hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

OBO
OKS
.CO
M

Lêi më ®Çu
Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền cơng nghiệp
hố hiện đại hố nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một cơng cụ quản lý có
hiệu quả.

Cơng tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành cơng việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thơng
tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan
đơn vị. Chính vì thế mà cơng tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ
máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng cơng tác văn thư là một nội
dung quan trọng khơng thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung
hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hồn thiện để theo kịp sự phát triển
của các nước trên thế giới.

Cũng chính vì điều đó mà cơng tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức
ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong cơng cuộc cải cách hành chính
nhà nước, cơng tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà
trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư tại Cơng ty
xây dựng cơng trình giao thơng 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn
tốt nghiệp của mình.

KI L

Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể
khơng tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến
của thầy cơ giáo và bộ mơn để luận văn của em hồn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cơ giáo trong bộ mơn văn thư,
đặc biệt là cơ giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cơ, các chú, anh chị phòng
hành chính của Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118 đã
giúp em hồn thiện luận văn này.

1



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Bản thu hoạch thực tập đợc
chia làm 4 phần

KI L

OBO
OKS
.CO
M

Phn I: Chc nng nhim v c cu t chc ca cụng ty v vn phũng
cụng ty.
1. Chc nng v nhin v ca cụng ty.
2.2. C cu t chc ca Cụng ty.
Phn II: Tỡnh hỡnh thc t ca cụng ty núi chung v cụng tỏc th ký, vn

th, lu tr núi riờng.
1. Tỡnh hỡnh thc t chung ca Cụng ty.
2. Cụng tỏc th ký.
3. Cụng tỏc vn th.
4. Cụng tỏc lu tr.
Phn III: Mt s ý kin nhm hon thin cụng tỏc th ký, vn th, l
tr ca cụng ty.
1. ỏnh giỏ chung v khõu cụng vic.
2. xut cỏc bin phỏp phỏt huy, khc phc.
Phn IV: Nhn xột ca Cụng ty v kt qu thc tp ca sinh viờn.
1. ý thc t chc k lut.
2. Hiu qu cụng vic trong thi gian thc tp.
3. Xp loi.
4. Thang im.
5. Ch ký ca lónh o trong Cụng ty thc tp.

2



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

Phần I
I. Chc nng nhim v ca c cu t chc cụng ty

KI L

OBO
OKS
.CO

M

1. Chc nng nhim v ca cụng ty.
Cụng ty C phn XD-CTGT 118 l mt c quan nh nc c thnh lp
cn c vo quyt nh s 528/ 2001/ Q / BGTVT ngy 28 thỏng 02 nm 2001
ca B GTVT v vic chuyn i doanh nghip nh nc cụng ty cụng trỡnh
Giao thụng 118 thnh Cụng ty c phn XD- CTGT 118.
- Nhim v ch yu ca cụng ty.
Phc v i mi mnh m ton din tt c mi khõu v con ngi, cụng ngh,
thit b, h thng qun lý, ngnh ngh... nõng cao i sng cho con ngi.
2.C cu t chc ca cụng ty v phũng hnh chớnh.
2.1C cu t chc ca cụng ty.
Cụng ty C phn XD- CTGT 118 l do giỏm c ph trỏch, giỳp vic cho
giỏm c l 4 phú Giỏm c v cỏc phũng ban gm cú:
- Vn phũng Hnh chớnh.
- Phũng Ti chớnh Kinh t.
- Phũng Kinh t th trng.
- Phũng Qun lý thit b.
- Phũng Cụng ngh Kinh t u t.
- Phũng Cụng on.
2.2 C cu ca vn phũng hnh chớnh:
Gm cú: Chỏnh vn phũng l ngi lónh o vn phũng tham mu v
tuyn dng o to nhõn lc 01 . Phú vn phũng ph trỏch theo dừi cụng tỏc
LTL 01 . C nhõn lut chuyờn v cụng tỏc BHL, chuyờn viờn phỏp lut 01.
Thng kờ ch chớnh sỏch kiờm vn th lu tr 01. Thng kờ LTL 01. Qun
tr hnh chớnh i sng 01. Nhõn viờn nu kiờm tp v 01. Nhõn viờn lỏi xe con
03. Nhõn viờn bo v trong gi hnh chớnh, trc tng i, sao chộp ti liu 01 v
ngi lm bo v ca cụng ty 02.

3

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

Sơ đồ tổ chức.

OBO
OKS
.CO
M

Chánh văn phòng

Phó văn phòng

Nhân
viên
chế độ
chính
sách
kiêm
văn
thư

Nhân
viên
thống
kê lao
động

tiền
lương

Nhân
viên
quản
trị đời
sống

KI L

Cán bộ
BHLĐ,
chuyên
viên
pháp
luật

4

Nhân
viên
bảo vệ
, trực
tổng
đài ,
sao
chép
tài liệu

Nhân
viên
bảo vệ
trực
điện
nước

Nhân
viên
nấu ăn
kiêm
tạp vụ

Nhân
viên lái
xe con



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Phần II
Tình hình thực tế về cơng tác văn thư ở Cơng ty Cổ Phần
Xây Dựng Cơng Trình Giao Thơng 118

OBO
OKS
.CO
M

1. Khái qt tình hình Cơng ty.

KI L

1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Cơng ty.
Tiền thân của Cơng ty Cổ Phần Xây Dưng Cơng Trình Giao Thơng 118
được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy
móc,thiết bị do Liên Xơ viện trợ để thi cơng các cơng trình giao thơng đường
sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Cơng ty đổi tên
thành Cơng trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên
thành Cơng ty Cơng Trình Giao Thơng 118 trực thuộc Tổng Cơng ty Xây Dựng
Cơng trình Giao Thơng I- Bộ Giao Thơng vận Tải.
Từ năm 1999 đến nay, cơng ty đã đổi mới mạnh mẽ tồn diện ở tất cả
mọi khâu về con người, cơng nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề... vì
thế đã tạo ra những bước tiến nhNy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã
tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh.
Tháng 1 năm 2002 cơng ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một
doanh nghiệp nhà nước hạch tốn độc lập thành cơng ty Cổ Phần thuộc Tổng
Cơng ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thơng vận tải, đổi tên thành cơng ty cổ phần
Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01
năm 2002.
Trong q trình hoạt động, Cơng ty đã tham gia thi cơng nhiều dự án lớn
của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18,
vành đai 3 Hà Nội... Hiện nay, cơng ty đang đồng thời thi cơng các dự án lớn
như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng
mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu cơng nghiệp Dung Khuất,
đường vào thuỷ điện Đại Ninh, cơng trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đơng Hà- Huế,
cơng trình Long An, Khách sạn Đơng Dương... và hàng loạt các cơng trình giao
thơng ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các cơng trình giao thơng cơng ty
thi cơng đều đạt chất lượng cao, hồn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa

dạng về sản phNm, được chủ đầu tư và Tổng cơng ty xây dựng CTGT 1 đánh giá
cao. Đồng thời cơng ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn
thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và
nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hồn thiện, đa dạng hố nghành nghề và mở rộng
thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn
đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên.
Từ đầu năm 1999 cơng ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính
vào cơng tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hồn thiện cơ
bản và áp dụng thành cơng việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm
ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong cơng ty.

