Tài liệu gảng dạy học phần tin học văn phòng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.85 MB, 164 trang )
TRUNG TÂM TIN HỌC - ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN TP. HCM
227 Nguyễn Văn Cừ – Quận 5 – Tp. Hồ Chí Minh
Tel: 8351056 – Fax 8324466 – Email:
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN GIẢNG DẠY
Học phần 1
TIN HỌC VĂN PHÒNG
Mã tài liệu: DT_NCM_LT_HDGD_THVP
Phiên bản 1.1 – Tháng 06/04
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Mục lục
Mục lục ...............................................................................................................1
GIỚI THIỆU ...........................................................................................................5
GIÁO TRÌNH LÝ THUYẾT ...........................................................................................6
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..............................................................................................6
HƯỚNG DẪN PHẦN LÝ THUYẾT...................................................................................7
Bài 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD .....................................................................7
I.
Giới thiệu về màn hình giao tiếp ..............................................................................................8
I.
Các chế độ làm việc của Microsoft Word..............................................................................10
II.
I.1.
Chế độ gõ ký tự (Overtype)...........................................................................................10
I.2.
Giới thiệu chế độ trình bày màn hình ............................................................................11
Thao tác trên khối văn bản ....................................................................................................11
II.1. Chọn khối văn bản ........................................................................................................11
II.2. Hủy bỏ khối văn bản đã chọn .......................................................................................12
II.3. Sao chép khối văn bản .................................................................................................12
II.4. Tìm kiếm và thay thế - Find and Replace......................................................................13
III.
Một số thao tác cơ bản trong Microsoft Word........................................................................14
Bài 2: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN .................................................................................... 15
I.
II.
Đònh dạng trang in .................................................................................................................17
I.1.
Thiết lập các giá trò cho trang in ....................................................................................17
I.2.
Header/Footer ...............................................................................................................18
Đònh dạng đoạn văn (Paragraph) ..........................................................................................19
II.1. Canh lề đoạn văn ..........................................................................................................19
II.2. Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing ...............................................19
II.3. Khoảng cách giữa các đoạn với nhau ...........................................................................19
II.4. Đònh lề trái và phải của đoạn văn .................................................................................21
II.5. Đònh dạng Drop Cap .....................................................................................................23
II.6. Đònh dạng Bullets and Numbering ................................................................................23
III.
Đònh dạng ký tự (Character) ..................................................................................................24
III.1. Đònh dạng ký tự hay một nhóm từ .................................................................................24
III.2. Sử dụng Format Painter ................................................................................................26
III.3. Dấu ngắt (break) ...........................................................................................................26
IV.
Đònh dạng khung viền và nền ................................................................................................27
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 1/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
IV.1. Đònh dạng khung viền cho trang in................................................................................27
IV.2. Đònh dạng khung viền và nền cho đoạn văn .................................................................28
V.
Đònh dạng cột báo .................................................................................................................29
Bài 3: VẼ HÌNH TRONG MICROSOFT WORD .................................................................. 31
I.
Giới thiệu về các đối tượng đồ họa của Word .......................................................................32
II.
Các đối tượng Drawing ..........................................................................................................33
II.1. Giới thiệu .......................................................................................................................33
II.2. Các đối tượng cơ sở ......................................................................................................33
II.3. WordArt .........................................................................................................................37
III.
Đối tượng Picture...................................................................................................................40
III.1. Giới thiệu .......................................................................................................................40
III.2. Các thao tác xử lý đối tượng Picture .............................................................................40
Bài 4: BẢNG BIỂU - TABLE ...................................................................................... 46
I.
Đối tượng Table và cách sử dụng .........................................................................................47
II.
Các thao tác trên đối tượng Table .........................................................................................47
Bài 5: CÁC KỸ THUẬT NÂNG CAO TRONG MICROSOFT WORD............................................ 56
I.
FootNotes và EndNotes ........................................................................................................57
I.1.
Chức năng cơ bản của Footnotes và Endnotes ............................................................57
I.2.
Cấu trúc cơ bản.............................................................................................................57
I.3.
