Một số kỹ thuật thư tín

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
Một số kỹ thuật thư tín
Trong chương này
 Chuyển và lưu trữ thư tín
 Các cổng nối đến những hệ thống thư tín khắp thế giới
 Trao đổi thư tín với robot và máy fax
Bây giờ bạn đã biết cách gửi và nhận thư. Đây là lúc tìm hiểu thêm một số
kỹ xảo để đưa bạn vào thế giới thư tín thực sự.
Những cách xử lý thư tín
Sau khi đã nhận được một thư điện tử, có ba điều bạn có thể làm với nó:
 Bỏ nó đi (có thể ngay cả trước khi bạn nhận thư, nếu bạn không thích
dòng chủ đề)
 Lưu trữ lại để dùng sau
 Chuyển nó cho một người khác
Bỏ thư đi thì dễ đến nỗi mà bạn có thể đã biết cách làm: chỉ cần xóa nó trên
chương trình thư tín. Nếu bạn đang sử dụng một chương trình thư tín tương đối tốt
biểu diễn cho bạn thấy một màn hình các dòng chủ đề thì bạn thường có thể bỏ đi
những chủ đề thực sự buồn chán ngay cả không cần đọc nó, như những thư bằng
giấy vô tích sự.
Chuyển thư
Bạn có thể chuyển thư điện tử cho một ai đó. Chuyển thư là một trong những
điều hay nhất của thư điện tử và đồng thời cũng là một trong những điều tồi tệ
nhất. Điều này tốt vì bạn có thể dễ dàng chuyển các thông điệp đến cho những
người cần biết về chúng. Nó xấu vì bạn có thể dễ dàng gửi đi hàng đống thông điệp
đến những người nhận mà những ngươi này không muốn nhận. Do đó, bạn nên suy
nghĩ một chút trước khi làm tăng chất lượng cuộc sống của một ai đó bằng cách
gửi một thông điệp đến cho anh ta. (Nếu bạn không quan tâm đến chất lượng cuộc
sống thì hãy chọn một tiêu chuẩn khác).
Những cách chuyển thư
Có hai cách (các máy tính không bao giờ cho một cách là đủ) để chuyển thư:
1

Website: Email : Tel (: 0918.775.368
remailing (gửi lại) và forwarding (chuyển đi). Remailing là cách làm điện tử của
việc dán một địa chỉ khác lên phía ngoài phong bì và đưa nó trở lại hộp thư. Khác
với thư bằng giấy, bạn có thể đọc thư điện tử mà không cần phải xé phong bì
(nhưng những điểm tương đồng này không bao giờ là hoàn hảo). Remailing chỉ có
ý nghĩa khi lá thư thực sự gửi cho một ai khác. Remailing đôi khi được gọi là
bouncing vì chữ R đã được sử dụng để chỉ Reply (trả lời) thông điệp, do đó B thay
cho Bounce.
Forwarding (chuyển) một thông điệp bao gồm việc gói nó lại trong một
thông điệp của chính bạn, kiểu như dán các chú ý Post-it khắp thông điệp đó.
Thông thường, forwarding một thông điệp sẽ chép nội dung gốc và đặt dấu > trước
từng dòng. Trả lời cho một thông điệp có thể hoạt động theo cách thức tương tự,
với thông điệp gốc được trích dẫn theo cùng cách trừ khi bạn viết thư lại cho người
đã viết thông điệp lần đầứu như trong ví dụ sau:
>Is there a lot of demand for fruit pizza?
>
In answer to your question, I checked with our research department and
found that the favorite pizza toppings in the 18-34 age group are pepperoni,
sausage, ham, pineapple, olives, peppers, mushrooms, hambuger, an broccoli.
Ispecifically asked about prunes and they said that there was no statistically
significant response about them.
Sau đó bạn sửa chữa thông điệp. Nói chung nên bỏ đi những phần không hấp
dẫn.
Phần kỹ xảo là sửa chữa văn bản thực sự. Nếu thông điệp ngắn khoảng một
màn hình thì bạn có thể để nguyên nó như vậy. Nếu nó dài và chỉ có một phần là
thích hợp thì bạn nên rút ngắn chỉ còn để lại phần thích hợp đó thôi. Từ kinh
nghiệm cá nhân, tôi có thể cho bạn biết rằng người ta chú ý đến một dòng thông
điệp thư điện tử ngắn gọn hơn là đến 12 trang trình bày vấn đề từ một câu hỏi có 2
dòng.
Đôi khi cần phải sửa chữa tài liệu nhiều hơn nữa, đặc biệt để nhấn mạnh một

