Bài giảng tin học đại cương chương 2 ths phạm thanh an

Chương 2

Soạn thảo văn bản với MS Word
Giảng viên: ThS. Phạm Thanh An
Khoa Công nghệ thông tin
Đại học Ngân hàng TP.HCM


Nội dung
Bài 1: Làm quen với MS Word
Bài 2: Các thao tác soạn thảo
Bài 3: Thao tác định dạng văn bản
Bài 4: Bảng biểu, biểu đồ và hình ảnh
Bài 5: Trộn thư và in ấn & Một số tính năng
khác


Giới thiệu về MS Word




Là một phần mềm trong bộ sản phẩm MS
Office của Microsoft, ra đời năm 1980
Phiên bản mới nhất MS Word 2007
Là phần mềm soạn thảo sử dụng rộng rãi
nhất hiện nay


Bài 1: Làm quen với MS Word








Khởi động và thoát khỏi MS Word
Các thành phần cửa sổ Word
Thao tác tạo mới, ghi lưu, mở, đóng tài liệu.
Thay đổi chế độ hiển thị trang
Sử dụng công cụ Zoom khung nhìn tài liệu.
Hiển thị/che dấu thanh công cụ


Khởi động MS Word



Cách 1: Vào Start\ All Programs\ Microsoft
Office\ Microsoft Word
Cách 2: Click vào biểu tượng Microsoft Word
trên màn hình nền Desktop (nếu có)


Các thành phần cửa sổ Word
Thu nhỏ màn hình về Taskbar
Thanh công
cụ Standard

Thanh công

cụ Formatting

Ask A
Question box

Thu nhỏ hoặc phóng to cửa sổ
Thoát Word

Thanh tiêu đề
Thanh thực đơn lệnh

Đóng tài liệu
đang làm việc

Thanh cuốn
dọc

Thước ngang

Bảng tác vụ
(Task Pane)

Thước dọc
Vùng soạn thảo

Nút hiển thị tài liệu
Thanh công cụ vẽ
Thanh trạng thái

Thanh cuốn

ngang


Màn hình làm việc chính



Làm quen với các loại con trỏ
Con trỏ nhập văn bản







Con trỏ (hay con chạy - cursor) nhập văn bản là thanh đứng
màu đen, nhấp nháy.
Chỉ ra vị trí thêm vào văn bản. Ở dòng thứ mấy, cột thứmấy
(hãy di chuyển và xem dưới thanh trạng thái).
Chỉ di chuyển được trong phạm vi vùng soạn thảo.
Di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc dùng chuột

Con trỏ chuột



Ở dạng chữ I nét mảnh, không nhấp nháy. Di chuyển bằng
cách di chuột.
Di chuyển đến các thanh công cụ con trỏ chuột có hình mũi

tên màu trắng.


Thoát khỏi MS Word





C1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4
C2: Kích chuột vào nút Close
ở góc trên
cùng bên phải cửa sổ làm việc của Word.
C3: Vào menu File/Exit
Nếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1hộp
thoại, như sau, khi đó chọn:




Yes: nếu muốn ghi tệp trước khi thoát,
No: thoát không ghi tệp,
Cancel: huỷ lệnh thoát.


Ghi lưu tài liệu lên đĩa





C1: Kích chuột vào biểu tượng
Save trên
Toolbar.
C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S
C3: Vào menu File/Save
Lần đầu tiên ghi lưu tệp tin, hộp thoại Save As
được mở ra (như hình sau):


Ghi lưu tài liệu lên đĩa
1. Chọn nơi ghi tệp trong hộp Save in

3. Bấm nút
Save để ghi tệp
2. Gõ tên tệp tin
Bấm nút Cancel để
hủy lệnh ghi tệp


Ghi lưu tài liệu lên đĩa




Khi ghi lưu một tài liệu cần lưu ý:
 Nơi lưu tài liệu: Thư mục lưu tài liệu được hiện
trong ô Save in.
 Đặt tên tệp tin tài liệu: nhập tên tài liệu trong ô File
name ( không chứa: \ / : * ? " < > |)

 Kiểu tài liệu: lựa chọn trong ô Save as type. Theo
mặc định “Word Document”, có phần mở rộng là
“.doc”.
Nếu tệp đã được ghi luu từ trước thì lần ghi tệp hiện
tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm
giác là Word không thực hiện việc gì).


Ghi lưu tài liệu với một tên khác




Dùng khi muốn lưu tài liệu thành một bản mới.
Chọn: File -> Save As
Trong vùng File name, nhập tên khác cho tệp tin và nhấn nút Save as.

