skkn ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN lý văn bản HÀNH CHÍNH tại TRUNG tâm GDTX TỈNH

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM GDTX TỈNH.
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng
trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan. Có thể hiểu, công
tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản
lý, điều hành của cơ quan, tổ chức; còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm
vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học
các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
. Công tác quản lý văn bản hành chính góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho

hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý cơ quan; giúp cho
cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh
chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; tạo công cụ để kiểm soát
việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; góp phần giữ gìn những
căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra
giám sát, bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp và các bí mật quốc gia,…
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với
hoạt động quản lý hành chính ở Trung tâm, trong những năm qua Trung tâm đã
tập trung hoàn thanh công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng có nề nếp; hệ
thống tổ chức văn thư, lưu trữ của Trung tâm tiếp tục được hoàn thiện.
Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói
quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó
nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý
thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của
các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành
chính
1

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản hành chính là công tác nhằm
đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ
chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu
trong văn thư. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử
lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ
tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời
nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không
thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các
yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ.
Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan
liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có
được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác quản lý văn bản hành
chính sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác quản lý văn bản hành chính. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện
hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác quản lý văn bản
hành chính.. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo
điều kiện thuận lợi để công tác quản lý văn bản hành chính phát triển, từ đó từng
bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý văn bản hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh
vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng
văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của
công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất

2


quan trọng, vì thế cần ứng dung công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản
hành chính có thể
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy nahn chóng phục vụ các mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn
cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm và cho học
viên và sinh viên
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của các tổ chức, cá nhân. Hồ sơ
tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,
qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện
tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc ngày càng
nâng cao và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà
nước ở nước ta hiện nay.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
-Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để làm tốt

công việc quản lý văn bản hành chính đòi hỏi người làm công tác này cần phải
hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức giải
quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị một
cách nhanh chóng, chính xác. Người làm công tác này phải luôn năng động, sáng
tạo và luôn tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải
quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế
độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan
được chặt chẽ. Tạo điều kiện bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước. Góp phần
tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm ra văn bản và trang thiết bị
dùng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản. Góp phần giữ gìn những tài

liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải
quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
3


-Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần
nắm vững nội dung của công tác văn thư là:
+Nhận vào sổ công văn đến.
+Scan công văn đến thành file và lưu trữ trên máy vi tính
+Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.
+Nghiên cứu và dự thảo công văn.
+Thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo.
+Đánh máy công văn.
+Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
+Vào sổ và gửi công văn đi.
+Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.
-Từ chổ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác văn
thư tôi đã mạnh dạng áp dụng vào thực tiễn công tác trong công việc hàng ngày
như tổ chức quản lý công văn đi và đến như sau:
+ Dùng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục chính trị tư
tưởng cho cán bộ giáo viên, công nhân viên của trường học tập và nghiên cứu các
văn bản, Nghị quyết của Đảng chính sách pháp luật của nhà nước, dùng nhiều hình
thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống của dân tộc ta, xây dựng tốt một đội
ngũ có tinh thần quyết tâm đoàn kết tương trợ lẫn nhau để cùng nhau tiến bộ.
+ Phối kết hợp với các ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán bộ giáo
viên công nhân viên một nguồn chính trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao
quý, sâu rộng cùng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu và phát huy mọi nguồn
lực của Nghị quyết Trung ương Đảng, Nghị quyết của Đảng bộ các cấp vững bước
tiến lên con đường công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

+ Tổ chức nhiều cuộc Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích và tầm
quan trọng của việc “Thực hiện tốt nề nếp làm việc trong văn phòng” bằng nhiều
phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao sự nhận thức, hiểu biết
sâu sắc trong mọi tổ chức tư tưởng cá nhân. Từ đó phát huy mạnh mẽ, nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác trong tình hình mới.
4


1. Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập.
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây
Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng nhiều điểm
trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy.. Trước tình hình đó là cán
bộ làm công tác văn thư tôi mạnh dạng đưa ra ý kiến tổ chức sắp xếp lại nơi làm
việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí thuận tiện khi làm
việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được không khí thoải
mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin tưởng nơi làm
việc.
2. Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một chuyên viên kiêm nhiệm thêm
công tác văn thư để công việc ngày càng trôi chảy tôi phải tìm tòi học hỏi qua sách
báo, tài liệu, qua các bạn đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị
trường bạn đã làm tốt rồi về áp dụng ở đơn vị mình. Sau một thời gian áp dụng
CNTT, văn bản đi – đến được quản lý chặt chẽ, không mất mát.
3. Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ các loại văn bản chỉ đạo của các cấp và của
trung tâm nên khi nhận công tác thì tôi nhận thấy còn rất nhiều bề bộn. Qua thời
gian tìm hiểu, tôi đã lên kế hoạch phân tích các vấn đề còn tồn động để từ đó có
hướng giải quyết. Cụ thể như sau:
a. Tổ chức quản lý công văn đến
+ Văn bản đến bằng giấy
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có
theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng

công văn gởi cho đơn vị mình không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ, scan để lưu
trữ vào máy).. Công văn đến có thể phân thành từng tháng theo ngày tháng công
văn , theo số thứ tự Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ
lại lưu thành từng file nằm trong các thư mục (VD : Sở GD&ĐT , các sở ban
ngành, UBND tỉnh Đồng nai).
Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ
phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được
dễ dàng). Tiếp tục vào sổ công văn đến theo mẫu:
5


SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN

STT

Ngày

Nơi gởi

đến

CV

Số
&KH
CV

Ngày,
tháng CV

Trích yếu
nội dung
CV

Nơi
nhận,

Ký

người

nhận

nhận

1
1

2
………..

3
……..

4
…….

5
………..

6
………

7
………

8
….