Thao tác sử dụng Footnotes và Endnotes ....................................................................57
II.
Mail Merge.............................................................................................................................58
III.
Style.......................................................................................................................................64
III.1. Khái niệm cơ bản về Style ............................................................................................64
III.2. Phân loại Style ..............................................................................................................64
III.3. Thao tác sử dụng Style .................................................................................................65
IV.
Table of Contents ..................................................................................................................66
IV.1. Khái niệm cơ bản về Table of Contents ........................................................................66
IV.2. Cấu trúc cơ bản.............................................................................................................66
IV.3. Thao tác sử dụng Table of Contents .............................................................................67
IV.4. Các lỗi thường gặp ........................................................................................................70
V.
Index .................................................................................................................................................71
V.1. Khái niệm cơ bản về Index ...........................................................................................71
V.2. Cấu trúc cơ bản.............................................................................................................71
V.3. Thao tác sử dụng Index ................................................................................................71
V.4. Các lỗi thường gặp ........................................................................................................73
VI.
Tracked Changes ..................................................................................................................73
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 2/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
VI.1. Khái niệm cơ bản về Tracked Changes ........................................................................73
VI.2. Thao tác sử dụng Tracked Changes .............................................................................73
Bài 6: TẠO TRANG TRÌNH DIỄN VỚI MICROSOFT POWER POINT......................................... 75
I.
II.
Tổng quan về Microsoft PowerPoint......................................................................................76
I.1.
Giới thiệu về Microsoft PowerPoint ...............................................................................76
I.2.
Các thao tác cơ bản với PowerPoint .............................................................................76
I.3.
Các chế độ trình bày màn hình trong Microsoft PowerPoint .........................................82
Tạo hiệu ứng cho trang trình diễn .........................................................................................85
II.1. Hiệu chỉnh Slide Master ................................................................................................85
II.2. Tạo hiệu ứng khi có sự chuyển tiếp giữa các trang trình diễn ......................................86
II.3. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong trang trình diễn .................................................87
Bài 7: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL................................................................... 89
I.
II.
Giới thiệu về Workbook và Worksheet ..................................................................................90
I.1.
Giới thiệu .......................................................................................................................90
I.2.
Những đặc điểm của Worksheet...................................................................................90
I.3.
Cấu trúc của Worksheet trong Excel ............................................................................91
I.4.
Thao tác trên Workbook ................................................................................................92
Dữ liệu trên Worksheet..........................................................................................................94
II.1. Các kiểu dữ liệu ............................................................................................................94
II.3. Thao tác trên vùng dữ liệu ............................................................................................96
III.
Đònh dạng bảng tính ..............................................................................................................98
III.1. Đònh dạng ô ...................................................................................................................98
III.2. Đònh dạng hình thức hiển thò dữ liệu............................................................................101
III.3. Thay đổi độ rộng của dòng và cột ..............................................................................102
III.4. Thêm, xóa dòng và cột cho bảng tính.........................................................................102
IV.
In ấn và lưu trữ bảng tính.....................................................................................................104
IV.1. Đònh dạng trang in.......................................................................................................104
IV.2. Lưu trữ bảng tính .........................................................................................................107
Bài 8: TÍNH TOÁN DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH.............................................................. 108
I.
Tham chiếu đòa chỉ ..............................................................................................................109
I.1.
Sao chép công thức ....................................................................................................109
I.2.
Tham chiếu đòa chỉ ......................................................................................................109
I.3.
Tham chiếu đòa chỉ tương đối ......................................................................................110
I.4.
Tham chiếu đòa chỉ tuyệt đối .......................................................................................110
I.5.
Tham chiếu đòa chỉ hỗn hợp ........................................................................................111
I.6.
Thay đổi cách tham chiếu đòa chỉ................................................................................111
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 3/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
I.7.
II.
