xây dựng hệ thống thông tin và lập báo cáo tài chính tại các công ty thương mai có nhiều đơn vị thành viên

BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ QUỐC BÌNH

Xây Dựng
Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính
Tại Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên

LUẬN ÁN
THẠC SỸ KHOA HỌC KINH TẾ

Thành Phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2000


BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ QUỐC BÌNH

Xây Dựng
Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính
Tại Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên

Chuyên ngành : Kế Toán Tài Vụ & Phân Tích Hoạt Động Kinh Tế

Mã số

: 5 . 02 . 11

LUẬN ÁN
THẠC SỸ KHOA HỌC KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học : TIẾN SĨ LÊ NGỌC TÁNH

Thành phố. Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2000


LỜI CÁM ƠN
Trước hết, Tôi xin chân thành cám ơn quý thầy cô Khoa Kế toán – Kiểm Toán
Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh đã giúp đỡ tôi hoàn thành bản
luận án này. Đặc biệt xin chân thành cám ơn Tiến só Lê Ngọc Tánh – Người
thầy giáo, Người hướng dẫn khoa học - đã nhiệt tình hướng dẫn, sữa chữa bản
luận án để đi đến hoàn thiện như ngày hôm nay.
Xin chân thành cám ơn tất cả các bạn bè, đồng nghiệp đã cùng tôi trao đổi, thảo
luận, giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình xây dựng luận án, đã cung
cấp cho tôi những tài liệu quý giá để tôi có điều kiện nghiên cứu, chắc lọc
những kiến thức cần thiết khi thực hiện bản luận án này.
Xin chân thành cám ơn tất cả các thành viên trong gia đình đã tạo mọi điều kiện
thuận lợi về mọi mặt để tôi chú tâm vào công việc nghiên cứu trong thời gian
qua đồng thời cũng đã động viên rất lớn cho tôi vượt qua các khó khăn thử
thách trong quá trình làm việc.
Bản luận án này chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót cũng như nhiều vấn đề cần
phải nghiên cứu, thảo luận thêm. Do đó, tôi xin chân thành cám ơn những ý kiến
đóng góp quý báu có liên quan đến đề tài nghiên cứu để tôi có thể hoàn thiện
hơn nữa bản luận án này cũng như nâng cao tính hiện thực của nó khi vận dụng
vào thực tiễn.
Một lần nữa xin chân thành cám ơn và kính chúc tất cả mọi người dồi dào sức
khỏe.

Trân trọng kính chào.


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ..................................................................................................................1
1

Sự Cần Thiết Nghiên Cứu Đề Tài ...........................................................1

2

Mục Đích Nghiên Cứu Của Luận n ......................................................2

3

Phương Pháp Nghiên Cứu.........................................................................3

4

Bố Cục Của Luận n ................................................................................3

CHƯƠNG1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNHERROR! BOOKMARK NOT
1.1. KẾ TOÁN VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN ...............................................................4
1.1.1. Chứng Từ Ban Đầu: ......................................................................4
1.1.2. Ghi Nhật Ký. .................................................................................5
1.1.3. Ghi Sổ Cái.....................................................................................5
1.1.4. Thực Hiện Các Bút Toán Điều Chỉnh Cuối Kỳ:...........................5
1.1.5. Khóa Sổ.........................................................................................6
1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .................................................................6

1.2.1. Nguyên Tắc Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Kế Toán .............. 7
1.2.2. Chu Trình Doanh Thu ........................................................................ 8
1.2.3. Chu Trình Chi Phí ............................................................................. 12
1.2.4. Chu Trình Chuyển Đổi ..................................................................... 13
1.2.5. Chu Trình Tài Chính ........................................................................ 16
1.3. GHI CHÉP KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ..................17
1.3.1. Hồ Sơ Ghi Nhận Các Bút Toán Trong Quá Trình Hạch Toán.... 17
1.3.2. Phương Pháp Hạch Toán Trong Điều Kiện Có Sử Dụng Các
Hệ Thống ng Dụng ........................................................................ 18
1.4. BÁO CÁO TÀI CHÍNH ..................................................................................20
1.4.1. Nguyên Tắc Lập Báo Cáo Tài Chính .........................................21
1.4.2. Phương Pháp Lập Báo Cáo Tài Chính........................................22


1.4.3. Một Số Báo Cáo Phụ Trợ Trong Quy Trình Kế Toán ................23
CHƯƠNG2 : THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÁC CÔNG
TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH
VIÊN .........................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
2.1. ĐẶC ĐIỂM CỦA CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ
THÀNH VIÊN ...............................................................................................24
2.2. THỰC TRANG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Ở CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ...........................................25
2.2.1. Đặc Điểm Chung .............................................................................. 25
2.2.2. Phân Tích Các Ưu Nhược Điểm Của Hệ Thống Thông Tin
Kế Toán Thường Được Sử Dụng Các Công Ty Thương
Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên Hiện Nay .............................. 27
2.3. THỰC TRẠNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH ...........................................................30
2.3.1. Quy Trình Lập Báo Cáo Tài Chính ................................................ 30
2.3.2. Phân Tích Các Ưu, Nhược Điểm Trong Việc Lập Báo Cáo

Tài Chính Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị
Thành Viên........................................................................................ 31

CHƯƠNG3 : ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN & LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊNERROR! BOOKMARK N
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN, LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ ....................35
3.1.1. Mục Tiêu ........................................................................................... 35
3.1.2. Phương Hướng Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Và Lập Báo Cáo Tài Chính, Báo Cáo Quản Trị .......................... 36
3.2. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ CỦA CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ...........................................37
3.2.1. Báo Cáo Tài Chính Theo Quyết Định 1141 TC/QĐ/CĐKT ....... 37
3.2.2. Một Số Báo Cáo Quản Trị .............................................................. 41


3.3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ...........................................52
3.3.1. Tạo Lập Hệ Thống Thông Tin Kế Toán ....................................... 52
3.3.2. Hồ Sơ Cập Nhật Thông Tin Của Hệ Thống .................................. 54
3.3.3. Một Số Hoạt Động Quan Trọng Của Hệ Thống Thông Tin
Kế Toán ............................................................................................. 54
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 57
PHỤ LỤC 1 : SƠ ĐỒ CÁC CHU TRÌNH, HỒ SƠ HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH THEO QUYẾT
ĐỊNH 1141 TC/QĐ/CĐKT NGÀY 01/11/1995 ..........................58
PHỤ LỤC 2 : MỘT SỐ BÁO CÁO QUẢN TRỊ .................................................. 93
Bảng 28 : Thực hiện các bút toán hợp nhất ...................................................93
Bảng 29 : Một số báo cáo tài chính theo hiện giá .........................................97