2

………..

……..

…….

………..

………

……….

….

+ Tra cứu công văn khi cần đến :
- Từ trang nhập theo mẫu công văn đến ta dùng Hyperlink liên kết với trang văn
bản

Đã được scan lưu trong thư mục với tên cơ quan chủ quản

6


Vd : ta muốn tìm công văn số 1 của Sở nội vụ, thì nhắp chuột vào mục 1 thì nó sẽ
hiện lên mẫu công văn cần tìm

+ Văn bản đến qua mạng
- Khi nhận được văn bản đến qua mạng Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi
gửi và sự toàn vẹn của văn bản chờ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan chuyển văn
bản giấy cho CBCCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản
phải scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. Và lưu lại với từng thư
mục riêng.
- Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo
văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức).
b.Tổ chức giải quyết công văn đi.
- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được cơ quan đơn vị phát
hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến
các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải quyết
công văn đi của cơ quan.
7


- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức
và thủ tục.
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua bộ
phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào

sổ.
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy
giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ
để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý
chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn.
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1,
SỔ CÔNG VĂN ĐI
ST

Ngày, tháng

Trích yếu nội

T
1
1

công văn
2
………….

dung
3
………

nhận
4
5
………… ………

6
……..

2

………….

……….

…

……..

Nơi nhận

Đơn vị hoặc người

……….

Ghi chú

.+ Tra cứu công văn đi khi cần :
- Từ trang nhập theo mẫu công văn đi, tìm đến cột chọn nơi lưu nhấp vào liên kết
đó , nó sẽ có đường dẫn đến nơi lưu văn bản

8


III.

HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

- Công tác quản lý văn bản hành chính nếu làm tốt sẽ góp phần tích cực trong quá
trình hội nhập nói chung, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ
thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi lẽ, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo
thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Nếu các khâu của công tác văn thư được triển khai tốt, như tiếp nhận, chuyển giao,
giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất
lượng; đăng ký văn bản đi, đến được rõ ràng và đầy đủ; lập hồ sơ hiện hành được
hợp lý; các quy định về văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh sẽ nâng cao hiệu
quả, chất lượng hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước
nói chung. Mặt khác, việc làm tốt công tác quản lý văn bản hành chính sẽ góp phần
tích cực vào việc ngăn ngừa tệ quan liêu, giấy tờ- một thói quen cố hữu của bộ máy
hành chính nước ta. Có thể coi đây là một trong những biện pháp hữu hiệu làm
thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của các cơ quan hành chính
nhà nước.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản hành chính, Trung
tâm đã xây dựng được cơ sở dữ liệu với 450 hồ sơ/ năm, gần 200 file văn bản toàn
văn. Khi cần giúp tìm kiếm được nhanh hơn. Qua đó, tăng cường bảo vệ và phát
9


huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt hơn cho mọi yêu cầu nhiệm vụ của các cơ
quan.
IV.

ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG

1. Một sô kiến nghị :

Nhận thức rõ những tác động của việc áp dụng công nghệ thông tin vào
công tác quản lý văn bản hành chính là việc làm cần thiết. Với những lý do trên, để
đáp ứng yêu cầu của giai đoạn hội nhập, tôi kiến nghị một số giải pháp nhằm nâng
cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản lý văn bản hành chính:
1. Về quản lý nhà nước đối với công tác quản lý văn bản hành chính
- Hoàn thiện mô hình quản lý văn bản hành chính trong giai đoạn hội nhập
quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
văn thư, hành chính văn phòng; đặc biệt là xây dựng và hoàn thiện hệ thống thuật
ngữ văn thư, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng
cho hoạt động văn thư của các cơ quan; Ở đây, xem xét đến mô hình tổ chức công
tác văn thư hiện nay, có thể nói là chưa đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ hội nhập
quốc tế, của thời kỳ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, việc cần làm là
hoàn thiện mô hình tổ chức công tác văn thư cho phù hợp . Đồng thời, nâng cao
nhận thức của cán bộ lãnh đạo cũng như cán bộ thừa hành và xây dựng cơ chế
trách nhiệm rõ ràng. Mô hình tổ chức văn thư này cần phải tính đến hoạt động của
nó trong môi trường điện tử, cách lập hồ sơ ra sao, sao lưu dữ liệu thế nào.
2. Trên cơ sở phân tích, đánh giá và khắc phục những hạn chế của hệ thống quản lý
hành chính và hệ thống quản lý các quy trình nghiệp vụ ở cơ quan nhà nước. Đây
thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng
một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, một phương pháp làm việc khoa
học, xác định rõ việc (làm gì); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào,
theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để
người lãnh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ cơ
quan. Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sẽ không ngừng nâng cao chất
lượng và hiệu quả của công tác văn thư, khắc phục được tồn tại phổ biến lâu nay
của cơ quan hành chính nhà nước là làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện. Đây
10


cũng là một hoạt động có ý nghĩa thiết thực trong quá trình hội nhập quốc tế hiện

nay.
Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc đánh máy, in văn bản (thay máy chữ trước
kia) và đăng ký văn bản đi, đến (thay cách đăng ký bằng sổ). Việc quản lý và xử lý
văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu nghiệp vụ
cụ thể trong văn thư như soạn thảo và xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi
giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó,
mọi khâu trong quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư đều có thể nhờ sự trợ
giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức.
3. Đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúng tiêu chuẩn
phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán bộ làm công tác
văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu quả cho công tác văn thư đáp ứng
được yêu cầu của quá trình hội nhập
V.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

- HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật
(kèm theo công văn số 1654 /BTTTT-ƯDCNTT
Ngày 27 /5/2008 của Bộ Thông tin và Truyền thông)
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)

Trần Thị HIền

11