Tham chiếu vùng ........................................................................................................112
Các hàm cơ bản ..................................................................................................................113
II.1. Hàm logic ....................................................................................................................114
II.2. Hàm về số ...................................................................................................................114
II.3. Hàm về chuỗi ..............................................................................................................115
II.4. Hàm về ngày giờ.........................................................................................................117
II.5. Hàm thống kê..............................................................................................................119
II.6. Hàm điều kiện .............................................................................................................121
II.7. Hàm đổi kiểu dữ liệu ...................................................................................................122
II.8. Hàm tìm kiếm ..............................................................................................................123
II.9. Hàm kiểm tra...............................................................................................................124
Bài 9: CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH.................................................................... 126
I.
Các khái niệm trong Cơ sở dữ liệu ......................................................................................127
I.1.
Vùng dữ liệu nguồn – Database range .......................................................................127
I.2.
Vùng tiêu chuẩn – Criteria range ................................................................................127
I.3.
Vùng rút trích – Extract range .....................................................................................127
II.
Sắp xếp dữ liệu ...................................................................................................................128
III.
Lọc dữ liệu ...........................................................................................................................130
III.1. AutoFilter.....................................................................................................................130
III.2. Advanced Filter ...........................................................................................................132
III.3. Sử dụng Filter để xóa dữ liệu ......................................................................................133
III.4. Các dạng vùng tiêu chuẩn ..........................................................................................133
IV.
Các hàm Cơ sở dữ liệu ........................................................................................................135
V.
Kiểm tra dữ liệu ...................................................................................................................136
Bài 10: DATA TABLE & BIỂU ĐỒ .............................................................................. 139
I.
II.
Data table ............................................................................................................................140
I.1.
Table một biến ............................................................................................................140
I.2.
Table hai biến ..............................................................................................................141
Biểu đồ ................................................................................................................................143
II.1. Các loại biểu đồ ..........................................................................................................143
II.2. Các thành phần trong biểu đồ ....................................................................................143
II.3. Vẽ biểu đồ ...................................................................................................................144
ĐỀ THI MẪU CUỐI MÔN ......................................................................................... 148
ĐỀ THI MẪU CUỐI NHÓM HỌC PHẦN ......................................................................... 151
ĐỀ THI MẪU KIỂM TRA GIÁO VIÊN ........................................................................... 155
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 4/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
GIỚI THIỆU
Sau khi hoàn thành khóa học, học viên sẽ có khả năng:
Xử lý trong soạn thảo, trình bày văn bản với Winword.
Soạn thảo các bài trình diễn, báo cáo với PowerPoint.
Lập và trình bày bảng biểu trên Excel.
Lập công thức giải quyết một số công việc trong ứng dụng quản lý với Excel.
Lập các biểu đồ thống kê số liệu trên Excel
Với thời lượng là 36 tiết LT và 60 tiết TH được phân bổ như sau:
STT
Bài học
Số tiết LT
Số tiết TH
1
Tổng quan Microsoft Word
2
2
2
Đònh dạng văn bản
4
8
3
Vẽ hình trong Microsoft Word
3
5
4
Bảng biểu – Table
3
5
5
Các kỹ thuật nâng cao trong Microsoft Word
3
5
6
Tạo trang trình diễn với Microsoft PowerPoint
3
5
7
Tổng quan về Microsoft Excel
4
8
8
Tính toán dữ liệu trên bảng tính
6
8
9
Cơ sở dữ liệu trên bảng tính
4
8
10
Data Table và Biểu đồ
4
6
36
60
Tổng số tiết :
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 5/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
GIÁO TRÌNH LÝ THUYẾT
Sử dụng giáo trình “Microsoft Word 2000, Microsoft Power Point 2000, Microsoft Excel 2000” của
tác giả Phạm Thanh Minh, tái bản lần thứ 2, nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Tp. HCM.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 6/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
HƯỚNG DẪN PHẦN LÝ THUYẾT
Bài 1
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT WORD
Tóm tắt
Lý thuyết 2 tiết - Thực hành 2 tiết
Mục tiêu
Các mục chính
Kết thúc bài học này, I.
bạn có thể thực hiện các
thao tác cơ bản khi soạn
thảo văn bản với Ms
Word.
