Quản lý phạm vi dự án bùi minh phung ( tuần 2)

QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ
ÁN
Bùi Minh Phụng


MỤC ĐÍCH


Hiểu được tầm quan trọng của QL phạm vi



Hiểu được quy trình của QL phạm vi



Mô tả sự hỗ trợ của phần mềm trong QL
phạm vi

Bùi Minh Phụng


QL PHẠM VI LÀ GÌ?


Phạm vi (scope)
 Là

một danh sách những gì DA phải làm (cũng
có thể là không làm).

 DA

phải có phạm vi được viết rõ ràng, nếu
không DA sẽ không bao giờ kết thúc

Bùi Minh Phụng


QL PHẠM VI LÀ GÌ?


Các kết quả chuyển giao (deliverables)
 Là

kết quả của DA mà sẽ được chuyển giao
cho khách hàng như: phần cứng, phần mềm,
bảo hành, tài liệu, đào tạo và phương thức
chuyển giao

 Nhóm

DA và các bên liên quan phải cùng
thống nhất những gì sẽ được tạo ra như là kết
quả của DA và chúng được tao ra như thế nào

Bùi Minh Phụng


QL PHẠM VI LÀ GÌ?


Quản lý phạm vi dự án (project scope
management)
 Bao

gồm các qui trình liên quan đến việc xác
định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không
thuộc dự án

 Nó

bảo đảm đội dự án và những người liên
quan cùng hiểu biết về sản phẩm mà dự án
tạo ra và quy trình mà đội dự án sẽ sử dụng để
tạo ra sản phẩm.

Bùi Minh Phụng


CÁC QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA


Khởi động (initiating): bắt đầu một DA hay chuyển tiếp
sang giai đoạn kế



Lập kế hoạch phạm vi (Planning): phát triển các tài liệu
nhằm cung cấp nền tảng cho các quyết định về DA



Xác định phạm vi (Definition): chia nhỏ các sản phẩm
trung gian của DA thành các thành phần nhỏ hơn



Kiểm tra phạm vi (Verification): hợp thức hóa việc chấp
nhận phạm vi của DA



Điều khiển thay đổi phạm vi (Controling): điều khiển
những thay đổi của phạm vi DA

Bùi Minh Phụng


CÁC
. QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA

Bùi Minh Phụng


CÁC
. QUY TRÌNH QL PHẠM VI DA

Bùi Minh Phụng

KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN


Kế hoạch chiến lược
 Bước

đầu trong khởi động DA là nhìn vào bức
tranh tổng thể hay là kế hoạch chiến lược của
công ty

 Kế

hoạch chiến lược đòi hỏi xác định các mục
tiêu, nghiệp vụ lâu dài

 Các

DA cần hỗ trợ các mục tiêu chiến lược và
tài chính

Bùi Minh Phụng


CHỌN DỰ ÁN


Xác định các DA tiềm năng



Sau đó chọn DA và phân bổ tài nguyên



Các phương án chọn DA
 Tập

trung vào nhu cầu chung

 Phân

loại DA

 Phân

tích tài chính

 Dùng

WSM (mô hình triển vọng trọng số)

 Thực

hiện BC (bảng điểm cân đối)

Bùi Minh Phụng


PHƯƠNG PHÁP CHỌN DỰ ÁN


Tập trung vào nhu cầu chung



Phân tích SWOT (mạnh, yếu, cơ hội, nguy cơ)



Phân loại DA



Phân tích tài chính



Dùng WSM (mô hình triển vọng (tính điểm) trọng
số - Weighted Scoring Model)



Thực hiện BC (bảng điểm cân đối – Balanced score
card) ()

Bùi Minh Phụng


TẬP TRUNG VÀO NHU CẦU


Dựa vào 3 tiêu chuẩn sau:
 Nhu

cầu (need)

 Tài

chính (fund)

 Sự

sẵn lòng (will)

Bùi Minh Phụng


PHÂN TÍCH SWOT

Bùi Minh Phụng


PHÂN LOẠI DỰ ÁN


Có thể phân loại dựa theo:
 Khó

khăn

 Thuận

lợi

 Những

hướng dẫn



Có thể phân loại dựa theo: thời gian thực
hiện và khi nào có cần dùng



Có thể phân loại dựa theo độ ưu tiên của dự
án

Bùi Minh Phụng


PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH


Phân tích NPV (Net present value): giá trị
hiện tại



ROI (Return On Investment) =

(total discounted benefits – total discounted
cost) /
discounted costs: kết quả thu được nhờ đầu
tư


