Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 1 khái quát các tình huống quản lý dự án

MBA
QUẢN LÝ DỰ ÁN
TS. PHÙNG TẤN VIẾT
Mail:
Tel: 091 3 406 999


Tài liệu tham khảo



The Portable MBA in project management
Eric Verzuh, NXB HCM, Ng dịch: Trần Huỳnh Minh Triết



Quản trị dự án
VS. TSKH Nguyễn Văn Đáng



Quản trị dự án
PGS.TS Vũ Công Tuấn, NXB TP Hồ Chí Minh



Quản trị dự án
PGS.TS. Từ Quang Phương



Luật đầu tư, ND12/2009 QLDA


Chương một.
KHÁI QUÁT CÁC TÌNH HUỐNG
QUẢN LÝ DỰ ÁN
(Eric Verzuh, R.J.Graham & R.L. Englund)


Dự án là gì? Và những gì không phải dự án?
Quản lý dự án hiện đại đã được áp dụng trong những
năm đầu của thập niên 50 và bùng nổ thập niên 90.
Lúc đầu, nó xem đó là công việc của những nhà kỹ
sư, nhà lập trình... Nay các nhà điều hành đã và đang
thực sự là sự quan tâm đến dự án và quản lý dự án!
1. Phát triển một phần mềm dự báo thời tiết có độ chính xác
cao là 1 dự án!
Sử dụng mô hình dự báo thời tiết hàng tuần là 1 quá
trình hoạt động! (dễ nhầm lẫn)
2. Việc lắp đặc Robot để sơn phần vỏ của Ôto tại nhà máy là
1 dự án!
Quá trình sơn xe là 1 hoạt động! (dễ nhầm lẫn)


3. Triển khai 1 gói phần mềm để xử lý các đơn xin vay tiền
tại các phòng giao dịch là 1 dự án!
Xử lý các đơn vay là 1 hoạt động!...


Bản chất của dự án: mỗi dự án đều mang một nét riêng:

thời gian tồn tại, ngân sách, quy mô sản phẩm, nhân
sự và rủi ro.. và thường dể bị phóng đại khi lượng các
dự án tăng lên?


1. TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
1.1. Dự án và quản lý dự án.
 Dự án và quản lý dự án là gì?
 Thế nào là quản lý dự án?
 Dự án là gì?
Dự án: Viện quản trị dự án Hoa Kỳ đưa ra định
nghĩa: "Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn
định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ hay
một kết quả nhất định nào đó"
 Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một
lần duy nhất. Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó
không phải là dự án nữa.
Ex: Xdựng 1 nhà máy; thiết kế 1 xe hơi mới; Xd mới 1 con đường..


1.2. Định nghĩa dự án (Project) ?
Dự án là “ Công việc mang tính chất tạm thời và tạo ra 1
sản phẩm hay dịch vụ độc nhất”.( Eric Verzuh)
- Công việc tạm thời, Ie: Sẽ có điểm bắt đầu và kết
thúc.
- Khi công việc xong nhóm dự án sẽ giải tán hoặc
chuyển sang dự án khác.


NGUYÊN TẮC và SỰ KHÁC BIỆT

1. Từ định nghĩa Dự án, ta thấy các vấn đề về dự án là khá
rắc rối và nhiều thách thức tồn tại:
- Nhân sự (DA có điểm đầu và cuối, nên nhân sự cũng vậy. ex: cần 300 người
trong quý 1, nhưng quý 2 chỉ 150 người? Số còn lại họ sẽ đi đâu? Về đâu?).

- Ngân sách

(NS cân đối hằng năm? Và DA thường bị dẫn dắt do
nhiều yếu tố khác nhau, không đợi đến kỳ?)

- Thẩm quyền (vấn đề và thái độ chính trị?)
- Đánh giá, ước lượng, kiểm soát (khối lượng, vốn?)
- Giao tiếp/ Truyền đạt.
2. Chúng ta sẽ đối mặt với những thách thức và khó khăn
khi 1 đơn vị có hàng chục, hàng trăm dự án.
 Và mỗi dự án có những rủi ro riêng, có nhiều bên
tham gia, kênh thông tin và các yêu cầu về nguồn lực.


PHÂN BIỆT MỘT SỐ THUẬT NGỮ

Chương trình (Program)(chuổi CV được lập sẳn)

Dự án (Project)

Nhiệm vụ (Task)

Gói công việc
(work package)

Đơn vị
(work unit)


2. CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN
Nguyên lý quản lý dự án là 1 phạm trù rộng lớn với
các khái niệm, công cụ, kỹ thuật nhằm tạo ra hiệu quả
trong lựa chọn và thực thi DA.