Giới thiệu về màn hình giao tiếp
Bài tập bắt
buộc
Bài tập làm
thêm
1.1, 1.2
II. Thao tác trên tập tin văn bản
III. Các chế độ làm việc của
Microsoft Word
IV. Thao tác trên khối văn bản
V. Một số thao tác cơ bản trong
Microsoft Word
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 7/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
I.
Giới thiệu về màn hình giao tiếp
Màn hình giao tiếp của Microsoft Word
Title bar
Menu bar
Tool bar
Insertion Point
Status bar
Cửa sổ màn hình giao tiếp của Microsoft Word
9 Title bar (Thanh tiêu đề)
Thanh tiêu đề chứa tên của tập tin hiện hành của Microsoft Word
9 Menu bar (Thanh thực đơn)
Thanh thực đơn chứa tập hợp các thao tác của Microsoft Word. Tập hợp các thao tác này
được thể hiện theo từng nhóm chức năng sử dụng.
9 Tool bar (Thanh công cụ)
Bao gồm nhiều thanh công cụ theo từng nhóm chức năng khác nhau. Sau đây là các thanh
công cụ chính:
Standar Toolbar: Thanh công cụ chuẩn
Formatting Toolbar: Thanh đònh dạng văn bản
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 8/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Drawing, Picture, Table and Borders…
Các Thao tác trên các thanh công cụ: n, hiển thò thanh công cụ.
Chọn thực đơn View ->Toolbars
Chọn (hay bỏ chọn) những thanh công cụ mà bạn muốn hiển thò (hoặc ẩn đi).
Chọn hay bỏ chọn các thanh công cụ từ thực đơn View
9 Status bar (Thanh trạng thái)
Hiển thò thông tin về trạng thái đang làm việc với Microsoft Word, bao gồm:
Trang đang làm việc
Section đang làm việc
Tổng số trang trong văn bản
Dòng, cột hiện hành của con trỏ...
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 9/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Thao tác trên tập tin văn bản
Trình bày các thao tác để tạo một văn bản mới, mở một văn bản đã có sẵn và lưu lại văn
bản đang soạn thảo.
9 Tạo một văn bản mới: Có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
Chọn thực đơn File Ư New.
Nhấp chuộc vào biểu tượng
Phím tắt Ctrl+N.
trên thanh công cụ.
9 Mở một văn bản đã có: Có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
Chọn thực đơn File Ư Open
Nhấp chuộc vào biểu tượng
Phím tắt Ctrl+O
trên thanh công cụ
9 Lưu lại nội dung của văn bản
Lưu nội dung văn bản với tên cũ: Có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
Chọn thực đơn File Ư Save
Nhấp chuộc vào biểu tượng
Phím tắt Ctrl+S
trên thanh công cụ
9 Lưu nội dung văn bản với tên mới
Chọn thực đơn File Ư Save As…
II. Các chế độ làm việc của Microsoft Word
Trình bày các chế độ làm việc với Microsoft Word
II.1. Chế độ gõ ký tự (Overtype)
Microsoft Word cung cấp 2 chế độ gõ ký tự:
II.1.1. Overwirte
Những ký tự ngay sau con trỏ được thay thế bằng những ký tự mới được gõ vào.
II.1.2. Insert
Các ký tự phía sau con trỏ bò đẩy về phía sau nhường chỗ cho các ký tự mới được gõ vào
Khi thay đổi chế độ thay ký tự, trạng thái này sẽ được thể hiện ở thanh trạng thái (Status bar)
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 10/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
II.2. Giới thiệu chế độ trình bày màn hình
Có 4 chế độ trình bày màn hình phục vụ cho những nhu cầu hiển thò khác nhau:
II.2.1. Normal
Chế độ Normal chỉ hiển thò phần text của văn bản, hình ảnh không được hiển thò ở chế độ này,
ngay cả Header và Footer cũng không được hiển thò. Chế độ Normal cung cấp một góc nhìn đơn
giản để đánh phần text giống như thao tác với văn bản thường ngày.
