KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH MUA HÀNG và THANH TOÁN tại CÔNG TY cổ PHẦN hà HƯƠNG

GVHD:

LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng
trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. Kiểm soát nội bộ
giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế
của công ty mình như: con người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa
những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp
doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá
trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp.
Chu trình mua hàng và thanh toán có một vai trò rất quan trọng trong
bất kỳ một công ty nào,vì vậy việc kiểm soát chu trình là một việc rất cần thiết
và quan trọng. Hơn nữa, công ty HÀ HƯƠNG lại là một công ty dệt may nên
khâu mua hàng là hết sức phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà công ty không
chỉ mua trong nước mà còn nhập khẩu từ nước ngoài. Do đó, em thấy khâu
mua hàng là rất quan trọng nó quyết định sự thành, bại của mỗi đợt sản xuất
của công ty, cho nên nó đòi hỏi công ty cần phải có sự quản lý chặt chẽ để đảm
bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá cả hợp lý để công
ty có thể cạnh tranh được về giá cả và chất lượng trên thị trường.
Từ những nhận thức đó, cùng với thời gian học tập và tìm hiểu trên
lớp, em nhận thấy vấn đề kiểm soát về chu trình mua hàng và thanh toán tại
công ty là cần thiết và cần được quan tâm, vì vậy, em đã chọn đề tài KIỂM
SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG.
Đề tài gồm ba phần chính:
Phần I: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội
bộ chu trình mua hàng và thanh toán nói riêng
Phần II: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh
toán tại công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
Phần III: Một số đánh giá và kiến nghị nhằm tăng cường kiểm soát nội
bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại HÀ HƯƠNG.

SVTH:

Trang 1


GVHD:

NỘI DUNG

PHẦN I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI
CHUNG VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG
VÀ THANH TOÁN NÓI RIÊNG
I. Khái quát chung về kiểm soát nội bộ
1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế
để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và
nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ
là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục
tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị; bảo đảm độ tin cậy của các thông tin; bảo
đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.
2. Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
- Ngăn chặn và phát hiện các gian lận và sai phạm trong đơn vị
- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hiệu quả
hơn
- Nhằm bảo đảm rằng các quy định của doanh nghiệp được thực hiện
đúng
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng theo quy định của chế độ kế
toán.

- Đảm bảo rằng báo cáo tài chính được lập đúng. đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và
tuân thủ các yêu cầu của chuẩn mực.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích
3. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
3.1. Môi trường kiểm soát
Bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các
nhân tố này phụ thuộc rất lớn đến quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như nhà
quản lý doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có hiệu quả
hay không phụ thuộc nhiều vào nhà quản lý. Nếu nhà quản lý coi trọng đến

SVTH:

Trang 2


GVHD:

hoạt động kiểm tra, kiểm soát thì chắc chắn hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ vận
hành hiệu quả.
3.1.1. Đặc thù về quản lý
Đề cập tới quan điểm khác nhau trong điều hành doanh nghiệp của các
nhà quản lý. Tùy thuộc vào mục đích quản lý, doanh nghiệp sẽ có chính sách,
chế độ, quy định, cách thức kiểm tra kiểm soát phù hợp.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm
giữa các thành viên trong đơn vị. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý
trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Vì vậy, để
thiết lập một cơ cấu tổ chức tốt phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo

giữa các bộ phận.
- Thực hiện sự phân chia rành mạch ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ và bảo quản tài sản.
- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.
3.1.3. Chính sách nhân sự
Là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Chính sách nhân sự
bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị
đối với việc tuyển dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên
của mình.
3.1.4. Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
kế hoạch hay dự toán đầu tư, kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng
trong quá trình kiểm soát. Công việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành
khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công
cụ kiểm soát rất hữu hiệu.
3.1.5. Bộ phận kiểm toán nội bộ
Thực hiện chức năng giám sát, đánh giá và kiểm tra thông tin về toàn bộ
hoạt động của đơn vị. Nếu bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu và

SVTH:

Trang 3


GVHD:

hiệu quả thì sẽ có những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động của doanh
nghiệp cũng như chất lượng công tác kiểm soát.
3.1.6. Uỷ ban kiểm toán
Uỷ ban kiểm toán bao gồm các thành viên trong bộ máy lãnh đạo cao

nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát.
Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty
- Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính
- Dung hòa những bất đồng giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên
bên ngoài.
3.1.7. Các nhân tố bên ngoài
Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của đơn vị nhưng nó có
ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng
như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Bao gồm:
Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ
nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…
3.2. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài
chính.
 Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu tổng quát
sau đây sẽ được thực hiện:
- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế xảy ra đều có sự phê
chuẩn hợp lý
- Tính có thật: Phải ghi chép những nghiệp vụ có thật, không cho phép ghi
chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị.
- Tính đầy đủ: Bảo đảm tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải
được phản ánh đầy đủ.

