Thủ thuật excel thiết lập các công thức đơn giản (phần 2)

Học Excel Thủ Thuật Excel


Thiết lập các công thức đơn giản (phần 2)
Hướng dẫn thiết lập các công thức đơn giản (phần 2):
Đặt tên cho các Công thức
Ở bài : “Dùng tên cho dãy (range name)”, bạn đã học cách đặt tên cho các
hằng số thường được sử dụng. Bạn có thể áp dụng cách tương tự như vậy cho
những công thức thường được sử dụng. Cũng như các hằng số, công thức (đã
được đặt tên sẽ) không xuất hiện trong một ô nào. Nó sẽ được lưu trong bộ
nhớ và làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Để đặt tên cho một công thức,
bạn theo các bước sau đây:
1. Chọn Formulas, Define Name để hiển thị hộp thoại New Name.
2. Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức trong khung Name.
3. Trong khung Refers To, nhập chính xác cơng thức giống như bạn nhập trong
bảng tính.
4. Nhấn OK.
Bây giờ bạn có thể nhập tên của cơng thức trong các ơ của bảng tính (thay vì
nhập cơng thức đó). Ví dụ, cơng thức sau đây tính thể tích của một hình cầu
(với r là bán kính hình cầu):

Vậy, giả sử rằng bạn có một ơ tên là Radius (ơ này có chứa con số chỉ bán
kính của hình cầu, r) nằm đâu đó trong bảng tính, bạn có thể tạo một cơng
thức có tên là SphereVolume, và nhập cơng thức sau đây trong


khung Refers To của hộp thoại New Name (với PI() là hàm trả về giá trị con
số Pi):
= (4 * PI() * Radius ^ 3) / 3
Làm việc với các liên kết trong cơng thức
Nếu bạn có dữ liệu trong một bảng tính mà bạn muốn dùng chúng trong một

bảng tính khác, bạn có thể thiết lập một liên kết giữa chúng. Cách làm này
cho phép các công thức của bạn sử dụng các tham chiếu đến những ô hay
những dãy trong một bảng tính khác. Khi dữ liệu (ở những bảng tính) khác
thay đổi, Excel tự động cập nhật các liên kết.
Ví dụ, hình 3.11 minh họa hai bảng tính đã được liên kết. Sheet Budget
Summary trong bảng tính 2008 Budget-Summary chứa dữ liệu từ sheet Detail
trong bảng tính 2008 Budget. Cụ thể hơn, công thức bạn thấy ở ô B2 trong
bảng tính 2008 Budget-Summary chứa một tham chiếu ngồi dẫn đến ơ R7
trong bảng tính 2008 Budget. Nếu giá trị ở R7 thay đổi, Excel sẽ cập nhật
bảng tính 2008 Budget-Summary ngay tức khắc.


Figure 3.11 (Hình 3.11)
Tìm hiểu các Tham chiếu ngồi
Chẳng có gì bí ẩn đằng sau các liên kết này. Bạn thiết lập các liên kết bằng
cách đưa vào một liên kết đến một ô hay một dãy trong một bảng tính khác
(hay một sheet khác trong cùng bảng tính). Trong ví dụ được minh họa ở
hình 3.11, tất cả những gì tơi làm là nhập một dấu bằng trong ơ B2 của sheet


Budget Summary, và rồi nhấp chuột vào ô R7 của sheet Details.
Điều duy nhất bạn cần làm quen là cấu trúc của một tham chiếu ngoài. Sau
đây là cú pháp:
‘path[workbookname]sheetname’!reference
· path : Ổ đĩa và thư mục chứa bảng tính (cần liên kết tới), đây có thể là một
đường dẫn cục bộ, một đường dẫn mạng, hoặc thậm chí là một địa chỉ
Internet. Bạn cần đưa vào đường dẫn (path) này chỉ khi bảng tính (cần liên
kết tới) đã được đóng lại.
· workbookname : Tên của bảng tính, kể cả phần mở rộng. Ln ln đặt tên
của bảng tính trong một cặp dấu ngoặc vng ([ ]). Bạn có thể bỏ qua tên của