5



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

OBO
OKS
.CO
M

Cuối năm 2002 cơng ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000.
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các cơng tình giao thơng trong cả
nước, xây dựng các cơng trình cơng nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện
lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp cơng trình, đầu tư
xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đơ thị...
1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình cơng nghệ.
Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ
sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phNm của ngành xây dựng là những

cơng trình ( nhà máy, cầu đường, cơng trình phúc lợi...) có đủ điều kiện đưa vào
sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hồn thành. Xuất phát từ những đặc điểm
đó, q trình sản xuất của cơng ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải
qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi cơng trình đều có dự tốn, thiêt kế riêng, địa
điểm thi cơng khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh cơng ty đã lập
ra các đội thi cơng và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai
đoạn trong quy trình cơng nghệ. Các giai đoạn để thi cơng cơng trình giao thơng
( cầu, đường ) của cơng ty được mơ tả như sau:

Khảo sát thi cơng

Thi cơng

Bàn giao

Hồn thiện

Nghiệm thu

KI L

- Giai đoạn khảo sát thi cơng: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong q trình
thi cơng một cơng trình, nó quyết định trực tiếp đến q trình tồn tại của cơng
trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, cơng ty sẽ thành lập
ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát
thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay cơng tác đo đạc, kiểm tra hệ
thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên tồn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn
phương án thi cơng hợp lý.
- Giai đoạn thi cơng: Đối với thi cơng cầu, cơng ty áp dụng phương pháp
đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tơng để thi cơng cầu có quy mơ vừa và nhỏ (

chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi cơng đường có quy trình như sau: đào đất hữu
cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi cơng lớp
6



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

OBO
OKS
.CO
M

cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi cơng lớp bê tơng nhựa và thi cơng lề
đường.
- Giai đoạn hồn thiện: Thực hiện các cơng tác hồn thiện cần thiết nhằm đảm
bảo tính thNm mỹ của cơng trình.
- Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục cơng trình
đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu.
- Giai đoạn bàn giao: Khi cơng trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn
giao đưa vào sử dụng.

KI L

1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty.
Cơng ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc mơt mơ hình
quản lý và hạch tốn phù hợp với u cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động
trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm
bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn
nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty.
Đứng đầu bộ máy của cơng ty là giám đốc điều hành. Ngồi việc uỷ quyền
cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thơng qua các phòng ban.
Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm:
Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi cơng việc của cơng
ty, tổ chức thực hiện cơng tác văn phòng, quản lý cơng văn giấy tờ có liên quan
đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong cơng tác tổ chức nhân sự,
hành chính của cơng ty.
Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về cơng
tác kế hoạch. Quản lý cơng tác kỹ thuật chất lượng cơng trình.
Phòng kinh tế thị trường: làm cơng tác maketing giúp cơng ty ký kết các hợp
đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng cơng việc nghiệm thu cơng
trình, lập các báo cáo dự tốn tham gia đấu thầu các cơng trình.
Phòng tài chính kế tốn: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về cơng tác
quản lý tài chính của tồn cơng ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền.
Thanh tốn, quyết tốn các cơng trình với đối tác bên trong và bên ngồi cơng
ty. Thanh tốn tiền lương, thưởng cho các cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Phòng quản lý thiết bị: Quản lý tồn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi
cơng của cơng ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng q, hàng
năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết
bị phục vụ sản xuất của cơng ty. Quản lý về cơng tác khoa học cơng nghệ.

7



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
S t chc qun lý cụng ty C Phn Xõy Dng CTGT 118.
Ban kim soỏt

OBO
OKS
.CO
M

Hi ng qun tr

Giỏm c iu hnh

Phú giỏm c
iu hnh

Phú giỏm c
iu hnh

Phú giỏm c
iu hnh

Cỏc n v
sn xut

Cỏc
i
thi
cụng
c
lp

Xng
sa

cha

Ban iu hnh
d ỏn
Cỏc n v thi
cụng d ỏn

Cỏc n v
qun lý

Vn
Phũng
Cụng
ty

KI L

Trung
tõm
thớ
nghim

Phú giỏm c
iu hnh

Vn
phũng
i
din
phớa

nam

Phũng
kớnh
t
th
trng

Phũng
k
thut
cụng
ngh

Phũng
ti
chớnh
kinh
t

2.Cụng tỏc th ký.

2.1 Ngnh th ký ó cú mt nc ta t rt lõu i di hỡnh thc lm vic ca
cỏc th li v cỏc ph huyn ngy xa v n tn ngy nay, khi m ngnh Th
ký ó tr nờn rt quan trng v thit thc trong mi lnh vc i sng thỡ vn
cũn rt nhiu ngi cha hiu rừ v chc nng nhim v v tm quan trng ca
ngnh Th ký. Vy khi cp n nghip v th ký vn phũng thỡ ta cn hiu rừ
Th ký l gỡ. Vy Th ký l gỡ? Th ký l mt ngi tr giỳp cho th trng
trong mi lnh vc chuyờn mụn thuc phm vi hot ng ca vn phũng. Vy ta
8

Phũng
qun
lý
thit
b



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

KI L

OBO
OKS
.CO
M

thy rng ngi th ký ó gúp phn rt quan trng trong s thnh cụng ca cụng
vic v l mt ngi th ký vn phũng ngi c m nhn mt phn hoc
ton b cụng vic n liờn quan n lnh vc vn phũng mt lnh phm vi hot
ng rt rng ln vỡ th chc nng nhim v ca ngi th ký vn phũng rt
quan trng.
V sau mt thi gian c v thc tp ti cụng ty, qua quỏ trỡnh lm vic v
hc hi em rỳt ra uc mt s kinh nghim rt quý bỏu. õy l mt cụng ty hot
ng theo c ch th trng, cho nờn cụng tỏc th ký l mt trong nhng cụng
tỏc quan trng ca cụng ty. Chớnh vỡ vy ngi th ký phi gii phúng th
trng ra khi nhng cụng vic phc tp thỡ th trng mi cú thi gian thc
hin nhng cụng vic quan trng. Theo Lờ Nin th ký l loi lao ng tt c
nhng vn c chn lc, ỏnh giỏ s b v ụng cho rng th ký l cỏi phin

pha c phờ tc l th ký phi cú kh nng sng lc nhng thụng tin thụ em
li hiu qu cao nht trong cụng vic. Ngi th ký cng phi hiu rừ cỏc chc
nng v trỏch nhim ca mỡnh bao nhiờu thỡ th trng cng cú kh nng thc
hin tt trỏch nhim ca mỡnh by nhiờu. Nhng chc nng chớnh nh:
Chc nng thc hin cỏc nhim v cú liờn quan n cụng tỏc vn th < cũn
gi l cụng tỏc thụng tin >.
Chc nng thuc vic v gii quyt cỏc cụng vic cú liờn quan trong hot
ng vn bn.
Núi chung l mt ngh th ký thỡ phi bit rừ cụng vic ca mỡnh v phi
iu khin nú lm sao cú hiu qu tt nht trong cụng vic cng nh trong mi
lnh vc khỏc.
2.2. Nhim v ca ngi th ký trong vic tip ói khỏch.
a. T chc tip khỏch trong cụng ty.
T chc tip khỏch vn phũng: Vn phũng b trớ ch cho khỏch ngi i
trc khi vo lm vic vi cụng ty. Trong phũng cn treo ni quy tip khỏch vi
ni dung ngn gn d hiu v phi thụng bỏo ngay cho th ký bit s lng v
yờu cu ca khỏch c bit l nhng v khỏch quan trng th ký chuNn b kp
thi, chu ỏo trong vic tip khỏch cng nh nhng cụng vic cú liờn quan.
Th ký cn nm rừ nhng vn c th trong tip khỏch ph bin cho cỏc
n v thc hin v duy trỡ.
- Ngy gi tip khỏch ca cụng ty.
- Vic tip khỏch ca Giỏm c v cỏc Phú giỏm c
- Trng hp khỏch t xa n n ngh ti cụng ty
- Trũng hp tip nhiu khỏch cú lónh o hoc khụng cú lónh o
- Vic b trớ n phc v khỏch khi n cụng ty
- Nhim v ca th ký trong vic tip khỏch
b. Vai trũ ca th ký trong vic tip khỏch
Vai trũ ca ngũi th ký trong vic tip khỏch rt quan trng vỡ th ký l
ngi u tiờn ca cụng ty tip xỳc vi khỏch. n tng u tiờn ca khỏch i
vi c quan l do ngi th ký to nờn, vỡ vy nhng ỏnh giỏ tt luụn to nờn

9



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

OBO
OKS
.CO
M

những thuận lợi cho những cơng việc tiếp theo... thư ký khơng chỉ làm nhiệm vụ
đơn thuần là đón khách mà còn là ngưòi trực tiếp giải quyết những u cầu của
một số lượng khách khá lớn xin gặp giám đốc.
- Tổ chức, thoả thuận, đón nhận, sắp xếp khách với người cộng tác.
- Ghi chép q trình diễn biến của việc tiếp khách và bàn bạc.
- ChuNn bị những u cầu cần thiết cho u cầu của khách: chuNn bị tài
liệu, sắp xếp bàn trà, mua sắm các thứ cần thiết...
- Trong những trưòng hợp cần thiết thư ký có thể vừa làm nhiệm vụ tiếp
khách vừa làm nhiệm vụ phiên dịch.