SVTH:

Trang 4

GVHD:

- Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản
giá và phí.
- Sự phân loại: Đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
- Tính đúng kỳ: Ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh kịp thời theo quy định
- Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi
chép vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính
xác trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
3.3. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị thiết
lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể.
Thủ tục kiểm soát thường bao gồm:
3.3.1. Kiểm soát về quản lý
Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản:
- Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm
và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người
trong bộ phận.
-

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:Cần có sự cách ly về trách nhiệm trong các
nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng
quyền hạn.

-

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của cấp trên, cấp
dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong
phạm vi nhất định.

3.3.2. Kiểm soát về vật chất
Tài sản của một doanh nghiệp bao gồm tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị
và thông tin. Bảo vệ tài sản là ngăn chặn sự mất mát, tham ô, lãng phí hoặc sử
dụng sai mục đích. Các quy định và thủ tục bảo vệ tài sản như sau:
- Hạn chế tiếp cận tài sản.
- Sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro.
- Kiểm kê tài sản định kỳ.

SVTH:

Trang 5


GVHD:

- Bảo quản chứng từ và sổ sách ghi chép.
3.3.3. Kiểm soát về sổ sách và ghi chép
- Thiết kế, sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp
- Hình thức của chứng từ và sổ sách cần đơn giản nhằm tạo sự thuận lợi
cho việc kiểm tra, đối chiếu để hạn chế sai sót trong quá trình ghi chép nhưng
vẫn phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố hỗ trợ cho việc kiểm soát.
- Định kỳ, cần xem xét các mẫu chứng từ và sổ sách nhằm hoàn chỉnh cả
về phương pháp lập, luân chuyển chứng từ và phương pháp ghi sổ kế toán.
3.3.4.Các rủi ro thường gặp
Có rất nhiều rủi ro có thể xảy ra trong môi trường kế toán xử lý bằng
máy. Do đó có thể phân thành các loại rủi ro sau:

- Rủi ro trong kinh doanh: là những rủi ro liên quan đến việc thực hiện
các nghiệp vụ kinh tế.
- Rủi ro trong xử lý thông tin: Là các rủi ro liên quan đến việc ghi nhận,
xử lý dữ liệu và tổng hợp, lập báo cáo.
- Rủi ro liên quan tới hệ thống: là những rủi ro liên quan đến việc xây
dựng, bảo dưỡng, phát triển và sử dụng hệ thống..
II. Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1. Các chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.1. Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là
điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu chính xác của bản yêu cầu và sự phê chuẩn quy
định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá dịch vụ và chính sách của công ty.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính cảu chức
năng này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã
được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các
mặt hàng không cần thiết.
Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh
nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt
ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua, và sự tin cậy trong bán hàng
giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập

SVTH:

Trang 6


GVHD:

đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về
hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn

đặt hàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận
hàng.
1.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất
lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với
đơn đặt hàng, sau đó lập Biên bản nhận hàng. Bản sao của Biên bản nhận hàng
được chuyển đến bộ phận liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo
quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo
về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho.
1.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận được Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán thanh toán
kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên Hoá đơn mua hàng. Sau đó, tiến
hành đối chiếu các thông tin (tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá...)
trên Hoá đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như Biên bản nhận
hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho. Hoá đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để
ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào; còn Hoá đơn thì dùng để ghi vào tài khoản
phải trả người bán (nếu chưa thanh toán).
1.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho
đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc
phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một
bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán. Người ký duyệt
chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và
Đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần
được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại.
2. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh
toán
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được.
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp.

