Bài giảng quản lý dự án ( TS phùng tấn việt ) chương 5 dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án

ch 5:
DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ
CHI PHÍ DỰ ÁN


• Yêu cầu:
- Dự toán (Khái toán) cho được tổng quát chi
phí cho cả dự án (trực tiếp, gián tiếp).
+ Dưới lên (vi mô)
+ Trên xuống (vĩ mô)
- Cân đối ngân sách (huy động, giám sát).


1. KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG
1. Khái niệm: Dự toán Ngân sách Là kế hoạch phân
phối nguồn quỹ cho các hoạt động dự án nhằm
đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu chi phí, chất
lượng và tiến độ DA.
2. Tác dụng:
- Cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu của tổ chức,
- Đánh giá dự toán chi phí dự án,
- Xác định chi phí cho từng công việc và tổng chi phí..
- Cơ sở chỉ đạo và quản lý tiến độ chi tiêu DA,
- Thuận tiện chỉ đạo và báo cáo tiến độ..


Phân loại dự toán NS DA:
Căn cứ vào tính chất:
+ NS dự án: Kế hoạch thu, chi 1 hoặc nhiều DA, chi
tiết theo các khoản mục và từng công việc DA.
+ NS các hoạt động không theo DA: NS hoạt động

thu, chi của các phòng chức năng, các hoạt động
bình thường khác...
Căn cứ vào thời gian: NS dài hạn, NS ngắn hạn


3. Đặc điểm NS DA:
1. Dự toán NS DA phức tạp hơn dự toán NS cho các công
việc thường xuyên vì có nhiều nhân tố tác động, công
việc ít lập lại..,
• NS thường xuyên được lập hằng năm hoặc 6 tháng..
• NS dự án hoạt đông có kỳ hạn, khuôn khổ thời gian
không gắn với năm tài chính.
2. NS DA chỉ là dự tính, dựa trên các dữ liệu thu thập.
3. NS DA chỉ dựa vào phạm vi và tiêu chuẩn hiện hành
của DA được duyệt.
4. NS DA Có tính linh hoạt, có thể điều chỉnh. Nhất là khi
trượt giá..
5. Thay đổi khi lịch trình thay đổi.
6. Xác lập các tiêu chuẩn hoàn thành cho từng công việc,
và được văn bản hóa các giả thiết khi lập dự án.


2. PHƯƠNG PHÁP
1.
2.
3.
4.

DTNS từ cao xuống thấp.
DTNS từ dưới lên.

Phương pháp kết hợp.
Theo dự án (từng công việc, trực tiếp, gián
tiếp, từng năm và cả vòng đời dự án).
5. Theo khoản mục chi phí dự án ( lương, nguyên
liệu, điện nước..).


Qúa trình Dự toán NS từ trên xuống
Thứ tự thực
hiện
1

2
3

Cấp bậc quản lý

Nhà quản lý cấp
cao

Nội dung chuẩn bị
ngân sách từng cấp

Ngân sách dài hạn, dựa
trên: mục tiêu, chính
sách, điều kiện về
nguồn lực.
Nhà quản lý chức Xây dựng trung hạn,
năng
ngắn hạn.

Nhà quản lý dự án Toàn bộ và Chi tiết từng
tác vụ cả dự án.


Quá trình Lập NS từ dưới lên
Các bước thực hiện
1

2a

Cấp bậc quản lý
Nhà quản lý cấp cao

2b

Nhà quản lý chức
năng
Nhà quản lý dự án

3

Nhà quản lý cấp cao

Nội dung từng cấp
Xây dựng khung, xác
định mục tiêu, lựa
chọn DA.
XD NS trung hạn,
ngắn hạn.
XD NS từng bộ phận,

công việc, chi phí
nhân công, Nguyên
vật liệu..
Tổng hợp điều chỉnh,
phê duyệt NS dài
hạn..


3. KHÁI TOÁN VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ
1. Khái toán các loại chi phí công việc.
2. Dự toán chi phí công việc dự án.
3. Quan hệ giữa (Khái toán) ước tính và dự toán
chi phí công việc.
4. Xác định tổng dự toán.


Khái toán các loại chi phí công việc.
1. Khái toán (ước tính) chi phí công việc.
a. Các loại chi phí
Chi phí trực tiếp: Là các loại chi phí có thể xác định cụ
thể, trực tiếp cho từng công việc, dự án.
Là chi phí dể dự toán, kiểm soát và quản lý hơn
chi phí gián tiếp.
Ex: Tiền lương trực tiếp, vật tư, thiết bị và các loại chi
phí khác liên quan trực tiếp đến các công việc của dự
án..
Chi phí gián tiếp: Là các loại chi phí không được tính
trực tiếp cho từng hoặc dự án, bao gồm: Phí phân bổ
cấp trên, marketing, lương hành chính, thư ký, bảo
hiểm, y tế ...