KI L

c. Tổ chức các buổi hẹn.
- Đặt chương trình cho các buổi hẹn
Thư ký nên thưòng xun rà sốt lại thời gian của giám đốc để thu xếp những
gìơ tiếp khách cho những vị khách có lý do chính đáng, còn những trường hợp
khác thì mời đến những phòng chức năng để giải quyết.
- Thu xếp các buổi xin hẹn.
Khách dùng nhiều phương tiện khác nhau để xin hẹn: Điện thoại, cơng văn ...

Thư ký ghi chép đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, chức vụ của người xin hẹn và
có thể ghi tên giám đốc mà khách cần gặp.
Các buổi xin hẹn có thể ghi ngay vào cuốn lịch để trên bàn hoặc có thể
ghi vào sổ, phiếu hẹn...
Thư ký cần phải ghi vào lịch cơng tác của mình tất cả các buổi xin hẹn,
trong trường hợp ban lãnh đạo cần có chưong trình hoach định sẵn cho buổi
tiếp kiến sắp tới thì thư ký phải ghi thật tường tận.
Cũng có những cuộc hẹn của khách phải huỷ bỏ vì giám đốc đi cơng tác
chưa về kịp thì thư ký cần phải biết sử dụng các phương pháp từ chối các
buổi hẹn thật khéo léo, tế nhị, ngắn gọn nhưng đủ để khách hiểu và thơng
cảm vì sao phải từ chối cuộc hẹn.
Ngồi ra thư ký có thể tiết kiệm thời gian trong việc tiếp khách bằng
cách gửi khách đến các phòng ban hoặc có thể cung cấp cho khách những
thơng tin chi tiết hơn đầy đủ hơn nếu thấy phù hợp. Trong trường hợp này
thư ký cần hết sức thận trọng để khơng ảnh hưởng đến hiệu quả cơng việc.
Khách đến cơ quan có nhiều loại, vì thế mà thư ký có nhiệm vụ phân
biệt rõ ràng từng đối tượng: khách nội bộ, khách hàng, khách đến than
phiền... cơng việc này đ hỏi thư ký phải nhẹ nhàng, lịch sự dựa trên những
quy định của cơng ty.
Tiếp khách là cơng việc thường xun của người thư ký, đòi hỏi người
thư ký phải vận dụng những hiểu biết của mình một cách sáng tạo nhất. Sau
mỗi cuộc tiếp xúc phải để lại cho khách những tình cảm tốt đẹp, cơng việc
này đòi hỏi người thư ký phải vận dụng khéo léo trong khả năng ứng sử cũng
như những vốn liếng về hiểu biết của mình để mang lại cho khách cảm giác
thoải mái, lòng thiện cảm đem lại hiệu quả cơng việc cao nhất.

10

THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

OBO
OKS
.CO
M

2.3. Tổ chức hội nghị.
a. Lập kế hoạch hội nghị .
Để cho hội nghị trở thành một công cụ lãnh đạo có hiệu quả thì phải lập
kế hoạch hội nghị .Tất cả các hội nghị diễn ra phải có mục đích rõ rằng, được
chuNn bị kỹ lưỡng và tiến hành có hiệu quả .
Trong bản kế hoạch hội nghị cần có những yếu tố cơ bản sau :
- Tên hội nghị .
- Thời gian hội nghị .
- Thành phần hội nghị .
- Nội dung hội nghị .
Thư ký nắm được nội dung của các bản hội nghị để báo các với Giám đốc
và nắm được những thông tin cần thiết về công việc này.
b. Chu n bị hội nghị.
- Xác định được mục đích, tính chất và nội dung chủ đề thảo luận trong hội
nghị .
- Quy định thành phần hội nghị :Thư ký phải lập danh sách những cá nhân
hoặc cơ quan mời dự hội nghị theo lệnh của lãnh đạo hoặc những cơ sở cần thiết
mà người thư ký nắm được .
- Xác định thời gian hội nghị : Trong từng cuộc hội nghị trước hết cần phải
ước lượng thời gian tiến hành, tạo điều kiện cho việc lập chương trình và duy trì
thời gian hội nghị . Quy định thời gian hội nghị cần căn cứ vào tính chất, phạm
vi và thời gian trước khi khai mạc tạo điều kiện cho những khách ở xa.
- Lựa chọn và trang trí: Nơi tổ chức hội nghị phải được đặt trước khi gửi

giấy mời và cần phải đặt phòng tổ chức hội nghị bằng văn bản . ChuNn bị đầy đủ
bàn ghế, độ chiếu sáng, cờ hoa, khNu hiệu ...tất cả phải được bố trí khoa học,
hợp lý.
- ChuNn bị sẵn các phương tiện làm việc.
- ChuNn bị cho việc ghi biên bản: Tuỳ theo tính chất của từng hội nghị mà
quyết định sử dụng loại biên bản nào, hình thức ghi biên bản ra sao...

KI L

c. Tiến hành hội nghị.
- Đón đại biểu .
- Điểm danh: Có thể điểm danh theo danh sách sẵn có hoặc theo thẻ đại biểu
.
- Gữi đúng thời gian giải lao, báo giờ cho các đại biểu đọc tham luận hay
báo cáo.
- Tiến hành việc ghi biên bản và phải trình biên bản ngay sau khi kết thúc
hội nghị hoặc chậm nhất là vào ngày hôm sau.
d. Công việc sau hội nghị .
- Triển khai các mệnh lệnh dưới hình thức văn bản hoặc dưới hình thức
thông báo miệng cho những cán bộ nhân viên theo yêu cầu của giám đốc.
11



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

OBO
OKS
.CO
M

- Theo chỉ thị của giám đốc có thể gửi thư trao đổi, cơng văn hành chính
hoặc các giấy tờ thơng báo cần thiết khác.
- Sắp xếp cơng văn, giấy tờ hội nghị, lập hồ sơ hội nghị .
Hội nghị là phương tiện giải quyết tất cả các cơng việc của cơ quan vì thế mà
càng giảm bớt họp hành, nâng cao chất lượng hội nghị là một u cầu của nghệ
thuật quản lý. Thư ký phải có trách nhiệm giúp Giám đốc hồn thành một cách
xuất sắc cơng việc này.