Bảng 30 : Báo cáo tổng hợp doanh thu từ ngày .... Đến ngày.... ...............103
Bảng 31 : Biểu đồ phân tích doanh thu trên quy mô toàn c.ty ....................105
Bảng 32 : Biểu đồ phân tích theo quy mô mỗi đơn vị thành viên hoặc
toàn công ty.................................................................................106
Bảng 33 : Cơ cấu doanh thu theo sản phẩm chủ lực của công ty (ĐVTV)
từ ngày ... Đến ngày ...................................................................107
Bảng 34 : Bảng cân đối dự trữ - tiêu thụ sản phẩm a của đơn vị xyz..........108
Bảng 35 : Phân tích nhu cầu và khả năng thanh toán ..................................109
Bảng 36 : Báo cáo tình hình thực hiện dự toán thu nhập đến ngày ...........111
Bảng 37 : Báo cáo tình hình thực hiện dự toán doanh thu đến ngày ...
.....................................................................................................113
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................114


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

MỞ ĐẦU
1

SỰ CẦN THIẾT NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Sau hơn 10 năm thực hiện đổi mới quản lý nền kinh tế quốc dân, môi trường
hoạt động của các Doanh nghiệp Việt Nam đã có những chuyển biến mới, đặc
thù mới. Vì vậy, hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp cũng phải có
những chuyển biến thích hợp với tình hình thực tiễn. Mối quan hệ đó thể hiện rõ
nét qua những điểm cơ bản sau đây:
•

Sự phát triển của nền kinh tế, sự đa dạng hóa hình thức sở hữu đã dẫn đến sự
cạnh tranh gay gắt trong kinh doanh. Do đó đòi hỏi phải xây dựng một hệ

thống thông tin tốt nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu quản trị của các cấp bậc
quản lý trong doanh nghiệp nói chung và các Công ty thương mại nói riêng.

•

Cùng với việc mở cửa và hội nhập vào ASEAN, AFTA, ASEM .... và sắp tới
là WTO, các doanh nghiệp Việt Nam đã, đang và sẽ tiếp tục đối diện với các
khái niệm mới, đó là : Khách hàng, Sự cạnh tranh và Sự thay đổi. Do đó đòi
hỏi doanh nghiệp phải kịp thời có những phương án hợp lý nhằm điều chỉnh
các hoạt động cho phù hợp với các nội dung nêu trên. Muốn làm được việc
đó, doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán tốt.

•

Sự phát triển của trình độ Khoa học kỹ thuật thế giới đã tạo được rất nhiều cơ
hội cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao trình độ quản lý của mình. Vấn
đề còn lại là ở chỗ doanh nghiệp sẽ vận dụng như thế nào các thành tựu đó
vào việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp.

•

Những ưu đãi về cơ chế quản lý đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngày
càng mất đi, thay vào đó là việc tự do hóa kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp
muốn phát triển tốt, tạo được lợi thế trong kinh doanh, tạo được niềm tin cho
các đối tác, cho khách hàng thì phải xây dựng được hệ thống báo cáo tài
chính theo đúng các chuẩn mực kế toán, từ đó nâng cao độ tin cậy về tình
hình tài chính doanh nghiệp.

•

Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của một doanh nghiệp đã không còn đơn thuần
như trước đây chỉ là nguồn vốn do nhà nước cấp phát hoặc do một chủ đầu tư
cung ứng. Trong thời gian sắp tới, với sự hình thành và phát triển của thị
trường chứng khoán Việt Nam, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp sẽ
hết sức đa dạng. Nó không chỉ là vốn ngân sách cấp, vốn chiếm dụng, vốn tín
dụng thương mại..... mà còn có thể là trái phiếu, cổ phiếu. Tuy nhiên, để làm
1


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

được việc đó, doanh nghiệp phải đáp ứng được một số chuẩn mực nhất định
trong đó điều đầu tiên và cơ bản nhất là phải có hệ thống báo cáo tài chính
lành mạnh, trung thực và tạo được niềm tin cho các khách hàng và nhà đầu tư
tiềm năng.
•

Hiện nay doanh nghiệp phải tự lập, tự công bố và tự chịu trách nhiệm về các
số liệu trong các báo cáo tài chính. Do đó, chức năng, nhiệm vụ của các nhà
quản trị cấp cao trong doanh nghiệp sẽ ngày càng nặng nề hơn. Điều này đòi
hỏi sự phân công rõ ràng trong từng cấp quản lý và bắt buộc phải xây dựng
một hệ thống chuẩn mực cụ thể để có thể kết nối các báo cáo chi tiết thành
báo cáo tổng thể của toàn doanh nghiệp.

Tất cả các vấn đề nêu trên đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống thông
tin kế toán và lập báo cáo tài chính một cách hoàn chỉnh để đáp ứng được
những yêu cầu của nhiều đối tượng sử dụng khác nhau.
2

MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN

Việc nghiên cứu của luận án nhằm vào các mục tiêu chính yếu sau đây :
•

Xem xét các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong xây dựng hệ thống thông
tin kế toán và lập báo cáo tài chính của các Công ty thương mại có nhiều đơn
vị thành viên.

•

Phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập
báo cáo tài chính tại các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên trên
địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay.

•

Phân tích các ưu khuyết điểm của quá trình lập báo cáo tài chính của các
Công ty trong thời gian vừa qua.

•

Đề xuất phương pháp lập báo cáo tài chính tại các công ty thương mại có
nhiều đơn vị thành viên.

•

Đề xuất phương pháp lập và khai thác một số báo cáo quản trị để nâng cao
vai trò của kế toán trong giai đoạn hiện nay.

•

Đề xuất các giải pháp xây dựng hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở lý luận
sẵn có và phương pháp lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị tại các công ty
thương mại có nhiều đơn vị thành viên.

2


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

3

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Trong quá trình nghiên cứu để xây dựng luận án, chúng tôi dựa trên rất nhiều
phương pháp khác nhau, trong đó chủ yếu là :
•

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được sử dụng là phương pháp biện chứng
duy vật.

•

Vận dụng nguyên tắc toàn diện để xem xét toàn bộ hệ thống thông tin kế
toán trong các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên, không tách
rời khâu này với khâu khác trong quá trình phân tích hệ thống.

•

Vận dụng nguyên tắc hệ thống để xem xét các nhân tố cấu thành hệ thống

thông tin kế toán, sự tác động, ảnh hưởng giữa hệ thống thông tin kế toán với
các hệ thống thông tin khác trong toàn bộ doanh nghiệp.

