Bài giảng lập kế hoạch dự án TS GVC lưu trường văn

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Trình bày: TS.GVC. Lưu Trường Văn


2. Khái niệm
• Hoạch định dự án là một phần của quản lý dự
án mà liên quan đến việc sử dụng các tiến độ
để lập kế hoạch và sau đó báo cáo tiến trình
thực hiện dự án cho các bên tham gia dự án
(Harold Kerzner (2003). Project Management:
A Systems Approach to Planning, Scheduling,
and Controlling (8th Ed. ed.). Wiley. ISBN 0471-22577-0)
• Hoạch định dự án là một công việc chuyên
nghiệp
Các cá nhân có liên quan đến dự án nên
tham gia vào quá trình lập kế hoạch dự án
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

2


Định nghĩa
• Lập kế hoạch dự án là chi tiết hóa các mục
tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và
hoạch định một chương trình để thực hiện các
công việc đó
• Lập kế hoạch dự án là một công việc khó.
Tại sao?

Lập kế hoạch dự án và quy trình
thực hiện dự án

Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

4


Trình tự lập kế hoạch dự án
1. Xác lập mục tiêu: Ai làm gì? Khi nào
2. Phát triển kế hoạch: Lập WBS
3. Xây dựng sơ đồ kế hoạch: Quan hệ giữa các
công việc
4. Lập tiến độ: Bắt đầu? Kết thúc? Các mốc quan
trọng (milestone)
5. Dự toán chi phí, phân bổ nguồn lực: Cần bao
nhiêu tiền?
6. Báo cáo


Nội dung của kế hoạch dự án
A. Tổng quan chung về dự án
B. Các mục tiêu dự án
C. Vấn đề kỹ thuật và quản trị
D. Tiến độ dự án
E. Nguồn lực và ngân sách dự án
F. Nhân sự dự án
G. Vấn đề hợp đồng dự án
H. Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án

WBS


Xác định WBS của dự án
• Cơ cấu phân chia công việc là một công cụ dạng đồ
thò nhánh cây hay biểu đề mục nhằm tổ chức, xác
lập, thể hiện các công tác cần thực hiện.
• Cơ cấu phân chia công việc là một hệ thống thứ bậc
mà trong đó các phần tử lớn hơn được phân chia thành
các phần tử nhỏ hơn
• Đơn vị nhỏ nhất của WBS là gói cơng việc (Work
Package
• Quan niệm:
– Để quản lý được toàn bộ dự án thì phải quản lý được
từng phần của dự án
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

8


Ví dụ về WBS (English)

9

Biên soạn vá giảng: TS. Lưu
Trường Văn


WBS của một dự án phần mềm

Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU)

10


WBS của 1 dự án di chuyển văn phòng

Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU)

11


Ví dụ về WBS
của dự án
eLearning
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU)

12


KẾ HOẠCH HỘI NGHỊ

CHƯƠNG TRÌNH

CHỦ ĐỀ

TÀI LIỆU

NHẬN

ĐƯC CÁC
TÀI LIỆU

NGƯỜI
THUYẾT
TRÌNH

VỊ TRÍ

NGÀY

TIẾP THỊ

Nơi

CÁC
THIẾT BỊ
CẦN
THIẾT

DANH
SÁCH

BROCHURE

THIẾT KẾ
BROCHURE

Đăng ký

DANH MỤC
THƯ TÍN
LIÊN LẠC

WBS CỦA DỰ ÁN HỘI NGHỊ
Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU)

13


WBS của 1 dự án xây dựng

Luu Truong Van, Ph.D. (PKNU)

14


Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

15


WBS – dạng biểu đề mục
1.0.0 Nhà A
1.1.0 Kết cấu
1.1.1 Khung
1.1.2 Móng
` 1.2.0 Hệ thống điện
1.2.1 Đường dây
1.2.2 Thiết bò

1.3.0 Hệ thống nước
1.3.1 Hệ thống cấp nước
1.3.2 Hệ thống thoát nước
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