II.2.2. Print Layout
Chế độ Print layout được thiết kế để cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng thể về văn bản
khi in ấn. Nó hiển thò chính xác những gì khi được in: phần nội dung text của văn bản, hình ảnh,
bao gồm cả phần header, footer và ngắt trang. Văn bản được thể hiện theo từng trang.
II.2.3. Outline
Hiển thò văn bản dưới dạng có cấu trúc để người dùng có thể tổ chức lại cấu trúc của văn bản.
II.2.4. Web Layout
Thể hiện văn bản dưới dạng những trang Web. Văn bản hiển thò ở chế độ này sẽ tự động điều
chỉnh để thể hiện trên toàn bộ cửa sổ của trang Web.
Ngoài 4 chế độ hiển thò trên, Microsoft Word còn cung cấp chế độ xem văn bản trước khi in.
II.2.5. Print Preview
Hiển thò văn bản trước khi in. Chức năng hiển thò ở chế độ Print Preview được dùng để xem văn
bản sẽ thể hiện trên trang giấy như thế nào. Ở chế độ này cho phép hiển thò nhiều trang cùng
một lúc, cho phép phóng to, thu nhỏ độ lớn của văn bản.
III. Thao tác trên khối văn bản
Phần này sẽ trình bày các thao tác làm việc với khối văn bản
III.1. Chọn khối văn bản
III.1.1. Chọn khối văn bản bằng bàn phím
Đặt con trỏ ở đầu khối cần sao chép.
Nhấn và giữ Shift, phối hợp với nhấn các phím mũi tên, Home hay End để bao khối văn
bản cần chọn.
III.1.2. Chọn khối văn bản bằng bằng chuột
Nhấp và rê chuột từ đầu khối đến cuối khối văn bản. (Nên di chuyển chuột theo hướng
thẳng đứng trong quá trình chọn khối.)
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 11/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
0
Chú ý:
Nếu chọn một số dòng bằng chuột, di chuyển chuột về phía trái của văn bản, chuột
sẽ thay đổi dạng hiển thò thành
, nhấn và giữ chuột, kéo qua các dòng cần chọn.
Hình minh họa cách chọn khối văn bản bằng chuột
III.2. Hủy bỏ khối văn bản đã chọn
Dùng để hủy bỏ (xóa bỏ) đi một khối văn bản
Chọn khối văn bản
Hủy bỏ khối văn bản: Nhấn Delete hay Ctrl+X hay
III.3. Sao chép khối văn bản
III.3.1. Sao chép văn bản bằng bàn phím hay bằng chức năng trên thanh công cụ
Chọn khối văn bản.
Sao chép văn bản: Nhấn Ctrl+C hay
Đặt con trỏ đến vò trí cần sao chép.
Dán văn bản vào vò trí cần sao chép: Nhấn Ctrl+V hay
III.3.2. Sao chép văn bản bằng chuột
Chọn khối văn bản.
Nhấn chuột trên khối văn bản đã chọn và rê đến vò trí muốn sao chép (không buông
chuột).
Nhấn phím Ctrl, sẽ hiện dấu + bên dưới con trỏ chuột. Buông phím chuột trước và phím
Ctrl sau.
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 12/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
III.3.3. Di chuyển khối văn bản
Di chuyển văn bản bằng bàn phím hay bằng chức năng trên thanh công cụ
Chọn khối văn bản
Cắt bỏ khối văn bản đang chọn: Nhấn Ctrl+X hay
Di chuyển con trỏ vò trí cần sao chép: Nhấn Ctrl+V hay
Di chuyển văn bản bằng chuột
Chọn khối văn bản
Nhấn chuột trên khối văn bản đã chọn và rê đến vò trí muốn di chuyển, sau đó nhả nhấn
chuột.
III.4. Tìm kiếm và thay thế - Find and Replace
Chức năng này được sử dụng để tìm kiếm, tìm kiếm và thay thề những ký tự hay một nhóm từ
một cách tự động, nhanh chóng và hiệu quả.
