Bài trình bày làm thế nào để xây dựng hệ thống giám sát theo kết quả

Làm thế nào để xây dựng hệ
thống giám sát theo kết quả
1. Khái niệm và thuật ngữ
2. Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả
3. Làm thế nào để xây dựng hệ thống
giám sát theo kết quả cho CCHC
Bài trình bày cho các cán bộ chuyên trách về CCHC,
Việt Nam tháng 7 năm 2006
NGười trình bày Klaus Kirchmann, VIE/01/024


1. Khái niệm và thuật ngữ

Khái niêm cơ bản về:
Lập kế hoạch, giám sát và đánh giá
1.
2.
3.
4.

Chúng ta đang ở đâu?
Chúng ta muốn đi tới đâu?
Làm thế nào để đến được đó?
Làm thế nào để biết chúng ta đã đến được đó?

Phân tích tình huống

Chúng ta
đang ở đâu

Lập KH chiến lược

Làm thế nào
để đến được đó

Giám sát

Tầm nhìn

Chúng ta
muốn đi tới đâu
Đánh giá
2


1. Khái niệm và thuật ngữ

Định nghĩa về
Giám sát + Đánh giá
Đo lường tiến độ đang
diễn ra so với kế hoạch

Nơi chúng ta
bắt đầu

Tiến độ

Giám sát

Đo lường kết quả cuối
cùng so với kế hoạch

Kết quả
cuối cùng
Đánh giá
3


1. Khái niệm và thuật ngữ

Mục đích của việc
Giám sát + đánh giá
• Giúp lãnh đạo đưa ra
những quyết định về
quản lý dựa trên những
số liệu và thực tế khoa
học
• Trách nhiệm giải trình

• Giúp cơ quan tài trợ và
những người phải nộp
thuế biết chi tiêu công
đã mang lại kết quả gì.
• Trách nhiệm giải trình

Dữ liệu giám sát chỉ có ích khi nó được sử dụng
cho các quyết định quản lý và thiết lập trách
nhiệm giải trình
4


1. Khái niệm và thuật ngữ

“Dựa theo kết quả”có nghĩa là gì?
• Có 1 hiểu biết chung về kết quả
• Vậy, nó quan trọng như thế nào?
• Dường như từ trước đến nay chúng ta chưa giám sát
theo kết quả?
• Lưu ý phân biệt giữa các cấp độ và loại kết quả khác
nhau:
Kết quả đầu ra – kết quả cuối cùng – tác động
Hiệu lực - hiệu quả - Giá trị tương xứng với đồng tiền
5


1. Khái niệm và thuật ngữ

Các cấp độ của mục tiêu (lập kế
hoạch) và kết quả (giám sát)
Thuật ngữ về
lập kế hoạch
Mục tiêu

Thuật ngữ
về giám sát
Là khái niêm chung bao

gồm các cấp độ sau

Kết quả

Đích

(Tầm nhìn)

Mục tiêu lớn hơn mà chương
trình giúp đạt được

Tác động

Mục đích

Tác động trực tiếp và những
lợi ích có được từ chương trình

Kết quả cuối
cùng

Kết quả cuối
cùng

Những sản phẩm do chương
trình tạo ra với những phương
tiện sẵn có

Kết quả đầu
ra
6


1. Khái niệm và thuật ngữ

Kết quả đầu ra

Định nghĩa

Những gì bạn có thể sản xuất
ra / đạt được với những phương
tiện sẵn có

Ví dụ

Số lượng thẻ y tế phân phối đến
những hộ nghèo

Cơ quan được giao nhiệm vụ
Trách nhiệm
phải chịu trách nhiệm hoàn toàn
đối với việc phân phối thẻ
Tính phù hợp đối Phù hợp và rất dễ đo lường; tuy
với hệ thống
nhiên cần tập trung nhiều hơn
giám sát
vào kết quả cuối cùng

7


1. Khái niệm và thuật ngữ

Kết quả cuối cùng
Khái niệm
Ví dụ

Tính hữu dụng và/ hoặc giá trị của
những kết quả đầu ra cho nhóm đối
tượng mục tiêu
Tỷ lệ những hộ nghèo sử dụng thẻ y tế

Lãnh đạo phụ trách chỉ phải gián tiếp
Trách nhiệm
chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng;
nhưng vẫn phải giải trình về kết quả đó.
Tính phù hợp đối Hầu hết phù hợp
với hệ thống
Không phải luôn luôn dễ đo lường
giám sát
Khó cân bằng trách nhiệm giải trình
8


1. Khái niệm và thuật ngữ

Tác động
Định nghĩa
Ví dụ
Trách nhiệm
Tính phù hợp
của hệ thống
giám sát

Tác động của kết quả đầu ra và
kết quả cuối cùng đối với mục tiêu
chung

Tình tạng sức khỏe của những
người nghèo
Lãnh đạo chỉ phải gián tiếp chịu
trách nhiệm về những tác động,
khó có thể giải trình về tác động
Đánh giá tổ chức
9


1. Khái niệm và thuật ngữ

KQ đầu ra – KQ cuối cùng – Tác động
Các chỉ số sau thuộc cấp độ nào?

