Phương pháp thiết kế hệ thống

Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Nhóm thực hiện: Bùi Xuân Thọ
Hoàng Văn Trung
Dương Đức Cường
Vũ Quang
I. Đặt vấn đề
Mục tiêu khảo sát: khảo sát một cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ hoặc trung bình.
I Hiện trạng tại cửa hàng
- Nhập:
 Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là:
• Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần(có
hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy
đủ)
• Nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng(đa phần không có hóa đơn giao
hàng,tiền và các giấy tờ khác dựa trên lòng tin giữa cửa hàng và người giao hàng là
chính) các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong một giấy tờ đơn giản gồm các
thông tin chính như tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
 Mục tiêu hàng nhập:
• Các mặt hàng được tiêu thu mạnh trong kỳ(theo tháng).
• Các mặt hàng hợp thị hiếu.
• Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp.
• Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm
lỗi ít.
 Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là:
• Số lượng của sản phẩm.
• Chất lượng của sản phẩm.
• Loại sản phẩm.
• Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập.
• Xem xét các thông số kỹ thuật.
• Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.

 Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ
theo dõi hàng.
 Hóa đơn nhập hàng theo mẫu bảng 2.1.
- Xuất:
• Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng và chủ cửa
hàng không có sổ thống kê các sản phẩm đã xuất ra(đa phần không có hóa đơn bán
hàng nếu có thì hóa đơn bán hàng được điền vào mẫu sau bảng 3.1).
• Các yếu tố được kiểm tra trước khi xuất là:
Trang 1
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
• Số lượng, chất lượng, loại hàng.
• Các thông số kỹ thuật của sản phẩm.
• Các chú ý, đặc điểm của sản phẩm.
• Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm.
• Thuế của sản phẩm dựa trên các thuế được đánh vào cửa hàng theo mẫu 4.2.
• Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ.
• Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theo dõi
hàng.
- Lưu theo dõi hàng:
• Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng
đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng.
• Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê:
• Các mặt hàng bán chậm.
• Các mặt hàng tồn theo dõi hàng quá lâu.
• Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều
- Khách hàng:
• Vì cửa hàng đa phần là khách quen nên về khách hàng đều được chủ cửa hàng
nhớ(tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau).
• Các yếu tố được thống kê:

• Các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm.
• Các mặt hàng hợp thị hiếu.
• Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng.
II. Ưu, nhược điểm của phương thức hoạt động cũ của cửa hàng
- Ưu điểm:
• Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa.
• Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng
khá đầy đủ.
• Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và
người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng
khá đảm bảo.
• Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo
dõi hàng tiện trong việc tra cứu.
- Nhược điểm:
+ Nhập hàng
• Nhập hàng thông qua người giao hàng không có các giấy tờ cần thiết để chứng tỏ
hàng giao đảm bảo chất lượng, không có sự giàng buộc giữa cửa hàng và người giao
về việc chịu trách nhiệm về sản phẩm.
Trang 2
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
• Không lưu lại được các cơ sở sản xuất nào thường hay có hàng bị lỗi,một số các
thông tin khác về sản phẩm hay không được lưu lại nên việc tìm kiếm về các thông
tin này một số lúc gặp khó khăn.
• Các thông tin về sản phẩm thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo
dõi hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu trở nên khó khăn.
+ Xuất hàng
• Hàng hóa được bàn giao theo thể thức trao đổi trực tiếp không có hóa đơn này
thường không kiểm soát được mặt hàng nào là của cửa hàng mình bán ra, đặc điểm
của loại hàng mình bán cho khách hàng sẽ gây ảnh hưởng tới việc bảo hành hay các

vấn đề sau khi bàn giao sản phẩm.
+ Lưu theo dõi hàng
• Các thông tin nhập vào thường thay đổi không có chuẩn quy định làm cho sổ theo dõi
hàng không có một chuẩn chung nên làm cho việc tra cứu gặp khó khăn.
+ Khách hàng
• Không kiểm soát được lượng khách mới đến với cửa hàng.
• Không đánh giá được các khách hàng tiềm năng cho cửa hàng.
• Khi sảy ra trục trặc về sản phẩm của khách hàng mới thì rất khó trong việc kiểm tra
sản phẩm hay các đề ra các ưu đãi cho lớp khách hàng mới này.
+ Các yếu tố tuy được đánh giá khá đủ nhưng lại không được lưu lại nên không thể xem
lại khi cần.
III. Mục tiêu và phương án giải quyết(để khắc phục các nhược điểm của
cửa hàng)
Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động cũ của cửa hàng ta phải
phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau:
a. Quản lý danh mục:
• Các danh mục cần quản lý:
• Khách hàng.
• Hàng.
• Nhà cung cấp hàng.
• Danh sách khách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
• Tên khách hàng.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại(nếu có).
Bảng mẫu danh sách 1.1
• Danh sách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
• Tên hàng.
Trang 3
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008

• Loại hàng.
• Đơn vị.
• Số lượng.
• Giá nhập.
• Giá bán.
• Ghi chú.
Bảng mẫu danh sách 1.2
• Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau:
• Tên nhà cung cấp.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
Bảng mẫu danh sách 1.3
b. Nhập hàng:
• Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất đều được
nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về sản phẩm đã nhập(theo
mẫu hóa đơn nhập( mẫu 2.1). Các thông tin điền vào đây được lấy từ danh sách hàng,
nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà cung cấp
sản phẩm mới thì các thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh
sách (bảng 1.2 và bảng 1.3).
• Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập
hàng định kỳ (bảng 2.2).
• Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng
bảng 4.0 thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này thông
qua thông tin các kho của bảng kho bảng 4.1 .
c. Xuất hàng:
• Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn
mẫu(bảng 3.1). Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách (bảng 1.2)để giới
thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh
sách khách (bảng 1.1) để có thể có các ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện khách hàng
mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách (bảng 1.1).

• Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra dựa vào bảng 3.1 và được lưu vào sổ
theo dõi hàng bảng 4.0.
• Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng
theo định kỳ (theo mẫu bảng 3.2) để có những quyết định trong các sản phẩm kinh
doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng.
• Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng bảng 4.2
• Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng bảng
4.0
Trang 4
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
d. Thống kê, báo cáo:
• Mọi thông số đều được tìm kiếm đễ dàng.
• Các thông số được thống kê là:
• Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất.
• Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh
sách hàng hóa.
• Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất.
• Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng
hóa.
• Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng.
• Các thông tin này rất cần thiết đối với cửa hàng.
IV. Xác lập dự án
1. Lên kế hoạch
Việc cần làm:
• Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày).
• Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại tròn cửa hàng(thời gian
thực hiện 2 ngày).
• Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày).
• Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày).

V. Khảo sát
1. Môi trường
Bài toán quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ này được vận hàng bởi chủ cửa hàng và nhân
viên bán hàng và trong môi trường bán hàng trực tiếp
VI. Cơ cấu tổ chức:
 Chủ cửa hàng.
 Nhân viên bán hàng.
VII. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí:
 Chủ cửa hàng:
 Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm theo
các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia trực
tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê )vào các thông tin của danh sách nhập
hàng
 Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra
thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể
thay đổi mọi thông tin.
 Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển.
Trang 5
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
 Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng. Người
chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng bảng 4.0.
 Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệ
thống.
 Nhân viên bán hàng:
 Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi
hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ,
loại, mã hàng ).
 Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trên
hóa đơn bán hàng (bảng 2.1)sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào

bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ bảng 3.3(chỉ được thêm, sửa, xóa mới).
 Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực tiếp
vào bảng 1.3 dựa trên các thông tin có được từ bảng theo dõi hàng để điền vào
bảng này.
 Các thông tin trung:
 Thông tin trong bảng theo dõi hàng gồm các thông tin mã hàng, tên hàng, số lượng
còn, chất lượng, xuất sứ.
VIII. Hệ thống:
 Tính năng:
 Các thông tin bán hàng cũng như nhập hàng được kiểm kê rất chuẩn xác các sản
phẩm ra và vào đều được kiểm soát toàn phầm.
 Bất kỳ một giao dịch nào cũng đều có các hóa đơn chứng từ chuẩn của cửa hàng là
đảm bảo.
 Các thông tin bán hàng được cập nhật rõ ràng giúp cho việc kiểm tra và giám sát
của cửa hàng hoàn toàn dễ dàng, tránh thất thoát.
 Các thông tin cần thiết trước khi có bài toán được thống kê rất có ý nghĩa với cửa
hàng như khách hàng nào là tiềm năng cho cửa hàng, các khách hàng lâu dài của
cửa hàng, cơ sở sản xuất nào hay bị lội, quy chế cho các sản phẩm ra
sao..v.v...Đây là một mặt mạnh của hệ thống giúp cửa hàng luốn nhập được mặt
hàng có chất lượng tốt và có cách thức giao tiếp với khách hàng hợp lý.
2. Khảo sát nghiệp vụ của bài toán
Bài toán sẽ giải quyết các nghiệp vụ sau:
 Quản lý danh mục
Hóa đơn bán lẻ Danh mục khách hàng(bảng 1.1)
Hóa đơn nhập Danh mục hàng hóa(bảng 1.2)
Hóa đơn nhập Danh mục nhà cung cấp sản phẩm(bảng 1.3)
 Nhập hàng
1.Có hóa đơn
Lập phiếu nhập(bảng 2.1)
sửa

Sổ theo dõi hàng
Trang 6
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
(bảng 4.0)
2.Người giao hàng
lưu
Sổ nhập(bảng 2.2)
 Xuất hàng
1.Khách hàng
Lập hóa đơn bán(bảng 3.1)
sửa
Sổ theo dõi hàng
(bảng 4.0)

2.Biên lai thuế
lưu
Sổ xuất(bảng 3.2)
 Thống kê, báo cáo
1.Hóa đơn bán
2.Hóa đơn nhập
3.Sổ xuất Các danh sách thống kê
4.Sổ nhập
5.Sổ theo dõi hàng
3. Các biểu mẫu
3.1 Bảng biểu mẫu của nhập hàng
STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ
Bảng 1.1: Bảng nhập danh sách khách hàng.
Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú
Bảng 1.2: Bảng nhập danh sách hàng.

Trang 7
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ
Bảng 1.3: Bảng nhập danh sách nhà cung cấp sản phẩm.
Bảng 2.1: Bảng nhập hàng.
Trang 8
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Bảng 2.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi nhập.
Bảng 3.1: Bảng xuất hàng.
Bảng 3.2: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất.
Trang 9
Project: Quản lý cửa hàng bán hàng cỡ nhỏ
Ngày bắt đầu: 21/02/2008 Ngày kết thúc: 04/03/2008
Bảng 4.0: Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng.
Mã kho Địa chỉ Tên kho
Hình 4.1: Bảng mẫu kho hàng
Bảng 4.2: Bảng mẫu thuế.
Trang 10