16


WBS – mục đích sử dụng
• WBS là cơng cụ cơ bản để xác định các cơng việc
và trình tự thực hiện các cơng việc của dự án
• Xác đònh các công việc cần thực hiện, đònh rõ
những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa
chọn thành viên dự án, thiết lập cơ sở để lập
tiến độ
• Là phương tiện liên kết các công việc lại với
nhau một cách hiệu quả, đảm bảo không bỏ sót
hay trùng lắp
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

17


QUY MÔ CỦA WP
Mỗi gói công việc nên là :
1. Có thể quản lý
– Quyền lực cụ thể và trách nhiệm cụ thể có thể
được phân công

2. Độc lập

– Với sự tối thiểu của những cái chung hoặc sự phụ
thuộc với các phần tử khác

3. Có thể đo lường
– Có thể đo lường tiến trình.
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

18


Lập WBS
• Để có WBS cho dự án, chúng ta có thể:
– Dùng WBS của các dự án tương tự rồi duyệt lại để phù
hợp với dự án của chúng ta. Đây là cách phổ biến và
hiệu quả mà những người làm QLDA thường hay sử
dụng
– Sử dụng ý kiến chuyên gia để phát triển 1 WBS của dự
án hiện tại.
– Dựa vào kiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiệm
của các thành viên Ban Quản lý dự án
– Dựa vào sự phán đoán, chuyên môn, kinh nghiệm của
bản thân
Biên soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

19


Khi lập WBS cần ghi nhớ các nội
dung sau
•

•
•
•

Dùng kiểu phân chia hợp lý cho dự án của chúng ta
WBS không nhất thiết phải đối xứng
Mỗi ô là sự tổng kết của những ô bên dưới
Các ô có cấp độ thấp nhất (không phân chia nữa) được
gọi là các gói công việc)
• Ô trên cùng nhất phải trình bày dự án hoàn thành
• Từng thành viên ban QLDA phải có liên quan đến
WBS
• Sau khi hoàn thành, chúng ta nên trình duyệt WBS lên
chủ đầu tư/khách hàng
Soạn & giảng: TS. Lưu Trường Văn

20


Nguyên lý 1: Định nghĩa một cách rõ ràng
mục đích của dự án (project goal)
• Bắt đầu tại kết thúc và thực hiện phân tích
ngược để xác định quy mô.
• Giám đốc dự án (GĐDA), các thành viên Ban
QLDA, người sử dụng tham gia định nghĩa quy
mô.
• Lập đi lập lại … Có phải bạn muốn cái này?

TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM

21


Nguyên lý 2: Xác định các mục tiêu dự án

(project objectives)
• Phân bổ các mục tiêu dự án cho các thành viên
của Ban QLDA
• Th
Thường
ng xuyên nh
nhắcc nh
nhở cái gì đang ccố ggắng
ng
để hoàn thành
• Nên là SMART: Specific, Measurable,
Achievable, Realistic, Time-bound

TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM

22


Nguyên lý 3: Thiết lập mốc kiểm tra,
các công tác, các quan hệ & các ước
lượng thời gian
• Phát triển một kế hoạch thực hiện (an action plan)
• Hãy hỏi các câu hỏi: “cái gì nếu…” & “cái gì có thể sai
lầm”
• Đừng đánh mất tầm nhìn của mục đích dự án

• Thiết lập những nguồn lực cần thiết
– Thời gian, thông tin, con người ...

TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM

23


Nguyên lý 4: Tạo ra tiến độ dự án dạng đồ
họa
• Tiến độ ngang (GANTT Chart)
– Tiến độ ngang với các công tác, bắt đầu/kết
thúc, thời gian hoàn thành, v.v…
• Sơ đồ PERT (PERT Chart)
– Sơ đồ khối mà trưng bày thứ tự và quan hệ có
liên quan.

TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM

24


Nguyên lý 5: Quan tâm khía cạnh con
người
• Hiểu rõ triển vọng của những người khác
• Cởi mở để học từ mọi người
• Bài học kinh nghiệm (Lessons learned)

TS. Lưu Trường Văn, Đại học Mở TP.HCM

25