1. Số Cơ quan một cửa trong tỉnh
2. Tăng GDP
3. Thời gian cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu đất đai
4. Mức độ hài lòng của người dân với các dịch vụ
5. Tỉ lệ bệnh nhân phải trả các chi phí không chính thức
6. Số hộ nghèo
10


1. Khái niệm và thuật ngữ

Những bài học từ kinh nghiệm quốc tế 1
Tập trung vào giám sát kết quả cuối cùng
Kinh nghiệm quốc tế cho thấy cấp quan trọng
phải tập trung là kết quả cuối cùng
• Là thông tin có ích nhất cho quản lý

• Có ích cho việc xây dựng trách nhiệm giải
trình

11


1. Khái niệm và thuật ngữ

Loại kết quả
Các mục tiêu chung trong quảnlý công là tăng cường hiệu
lực, hiệu quả
• Hiệu quả:
chi phí đơn vị của kết quả đầu ra (ví dụ. Chi phí thu rác
thải tính theo đơn vị tấn)
• Hiệu lực:
mức độ đóng góp của kết quả đầu ra cho việc hoàn
thành các kết quả cuối cùng dự kiến
• Giá trị tương xứng với đồng tiền:
giá trị của các kêt qủa (kết quả cuối cùng và tác động)
trong mối tương quan với chi tiêu công
12


1. Khái niệm và thuật ngữ

Khuôn khổ giám sát
theo kết quả
Mục tiêu
Đầu vào hoạt động

Hiệu quả

Các tác động
khác

CCHC
KQ
Đầu ra

KQ
cuối cùng

Tác
động

Hiệu lực

Giá trị tương xứng với đồng tiền
13


1. Khái niệm và thuật ngữ

Bài học từ kinh nghiệm quốc tế 2
Tập trung vào hiệu quả và giá trị tương
xứng với đồng tiền
• Hầu hết các thực tiễn quốc tế tập trung vào
hiệu quả cung cấp dịch vụ (chi phí đơn vị), ví
dụ Chi phí thu rác thải tính theo đơn vị tấn
• ... Và ngày càng tập trung vào giá trị tương

xứng với đồng tiền: chi tiêu công như vậy đã
mang lại gì
14


2. Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

Chỉ số đánh giá kết quả so sánh
• Quản lý theo kết quả và giám sát theo kết quả ngày
càng chiếm phần quan trọng trong CCHC
• Dự án VIE/01/024 đang đề xuất thử nghiệm một
sáng kiến mới „Chỉ số đánh giá kết quả so sánh“
– Đo lường kết quả hoạt động của chính quyền địa phương và
các nhà cung cấp dịch vụ
– So sánh kết quả hoạt động của các tỉnh với nhau theo thời
gian

• Mục tiêu
– Liên tục nâng cao chất lượng dịch vụ
– Minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý công
15


2. Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

Ví dụ quốc tế
• Anh: „Đánh giá kết quả toàn diện “ về chính quyền
địa phương thông qua một hệ thống chỉ tiêu và chỉ
số do trung ương quản lý
–

–
–
–

Chỉ số về dịch vụ công
Đánh giá tổ chức
Tập trung vào giá trị tương xứng với đồng tiền
Xếp hạng chính quyền địa phương

• Canada: „Đo lường kết qủa cấp thành phố“
– Chỉ số về dịch vụ công (tập trung vào hiệu quả)
– So sánh kết quả của tỉnh này so với tỉnh khác theo thời gian
16


2. Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

Nội dung:
Đo lường kết qủa của:
Dịch vụ công

Hành chính

•
•
•
•
•
•

• Dịch vụ trong nội bộ
chính quyền

Giáo dục
Y tế
Kinh doanh
Dịch vụ nông nghiệp
Dịch vụ môi trường
Trợ cấp và an sinh xã
hội
• Dịch vụ hành chính
(một cửa)

– Nhân lực
– Tài chính
– Kiểm soát nội bộ

• Đánh giá tổ chức
– Quản lý theo kết qủa
– Thành tựu (tác động)

17


2. Ví dụ: Chỉ số đánh giá kết quả

Đánh giá
Tổ chức

Tỉnh D

Dịch vụ
Nội bộ

Tỉnh C

vv..

Tỉnh B

85
83
77
76

Y tế

Tỉnh A

Giáo dục

Tổng

Ví dụ chỉ số đánh giá kết quả
thang điểm 100

90

81

...

83

89

91

85

...

81

84

79

79

...

70

76

81

78

...

72

76
18


3. Hướng dẫn từng bước

Hướng dẫn từng bước xây dựng một
hệ thống giám sát theo kết quả
1.
2.
3.
4.
5.

Xây dựng khái niệm
Xây dựng chỉ số cho các câu hỏi then chốt
Phân công nhiệm vụ
Phân bổ ngân sách giám sát và đánh giá
Xác định các thủ tục và tiêu chuẩn báo cáo

19


3. Hướng dẫn từng bước

1) Xây dựng đề cương Giám sát và

đánh giá trong CCHC
• Tài liệu đề cương làm rõ:
– Mục tiêu và chiến lược
Giám sát chính sách và kế hoạch nào? Tăng cường chất
lượng thực hiện CCHC của cấp địa phương? Dịch vụ công
hiệu quả, hiệu lực hơn?
– Cơ cấu của hệ thống giám sát và đánh giá
Giám sát lĩnh vực và cấu phần nào? So sánh các địa phương
theo thời gian? Bao gồm đánh giá tổ chức? Liên hệ với các
khía cạnh quản lý khác: xác định tầm nhìn, lập kế hoạch
chiến lược, lập dự toán ngân sách, cơ chế phản hồi của
người...
– Trách nhiệm
chỉ đạo quá trình tư vấn xác định chỉ số; xác định và xử lý
dữ liệu; sử dụng thông tin giám sát

• Đạt được sự đồng thuận rộng rãi về tài liệu đề cương20


3. Hướng dẫn từng bước

2a) Xác định các câu hỏi then chốt
•

Đầu tiên, xác định các câu hỏi then chốt cho
mỗi lĩnh vực cần giám sát. Hầu hết mỗi lĩnh
vực đều có năm câu hỏi:

•
•

•
•
•

Cơ hội và tiếp cận công bằng cho tất cả?
Chất lựợng?
Mức độ hài lòng của công dân?
Chi phí đơn vị?
Giá trị tương xứng với đồng tiền??
21


3. Hướng dẫn từng bước

2b) Xây dựng các chỉ số
• Tìm kiếm bộ chỉ số nhỏ nhất có thể phản ánh
bản chất của các chủ đề chính

• Nên tập trung vào kết quả cuối cùng,
hiệu quả và giá trị tương xứng với đồng
tiền

22


3. Hướng dẫn từng bước

2b) Ví dụ về chỉ số

(GIÁO DỤC )

Cơ hội và tiếp
cận công bằng

• Tỉ lệ đi học
• Khoảng cách về giới trong giáo dục tiểu
và trung học

Chất lượng

• Tỉ lệ bỏ học
• Số giáo viên trên 1000 sinh viên
• Điểm trung bình các bài kiểm tra cuối kỳ

Mức độ hài lòng
của người dân

• Mức độ hài lòng của người dân với chất
lượng, sự công bằng, và kết qủa cuối
cùng (điều tra)

Chi phí đơn vị

• Chi tiêu công trên 1000 sinh viên

Giá trị tương
xứng với đồng
tiền

• Tỉnh tự đánh giá

• Trung ương xếp hạng
23


3. Hướng dẫn từng bước

2c) Kiểm tra chất lượng chỉ số
3 tiêu chí chất lượng quan trọng nhất:
• Tính thích hợp (ứng dụng cụ thể?!)

– Thông tin có thực sự thích hợp cho việc đưa ra các quyết
định quản lý quan trọng và cụ thể không? (tập trung vào kết
quả cuối cùng, hiệu quả và giá trị tương xứng với đồng
tiền)?
– Thông tin có hữu ích để thiết lập trách nhiệm giải trình
không?

• Chấp nhận

– Tính sở hữu của thực thể bị giám sát

• Tính khả thi
Nỗ lực, thời gian và chi phí của giám sát; nên nhớ giám sát
chuẩn rất tốn kém!
24


3. Hướng dẫn từng bước

3) Phân công trách nhiệm

• Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho
• Nhóm công tác quản lý quá trình theo phương
pháp tiếp cận tham khảo ý kiến
• Chuyên gia thu thập dữ liệu
• Cơ quan nghiên cứu tổ chức điều tra (nếu cần)
• Chuyên gia xử lý và phân tích dữ liệu
• Báo cáo
• Sử dụng báo cáo và thông tin giám sát
25