bảng tính nếu bạn tham chiếu đến một ô hoặc một dãy trong một sheet khác
của cùng bảng tính (và dĩ nhiên là cũng khơng cần đến path).
· sheetname : Tên của worksheet. Bạn có thể bỏ qua tên này nếu tham chiếu
đến một tên đã được định nghĩa trong cùng một bảng tính.
· reference : Một tham chiếu ô hoặc dãy, hoặc một tên đã được định nghĩa.
Ví dụ, nếu bạn đóng bảng tính 2008 Budget, thì Excel sẽ tự động thay đổi
tham chiếu ngồi được minh họa trong hình 3.11 như sau (ví dụ này cịn phụ
thuộc vào đường dẫn thực tế của bảng tính):
= ‘D:\GPE\[2008 Budget.xlsx]Details’!$R$7
Cập nhật các liên kết
Mục đích của một liên kết là tránh lặp lại các công thức và dữ liệu trong
nhiều bảng tính. Nếu một bảng tính chứa thơng tin mà bạn cần, bạn có thể sử
dụng một liên kết để tham chiếu dữ liệu mà không cần tái tạo nó trong một


bảng tính khác.
Tuy nhiên, để trở nên hữu ích, dữ liệu trong bảng tính phụ thuộc (bảng tính
có chứa liên kết) luôn luôn phải phản ánh nội dung thực sự của bảng tính
nguồn (bảng tính chứa dữ liệu được liên kết). Bạn có thể chắc chắn về điều
này bẳng cách cập nhật liên kết, như được giải thích sau đây:
· Nếu cả bảng tính nguồn và bảng tính phụ thuộc đang được mở, Excel sẽ tự
động cập nhật liên kết bất kỳ khi nào dữ liệu nguồn có thay đổi.
·Nếu bảng tính nguồn đang được mở trước khi bạn mở bảng tính phụ thuộc,
Excel cũng tự động cập nhật lại các liên kết (trong bảng tính phụ thuộc).
· Nếu bảng tính nguồn chưa được mở khi bạn mở bảng tính phụ thuộc, Excel
sẽ xuất hiện một thông báo Security Warning ở thanh thông báo (nằm cùng
chỗ với thanh trạng thái – status bar), nhằm báo cho bạn biết rằng viêc tự
động cập nhật liên kết đang tắt. Trong trường hợp này, bạn nhấn Options,
nhấn tùy chọn Enable this Content rồi nhấn OK.
· Nếu như bạn không cập nhật các liên kết khi bạn mở bảng tính phụ thuộc,

bạn có thể cập nhật các liên kết này bất cứ lúc nào bằng cách chọn Data, Edit
Links. Trong hộp thoại Edit Links vừa xuất hiện (xem hình 3.12), nhấn vào
liên kết và nhấn Update Values.


Figure 3.12 (hình 3.12)
Thay đổi nguồn của liên kết
Nếu tên của tập tin nguồn thay đổi, bạn cần phải sửa lại liên kết để cập nhật
dữ liệu. Bạn có thể sửa trực tiếp tham chiếu ngồi, hoặc bạn có thể thay đổi
nguồn (của liên kết) bằng cách làm theo các bước sau đây:
1. Với bảng tính phụ thuộc được kích hoạt, bạn chọn Data, Edit Links để mở
hộp thoại Edit Links.
2. Chọn liên kết mà bạn muốn sửa.
3. Nhấn Change Source. Excel hiển thị hộp thoại Change Source.
4. Tìm và chọn tài liệu nguồn mới, và rồi nhấn OK để trở về hộp thoại Edit
Links.
5. Nhấn Close để quay về bảng tính.
Định dạng Số, Ngày Tháng và Thời Gian
Một trong những cách tốt nhất để làm cho các bảng tính của bạn trở nên dễ
đọc là hiển thị dữ liệu theo một định dạng logic, nhất quán, và đơn giản. Định


dạng các lượng tiền tệ có các dấu đơ-la ($) đứng ở đầu, tỷ lệ phần trăm có
dấu phần trăm (%) đứng ở sau, và các số lớn được phân cách hàng ngàn bẳng
dấu phẩy… là một vài cách mà bạn có thể cải thiện kiểu dáng bảng tính của
bạn.
Phần này sẽ hướng dẫn bạn cách để định dạng số, ngày tháng, và thời gian
bằng cách dùng các tùy chọn định dạng có sẵn trong Excel. Bạn cũng sẽ học
cách tạo các định dạng riêng của mình để có tồn quyền với diện mạo của dữ
liệu.

Các định dạng hiển thị Số
Khi bạn nhập các con số trong một bảng tính, Excel sẽ loại bỏ bất kỳ số 0
(zero) nào đứng ở phía trước (số nguyên) hoặc phía sau (số lẻ). Ví dụ, nếu
bạn nhập 0123.4500, Excel sẽ hiển thị nó là 123.45. Ngoại lệ cho quy tắc này
xảy ra khi bạn nhập một con số dài hơn chiều rộng của ô. Trong trường hợp
này, Excel thường điều chỉnh độ rộng của cột để chứa vừa con số này. Tuy
nhiên, trong một số trường hợp, Excel tùy biến số để chứa vừa trong ơ bằng
cách làm trịn một vài con số ở hàng thập phân. Ví dụ, một con số như
123.45678 được hiển thị là 123.4568. Chú ý rằng, việc làm tròn số này chỉ là
để hiển thị, còn Excel vẫn giữ lại con số gốc bên trong.
Khi bạn tạo một bảng tính, mỗi ơ (trong bảng tính mới này) sẽ mặc định sử
dụng định dạng này, gọi là định dạng số kiểu General. Nếu bạn muốn những
con số của mình xuất hiện khác nhau, bạn có thể chọn một trong 7 kiểu định
dạng số của Excel: Number, Currency, Accounting, Percentage, Fraction,
Scientific, và Special.


· Định dạng Số — Các định dạng số có 3 thành phần: có bao nhiêu số thập
phân (0-30), có sử dụng dấu phân cách hàng ngàn hay không, và các số âm
được hiển thị như thế nào. Đối với các số âm, bạn có thể hiển thị số với dấu
trừ đứng trước, hoặc là màu đỏ, hoặc là nằm trong một cặp dấu ngoặc đơn,
hay là số màu đỏ nằm trong cặp dấu ngoặc đơn màu đỏ.
· Định dạng Tiền Tệ — Các định dạng tiền tệ tương tự như các định dạng số,
ngoại trừ việc dấu phân cách hàng ngàn sẽ ln được sử dụng, và bạn có thể
tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) ở trước hoặc là một ký hiệu đơn vị
tiền tệ nào đó.
· Định dạng Kế Tốn — Với các định dạng kế tốn, bạn có thể chọn có bao
nhiêu con số ở hàng thập phân và việc có hiển thị dấu đô-la (hoặc đơn vị tiền
tệ nào khác) ở trước hay khơng. Nếu bạn sử dụng dấu đơ-la thì Excel sẽ hiển
thị nó ở sát mép trái của ơ. Tất cả các số âm được hiển thị ở bên trong cặp

dấu ngoặc đơn.
· Định dạng Phần Trăm — Định dạng phần trăm hiển thị số được nhân với
100 và có một dấu phần trăm (%) ở cuối. Ví dụ, .506 hiển thị dưới dạng
50.6%. Bạn có thể sử dụng đến 30 con số thập phân.
· Định dạng Phân Số — Các định dạng phân số cho phép bạn biểu diễn các
đại lượng thập phân dưới dạng các phân số. Có tất cả 9 kiểu định dạng phân
số, bao gồm một phần hai, một phần tư, một phần tám, một phần mười sáu,
một phần mười, và một phần trăm.
· Định dạng Khoa Học — Các định dạng khoa học hiển thị con số có nghĩa
nhất nằm bên trái dấu chấm thập phân, 2 đến 30 số thập phân nằm bên phải
dấu chấm thập phân, và sau đó là số mũ. Vậy, 123000 hiển thị là 1.23E+05.


· Định dạng đặc biệt — Các định dạng đặc biệt là một tập hợp được thiết kế
sẵn để xử lý những trường hợp đặc biệt. Đây là một danh sách những định
dạng đặc biệt (kiểu Mỹ), với vài ví dụ:

Thay đổi các định dạng số
Cách nhanh nhất để định dạng các con số là xác định kiểu định dạng ngay khi
bạn nhập dữ liệu. Ví dụ, nếu bạn bắt đầu một con số tiền tệ với một dấu đô-la
($), Excel sẽ tự động định dạng con số đó với dạng tiền tệ. Tương tự, nếu bạn
nhập một dấu phần trăm (%) sau một số, Excel tự động định dạng số này ở
dạng là một tỷ lệ phần trăm. Sau đây là một vài ví dụ về kỹ thuật này. Chú ý
rằng, bạn có thể nhập một giá trị âm bằng cách sử dụng dấu âm (-) hoặc nhập
số đó trong một cặp dấu ngoặc đơn.


Xác định định dạng số ngay khi nhập một con số thì nhanh và hiệu quả bởi vì
Excel đốn được định dạng mà bạn muốn sử dụng. Nhưng thật không may,
đơi khi Excel đốn sai (ví dụ, nó hiểu một phân số đơn giản là ngày tháng –

xem ví dụ cuối cùng ở trên). Trong những trường hợp này, bạn không cần
phải truy cập đến tất cả các định dạng (ví dụ, hiển thị số tiền âm bằng màu
đỏ). Mà để khắc phục những số (bị định dạng sai) này, bạn có thể chọn các
kiểu định dạng số từ một danh sách. Sau đây là các bước bạn cần làm theo:
1. Chọn ô hoặc dãy ô mà bạn muốn áp dụng kiểu định dạng mới.
2. Chọn tab Home.
3. Nhấn Number Format để mở ra một danh sách. Excel hiển thị các kiểu
định dạng được cài sẵn của nó như ở hình 3.13. Bên dưới mỗi loại định dạng,
Excel (cịn) cho thấy ô hiện hành sẽ hiển thị như thế nào nến bạn chọn loại
định dạng đó.


Figure 3.13 (Hình 3.13)
4. Nhấp chọn loại định dạng bạn muốn dùng.
Để có thêm các tùy chọn khi định dạng cho số, bạn sử dụng tab Number của
hộp thoại Format Cells. Bạn chọn ô hoặc dãy ô (muốn định dạng) rồi
chọn Home, Number Format (hoặc nhấnCtrl+1). Như bạn thấy ở hình 3.14,
khi bạn nhấp vào một định dạng số trong danh sách Category, Excel hiển thị


thêm các tùy chọn định dạng, chẳng hạn như hộp Decimal Places (dùng để
xác định số con số sau dấu chấm thập phân). (Các tùy chọn bạn thấy phụ
thuộc vào hạng mục mà bạn chọn). Khung Sample cho bạn xem trước kiểu
định dạng của con số mà bạn sẽ áp dụng vào ơ hiện hành.

Figure 3.14 (Hình 3.14)
Excel cũng cung cấp cho bạn một vài phím tắt để thay thế cho hộp thoại
Format Cell, khi xác lập một kiểu định dạng số. Bạn chọn ô hay dãy ô muốn
định dạng, và sử dụng một trong các tổ hợp phím tắt được liệt kê trong bảng
3.6.

Nếu dùng chuột, bạn có thể sử dụng các nút điều khiển trong
nhóm Number của tab Home như là một phương pháp khác để chọn các kiểu
định dạng số. Danh sách Number Format (xem hình 3.13) liệt kê tất cả các
định dạng. Sau đây là những nút điều khiển khác của nhóm này:

· Accounting Style button: Định dạng kiểu Tiền tệ của kế tốn (có hai chữ số
thập phân, sử dụng dấu đô-la)
· Percent Style button: Định dạng kiểu Phần trăm (khơng có chữ số thập
phân)


· Comma Style button: Định dạng kiểu Số (có hai chữ số thập phân, dùng
dấu phân cách hàng ngàn)
· Increase Decimal button: Tăng số chữ số thập phân trong định dạng hiện
hành
· Decrease Decimal button: Giảm số chữ số thập phân trong định dạng hiện
hành (tương đương với viêc làm tròn số lên)
Tùy biến các định dạng số
Các định dạng số (có sẵn) của Excel cho bạn lựa chọn nhiều kiểu định dạng
số, nhưng chúng có những giới hạn. Ví dụ, khơng có định dạng có sẵn nào
cho phép hiển thị một số như là 0.5 mà khơng có số 0 đứng đầu (.5), hoặc
hiển thị các nhiệt độ có thêm ký kiệu nhiệt độ ở sau.
Để khắc phục những giới hạn trên và những giới hạn khác nữa, bạn cần tạo ra
các kiểu định dạng số riêng của mình. Bạn có thể làm điều này bằng cách sửa
một định dạng hiện có hoặc bằng cách tạo mới một định dạng của bạn ngay
từ đầu. Cú pháp định dạng và các ký hiệu sẽ được giải thích chi tiết ở phần
sau.
Mỗi loại định dạng số trong Excel, có sẵn hay là tự tạo, đều có chung cú pháp

sau đây:
positive format;negative format;zero format;text format
Bốn phần này, tách biệt nhau bằng dấu chấm phẩy (;), quyết định các số khác
nhau được trình bày như thế nào. Phần đầu tiên định nghĩa cách hiển thị một
số dương; phần thứ hai định nghĩa cách hiển thị một số âm; phần thứ ba định
nghĩa cách hiển thị số 0 (zero) và phần thứ tư định nghĩa cách hiển thị text.


Nếu bạn bỏ qua một hay nhiều thành phần, cú pháp định dạng các số sẽ theo
như sau đây:
Số thành phần được dùng / Cú pháp định dạng:
· Three (3 thành phần): positive format;negative format;zero format
· Two (2 thành phần): positive and zero format; negative format
· One (1 thành phần): positive, negative, and zero format
Bảng 3.7 liệt kê các ký hiệu đặc biệt mà bạn sử dụng để định nghĩa trong
những phần này:


Table 3.7 – Numeric Formatting Symbols
Bảng 3.7 – Các ký hiệu định dạng số


Trước khi xem một số ví dụ, bạn hãy lướt qua các bước cơ bản. Để tùy biến
một kiểu định dạng số, bạn chọn ô hay dãy mà bạn muốn định dạng và sau đó
theo các bước sau:
1. Chọn Home, Number Format (hoặc nhấn Ctrl+1) và chọn
tab Number tab nếu nó chưa hiển thị.
2. Trong danh sách Category, chọn Custom.
3. Nếu bạn muốn sửa lại một kiểu định dạng đã có, bạn chọn nó trong danh
sách Type.

4. Sửa lại hoặc nhập mã định dạng của bạn.
5. Nhấn OK. Excel đưa bạn quay trở lại bảng tính với kiểu định dạng tùy ý
được áp dụng.
Excel lưu giữ mỗi kiểu định dạng mới trong mục Custom. Nếu bạn đã sửa
một kiểu định dạng có sẵn, kiểu định dạng gốc được giữ nguyên vẹn và kiểu
định dạng mới được thêm vào danh sách. Bạn có thể chọn các kiểu định dạng
tùy biến giống như cách bạn chọn một kiểu định dạng có sẵn. Để dùng những
kiểu định dạng tùy biến trong bảng tính khác, bạn sao chép một ơ có chứa
kiểu định dạng mới này sang bảng tính đó. Hình 3.15 sau đây minh họa 12 ví
dụ về các kiểu định dạng tùy biến.


Figure 3.15 (Hình 3.15)
Giải thích sơ qua các ví dụ:
· Example 1 — Các kiểu định dạng này chỉ cho bạn cách viết gọn lại một số
(từ một con số dài trở thành con số ngắn hơn), dễ đọc hơn, bằng cách dùng
dấu phân cách hàng ngàn. Ví dụ, một định dạng như 0,000.0 sẽ hiển thị con
số 123000 thành 12,300.0. Nếu bạn bớt đi ba con số zero giữa dấu phẩy và
dấu chấm thập phân (để có định dạng 0,.0), Excel sẽ hiển thị con số dó là
12.3 (nhưng nó vẫn giữ ngun con số gốc trong việc tính toán). Bản chất của
việc này là bạn bảo Excel hiểu đơn vị tính của con số này là hàng ngàn. Để
dùng đơn vị tính của một con số là hàng triệu, bạn chỉ cần thêm một dấu phân
cách hàng ngàn nữa (xem hàng dưới của ví dụ 1, trong kiểu định dạng này, có
thêm chú thích về đơn vị tính).


· Example 2 — Dùng loại định dạng này khi bạn không muốn hiển thị bất kỳ
con số không nào (ở đầu và ở cuối số, sau dấu chấm thập phân).
· Example 3 — Đây là những ví dụ về cách dùng phần thứ tư trong cú pháp
định dạng. Ba phần đầu xác định cách Excel hiển thị số dương, số âm và số

không. Phần thứ tư hiển thị một thông báo “Enter a number” (nhập vào một
con số) nếu người dùng lỡ nhập một cái gì đó khơng phải là số trong ơ này.
· Example 4 —Trong ví dụ này, ký hiệu tiền xu (¢) được dùng sau giá trị. Để
nhập ký hiệu này, bạn nhấn Alt+0162 bằng nhóm phím số ở bên phải bàn
phím (dùng những phím số ở phía trên của bàn phím sẽ khơng có tác dụng).
· Example 5 — Ví dụ này thêm chữ “Dollars” vào định dạng.
· Example 6 — Trong ví dụ này, một chữ M được nối vào sau mỗi con số,
dùng để chỉ đơn vị tính của con số này là megabyte.
· Example 7 —Ví dụ này thêm ký hiệu chỉ độ (°) để hiển thị một con số chỉ
nhiệt độ. (Mã ANSI của dấu ° này là Atl+0176).
· Example 8 — Ba dấu chấm phẩy (;;;) dùng trong ví dụ này sẽ cho kết quả là
không con số nào được hiển thị (là một trong những cách để dấu một con
số). (Bạn yên tâm, dù không thấy nhưng con số trong ô được định dạng kiểu
này vẫn hiện diện ở đó, và vẫn dùng để tính tốn như bình thường).
· Example 9 — Ví dụ này cho thấy bạn có thể hiển thị một ký tự # trong định
dạng bằng cách đặt ký tự # này sau một dấu gạch chéo lùi (\).
· Example 10 — Ở các ví dụ này, bạn thấy một cái mẹo để tạo một chuỗi các
dấu chấm. Xin nhắc lại là ký hiệu dấu sao (*) sẽ lấp đầy một ô bất kỳ ký tự


nào đứng sau nó. Do đó, để tạo một chuỗi các dấu chấm, bạn chỉ việc thêm
“*.” vào cuối cú pháp định dạng.
· Example 11 — Ví dụ này là một kỹ thuật tương tự để tạo môt chuỗi các dấu
chấm. Có 3 dấu chấm phẩy (;) để khơng hiện ra bất kỳ con số nào, rồi đến
“*.”, để tạo ra một chuỗi các dấu chấm chạy từ đầu ô đến trước một văn bản
nào đó (đại diện bằng dấu @). (Ví dụ này tạo ra một chuỗi các dấu chấm
nhưng ở hướng ngược lại với ví dụ 10).
· Example 12 — Ví dụ này chỉ ra một kiểu định dạng hữu ích cho việc nhập
một số ở dạng phân số.
Ẩn các số khơng

Các bảng tính trơng ít bề bộn hơn và dễ đọc hơn nếu bạn ẩn đi những con số
không (0) không cần thiết. Excel cho phép bạn ẩn các số 0 trong tồn bộ bảng
tính hoặc chỉ trong những ô được chọn.
Để ẩn tất cả các số 0, bạn chọn Office, Excel Options; chọn
tab Advanced trong hộp thoạiExcel Options; và bỏ tùy chọn Show a Zero
In Cells That Have Zero Value.
Để ẩn những số 0 trong các ô được chọn, bạn tạo một kiểu định dạng tùy biến
với cú pháp như sau:
positive format;negative format;
Dấu chẩm phẩy phụ ở cuối có tác dụng giữ chỗ cho một định dạng số 0 (phần
thứ ba của cú pháp định dạng chuẩn). Bởi vì khơng có định nghĩa gì cho
định dạng số 0, nên chả có gì hiển thị ra. Ví dụ, định dạng


$#,##0.00_);($#,##0.00); hiển thị một giá trị tiền đô chuẩn, nhưng để ơ trống
nếu nó có giá trị bằng 0.
TIP: Nếu bảng tính của bạn chỉ chứa tồn số ngun (khơng có phân số hoặc
số thập phân), bạn có thể dùng kiểu định dạng #,### để ẩn đi các số 0.
Sử dụng điều kiện trong định dạng
Cho tới lúc này, bạn đã biết cách tự tạo kiểu định dạng để hiển thị một số khi
nó là số dương, là số âm, là số khơng hay có chứa thêm giá trị text. Mặc dù
như vậy thì cũng khá ổn cho hầu hết các ứng dụng, nhưng đôi khi bạn sẽ cần
định dạng một ơ dựa theo những điều kiện khác. Ví dụ, bạn chỉ muốn (nhập
vào) các con số đặc biệt, hay những con số nằm trong một phạm vi nhất định,
dựa trên một kiểu định dạng đặc biệt. Bạn có thể làm được điều này bằng
cách sử dụng ký hiệu định dạng [condition value]. Với ký hiệu này, bạn tạo
ra một mệnh đề chỉ điều kiện bằng cách sử dụng những ký tự logic như =, <,
>, <=, >=, và <>, và những con số thích hợp. Và rồi bạn đặt những điều kiện
này vào mỗi phần trong cú pháp định dạng của mình.
Ví dụ, giả sử bạn có một bảng tính mà dữ liệu trong đó phải nằm trong