Chọn lựa
DA

Định nghĩa
(phạm vi)
DA

Lập kế hoạch
DA

Kiểm soát
DA

Quản lý rủi ro
Quản lý thời gian, chất lượng

Phản hồi, thay đổi, hành động điều chỉnh, sửa sai

Kết thúc
DA

1. Lựa chọn: Nội dung:
 Thiết lập cơ sở lựa chọn DA: mô tả các mục tiêu, lợi
ích, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, NPV, nguồn
nhân lực.. của DA.
 Khả năng điều chỉnh các mục tiêu của DA: theo chiến
lược
 Thứ tự ưu tiên: Phân kỳ, nhân sự, ngân sách?
2. Định nghĩa (phạm vi): Khi dự án được chọn, người quản
lí DA chỉ định và tiến hành các công việc:
 Xác định các bên tham gia: khách hàng, đối tác..
 Xây dựng các mối quan hệ với nhà tài trợ: tài chính, thị
trường, vật chất..
 Ghi nhận các mục tiêu và ràng buộc: Ngân sách, điểm
mốc chính, tiến độ hoàn thành.


3. Hoạch định (lập kế hoạch):
- Xây dựng 1 bản chi tiết các công việc..
- Phân tích thứ tự công việc, thời gian bắt đầu, kết thúc
- Dự đoán các công việc để xác định các yêu cầu về thiết
bị, vật liệu, xây lắp..
- Xử lí thông tin, tài liệu, nhân sự..
- Xác định số lượng nhân sự trong nhóm và các kỹ năng
cần thiết.
- Chuẩn bị hợp đồng bán hàng
4. Kiểm soát:
Giám sát DA theo kế hoạch; Thành lập nhóm công tác.
Cân đối chi phí, kế hoạch, chất lượng..
Thực hiện các hành động kịp thời để DA đúng tiến độ.

3.THÀNH CÔNG CỦA DA: BỘ 3 RÀNG BUỘC
Các dự án có thể có sự khác nhau về qui mô, song đều có sự
thống nhất về các ràng buộc cơ bản và Dự án sẽ được xem là
thành công, yêu cầu thực hiện đạt được 3 tiêu chí:
 Đúng Thời gian (tiến độ)
 Đảm bảo ngân sách (Chi phí)
 Chất lượng cao (Khả thi và Kết quả)
Kết quả
Kết quả
Mong muốn

Mục tiêu
Tổng hợp

Thời gian
cho phép

Thời gian

Chi phí
(ngân sách)

Chi phí


4. QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?



Quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị
nói chung
chung!!
Câu trả lời là
là:: đúng và không đúng
đúng??
Sự khác nhau giữa QLDA và QL là tính trình tự
tự,,
chứ không theo các hoạt động thông thường như trong
quản lý nói chung
chung..


QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?
1. Theo khung kiến thức quản lý dự án đưa ra (Project
Management Body of Knowledge – PMBOK):
’’ Quản lý dự án là việc áp dụng:
 Kiến thức
 Kỹ năng
 Công cụ, và
 Kỹ thuật
vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được mục tiêu đề ra".
2. Quy trình quản lý dự án được tiến hành bằng cách kết hợp:
 Lập kế hoạch dự án
 Thực hiện dự án
 Điều hành và kiểm soát dự án
 Kết thúc dự án

5. Vấn đề thường mắc phải của QLDA là gì?
 Một người, kể cả lãnh đạo không thể nào
suy nghĩ hết mọi thứ, một ước lượng (quyết
định) sai dẫn đến toàn bộ dự án sẽ bị sụp đổ
ngay khi nó mới bắt đầu. Do đó:
1. Quy tắc đầu tiên của Quản lý dự án là
những người tham gia vào dự án phải cùng nhau
lên kế hoạch.
2. Nhà quản lý dự án đóng vai trò như một
người vận hành, nhạc trưởng, CEO.


Dự án, quản lý dự án theo NĐ12/2009
Dự án (Project)
(Project):: Những vấn đề người ta có thể
làm/ Kế hoạch cho một hành động.
 Quản lý
lý:: Thực hiện mục đích của cá nhân bằng
hành động của người khác
khác..
 Quản lý dự án
án:: Thực hiện các mục tiêu dự án
bằng các nhà thầu và các đối tác khác có liên
quan..
quan
 Quản lý dự án
án:: Quản lý các nhà thầu và các
mối quan hệ
hệ..


