quản lý phạm vi dự án

Quản Lý Dự Án
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
Mục tiêu
1. Biết được tầm quan trọng trong việc quản lý phạm vi dự án
2. Những nguyên nhân tại sao hầu hết các công ty đầu tư vào dự án công nghệ
thông tin (CNTT)
3. Mô tả tiến trình lập kế hoạch và nó liên quan thế nào đến việc chọn lựa dự
án CNTT
4. Ứng dụng những phương pháp chọn lựa : mô hình trọng số và phương pháp
phân tích giá trị thu được.
1.1 Quản lý phạm vi dự án
Những thành viên chủ chốt của dự án có cùng một nhận biết về những sản
phẩm được sản xuất khi dự án thực hiện thành công. Những tiến trình trong phạm
vi dự án là
• Sự bắt đầu : bắt đầu ở những bước đầu tiên và ở những bước sau (project
chater)
• Kế hoạch : gồm những văn bản, tài liệu nhằm cung cấp cho việc quyết định
trong dự án ở tương lai : xác định những tiêu chí của dự án và những bước
trong tiến trình.
• Định nghĩa phạm vi : bằng cách chia dự án thành nhiều phần nhỏ hơn để dễ
quản lí. Ta gọi là work breakdown structure (WBS)
• Xác định phạm vi hợp lệ : do nhà tài trợ hay khách hàng
• Điều khiển khi có thay đổi phạm vi dự án, những hành động phải đúng và
bài học rút kinh nghiệm
1.2 Dự án ban đầu: Chiến lược kế hoạch và chọn lựa dự án
Những chuyên gia trong quản lý dự án đồng ý rằng bước đầu tiên của dự án
là chiến lược kế hoạChuù. Nó gồm có:
- Phân tích điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức để xác định mục tiêu lâu
dài
- Nêu lên những cơ hội hay những đe dọa trong môi trường kinh
doanh

- Tiên đoán những khuynh hướng trong tương lai.
- Những nhu cầu của xã hội về sản phẩm, dịch vụ mới.
Những điểm nêu trên sẽ dẫn đến chiến lược kế hoạch. Trong đó hệ thống
thông tin (HTTT) là trung tâm cho chiến lược kinh doanh. Michael Porter và nhiều
1
Quản Lý Dự Án
chuyên gia khác đã nhấn mạnh đến tầm quan trọng dùng CNTT để hỗ trợ chiến
lược kinh doanh và cho những phương tiện thuận lợi cho việc cạnh tranh. Ví dụ
như HTTT hỗ trợ cho những công ty sản xuất , tạo được sản phẩm giá thành hạ,
những chiến lược tiếp thị và bán hàng.
Tổ chức phải phải phát triển chiến lược dùng CNTT để hỗ trợ cho những
mục tiêu của tổ chức . Chiến lược phát triển HTTT phải phù hợp với chieến lược
của tổ chức. Hầu hết tổ chức phải đối mặt với hàng ngàn vấn đề , đó cũng chính là
cơ hội để cải tiến tổ chức và kinh doanh. Do vậy chiến lược và kế hoạch đưa ra
phải dẫn đến có những dự án và chọn lựa dự án thực hiện. Thực tế hiện nay cho
thấy nhiều công ty, doanh nghiệp đầu tư thực hiện những dự án CNTT.
Sau đây là những nguyên nhân chính tại sao nhiều công ty, tổ chức đã đầu
tư vào dự án CNTT
Nguyên nhân đầu tư vào dự án CNTT Trọng số
Hỗ trợ những mục tiêu rõ ràng 1
Net present value (NPV) 4
Hỗ trợ những mục tiêu tiềm ẩn 3
Tỷ giá nội hoàn (Internal rate of return –
IRR)
2
Thời gian hoàn vốn 5
Đáp ứng hệ thống cạnh tranh 6
Hỗ trợ cho quản lý ra quyết định 7
Phù hợp với ngân sách 8
Khả năng dành được lợi nhuận cao 9

Tỷ giá chiết khấu trả về 11
Theo kịp kỹ thuật / hệ thống yêu cầu 13
Đáp ứng yêu cầu về luật pháp Nhà nước
1.3 Xác định tiềm năng dự án
Bước đầu tiên trong quản lý phạm vi dự án là quyết định dự án nào được
đặt vào vị trí thực hiện đầu tiên, đây là vấn đề rất quan trọng. Hình sau đây
đưa ra những bước cần thiết trong chiến lược kế hoạch để chọn lựa dự án
CNTT theo một cấu trúc thứ tự.
Bước 1: Chiến lược kế hoạch CNTT dựa trên toàn bộ kế hoạch của công
ty. Điều này rất quan trọng , cần có những nhà quản lý bên ngoài HTTT hỗ
trợ. Họ cũng cần nắm được những chiến lược tổ chức của công ty.
Bước 2: Sau khi xác định được lãnh vực kinh doanh là thực hiện phân tích
nó. Trọng tâm là dành được những mục đích của chiến lược và dẫn đến
việc ứng dụng nhiều dự án CNTT để đạt được những mục đích này.
2
Quản Lý Dự Án
Bước 3: Định nghĩa tiềm năng của những dự án CNTT và phân công tài
nguyên cho nó để nó được thực hiện.
Bước 4: Chọn lựa những dự án CNTT và phân công tài nguyên cho nó.
1.4 Những phương pháp chọn lựa dự án
Hướng đến nhu cầu của công ty, tổ chức
Chọn lựa dự án trên những nhu cầu của công ty, nghĩa là việc chọn lựa phải
phù hợp với ba tiêu chí : nhu cầu, tiền của, ý chí
 Có phải công ty có nhu cầu thực hiện dự án ?
 Công ty có đủ nguồn tiền cho dự án không ?
 Những người thực hiện trong công ty có ý chí mạnh để đưa dự án đến
thành công?
Phân loại những dự án CNTT
Chúng ta có thể phân loại dự án CNTT thành những hạng mục như sau
 Có vấn đề : những tình huống không mong đợi đã hay sẽ xảy ra gây trở

ngại cho công ty dành lấy mục đích của mình.
Ví dụ Người dùng phàn nàn về thời gian truy xuât thông tin bị chậm.
Khi đó công ty phải nâng cấp hệ thống về đường truyền, khả năng lưu trữ
và tốc độ cũng như phần mềm có liên quan
 Cơ hội đến : là dịp để công ty cải tiến và phát triển
Ví dụ Công cần bán hàng trực tuyến trên internet. Khi đó công ty cần thực
hiện một dự án CNTT bán hàng trên internet
3
Quản Lý Dự Án
 Yêu cầu do yêu cầu cần có dự án CNTT
Ví dụ Một khách hàng lớn yêu cầu công ty xây dựng dịch vụ Electronic
Data Interchange (EDI) để thực hiện kinh doanh với họ .

Công ty có thể chọn lựa dự án theo những nguyên nhân trên. Nhiều vấn đề
phức tạp sẽ xảy ra, nhưng cần có quyết định nhanh từ những nhà quản lý công
ty. Họ cần cân nhắc và nên quan tâm đến những cơ hội phát triển, cải tiến công
ty, thông qua việc thực hiện dự án CNTT.
Vấn đề khác nữa cho dự án CNTT là thời gian hoàn thành dự án, nếu nó không
đúng thời gian đã định thì phần lớn là không đạt được mục tiêu đã đưa ra. Tuy
nhiên điều quan trọng vẫn là thứ tự thực hiện các dự án. Có thể phải thực hiện
dựa án này trước dự án khia , trong khi dự án sau có thời gian ngắn hơn.
1.4.1 Mạng NPV (Net present value)
Tài chính luôn là vấn đề quan trọng trong khi chọn lựa dự án. Có ba phương
pháp thường dùng trong việc xác định tài chính cho dự án
- Mạng NPV
- Đầu tư được trả về ( Return on Investment – ROI )
- Có lời (Payback analysis)
1. Mạng NPV
tại một thời điểm nào đó, cần kế toán những món tiền được thu vào hay
xuất ra, điều này dẫn đến vấn đề tài chính. Những dự án có giá trị NPV