1. Chọn nơi ghi tệp
2. Gõ tên mới cho tệp
3. Bấm nút
Save để ghi tệp

Chú ý: Khi ghi tệp
với 1 tên khác thì
tệp cũ vẫn tồn tại,
tệp mới được tạo ra
có cùng nội dung
với tệp cũ
Bấm nút
Cancel để hủy

lệnh ghi tệp


Tạo thư mục mới để lưu tài liệu


Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành


Cách 1: Nhấn nút Close Windows ( phân biệt với nút
Close đóng chương trình Word bên trên)



Cách 2: Chọn File -> Close
Chú ý:
 Nếu trước đó đã ghi lưu: cửa sổ tài liệu biến mất.
 Nếu trước đó chưa ghi lưu: Word sẽ hiển thị hộp
thoại nhắc nhở ghi lưu tài liệu.




Đóng cửa sổ tài liệu hiện hành



Có 3 nút Yes, No, Cancel





Yes – Đóng và ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện.
No - Đóng và không ghi lưu các thay đổi vừa thực hiện (cẩn
thận !)
Cancel – Hoãn lại không đóng nữa, tiếp tục làm việc với cửa
sổ tàì liệu đó.


Một số tiện ích
trong hộp thoại Save as



Quay lại thư mục vừa xem
Chuyển đến thư mục cha của thư mục hiện
hành
Tạo thư mục mới trong thư mục hiện hành



Truy cập đến các tệp mới được mở gần nhất



Chuyển nhanh đến thư mục Desktop



Chuyển nhanh đến thư mục My Documents







Chuyển nhanh đến mục My Computer
Chuyển nhanh đến mục My Network places


Mở một tài liệu đã có trên đĩa


Bước 1: Mở hộp thoại Open






Nhấn nút lệnh Open trên thanh công cụ
Hoặc - Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + O
Hoặc - Chọn File -> Open

Bước 2:




Sử dụng hộp Look in: nhắp chuột vào nút mở rộng
xuống để hiện cây thư mục; chọn tiếp trong cây
Hoặc - Di chuyển từng cấp trên cây thư mục, dùng
nút Up (đi lên) và mở thư mục con (đi xuống)
Hoặc - Dùng các nút biểu tượng My Documents,
Desktop, My Recent Document


Mở một tài liệu đã có trên đĩa


Bước 3: Nhắp chuột chọn tài liệu, nhấn Open

1. Chọn nơi chứa tệp
2. Chọn tệp cần mở
3. Bấm nút Open
để mở tệp

Bấm nút
Cancel để hủy
lệnh mở tệp


Mở nhiều tài liệu đã có sẵn


Thực hiện: Bước 1 và 2 tương tự như mở một
tài liệu, nhưng bước 3 cần thực hiện:


Nếu các tệp tin muốn mở liền kề nhau:






Nhắp chọn tệp đầu tiên
Nhấn giữ phím Shift
Nhắp chọn tệp cuối cùng trong danh sách

Nếu các tệp tin không liền kề nhau:




Nhắp chọn tệp đầu tiên
Nhấn và giữ phím Ctrl
Lần lượt nhắp chọn các tệp còn lại


Mở nhiều tài liệu đã có sẵn

Mở các tài
liệu rời rạc


Tạo một tài liệu mới



Khi khởi động, MS-Word tự động tạo sẵn một
tài liệu trắng, có tên mặc định là Document1
Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu mặc
định




C1: Nhấn nút lệnh New Blank Document trên
thanh công cụ
C2: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + N


Tạo một tài liệu mới


Tạo một tài liệu mới theo khuôn mẫu
khác
 MS Word làm sẵn nhiều khuôn mẫu
tài liệu khác nhau
 Ta cũng có thể làm thêm một số
khuôn mẫu tài liệu của riêng mình và
lưu vào Word.
 Để tạo một tài liệu mới theo khuôn
mẫu đã làm: chọn File-> New. Hộp
thoại Template sẽ xuất hiện
 Chọn một mẫu ở Task Panel bên phải

Di chuyển giữa các tài liệu
đang mở
MS-Word cho phép mở và soạn thảo nhiều tài liệu
đồng thời.
 Mỗi tài liệu được hiển thị và soạn thảo trong một cửa
sổ riêng.
Cách 1:





Mở nhóm lệnh Window để hiển thị danh sách các tệp tài liệu
đang mở.
Nhắp chuột chọn tài liệu cần đến trong danh sách


Di chuyển giữa các tài liệu
đang mở
Cách 2:
 Thanh tác vụ dưới đáy màn hình có nhiều cửa
sổ Word thu nhỏ
 Nhắp chuột vào cửa sổ tài liệu nào thì sẽ
chuyển đến tài liệu đó.


Thay đổi chế độ hiển thị trang



Có 5 chế độ hiển thị trang tài liệu: Normal, Web
Layout, Print Layout, Reading layout, Outline.
2 cách thay đổi chế độ

Chọn từ thực đơn lệnh View

Nhấn vào các nút ở góc trái (phía dưới của cửa
sổ soạn thảo)
Web Layout

Normal

Outline

Print Layout

Reading Layout