Sử dụng phần mềm để trợ giúp quản lý dự án

Sử dụng phần mềm để trợ
giúp quản lý dự án


Giới thiệu chung
• Chọn một phần mềm thích hợp
• Học sử dụng phần mềm thành thạo
• Sử dụng phần mềm đúng cách và đúng mục
đích
• Phần mềm chỉ mang tính trợ giúp không thể
thay thế công tác quản lý
• Dữ liệu trên phần mềm phải được cập nhật
• Người cập nhật : ít, Người xem: nhiều
• Dữ liệu trên phần mềm chỉ là dữ liệu thô. Thực
tế còn nhiều yếu tố khác không thể định lượng.


Phần mềm trợ giúp QLDA
• Dùng cho các dự án nhỏ
–
–
–
–
–

Microsoft Project
Fast track
ManagePro
TimeLine
MacProject

• Dự án mức trung bình
– Project Management Workbench
– SuperProject

• Dự án lớn, phức tạp
– Primavera, Artimis, OpenPlan


Đặc điểm
• Ưu điểm:
– Dễ sử dụng
– Dùng để lập kế hoạch dự án rất tốt
•
•
•
•

Công việc
Thời gian
Chi phí
Nhân lực

• Khuyết điểm:
– Chưa đáp ứng tốt về
• Giám sát
• Điều khiển công việc

– Chỉ trợ giúp không thể QLDA

Phần mềm MS Project
• Các dữ liệu phải được sẵn sàng
–
–
–
–
–

Lập kế hoạch dự án
Xem tình hình thực hiện dự án
Điều chỉnh kế hoạch làm việc
Cập nhật tiến độ công việc
Xem báo cáo


Lập kế hoạch dự án
•
•
•
•

Các công việc phải làm
Ràng buộc đối với công việc
Đội ngũ thực hiện dự án
Kinh phí cần thiết


Xem tiến độ công việc
• Trục thời gian
• Thông tin kèm theo sơ đồ công việc

• Menu view: Xem theo
– Lịch
– Lược đồ Gantt
– Lược đồ đường găng (PERT)
– Tình hình phân bổ Người – Việc (Task
usage)
– Tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt)
– Chi phí nhân công (Resource Sheet)
– Tình hình sử dụng nhân lực (Resource


Điều chỉnh kế hoạch làm việc
•
•
•
•

Thêm, bớt các công việc
Tăng, giảm thời gian cho mỗi công việc
Bố trí lại nhân sự
Tăng, giảm chi phí


Báo cáo
•
•
•
•
•

Báo cáo tổng hợp (Overview)
Báo cáo theo công việc (Current Activities)
Báo cáo tài chính (Cost)
Báo cáo giao việc (Assignement)
Báo cáo phân tải công việc (Workload)


Project 2

Task1

Task1.1.1

Task2

Task1.2.1

Task3


Nhập: Project
-STT (Tự động)
-Tên công tác: Name (Task)
-Thời gian thực hiện; Duration
-Công tác đi trước: Predecessor (Đi sau:
Successor)
• _Nguồn lực; Resource
• -Loại : Type
•
•

•
•
•


BÁO CÁO (Report)
Tầm báo cáo:
- Tổng quát: Project Information
- Công tác : Task information

Dạng báo cáo:
– Dang lịch, đồ thị : View
– Bảng liệt kê: (chuẩn MS): Tool

Loại báo cáo:
– Công việc: Task usage
– Nguồn lực: Resource usage


Theo dõi dự án
• Kế hoạch ban đầu:
Save: baseline1
• Cập nhật/đổi kế hoạch Save: baseline2;
baseline3 v.v