•

Vận dụng nguyên tắc phát triển để xem xét vấn đề theo xu hướng chuyển
động từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp, từ những nền tảng lý luận cơ
bản đến sự biến chuyển linh hoạt cho phù hợp với thực tiển.

•

Bên cạnh đó là một số phương pháp khác như : phương pháp lịch sử và logic;
phương pháp cụ thể và trừu tượng; phương pháp diễn giải và quy nạp; phương
pháp phân tích và tổng hợp; phương pháp so sánh và đối chiếu ....

4

BỐ CỤC CỦA LUẬN ÁN

Luận án được xây dựng bao gồm các khoản mục như sau :
•

Mục lục.

•

Mở đầu.

•

Chương 1 :

Cơ sở lý luận về Xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập
báo cáo tài chính.

•

Chương 2 :

Thực trạng hệ thống thông tin và lập báo cáo tài chính của các
Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên.

•

Chương 3 :

Định hướng xây dựng hệ thống thông tin và lập báo cáo tài
chính tại các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên.

•

Kết luận.

•

Phụ lục.

•

Tài liệu tham khaûo.

3


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

CHƯƠNG I
Cơ Sở Lý Luận Về Xây dựng
Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính
Trong các phần trình bày dưới đây, chúng tôi đi sâu về cơ sở lý luận trong quá
trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc trình
bày sẽ được thực hiện theo các trình tự sau đây:
•

Trình bày về khái niệm kế toán và quy trình kế toán tại một doanh nghiệp
nói chung và các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên nói riêng.

•

Từ bản chất, nội dung, phương pháp và quy trình của công tác kế toán, chúng
tôi đi sâu phân tích các chu trình kế toán, các hệ thống trong mỗi chu trình và
các hồ sơ có liên quan để công tác kế toán có thể thực hiện nhanh chóng, ít
sai sót và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.

•

Trên cơ sở hệ thống thông tin chuẩn, chúng tôi sẽ nghiên cứu việc thực hiện
hạch toán kế toán từ việc khai thác hệ thống, lập các Sổ chi tiết, nhật ký Sổ
cái và lập báo cáo tài chính.

1.1. KẾ TOÁN VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải hình thành một bộ
máy kế toán hoàn chỉnh, nhằm ghi chép, tập hợp, phân loại các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh. Quá trình đó được bắt đầu từ việc các lập chứng từ ban đầu, đối
chiếu, kiểm tra .... cho đến khi hoàn thành các báo cáo tài chính định kỳ trên cơ
sở thực hiện và phối hợp các phương pháp, nguyên tắc kế toán được chấp nhận.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng các yếu tố cấu thành trong công tác kế toán
thường bao gồm: (1) Hệ thống chứng từ ban đầu; (2) Ghi nhật ký; (3) Ghi Sổ cái;
(4) Thực hiện các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán; (5) Khóa sổ.
1.1.1. CHỨNG TỪ BAN ĐẦU:
Chứng từ ban đầu là hồ sơ mang tính chất pháp lý để quyết định đến việc hạch
toán, phân loại cũng như là cơ sở để giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu
có).
Chứng từ ban đầu có thể là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất nhập kho, hồ sơ
quyết toán.... Chứng từ ban đầu là tài liệu không thể thiếu trong quy trình kế

4


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

toán, không có nó việc hạch toán sẽ không trung thực và không kiểm chứng
được.
1.1.2. GHI NHẬT KÝ.
Trên cơ sở các chứng từ ban đầu đã được kiểm tra và xử lý, kế toán thực hiện
việc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung hoặc có thể sử dụng
thêm các nhật ký chuyên dùng cho từng loại nghiệp vụ chủ yếu. Đồng thời, kế
toán ghi vào sổ chi tiết cho từng đối tượng kế toán. Qua công đoạn này, thông tin
kế toán được chia tách thành các luồng thông tin khác nhau và đi đến những nơi
cần thiết, đồng thời cũng có thể cung cấp được phần nào các thông tin đến các

nhà quản trị trong phạm vi giới hạn cho phép.
Giai đoạn này có ý nghóa hết sức quan trọng, nó là điểm đầu tiên nhưng cũng là
điểm quyết định đến phần lớn sự chính xác của các báo cáo tài chính. Khi điểm
khởi đầu này bị sai lệch, thông tin sẽ bị truyền đi lệch hướng, phản ánh không
chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó báo cáo tài chính sẽ không chính
xác, tạo cho nhà quản trị không đánh giá đúng bản chất của sự việc, do đó có
thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng khi ra quyết định.
1.1.3. GHI SỔ CÁI.
Sau khi đã hoàn tất công tác ghi nhật ký, động tác tiếp theo sẽ là chuyển từ nhật
ký chung vào Sổ cái theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tùy theo quy mô
về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà Sổ cái có thể được mở với cấu trúc đơn
giản hoặc hình thành một hệ thống hoàn chỉnh trong đó các Sổ cái được tập hợp
đi kèm với các Sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết nhằm giải thích một
cách rõ ràng, cụ thể, chính xác các thông tin được cập nhật trên Sổ cái.
1.1.4. THỰC HIỆN CÁC BÚT TOÁN ĐIỀU CHỈNH CUỐI KỲ:
Trong hoạt động thực tiễn, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến
nhiều chu kỳ kế toán khác nhau như việc trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ
chi phí, dự trù giảm giá hàng tồn kho... Mặt khác, trong một chu kỳ kế toán có
các bút toán được hạch toán trùng lắp như mua bán nội bộ, thanh toán nội bộ....
cũng cần thiết phải có sự hiệu chỉnh.
Vì vậy, kế toán phải thực hiện các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán. Đây
là một công việc rất quan trọng, nó tạo cho người kế toán xem xét lại các bút
toán đã được ghi trong kỳ và hiệu chỉnh các bút toán sai, nó đưa các luồng thông
tin chờ xử lý vào quy trình kế toán trong kỳ cũng như chuẩn bị cho kỳ kế toán
tiếp theo. Qua động tác này, các khoản chi phí sẽ được tính đủ hơn, các khoản