2
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
phầứn nào đó. Dĩ nhiên, khi bạn làm như vậy, hãy bảo đảm là bạn không sửa đổi tới
mức làm thay đổi ý tưởng ban đầu của tác giả hoặc xuyên tạc ý nghĩa của thông
điệp như trong trả lời sau:
> In answer to your question, I check with our
> research department and found that the favorite pizza
> toppings... and
> they said that there was no statistically significant
> response about them.
Đó là một cách xuất sắc để biến bạn thành thù. Đôi khi cần phải sắp đặt câu
cú một chút - trong trường hợp đó đặt phần được sắp xếp trong ngoặc vuông như
sau:
> [When asked about prunes on pizza, research]
said that there was no statistically significant
> response about them.
Việc mọi người không đồng ý về việc có nên sắp xếp câu để làm ngắn những
phần trích dẫn đi hay không là một ý hay. Nếu bạn làm tốt điều đó thì nó tiết kiệm
thì giờ của mọi người. Trái lại, nếu bạn làm kém và ai đó cảm thấy bị thương tổn
thì bạn phải tốn hàng tuần lễ xin lỗi sẽ xóa sạch bất kỳ thời gian nào mà bạn lẽ ra
đã tiết kiệm được. Tùy bạn quyết định.
Lưu trữ thư
Lưu trữ thư điện tử lại để sau này tham khảo giống như bạn để dành thức ăn
trong tủ lạnh để dùng sau. Rất nhiều thư điện tử của bạn đáng được lưu trữ, giống
như thư bằng giấy (dĩ nhiên, rất nhiều thư không đáng lưu trữ nhưng chúng ta đã
bàn đến điều đó rồi).
Bạn có thể lưu trữ thư điện tử bằng vài cách khác nhau:
 Lưu trữ trong các hộp thư chứa đầy các thông điệp
 Lưu trữ trong các file thường xuyên
 In ra và để vào tủ cùng với giấy tờ khác

Cách dễ nhất thường là đưa các thông điệp vào một hộp thư (một hộp thư
3
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
thường không có gì khác hơn là một file chứa đầy các thông điệp với một loại dấu
ngăn cách nào đó giữa chúng). Hầu hết các chương trình thư tín đều mặc nhiên có
thói quen xấu là lưu trữ mọi thông điệp gửi đến bạn trong một file được đặt tên
kiểu như mbox, trừ những thông điệp bị bạn xóa. Cách làm này cũng có ý nghĩa
giống như xử lý thư bằng giấy của bạn bằng cách dồn mọi thứ vào trong ngăn kéo
bàn giấy của bạn. Nếu bạn để cho chương trình thư tín lưu trữ các thông điệp theo
kiểu này thì file mbox của bạn sẽ lớn nhanh như một con quái vật khổng lồ trong
phim khoa học giả tưởng và ngốn hết chỗ chứa của bạn. Điều này nói chung không
được xem như Quản lý Đĩa Hữu hiệu, do đó đừng để nó xảy ra.
Hãy tự mình lưu trữ hay bỏ chúng đi. Thường có thể làm cho tính chất lưu
trữ tự động mất đi bằng cách sửa đổi một thông số cấu hình ở đâu đó. Hãy tham
khảo ý kiến chuyên viên thư điện tử. Nếu thực sự thất vọng, bạn có thể đọc sách
hướng dẫn, tuy rằng hiện nay có quá nhiều sách hướng dẫn chỉ đơn giản khẳng
định rằng các chương trình là thân thiện với người sử dụng và do đó đương nhiên
rõ ràng. Không đúng đâu.
Hai phương pháp tổng quát được sử dụng trong lưu trữ thư tín: theo người
gửi và theo chủ đề. Việc bạn sử dụng cách nào là do ý thích. Thường các chương
trình thư tín giúp bạn lưu trữ theo tên người gửi, do đó nếu người bạn tên Fred của
bạn có tên là thì với một hoặc hai lần nhấn phím chương
trình thư tín của bạn sẽ tự động lưu trữ các thông điệp từ Fred vào một hộp thư
được gọi là fred. Dĩ nhiên, nếu một người điều hành hệ thống kỳ quặc nào đó cho
anh ta tên sử dụng là thì việc đặt tên tự động có thể
tùy ý, do đó hãy tạo nên những tên của riêng bạn.
Để lưu trữ theo chủ đề, hoàn toàn tùy thuộc vào bạn xử lý các tên hộp thư.
Phần khó nhất là tìm các tên gợi nhớ. Nếu bạn không cẩn thận, bạn sẽ kết thúc với
4 hộp thư có các tên hơi khác nhau, mỗi hộp thư chứa 1/4 số thông điệp của cùng
một chủ đề nào đó. Cố gắng đưa ra những tên nào thực sự rõ ràng và đừng viết tắt.

