Chương 1 GIỚI THIỆU PHẦN mềm ACCESS tạo BẢNG

Chương 1
GIỚI THIỆU
PHẦN MỀM ACCESS
& TẠO BẢNG
CHƯƠNG 1

1


1.1 TỔNG QUAN




Access là một phần mềm ứng dụng thuộc
bộ phần mềm Microsoft Office, được sử
dụng để quản lý dữ liệu (quản lý nhân sự,
khách hàng, vật tư, kế toán…)
Phiên bản Access tùy thuộc vào phiên bản
của bộ phần mềm Microsoft Office
Ví dụ




Office 97
→
Office 2000 →
Office 2003 →

Access 97

Access 2000
Access 2003
CHƯƠNG 1

2


MÀN HÌNH WINDOWS 9X (95, 98, ME)

CHƯƠNG 1

3


Biểu tượng (icon) của Access

Access 97

Access 2000

CHƯƠNG 1

Access 2002

4


1.1 Tổng quan
1. Khởi động ACCESS (BẰNG MỘT TRONG CÁC

CÁCH SAU ĐÂY)
 Chọn START-PROGRAM-MO-MO ACCESS
 Kích đúp biểu tượng MO Access trên Desktop
 Kích đúp trên 1 tập tin ACCESS
 Chọn C:\PROGRAM FILES\MO\OFFICE11 rồi
chọn tập tin ACCESS
 Kích START và chọn MO PP ACCESS
CHƯƠNG 1

5


1.1 Tổng quan
2. Thoát ACCESS
 Kích FILE-EXIT
 Kích biểu tượng X đóng khung đỏ
 Bấm tổ hợp phím ALT-F4
 Bấm tổ hợp phím CTRL-ALT-DEL, chọn
MO ACCESS, chọn END TASK
CHƯƠNG 1

6


1.1 Tổng quan (TT)
Thanh
công
cụ

Thanh tiêu đề

Thanh thực đơn

Màn
hình
chính

Bảng

Thanh
trạng
thái

CHƯƠNG 1

Thanh
tác vụ

7


1.2 CƠ SỞ DỮ LIỆU ACCESS
 Mỗi tập tin ACCESS gọi là một cơ sở
dữ liệu. *.mdb
 Một cơ sở dữ liệu chứa đựng nhiều
dữ liệu nằm trong một thành phần
chính của một tập tin ACCESS gọi là
bảng (TABLE).
 Các bảng này có mối quan hệ với
nhau theo một quy luật nào đó do

người thiết kế tạo nên.
CHƯƠNG 1

8


1.2 Cơ sở dữ liệu ACCESS
Các thành phần chính trong một CSDL Access









Bảng (Table)
Thành phần cơ bản, sử dụng để lưu trữ thông tin
của bài toán quản lý
Vấn tin (Query)
Các yêu cầu truy tìm, hiển thị, và cập nhật dữ liệu của
các bảng
Biểu mẫu nhập (Form)
Các mẫu nhập thông tin vào bảng
Báo cáo (Report)
Báo cáo theo mẫu định sẵn
Macro :
Tập lệnh ghi lại một trật tự thực hiện các lệnh cần làm
Chương trình (Module)

Chương trình viết bằng CHƯƠNG
ngôn1ngữ Visual Basic

9


MÀN HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU ABC2002

CÁC
THÀNH
PHẦN
CƠ
BẢN
CỦA
MỘT

CSDL

Table: Các bảng
Open : mở - xem
Design : thiết kế
New : tạo đối tượng mới
CHƯƠNG 1

10


Thiết kế một CSDL ACCESS









Xác định mục đích
Xác định các Table
Xác định các Field
Xác định khoá chính
Xác định quan hệ giữa các Table
Tạo CSDL và tinh chỉnh
Nhập dữ liệu và tạo các đối tượng
khác
CHƯƠNG 1

11


3.1 TẠO CSDL



Chỉ tạo bảng khi đã có CSDL
Nếu chưa có CSDL phải tạo CSDL trước khi tạo bảng.
Với ACCESS 2003
•
•
•
•

Khởi động Access
Chọn File-New hoặc
Chọn Blank Database
Bấm Ok

CHƯƠNG 1

12


Chọn tên CSDL, nơi lưu CSDL
1. Đặt tên
cho CSDL

Thư mục nơi lưu

2. Chọn vị
trí lưu
CSDL
3. Bấm
Create

CHƯƠNG 1

13


TABLE
GIỚI THIỆU VỀ BẢNG VÀ

CÁCH TẠO

CHƯƠNG 1

14


2.1 BẢNG (TABLE)




Bảng gồm nhiều dòng, nhiều cột.
Dòng gọi là mẫu tin (record), cột gọi là
vùng hoặc trường (field). Mẫu tin gắn
với thực thể , vùng chứa đặc điểm của
thực thể
Mỗi cơ sở dữ liệu phải có ít nhất là
một bảng
CHƯƠNG 1