III.4.1. Tìm kiếm
Các bước thực hiện:
Chọn thực đơn Edit Ư Find hay nhấn phím tắt Ctrl+F
Hộp thoại Find and Replace
Find what: Nhóm từ cần tìm kiếm
Nhấn chọn Find Next để tiến hành tìm kiếm. Nếu tìm thấy, văn bản sẽ tự động cuộn đến vò
trí được tìm thấy. Có thể tiếp tục nhấn Find Next để tiếp tục tìm kiếm
III.4.2. Thay thế
Các bước thực hiện:
Chọn thực đơn Edit Ư Replace hay nhấn phím tắt Ctrl+H
Hộp thoại Find and Replace
Find what
Replace with : Nhóm từ được thay thế
: Nhóm từ cần được thay thế
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 13/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Nhấp chọn Replace hay Replace All để tiến hành thay thế.
III.4.3. Di chuyển nhanh đến một vò trí trong văn bản
Chức năng này được sử dụng để di chuyển văn bản đến vò trí cần thiết
Các bước thực hiện:
Chọn thực đơn Edit Ư Go to hay nhấn phím tắt Ctrl+G
Hộp thoại Find and Replace
Enter page number: Trang cần được di chuyển đến
Enter bookmark name: Tên của bookmark cần được di chuyển đến (khi chọn Bookmark
trong danh sách Go to what)
Nhấp chọn Previous, Next (hay Go to) để thực hiện di chuyển
IV. Một số thao tác cơ bản trong Microsoft Word
Hướng dẫn sử dụng các chức năng trên thanh công cụ đònh dạng và thanh công cụ chuẩn.
Undo:
Hủy bỏ hành động vừa thao tác.
Redo:
Lấy lại hành động đã hủy bỏ ngay những lần trước đó.
Font:
Font Size:
Thay đổi font chữ
Thay đổi kích thước chữ.
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 14/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Bold, Italic, Underline:
Show/Hide:
Chữ đậm, Chữ nghiêng, Gạch dưới
Hiển thò/Ẩn các ký tự ẩn (không in): Enter, Space, Tab,…
Chèn các ký tự đặc biệt
Ngoài những ký tự chữ, số, dấu, Microsoft Word cho phép ta thêm vào những ký tự không có trên
bàn phím nhằm đáp ứng cho những yêu cầu khác nhau.
Ví dụ:
227 Nguyễn Văn Cừ - Q.5 - Tp.Hồ Chí Minh
0908120120
Microsoft
Các bước thực hiện
Chọn thực đơn Insert Ư Symbol.
Tại hộp thoại Symbol, thay đổi giá trò Font (nếu cần thiết)
Chọn các ký tự đặc biệt cần thêm vào văn bản, nhấn Insert
Bài 2
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 15/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN
Tóm tắt
Lý thuyết 4 tiết - Thực hành 8 tiết
Mục tiêu
Các mục chính
Sau khi học xong bài I.
này, học viên sẽ thực
hiện thành thạo tác thao
tác đònh dạng.
Đònh dạng trang in
II. Đònh dạng đoạn văn (Paragraph)
Bài tập bắt
buộc
2.1, 2.2, 2.3,
Bài tập làm
thêm
2.4, 2.5, 2.6,
2.7, 2.9, 2.10 2.8
III. Đònh dạng ký tự (Character)
IV. Đònh dạng khung viền và nền
V. Đònh dạng cột báo
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 16/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
I.
Đònh dạng trang in
Thông thường, sau khi soạn thảo xong văn bản, người dùng sẽ tiến hành in văn bản ra giấy. Nếu
không tiến hành đònh dạng trang in trước khi soạn thảo, người dùng sẽ tốn khá nhiều thời gian
cho việc dàn lại trang văn bản. Do đó, việc đònh dạng trang in trước khi soạn thảo sẽ tiết kiệm
cho người dùng thời gian lãng phí đó.
I.1. Thiết lập các giá trò cho trang in
Cần thiết lập trước một số các giá trò của trang in (top, bottom, left and right) trước ghi tiến hành
soạn thảo nội dung của văn bản.
