•

Khả năng sử dụng những thiết bị PDA hay di động để kết nối dữ liệu với hệ thống

•

Thông báo sự cố cho người cung cấp dịch vụ hoặc bộ phận bảo trì

Nhóm 7

5


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
3. Những nội dung của CMMS
Một hệ thống quản lý bảo trì CMMS gồm có các nội dung sau:
•

Điều khiển danh sách của công ty về tài sản bảo trì thông qua một sổ ghi tài sản

•

Kiểm soát sổ sách tài sản, giá mua, tỷ lệ giảm giá

•

Lập danh mục kế hoạch bảo trì phòng ngừa hàng ngày

•

Điều khiển quy trình bảo trì phòng ngừa và đưa ra tài liệu

•

Kiểm soát những vấn đề phát sinh và đưa ra tài liệu công việc bảo trì có kế hoạch và
không có kế hoạch

•

Tổ chức dữ liệu nhân viên bảo trì bao gồm những danh mục thay đổi công việc

•

Bảng kê kích thước cho máy đo và dụng cụ

•

Điều khiển thiết bị xách tay để kiểm tra

•

Giúp đỡ trong dự án quản lý bảo trì

•

Cung cấp bảo trì kho và thống kê chi phí

•

Điều khiển bảo trì hàng hoá tồn kho (quản lý cửa hàng, yêu cầu và mua )

4. Những lợi ích mang lại của CMMS
Theo kinh nghiệm áp dụng giải pháp bảo trì CMMS (Computerize Maintenance
Managerment System) trên thế giới, phần mềm hỗ trợ rất hiệu quả và giúp tiết kiệm 50%
chi phí cho các hoạt động bảo trì so với việc thực hiện thủ công và tiết kiệm 5% tổng trị
giá thiết bị
Một hệ thống CMMS khi được ứng dụng và sử dụng một cách tối ưu sẽ mang lại
rất nhiều lợi ích. Ngược lại, sẽ gây lãng phí tài sản, thậm chí làm cho hệ thống bảo trì của
tổ chức bị ngưng trệ. Sau đây là những lợi ích mà hệ thống CMMS mang lại:

Nhóm 7

6


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
4.1 Lợi ích kỹ thuật:
 Tối đa thời gian hoạt động của thiết bị
Để đảm bảo độ tin cậy của thiết bị, cần phải đáp ứng một cách nhanh chóng các yêu
cầu bảo trì. Với CMMS, có thể xác định ngay lập tức nguồn nhân lực và các công việc
cần giải quyết để đưa ra phiếu yêu cầu bảo trì. CMMS cũng cho phép lập kế hoạch bảo trì
phòng ngừa và kiểm soát kế hoạch đó một cách dễ dàng. Từ đó, những thiết bị đơn giản

cho đến phức tạp sẽ luôn ở trong tình trạng sẵn sàng. Cụ thể là:
 Đáp ứng được mục tiêu sản xuất
•

Cho dù chúng ta quản lý một hoặc nhiều nhà máy trên khắp đất nước, chúng ta
đều có thể sử dụng CMMS để:

•

Giảm tồn kho, có thể từ 10 – 20 % tổng giá trị phụ tùng lưu kho

•

Chất lượng sản phẩm được cải thiện, năng suất được cải thiện

•

Giảm thiểu thời gian ngừng máy

 Tổ chức dữ liệu và các hoạt động bảo trì hiệu quả hơn
• Kiểm soát hoạt động và hoạch định sử dụng nguồn nhân lực cho công việc bảo trì
•

được cải thiện
Số lượng nhân viên bảo trì được giảm bớt do tiết kiệm được thời gian so với quản

•

lý thủ công
Sử dụng các nguồn lực bảo trì tối ưu, linh hoạt khi thêm vào, xóa hay đổi thông

tin
• Bảo đảm kiểm soát có hiệu quả
 Làm việc có hiệu quả hơn
• Giảm thời gian làm việc ngoài giờ, năng suất lao động bảo trì được cải thiện
• Kiểm soát các dụng cụ và thiết bị bảo trì hiệu quả hơn, đánh giá điều kiện thiết bị
•
•

chính xác hơn
Xây dụng kế hoạch vốn đầu tư tốt hơn
Kiểm soát các danh mục bảo trì chưa hoàn thành hiệu quả

4.2 Lợi ích về tài chính:
 Chi phí vận hành giảm đến mức tối thiểu
 Chi phí đầu tư giảm đến mức tối thiểu
 Chi phí bảo trì giảm đến mức tối thiểu
Nhóm 7

7


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
4.3 Lợi ích về quan điểm và tổ chức
•
•
•
•
•

Thỏa mãn khách hàng được cải thiện
Khả năng bảo trì được cải thiện
Khả năng sẵn sàng được cải thiện
Năng suất được cải thiện
Tổng quan các lĩnh vực về nghiên cứu và phát triển hệ thống

4.4 Lợi ích chung khi sử dụng CMMS
















Nhóm 7

Tối thiểu hóa số thiết bị và chi phí sửa chữa
Tối đa hóa độ tin cậy của thiết bị
Tăng hiệu quả và vòng đời thiết bị cũng như khả năng sử dụng
Nâng cao năng suất lao động
Giảm chi phí đầu tư

Giảm đáng kể thời gian ngừng máy của thiết bị
Tăng khả năng sử dụng nhân lực
Tối ưu hóa hiệu quả bảo trì toàn diện
Tăng khả năng an toàn và chỉ số khả năng sẵn sàng
Tối đa hóa ROI (suất thu hồi vốn)
Nâng cao chất lượng sản phẩm
Kiểm tra yêu cầu công việc dễ dàng và nhanh chóng
Kiểm soát tồn kho và mua sắm thiết bị
Chẩn đoán thiết bị rõ ràng với dữ liệu lưu trữ
Bảo đảm các tiêu chuẩn về an toàn và sức khoẻ

8


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
Ở đây là bảng số liệu so sánh, nó thể hiện lượng thời gian tiết kiệm được khi ứng dụng
CMMS thay thế quy trình quản lý thủ công

5. Tình hình phát triển và ứng dụng CMMS của các doanh nghiệp
CMMS ngày càng được áp dụng để quản lý kế hoạch bảo trì trong sản xuất hiện
đại. CMMS đã và đang được ứng dụng rộng rãi, đa dạng và CMMS được phát triển phù
hợp với tiêu chuẩn ISO.
Một số hệ thống cho phép thêm các loại tài liệu (Word, PDF, quét sao chép, hình
ảnh kỹ thuật số, Audios, video hoặc website liên kết) để người dùng tiện sử dụng trong
nhiều tình huống khác nhau.
Các Doanh nghiệp (nhựa, dệt may, dầu khí, thực phẩm, giày dép, …) đã ứng dụng
CNTT vào quản lý.
Phần mềm CMMS được ứng dụng khắp mọi nơi, ở đâu có thiết bị là ở đó cần có
công tác bảo trì. Đặc biệt là trong các nhà máy sản xuất, lắp ráp, nhà máy xi măng, phân
Nhóm 7

9


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
bón, hóa chất, dầu khí, thực phẩm … cả trong khách sạn hay văn phòng, việc xem xét các
thiết bị điện, nước, máy văn phòng... định kỳ là rất cần thiết.
Nhiều đơn vị như Mỏ than Làng Cẩm, Ngã Hai (Công ty Than Quang Hanh)… đã
ứng dụng Hệ thống giám sát các thông số môi trường trong hầm lò (CMMS) vào sản xuất
nhằm giám sát và cảnh báo các thông số trong hầm lò đang khai thác như: nồng độ khí
CH4, CO, nhiệt độ, độ ẩm, tốc độ gió.
Tuy nhiên, ở Việt Nam hiện nay vẫn còn một vài nhà quản lý vẫn chưa đánh giá
được tất cả tầm quan trọng của CMMS vào quản lý bảo trì.

6. Những nguyên nhân gây ra thất bại khi ứng dụng CMMS
Hệ thống CMMS với những tính năng vượt trội hơn hẳn so với các hệ thống quản
lý truyền thống, tuy nhiên trong thực tế ứng dụng không hẳn lúc nào cũng thành công,
gây lãng phí hơn nhiều mà hiệu quả chưa cao so với khi sử dụng các phương pháp quản
lý truyền thống. Sau đây là một số nguyên nhân thường thấy dẫn đến thất bại khi ứng
dụng CMMS:
• Một trong những yếu tố then chốt để hệ thống bảo trì làm việc có hiệu quả là
có sự cam kết và nhiệt tình tham gia của mọi người (giữa bộ phận bảo trì và bộ phận sản
xuất). Mọi người trong nhà máy phải hiểu rằng tại sao phải thực hiện hệ thống và lợi ích
của hệ thống mang lại. Do đó, nếu thiếu sự hợp tác của các thành viên sẽ dẫn đến công
tác bảo trì của toàn hệ thống không còn hiệu quả nữa.
• Một nguyên nhân khác dẫn đến thất bại đó là việc lựa chọn hệ thống quản lý
bảo trì không phù hợp với những quy trình, tiêu chuẩn và tình trạng của nhà máy. Do
quy mô nhà máy nhỏ chỉ cần quy trình quản lý thủ công là phù hợp, cũng có thể mang lại
hiệu quả và ít tốn kém hơn thay vì áp dụng CMMS…
• Các nhân viên bảo trì repairmen có kinh nghiệm khác nhau, và chất lượng của

các kinh nghiệm và kiến thức về kỹ thuật là không đáng tin cậy và chưa hoàn toàn hiểu rõ
bản chất các hư hỏng. Vì vậy, việc đưa ra các quyết định sữa chữa có khi không được
chuẩn xác.
• Một vấn đề khác nữa, đó là các nhân viên bảo trì có trình độ thấp, chưa được
đào tạo kỹ lưỡng để sử dụng được hết các chức năng của hệ thống cũng là một rong
những nguyên nhân dẫn đến thất bại. Việc sử dụng và vận hành hệ thống CMMS đòi hỏi
người sử dụng phải được đào tạo và hướng dẫn kỹ càng mới có thể khai thác và sử dụng
tối ưu những tính năng của hệ thống.
• Các tradesmen không hiểu hết các giá trị của những thông tin và mục đích dài
hạn của nó, vì vậy mà khi họ ghi lại những quan sát về những thông tin này thường
không chính xác, rõ ràng và cụ thể, đủ để sử dụng chúng như là các giá trị đầu vào với độ
Nhóm 7

10


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
tin cậy cao trong phân tích độ tin cậy. Sự sai lệch của thông tin thu thập do nhân viên
không xác định được những dữ liệu gì sẽ được thu thập và làm thế nào dữ liệu đó sẽ được
thu thập, dữ liệu đầu vào thiếu cập nhật, thiếu báo cáo thường xuyên…dẫn đến những kết
quả không chính xác.
• Trong giai đoạn đầu, khi mới áp dụng hệ thống CMMS, nhân viên bảo trì làm
việc với áp lực cao, nhân viên có thể xem CMMS như một công cụ sẽ dần thay thế họ
trong tương lai, và người nhân viên đang sợ hãi bất cứ điều gì có thể đưa họ ra khỏi công
việc. Có một số nhân viên chống lại sự thay đổi. Một nhân viên chống lại bây giờ có thể
gây trở ngại không cần thiết sau này, dẫn đến thất bại.
• Do sự hiểu sai của con người, bởi vì CMMS chỉ là một hệ thống hỗ trợ con
người làm việc hiệu quả hơn bằng những tính năng như tính toán nhanh và hiệu quả hơn,
khả năng lưu trữ lớn… , còn làm việc có hiệu quả hay không lại phụ thuộc vào con
người, con người sẽ có tâm lý ỷ lại vào máy tính. Con người khôn hơn máy tính là có thể

nhận thấy và dự báo tốt hơn những tình trạng bất ổn của nền kinh tế và môi trường hoạt
động của doanh nghiệp, từ đó sẽ đưa ra những quyết định đầu tư, tích trữ hàng hóa, thiết
bị mà chúng có thể mang lại những khoản sinh lời to lớn hơn là chỉ trông chờ và làm
những kết quả tính toán của máy tính, cụ thể như, khi tỷ giá vnd/USD bất thường thì nhập
khẩu thiết bị máy móc là có lợi đối với doanh nghiệp).
Có thể còn nhiều nguyên nhân khác nữa, những nguyên nhân đó phụ thuôc vào tình
trạng ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp cụ thể. Ở đây, người nghiên cứu chỉ đưa ra
một số nguyên nhân chung nhất và dễ nhận thấy nhất khi kham khảo một số tài liệu về
bào trì.

7. Những yếu tố tạo nên thành công khi ứng dụng CMMS
Có doanh nghiệp khi ứng dụng hệ thống CMMS thất bại, nhưng cũng có những
doanh nghiệp khác thành công, góp phần cắt giảm một khoản chi phí khá lớn dành cho
bảo trì, hiệu quả công việc tăng cao mang lại lợi nhuận đáng kể cho họ. Sau đây là một số
yếu tố tạo nên những thành công đó:
• Đầu tiên là việc lựa chọn một hệ thống CMMS phù hợp với lĩnh vực sản xuất
kinh doanh, mô hình cơ cấu tổ chức và quy mô của doanh nghiệp. Điều đó sẽ mang lại
hiệu quả cho việc đầu tư, cũng như đóng góp hiệu quả cho hệ thống quản lý của doanh
nghiệp.
• Do có sự nhận thức đúng đắn của ban giám đốc, những người quản lý, hiểu rõ
những lợi ích mà hệ thống CMMS mang lại, từ đó có những chính sách hợp lý đầu tư cho
hệ thống này.