khoảng -1,000 đến 1,000. Để đánh dấu những con số nằm ngoài khoảng này,
bạn tạo kiểu định dạng sau:
[>=1000]“Error: Value >= 1,000″;[<=-1000]“Error: Value <= -1,000″;0.00
Phần thứ nhất định nghĩa định dạng cho những số lớn hơn hoặc bằng 1,000
(có một thơng báo lỗi).
Phần thứ hai định nghĩa dịnh dạng cho những con số nhỏ hơn hay bằng 1,000 (cũng có một thơng báo lỗi). Phần thứ ba định nghĩa định dạng cho tất
cả những con số còn lại (0.00).


Các định dạng hiển thị ngày tháng và thời gian
Nếu bạn đưa vào bảng tính các giá trị ngày tháng và thời gian, cần bảo đảm
chúng được trình bày theo một định dạng dễ đọc, rõ ràng. Ví dụ, hầu hết
người ta hiểu rằng ngày 5/8/07 là ngày 5 tháng Tám năm 2007. Tuy nhiên, ở
một vài quốc gia, thì ngày này lại được hiểu là ngày 8 tháng Năm năm 2007.
Tương tự, nếu bạn sử dụng một giá trị thời gian là 2:45, bạn muốn nói đến
thời gian buổi sáng hay buổi chiều? Để tránh những loại vấn đề như thế này,
bạn có thể sử dụng các định dạng ngày tháng và thời gian có sẵn của Excel,
được liệt kê ở bảng 3.8.
Bảng 3.8 – Các định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel


Giải thích thêm về định dạng [h]:mm:ss (hay [m]:ss hoặc [s]). Bạn sử dụng
định dạng này khi muốn hiển thị số giờ lớn hơn 24, hoặc số phút hay số giây
lớn hơn 60. Ví dụ, bạn có một ứng dụng, trong đó bạn cần tính tổng một vài
giá trị thời gian (chẳng hạn như thời gian dành để thực hiện một dự án). Nếu
bạn cộng 10:00 và 15:00, theo bình thường, Excel hiển thị số tổng là 1:00
(bởi vì theo mặc định, Excel bắt đầu tính lại thời gian là 0 khi đạt đến 24 giờ).
Để hiển thị kết quả cách chính xác (nghĩa là 25:00), bạn dùng định dạng
[h]:00.
Bạn dùng những phương pháp tương tự với cách bạn đã sử dụng trong các

định dạng số để chọn các định dạng ngày tháng và thời gian. Đặc biệt, bạn có
thể xác định kiểu định dạng ngày tháng và thời gian ngay khi bạn nhập dữ
liệu. Ví dụ, nếu bạn nhập Jan-07 vào một ô, Excel sẽ tự động định dạng cho ơ
đó với kiểu mmm-yy. Bạn cũng có thể sử dụng những phím tắt sau đây:
Ctrl+Shift+3 : dd-mmm-yy

Ctrl+Shift+2 : h:mm AM/PM

Ctrl+; : Current day – ngày tháng năm hiện hành (dd/mm/yyyy)

Ctrl+Shift+; : Current time – thời gian hiện hành (h:mm AM/PM)

(Ghi chú thêm: kết quả của những phím tắt trên còn phụ thuộc vào cách thiết
lập hiển thị thời gian của hệ thống – nghĩa là phụ thuộc vào những xác lập
trong Regional Options của Control Panel)


Tùy biến Định dạng Ngày Tháng và Thời Gian
Mặc dù các kiểu định dạng ngày tháng và thời gian có sẵn cũng đủ dùng cho
hầu hết các ứng dụng, nhưng có thể bạn cũng thấy cần tạo thêm các kiểu định
dạng theo ý riêng của mình. Ví dụ, bạn có thể muốn hiển thị tên của ngày
trong tuần (Firday chẳng hạn – ở VN chúng ta gọi là “thứ”). Các kiểu định
dạng ngày tháng và thời gian tùy biến dễ tạo hơn các kiểu dịnh dạng số. Có ít
ký hiệu định dạng hơn và bạn thường không cần phải xác định các định dạng
khác nhau cho những điều kiện khác nhau. Bảng 3.9 liệt kê các ký hiệu cho
định dạng ngày tháng và thời gian.
Bảng 3.9 – Các ký hiệu định dạng ngày tháng và thời gian