Màn hình thiết lập trang in
I.1.1. Margin - Thay đổi lề của trang in
Chọn thực đơn File Ư Page Setup…
Chọn trang Margins. Trong trang này, ta có thể thiết lập các thông số cần điều chỉnh: Lề
trái, lề phải, hướng trang in…
I.1.2. Chọn kích thước trang in
Chọn thực đơn File Ư Page Setup…
Trong trang Paper, chọn Paper size
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 17/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
0
Chú ý:
Khi thay đổi trang in, cần chú ý đến sự tác động của nó đến toàn bộ văn bản.
Do đó, cần xác đònh rõ giá trò Apply to
Chọn hướng giấy: In ngang hay in đứng
Chọn thực đơn File Ư Page Setup…
Trong trang Margin, chọn Portrait hoặc Landscape
I.2. Header/Footer
Header và Footer là vùng ở phía trên, dưới cùng của mỗi trang trong văn bản.
Có thể chèn văn bản, hình ảnh vào Header, Footer như: Ngày tháng tạo văn bản, đánh số trang,
logo, tên của tập tin văn bản, đường dẫn chứa tập tin văn bản, tên tác giả…
Thao tác với Header và Footer bằng cách chọn Header and Footer trong thực đơn View
I.2.1. Đònh dạng Header/Footer
Chọn thực đơn View Ư Header and Footer
Chọn Switch between Header and Footer trên thanh công cụ Header and Footer để di
chuyển con trỏ đến vùng Header/Footer.
Tạo hoặc thay đổi nội dung của Header/Footer
I.2.2. Thay đổi Header/Footer cho những trang chẵn, trang lẻ
Chọn thực đơn View Ư Header and Footer
Chọn Page Setup trên thanh công cụ Header and Footer, chọn tab Layout
Chọn Different odd and even
Chọn Show Previous hay Show Next trên thanh công cụ Header and Footer để di chuyển
con trỏ đến vùng Header/Footer của các trang chẵn/lẻ.
Thay đổi, thiết lập nội dung của các Header/Footer này.
I.2.3. Thay đổi Header/Footer cho một phần của văn bản
Theo mặc đònh, Header/Footer sẽ đồng nhất trên toàn bộ văn bản. Do đó, để thay đổi
Header/Footer cho một phần của văn bản, bạn phải chèn thêm một section mới vào trong văn
bản.
Đặt con trỏ tại trang cần tạo Header và Footer (khác)
Chọn thực đơn Insert Ư Break…
Chọn Next page trong hộp thoại Break, nhấp OK
Tiến hành thay đổi Header/Footer cho một phần văn bản
Chọn thực đơn View Ư Header and Footer
Bỏ chọn Same as Privious trên thanh công cụ Header and Footer
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 18/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Thay đổi, thiết lập nội dung của các Header/Footer ở từng section khác nhau.
II. Đònh dạng đoạn văn (Paragraph)
Hình thức trình bày là yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ bên cạnh nội dung của văn bản.
II.1. Canh lề đoạn văn
Có 4 loại canh lề trong Word: canh trái, canh giữa, canh phải và canh đều hai bên. Tùy theo từng
trường hợp mà ta sử dụng canh lề tương ứng.
Các bước thao tác:
Chọn đoạn văn mà cần canh lề
Chọn thực đơn Format Ư Paragraph…
Chọn giá trò Alignment cần thiết hoặc nhấp vào biểu tượng các điều khiển trên thanh công
cụ
II.2. Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn - Line Spacing
Cho phép thiết lập khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn văn, các giá trò này có thể là
single, 1.5 lines, Double...
Các bước thao tác:
Chọn đoạn văn mà cần điều chỉnh
Chọn thực đơn Format Ư Paragraph…
Chọn giá trò Line Spacing trong hộp thoại Paragraph
II.3. Khoảng cách giữa các đoạn với nhau
Cũng như khoảng cách giữa các dòng trong đoạn, ta cũng có thể thay đổi khoảng cách giữa các
đoạn với nhau.
Các bước thao tác:
Chọn đoạn văn mà cần điều chỉnh
Chọn thực đơn Format Ư Paragraph…
Hiệu chỉnh giá trò Before, Alter trong hộp thoại Paragraph (Phần Spacing)
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 19/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Màn hình đònh dạng đoạn văn
Ví dụ minh họa
Spacing
Before
Alter
Line spacing
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 20/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
II.4. Đònh lề trái và phải của đoạn văn
Ta có thể dời lề trái và phải của đoạn văn để thay đổi vùng hiển thò của đoạn.
Mô tả:
Left Margin, Right Margin: Canh lề trái, phải của trang in
First Line Indent: Canh lề dòng đầu tiên của đoạn văn
Hanging Indent: Canh lề trái những dòng còn lại (trừ dòng đầu tiên) của đoạn văn
Right Indent: Canh lề phải đoạn văn
II.4.1. Các thao tác đònh lề của đoạn văn
Như phần trước đã viết, ta có thể đònh lề trái và phải của đoạn văn trong hộp thoại Paragraph gọi
từ thực đơn Format. Ta cũng có thể đònh dạng lề của đoạn văn thông qua thước (Ruler)
9 Các bước thao tác
Chọn đoạn văn cần đònh dạng
Nhấp và kéo rê các biểu tượng canh lề đến vò trí mới.
Ví dụ:
Người ta vẫn chưa biết chính xác cơ quan nào thuộc Chính phủ Ấn Độ
sẽ được chia sẻ mã nguồn. Điều này chỉ sáng tỏ sau khi Microsoft hồn tất
cuộc thảo luận với các quan chức của nước này.
Rajiv Nair, Chủ tịch Microsoft Ấn Độ tỏ ra rất dè dặt: ''Chúng tơi đang
xem xét ý định chia sẻ mã nguồn hệ điều hành''. Tuy nhiên, một số nguồn tin
khác cho biết người khổng lồ phần mềm đang thảo luận với Chính phủ về
phương thức chia sẻ mã nguồn.
II.4.2. Đònh dạng Tab
Tab được dùng để đánh dấu canh lề cho nhóm từ trong văn bản. Microsoft Word cung cấp nhiều
loại tab khác nhau (gồm 4 loại tab cơ bản)
: Left Tab
: Center Tab
: Right Tab
: Decimal Tab
Có 2 cách để đònh vò trí của tab
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 21/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
Đònh vò trí của Tab bằng: Format Ư Tab
Chọn đoạn văn bản cần đặt tab hoặc đặt con trỏ ở dòng mới để đònh tab cho dòng mới
này
Chọn thực đơn Format Ư Tab
Nhập vò trí cần đònh tab trong Tab stop position
Chọn giá trò Alignment (canh lề của tab) cho tab. Có các giá trò: Left, Center, Right,
Decimal, Bar
Nhấp Set. Chọn Ok.
Màn hình đònh dạng Tab
Đònh vò trí của Tab bằng cách kéo, rê tab trực tiếp trên thước
Chọn đoạn văn bản cần đặt tab hoặc đặt con trỏ ở dòng mới để đònh tab cho dòng mới này
Nhấp chuột vào ô Tab Indicator để thay đổi dạng tab (hình vẽ) (*)
Tab Indicator
Nhấp chuột trên thước tại vò trí cần đặt tab
Lặp lại tiếp tục bước (*) nếu cần thiết
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 22/164
Tài liệu hướng dẫn giảng dạy
[
Ví dụ:
II.5. Đònh dạng Drop Cap
Quy đònh dạng hiển thò ký tự đầu của văn bản nằm trên nhiều dòng trong đoạn.
9 Các bước thực hiện
Đặt con trỏ đầu đoạn văn cần thực hiện
Chọn thực đơn Format Ư Drop Cap…
Chọn Font chữ cho chữ cần Drop Cap
Có thể thay đổi các giá trò Lines to drop: Số dòng mà chữ Drop Cap chiếm chỗ.
Màn hình Drop Cap
Ví dụ:
II.6. Đònh dạng Bullets and Numbering
Microsfot Word cho phép người dùng tạo ra danh sách các Bullets và Numbering dùng để liệt kê
các ý trong văn bản.
Học phần 1 - Tin học văn phòng
Trang 23/164