5


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

doanh thu được ghi nhận trung thực hơn, lãi lỗ trong kỳ được phản ánh chính xác
hơn. Nói một cách khác đi, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp sẽ được xây
dựng một cách lôgic hơn, khoa học hơn và đáng tin cậy hơn.
1.1.5. KHÓA SỔ.
Khóa sổ là một động tác để rút ra toàn bộ các số dư cuối kỳ kế toán làm cơ sở
cho số dư đầu kỳ của kỳ kế toán tiếp theo. Khóa sổ cũng là động tác sau cùng để
lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc của pháp luật hoặc các báo cáo tài chính
khác theo yêu cầu của nhà quản trị như: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả
kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ...
1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Khi xét về khái niệm hệ thống, chúng ta có định nghóa “Hệ thống là một tập hợp
các thành phần phối hợp nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”. Như vậy,
xét một cách tổng quan về kế toán và qui trình kế toán đã nêu trên, chúng ta có
thể thấy rằng quá trình kế toán cũng là một hệ thống hoàn chỉnh.
Đi sâu vào chi tiết của hệ thống thông tin kế toán, chúng ta có định nghóa: “Hệ
thống thông tin Kế toán là tập hợp những quá trình thu thập, phân loại, xử lý,
tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm mục đích cung cấp những báo
cáo tài chính cần thiết, chính xác và kịp thời phục vụ cho những đối tượng sử
dụng khác nhau”. Như vậy, có thể tóm tắt quy trình kế toán thành sơ đồ sau đây:
Dữ liệu
đầu vào

Ghi nhận

Xử lý

Báo cáo

Kết
xuất

Để hệ thống thông tin kế toán có thể hoạt động hiệu quả, bao giờ cũng có các hệ
thống con hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin của hệ thống chung dưới dạng các
chu trình, trong đó nổi bật các chu trình sau đây: (1) Chu trình doanh thu; (2) Chu
trình chi phí; (3) Chu trình chuyển đổi; (4) Chu trình tài chính.
Trong xu hướng phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại, phần lớn các chu trình
nêu trên đều được thực hiện thông qua hệ thống máy tính nối mạng. Do đó,
trong phạm vi giới hạn của đề tài nghiên cứu này, chúng tôi giả định rằng các
qui trình nêu trên đều được tiến hành bằng máy tính thay vì bằng phương pháp
thủ công vốn đã tương đối lạc hậu so với hiện nay. Mặt khác, trong quá trình
trình bày, chúng tôi đặt ra một số giả định như sau :

6


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Chỉ tập trung chủ yếu vào một số chu trình chính yếu, các có tính chất tương
tự như các chu trình được trình bày sẽ không được đề cập đến. Bởi vì có thể
suy diễn một cách lôgic từ các chu trình chính yếu sang các chu trình nhỏ.

•

Hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ chứng từ ban đầu và
phương pháp ghi sổ được áp dụng theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/95 của Bộ Tài chính.

•

Quá trình luân chuyển chứng từ ban đầu, số lượng mỗi loại chứng từ ... mặc
nhiên được áp dụng theo quy định.

•

Sự kiểm tra, kết nối giữa các hồ sơ chi tiết, hồ sơ tổng hợp và kết xuất thành
báo cáo tài chính được thực hiện bằng một chương trình tự động hóa. Chúng
tôi chỉ đặt mối quan hệ kết nối để hiểu được bản chất vấn đề chứ không đưa
ra phương thức thực hiện các động tác kết nối đó. Bởi vì đây là công việc
của chuyên viên tin học và tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng khi lập
trình.

Với các giả định trên, việc nghiên cứu của đề tài sẽ tập trung vào thiết lập các
chu trình, các hồ sơ cần có trong mỗi chu trình và sự liên kết giữa các hồ sơ đó.
1.2.1. NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Trước khi đi sâu phân tích các chu trình trong hệ thống, chúng ta cần phải quán
triệt một số nguyên tắc sau để có thể xây dựng hệ thống hoàn chỉnh và hiệu quả:
•

Hệ thống phải cung cấp được thông tin chính xác, kịp thời.

•

Hệ thống phải có thể áp dụng được trong thực tiễn.

•

Hệ thống phải thỏa mãn được yêu cầu của người tham gia hệ thống.

•

Hệ thống phải phù hợp với yêu cầu thông tin của doanh nghiệp và có thể cải
tạo, mở rộng hệ thống khi cần thiết.

•

Hệ thống phải được thao tác đơn giản, tiện lợi, không đòi hỏi cao về trình độ
của các chuyên viên tham gia hệ thống.

•

Hệ thống phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định.

•

Hệ thống phải đạt được sự tương xứng giữa chi phí xây dựng hệ thống và các
thành quả do hệ thống mang lại.

7


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

1.2.2. CHU TRÌNH DOANH THU
Doanh thu thường có mối quan hệ đan chéo với rất nhiều hoạt động khác trong
doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ kinh tế, tuy nhiên nhìn chung chu trình
doanh thu thường bao gồm: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng, (2) Giao hàng

hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán, (4) Nhận
tiền thanh toán.
Trong từng tình huống cụ thể, các nghiệp vụ trên có thể phát sinh cùng lúc hoặc
xen kẽ với nhau hoặc chỉ đơn lẻ từng nghiệp vụ riêng biệt. Tuy nhiên, khi xây
dựng hệ thống, người ta xử dụng 4 hệ thống ứng dụng khác nhau: (1) Hệ thống
ghi nhận đơn đặt hàng (order entry system); (2) Hệ thống giao hàng (shipping
system); (3) Hệ thống lập hóa đơn (Billing system); (4) Hệ thống thu tiền. Các
hệ thống này được liên kết như sơ đồ ở bảng 1 (trang 57) trong phụ lục đính
kèm.
1.2.2.1. Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng (order entry system)
Đơn đặt hàng dùng để ghi nhận yêu cầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ của doanh
nghiệp từ khách hàng hoặc đơn vị thành viên. Đơn đặt hàng có thể là phiếu yêu
cầu cung ứng hàng hóa hoặc những hợp đồng mua bán hàng hóa. Để ghi nhận
các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng, thông thường có hai hồ sơ khác nhau:
1.2.2.1.1.Hồ sơ tổng hợp
Đây là hồ sơ lưu trữ những thông tin tổng quát và ít biến động về khách hàng
hoặc đơn vị thành viên. Đôi khi chúng có thể thay đổi nhưng chỉ mang tính chất
hiệu chỉnh hoặc bổ sung thông tin về các khách hàng hoặc đơn vị thành viên.
Xuất phát từ tính đặc thù đó, hồ sơ tổng hợp thường bao gồm các thông tin:
•

Mã số khách hàng (Đơn vị thành viên): Thông tin này để gắn mỗi khách
hàng của doanh nghiệp với một mã số riêng biệt và duy nhất, qua đó đẩy
nhanh tốc độ xử lý thông tin cũng như không tạo ra sự trùng lắp trong lưu trữ
dữ liệu.

•

Các thông tin liên quan đến khách hàng: Dùng để lưu trữ những thông tin
mang tính pháp lý của khách hàng hoặc đơn vị thành viên như: Tên, địa chỉ,

số Đăng ký kinh doanh (hoặc số CMND), điện thoại, fax (nếu có).... Đây là
những thông tin tổng quan về khách hàng nhằm giúp cho doanh nghiệp hình
dung sơ lược về đối tác của mình trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh.

8


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Các thông tin nhận định một cách tổng quan của doanh nghiệp về khách hàng
của mình: Đây là những thông tin cho phép đánh giá về các đối tác qua quá
trình mua, bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ, khả năng thanh toán của khách
hàng, mức độ công nợ cho phép, số dư thanh toán công nợ ....

Như vậy, với một hồ sơ tổng hợp nêu trên, kế toán có thể nhận định được về các
khách hàng của doanh nghiệp như khả năng thanh toán của khách hàng; số dư
công nợ; khả năng thu hồi của doanh nghiệp cũng như khả năng phát sinh nợ
khó đòi.... Một hồ sơ tổng hợp có thể như bảng 2 (trang 58) trong phụ lục đính
kèm.
1.2.2.1.2.Hồ sơ chi tiết:
Bên cạnh hồ sơ tổng hợp là các hồ sơ chi tiết có liên quan. Đây là những hồ sơ
ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên của doanh nghiệp nhằm
lưu trữ và thông báo đến các bộ phận có trách nhiệm thực hiện.
Trong số các hồ sơ chi tiết chúng ta thường gặp, thông thường bao gồm:
•

Hồ sơ hợp đồng hoặc ghi nhận đơn đặt hàng: Dùng để ghi nhận các hợp đồng
đã ký kết hoặc đang được đàm phán, trong hồ sơ này thường bao gồm các nội

dung như bảng 3 (trang 59) trong phụ lục đính kèm. Qua sự kết hợp giữa hồ
sơ này và hồ sơ tổng hợp, kế toán có thể có được rất nhiều thông tin như: Các
hợp đồng đã thực hiện hoặc đang thực hiện với một khách hàng; tình hình
thực hiện hợp đồng, tình hình thanh toán, các tranh chấp phát sinh (nếu
có).....

•

Hồ sơ đặt hàng: Đây là hồ sơ chi tiết hóa nội dung của một hợp đồng hoặc
một đơn đặt hàng nhằm thông báo cho các bộ phận khác chuẩn bị số lượng
hàng hóa cung ứng kịp thời theo yêu cầu. Nội dung của hồ sơ này thường bao
gồm các thông tin như bảng 4 (trang 60) trong phụ lục đính kèm

Như vậy, hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng được phân thành nhiều cấp có quan hệ
với nhau thông qua các khóa liên hệ (relation key). Sơ đồ sau sẽ cho thấy rõ hôn

9


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

Hồ sơ khách hàng (hoặc đơn vị thành viên)
Mã số khách hàng

Các thông tin tổng quan về khách hàng
hoặc đơn vị thành viên

Hồ sơ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Mã số khách
hàng

Số hợp đồng hoặc Các thông tin tổng quan về 01 hợp
đơn đặt hàng
đồng hoặc 01 đơn đặt hàng

Hồ sơ chi tiết số lượng hàng hóa được yêu cầu cung ứng
Số hợp đồng hoặc
đơn đặt hàng

Chi tiết nội dung của hợp đồng
hoặc đơn đặt hàng

1.2.2.2. Hệ thống giao hàng (Shipping system)
Kế toán thường có một bộ hồ sơ chi tiết về giao nhận hàng hóa được kết hợp
chung với hồ sơ chi tiết đơn đặt hàng để có thể liên kết giữa số lượng đặt hàng
và số lượng giao hàng. Sau khi giao nhận hàng hóa, chứng từ được chuyển đến
phòng kế toán để cập nhật các thông tin có liên quan vào hồ sơ chi tiết nêu trên,
từ đó ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn bán hàng.
1.2.2.3. Hệ thống lập hóa đơn
Hệ thống lập hóa đơn thường có hồ sơ chi tiết về hóa đơn bán hàng bao gồm các
nội dung như bảng 5 (trang 61) trong phụ lục đính kèm.
Mối quan hệ giữa việc đặt hàng, giao hàng và lập hóa đơn thể hiện qua sơ ñoà:

10


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

Hồ sơ khách hàng(ĐV thành viên)
Mã số khách hàng

Hồ sơ chi tiết HĐ hoặc ĐĐH

Các thông tin khác

Số HĐ hoặc ĐĐH

Nội dung chi tiết

Hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng
MS khách hàng

Số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

Chi tiết hóa đơn

Trong các doanh nghiệp lớn, hồ sơ hóa đơn bán hàng có thể phân thành hồ sơ
ghi nhận số hóa đơn và hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng. Hai hồ sơ này sẽ liên
kết với nhau thông qua số hóa đơn bán hàng.
1.2.2.4. Hệ thống thu tiền
Hệ thống cuối cùng trong chu trình doanh thu là hệ thống thu tiền. Tại hệ thống
này, kế toán phải hình thành hồ sơ chi tiết thanh toán, thông thường bao gồm các
nội dung như bảng 6 (trang 62) trong phụ lục đính kèm. Hồ sơ này được liên kết
với các hồ sơ đã đề cập ở trên thông qua các mã khóa ở mỗi tập tin. Có thể hình
dung qua sơ đồ sau :
Hồ sơ khách hàng(ĐV thành viên)
Mã số khách hàng

Hồ sơ chi tiết hóa đơn

Các thông tin khác

Mã số hóa đơn

Chi tiết hóa đơn bàn hàng

Hồ sơ Chi tiết thanh toán
Mã số khách hàng

Số HĐ hoặc ĐĐH

Số hóa đơn

Chi tiết thông tin về thanh toán

Hồ sơ chi tiết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

Chi tiết hàng hóa được yêu cầu và đã được giao nhận

Tóm lại, một chu trình doanh thu thông thường sẽ được thực hiện qua các giai
đoạn nêu trên và được sử dụng đính kèm với các bộ hồ sơ cần thiết nhằm góp
phần cho việc quản lý được chặt chẽ, thuận lợi hơn. Đồng thời có thể kết xuất
11


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

được những thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
1.2.3. CHU TRÌNH CHI PHÍ

Chu trình chi phí được sử dụng để ghi nhận các sự kiện: (1) Ghi nhận yêu cầu đặt
hàng hay dịch vụ cần thiết và được ghi chép qua hệ thống mua hàng; (2) Nhận
hàng hay dịch vụ và hệ thống nhận hàng ghi nhận sự kiện này; (3) Xác định
nghóa vụ thanh toán và được xử lý bằng hệ thống thanh toán theo hóa đơn; (4)
Đơn vị nhận thanh toán của công ty và Hệ thống chi trả tiền sẽ ghi chép sự kiện
này. Các hệ thống được liên kết như bảng 7 (trang 63) trong phụ lục đính kèm.
Thông qua sơ đồ nêu trên, chúng ta sẽ dễ dàng nhận ra sự tương quan giữa chu
trình doanh thu và chu trình chi phí, thể hiện qua các hệ thống sau đây:
1.2.3.1. Hệ thống mua hàng và nhận hàng:
Tương tự hệ thống đơn đặt hàng, hệ thống mua hàng cũng sử dụng các đơn đặt
hàng cần thiết nhưng sẽ theo chiều ngược lại là từ doanh nghiệp đến khách
hàng. Để phân biệt giữa hai chu trình này, trong các hồ sơ nói trên, thông thường
chúng ta sử dụng các khóa “Loại hợp đồng/Đơn đặt hàng” như ở bảng 3 đính
kèm để phân biệt hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) thuộc chu trình doanh thu hay
chi phí.
Tương tự như hệ thống giao hàng của chu trình doanh thu, hệ thống nhận hàng
của chu trình chi phí cũng được cập nhật các thông tin tương tự. và trên cơ sở các
chứng từ ghi nhận việc giao và nhận hàng hóa, dịch vụ từ đơn vị cung ứng.
1.2.3.2. Hệ thống chứng từ thanh toán
Căn cứ vào hóa đơn cung ứng hàng hóa, dịch vụ do khách hàng cung cấp, hệ
thống chứng từ thanh toán sẽ thực hiện việc ghi nhận các nghóa vụ thanh toán.
Trong hệ thống này, sẽ xuất hiện các dữ liệu chủ yếu theo như hồ sơ chi tiết hóa
đơn đầu vào ở bảng 8 (trang 64) trong phụ lục đính kèm. Thông qua việc kết hợp
dữ liệu giữa bảng 8 và bảng 6, doanh nghiệp sẽ biết được các nghóa vụ thanh
toán, các hồ sơ đã thanh toán cũng như các khoản ứng trước cho khách hàng,...
1.2.3.3. Hệ thống chi tiền
Trên cơ sở khai thác hệ thống thu tiền trong chu trình doanh thu, hệ thống chi
tiền cũng bao gồm các thông tin tương tự và được phân biệt với hệ thống thu tiền
thông qua khóa “số phiếu thu/chi” như ở bảng 6 đính kèm.

12


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

1.2.4. CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan
đến một sự kiện kinh tế – sự tiêu hao lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung (overhead) để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Ở đây, chúng tôi tập trung
vào chu trình chuyển đổi của các công ty thương mại, do đó chu trình này chủ
yếu được tổ chức thành 03 hệ thống ứng dụng: (1) Hệ thống lương; (2) Hệ thống
hàng tồn kho; (3) Hệ thống chi phí. Các hệ thống này sẽ xử lý các kiểu nghiệp
vụ kế toán sau: (1) Mua hàng nhập kho; (2) Chuyển đổi các khoản chi phí đầu
vào trong quá trình sản xuất để tính hiệu quả sản xuất kinh doanh; (3) Thanh
toán lương.
Trong các nghiệp vụ nêu trên, có thể nhận thấy hệ thống mua bán hàng hóa đã
được đề cập một cách tổng quan ở chu trình doanh thu và chi phí. Bảng 9 (trang
65) trong phụ lục đính kèm sẽ cho phép nhận định rõ nét hơn về vấn đề đó. Để
hiểu rõ hơn về các hệ thống con trong chu trình chuyển đổi, chúng ta lần lượt
xem xét các hệ thống này.
1.2.4.1. Hệ thống lương
Hệ thống lương bao giờ cũng là một hệ thống phức tạp trong quá trình xử lý
thông tin kế toán, xuất phát từ đặc điểm và tính chất biến đổi thường xuyên của
nó. Trong hầu hết các doanh nghiệp, hệ thống này được xử lý ở phòng Tổ chức
Cán bộ – Lao động Tiền lương, do đó trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi
không đi vào phân tích cụ thể hệ thống lương mà gộp chung vào hệ thống chi phí
được trình bày ở dưới đây.
1.2.4.2. Hệ thống hàng tồn kho
Thông thường có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng là phương
pháp kê khai định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên. Để đơn giản hóa

vấn đề cũng như khả năng ứng dụng công nghệ tin học như hiện nay, chúng ta sẽ
tập trung vào phương pháp kê khai thường xuyên trong quá trình xây dựng hệ
thống, trong đó phương pháp tính giá xuất kho được áp dụng là phương pháp
nhập trước xuất trước (FIFO).
Trước tiên chúng ta đề cập đến các hồ sơ có thể có trong hệ thống hàng tồn kho,
thông thường bao gồm: Hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết

13


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

1.2.4.2.1.Hồ sơ tổng hợp
Hồ sơ tổng hợp về hàng hóa tồn kho cũng tương tự như hồ sơ tổng hợp về khách
hàng, nó tập trung các yếu tố cơ bản nhất về chi tiết hàng hóa, loại hàng hóa,
nhà cung ứng tiềm năngà Trong một hồ sơ tổng hợp thường bao gồm các yếu tố
như bảng 10 và 11 (trang 66) trong phụ lục đính kèm. Qua bảng này chúng ta có
thể biết được:
•

Mã số hàng hóa : Mã số này tất nhiên không trùng lắp giữa mặt hàng này với
mặt hàng khác,thông qua mã số này việc cập nhật thông tin sẽ thuận lợi hơn.

•

Mã số nhóm hàng: Nhằm mục tiêu kết hợp các mặt hàng thành nhóm để có
thể phân khối các loại hàng hóa kinh doanh của doanh nghiệp thành những
nhóm đặc trưng như: nhóm lương thực thực phẩm, nhóm sản phẩm điện tử...

•

Các thông tin khác: Là những thông tin gắn liền với một mặt hàng và ít khi
có sự biến động nhằm tạo nền cho các thông tin về những hàng hóa nào đó.