Chi phí liên quan đến thời gian (loại chi phí có
thể tăng, giảm): Thuê thiết bị tăng thêm để
kéo dài thời gian công việc, điện, nước, chi
phí nhân công tăng giờ để rút thời gian..
b. Các phương pháp ước tính (khái toán)
- Ước tính trừ trên xuống: Ít tốn kém, không
chính xác.
- Ước tính từ dưới lên: Tính chính xác phụ
thuộc quy mô từng công việc.
- Các công cụ máy tính.


2. Dự toán chi phí công việc dự án
a. Dự toán chi phí là việc xác định chi phí chi tiết
căn cứ vào hệ thống công việc, khoản mục, các
chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án.
b. Dự toán chi phí được thực hiện khi các bước
công việc sau đã hoàn thành:
1. Thiết kế dự án
2. Phạm vi công việc
3. Chi tiết hóa công việc
4. Định mức chi phí tiền công, giờ máy..


3. Quan hệ giữa ước tính và dự toán chi phí công việc
H1. Ước tính và dự toán chi phí.
Mức độ chính xác của ước tính sẽ tăng từ mức sai lệch lớn 25% đến thấp nhất 0%.
Trong khi đó công tác quản lý chi phí chuyển từ giai đoạn dự toán, sử dụng thông tin

quá khứ sang hiện tại.

Khái toán

Dự toán

(số liệu quá khứ)

(Số liệu hiện tại)
Chi
phí
ước
tính

Độ chính xác và CP’
ước tính gia tăng

25%

10%

Xác định
ý tưởng

Giai đoạn
phát triển

5%

0%

Giai đoạn
thực hiện

Giai đoạn
kết thúc


4. Xác định tổng dự toán
Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS)
và sơ đồ mạng tổng mức dự toán của dự án
được xác định theo các bước sau:
1. Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi
công việc và các hạng mục.
2. Dự toán quy mô các loại chi phí.
3. Tổng hợp dự toán kinh phí.
Vai trò của Chủ dự án và kế toán dự án có kế
hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng
hiệu quả nguồn vốn.


Lập dự toán ngân sách theo công việc
Công
việc

Chi Phí dự
toán (Tr
đồng)

Chi

Tiết

ngân

sách

theo

tháng

1

2

3

4

5

6

30

50

A

80

B

120

55

65

C

200

80

100

D

150

E

40

Tổng

590

20

110

40
40

30

50

135

165

130

80


4. QUAN HỆ GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ
4.1. Kế hoạch chi phí cực tiểu: Là phương pháp
đẩy nhanh tiến độ thực hiện những công việc
lựa chọn, sao cho chi phí tăng thêm cực tiểu; do
đó, giảm tổng chi phí và rút ngắn hợp lý độ dài
thời gian thực hiện dự án.
Một số khái niệm ví dụ:
Thời gian và chi phí bình thường: Các công việc
dự án ở mức bình thường, theo kế hoạch.
Thời gian và chi phí đẩy nhanh: Là phương án
có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí
lớn nhất.

4.2. Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực
tiểu
1. Xây dựng sơ đồ PERT/CPM và tìm đường găng cho
phương án bình thường.
2. Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường).
3. Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi
phí của PA đẩy nhanh.
4. Thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực
tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án
thường.
5. Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí
cực tiểu) phù hợp.


Ví dụ
Một dự án K có thời gian và chi phí thực hiện
các công việc theo phương án bình thường như
bảng bên. Chi phí gián tiếp 10 triệu đ/tuần.
• Yêu cầu:
 Lập sơ đồ PERT/CPM thực hiện dự án.
 Vẽ đường găng nối các sự kiện.
 Hãy xác định phương án thực hiện tối ưu (cực
tiểu).



Công
Việc

Công việc
trước

A

Phương án bình thường

Phương án đẩy nhanh

Thời gian
(Tuần)

Chi phí TT
(1 tr đồng)

Thời gian
(Tuần)

Chi phí TT
(1 tr đồng)

-

10

50

7

71

B

-

6

17

2

41

C

A

8

90

5

105

D

B

9

80

8

100

E

C

8

50

5

77

F

C, E

6

40

4

56

G

C, E

8

120

6

140

H

D, G

3

40

2

55

I

D, G

7

60

4

93

k

F,I

6

50

5

68

Tổng

597

806


• H1 Sơ đồ PERT của DA (Chương trình bình
thường)
• H1. Đường găng sự kiện: 1-2-4-5-6-7 chiều

dài 39 tuần, Tổng chi phí 597 triệu.
• Anh chị hãy tìm kế hoạch chi phí cực tiểu?


H1 Sơ đồ PERT/CPM của dự án K
F (6)

2
C (8

4

)

6

A (10)

A(10): việc A, tjan 10 ngày
K (6)
E (8)

1

G (8)

I (7)

1: sự kiện

7

B (6)

H (3)

3

5
D (9)


3. QUẢN LÝ CHI PHÍ
3.1. Phân tích:
Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần
phải biết phân tích các dòng chi phí DA để
tìm kiếm, huy động đủ và quản lý các nguồn
lực tài chính DA.
3.2. Kiểm soát chi phí.
Nắm soát tiến độ giải ngân, thay đổi kế
hoạch vốn, điều chỉnh…
THE END