Bài giảng chứng chỉ a buổi 2 GV nguyễn duy sang

Bài giảng chứng chỉ A
Xử lý bảng tính với
MS Excel
Chương 16: Giới thiệu MS Excel
Chương 17: Các thao tác cơ bản trong MS Excel
Chương 18: Một số hàm trong MS Excel


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Chức năng chính của MS Excel
Tính tóan bằng các công thức
Phân tích, tổng hợp dữ liệu
Biểu diễn dữ liệu bằng biểu đồ
Tự động hóa các công việc có tính lặp lại

 Khởi động và thoát khỏi MS Excel
Tương tự các chương trình ứng dụng khác

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Màn hình của MS Excel

Địa chỉ ô hiện
hành

Tên cột

Dòng nhập công thức
và dữ liệu

Chỉ số dòng

Nút di
chuyển

Sheet
hiện hành

Tên các Sheet

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Màn hình của MS Excel
Thanh công cụ chuẩn
(Standard)

Thanh công cụ định dạng
(Formatting)

Thanh công thức (Formula Bar)

www.ctu.edu.vn

CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

www.ctu.edu.vn

 Cấu trúc của một Workbook
Tập tin Excel (Workbook) có nhiều tờ/ trang (Sheet), phần
mở rộng mặc nhiên là .xls
Một Workbook có tối đa 255 sheet
Mỗi Sheet như một bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột
Hàng (Row): 1  65536
Cột (Column): 256 cột: A, B, C, …, Z, AA, AB, …, IV
Ô (Cell): giao giữa hàng và cột tạo thành ô
 có 65536 * 256 = 16777216 ô
Địa chỉ ô: A1, C6, F2, …


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

www.ctu.edu.vn

 Cấu trúc của một Workbook
Con trỏ ô
Cách di chuyển dấu nháy trong bảng tính
Dùng chuột
Dùng bàn phím
Vùng (Range/ Block/ Array/ Reference): 1 hoặc nhiều ô
liên tiếp nhau
Địa chỉ vùng: A1, A3: F3, C2: C15, F3: H8, …

CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Một số thao tác trên Sheet
Chọn Sheet
Đổi tên Sheet
Thêm Sheet
Xóa Sheet

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

www.ctu.edu.vn

 Cách nhập dữ liệu
Chọn ô cần nhập
Nhập dữ liệu
Enter để chấp nhận hoặc Esc để hủy bỏ

Chỉnh sửa dữ liệu: chọn ô cần sửa rồi nhấn phím F2 hoặc
D_Click lên ô cần sửa


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

www.ctu.edu.vn

 Các kiểu dữ liệu
• Kiểu số (Number)

Mặc nhiên được canh phải trong ô
Bao gồm: dữ liệu dạng số, ngày, giờ

• Kiểu chuỗi (Text)
Mặc nhiên được canh trái trong ô
Bao gồm: dữ liệu dạng chuỗi, chuỗi + số, bắt đầu bằng
dấu ‘

• Kiểu công thức (Formula): kết quả trả về phụ thuộc vào
công thức


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Các kiểu dữ liệu
• Kiểu công thức (Formula):
Kết quả trả về phụ thuộc vào công thức
Cách nhập công thức
Nhập trực tiếp
Nhập theo tham chiếu

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Các loại địa chỉ
• Địa chỉ tương đối:
<Tên cột><Chỉ số hàng>
A2, C6, E2: H7, …

• Địa chỉ tuyệt đối:
$<Tên cột>$<Chỉ số hàng>
$A$2, $C$6, $E$2: $H$7, …

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

www.ctu.edu.vn

 Các loại địa chỉ
• Địa chỉ bán tuyệt đối (địa chỉ hỗn hợp):
Địa chỉ tuyệt đối theo cột
$<Tên cột><Chỉ số hàng>
$A2, $C6, $E2: $H7, …
Địa chỉ tuyệt đối theo hàng
<Tên cột>$<Chỉ số hàng>
A$2, C$6, E$2:H$7, …
Nhấn phím F4 để chuyển đổi qua lại giữa các loại địa chỉ


www.ctu.edu.vn

CHƯƠNG 16: GIỚI THIỆU MS EXCEL

 Các thông báo lỗi thường gặp
Lỗi báo

Nguyên nhân

# DIV/0!

Trong công thức có phép tính chia cho số không (0)

#N/A

Công thức tham chiếu đến ô có mục nhập #N/A hoặc gõ một số
hàm không có đối số

#NAME?

Trong công thức có một tên mà Excel không hiểu được

#NULL!

Xảy ra khi xác định giao giữa 2 vùng nhưng trong thực tế 2
vùng đó không giao nhau

#NUM!

Xảy ra khi dữ liệu số có sai sót

#REF!

Xảy ra khi trong công thức tham chiếu đến một địa chỉ không
hợp lệ

#VALUE!

Trong công thức có các toán hạng và toán tử sai kiểu


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Các loại vùng và cách chọn
•
•
•
•
•
•
•
•

Một phần của ô
Một ô
Nhiều ô liên tục
Nhiều ô cách khoảng
Nhiều vùng cách khoảng
Nguyên cột
Nguyên hàng
Nguyên Sheet

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Đặt tên cho vùng
•
•
•
•

Chọn vùng cần cần đặt tên
Insert\ Name\ Define
Nhập tên cho vùng
Add

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Xóa bỏ dữ liệu
• Chọn vùng cần xóa
• Edit\ Clear\ …

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Sao chép dữ liệu
 Tự động điền dữ liệu bằng AutoFill
 Sử dụng lệnh Edit\ Fill

www.ctu.edu.vn

CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Di chuyển dữ liệu
• Sử dụng lệnh
• Di chuyển bằng cách kéo trực tiếp

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Các thao tác trên hàng, cột và ô
• Thêm hàng, cột, ô
Insert\ …

• Xóa hàng, cột, ô
Edit\ Delete

• Thay đổi độ rộng cột và chiều cao hàng

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Lệnh Undo, Redo, và Repeat

www.ctu.edu.vn

CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Định dạng cách hiển thị dữ liệu
• Chọn khối dữ liệu cần định dạng
• Format\ Cells
• Dữ liệu số
• Dữ liệu chuỗi
• Kẻ khung và tô nền

 Sao chép định dạng

www.ctu.edu.vn


CHƯƠNG 17: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MS EXCEL

 Các thao tác trên tập tin

www.ctu.edu.vn