nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính (trên ngữ liệu tỉnh bà rịa vũng tàu)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 125 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
19T
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP.HỒ CHÍ MINH
19T
PHAN NGỌC ẤN
19T
NHẬN XÉT VỀ ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ CỦA VĂN
17T
BẢN HÀNH CHÍNH
(Trên ngữ liệu tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)
T
7
1
9
T
7
1
9
T
7
1
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGỮ VĂN
TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2004
19T
MỤC LỤC
MỤC LỤC .................................................................................................................... 3
83T
T
3
8
DẪN LUẬN .................................................................................................................. 5
83T
83T
1. Lý do chọn đề tài – mục đích nghiên cứu .....................................................................5
T
3
8
T
3
8
2. Đối tượng nghiên cứu- giới hạn đề tài...........................................................................5
T
3
8
T
3
8
3. Phương pháp nghiên cứu ...............................................................................................7
T
3
8
83T
4. Lịch sử nghiên cứu đề tài ...............................................................................................8
T
3
8
83T
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài ...........................................................................................9
T
3
8
83T
6. Cấu trúc của luận văn ....................................................................................................9
T
3
8
83T
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
..................................................................................................................................... 11
83T
T
3
8
1.1. Khái quát về văn bản và ngôn ngữ văn bản hành chính........................................11
T
3
8
T
3
8
1.1.1. Văn bản và phong cách thể loại............................................................................11
T
3
8
T
3
8
1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước ....................................................................................15
T
3
8
83T
1.1.3. Một số vấn đề về xây dựng văn bản .....................................................................23
T
3
8
T
3
8
1.1.4. Một số yêu cầu về mặt ngôn ngữ khi soạn thảo văn bản .....................................29
T
3
8
T
3
8
1.1.5. Đặc điểm ngôn ngữ của một số thể loại văn bản hành chính thông thường ........35
T
3
8
T
3
8
1.1.6. Đặc điểm ngôn ngữ của một số thể loại văn bản pháp quy ..................................45
T
3
8
T
3
8
CHƯƠNG 2: NHẬN XÉT ĐẶC ĐIỂM NGÔN NGỮ CỦA VĂN BẢN HÀNH
CHÍNH Ở TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU................................................................. 49
83T
T
3
8
2.1. Những đặc điểm chính về hành chính của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu .....................49
T
3
8
T
3
8
2.1.1. Vị trí địa lý và dân số ...........................................................................................49
T
3
8
83T
2.1.2. Đặc điểm của các cơ quan, đơn vị hành chính .....................................................49
T
3
8
T
3
8
2.1.3. Những đặc điểm chung về hành chính của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu ....................52
T
3
8
T
3
8
2.2. Khảo sát ngữ liệu trên cấp độ câu ............................................................................53
T
3
8
T
3
8
2.2.1. Tình hình chung về chính tả .................................................................................53
T
3
8
T
3
8
2.2.2. Tình hình chung về sử dụng từ ngữ......................................................................58
T
3
8
T
3
8
2.2.3. Tình hình chung về viết câu .................................................................................68
T
3
8
T
3
8
2.3. Khảo sát ngữ liệu trên cấp độ tổ chức văn bản .......................................................77
T
3
8
T
3
8
2.3.1. Về tổ chức giữa các bộ phận trong văn bản .........................................................78
T
3
8
T
3
8
2.3.2. Các cách mở đầu văn bản .....................................................................................97
T
3
8
83T
2.3.3. Về đặc trưng của thể loại văn bản ......................................................................105
T
3
8
T
3
8
2.4. Nhận xét và kiến nghị ..............................................................................................114
T
3
8
83T
3
2.4.1. Nhận xét..............................................................................................................114
T
3
8
83T
2.4.2. Một số kiến nghị .................................................................................................118
T
3
8
83T
KẾT LUẬN .............................................................................................................. 120
83T
83T
THƯ MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................. 123
83T
T
3
8
4
DẪN LUẬN
1. Lý do chọn đề tài – mục đích nghiên cứu
Văn bản hành chính có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của các
T
9
1
cơ quan, tổ chức, đặc biệt là việc lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan nhà nước. Tình hình phát
triển của đất nước nói chung, yêu cầu công nghiệp hóa và hiện đại hóa nói riêng, đòi hỏi phải
đẩy mạnh việc thể chế hóa các hoạt động quản lý. Quản lý hành chính là một trong những hoạt
động quan trọng của công tác quản lý nhà nước. Văn bản hành chính là công cụ chủ yếu của
công tác quản lý hành chính và điều hành mọi hoạt động xã hội. Do vậy, văn bản hành chính
ngày càng trở nên quan trọng trong việc đáp ứng yêu cầu thông tin và quản lý.
Để đáp ứng thiết thực cho việc soạn thảo, ban hành, lưu trữ các văn bản hành chính,
T
9
1
Chính phủ đã ban hành những qui định, hướng dẫn về thể chế, quy phạm của các thể loại văn
bản. Hơn nữa, nhiều tác giả đã cho xuất bản các công trình nghiên cứu của mình về tổ chức
xây dựng văn bản, về ngôn ngữ văn bản hành chính... Dù vậy, nhiều văn bản hành chính hiện
hành vẫn còn nhiều sai sót, đặc biệt là sai sót về ngôn ngữ bao gồm các quy phạm về thể loại
văn bản, về cấp độ câu, lẫn cấp độ tổ chức văn bản. Việc này, có những nguyên nhân chủ
quan, khách quan khác nhau, như tốc độ phát triển đất nước, nhu cầu bức thiết của xã hội so
với trình độ, năng lực của cán bộ soạn thảo văn bản.
Nghiên cứu về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính trên ngữ liệu một đơn vị hành
T
9
1
chính là tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, trước hết, luận văn muốn tìm hiểu sâu về một phong cách
ngôn ngữ có ý nghĩa quan yếu trong việc truyền đạt, lưu trữ và quản lý thông tin, từ đó, thử
đưa ra một số đề xuất có tính chất chuyên môn về những vấn đề liên quan.
2. Đối tượng nghiên cứu- giới hạn đề tài
2.1. Đề tài Nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính
Đối tượng khảo sát là các văn bản hành chính thuộc hai hệ thống văn bản hành chính
T
9
1
pháp quy và văn bản hành chính thông thường, mà nguồn ngữ liệu là các văn bản hành chính
của một số cơ quan, đơn vị, đoàn thể thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Trong khuôn khổ của đề tài, chúng tôi xin giới hạn việc khảo sát như sau:
T
9
1
❖ Khu vực khảo sát
T
4
2
Đề tài khảo sát chủ yếu các văn bản trong khu vực hành chính sự nghiệp.
T
9
1
5
❖ Phạm vi khảo sát trong văn bản
T
4
2
Việc khảo sát chủ yếu là tìm hiểu thực trạng sử dụng ngôn ngữ trong các thể loại của văn
T
9
1
bản hành chính, về thể thức, phạm vi áp dụng, ban hành, nghĩa là các thể thức hành chính quan
2
19T
2
19T
hệ đến văn bản không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài, nhưng trong quá trình khảo sát
chúng tôi sẽ liên hệ đến để làm rõ hơn một số quan hệ về mặt ngôn ngữ khi cần thiết.