dương có thể được chọn lựa , nói một cách khác, khi đó nguồn tiền thu về
lớn hơn nguồn vốn đã bỏ ra.
Hãy xem xét hai dự án sau ( Project 1 và Project 2)
Chọn tỷ giá chiết khấu (Discount rate) 10% , chi phí tính bằng USD$
Project 1
Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Year 5 Total
Benefits
$0 $2.000 $3.000 $4.000 $5.000 $14.000
Costs
$5.000 $1.000 $1.000 $1.000 $1.000 $9.000
Cashflow
$5.000 $1.000 $2.000 $3.000 $4.000 $5.000
NPV
$2.316
4
Quản Lý Dự Án
Project 2
Year 1 Year 2 Year 3 Year 4 Yerar 5 Total
Benefits
$1.000 $2.000 $4.000 $4.000 $4.000 $15.000
Costs
$2.000 $2.000 $2.000 $2.000 $2.000 $10.000
Cashflow
$3.000 $0 $2.000 $2.000 $2.000 $5.000
NPV
$3.201
Trong đó, Benefits ( doanh thu) , Costs (chi phí), Cashflow ( dòng tiền mặt,
tiền phải bỏ ra hay thu vào)
Ta chọn Project 2 theo tiêu chí NPV dương
2. Nhận xét

- Giá trị NPV thì khác nhau giữa hai dự án, giá trị của nó là kế toán
trượt giá tiền thu được theo thời gian. Tiền thu được ngày hôm nay
thì có giá trị cao hơn tiền thu trong những ngày sau
- Project 1 có cashflow $5.000 trong năm đầu, trong khi project 2 chỉ
là $1.000
- Tổng dòng tiền mặt của hai dự án là như nhau ( $5.000).
Do là không so sánh giá trị tài chính (vì như đã nói ở nhận xét trên
cashflow của hai dự án như nhau).
Để xác định NPV thì theo các bước sau
1. Xác định dòng tiền thu (benefit), dòng tiền xuất (cost) của dự án
Ta có cashflow = benefit – cost (tính theo hàng năm)
2. Xác định tỷ giá chiết khấu là con số nhỏ nhất có thể chấp nhận được
( bảng trên chọn 10% cho mỗi năm)
3. NPV = Σ
t
/ (1 + r)
t
Trong đó :
t : là năm thứ 1, 2, 3, …., n
A là giá trị cashflow cho mỗi năm
r là tỷ giá chiết khấu
5
Quản Lý Dự Án
3. Đầu tư được trả về (ROI)
Thu nhập được chia bởi đầu tư
Project 1
DISCOUNT RATE 10% năm
1 2 3 4 5TOTAL
COSTS $5.000 $1.000 $1.000 $1.000 $1.000 -9.000
DISCOUNT FACTOR 0.91 0.83 0.75 0.68 0.62

DISCOUNT COSTS -4.545 -826 -751 -683 -621 -7427
BENEFITS $0 $2.000 $3.000 $4.000 $5.000 14.000
DISCOUNT FACTOR 0.91 0.83 0.75 0.68 0.62
DISCOUNT BENEFITS 0 1.653 2.254 2.732 3.105 9.743
DISCOUNT BENEFIT + COSTS -4.545 826 1.503 2.049 2.484 2.316
NPV
COMULATIVE BENEFIT + COSTS -4.545 -3.719 -2.216
-167
2.316 4.633
ROI 31%
Payback in
this year
Project 2
DISCOUNT RATE 10% năm
1 2 3 4 5TOTAL
COSTS $2.000 $2.000 $2.000 $2.000 $2.000 -10.000
DISCOUNT FACTOR 0.91 0.83 0.75 0.68 0.62
DISCOUNT COSTS -1.818 -1.653 -1.503 -1.366 -1.242 -7.582
BENEFITS $1.000 $2.000 $4.000 $4.000 $4.000 15.000
DISCOUNT FACTOR 0.91 0.83 0.75 0.68 0.62
DISCOUNT BENEFITS 909 1.653 3.005 2.732 2.484 10.783
DISCOUNT BENEFIT +
COSTS -909 0 1.503 1.366 1.242 3.201
NPV
COMULATIVE BENEFIT +
COSTS -909 -909 594 1.960 3.201 6.403
ROI 42%
Payback in this
year
năm 1 : discount factor = 1/ (1 + 0.1)

1
= 0.91
năm 2 .. = 1/ (1 + 0.1)
2
= 0.93
6