Nhóm 7

11


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang
• Nhờ áp dụng CMMS mà thông tin được cung cấp kịp thời, dễ dàng điều chỉnh

theo yêu cầu quản lý, từ việc quản lý các nguồn lực hiệu quả giúp công ty tiết kiệm được
nhiều chi phí.
• Thông qua việc tận dụng tối đa khả năng lưu trữ, tích hợp và liên kết thông
minh với các thiết bị ngoại vi của máy vi tính, cho phép sử dụng thêm các loại tài liệu
(Word, PDF, quét sao chép, hình ảnh kỹ thuật số, Audios, video hoặc website liên kết) để
tối ưu hóa việc ứng dụng hệ thống CMMS. Ví dụ, anh A là kỹ thuật viên bảo trì có kinh
nghiệm trong việc sử dụng hệ thống CMMS của công ty bạn. Điều gì sẽ xảy ra khi anh A
nghỉ hưu? Với việc sử dụng các tập tin đính kèm của CMMS (văn bản, hình ảnh, video
sửa chữa …), sau một vài năm, bất cứ ai cũng có thể truy cập các thông tin được lưu của
anh A để xem cách sửa chữa, từ đó công việc sữa chữa sẽ có hiệu quả hơn. Các tập tin
đính kèm cũng là công cụ tiện dụng để gắn phiên bản PDF của hướng dẫn sử dụng ban
đầu, đào tạo và hướng dẫn sử dụng, cũng như các bước để sửa chữa những hư hỏng, mà
các tập tin và công cụ này thay thế cho việc sử dụng giấy tờ, những thứ có thể dễ dàng
bị mất.
• Có sự kết hợp giữa bộ phận bảo trì với bộ phận trực tiếp sản xuất điều đó mang
lại hiệu quả bảo trì rất lớn, có nghĩa là có sự tham gia của người trực tiếp vận hành máy
móc vào công việc bảo trì. Góp phần làm giảm đáng kể thời gian cũng như chi phí cho
công tác bảo trì.
• Thay thế hình thức quản lý thủ công tốn nhiều nhân lực và công sức bằng hệ
thống máy tính với tốc độ công việc ngày càng nhanh và hiệu quả, số người thực hiện
quản lý ngày càng ít đi và công việc ngày càng nhẹ nhàng hơn. Giải phóng con người
khỏi các công việc thường ngày (công việc hành chính và thủ tục giấy tờ: ghi nhận lưu
trữ dữ liệu, lập báo cáo , tìm kiếm thông tin…) để họ có thể tập trung vào các công việc
chuyên môn.

Nhóm 7

12

GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang

KẾT LUẬN
Trong khi tại các nước phát triển, ứng dụng CMMS trong bảo trì đã trở nên khá
quen thuộc thì tại Việt Nam, vấn đề bảo trì mới chỉ dừng ở việc hư đâu sửa đó, một số ít
doanh nghiệp đang thực hiện chiến lược bảo trì phòng ngừa nên ít doanh nghiệp biết về
CMMS để áp dụng.
Mặt khác không phải doanh nghiệp nào cũng nhìn thấy và tính được phần chìm
dưới tảng băng, bao gồm các thiệt hại do ngừng máy vì công tác bảo trì không được thực
hiện và kiểm soát tốt.
Vì vậy, đã đến lúc các doanh nghiệp, bắt đầu từ lãnh đạo cao nhất, cần tiếp cận lý
thuyết, các giải pháp, kỹ thuật bảo trì hiện đại cùng với việc ứng dụng CMMS để đạt
được mục tiêu sản xuất nhanh, nhiều, tốt, rẻ nhằm nâng cao năng lực và lợi thế cạnh tranh
của mình.

Nhóm 7

13


GVHD: TH.S Nguyễn Phương Quang

Tài liệu tham khảo
1. Nguyễn Phương Quang, 2005. Quản lý bảo trì.
2. Nguyễn Ngọc Tuấn, 2001. Quản lý bảo trì.
3. Website: www.suachuacokhi.blogspot.com
4. Website: www.vietsoft.com.vn

Nhóm 7

14