❖ Cấp độ khảo sát ngôn ngữ
T
4
2
Luận văn hạn định việc khảo sát các thể loại văn bản hành chính trên hai cấp độ: cấp độ
T
9
1
câu và cấp độ tổ chức văn bản. Do đặc điểm ngôn ngữ của hai hệ thống văn bản này, có những
điểm khá chung về chính tả, từ ngữ, cấu trúc câu và có những đặc điểm riêng về tổ chức văn
bản, nên trong phần khảo sát ở cấp độ câu, chúng tôi không tách riêng các thể loại văn bản
pháp quy và văn bản hành chính thông thường. Việc tách riêng thành hai hệ thống để trình bày
chỉ được thực hiện trong phần khảo sát ở cấp độ tổ chức văn bản.
❖ Thể loại văn bản khảo sát
T
4
2
Trên thực tế, hệ thống văn bản hành chính ở nước ta hiện nay chưa thực sự ổn định,
T
9
1
ngoài những thể loại truyền thống thông dụng, còn có nhiều thể loại khác phát sinh. Mặt khác,
trong mỗi thể loại lại có thể chia ra làm nhiều tiểu hệ thống khác nhau. Đề tài chỉ giới hạn
khảo sát các thể loại văn bản hành chính thông dụng trong hai hệ thống văn bản pháp quy và
văn bản hành chính thông thường, điều này cũng nhằm vào việc có thể đánh giá đúng thực
trạng hiện hành.
Chúng tôi sưu tập 241 đơn vị văn bản để tập trung khảo sát, trên cơ sở của ngữ liệu này
T
9
1
5
2
T
9
1
25
19T
25
19T
25
19T
25
19T
5
2
T
9
1
5
2
T
9
1
5
2
T
9
1
mà nhận xét đánh giá.
2.2. Các văn bản khảo sát gồm:
a) Văn bản pháp quy
T
6
2
Chúng tôi tập trung vào 3 thể loại: Chỉ thị, quyết định và nghị quyết.
T
9
1
-
Quyết định: Khảo sát 28 văn bản
T
9
1
Chỉ thị: Khảo sát 24 văn bản
T
9
1
Nghị quyết: Khảo sát 08 văn bản.
T
9
1
6
b) Văn bản hành chính thông thường
T
6
2
Chúng tôi tập trung vào 5 thể loại sau:
T
9
1
Báo cáo : Khảo sát 55 văn bản
-
T
9
1
Công văn : Khảo sát 45 văn bản
-
T
9
1
Tờ trình
-
T
9
1
: Khảo sát 40 văn bản
Thông báo: Khảo sát 25 văn bản.
-
T
9
1
Đề án (kế hoạch): Khảo sát 10 văn bản.
-
T
9
1
45
19T
5
4
T
9
1
Chúng tôi ghi nhận, mặc dù số liệu trên là chưa đủ lớn, nhưng chúng bao trùm lên nhiều
T
9
1
thể loại khác nhau. Nỗ lực mà luận văn cố gắng vươn tới, là bước đầu tìm hiểu diện mạo của
văn bản hành chính được sử dụng trên địa bàn một tỉnh.
3. Phương pháp nghiên cứu
Để tiến hành thực hiện luận văn này, những việc trước tiên mà chúng tôi đã làm là: Nắm
T
9
1
vững cơ sở lý thuyết về các đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính, đồng thời với việc
đối chiếu làm rõ sự khác biệt giữa phong cách ngôn ngữ hành chính với các phong cách thể
loại khác như: phong cách sinh hoạt hàng ngày, thông tấn báo chí, khoa học, nghệ thuật, chính
luận. Nắm vững lý thuyết về ngữ pháp văn bản và nghiên cứu lý thuyết của từng thể loại văn
bản hành chính. Thu thập các tư liệu về các thể loại văn bản hành chính liên quan đến việc
khảo sát.
Những phương pháp và thủ pháp mà luận văn đã sử dụng để nghiên cứu:
T
9
1
- Khảo sát từng thể loại văn bản về việc sử dụng ngôn ngữ và tổ chức văn bản trên cơ sở
T
9
1
sử dụng phương pháp phân tích đối chiếu với chuẩn ngôn ngữ của từng thể loại văn bản hành
chính về chính tả, dùng từ, đặt câu và xây dựng văn bản.
- Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê và phân loại để hệ thống hóa các dạng lỗi
T
9
1
chủ yếu xuất hiện trong các văn bản hành chính đã được khảo sát. Công việc này giúp chúng
tôi hiểu rõ thực trạng của việc soạn thảo văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Từ
đó, rút ra những nhận xét về những ưu điểm, khuyết điểm của việc sử dụng ngôn ngữ trong
văn bản hành chính trên địa bàn khảo sát và cũng từ đó nêu lên những giải pháp, kiến nghị cụ
7
thể. Mặt khác, để việc phân tích có cơ sở khoa học, luận văn sẽ rất chú ý đến ngữ cảnh theo
cách nhìn chung của phương pháp ngữ dụng học.
4. Lịch sử nghiên cứu đề tài
Cùng với sự phát triển của đất nước, công tác hành chính nói chung, việc soạn thảo văn
T
9
1
bản hành chính nói riêng là một trong những yêu cầu cần thiết phải đáp ứng cho công tác quản
lý, lãnh đạo ... của các cấp, các ngành. Trong những năm gần đây, nhà nước đã thực hiện
chính sách cải cách hành chính, trong đó cải cách về văn bản hành chính cũng là vấn đề được
đặc biệt chú ý. Theo đó, đã có nhiều sách báo, tài liệu về văn bản và soạn thảo văn bản hành
chính ra đời để phục vụ cho yêu cầu nghiên cứu và sử dụng về lĩnh vực này.
Trước hết, văn bản hành chính nói riêng, phong cách hành chính nói chung, từ lâu đã
T
9
1
được đề cập đến trong các giáo trình về phong cách học như: "Phong cách học và đặc điểm tu
từ tiếng Việt" của Cù Đình Tú (2002), "Phong cách học tiếng Việt" của Đinh Trọng Lạc chủ
biên (1999) v.v... Các công trình này khảo sát phong cách đang xét dựa vào các đặc điểm ngôn
ngữ như: Ngữ âm chính tả, từ vựng, ngữ pháp, diễn đạt v.v... Do phạm vi của một giáo trình,
nên có thể nói không quá rằng, các đặc điểm ấy được đề cập đến một cách giản lược.
Ngoài các giáo trình trên, gần đây tác giả Nguyễn Văn Thâm với công trình "Soạn thảo
T
9
1
và xử lý văn bản quản lý Nhà nước", in lần đầu năm 1992, và được Nxb Chính trị Quốc Gia tái
bản nhiều lần (2001, 2003) có thể coi là người đầu tiên nghiên cứu về các văn bản hành chính
tương đối kỹ. Tại đây, các văn bản hành chính được xem xét trong mối quan hệ với pháp lý,
quyền hạn, nhiệm vụ và kể cả công tác soạn thảo. Do xem xét đối tượng trên một bình diện
rộng, cho nên đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành chính được nhắc đến quá ít. Bùi Khắc
Việt (1998) với cuốn "Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước", bằng một
văn phong hướng dẫn khoa học, ông đã khái quát các đặc điểm ngôn ngữ của phong cách hành
chính chủ yếu là để thực hành. Nguyễn Văn Khang chủ biên (2002) công trình "Tiếng Việt
trong giao tiếp hành chính", tác giả đã tập hợp được một số bài viết về giao tiếp hành chính,
nhìn chung là rất công phu.
Ngoài ra, xét về mặt ứng dụng, trên thị trường sách hiện nay có một số tài liệu hướng dẫn
T
9
1
các cách soạn thảo văn bản hành chính như: Tạ Hữu Ánh (1998), Lê Văn In (2003), Nguyễn
Văn Thông (2001)... nhưng nói không quá rằng, chưa có cuốn nào vượt qua được công trình
của Nguyễn Văn Thâm.
8
Trên cơ sở kế thừa về mặt lý thuyết của các công trình đi trước, luận văn này sẽ khảo sát
T
9
1
giao tiếp hành chính thông qua một đơn vị hành chính cụ thể. Cho đến nay, việc khảo sát về
công tác soạn thảo văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu vẫn chưa có một công trình
nào nghiên cứu về vấn đề này. Lần đầu tiên, chúng tôi mạo muội khảo sát và đưa ra những
nhận xét về việc sử dụng ngôn ngữ trong các văn bản hành chính của tỉnh, với mong muốn
đóng góp một phần cho việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng các văn bản hành chính của
tỉnh.
5. Ý nghĩa khoa học của đề tài
Trong những năm gần đây, tình hình phát triển nhanh của đất nước về mọi mặt, đã đặt ra
T
9
1
cho công tác quản lý hành chính một trách nhiệm khá nặng nề. Để đáp ứng yêu cầu đó, công
tác cải cách hành chính đang được nhà nước xem như một trong những nhiệm vụ trọng yếu
hiện nay. Cải cách hành chính được tiến hành trên cả nước về nhiều mặt, trong đó có văn bản
hành chính. Luận văn được xây dựng cũng trên cơ sở bắt nhịp cùng với tình hình thực tiễn nêu
trên và không ngoài mục đích khảo sát, nghiên cứu để nhìn rõ thực trạng tình hình sử dụng
ngôn ngữ trong các văn bản hành chính. Luận văn không có tham vọng đưa ra những vấn đề lý
thuyết hoặc kỹ thuật soạn thảo mà chỉ đóng góp một số ý kiến về đặc điểm của các thể loại văn
bản hành chính cơ bản, đồng thời thông qua những điều tra, thống kê và khảo sát các loại văn
bản, trên ngữ liệu của một địa bàn cụ thể, đóng góp một số nhận xét, đánh giá về thực trạng
tình hình soạn thảo văn bản hiện nay từ góc độ ngôn ngữ.
Hy vọng luận văn sẽ góp phần thiết thực cho những người trực tiếp soạn thảo văn bản
T
9
1
hành chính trong tỉnh và những người có quan tâm đến công tác này.
6. Cấu trúc của luận văn
Ngoài hai phần mục lục, tài liệu tham khảo và phụ lục trên 200 trang, nội dung chính của
T
9
1
luận văn gồm 136 trang được xây dựng trên cơ sở khẳng định những vấn đề lý thuyết về đặc
điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính, xem đó là cơ sở để tiến hành khảo sát và nhận xét
đánh giá, từ đó xác định thực trạng sử dụng ngôn ngữ và đưa ra những kiến nghị để giải quyết.
Luận văn được cấu trúc như sau:
T
9
1
19T
19T
PHẦN DẪN LUẬN
PHẦN NỘI DUNG
9
Gồm hai chương:
T
9
1
Chương 1:
T
9
1
24
19T
Chương 2:
T
9
1
Cơ sở lý thuyết về ngôn ngữ của văn bản hành chính.
24
19T
Nhận xét đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính ở tỉnh Bà Rịa -
Vũng Tàu và kiến nghị.
T
9
1
PHẦN KẾT LUẬN
10
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ NGÔN NGỮ VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH
1.1. Khái quát về văn bản và ngôn ngữ văn bản hành chính
Theo quan niệm phổ biến, phong cách ngôn ngữ tiếng Việt hiện đại bao gồm: phong
T
9
1
cách sinh hoạt hàng ngày, phong cách thông tấn báo chí, phong cách khoa học, phong cách
nghệ thuật, phong cách chính luận và phong cách hành chính (còn gọi là phong cách hành
chính - công vụ). Đây là các phong cách bình đẳng về mặt chức năng. Ngoài cách phân loại
trên, giới nghiên cứu còn gọi chung các phong cách khoa học, chính luận và hành chính là
phong cách ngôn ngữ gọt giũa trong thể đối lập với phong cách khẩu ngữ.
Hiện nay, đã có nhiều tác giả cho xuất bản những công trình nghiên cứu của mình về
T
9
1
phong cách ngôn ngữ hành chính nói chung và ngôn ngữ văn bản hành chính nói riêng. Do
vậy, việc trình bày về đặc điểm của ngôn ngữ văn bản hành chính đến nay không còn là vấn đề
mới mẻ. Tuy nhiên, việc xác lập các đặc điểm ngôn ngữ đặc thù của những phong cách vẫn là
vấn đề còn nhiều tranh cãi. Trọng tâm nghiên cứu của đề tài này là khảo sát tình hình sử dụng
ngôn ngữ trong các văn bản hành chính tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. Trong phần trình bày sau
đây, bằng nhận thức của mình và qua tham khảo một số sách, tài liệu của một số tác giả, chúng
tôi chỉ nếu lên một số đặc điểm chính mang tính khái quát về ngôn ngữ của văn bản hành
chính và của một số thể loại văn bản thông dụng với mục đích để làm cơ sở minh chứng cho
việc khảo sát. Những vấn đề cụ thể hơn về đặc điểm ngôn ngữ của từng thể loại, chúng tôi sẽ
đề cập trong lúc trình bày thực tế khảo sát.
1.1.1. Văn bản và phong cách thể loại
Trong hoạt động giao tiếp, văn bản bao giờ cũng tồn tại trong những phong cách ngôn
ngữ nhất định.
1.1.1.1. Phong cách sinh hoạt hàng ngày
Đây là phong cách dùng để giao tiếp thân mật. Về văn bản, chúng tồn tại dưới dạng các
T
9
1
2
T
9
1
2
T
9
1
thư viết cho gia đình, các bút kí (nhật kí) cá nhân (còn gọi là phong cách khẩu ngữ tự nhiên).
Chúng thường sử dụng thành ngữ, quán ngữ mang tính chất sinh hoạt hàng ngày, chúng mang
hai đặc điểm quan yếu là một mặt chúng nhiều yếu tố dư thừa, mặt khác lại có thể tỉnh lược
11
nhiều yếu tố. Có thể nói chúng là phong cách cơ sở mà tất cả các phong cách còn lại đều có thể
khai thác trên các bình diện ngôn ngữ .
1.1.1.2.Phong cách thông tân báo chí
Đây là phong cách dùng để giao tiếp có tính chất chính thức. Một trong những đặc điểm
T
9
1
nổi bật nhất của phong cách này là tính thời sự. Nó hay xuất hiện những từ mới, các cách kết
hợp mới và phần lớn các từ này, các cách kết hợp này sẽ nhập vào cái hệ thống từ vựng ngôn
ngữ. Cho nên về đặc điểm từ vựng người ta thường nhận xét rằng "từ vựng trong phong cách
thông tấn báo chí là bộ mặt đương đại của một ngôn ngữ". Tuy đều gọi nó là phong cách thông
tấn báo chí nhưng tính chất riêng biệt của từng thể loại một xét về mặt ngôn ngữ được nổi lên
rất rõ.
Ví dụ: Đặc điểm ngôn ngữ của bản tin gồm các loại khác với đặc điểm của ngôn ngữ
T
9
1
phóng sự, khác với ngôn ngữ thể loại phỏng vấn, khác với đặc điểm ngôn ngữ của dạng tiểu
phẩm.
1.1.1.3.Phong cách khoa học
Phong cách khoa học cũng là phong cách dùng để giao tiếp với tính chất chính thức xét
T
9
1
trên nhiều phương diện. Xét về mặt ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp, tổ chức văn bản thì đặc điểm
ngôn ngữ của phong cách khoa học rất gần với đặc điểm ngôn ngữ hành chính. Phong cách
này thường sử dụng các lớp từ Hán Việt Tuy nhiên, nếu khảo sát kỹ hơn nữa, giữa phong cách
khoa học và phong cách hành chính, có những đặc điểm khác nhau:
- Cách tổ chức văn bản hành chính ít nhiều mang tính khuôn mẫu.
T
9
1
- Tuy cùng dùng thuật ngữ, nhưng thuật ngữ trong phong cách khoa học gắn liền với
T
9
1
một ngành khoa học nhất định, còn thuật ngữ trong văn bản hành chính chủ yếu là đề cập đến
chức danh, các tên đơn vị, cơ quan, tổ chức.
- Tuy phong cách khoa học và phong cách hành chính có chung đặc điểm là đơn nghĩa
T
9
1
nhưng xét về mặt triển khai nội dung và phân đoạn văn bản thì phong cách khoa học có tính
logic nghiêm ngặt hơn một số văn bản hành chính thông thường.
- Đối tượng giao tiếp của phong cách hành chính rộng rãi, nhiều thành phần tiếp nhận
T
9
1
hơn phong cách khoa học.
12
- Phong cách khoa học thường sử dụng các sơ đồ, các biểu mẫu hơn là các văn bản hành
T
9
1
chính, khác biệt này có tính chất ngoại vi ngôn ngữ nhưng cũng rất cần thiết trong việc tổ chức
văn bản.
1.1.1.4. Phong cách nghệ thuật
Văn bản nghệ thuật cũng dùng để giao tiếp chính thức, có điều xét về mặt đặc trưng ngôn
T
9
1
ngữ, đó là cách diễn đạt bằng hình tượng.
Ví dụ: So sánh bốn cách nói sau:
T
9
1
T
9
1
1. Thà ăn ít mà ngon còn hem ăn nhiều mà dở.
T
8
2
2. Chẳng thà ăn nửa trái hồng, còn hơn ăn cả chùm sung chát lè.
T
8
2
3. Chẳng thà ăn đồ dở mà nó trọn vẹn, còn hơn là ăn ngon mà nó dở dang.
T
8
2
4. Chẳng thà ăn cả chùm sung, còn hơn ăn nửa trái hồng dở dang.
T
8
2
So sánh giữa (1) và (2) giữa (3) và (4) chúng ta thấy cách diễn đạt của ngôn ngữ nghệ
T
9
1
thuật rất khác biệt so với diễn đạt thông thường.
1.1.1.5.Phong cách chính luận
Là phong cách dùng để giao tiếp có tính chất chính thức. Thông thường thông qua những
T
9
1
vấn đề mang tính xã hội, người viết bộc lộ chính kiến của mình, nhằm tác động, tuyên truyền.
Với ý nghĩa đó thì tất cả các bài nói, bài viết của các chính khách, các lãnh tụ đều thuộc phong
cách chính luận.
Từ 1975 trở về trước, phong cách chính luận có một vị trí hết sức quan trọng trong đời
T
9
1
sống tinh thần của người Việt. Bằng chứng là trên các báo lúc đó đều xuất hiện thể loại xã
luận. Còn từ năm 1975, đặc biệt sau năm 1980 trở lại đây, phong cách chính luận không còn
thống soái trong đời sống tinh thần của người Việt và từ một phong cách nặng về tác động
tuyên truyền, nó chuyển dần về tư duy luận lí.
1.1.1.6.Phong cách hành chính
Phong cách hành chính được sử dụng trong giao tiếp chính thức giữa các cơ quan, tổ
T
9
1
chức với nhau hoặc giữa cá nhân với tư cách là công dân với các cơ quan, tổ chức, cũng có thể
giữa cá nhân với cá nhân trong khuôn khổ luật pháp. Nhìn một cách khái quát, phong cách
hành chính có ba đặc điểm có quan hệ chặt chẽ và chi phối lẫn nhau như sau:
13
a) Tính chính xác - minh bạch
T
6
2
Đặc điểm này chi phối toàn bộ các bình diện ngôn ngữ, từ ngữ âm, từ vựng, ngữ pháp
T
9
1
văn bản, đến tổ chức văn bản. Trong đó, nổi bật nhất là tính đơn nghĩa về mặt nội dung. Nói rõ
hơn, văn bản hành chính chỉ được hiểu theo một nghĩa duy nhất.
Tính chính xác rất cần yếu trong diễn đạt các chuẩn mực luật pháp, cần thiết phải hiểu và
T
9
1
giải thích chúng một cách tuyệt đối ăn khớp, đó là mục tiêu cần đạt được của các văn bản pháp
luật.
Phong cách hành chính còn đòi hỏi sự chính xác hơn phong cách khoa học, vì nhiều khi
T
9
1
các nhà khoa học còn có nhiều cách hiểu khác nhau về cùng một thuật ngữ, một khái niệm,
một phạm trù, nhưng một văn bản hành chính - công vụ không chính xác, minh bạch sẽ đưa
đến những cách hiểu khác nhau, làm cho người tiếp nhận thắc mắc, không biết phải thực hiện
như thế nào.
Có thể nói, tính chính xác - minh bạch là một trong những tiêu chuẩn cơ bản của phong
T
9
1
cách hành chính.
b) Tính nghiêm túc - khách quan
T
6
2
Tính nghiêm túc - khách quan có thể coi là dấu hiệu chung của các văn bản hành chính
T
9
1
dùng để diễn đạt sự xác nhận, khẳng định, phủ định của những văn bản này. Trên thực tế, văn
bản hành chính có thể do một cá nhân cụ thể soạn thảo, nhưng các văn bản đó lại đại diện cho
tiếng nói của một cơ quan, tổ chức, vì vậy không được thể hiện các suy nghĩ, các định hướng
mang tính cá nhân.