QUẢN LÝ DỰ ÁN
Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối
thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát
triển của dự án (phát triển các chức năng quản trị
cho dự án) nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành
đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách, nguồn
lực được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về
kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng các
phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.


6. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN
ĐẦU VÀO

Giai đoạn 1
KHỞI SỰ DỰ ÁN

Ý TƯỞNG DA

Giai đoạn 2
LẬP KẾ HOẠCH

DỰ ÁN

Giai đoạn 3
TRIỂN KHAI

Giai đoạn 4

KẾT THÚC

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

ĐẦU RA

Xác định
LÀM CÁI GÌ?

Xác định
LÀM NHƯ THẾ NÀO

• Thực hiện
• Kiểm tra, giám sát
• Điều chỉnh …

DỰ ÁN

KẾ HOẠCH DỰ ÁN

KẾT QuẢ

• Đánh giá
KẾT QUẢ

• Nghiệm thu, Bàn giao
• Rút kinh nghiệm,
bài học,
• Giải quyết sau DA

BÁO CÁO


CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CHU KỲ DỰ ÁN

Điều chỉnh

Khởi sự DA

Hoạch định

Điều chỉnh
cho DA hiện tại

• Điều phối
thực hiện
• Kiểm soát

Học hỏi
cho DA tương lai

Kết thúc


Quy trình quản lý dự án
1.

Xác định dự án

2.

Tổ chức dự án

3.

Xác định các công việc cần thực hiện

4.

Xác định tính liên quan và trình tự các công việc

5.

Bố trí thời gian cho từng công việc và toàn dự án

6.

Dự trù chi phí và nguồn lực cho mỗi công việc và toàn dự án

7.

Tổ chức thực hiện các hoạt động

8.

Kiểm tra, đánh giá

9.

Tổng kết

7. QUẢN LÝ DỰ ÁN THEO ĐỐI TƯỢNG
(theo Viện Nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế)

1. Lập KH
DA
9. QL
Cung ứng

2. QL
Phạm vi

3. QL
Thời gian
4. QL chi
phí

QLDA

8. QL
Rủi ro

5. QL
Chất lượng
7. QL
Thông tin

6. QL
nhân lực

8. Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô đối dự án.
1. Quản lý vĩ mô:
Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án là
tổng thể các biện pháp tác động đến các yếu tố của quá
trình hình thành, thực hiện và kết thúc dự án.
Công cụ: Cơ chế, chính sách, kế hoạch, quy hoạch,
ngân sách, thuế, hệ thống pháp luật, tiền lương..
2. Quản lý vi mô:
Là quản lý các hoạt động cụ thể: Lập kế hoạch, điều
phối, kiểm soát, chi phí, nguồn vốn, rủi ro.. Đối với các
hoạt động của dự án. Thực hiện: BQL, Doanh nghiệp..
Quá trình quản lý từ khâu chẩn bị đầu tư cho đến
vận hành dự án. Ie gắn 3 mục tiêu: Thời gian, chi phí, kết
quả.


9. Tác dụng của quản lý dự án


Ưu điểm









Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.
Giải quyết mối quan hệ giữa nhóm quản lý dự án với
khách hàng và các nhà thầu, nhà cung cấp.
Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.
Phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh.
Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao hơn.

Hạn chế




Những mâu thuẫn, quyền lợi và trách nhiệm của nhà
quản lý dự án trong một số trường hợp không thể hiện
đầy đủ.
Vấn đề hậu dự án.


Sự khác nhau giữa QLSX và QLDA

Quản lý sản xuất

Quản lý dự án

Nhiệm vụ có tính lặp lại, liên tục

Nhiệm vụ không có tính lặp lại liên tục mà có
tính chất mới mẻ.

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp

Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao

Sản xuất hàng loạt

Sản xuất đơn chiếc

Thời gian tồn tại của các công ty là lâu dài

Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn

Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với
việc ra quyết định

Các số liệu thống kê được sử dụng hạn chế
trong quản lý dự án.

Không quá tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm

Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm

Tổ chức theo tổ nhóm là hình thức phổ biến

Nhân sự mới cho mỗi dự án

Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua
thời gian

Phân chia trách nhiệm thay đổi tuỳ thuộc vào

tính chất của từng dự án

Môi trường làm việc tương đối ổn định

Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi