Bài giảng tin học ứng dụng kinh doanh chương 6

Chương 6.
TỔNG HỢP, PHÂN TÍCH
VÀ THỐNG KÊ SỐ LIỆU


CHỨC NĂNG SUB TOTAL
 Ý nghĩa: Thống kê, tính toán theo từng nhóm dữ liệu trên những
trường được chỉ định của cơ sở dữ liệu. Excel sẽ tự động phân tách
nhóm dữ liệu, tính toán và chèn kết quả tổng hợp và đầu hoặc cuối
mỗi nhóm.
 Cách thực hiện:

 Bước 1: Sắp xếp cơ sở dữ liệu theo trường nào cần phân
nhóm để thống kê, tính toán;
 Bước 2: Chọn cơ sở dữ liệu sau đó mở mục chọn Data\
Sub Total;

2


CHỨC NĂNG SUB TOTAL
 Bước 3: Xác định các thông số sau:
 At each change in: Chọn trường dùng để phân nhóm;
 Use Function: Chọn hàm để thống kê;
 Add Sub Total to: Chọn những trường nào muốn thực
hiện thống kê trên đó;
 Replace current subtotals: Thay thế những giá trị
subtotal hiện có;

3

CHỨC NĂNG SUB TOTAL
 Page Break between
groups: chọn, nếu muốn tạo
dấu ngắt trang giữa các
nhóm;
 Summary below data:
chọn, muốn dòng tổng kết
được chèn ở sau mỗi nhóm;
 Remove All: Xóa tất cả
những Subtotal hiện có;

4


CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
 Ý nghĩa: Thống kê, kết hợp trên các dữ liệu tương ứng của
nhiều Sheet hoặc Book và kết xuất kết quả vào 1 Sheet tổng
hợp nào đó.
 Cách thực hiện:
 Bước 1: Chọn cơ sở dữ liệu;
 Bước 2: Mở mục chọn Data\ Consolidate; xác đinh các
thông số sau:
5


CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
 Function: Chọn hàm để tính;
 Reference: Xác định phạm vi dữ liệu;
 All reference: Liệt kê tất cả các phạm vi dữ liệu tham gia kết hợp.

 Use label in:
 Top Row: Dùng dòng dữ liệu đầu tiên bên trên là tiêu đề cột;
 Left Column: Dùng cột dữ liệu đầu tiên bên trái là tiêu đề
dòng;

6


CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
 Create links to source data: chọn, nếu muốn tạo liên kết
với dữ liệu nguồn;
 Browse: liệt kê danh sách các file Workbook.
 Add: Bổ sung 1 phạm vi được chọn từ Reference vào All
reference.
 Delete: Xóa 1 phạm vi( Nếu lỡ xác định sai).

7


CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
Chọn hàm
để tính

Dùng dòng dữ
liệu đầu tiên
bên trên là tiêu
đềcột
cộtdữ liệu
Dùng
đầu tiên bên trái

là tiêu đề dòng

Xác định
phạm vi
dữ liệu
Liệt kê tất
cả các phạm
vi dữ liệu
tham gia kết
hợp

liệt kê DS
các file
Thêm

Xóa
phạm vi

8

tạo liên kết với
dữ liệu nguồn


CHỨC NĂNG CONSOLIDATE
 Chú ý
Ta có thể tạo khung của bảng thống kê trước, với điều
kiện là các tên trường và các Label(nhãn) của cơ sở dữ
liệu này phải hoàn toàn giống hệt các tên trường và các
(nhãn) của cơ sở dữ liệu(trật tự có thể khác).