SVTH:

Trang 7


GVHD:

- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản
hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại.
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai
về số lượng, chất lượng hay quy cách.
- .Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị
hoặc phát hành hoá đơn đúp.
- Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có
thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không
đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc
hoá đơn bị thanh toán hai lần liền.
- Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản
mang tên một công ty không có thật.
3. Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
3.1. Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
- Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát: các nghiệp vụ mua hàng
được ghi sổ, được phê chuẩn đúng đắn và liên quan đến số hàng đã thực hiện.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi
sổ đầy đủ.
- Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường
dựa trên cơ sở giá gốc.
- Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi
đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán.
- Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù

hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán.
3.2. Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán
cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ
đầy đủ.
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua
hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán.

SVTH:

Trang 8


GVHD:

4. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
4.1. Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
4.1.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.1.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng
với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã,...
của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ và đối chiếu các thông tin
trên Hoá đơn mua hàng với Đơn đặt hàng và Biên bản nhận hàng trước khi ghi
sổ kế toán.
4.1.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với

các Hoá đơn tương ứng.
- Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ
theo trình tự này.
- Những hoá đơn liên quan đến hàng đã mua ( đã thuộc quyền kiểm soát
của đơn vị) nhưng đang trên đường vận chuyển cần được quản lý riêng ở hồ sơ
“Hàng mua đang đi đường”.
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán
để ghi sổ kịp thời.
4.1.1.3. Mục tiêu về sự đo lường tin cậy
- Lập bảng kê các khoản chi phí được phép tính vào giá gốc của hàng mua vào
theo quy định của chuẩn mực kiểm toán và có sự phê chuẩn của Kế toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của
hàng mua vào.
4.1.1.4. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ.
- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng.

SVTH:

Trang 9


GVHD:

- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá
đơn.
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn
trước khi ghi sổ.
- Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán.
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và

giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái.
4.1.1.5. Mục tiêu về sự khai báo
- Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan
như: công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết,... theo yêu cầu của VAS 26
“Thông tin về các bên liên quan”.
4.1.2.Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
 Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
-

Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết

-

Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)

…
 Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
-

Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)

-

Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)

 Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
-

Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)….

 Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
-

Phê duyệt cam kết trả tiền

-

Theo dõi kế hoạch tiền mặt

-

Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)

 Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
-

Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng

-

Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho

-

Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp

 Một số thủ tục kiểm soát khác

SVTH:

Trang 10


GVHD:

-

Các báo cáo về các biến động bất thường :

+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)
-

Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho

4.2. Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán
4.2.1. Các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
4.2.1.1. Mục tiêu về sự phát sinh
- Chứng từ chi được lập khi đã có Biên bản nhận hàng; các chứng từ mua
hàng đã được kiểm tra đối chiếu; sô tiền trên hoá đơn đã được tính lại và đã
được duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng.
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên
quan đến khoản chi.
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi.
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi..
4.2.1.2. Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ

tự từ nhỏ đến lớn.
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng
với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp.
4.2.1.3. Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền.
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên
chứng từ.
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ
cái các tài khoản liên quan.
4.2.2. Các thủ tục kiểm soát khác.
- Ở bộ phận kế toán nợ phải trả, tất cả các chứng từ cần được đóng dấu
ngày nhận và các chứng từ khác phát sinh trong bộ phận này phải được đánh số
liên tục để kiểm soát .

SVTH:

Trang 11


GVHD:

- So sánh số lượng trên hóa đơn với số lượng trên báo cáo nhận hàng mục
đích là để không thanh toán vượt quá số lượng đặt hàng hoặc số lượng thực
nhận.
- So sánh giá cả chiết khấu trên đơn đặt hàng và trên hoá đơn để đảm bảo
không thanh toán vượt số nợ phải trả người bán.
- Đối với việc xét duyệt chi quỹ thanh toán cho người bán do bộ phận tài
vụ đảm nhận. Nhưng phải tách rời giữa hai chức năng :
+ Kiểm tra và chấp thuận thanh toán: do bộ phận kế toán đảm nhận.
+ Xét duyệt chi quỹ thanh toán: do bộ phận tài vụ đảm nhận.

- Bộ phận tài vụ có nhiệm vụ kiểm tra mọi mặt về nghiệp vụ, sự đầy đủ,
hợp lý hợp lệ của chứng từ.
Hàng tháng, kế toán đối chiếu bảng kê của nhà cung cấp với sổ chi tiết để
tìm mọi sai biệt nếu có, và sửa chữa sai sót trên sổ sách hoặc thông báo cho
nhà cung cấp.

SVTH:

Trang 12


GVHD:

PHẦN II: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀ HƯƠNG
I. Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty cổ phần HÀ HƯƠNG
-

Ngày 01/07/1992 Công ty được thành lập với tên gọi là chi nhánh Liên

Hiệp Sản Xuất – Xuất Nhập Khẩu Dệt May Việt Nam tại Thanh Hóa. Với một
xưởng may 350 công nhân, một xưởng thêu tự động và một số cửa hàng cung
ứng thiết bị phụ tùng ngành may.
-

Ngày 29/09/1995 chi nhánh Liên hiệp sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may

Thanh Hóa được sáp nhập với chi nhánh Textimex Thanh Hóa theo quyết định
số 100/QĐ/TCLĐ của Hội đồng quản trị tổng công ty dệt may Việt Nam, lấy

tên là chi nhánh HÀ HƯƠNG.
-

Ngày 23/11/2004 công ty sản xuất - xuất nhập khẩu dệt may Thanh Hóa

đã được cổ phần hoá với tên gọi là: “Công ty cổ phần sản xuất - xuất nhập khẩu
dệt may Thanh Hóa” và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số: 3203000715 ngày 08/08/2005.
-

Ngày 01/09/2005 là thời điểm đánh dấu việc chuyển đổi hình thức sở

hữu từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần với tên gọi tắt Công ty HÀ
HƯƠNG.
-

Và vào ngày 01/07/2008 đổi tên công ty thành Công ty cổ phần HÀ

HƯƠNG
2. Đặc điểm tổ chức quản lí và đặc điểm hoạt động tại công ty
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý

SVTH:

Trang 13


GVHD:

. Cơ cấu tổ chức quản lý

TỔNG GIÁM
ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

BAN QUẢN LÍ ISO

CÁC ĐƠN VỊ
SẢN XUẤT

XN Nhà
May máy
may
I,
IIA, Phù
IIB, Mỹ
III,
IV

Nhà
máy
may
Dung
Quất

CÁC PHÒNG BAN
CHỨC NĂNG

CÁC ĐƠN VỊ
KINH DOANH

Xưởng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Trung Trung
thêu tự kinh
kế
tổ chức tài
kỹ
QA
tâm
tâm
động doanh hoạch hành chính thuật
thương kinh
thị
chính kế toán công
mại dệt doanh
trường
nghệ
may điện và
điện
lạnh

Các cửa
hàng

Các cửa
hàng

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng

SVTH:

Trang 14


GVHD:

2.2. Đặc điểm hoạt động của công ty
2.2.1. Qui trình công nghệ của sản phẩm may:
Nguyên
vật iệu

Chuẩn
bị sản
xuất
may

Trải
vải,
pha
cắt

May

Xử
lý
hoàn
tất

Đóng
kiện

Nhập
kho
thành
phẩm

Công nhân sản xuất theo dây chuyền từ khâu chuẩn bị sản xuất ( nguyên vật
liệu, thiết kế mẫu, thiết lập qui trình sản xuất...) đến khâu cuối cùng là đóng gói
sản phẩm nhập kho.
Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm tra chất lượng, số lượng. Phòng kỹ thuật
công nghệ thiết kế qui trình, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật sản xuất, thiết lập sơ đồ
cắt.
Bộ phận cắt sẽ nhận nguyên vật liệu tại kho của công ty. Sau khi nhận về tiến
hành xử lý, định lượng theo mẫu mã trên tài liệu kỹ thuật. Sau đó dựa vào sơ đồ
đã định lượng, trải vải lên tiến hành cắt.Bán thành phẩm sau khi cắt được tổ phó
của mỗi tổ chuyển nhận cùng với phụ liệu kèm theo cho đúng số lượng.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức các xí nghiệp may:
Xí nghiệp

Tổ cắt

Tổ may

Tổ KCS

Tổ cơ

Chức năng của các tổ:
- Tổ cắt: Nhận nguyên vật liệu về cắt ra bán thành phẩm trên cơ sở tài liệu ký
thuật của phòng kỹ thuật công ty giao xuống.

- Tổ may: Nhận bán thành phẩm từ tổ cắt cùng với vật liệu phụ từ kho công ty
về tiến hành may.
- Tổ KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Tổ cơ điện: cung cấp, quản lý điện nước dùng cho sản xuất và bảo dưỡng tất
cả các thiết bị định kỳ, sửa chữa các thiết bị hư hỏng.
2.2.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
SVTH:

Trang 15


GVHD:

- Để đáp ứng nhu cầu toàn xã hội nói chung và ngành dệt may nói riêng,
công ty đã từng bước hoạt động theo mô hình của các công ty dich vụ thương
mại, với phương châm lấy ngắn nuôi dài, lấy kinh doanh phụ bổ sung cho sản
xuất kinh doanh chính là may mặc.
- Đối với sản xuất kinh doanh chính, công ty không ngừng mở rộng sản
xuất kinh doanh liên kết, liên doanh với các đơn vị khác nhằm mở rộng sản
xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ.
- Mục tiêu hoạt động của công ty là thông qua hoạt động sản xuất kinh
doanh xuất nhập khẩu trực tiếp nhằm đẩy mạnh sản xuất gia công hàng may
mặc để đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và ngoài nước, góp phần tạo
công ăn việc làm cho người lao động và đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
- HÀ HƯƠNG là đơn vị thành viên của Tổng công ty dệt may Việt Nam
và hoạt động theo điều lệ của Tổng Công Ty. Nhưng công ty có quyền chủ
động xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình, tự mình tìm kiếm thị
trường cung cấp nguồn hàng vào cũng như tiêu thụ có hiệu quả hơn.
3. Tổ chức hạch toán kế toán
3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán
tổng hợp

Kế
toán
tiền
gửi

Kế
toán
kho

Kế toán
thanh
toán

Thủ
quỹ

Kế toán
công nợ

Kế toán
TSCĐ

Kế toán các
đơn vị trực
thuộc

Quan hệ trực tuyến
Quan hệ đối chiếu

3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
HÀ HƯƠNG là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn nên các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty là rất nhiều, để thuận tiện trong việc
SVTH:

Trang 16


GVHD:

ghi chép, quản lý, đối chiếu kiểm tra, công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp
dụng là hình thức CHỨNG TỪ GHI SỔ trong điều kiện tin học hoá.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài
khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế
sẵn trên phầm mềm kế toán. Theo quy trình của phầm mềm kế toán, các thộng
tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng
hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào bất cứ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng
hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác,
trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể
kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra
giấy. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các
thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN

PRO
ACCOUTING

SỔ KẾ TOÁN
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết

BÁO CÁO
-Báo cáo tài chính
- Báo cáo quản trị
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI

Máy vi tính

Nhập hàng ngày
Định kỳ in báo cáo
Đối chiếu
- Hệ thống chứng từ luôn được lập đầy đủ và đúng lúc khi có nghiệp vụ
kinh tế phát sinh, một số chứng từ sử dụng là do Bộ tài chính cung cấp (hoá
đơn…), hoặc các cơ quan hải quan (tờ khai xuất nhập khẩu)…,một số khác có

SVTH:

Trang 17

GVHD:

thể do chính công ty lập như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… nhưng vẫn
đảm bảo đầy đủ các yếu tố cần thiết mà Bộ Tài Chính quy định, và đặc biệt là
đầy đủ các thông tin thuận tiện cho việc kiểm tra kiểm soát.
- Hệ thống sổ kế toán: Các mẫu sổ và tài khoản sử dụng đều tuân thủ chế
độ kế toán doanh nghiệp, luôn cập nhật và thay đổi theo quyết định của
Bộ Tài Chính.
- Các báo cáo: Gồm những báo cáo cung cấp thông tin ra bên ngoài như
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh… phải đảm bảo
tuân thủ mọi quy về việc lập báo cáo của Bộ Tài Chính, còn có báo cáo quản trị
nhằm cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp.
II. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần HÀ HƯƠNG
1. Môi trường kiểm soát tại công ty
1.1. Đặc thù về quản lý
Để duy trì hoạt động của hệ thống chất lượng, đảm bảo hệ thống chất
lượng được thiết lập, áp dụng và duy trì theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001 thì Ban
Giám Đốc phải cung cấp đủ nguồn lực. Vì vậy, yêu cầu về chất lượng sản
phẩm của công ty là rất quan trọng và để đạt được điều này thì nguyên phụ liệu
mua vào là rất quan trọng, phải đảm bảo đúng chất lượng đề ra. Phòng kinh
doanh là nơi chịu trách nhiệm trong việc tổ chức theo dõi và kiểm tra việc mua
hàng. Và theo đó thì phòng quản lý chất lượng (QA) là nơi nắm các tài liệu,
các tiêu chuẩn kỹ thuật và yêu cầu của khách hàng để làm cơ sơ khi nhận hàng.
1.2. Chính sách nhân sự
Phòng tổ chức hành chính có trách nhiệm trong việc đề xuất, lập kế
hoạch, phương án tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực thích hợp theo các
chế độ, chính sách về người lao động do Ban Giám Đốc ký duyệt và tổ chức
thực hiện. Đào tạo công nhân viên có ý thức và trách nhiệm với công ty, tạo