1.2.4.2.2.Hồ sơ chi tiết:
Đây là hồ sơ ghi nhận chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến nhập,
xuất hàng hóa và tính số dư tồn kho cuối kỳ. Trong đó bao gồm các thông tin
như bảng 12 và bảng 13 (trang 67 và 68) trong phụ lục đính kèm. Các thông tin
này là cơ sở để tính toán và cập nhật các báo cáo về hàng hóa tồn kho cũng như
xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
1.2.4.3. Hệ thống chi phí
Trong hệ thống này, thường tập trung vào các yếu tố chi phí: (1) Tài sản và khấu
hao tài sản cố định; (2) Công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí Công cụ dụng cu;
(3) Các chi phí phát sinh trực tiếp. Chúng tôi sẽ lần lượt trình bày các hệ thống
ứng dụng này.
1.2.4.3.1.Hệ thống tài sản cố định và khấu hao TSCĐ
Hệ thống tài sản và khấu hao TSCĐ thường bao gồm các hồ sơ chủ yếu sau đây:
•

Hồ sơ tổng hợp về TSCĐ và bộ phận sử dụng: Đây là hồ sơ tổng quát về các
loại TSCĐ, các bộ phận sử dụng TSCĐ gồm các thông tin chính như bảng 14
và bảng 15 (trang 69) trong phụ lục đính kèm. Với ý nghóa của các thông tin
này, thông tin cập nhật sẽ đáp ứng được các yêu cầu quản lý cũng như công
tác quản lý kế toán sẽ nhanh chóng.

14


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Hồ sơ chi tiết về TSCĐ đang sử dụng: Đây là hồ sơ cập nhật chi tiết các
thông tin liên quan đến một TSCĐ cụ thể, bao gồm các nội dung như bảng 16
(trang 70) trong phụ lục đính kèm. Căn cứ vào nguyên giá, khấu hao, tỷ lệ
khấu hao, tình trạng tài sản, kế toán có thể tính giá trị khấu hao phát sinh
trong kỳ nhằm tính đúng, tính đủ chi phí khi xác định kết quả kinh doanh.

•

Hồ sơ chi tiết về biến động TSCĐ: TSCĐ của doanh nghiệp thường có sự
biến động tăng, giảm, điều chuyển liên tục trong kỳ kế toán. Do đó, cần thiết
phải có hồ sơ lưu trữ các thông tin này với các nội dung như bảng 17 (trang
71) trong phụ lục đính kèm. Bộ hồ sơ này sẽ là cơ sở để tiến hành các bút
toán tăng giảm TSCĐ trong kỳ.

Các hồ sơ tổng hợp và chi tiết nêu trên có quan hệ qua sơ đồ:
Hồ sơ tổng hợp về TSCĐ
Mã loại TSCĐ

Các thông tin chi tiết

Hồ sơ tăng giảm TSCĐ trong kỳ
Mã loại TSCĐ

Số TT T.sản

Mã bộ phận s/d

T.tin về N/X TSCĐ

Hồ sơ chi tiết về TSCĐ
Mã loại TSCĐ

Mã bộ phận sử dụng

Số TT tài sản

Các thông tin chi tiết về TSCĐ đang sử dụng

Hồ sơ tổng hợp về bộ phận sử dụng
Mã bộ phận sử dụng

Các thông tin chi tiết

1.2.4.3.2. thống công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí công cụ dụng cụ
Hệ thống này được lập tương tự như hệ thống TSCĐ và khấu hao TSCĐ nhưng
với quy mô và mức độ quản lý thấp hơn. Do đặc điểm tương tự của nó nên chúng
tôi không đi sâu phân tích về kết cấu của hệ thống này.
1.2.4.3.3.Các chi phí phát sinh trực tiếp
Trong các chi phí phát sinh trực tiếp của các công ty thương mại, chúng ta cần
phân biệt thành hai loại:
•

Chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc mua, bán, giao nhận hàng hóa
được ghi thẳng vào giá trị hàng hóa nhập kho hoặc chi phí bán hàng. Do đó
việc quản lý các chi phí này được cập nhật ở hệ thống hàng tồn kho.

•

Các chi phí chung như chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi tại hệ

15


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

thống này.
Trong hệ thống này bao gồm các hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết như sau:
•

Hồ sơ tổng hợp: được xem như là một “từ điển” chi phí của doanh nghiệp. Bộ
hồ sơ này thường tập hợp các thông tin như bảng 18 và bảng 19 (trang 72)
trong phụ lục đính kèm, trong đó có hai điểm quan trọng là các trung tâm chi
phí và loại chí phí. Với hai điểm chốt yếu này, công tác phân loại, xử lý, theo
dõi và xác định trách nhiệm của kế toán sẽ được dễ dàng và thuận lợi hơn.

•

Hồ sơ chi tiết: đây là bộ hồ sơ lưu trữ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên
quan đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Cấu trúc của bộ hồ sơ này
được thể hiện ở bảng 20 (trang 73) trong phụ lục đính kèm.

Sự kết hợp giữa hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết được thể hiện thông qua sơ đồ :
Loại chi phí
Mã số loại chi phí Chi tiết loại chi phí

Trung tâm chi phí
Chi tiết T.tâm chi phí Mã T.tâm chi phí

Hồ sơ chi tiết chi phí

Mã số loại chi phí

Mã trung tâm chi phí

Chi tiết chi phí

1.2.5. CHU TRÌNH TÀI CHÍNH
Chu trình cuối cùng trong hệ thống thông tin kế toán đó là chu trình tài chính. Nó
được sử dụng để ghi chép hai sự kiện kinh tế: (1) Hoạt động tăng vốn chủ của
doanh nghiệp và đi vay; (2) Doanh nghiệp sử dụng vốn này tạo các tài sản mà
việc sử dụng tài sản này sẽ tạo doanh thu. Bên cạnh đó, chu trình tài chính cũng
thực hiện mục đích sau cùng của công tác kế toán đó là lập các báo cáo tài chính
định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của người sử dụng.
Trong chu trình này, chúng ta thấy rõ sẽ xuất hiện một số hệ thống chủ yếu sau
đây: (1)Hệ thống quản lý nguồn vốn vay; (2) Hệ thống quản lý vốn chủ sở hữu.
1.2.5.1. Hệ thống quản lý nguồn vốn vay:
Phần lớn các doanh nghiệp bao giờ cũng có việc vay vốn từ các ngân hàng, các

16


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

tổ chức tín dụng để bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh của công ty. Để quản lý
hoạt động này, kế toán thường sử dụng các hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết:
•

Hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin tổng quan về các ngân hàng, các tổ chức

tín dụng có quan hệ tín dụng thường xuyên với doanh nghiệp. Do đó thông
thường gồm các chi tiết như bảng 21 (trang 74) trong phụ lục đính kèm.