KI L

2.4 Thu thập và cung cấp thơng tin, quản lý chương trình, kế hoạch cơng
tác cho lãnh đạo.
a. u cầu đặt ra với thư ký trong việc thu thập và cung cấp thơng tin cho lãnh
đạo .
- Người thư cần phải hiểu rõ những nhiệm vụ chính trị và chun mơm của
mỗi lĩnh vực mà mình hoạt động.
- Hiểu một cách chính xác và phán đốn nhu cầu thơng tin của Giám đốc.
- Đánh giá được ý nghĩa của những thơng tin mà mình thu thập, xử lý, phục
vụ tin với những người dùng tin.
- Người thư ký phải nắm vững, tìm tòi và có khả năng phát hiện, thu thập
những thơng tin cần thiết.
- Nắm chính xác dòng tin cơ quan và hệ thống tin hữu quan để khai thác khoa
học, hợp lý, đúng lúc...
- Các nguồn thơng tin chủ yếu trong cơng ty: mua thơng tin, trao đổi thơng
tin, mượn từ các thư viện, các tài liệu có được qua con đường biếu tặng...
b. Tổ chức liên lạc cho lãnh đạo qua điện thoại.
Trong một văn phòng hiện đại điện thoại cùng với máy tính như một trợ thủ
đắc lực của lãnh đạo và các ban ngành. Đây là một trong những phương tiện
thơng tin hiện đại nhất mà hàng ngày người lãnh đạo và những cán bộ nhân viên

ln phải sử dụng để điều hành cơng việc. Tổ chức tốt việc sử dụng điện thoại
sẽ tiết kiệm được rất nhiều thơìư gian trong giải quyết cơng việc của người lãnh
đạo cũng như của các ban ngành chức năng có liên quan.
Bố trí điện thoại trong phòng làm việc là điều cần thiết nhưng phải đảm bảo
tính khoa học và thuận lợi.
Người thư ký đóng vai trò như “ phin cà phê ” sàng lọc lọc các cuộc đàm
thoại điện thoại của Giám đốc. Mọi người gọi điện thoại cho giám đốc qua thư
ký, hoạt động đàm thoại điện thoại chiếm phần lớn thời gian của người thư ký,
vì theo thống kê của các nhà chun mơn thì 75% các vấn đề hàng ngày được
giải quết qua điện thoại. Vậy nên khi đàm thoại qua điện thoại thư ký cũng phải
chuNn bị kỹ như là thư cơng, phải chuNn bị những tài liệu cần thiết, nên kê ra từ
trước những vấn đề có thể xuất hiện trong khi đàm thoại, nắm vững được nghệ
thuật nói và nghe điện thoại. Tóm lại, qua cuộc nói chuyện điện thoại người ta
có thể đánh giá cá tính và phần nào hiểu được tính cách của người thư ký, từ đó
có cảm tình tốt hoặc ngược lại với thư ký nói riêng và tồn cơng ty nói chung.

12



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

KI L

OBO
OKS
.CO
M

c. Thư ký trong việc quản lý chương trình kế hoạch của lãnh đạo.

Thư ký phaỉ biết phân loại hoạt động quản lý do người lãnh đạo của mình
đảm nhiệm, nắm được khả năng, sở trường của lãnh đạo trong việc thực hiện
nhiệm vụ... Điều này tạo nên mối tương quan chung với tồn bộ nhiệm vụ của
cơng ty.
Thư ký có trách nhiệm tổ chức lao động khoa học đối với khối lượng cơng
viẹc của lãnh đạo. Đối với lãnh đạo thì chương trình kế hoạch khơng ở dạng chi
tiết, cụ thể mà được khái qt hố thành kế hoạch quản lý điều hành tác nghiệp
đối với tồn bộ tổ chức và có tác động đến tổng thể.
Thư ký cần phải theo dõi cả hai chương trình kế hoạch: Chương trình kế
hoạch hoạt động của cơ quan và chương trình quản lý của lãnh đạo.
Nói tóm lại, chương trình kế hoạch là một phương tiện hoạt động của người
lãnh đạo và cuả cơng ty. Nó đảm bảo cho mọi hoạt động trong cơng ty được
thực hiện đúng mục đích và u cầu đặt ra. Để trở thành một ngưòi thư ký tốt
cần phải hiểu biết và quan sát nhiều để khơng chỉ nắm vững nghiệp vụ của mình
mà phải nắm vững nghề của lãnh đạo.
2.5.
Tổ chức các chuyến đi cơng tác và hoạt động của người thư ký khi
lãnh đạo đi vắng.
a. Tổ chức các chuyến đi cơng tác cho giám đốc.
Chức năng quản lý của nhà nước, chức năng quản lý sản xuất của cơng ty sẽ
quy định phạm vi đi cơng tác ngồi cơ quan của giám đốc. Các chuyến đi cơng
tác nhằm thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc giải quyết những vấn đề
cụ thể thuộc chương trình kế hoạch nhằm đã xác định. Điều này thư ký cần quan
tâm đó là:
- Chức năng nhiệm vụ của cơng ty mà mình đang làm việc.
- Mối quan hệ của cơng ty mình với cơng ty khác.
- Nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo trong phạm vi và trong mối qua hệ với các
cơng ty khác .
b. Lập kế hoạch các chuyến đi cơng tác.
Các chuyến đi cơng tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, phải phù

hợp với kế hoạch chung trong năm của cơng ty. Khi lập kế hoạch các chuyến đi
cơng tác kể các chuyến đi cơng tác đột xuất cũng phải lập kế hoạch thì đòi hỏi
thư ký phải lập kế hoạch khNn trương hơn. Những vấn đề chủ yếu trong việc lập
kế hoạch các chuyến đi cơng tác.
- Nội dung của chuyến đi.
- Mục tiêu của chuyến đi.
- Thời gian cơng tác.
- Cán bộ cùng đi với lãnh đạo.
- Phương tiện giao thơng.
- Giấy tờ cần thiết.
- Tài liệu tham khảo, nghiên cứu.
- Kinh phí cho chuyến đi.
c. Chu n bị cụ thể các chuyến đi cơng tác.
13



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

KI L

OBO
OKS
.CO
M

- Liên hệ nơi đến cơng tác: Cần phải thơng báo cụ thể cho cơng ty tiếp nhận
về ngày giờ đến và danh sách người đến bằng cơng văn, điện thoại hoặc Fax... <
tuỳ theo phạm vi của chuyến đi mà điều chỉnh cho hợp lý về thời gian và nội
dung cơng tác >.

- ChuNn bị nội dung cơng tác: Đây là phần cơ bản nhất của chuyến đi cơng
tác, tuỳ thuộc vào mục đích của chuyến đi mà nội dung có độ phức tạp khác
nhau. Vì thế người thư ký khơng thể tự mình giải quyết mọi cơng việc cho giám
đốc mà là người truyền đạt trực tiếp u cầu của giám đốc đến các bơ phận chức
năng hoặc phối hợp với các chun gia, các đơn vị liên quan giúp đỡ để hồn
thành cơng việc tốt nhất.
- ChuNn bị tư liệu nghiên cứu, tài liệu tham khảo: Cơng việc này cần được
tiến hành từ khái qt đến cụ thể. Trước hết, người thư ký cần tổng hợp các tư
liệu theo danh mục như các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực
chun mơn... Sau đó, tuỳ theo mức độ liên quan đến cơng việc giải quyết mà
xem xét từng tài liệu cụ thể, phụ thuộc từng trường hợp nhất định mà chỉ cần tra
cứu, ghi lại số liệu để làm việc.
- ChuNn bị phương tiện giao thơng: Dựa vào địa điểm và thời gian cơng tác
cụ thể để lựa chọn phương tiện giao thơng cho phù hợp và tiết kiệm. Thư ký có
trách nhiệm báo cho phòng hành chính của cơng ty sau khi lựa chọn được
phương tiện giao thơng phù hợp phục vụ cho chuyến đi.
- ChuNn bị giấy tờ: Thư ký chuNn bị các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi
cơng tác như giấy giới thiệu, giấy đi đường, chứng minh nhân dân và các giấy tờ
khác có liên quan.
- ChuNn bị kinh phí và các phương tiện khác: Thư ký cần thơng báo phối
hợp với văn phòng hành chính chuNn bị chu đáo cho chuyến đi cơng tác của
giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân tập thể ...
d . Nhiệm vụ của thư ký trong khi lãnh đạo đi cơng tác vắng.
- Trước khi Giám đốc đi cơng tác vắng : Thư ký dự buổi họp bàn giao của
Giám đốc cho các cấp phó, nắm vững nội dung cơng việc, ghi lại những cơng
việc được thNm quyền giải quyết của mình hoặc cho đơn vị chức năng .
- Trong khi Giám đốc đi cơng tác : Thư ký giúp các cấp phó thực hiện nhiệm
vụ được bàn giao, nắm được nhiệm vụ của mình, thao dõi tiến độ giải qyuết
cơng việc, ghi nhật ký cơng tác, tổng hợp tin tức về những cơng việc quan trọng
được giải quyết hoặc những tồn tại ...Thu thập sách báo, thư từ có liên quan đến