9


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Ý nghĩa:
Pivot Table là một công cụ để tổng hợp và phân tích
số liệu từ một cơ sở dữ liệu.
Ngoài khả năng nhóm dữ liệu theo dạng hàng cột (2D)
Pivot Table còn tạo báo cáo dạng 3 chiều.(3S)

10


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

Chức năng:
 Tạo ra bảng tổng kết
 Tổ chức bảng dữ liệu bằng phương pháp kéo
thả
 Lọc và nhóm dữ liệu
 Vẽ biểu đồ từ PivotTable
11


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

12


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Thực hiện:
 Quét khối chọn vùng số liệu
 Data\ Pivot Table and PivotChart Report ->xuất
hiện hộp thoại Pivot Table and PivotChart
Wizard:

13


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Bước 2: Lần lượt làm theo từng bước của quá trình tạo bảng. Cụ thể
như sau:
Step 1: Chọn loại dữ liệu dùng để phân tích trong việc tạo bảng.
 Microsoft Excel List or Database: dữ liệu là cơ sở dữ liệu của
Excel.
 External data source: Dữ liệu là cơ sở dữ liệu của một chương
trình khác.
 Multiple consolidation ranges: Dữ liệu là nhiều vùng cơ sở dữ
liệu.
 Another Pivot Table: dữ liệu là bảng Pivot Table khác.
 Nhấn nút Next để sang bước tiếp theo:
14

TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Step 2: Xác định phạm vi dữ liệu dùng để tạo bảng
 Step 3: Xác định vị trí đặt của Pivot Table,
 Chọn nút Layout (có thể thực hiện sau khi tạo Pivot table)

 Xác định Field nào chứa dữ liệu mà ta muốn tổng hợp
hoặc phân tích rồi kéo vào phần DATA
 Chọn giá trị sắp xếp theo cột với nhãn nằm phía trên, kéo
vào vùng Column
 Sắp xếp theo hàng, kéo thả vào Row
 Thống kê theo vùng, kéo thả vào Page
15


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Step 3: Options: Xác định thêm một số thông số khác. Ta
quan tâm các thông số sau:
 Name: đặt tên cho Pivot table.
 Format options: gồm các thông số:
 Grand total for columns: Chọn, nếu muốn hiển thị dòng
tổng cộng cho các dòng ở bên dưới bảng.
 AutoFormat table: chọn, nếu muốn thực hiện việc định
dạng tự động cho bảng.
 Merge labels: canh giữa các nhãn của Pivot Table.
16


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ

PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Preserve formatting: giữ lại trật tự các định dạng cảu
bảng.
 Page layout: thay đổi trật tự của bố cục bảng.
 For error values; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi
có lỗi sai trị.
 For empty cells; show: bật/tắt nội dung sẽ hiển thị khi
có ô rỗng.

17


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Data Option:
 Data source options: gồm các thông số sau
• Save datawith table layout: lưu loại dữ liệu External lên bảng
hiện hành.
• Enable drilldown: bật/tắt tính năng drilldown- tính năng hiển
thị thông tin chi tiết tại một ô thống kê nào đó trên bảng Pivot
Table khi ta nhấn kép chuột tại đó.
• Refresh on Open: cập nhật lại dữ liệu khi mở ra.

 External data options: một số thông số khác đối với loại
dữ liệu External.
18


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE

 Hiệu chỉnh PivotTable:
 Thay đổi cấu trúc PivotTable
 Thay đổi hàm tổng kết cho Field
 Sử dụng thanh công cụ để hiệu chỉnh

19


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Thay đổi cấu trúc PivotTable
 Sử dụng PivotTable Wizard: Chọn nút PivotTable 
PivotTable Wizard, thực hiện giống phần thiết kế
 Kéo thả Field: Kéo thả Field tương ứng từ PivotTable
Field List vào các vùng tương ứng trên PivotTable và
ngược lại nếu muốn bỏ đi.

20


TỔNG HỢP THỐNG KÊ VÀ
PHÂN TÍCH SỐ LIỆU VỚI PIVOTTABLE
 Thay đổi hàm tổng kết cho Field
 Kích chuột phải tại vùng Data của PivotTable, chọn
Field Setting..
 Chọn hàm tính toán

21