•

Hồ sơ chi tiết thể hiện các hợp đồng tín dụng riêng biệt được ký kết và thực
hiện giữa doanh nghiệp và các tổ chức tín dụng. Do đó nó thường bao gồm
các thông tin như ở bảng 22 và bảng 23 (trang 75) trong phụ lục đính kèm.
Thông qua các thông tin này, kế toán sẽ xác định được các yêu cầu về cân
đối các luồng tiền mặt của công ty để có thể đảm bảo khả năng thanh toán
đúng hạn cũng như chuẩn bị lượng tiền dự trữ hợp lý nhằm khai thác hết các
nguồn lực tài chính có hạn của mình

1.2.5.2. Hệ thống quản lý vốn chủ
Hệ thống này chủ yếu phát sinh đối với các doanh nghiệp hoạt động dưới hình
thức công ty cổ phần. Mặt khác, trong quá trình chuyên môn hóa hoạt động của
các doanh nghiệp, công tác quản lý cổ phần, cổ phiếu, cổ đông thường được thực
hiện bởi một công ty chuyên ngành hoặc thông qua các trung tâm lưu ký chứng
khoán. Do đó, trong luận án này, chúng tôi chỉ đặt vấn đề chứ không đi sâu phân
tích hệ thống quản lý vốn chủ vì không thật sự cần thiết.
1.3. GHI CHÉP KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Trên cơ sở các hồ sơ dữ liệu và các hệ thống ứng dụng đã được đề cập ở phần 2
nói trên, vấn đề cần phải giải quyết là công tác kế toán sẽ được triển khai như
thế nào và bằng cách nào để lập nên các báo cáo tài chính định kỳ.
Trong phần này chúng ta sẽ lần lượt xem xét các vấn đề: (1)Hồ sơ ghi nhận các
bút toán trong quá trình hạch toán; (2)Phương pháp hạch toán trong điều kiện có
sử dụng các hệ thống ứng dụng; (3)Phương pháp lập các sổ chi tiết, sổ cái và báo
cáo tài chính.
1.3.1. HỒ SƠ GHI NHẬN CÁC BÚT TOÁN TRONG QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN

Tương tự như các hệ thống trong các chu trình, việc hạch toán kế toán cũng được
ghi nhận trên các hồ sơ thích hợp nhằm liên kết các bút toán với các chu trình
tương ứng. Trong số các hồ sơ, chúng ta có thể thấy một số hồ sơ thường được sử
dụng như sau:

17


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Hồ sơ hệ thống tài khoản: Hồ sơ này được xem như hồ sơ mã hóa tài khoản
theo quy định của chế độ tài chính, nó bao gồm các thông tin như bảng 24
(trang 76) trong phụ lục đính kèm.

•

Hồ sơ số dư: Đây là hồ sơ lưu trữ các số liệu tổng hợp về số phát sinh trong
kỳ và số đầu kỳ, cuối kỳ của một tài khoản trong một kỳ kế toán nhất định,
nó là cơ sở để lập ra các báo cáo tài chính có liên quan và chuyển số dư đầu
kỳ cho kỳ kế toán tiếp theo. Từ đặc điểm đó, hồ sơ số dư thường gồm các chi
tiết theo nội dung ở bảng 25 (trang 76) trong phụ lục đính kèm.

•

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ: đây là hồ sơ ghi nhận
toàn bộ các bút toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Nó là cơ sở để
chuyển dữ liệu vào hồ sơ số dư cũng như lập sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng
hợp và báo cáo tài chính cuối niên độ. Hồ sơ này gồm các thông tin như bảng

26 (trang 77) trong phụ lục đính kèm.

Các hồ sơ nêu trên được liên kết với nhau qua số hiệu tài khoản thích hợp, thể
hiện qua sơ đồ :
Hồ sơ Số dư tài khoản
Số hiệu TK

SDĐKø

P. sinh Nợ

Hồ sơ Hệ thống tài khoản

P.sinh Có

SDCK

Số hiệu TK

Thông tin chi tiết

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ Kinh tế phát sinh
Tài khoản nợ

Tài khoản có

Chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.3.2. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN CÓ SỬ DỤNG CÁC
HỆ THỐNG ỨNG DỤNG

Như đã miêu tả ở phần 1, công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở các chứng
từ ban đầu, ghi nhật ký, từ đó lên sổ cái tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Trong
môi trường có sử dụng các hệ thống ứng dụng, việc ghi nhật ký sẽ được thực
hiện đồng thời với việc cập nhật thông tin từ các hệ thống ứng dụng, cụ thể:
1.3.2.1. Hạch toán kế toán trong chu trình doanh thu
Trong chu trình doanh thu, việc hạch toán sẽ được thực hiện tại hệ thống lập hóa
đơn (Billing system). Khi thực hiện động tác xuất hóa đơn cho khách hàng, kế

18


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

toán sẽ cập nhật thông tin cùng lúc vào hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng và hồ sơ
chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hai thông tin này sẽ được kết nối với nhau
thông qua một mã nghiệp vụ kế toán. Với sự kết nối thông tin đó, khi kết xuất
một hóa đơn ra báo cáo, chúng ta có thể biết được hóa đơn này đã được hạch
toán như thế nào và ngược lại khi kết xuất một bút toán kế toán về doanh thu
chúng ta có thể biết được nội dung chi tiết của bút toán này là gì.
Bên cạnh hệ thống lập hóa đơn, hệ thống thu tiền cũng phát sinh việc hạch toán
và cũng được tổ chức thực hiện tương tự như hệ thống lập hóa đơn. Trong một số
trường hợp khác, có thể chỉ phát sinh việc hạch toán kế toán mà không cần có
mã nghiệp vụ kế toán tương ứng trong chu trình doanh thu.
Sơ đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn các vấn đề nêu trên:
Hồ sơ chi tiết hóa đơn (hoặc hệ thống thu)
Mã nghiệp vụ kế toán

Chi tiết hóa đơn (hoặc thu tiền)

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ Kinh tế phát sinh
Mã nghiệp vụ kế toán

Chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.3.2.2. Hạch toán kế toán trong chu trình chi phí
Trong chu trình chi phí, các bút toán thanh toán cũng có sự nối kết với hệ thống
trong chu trình chi phí thông qua một mã nghiệp vụ kế toán .
Do đặc điểm tương tự đó, trong phần trình bày này, chúng tôi không đi sâu phân
tích chi tiết vì nó sẽ trùng lắp về bản chất nội dung với phần 1.3.2.1 nêu trên.
1.3.2.3. Hạch toán kế toán trong chu trình chuyển đổi
Các bút toán liên quan đến chi phí tiền lương được hoạch toán trực tiếp vào hồ
sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh do hệ thống lương được thực hiện độc lập
với các hệ thống khác trong quá trình kế toán.
Các bút toán còn lại liên quan đến hàng tồn kho thực ra đã được thực hiện ngay
trong chu trình doanh thu và chi phí. Do đó, hầu như không phát sinh việc hạch
toán riêng biệt trong chu trình này.

19