cơng việc của cơng ty để báo cáo với Giám đốc khi Giám đốc đi cơng tác về .
- Sau khi Giám đốc đi cơng tác về : Cần báo cáo tóm tắt diễn biến cơng việc
trong cơng ty, trình những tài liệu có liên quan khác...Nhận các tài liệu về
chuyến đi cơng tác giúp giám đốc chỉnh lý, hồ sơ, nhận giấy tờ, chứng từ chi phí
cơng tác để làm thủ tục thanh tốn với tài vụ. Thư ký cần phải có sự chuNn bị
chu đáo để mỗi chuyến đi cơng tác của giám đốc đều có những kết quả tốt đẹp.
Thư ký là người giúp việc tổng hợp, là mắt xích nối liền giữa người lãnh đạo
với những cộng sự, họ là người cộng tác thân cận nhất của lãnh đạo và được
lãnh đạo đặt vào họ sự tin cậy thích đáng. Mặc dù còn có nhiều thiếu sót nhỏ
14



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN
trong công việc nhưng thư ký trong công ty đã thực hiện đúng và đầy đủ vai trò
chức năng, nhiệm vụ của người thư ký.

Công tác văn thư.

OBO
OKS
.CO
M

3.

KI L

Công tác vănthư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả hoạt động quan lý của các co quan

các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt.
Cũng chính vì điều đó mầ công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng
được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt là công cuộc cải cách hành chính nhà nước,
công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới.
3.1. Qúa trình hình thành văn bản.
Những văn bản do Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 ban hành là các văn bản
phục vụ quản lý mọi hoạt động của công ty khi đặt mối quan hệ với công ty cấp
trên và các công ty ngang cấp.
Văn bản do cơ quan ban hành gồm:
- Văn bản áp dụng quy phạm pháp luật.
- Văn bản hành chính thông thường.
Văn bản được ban hành trong công ty phải theo đúng chuyên môn thNm
quyền được nhà nước quy định.
- Về mặt thể thức: Là hình thức bắt buộc để văn bản đó đảm bảo hiệu lực
pháp lý, phải phù hợp với thNm quyền ban hành văn bản và phải đủ, đúng 9 đến
10 thành phần theo quy định.
- Về nội dung: Khi quyết định ban hành văn bản cần xác định rõ nội dung
văn bản nhằm đạt tới mục đích gì, có thiết thực với yêu cầu công việc quản lý xã
hội không? Nội dung trình bầy văn bản phải mang tính khoa học và có khả năng
thực thi trong thực tế, đặc biệt là phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước, không được trái với quy định của cơ quan
quản lý nhà nước cấp trên.
- Về văn phong: Văn phong của văn bản phải phù hợp với nội dung của văn
bản trình bầy ngắn gọn, tính chính xác cao, lập luận chặt chẽ dễ hiểu, câu một
nghĩa, sử dụng từ ngữ tiếng việt phổ thông.
3.2. Tình hình ban hành văn bản.
Ban hành văn bản của công ty là do Chánh văn phòng hoặc là người được
Chánh văn phòng chỉ đích danh để soạn thảo một công văn cho công ty.
a. Trình tự soạn thảo văn bản.
- ChuNn bị viết bản thảo: Trước khi soạn thảo văn bản người có trách nhiệm

phải xác định rõ mục đích yêu cầu của việc soạn thảo văn bản, phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản, khả năng thực hiện văn bản trong thực tế. Người
soạn thảo phải căn cứ vào phạm vi tính chất của mối quan hệ xã hội và nội dung
văn bản để điều chỉnh và tác động; căn cứ vào thNm quyền ban hành xác định
hình thức của văn bản khi ban hành. Để soạn thảo văn bản phù hợp với thNm
15



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

OBO
OKS
.CO
M

quyn ban hnh ca n v, khi son tho vn bn < c bit l nhng vn bn
quy phm phỏp lut > ngi son tho phi xõy dng cng v c xột
duyt qua lónh o cụng ty.
- Sa cha v duyt vn bn: Khi ó hon chnh v d tho vn bn, ngi
son tho phi bỏo cỏo vi lónh o xin ý kin. Cỏc vn bn cú liờn quan n
nhiu ngnh, nhiu lnh vc v i tng phm vi iu chnh rng thỡ phi gi
bn tho cho cỏc n v liờn quan trao i ý kin v sa cha nu cỏc n v
thng nht thỡ bỏo cỏo lónh o c quan ký duyt lnm th tc ban hnh.
- Ngi son tho lónh o c quan son tho vn bn phi chu trỏch
nhim trc phỏp lut v ni dung vn bn do mỡnh hoc n v mỡnh son tho.
Phi ký tt vo cui bn trỡnh ký nhm xỏc nh vai trũ trỏch nhim ca ngi
son tho n v son tho vn bn. Lónh o cỏc n v trc thuc cn c chc
nng, nhim v, quyn hn ca cụng ty trong vic giỳp cụng ty qun lý nh
nc i vi lnh vc oc phõn cp, cú trỏch nhim tham mu xõy dng vn

bn cú liờn quan v chu trỏch nhim v ni dung, hỡnh thc, cht lng h s
vn bn tham mu trỡnh ký.
Hu ht cỏc vn bn ca Cụng ty C phn XD CTGT 118 khi ban hnh
u theo ỳng trỡnh t ó quy nh mc dự vn cú mt s vn bn ca cụng ty
sai th thc v th thc ký. Nhng cỏn b trong phũng hnh chớnh nhanh chúng
khc phc nhng thiu sút ú khụng gõy nh hng n cht lng v tin
ban hnh vn bn trong cụng ty.

KI L

b. Th tc trỡnh ký
b.1 Nhng quy nh chung v ch ký.
- Ch ký phi l ch ký ca ngi cú thNm quyn.
- Ch ký trong vn bn phi l ch ký ó c ng ký gii thiu.
- Khụng c ký bng bỳt mc , bỳt chỡ hoc mc phai mu.
- Ngi ký phi ghi rừ h tờn, chc v.
- Nhng vn bn cú ch ký bng du khụng cú giỏ tr giao dch .
b.2 Th tc trỡnh ký vn bn .
Vn bn trỡnh ký phi y h s, giy t lm c s cho ngi ký xem xột
quyt nh. Trng hp khụng cú h s, giy t thỡ phi trc tip trỡnh by vi
ngi ký vn bn.
Lónh o c quan tham mu xõy dng vn bn phi ký tt vo vn bn
trỡnh ký.
Mi vn bn thuc thNm quyn ca Giỏm c, phú giỏm c ban hnh, cỏc
n v phi chuyn qua phũng hnh chớnh kim tra, xem xột v th thc v
ni dung ca vn bn. Chỏnh vn phũng chu trỏch nhim trc Giỏm c cụng
ty v vn bn trỡnh ký.
b.3 Th tc ký vn bn.
Ngi ký vn bn l ngi chu trỏch nhim hon ton trc phỏp lut v
vn bn mỡnh ó ký. Trc khi ký, ngi ký vn bn phi xem xột v ni dung,

16



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
hỡnh thc tht k lng v quan trng hn l phi xỏc nh c thNm quyn
ban hnh vn bn ri mi ký.

OBO
OKS
.CO
M

S quỏ trỡnh vit v sa ti liu.
Ni dung

Yờu cu vit,sa
ti liu
Ch nh ngi
vit,sa ti liu

vit,sa ti liu

Ly ý kin gúp ý

Hon thin ti liu

Kim tra

KI L

Duyt

Lu tr,phõn phi

3.3 T chc qun lý v gii quyt vn bn i.

17



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

KI L

OBO
OKS
.CO
M

Tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra để quản lý, đỉều hành cơng việc
theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơng ty mình được gửi đến
các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
Văn bản trước khi nhân bản để gửi các đơn vị có liên quan phải được đăng
ký vào sổ văn thư “sổ đăng ký văn bản đi ” và lấy số để quản lý văn bản của cơ
quan, bản gốc của văn bản được lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan và được lưu
trữ tại bộ phận lưu trữ của đơn vị tham mưu. Số lượng văn bản ban hành của
Cơng ty Cổ phần xây dựng CTGT 118 khơng nhân bản trước khi ký mà thường
chỉ ký một bản để phơ tơ, sau đó mới đóng dấu lên các bản phơ tơ đó .

Trước khi ban hành văn bản, cán bộ văn thư trong cơ quan có nhiệm vụ rà
sốt lại văn bản lần cuối về các hình thức và nội dung, nếu có phát hiện nghi vấn
thì trao đổi với người soạn thảo văn bản hoặc Chánh văn phòng, nếu chưa nhất
trí thì cán bộ văn thư có thể báo cáo cho người ký văn bản đó xem xét, quyết
định .
Các văn bản để nhân bản chỉ được thực hiện sau khi có sự
đồng ý của người ký văn bản. Một số hiện tượng sai sót trong văn bản đã được
nêu ở phần xây dựng văn bản gây nên một số trở ngại cho cán bộ văn thư cơng
ty khi tiến hành cơng việc đóng dấu. Đối với những văn bản cần chuyển giao
ngay, thì người soạn thảo văn bản có trách nhiệm hiệu chỉnh lại cho đúng quy
định trước khi ban hành văn bản.
Văn bản sau khi nhân bản và hồn tất các thủ tục còn lại được chuyển giao
theo đúng thời gian quy định, đảm bảo chính xác bí mật, đúng địa chỉ, đúng số
lượng. Đối với những văn bản quan trọng có phiếu gửi đi kèm để theo dõi việc
nhận văn bản. Những văn bản có mức độ “khNn, mật” thì phải đóng dấu chỉ mức
độ lên bì văn bản để đảm bảo quả trình thực thi.
Các văn bản gốc được xắp xếp theo từng cặp và lưu lại ở bộ phận văn thư
để phục vụ nghiên cứu và sử dụng. Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao
hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơng ty theo từng năm.
Văn bản đi của cơng ty thực chất là cơng cụ điều hành quản lý trong q
trình thực hiện chức năng nhiện vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức
quản lý giải quyết văn bản đi phải đảm bảo chính xác kịp thời tiết kiệm theo
đúng quy trình mà nhà nước đã quy định.
Tóm lại việc tổ chức các văn bản đi sẽ có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng
cao hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của cơng ty. Đồng thời qua đó góp
phần vào việc rèn luyện tính nghiên cứu, khoa học đối với mỗi cán bộ, cơng
chức trong việc được giao.
Có như vậy các văn bản đi của cơng ty làm ra mới có tác dụng thiết thực
trong cơng tác quản lý đối với cơng ty.

18



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN
Mu s ng ký vn bn i ca cụng ty.

02
03

03/02/04
04/02/04

04

20/02/04

05

07/03/04

Tờn loi v trớch yu ni
dung cụng vn

Ni
nhn

Ch
kớ

OBO
OKS
.CO
M

S kớ
Ngy
hiu
thỏng
cụng
cụng vn
vn
01
30/01/04

Q nhn chớnh thc ụng
Ngụ Duy ng
iu chnh h s lng
Quy nh chc nng ,
nhim v quyn hn ca
phũng k toỏn Qun lý
u t
Quyt nh chm dt hp
ng vi ụng Chu Mnh
Anh
Q tip nhn th vic
ụng Hoa v ithi cụng
s 6

Ni

ngi
nhn
bn lu

Ghi
chỳ

VP

VP
VP

VP

VP

Ghi chỳ:
Ct 1: S ký hiu cụng vn
Ct 2: Ngy thỏng cụng vn
Ct 3: Phõn loi v trớch yu ni dung cụng vn
Ct 4: Ni nhn
Ct 5: Ngi ký
Ct 6: Ni ngi nhn bn lu
Ct 7: Ghi chỳ

KI L

Cụng ty C phn XD CTGT 118 trong qỳa trỡnh hot ng Vn th cũn
phi nhp mt s vn bn n,vn bn i quan trng vo mỏy nh:
Cụng vn i

- S TT:
01
Ký hiu: 01/VP Ngy 03/02/04.
Ngy phỏt hnh
08/02/04
- Phõn loi :
- Nhúm chớnh: Q nhn chớnh thc.
- Nhúm chi tit: Q nhn chớnh thc.
- Ngi ký : ễng Phm Vn Bỡnh .
S bn phỏt hnh: 07
- Túm tt ni dung : < ging trớch yu ni dung>
- Q nhn chớnh thc: ễng Phm Cụng Thng. K s ng b
- Ni nhn : i thi cụng s 5
- Lu tr : Vn phũng
- Thi hn lu: Vnh vin. Lõu di: < 10nm > . Tm thi <03nm>.
19



THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

KI L

OBO
OKS
.CO
M

- Trỡnh lónh o : - Ngy trỡnh giỏm c.
- Ngy nhn li .

- n v son tho v phỏt hnh: Vn phũng
- Ton vn ni dung.
Trong vn bn i ca cụng ty, ngoi chuyn cụng vn thụng thng ca
cụng ty cũn cú c chuyn phỏt nhanh phc v thụng tin nhanh hn, nhm
nõng cao hiu qu trong cụng vic. Quy trỡnh chuyn ca nú cng ging nh
chuyn cụng vn i nhng phong bỡ ca nú thỡ khỏc so vi cụng vn i.
3.4 T chc qun lý v gii quyt vn bn n.
T chc v gii quyt cụng vn n.
Tt c cỏc vn bn t c quan khỏc gi n bng con ng trc tip hoc
bu in, nhng ti liu quan trng ú do cỏ nhõn mang t hi ngh v... u
c gi l vn bn n. Vỡ vy m ni dung, th loi v tỏc gi ca vn bn n
rt a dng, phc tp. Cỏn b vn th sau khi nhn cỏc vn bn kim tra, phõn
loi s b, sau ú úng du n ghi s ngy n, lm th tc ng ký vo s
qun lý vn bn n, ghi phiu chuyn v phõn loi x lý vn bn theo mt s
trng hp sau:
- Loi vn bn cn c x lý gp.
- Loi vn bn x lý bỡnh thng.
Cỏc vn bn khi gi n cụng ty m khụng ỳng th thc hnh chớnh nh:
Cụng vn khụng cú ngy, thỏng, nm thiu trớch yu ni dung vn bn, khụng cú
ch ký hoc khụng ỳng thNm quyn, bn phụ tụ m, vn bn gi sai a ch,
nhu nỏt ... thỡ cụng ty s gi tr li ni ban hnh thc hin theo ỳng quy
nh nh nc hin hnh.
Vn bn c chuyn n cụng ty ngy no thỡ s c chuyn ngay cho b
phn liờn quan kp thi gii quyt. Vỡ s lng cỏc phũng ban trong c quan
khụng nhiu cho nờn tt c cỏc vn bn u c chuyn n cỏc phũng ban
theo chc nng c th. Vic t chc nh vy s cú rt nhiu thun li, ú l vn
bn c chuyn ngay n cỏc phũng ban, khụng cú hin tng tht lc hoc
mt vn bn, s lng ngi ra vo phũng hnh chớnh khụng nhiu nờn khụng
gõy nh hng ti khụng khớ lm vic trong phũng... Bờn cnh ú, cng cũn mt
s tn ti trong vic ny vỡ cỏn b vn th phi chuyn vn bn n tng phũng

ban c th nờn tn nhiu thi gian.
Vn bn chuyn n cụng ty cú nhiu lai ngoi nhng vn bn hnh chớnh
thụng thng thỡ nhng cụng vn, giy t cú úng du ho tc,
thng khNn cn oc gi ngay i v phõn phi ngay lỳc nhn c. Nhng
cụng vn úng du mt , ti mt thỡ cỏn b vn th ch c phộp búc bỡ
ngoi hoc vo s theo ký hiu v ni dung bờn ngoi bỡ. Sau ú cỏn b vn th
chuyn vn bn n cho ỳng ngi nhn theo a ch ghi ngoi bỡ, khụng c
búc xem hoc chuyn cho ngi khỏc khụng phi l ngi nhn.
Cỏc vn bn chuyn i phi m bo nguyờn tc kp thi tớnh chớnh xỏc v
thng nht. Khi vn bn n cụng ty s c x lý, v gii quyt ngay trỏnh

20



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

06/01/04

01

15/01/04

02

09/02/04

03

Nơi gửi

cơng văn

số kí hiệu
cơng văn

Ngày
Nơi
Tên loại và trích
Kí
tháng cơng người
yếu nội dung
nhận
văn
nhận
cơng văn
Ban
101/EUN- 31/12/03
V/v: Ngày khởi
QLDA
AT
cơng thi cơng gói
thuỷ điện 3
thầu số 4501-N2
Bộ GTVT 0258/04/
02/01/04
V/v: Tăng cường
BGTVT
cơng tác thanh
tra kiểm tra trong
ngành GTVT

Cơng ty cơ 12/TCKT
01/02/04
V/v: Thơng báo
khí ơ tơ
thanh tốn
1/5

KI L

Ngày
số
tháng đến đến

OBO
OKS
.CO
M

trường hợp bị lẫn, văn bản khơng bị chuyển đi chuyển lại lòng vòng, gây nên sự
chậm trễ, tốn kém thời gian và cơng sức.
Theo dõi việc giải quyết văn bản đến là một cơng việc rất quan trọng trong
cơng ty trong việc thực hiện chức năng điều hành quản lý. Như chúng ta đã biết,
việc ban hành một văn bản chính xác có ý nghĩa quan trọng đối với mỗi cơng ty,
những vấn đề xử lý giải quyết văn bản trong thực tế như thế nào mới là yếu tố
quyết định. Vì vậy mà mỗi văn bản đến ngồi việc đăng ký, chuyển giao kịp thời
chính xác đến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi q trình xử lý, giải
quyết chặt chẽ mang lại hiệu qủa thực sự trong cơng tác quản lý của mỗi cơng
ty.
Một số loại sổ sách mà cán bộ văn thư lập để quản lý các cơng văn đến
trong cơng ty.

- 01 Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan đơn vị khác
- 01 Sổ đăn gký giấy mời
- 01 Sổ chuyển giao văn bản đến
- 01 Sổ đăng ký nghỉ phép.
Các mẫu sổ của cơng ty đúng theo mẫu đã được học tại trường và đáp ứng nhu
cầu thực tế của cơng việc. Qua đó ta thấy giữa thực tế và cơng việc khơng có sự
khác biệt lắm, vì vậy mỗi sinh viên muốn nắm vững được thực tế cơng việc của
mình thì cần có sự áp dụng linh hoạt kiến thức đã được đào tạo tại trường.
Lập các sổ theo dõi văn bản đến để các cán bộ văn thư thực hiện trách nhiệm
của mình là theo dõi số lượng văn bản đến trong cơng ty để báo cáo cho lãnh
đạo cơng ty khi cần thiết.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của cơng ty.

Ghi chú:
Cột 1: Ngày tháng đến
Cột 2: Số đến
Cột 3: Nơi gửi cơng văn
Cột 4: Số ký hiệu cơng văn

21

Ghi
chú



THÖ VIEÄN ÑIEÄN TÖÛ TRÖÏC TUYEÁN

OBO
OKS

.CO
M

Cột 5: Ngày tháng công văn
Cột 6: Nơi người nhận
Cột 7: Tên loại và trích yếu nội dung công văn
Cột 8: Ký nhận
Cột 9: Ghi chú
Mẫu dấu đến của cơ quan có sự khác biệt so với mẫu dấu đến đã được học tại
trường . Về kích cỡ thì không thay đổi 30mm x 50mm nhưng về nội dung của
mẫu dấu đếnhọc trong trường khác với nội dung mẫu dấu đến tại công ty.

Dấu được học tại trường:

Tên cơ quan

ĐẾN

Số.......
Ngày...../.../...
Chuyển ........
Lưu hồ sơ: Số....

Dấu thực tế tại công ty

Công văn đến

Số..........

KI L

Ngày ..../ ...../2004

3.5 Lập hồ sơ hiện hành.
Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty là khâu nghiệp vụ quan
trọng cuối cùng của công tác văn thư đó là mắt xích nối liền giữa công tác văn
thư và công tác lưu trữ trong công ty. Cán bộ văn thư làm tốt công việc này sẽ
22



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

OBO
OKS
.CO
M

tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cán bộ làm cơng tác lưu trữ, tránh được
tình trạng nộp lưu tài liệu bó gói vào lưu trữ, nhằm phục vụ tốt cho cơng tác khai
thác và nghiên cứu hiện tại và lâu dài. Cần chú ý đến trách nhiệm của người thư
ký trong việc tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào cơng ty. Thư ký phải giúp
lãnh đạo đơn đốc, kiểm tra lập và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơng ty. Người thư ký
phải ln lưu ý đến những đơn vị quan trọng và những người giữ nhiệm vụ chủ
chốt ở các phòng ban ...Nếu trong cơng ty kết hợp được cả ba cơng tác Thư ký,
Văn thư, Lưu trữ một cách khoa học thì tất cả các văn bản trong cơng ty được
giải quyết nhanh chóng, chính xác mang lại hiệu quả cơng việc cao.

KI L

3.6 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu trong cơng ty.
Việc quản lý con dấu trong cơ quan phải đúng theo quy định trong. Nghị định
số 62/CP ngày 29/9/1993 của Chính phủ và Thơng tư số 32/TT – LB của Bộ nội
vụ và Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ ban hành ngày 30/12/1993 hướng dẫn thi
hành Nghị định 62/CP. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi
đã có chữ ký của người có thNm quyền, đóng theo đúng thể thức đã được quy
định. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống, khơng được phép tuỳ tiện mang dấu
theo người. Trước khi đóng dấu cán bộ văn thư phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký
của người ký văn bản. Cần phân biệt dấu của cơng ty và dấu văn phòng, tất cả
các con dấu của Cơng ty Cổ phần XD - CTGT 118 được giao cho Văn phòng
hành chính giữ, cán bộ và nhân viên trong phòng phải bảo quản và chịu trách
nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
Cán bộ văn thư trong cơng ty đã thực hiện tốt và đúng quy định về việc bảo
quản và sử dụng con dấu : Dấu được đóng lên văn bản theo đúng thNm quyền,
chức danh, thường xun vệ sinh con dấu, có giá để con dấu và được đặt trong
tủ có khố chắc chắn đảm bảo độ an tồn cao.
VD: Dấu giám đốc: Phan Chí Vĩnh.
3.7 Tổ chức lao động khoa học và trang thiết bị trong cơng tác văn thư.
a. Tổ chức lao động khoa học.
- Tổ chức lao động khoa học là phải dựa vào những thành tựu khoa học, cơng
nghệ và kinh nghiệm tiên tiến được áp dụng một cách có hệ thống vào hoạt động
sản xuất và quản lý cho phép kết hợp một cách tốt nhất hai yếu tố khoa học và
con người trong q trình sản xuất thống nhất, đảm bảo việc sử dụng có hiệu
quả nguồn dự trữ nhân lực và vật lực, khơng ngừng nâng cao năng suất lao động
và giữ gìn sức khoẻ lao động.
- Lao động trong lĩnh vực văn thư có một số nét đặc biệt, lao động văn thư có
tính chất của lao động trí óc đồng thời có tính chất của lao động chân tay.
- Trong lao động quản lý hành chính các thao tác nghiệp vụ văn thư tương đối
đồng nhất và thường hay lặp lại. Các đặc tính đó tạo điều kiện cho việc áp dụng
các phương tiện kỹ thuật cơ giới hố, tự động hố. Hiện nay người ta có thể cơ

giới hố và tự động hố tới 80% nhữmg cơng việc đó. Việc tổ chức lao động văn
thư phụ thuộc vào tổ chức lao động chung trong cơng ty, đây là một bộ phận

23



THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

4. Cơng tác lưu trữ

OBO
OKS
.CO
M

khơng thể thiếu được trong tồn bộ cơng việc thuộc về tổ chức lao động khoa
học trong cơng ty.
b. Trang thiết bị cơng tác văn thư.
Trang thiết bị cơng tác văn thư là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo
năng suất chất lượng của cơng tác văn thư đồng thời cũng là một trong các yếu
tố giúp cho người cán bộ làm cơng tác văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ của
mình.
- Các phương tiện làm ra văn bản.
- Sao và nhân nhanh hàng loạt.
- Tra tìm, bảo quản và vận chuyển tài liệu.
- Đồ gỗ và các thiết bị chun dùng cho các phòng làm việc.
- Các phương tiện thơng tin văn phòng.

KI L

Tài liệu lưu trữ được bảo quản thống nhất và tuyệt đối an tồn ở bộ phận lưu
trữ của cơng ty. Tất cả những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hố, xã
hội... Được hình thành trong q trình hoạt động của cơng ty đều được giao nộp
vào lưu trữ mỗi năm.
Tài liệu lưu trữ có nhiều loại: Tài liệu giấy tài liệu phim, ảnh, băng ghi âm...
phản ánh được hoạt động của hầu hết các ngành trong xã hội và có giá trị nhiều
mặt: Về chính trị, về kinh tế, về nghiên cứu khoa học và còn là một di sản văn
hố đặc biệt q giá của dân tộc. Tóm lại, tài liệu lưu trữ vừa có ý nghĩa thực
tiễn vừa có ý nghĩa lịch sử lớn lao đòi mỗi cơng ty cần quan tâm hơn nữa đến
cơng tác này, góp phần xây đắp nền văn hố đậm đà bản sắc dân tộc.
Tài liệu giao nộp vào lưu trữ bao gồm: Bản chính hoặc bản có giá trị như bản
chính của các văn kiện quản lý nhà nước, tài liệu ghi âm, ghi hình, đĩa
băng...Những tài liệu mang độ mật phải được bảo quản theo đúng chế độ bảo
mật của nhà nước. Trong Cơng ty Cổ phần XD – CTGT 118 đã có kho lưu trữ
riêng và có các quy định về cơng tác lưu trữ để đảm bảo các điều kiện làm việc.
Nhưng để làm tốt các cơng tác này đúng với quy định chung của nhà nước và
quy định chung của cơng ty thì các cán bộ làm cơng tác lưu trữ cần thực hiện tốt
những cơng việc như sau:
4.1. Thu thập bổ xung tài liệu vào lưu trữ cơng ty.
Đối với lưu trữ cơng ty, nguồn bổ xung chủ yếu là tài liệu được hình thành
trong q trình hoạt động của cơng ty và các đơn vị trực thuộc. Theo Nghị định
42/CP của Chính phủ, tài liệu kết thúc cơng việc được một năm phải tiên hành
nộp vào lưu trữ cơng ty. Cuối mỗi năm, cán bộ làm cơng tác văn thư, lưu trữ
trong cơng ty và các cán bộ làm cơng tác chun mơn khác nhưng có liên quan
đến cơng tác, cơng văn giấy tờ phải kiểm tra lại tồn bộ hồ sơ, tài liệu đang giữ
đem nộp cho bộ phận lưu trữ cơng ty đồng thời lưu trữ cơng ty phải căn cứ vào
danh mục hồ sơ để tiếp nhận tài liệu nộp lưu.
24

THệ VIEN ẹIEN Tệ TRệẽC TUYEN

KI L

OBO
OKS
.CO
M

Nhng ti liu khi giao np vo lu tr cn phi c chnh lý lp thnh h
s y v np theo ỳng thi gian quy nh, khụng giao np tng bú ti liu
ln xn. Khi giao np h s vo l gi cụng ty cn phi thc hờn vic lp biờn
bn, biờn bn c thnh lp 02 bn < 01 ni nhn, 01 bn ni giao np
gi >. Vic giao nhn cn phi kốm theo mc lc h thng danh sỏch nhng h
s ti liu em np.
Lu tr cụng ty hin ti mi ch thu nhn ti liu ca b phn vn phũng
cũn cỏc phũng ban trc thuc khỏc cha thng xuyờn np ti liu vo lu tr,
vỡ th m mt s ti liu vn cũn nm ri rỏc v trong tỡnh trng ln xn... Mt
s ớt thỡ ó c lp h s nhng cha ỳng quy nh nờn gõy khú khn trong
vic bo qun v chnh lý ti liu trong lu tr cụng ty.
4.2. Xỏc nh giỏ tr ti liu.
õy thc cht l quỏ trỡnh nghiờn cu s dng cỏc nguyờn tc, tiờu chuNn
ca khoa hc lu tr la chn nhng ti liu cú giỏ tr a vo bo qun
trong kho v loi ra nhng ti liu khụng cũn giỏ tr tiờu hu theo ỳng quy
nh ca phỏp lut hin hnh.
Vic xỏc nh giỏ tr ti liu cn c tin hnh t b phn vn th cho n
lu tr cụng ty. Trong vn th cụng ty, xỏc nh giỏ tr ti liu ch yu c
thc hin trong khi la chn ti liu lp h s cụng vic v ngay t quỏ trỡnh

lp danh mc h s cho cụng ty. Lu tr cụng ty cú trỏch nhim kim tra li giỏ
tr h s, ti liu do vn th cụng ty np li.Ti õy h s, ti liu s c ỏnh
giỏ mt cỏch ton din nhng ti liu trựng tha, ht giỏ tr, ti liu c xỏc
nh khụng chớnh xỏc giai on truc s c tin hnh tiờu hu. Khi tin
hnh vic tiờu hu ti liu phi thnh lp Hi ng xỏc nh giỏ tr ti liu
tin hnh xem xột, ngh cp cú thNm quyn. Cn lp h s tiờu hu ti liu ht
giỏ tr v bo qun h s ú lu tr cụng ty vi thi hn lõu di. Cụng vic
tiờu hu ti liu cú ý ngha i vi vic tit kim ngõn sỏch nh nc, gii phúng
c kho tng trang thit b bo qun, cung cp vt liu lm giy cho cỏc nh
mỏy hoc c s sn xut.
Do b phn vn th trong cụng ty ó lp h s cụng vic v danh mc h
s, nờn vic xỏc nh giỏ tr ti liu bc u c thc hin y , to nờn tin
thun li cho lu tr cụng ty, b xung c nhng ti liu cú giỏ tr vo lu
tr lch s.
4.3. Bo qun ti liu lu tr
Bo qun ti liu lu tr l s dng cỏc bin phỏp cn thit kộo di tui
th v m bo an ton cho ti liu, nhm phc v cụng tỏc nghiờn cu trc
mt v lõu di. Nu khụng cú bin phỏp bo qun tt thỡ ti liu cú th b mt
mỏt h hng... Cỏn b lu tr cụng ty cn nm rừ nhng nguyờn nhõn gõy h
hi ti liu ỏp ng nhng bin phỏp khc phc cho hp lý. Ngoi ra cỏn b
lu tr cng cn ỏp dng nhng phng phỏp qun lý ti liu trong kho c th l
vic xp xp ti liu: Sp xp ti liu theo h s, sp xp lờn giỏ t, tip n l
ch bo v: Kim tra trng thỏi vt lý ca ti liu, thng xuyờn v sinh ti
liu trong kho, cú cỏc bin phỏp phũng chỏy cha chỏy kp thi v nu cn thit
25