Trong phong cách khoa học, tính khách quan xuất hiện như một xu thế, còn trong phong
T
9
1
cách hành chính nó như một dấu hiệu đặc biệt.
Tính nghiêm túc trong phong cách hành chính còn thể hiện ở quan hệ tôn ti trong các vai
T
9
1
giao tiếp (nơi soạn văn bản và nhận văn bản).
Tính nghiêm túc của văn bản hành chính đi ngược lại với tính cảm xúc vốn là thuộc tính
T
9
1
của ngôn ngữ sinh hoạt hàng ngày. Có thể nói, lời nói trong phong cách hành chính mang tính
đơn điệu, lạnh lùng, thông tin được nén chặt và không mang sắc thái biểu cảm mà mang tính
trung hòa.
c) Tính khuôn mẫu
T
6
2
14
Tinh khuôn mẫu được thể hiện trong việc sử dụng rộng rãi theo mẫu những phương tiện
T
9
1
biểu đạt qui định như thể thức, quy cách... việc sử dụng một kiểu thủ tục giấy tờ lặp đi lặp lại
của những hoàn cảnh hành chính, đó là đặc điểm của phong cách hành chính.
Ví dụ: Văn bản quyết định gồm có các thông số sau:
T
9
1
-
Căn cứ ra quyết định
T
9
1
Nội dung bao gồm các điều khoản, trong đó có điều khoản thi hành.
T
9
1
Hai đặc trưng vừa nêu có mối quan hệ gắn bó và chi phối lẫn nhau.
T
9
1
Trong phong cách khoa học cũng có tính khuôn mẫu, nhưng nó thể hiện trong những
T
9
1
lược đồ kết cấu riêng lẻ, còn trong phong cách hành chính, sự qui định theo những khuôn mẫu
nhất định.
Trở lên, luận văn đã đề cập một cách sơ lược về các phong cách chức năng. Gần đây,
T
9
1
người ta còn nói tới phong cách quảng cáo như là một phong cách độc lập. Tuy nhiên, vấn đề
này không phải là trọng tâm của luận văn, nên chúng tôi không đề cập đến mà chỉ tập trung
vào các phong cách chính, coi đây là tiền đề lý thuyết, để đưa vào đó mà khảo sát các văn bản
cụ thể.
1.1.2. Văn bản quản lý nhà nước
1.1.2.1. Khái niệm
Văn bản hành chính - công vụ hay văn bản quản lý nhà nước là văn bản được hình thành
T
9
1
trong hoạt động quản lý và lãnh đạo, là phương tiện để ghi lại và truyền đạt các quyết định
quản lý hoặc các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý cơ quan. Văn bản quản
lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan Nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức
để cụ thể hóa pháp luật, để điều chỉnh mọi quan hệ xã hội.
Xét một cách khái quát, các văn bản quản lý nhà nước có hai đặc điểm sau:
T
9
1
a) Phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hoặc thông tin
T
9
1
cần thiết được hình thành trong quá trình quản lý cơ quan.
b) Các văn bản quản lý nhà nước là hình thức cụ thể hơn pháp luật, là phương tiện để
T
9
1
điều chỉnh, những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý nhà nước.
15
Từ hai đặc điểm trên, một văn bản hành chính nói chung, một văn bản quản lý nhà nước
T
9
1
nói riêng phải thể hiện các chức năng sau đây:
T
9
1
Chức năng thu thập và truyền đạt thông tin
-
-
Chức năng pháp lý của một văn bản hành chính
T
9
1
Chức năng quản lý, lãnh đạo, điều hành của một văn bản quản lý nhà nước
T
9
1
Chức năng xã hội và giao tiếp của một văn bản quản lý Nhà nước
T
9
1
Chức năng văn hóa và lịch sử.
T
9
1
Cũng từ hai đặc điểm trên có thể chia tất cả các văn bản chính ra làm hai loại:
T
9
1
-
Văn bản pháp quy (văn bản quy phạm pháp luật)
T
9
1
Văn bản hành chính thông thường .
T
9
1
1.1.2.2. Một số chức năng của văn bản quản lý nhà nước
a) Chức năng thông tin
T
6
2
Đây là chức năng tổng quát nhất của văn bản quản lý nói chung. Bởi vì như chúng ta đều
T
9
1
biết, các hình thức ghi nhận thông tin, lưu trữ thông tin và truyền đạt thông tin là rất phong phú
và hầu như tất cả các phong cách đều có thể thực hiện các chức năng này. Tuy nhiên, trong
hoạt động quản lý ở cấp vĩ mô hay cấp vi mô, văn bản quản lý nhà nước vẫn là phương tiện
chủ yếu với những đặc trưng riêng. Truyền đạt thông tin quản lý qua văn bản được xem là
hình thức thuận lợi và đáng tin cậy nhất.
Đặc biệt, chức năng thông tin đóng một vai trò quan trọng và có hiệu quả là sự sao chép
T
9
1
và truyền đạt thông tin kết hợp với truyền đạt bằng các phương tiện hiện đại.
Chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước được thể hiện ở các mặt sau:
T
9
1
-
Đề cập đến các thông tin quản lý
T
9
1
Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hoặc từ
T
9
1
cơ quan đến nhân dân
-
Giúp cho các cơ quan thu nhận những thông tin cần cho công việc quản lý
T
9
1
Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông
T
9
1
tin khác .
16
Cuối cùng, xét về mặt thông tin và dựa vào yếu tố thói quen, có thể chia chức năng thông
T
9
1
tin ra làm ba loại:
-
Những thông tin thuộc về quá khứ
T
9
1
Những thông tin thuộc về đương đại
T
9
1
Những thông tin ít nhiều có tính cách dự đoán ở tương lai.
T
9
1
b) Chức năng xã hội và giao tiếp
T
6
2
Văn bản quản lý nói riêng, văn bản hành chính nói chung luôn luôn được sản sinh do nhu
T
9
1
cầu xã hội. Các văn bản cho thấy một cách trực tiếp nhiều vấn đề xã hội khác nhau và các cách
thức giải quyết những vấn đề đó trong từng phạm vi, từng thời điểm cụ thể. Điều đó tạo nên
chức năng xã hội của văn bản, chức năng này có quan hệ đến chức năng giao tiếp của văn bản,
trong đó có văn bản hành chính. Có thể hình dung, chức năng giao tiếp bằng lược đồ sau:
Tại đây, cần thiết phải phân tích các yếu tố trong mô hình, để thấy hết vai trò và chức năng của
19T
giao tiếp bằng văn bản hành chính.
19T
Trước hết, điều kiện tiên quyết để giao tiếp là phải có ngôn ngữ chung, tri thức chung.
T
9
1
Thứ đến, chúng ta xem mối quan hệ giữa I và II: là quá trình đi từ nội dung ra hình thức,
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
đi từ ý ra lời. Ở đây cần phân biệt hay cần chú ý cái nội dung cần diễn đạt và cái việc chọn lựa
câu chữ để diễn đạt cái nội dung đó thông thường có một khoảng cách nhất định, không nhất
thiết nghĩ thế nào là diễn đạt như thế ấy được. Do vậy, đối với việc soạn thảo văn bản, đặc biệt
là văn bản hành chính, cần phải chuẩn bị lựa chọn và có thói quen kiểm tra về câu chữ.
Ghi chú: Hiện tượng mơ hồ trong ngôn ngữ về thực chất là giữa cái nội dung cần diễn
U
T
9
1
U
đạt và việc chọn lựa câu chữ để diễn đạt ý định là không trùng khớp với nhau. Điều này không
chỉ xảy ra ở phạm vi câu mà còn xảy ra ở phạm vi tổ chức văn bản. Vả lại, một đơn vị càng lớn
2
T
9
1
2
T
9
1
thì độ chênh này càng có khoảng cách cao hơn rất nhiều. Nói cụ thể cái sai trong phạm vi câu
thì cùng lắm nó chỉ ảnh hưởng đến phán đoán do câu ấy đảm nhiệm, còn cái sai thuộc về văn
bản đôi khi nó đi ngược ý định cần thông báo của người gửi với cơ quan gửi.
Vấn đề đặt ra là nếu như ương phong cách nghệ thuật các sự không trùng khớp giữa ý
T
9
1
định cần thông báo và câu chữ thực hiện ý định đó có thể là một ưu điểm thì độ chênh này
0
4
T
9
1
0
4
T
9
1
được coi là một thiếu sót, thậm chí là một thiếu sót không thể tha thứ được đối với văn bản
hành chính.
17
Kế tiếp, chúng ta xem xét mối quan hệ giữa II và III: Quá trình này ngược với quá trình
T
9
1
trước, ở đây xuất phát từ hình thức để tìm hiểu nội dung, xuất phát từ lời để tìm ra ý và cũng
cần lưu ý rằng nội dung được trình bày trong văn bản với việc đọc hiểu nó, hiểu đến mức độ
nào là hai chuyện hoàn toàn khác nhau.
Vì vậy, đối với người soạn thảo văn bản hành chính, cần phải xuất phát từ vị thế của
T
9
1
người đọc, người nghe để xem xét văn bản trước khi ban hành.
Ngoài các yếu tố vừa đề cập khi soạn thảo văn bản hành chính nói riêng, các loại văn bản
T
9
1
nói chung, người gửi, cơ quan gửi lần lượt giải quyết các câu hỏi sau đây:
Thứ nhất, viết văn bản cho ai, tức là chúng ta phải xác định đối tượng giao tiếp.
-
T
9
1
4
2
T
9
1
Thứ hai, viết văn bản đó nhằm chuyển tải nội dung gì, tức là chúng ta phải xác
-
T
9
1
lập nội dung giao tiếp.
4
2
T
9
1
Thứ ba, chúng ta soạn thảo, gửi đi nhằm mục đích gì, tức là chúng ta phải xác
-
T
9
1
định mục đích giao tiếp.
4
2
T
9
1
Thứ tư, chúng ta soạn thảo văn bản đó trong hoàn cảnh nào? trong điều kiện nào, tức
-
T
9
1
chúng ta phải xác định hoàn cảnh giao tiếp.
24
19T
Thứ năm, với bốn yêu cầu vừa nêu thì chúng ta phải soạn thảo văn bản, gửi văn bản
-
T
9
1
đi như thế nào, tức chúng ta phải xác định cách thức giao tiếp.
4
2
T
9
1
Ngoài các yếu tố vừa nêu trên, cũng cần xem xét các mối quan hệ giữa I và III, tức là mối
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
quan hệ giữa người gửi, cơ quan gửi với người nhận, cơ quan nhận. Về mặt lý thuyết có ba
2
T
9
1
2
T
9
1
trường hợp đáng chú ý sau:
Giữa I và III là ngang cấp hoặc có khả năng I là cấp nhỏ hơn III hoặc I là cấp lớn hơn III,
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
4
2
T
9
1
tất cả những đặc điểm này có ảnh hưởng đến nghi thức giao tiếp hành chính.
Ở một góc độ khác, các văn bản có khả năng góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát
T
9
1
triển của các quan hệ xã hội khác nhau. Văn bản ban hành một cách chuẩn xác sẽ có vai trò
tích cực trong việc xây dựng và giữ gìn các định chế xã hội phù hợp với nhu cầu của sự tiến bộ
chung. Ngược lại, các văn bản cũng có thể phá vỡ các quan hệ xã hội chính, điều này đòi hỏi
nhà quản lý, nhà lãnh đạo cần có sự quan tâm khi xây dựng và sử dụng các loại văn bản có liên
quan đến chức năng của cơ quan mình.
Cần thấy rằng, đây chỉ là bốn chức năng cơ bản, bốn chức năng chính, ngoài ra còn có thể
T
4
2
18
có một số chức năng như: chức năng thống kê, chức năng xử lý thông tin, chức năng lưu trữ
thông tin. Có thể nói được rằng văn bản quản lý là tấm gương trung thực phản ảnh sức mạnh
của một nhà nước pháp quyền. Nó tạo ra những khả năng khác nhau rất phong phú cho hoạt
động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, đồng thời cũng đòi hỏi tính nghiêm túc khi soạn thảo,
nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy nhà nước thông qua các văn bản hành chính.
c ) Chức năng pháp lý
T
9
3
Chức năng này thể hiện ở phương diện sau đây:
T
4
2
-
Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt luật pháp trong xã hội
T
4
2
Cơ sở pháp lý cho hoạt động các cơ quan, đoàn thể xã hội, hội đoàn
T
4
2
Sản phẩm của sự vận dụng các quy phạm pháp luật vào đời sống thực tế, vào quản lý
T
4
2
nhà nước và quản lý xã hội.
Văn bản hành chính phản ảnh quá trình giải quyết các nhiệm vụ trên phương diện quản
T
4
2
lý theo qui định của pháp luật hiện hành. Xét riêng về phương diện này, văn bản là phương
tiện tác động riêng rẽ của pháp luật đến các quan hệ xã hội, do vậy có thể gọi các văn bản hành
chính nói chung, các văn bản quản lý nhà nước nói riêng được ban hành theo chức năng pháp
lý là sản phẩm của quá trình áp dụng cụ thể các quy phạm pháp luật trong quản lý nhà nước và
quản lý xã hội. Đây là một trong những hình thức bảo đảm tính pháp lý của các văn bản quản
lý.
d ) Chức năng quản lý
T
9
3
Chức năng quản lý của một số loại văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
T
4
2
quan, xí nghiệp, đoàn thể, hội đoàn gắn liền với khả năng, công cụ điều hành cho các hoạt
động của cơ quan đó. Chức năng này xuất hiện khi văn bản được sử dụng để thu nhập thông
tin ban hành, tổ chức thực hiện các qui định quản lý. Các cơ quan hữu quan khi sử dụng văn
bản để điều hành là dựa vào chức năng quản lý của chúng. Khi nói tới chức năng quản lý của
4
2
T
9
1
văn bản hành chính nói chung, các văn bản quản lý nhà nước nói riêng, cần chú ý rằng, văn
bản là yếu tố để tạo nên các quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý Nhà nước, nó
cũng là yếu tố hợp thức hóa các hoạt động quản lý của các cơ quan này.
e) Chức năng văn hóa - lịch sử
T
6
2
19
Xem xét văn bản dưới quan điểm văn hóa, chúng ta có thể thấy văn bản cũng là một sản
T
9
1
phẩm sáng tạo của con người được hình thành trong quá trình sáng tạo nhằm thực hiện chức
năng cải tạo thế giới.
Văn bản góp phần quan trọng trong việc ghi lại và truyền bá cho mọi tầng lớp, cho các
T
9
1
thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quí báu của đất nước. Có thể tìm thấy trong các
văn bản được ban hành, trong hoạt động của các cơ quan quản lý, các tổ chức xã hội những
định chế cơ bản của nếp sống, của văn hóa trong từng thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát
triển xã hội, phát triển đất nước. Đó là các lề lối, các cách thức quản lý của từng thời kỳ. Tất cả
những điều đó biểu hiện một thứ văn hóa quản lý. Những văn bản soạn thảo với chất lượng
cao có thể xem là một biểu mẫu văn hóa rất có ý nghĩa đối với đời sống con người. Nghiên cứu
các văn bản như vậy giúp cho ta thấy rõ nhiều mô thức văn hóa truyền thống có giá trị của dân
tộc Việt Nam qua các thời kỳ.
Như vậy, văn bản có một vai trò hết sức quan trọng trong việc tạo ra nếp sống mới cho
T
9
1
xã hội. Nó đòi hỏi việc soạn thảo văn bản phải góp phần nâng cao văn hóa của quản lý, tạo nên
một di sản văn hóa có giá tri cho đất nước mai sau.
1.1.2.3. Phân biệt các loại văn bản quản lý
Trong quá trình soạn thảo và xử lý văn bản, việc phân biệt các loại văn bản, đặc biệt là
T
9
1
văn bản quản lý với các loại văn bản khác có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Điều này cho
phép người soạn thảo và sử dụng văn bản có thể phân định một cách chính xác các loại chức
năng cụ thể của từng loại văn bản để sử dụng các qui trình, các loại văn phong một cách tối ưu.
0
4
T
9
1
Các văn bản quản lý được hình thành thông qua các hoạt động quản lý nhưng không phải
T
9
1
bất cứ loại văn bản nào được sử dụng ở các cơ quan đều là văn bản quản lý. Văn bản quản lý
nhà nước thường có hiệu lực pháp lý, còn các loại văn bản khác chỉ mang tính chất thông
thường. Các văn bản quản lý cho phép xác định mối quan hệ giữa cơ quan với cơ quan, giữa
các cơ quan hoặc là ngang cấp hoặc là cấp dưới hoặc là cấp trên trong bộ máy quản lý nói
chung. Điều này làm cho nó khác với một tài liệu tham khảo mà người lãnh đạo cần đọc để tìm
thông tin. Và như vậy các loại văn bản ít nhiều có tính chất tham khảo đều không mang tính
pháp lý.
a) Xét về nguồn gốc nơi cơ quan chức năng ban hành văn bản, có thể chia ra:
T
9
1
Loai 1: Chính phủ ban hành: Nghị định, nghị quyết
U
T
9
1
U
20
Loai 2: Thủ tướng chính phủ ban hành: Quyết định, chỉ thị
U
T
9
1
U
Loai 3: Bộ trưởng, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ (ủy ban, Tổng cục...) ban hành:
U
T
9
1
U
Quyết định, chỉ thị, thông tư
Loai 4: Hội đồng nhân dân các cấp ban hành: Nghị quyết
U
T
9
1
U
Loai 5: Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố, huyện ban hành: Quyết định, chỉ thị.
U
T
9
1
U
Còn các loại văn bản thông thường ở các cơ quan quản lý đều có các loại sau đây: báo
T
9
1
cáo, hợp đồng, thông báo, đề án, biên bản, chương trình, tờ trình, điều lệ, công văn, nội qui,
qui chế.
b) Trong các loại văn bản vừa liệt kê có một số loại mang tính quy phạm pháp luật,
T
9
1
những văn bản thuộc loại này đòi hỏi phải được cơ quan cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt
động của cơ quan mình. Nói cách khác,chúng có tính chất cưỡng chế và nhìn chung những
văn bản quy phạm pháp luật được ban hành theo luật định có đối tượng tác động là tập thể và
đặc biệt là được áp dung nhiều lần.
U
Các loại văn bản thông thường không mang tính cưỡng chế và cũng không có đặc điểm
T
9
1
như văn bản pháp quy. Ví dụ: báo cáo, thông báo. Việc phân chia văn bản quản lý nhà nước
thành hai loại cơ bản sẽ giúp cho chúng ta định hướng đúng đắn trong quá trình soạn thảo
cũng như sử dụng chúng. Việc biến một văn bản thông thường thành một văn bản có tính pháp
quy và ngược lại đều không mang tính hiệu lực. Để nghiên cứu và biên soạn các văn bản một
cách khoa học thì việc đầu tiên là phải phân biệt rõ tính chất khác biệt giữa các văn bản pháp
quy hay còn gọi là văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thông thường. Tuy nhiên, khi
đi vào miêu tả từng thể loại cụ thể, chúng ta lại phải tiếp tục phân biệt các mức độ khác nhau
trong từng hệ thống một. Ví dụ: Để soạn thảo một văn bản giải trình và một văn bản mệnh
lệnh rõ ràng có những yêu cầu khác nhau, phải dựa trên tính chất khác nhau của văn bản để có
được cách xử lý và soạn thảo một cách chính xác.
19T
c) Nếu xét về chức năng của văn bản, có thể phân loại văn bản như sau:
-
Văn bản trao đổi
T
9
1
Văn bản hướng dẫn (văn bản dưới luật)
T
9
1
Văn bản trình bày (đề án, kế hoạch, chương trình)
T
9
1
Văn bản thống kê
T
9
1
21
-
Văn bản ban hành.
T
9
1
Các văn bản hình thành trong hoạt động quản lý luôn luôn có mối quan hệ gắn bó với
T
9
1
nhau và tạo thành những tiểu hệ thống với những đặc điểm riêng biệt.
Tất cả những cách phân loại ở trên có thể tóm tắt bằng bảng sau:
T
9
1
Stt
Loại văn bản
Tiêu chí
19T
19T
T
9
1
Do Chính phủ ban hành
T
9
1
Do Thủ tướng Chính phủ ban hành
T
9
1
Cơ quan
1
19T
T
9
1
ban hành văn bản
Do Ban, Cục, Vụ ban hành
T
9
1
19T
Do Hội đồng nhân dân ban hành
T
9
1
Do Ủy ban nhân dân các cấp ban hành
T
9
1
Hiệu lực pháp lý
19T
2
T
9
1
của văn bản
Văn bản pháp quy
T
9
1
Văn bản hành chính thông thường
19T
T
9
1
Văn bản trao đổi
T
9
1
Chức năng
3
T
9
1
Văn bản hướng dẫn
19T
T
9
1
của văn bản
19T
Văn bản thống kê
T
9
1
22
Văn bản trình bày
T
9
1
Văn bản ban hành
T
9
1
19T
Tất nhiên, sự phân loại này chỉ có ý nghĩa tương đối, mục đích chính là phân loại để tìm hiểu
bản chất của từng nhóm, từng loại hình văn bản.
1.1.3. Một số vấn đề về xây dựng văn bản
1.1.3.1. Việc soạn thảo văn bản
19T
Việc soạn thảo văn bản nói chung, văn bản hành chính nói riêng là một việc làm bao gồm
nhiều khâu phức tạp. Những yêu cầu nêu ra sau đây chỉ là tính chất tham khảo:
-
Yêu cầu về mặt nội dung
T
9
1
-
Yêu cầu về tính cụ thể
T
9
1
-
Yêu cầu về thể thức
T
9
1
Yêu cầu về ngôn ngữ diễn đạt
-
T
9
1
Yêu cầu về mục đích sử dụng.
-
T
9
1
a) Trước hết, để cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng, người biên soạn phải
T
9
1
nắm vững nội dung cần trình bày trong văn bản.
4
2
T
9
1
24
19T
Nội dung ở đây gồm có hai mặt:
T
9
1
- Nội dung phải được thiết thực đáp ứng tối đa các yêu cầu do thực tế đòi hỏi và phải
T
9
1
phù hợp với luật pháp hiện hành
- Nội dung phải được thể hiện trong một thể loại văn bản thích hợp. Như vậy phải có sự
T
9
1
lựa chọn cần thiết, nói cụ thể là căn cứ vào nội dung, quyền hạn, trách nhiệm để mà lựa chọn
thể loại văn bản thích hợp.
b) Tính cụ thể của các thông tin được sử dụng trong văn bản phải vừa bảo đảm tính cụ
T
9
1
thể, vừa phải tuân thủ tính chính xác. Văn bản không sử dụng những thông tin chung chung,
các số liệu phải xuất phát từ thực tế hoặc dựa vào các văn bản chính thức, đáng tin cậy.
23
c) Một văn bản được ban hành phải đúng với thể thức của nó. Thể thức được hiểu là
T
9
1
thành phần cấu tạo nên văn bản. Một văn bản đáp ứng được yêu cầu về thể thức thì mới có
hiệu lực pháp lý và đặc biệt là có thể được sử dụng nhiều lần. Một văn bản đầy đủ các yêu cầu
thể thức thường có yếu tố sau:
-
Quốc hiệu
T
9
1
Địa điểm, ngày tháng năm ban hành
-
T
9
1
Tên cơ quan hay đơn vị ban hành văn bản, số và kí hiệu, tiêu đề và trích yếu nội dung
-
T
9
1
Nội dung chính của văn bản, chữ kí của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan,
-
T
9
1
tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản
Đối tượng nhận văn bản (nơi nhận).
-
T
9
1
d) Soạn thảo văn bản phải sử dụng thuật ngữ và văn phong thích hợp. Đối với văn bản
T
9
1
hành chính thì thuật ngữ chủ yếu là các chức danh, còn văn phong thích hợp là thích hợp với
loại văn bản pháp quy hay thông thường. Văn phong thuộc phong cách hành chính mang tính
trung hòa. Đi vào từng loại cụ thể, văn phong của quyết định khác với nghị định, thông báo
khác tờ trình v.v... Cần lưu ý rằng đặc điểm ngôn ngữ bao gồm các cách trình bày có tính thể
thức, mang một đặc điểm riêng chỉ phù hợp với từng loại một.
e) Soạn thảo văn bản phải phù hợp với mục đích sử dụng. Ví dụ tờ thông báo tuyển quân
T
9
1
không thay quyết định thi hành quân sự và ngược lại.Tất cả những yêu cầu này nhắc nhở
người lập văn bản phải có sự phân biệt rõ ràng đặc điểm của các loại văn bản, là nhân tố có ý
nghĩa quyết định cho việc lựa chọn các hình thức trình bày.
1.1.3.2. Một số qui trình cơ bản của việc soạn thảo văn bản
a) Qui trình chung cho tất cả các loại văn bản
T
6
2
* Định hướng về mặt pháp lý: Để định hướng pháp lý chúng ta lần lượt trả lời các câu
T
6
2
26
19T
hỏi sau đây:
-
Văn bản sắp ban hành thuộc hệ thống văn bản pháp quy hay hệ thống văn bản thông
T
9
1
thường?
-
Cấp nào ban hành văn bản này?
T
9
1
24
-
Ai bảo đảm cho văn bản có tính pháp lý tương ứng, quyền hạn ban hành có hợp lí
T
9
1
không?
-
Yếu tố nào có khả năng làm ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản. Tính khả thi hay
T
9
1
không khả thi của văn bản?
-
Trật tự pháp lý trong văn bản được xác định như thế nào, các quan hệ nào giữa cơ
T
9
1
quan ban hành văn bản và các cơ quan khác có thể có ảnh hưởng đến giá trị của văn bản?
-
Liệu có mâu thuẫn với các văn bản đã ban hành trước đó hay không, nếu có thì vô
T
9
1
hiệu hóa bằng cách nào, vô hiệu hóa toàn bộ văn bản trước đó hay chỉ vô hiệu hóa một vài
điều khoản trong văn bản đã ban hành trước đó?
* Định hướng ứng dụng: Nói một cách tổng quát, để định hướng ứng dụng cần xác
T
6
2
26
19T
định ba điểm:
-
Mục tiêu của văn bản là gì?
T
9
1
Phạm vi ứng dụng tới đâu?
T
9
1
Mức độ và yêu cầu khi giải quyết cụ thể.
T
9
1
Ở bình diện cụ thể chúng ta trả lời các câu hỏi sau:
T
9
1
-
Ai, cơ quan nào thực hiện văn bản sắp ban hành và phạm vi ban hành văn bản đến
T
9
1
đâu?
-
Ai, hay đơn vị nào có liên quan đến văn bản và mức độ liên quan đến như thế nào?
T
9
1
Ai hay đơn vị nào, cá nhân nào có trách nhiệm kiểm tra thực hiện các văn bản sắp
T
9
1
ban hành và ai hay đơn vị nào có trách nhiệm điều chỉnh hay thu hồi văn bản nếu có?
-
Liệu các quan hệ mới có liên quan trực tiếp đến văn bản có vấn đề gì nảy sinh không,
T
9
1
các biện pháp đối phó giải trình nếu có?
* Định hướng tổ chức: Có các yêu cầu sau đây:
T
6
2
26
19T
- Ai sẽ chịu trách nhiệm trong qui trình tổ chức biên soạn? Dựa vào cơ cấu nào? Hai yêu
T
9
1
cầu vừa nêu lên bảo đảm cho mục đích, chất lượng của văn bản. Trả lời các câu hỏi sau khi đi
vào các vấn đề cụ thể.
+ Tổ chức thu thập thông tin như thế nào cho mỗi loại văn bản?
T
9
1
25