Thời gian hoàn vốn (Payback period)

Bùi Minh Phụng


MỘT SỐ THUẬT NGỮ


Discount rate: tỉ lệ chiết khấu



Cast flow: dòng tiền mặt, tính bằng hiệu thu
nhập và chi tiêu



Capital: tiền vốn



Cost of capital: chi phí của vốn

Bùi Minh Phụng


TUYÊN BỐ DỰ ÁN


Sau khi quyết định chọn dự án, ta phải đưa
ra tuyên bố dự án.



Tuyên bố dự án công nhận dự án và cũng
cấp những chỉ thị về việc quản lý dự án
những muc tiêu của dự án



Những stakeholders sẽ ký vào tuyên bố để
xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và
mục đích của dự án.

Bùi Minh Phụng


TUYÊN BỐ DỰ ÁN


Ví dụ

Bùi Minh Phụng

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự
phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử
dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự
án. Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ
quan của chính phủ) thành lập dự án, là nơi cung cấp các nguồn
lực cần thiết cho dự án để giải quyết một hoặc một số yêu cầu
như:


Yêu cầu của thị trường về một sản phẩm đặc thù



Yêu cầu cải tiến bộ máy của tổ chức hoặc chính phủ



Yêu cầu sử dụng ưu thế từ công nghệ mới



Nhu cầu từ xã hội

Bùi Minh Phụng

TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)
Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội dung sau:


Các yếu điểm của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến: nội dung
này là phần phân tích tổng quát để đưa đến mục tiêu của dự án



Mục tiêu của dự án: mục tiêu của dự án là để giải quyết tất cả hoặc
một phần khuyết điểm (hoặc cơ hội cải tiến) cho tổ chức; mục tiêu
của dự án phải liên kết với mục tiêu của tổ chức thông qua chiến lược
phát triển của tổ chức.



Các yêu cầu đối với dự án: thể hiện các đòi hỏi đối với dự án phát
sinh từ mục tiêu của dự án mà dự án phải đáp ứng đầy đủ thì mới
được cho là đạt được mục tiêu.

Bùi Minh Phụng


TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)

Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội dung sau:


Sơ lược về phương pháp thực hiện dự án để đạt được mục
tiêu của dự án: bao gồm cách giải quyết các yêu cầu và trình

tự các bước thực hiện (tổng quát)



Các giả định (assumptions) và phụ thuộc (dependencies) từ
phương pháp đã nêu ở trên:


Giả định là giả thiết về những tình huống sẽ xảy ra trong tương lai
(thực tế có thể khác với giả định), dùng làm tiền đề lập kế hoạch
cho dự án.



Phụ thuộc: là những gì mà dự án cần nhưng lại không đủ khả năng
tự giải quyết, phía tổ chức cần trợ giúp cho dự án, như chuẩn bị
nhận chuyển giao từ dự án.

Bùi Minh Phụng


TÔN CHỈ DỰ ÁN (Project Charter)
Nội dung của tôn chỉ dự án: trình bày rõ ràng các nội dung sau:


Các chuyển giao (deliverables) và các mốc đánh giá (milestones). Chuyển
giao là những sp, dv tạo ra từ DA để chuyển cho tổ chức sử dụng. Mốc
đánh giá là một nội dung đánh giá kq của DA ở một thời điểm xác định
trước, để quyết định DA có được thực hiện tiếp hay không, và tiếp tục làm
gì.



Lợi ích của dự án, và kinh phí cần thiết để thực hiện dự án.



Nơi cấp phát nguồn lực cho dự án (Kinh phí, nhân lực, phương tiện,…)



Người QLDA, các vai trò và trách nhiệm của Stakeholders đối với DA.

Bùi Minh Phụng


TÔN CHỈ DA

Bùi Minh Phụng


VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN

Bùi Minh Phụng


VÍ DỤ TÔN CHỈ DỰ ÁN

Bùi Minh Phụng