15


Bài toán thực tế


Quản lý sinh viên của một trường


Đối tượng sinh viên sẽ có những đặc
điểm cần quản lý như sau





Họ và tên
Phái
Ngày sinh
Lớp

CHƯƠNG 1

16


2.1 BẢNG (TABLE) – Ví dụ
Họ

Tên

Phái

Ngày sinh

Lớp

Nguyễn Văn

Hai

Nam

21/12/77

05Q1N

Trần Thanh

Nam

Nam

03/04/80

05Q1T

Vũ thị

Bích

Nữ

11/08/78

05Q1T

Lê

Duy

Nam

31/07/79

05Q1N

Nữ

16/01/80

05Q1N

Nguyễn Thị Ngọc Minh


Cách tổ chức trên, mỗi dòng là một sinh viên, mỗi cột
chứa thông tin về một đặc điểm nào đó của sinh viên
(như cột ngày tháng năm sinh, cột lớp, cột phái)
CHƯƠNG 1

17


2.2 TỔ CHỨC BẢNG


Lưu ý thứ 1
Tránh ghép nhiều thông tin vào chung một cột.

Họ tên

Phái

Ngày sinh

Lớp

Nguyễn Văn Hai

Nam

21/12/77

05Q1N

Trần Thanh Nam

Nam

03/04/80

05Q1T

Nữ

11/08/78

05Q1T

Lê Duy

Nam

31/07/79

05Q1N

Nguyễn Thị Ngọc Minh

Nữ

16/01/80

05Q1N

Vũ thị Bích

CHƯƠNG 1

18


2.2 TỔ CHỨC BẢNG




Tổ chức bảng trên cần tách riêng phần họ và
tên thành hai cột riêng vì trong bài toán quản

lý người ta thường xuyên làm các thao tác
dựa trên phần tên (như tìm theo tên, sắp thứ
tự theo ABC của tên).
Riêng ngày tháng năm sinh lưu ý không tách
riêng thành 3 cột ngày, tháng, năm vì lý do
những yêu cầu xử lý riêng trên ngày sinh,
tháng sinh ít xảy ra
CHƯƠNG 1

19


2.2 TỔ CHỨC BẢNG


Lưu ý thứ 2
Xác định khóa chính (Primary key) của bảng
Khóa chính là một vùng mà nội dung vùng đó của từng
mẫu tin là duy nhất, không trùng lắp, không bỏ trống.
Họ

Tên

Phái

Ngày sinh

Lớp

Nguyễn Văn

Hai

Nam

21/12/77

05Q1N

Trần Thanh

Nam

Nam

03/04/80

05Q1T

Vũ thị

Bích

Nữ

11/08/78

05Q1T

Lê

Duy

Nam

31/07/79

05Q1N

Nguyễn Thị Ngọc

Minh

Nữ

16/01/80

05Q1N

CHƯƠNG 1

20


2.2 TỔ CHỨC BẢNG
Khóa chính của bảng này
Mã SV

Họ

Tên

Phái

Ngày sinh

Lớp

001

Nguyễn Văn

Hai

Nam

21/12/77

05Q1N

005

Trần Thanh

Nam

Nam

03/04/80

05Q1T

011

Vũ thị

Bích

Nữ

11/08/78

05Q1T

024

Lê

Duy

Nam

31/07/79

05Q1N

112

Nguyễn Thị Ngọc

Minh

Nữ

16/01/80

05Q1N

CHƯƠNG 1

21


2.2 TỔ CHỨC BẢNG


Lưu ý thứ 3

Tránh trùng lắp, dư thừa thông tin bằng cách:




Thay vì tổ chức 1 bảng, người ta tạo thành nhiều
bảng, hoặc
Sử dụng mã hóa thông tin.

CHƯƠNG 1

22

Minh họa : chia ra thành
nhiều bảng
Mã vật tư

Tên vật tư

Đơn vị tính

Số lượng

X01
X01
V02

Xăng A92
Xăng A92
Vỏ xe CASUMINA

Lít
Lít
Cái

10000
5500
120

V03

Vỏ xe Hóc Môn

Cái

100

N02

Nhớt loai II

Thùng

10

Dư thừa dữ liệu

Bảng vật tư nhập kho
CHƯƠNG 1

23


Minh họa : chia ra thành
nhiều bảng
Mã vật tư

SL

X01

10000

X01

5500

V02

120

V03

100

N02

10

MDVT

DVT

1

Cái

2

Lít

3

Thùng

MVT

Tên VT

MDVT

X01

Xăng A92

2

X02

Xăng A83

2

V01

Vỏ xe nhập ngoại

1

V02

Vỏ xe CASUMINA

1

V03

Vỏ xe Hóc Môn

1

N01

Nhớt loai I

3

N04

Nhớt loai II

3

CHƯƠNG 1

24


2.2 TỔ CHỨC BẢNG


Lưu ý thứ 4: Khi có nhiều bảng, cần xác định mối liên hệ giữa 2 bảng
Mã vật tư - MVT
Mã vật tư

SL

MVT

X01

10000

X01

Xăng A92

2

X01

5500

X02

Xăng A83

2

V02

120

V01

Vỏ xe nhập ngoại

1

V03

100

V02

Vỏ xe CASUMINA

1

N02

10

V03

Vỏ xe Hóc Môn

1

N01

Nhớt loai I

3

N04

Nhớt loai II

3

MDVT

DVT

1

Cái

2

Lít

3

Thùng

Tên VT

DVT CHƯƠNG
- MDVT

1

MDVT

25