Nếu chủ đề là accounting thì hãy gọi hộp thư là accounting vì nếu bạn viết tắt thì
bạn sẽ không bao giờ nhớ được là bạn gọi nó là acctng, acct, acntng hoặc bất cứ
4
Website: Email : Tel (: 0918.775.368
những chữ viết tắt nào khác.
Các hệ thống UNIX cho phép bạn gán nhiều tên cho một file duy nhất bằng
cách sử dụng các liên kết. Điều này mang lại một giải pháp cho vấn đề tên-hơi-
khác-nhau này. Nếu bạn không thể nhớ tên nào trong 4 tên sử dụng cho một hộp
thư của dự án thì hãy làm một hộp thư và liên kết với cả 4 tên. Bằng cách này bạn
có cùng hộp thư bất kể tên nào mà bạn sử dụng.
Một vấn đề khác có liên quan là nơi để hộp thư. Hầu hết các chương trình
thư tín đều có một thư mục ưa thích dành cho hộp thư thường được gọi tên kiểu
như Mail.Thường đó là một chỗ như bất kỳ chỗ nào bạn để hộp thư của bạn. Tuy
nhiên, đôi khi đưa hộp thư chứa các thông điệp về một dự án vào cùng một thư
mục với những file khác của cùng dự án đó là một ý hay. Một lần nữa, với UNIX,
bạn có thể sử dụng các liên kết sao cho hộp thư vừa ở trong thư mục Mail vừa
trong thư mục dự án.
Những thư gửi chuyền
Một trong những điều đáng ghét nhất mà bạn có thể làm với thư điện tử là
chuyển đi những thư gửi chuyền. Vì mọi chương trình thư tín đều có các lệnh
chuyển nên chỉ với vài lần nhấn phím là bạn có thể lấy một thư loại này và chuyển
chúng đi cho hàng trăm người khác. Đừng làm điều đó. Các thư gởi chuyền này chỉ
mang lại thích thú vài giây và sau đó chỉ còn sự khó chịu.
Một số thư gởi chuyền tiếp tục đến bất chấp mọi nỗ lực của chúng ta để loại
trừ chúng. Hãy nhận biết chúng để tránh bối rối sau này. Dưới đây là một số câu
chuyện:
Một đứa trẻ sắp chết muốn nhận được các thiệp chúc mừng: Cách đây nhiều
năm, một cậu bé người Anh tên là Craig Shergold được đưa vào bệnh viện với
bệnh mà người ta nghĩ là u não không thể giải phẫu được. Craig muốn lập kỷ lục
thế giới về nhận được nhiều thiệp chúc mừng nhất. Sau khi nói ra ý định này, Craig

5