điều kiện làm việc tốt nhất có thể, tôn trọng, quan tâm tới họ và luôn có chính
sách khen thưởng đúng đắn và phù hợp để tạo sự hăng hái trong công viêc và
trong vấn đề bảo vệ công ty.
2. Đặc điểm mua hàng tại công ty

SVTH:

Trang 18


GVHD:

Công ty cổ phần HÀ HƯƠNG là một công ty chuyên sản xuất và gia
công hàng may mặc, sản phẩm chủ yếu của công ty là: quần tây, đồ bộ thể
thao, áo Polo, áo Jacket… Vì vậy, hoạt động mua hàng của công ty cũng được
theo dõi theo từng mặt hàng mà công ty muốn sản xuất hay gia công.
Do công ty chủ yếu sản xuất dựa trên đơn đặt hàng và nhận gia công nên
việc chọn mua nguyên phụ liệu như thế nào, trong nước hay nhập khẩu hoàn
toàn do khách hàng của công ty yêu cầu. Tuy nhiên, công ty cũng đặt ra một số
quy định trong việc mua hàng để dễ dàng trong việc kiểm tra kiểm soát. Các
quy định đó gồm:
+ Về chứng từ: Quá trình mua hàng cần phải được lập đầy đủ các chứng
từ cần thiết như: đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản nhận
hàng, tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu
+ Về tiêu chuẩn chất lượng hàng nhận: Đưa ra các quy định, thủ tục
nhằm đảm bảo hàng nhận đạt được chất lượng theo yêu cầu.
+ Về thanh toán: Do công ty đặt hàng từ những nhà cung cấp do khách
hàng chỉ định nên việc thanh toán phải đảm bảo đúng theo thời hạn ghi trên
hợp đồng để đảm bảo uy tín với khách hàng của công ty.
+ Về ghi sổ công nợ: Kế toán công nợ cần phải đảm bảo là nhận được

đầy đủ các chứng từ cần thiết có liên quan đến việc mua hàng để làm căn cứ
ghi sổ, cần ghi sổ kịp thời và chính xác số nợ của nghiệp vụ mua hàng đã thực
sự phát sinh.
3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công
ty cổ phần Vinatex
3.1. Các thủ tục kiểm soát đối với hoạt động mua hàng
3.1.1. Khái quát chu trình mua hàng tại công ty

SVTH:

Trang 19


GVHD:

Lưu đồ mua hàng tại công ty:
PHÒNG KD

KHO

Đơn đặt hàng
Sao chép
(3 bản)
Gửi cho nhà cung
cấp

BỘ PHẬN QA

1

A
Lấy mẫu NPL
từ kho

2

Ghi sổ kế toán

Ghi thẻ kho
A
Nhận Hoá đơn GTGT,
tờ khai NK, Packing
List từ KH

SVTH:

KT CÔNG NỢ

Bảng phối
màu

Nhập kho và lập phiếu
nhập kho

Phiếu NK 3

Kiểm tra

Báo cáo kiểm tra chất
lượng NPL

Kiểm tra số
lượng

A
Nhận
BCKTCLNPL và
Bảng phối màu

Kiểm tra
chất lượng

Nhận hàng
hoá

PHÒNG KTCN

Sao
chép

Kiểm tra, đối
chiếu

Trang 20


GVHD:

3.1.2. Xét duyệt mua hàng
Khách hàng gửi BC (Buy Confirmation), Costing sheet, Paper Work cho

công ty và phòng kinh doanh sẽ là nơi trực tiếp nhận, sau đó tài liệu được chuyển
sang cho phòng công nghệ kiểm tra định mức nguyên phụ liệu (NPL) và cân đối
năng lực sản xuất của các xí nghiệp có liên quan để xem xét khả năng của công ty
có thể đáp ứng được thời hạn giao hàng cho khách hàng không. Hơn nữa, cũng cần
phải xem xét đơn hàng, có mang lại lợi nhuận cho công ty hay không để chấp nhận
hay từ chối đơn hàng. Nếu phòng công nghệ kiểm tra thấy có thể đáp ứng yêu cầu
của đơn hàng thì khi đó sẽ thống nhất với phòng kinh doanh tất cả nội dung của BC
và chuyển cho Trưởng phòng kinh doanh ký duyệt, sau đó chuyển thông báo lại cho
khách hàng.
Khách hàng gửi PO (Purchasing order) cho công ty, công ty sẽ đối chiếu PO
với BC về số lượng và giá trị của đơn hàng, nếu thấy phù hợp thì lập bảng tổng hợp
tất cả các nguyên phụ liệu cần mua cho đơn hàng căn cứ vào Costing sheet, bảng
định mức nguyên phụ liệu của phòng công nghệ và các tài liệu có liên quan để tiến
hành các thủ tục mua.
Phòng kinh doanh sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp. Đối với hàng
mua trong nước thì việc ký duyệt sẽ do phó phòng kinh doanh, còn đối với hàng
nhập khẩu thì sẽ do trưởng phòng kinh doanh ký duyệt..Đơn đặt hàng được lập
thành 3 liên: một gửi cho kế toán công nợ để làm căn cứ thanh toán tiền hàng, một
cho bộ phận kho để dùng làm căn cứ nhận hàng và bản gốc được lưu tại phòng kinh
doanh.
Do mua hàng của nhà cung cấp do công ty chỉ định nên nhà cung cấp sẽ chấp
nhận đơn đặt hàng của công ty. Sau đó, nhà cung cấp sẽ gửi PI (bảng xác nhân của
người bán) cho công ty và tiến hành làm hợp đồng.
3.1.3. Nhận hàng
Khi hàng về, có bốn bộ phận tham gia nhận hàng:
- Thủ kho: Trực tiếp nhận hàng, sau đó xem xét, so sánh số lượng trên Packing
List, Đơn đặt hàng, hóa đơn với số hàng thực nhận có phù hợp hay không. Lúc này,
thủ kho chỉ kiểm tra số thùng, số kiện, số cây
- Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu hay Hóa đơn chưa về thì Thủ kho phải
lập Biên bản tạm nhập cho lô hàng đó, bắt buộc phải có chữ ký của các bên liên

SVTH:

Trang 21


GVHD:

quan để làm căn cứ nhập hàng vào kho. Đồng thời phải thông báo kịp thời cho Kế
toán để lấy Hóa đơn.
- Khi hàng về mà Tờ khai nhập khẩu và Hóa đơn cùng về thì khi hàng nhập
kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng và chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn.
Sau đó làm thủ tục nhập kho và ký nhận sau Hóa đơn là hàng đã được nhập đủ và
đúng theo yêu cầu.
Cả hai trường hợp trên Thủ kho đều phải lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký
của bên giao hàng. Sau đó, phải sao chép một bộ gồm Hóa đơn có chữ ký của Thủ
kho ở mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng và các chứng từ có liên quan gửi cho Kế toán
công nợ làm cơ sở để hạch toán.
- Nếu hàng nhập vào xảy ra thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa
đơn, Thủ kho cần lập Biên bản thừa thiếu để làm cơ sở theo dõi lô hàng và nhanh
chóng thông báo cho các Sales mặt hàng có liên quan. Trong lúc đó, đối với hàng
thiếu thì chỉ nhập số thực nhận, còn đối với hàng thừa thì chỉ nhập theo số của
Packing list hay Hóa đơn và xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu đó.
- Nếu hàng về mà đưa vào sản xuất ngay thì Thủ kho phải lập Biên bản tạm
xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký của các bên có
liên quan.
Trong mọi trường hợp chứng từ phải có chữ ký của cấp lãnh đạo có liên quan
và kế toán. Khi có một vấn đề ngoài thẩm quyền của Thủ kho thì phải có Giấy đề
xuất có chữ ký của người có thẩm quyền có liên quan.
Các quy định chi tiết về kiểm tra phụ liệu:
- Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in trên mặt thùng, kết cấu đóng thùng

(đóng bằng đinh ghim hay dán keo).
- Các loại bao bì: Kiểm tra về hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm cả quy
cách sắp xếp đáy của bao); kiểm tra thông tin in trên bao bì, các chữ in trên bao
không bị nhòe, mất chữ, độ bám của chữ trên bao, các vị trí in trên bao; kiểm tra các
vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám của keo dán bao bì,…
- Các loại nút thường: Kiểm tra thông số, màu sắc, độ bóng các loại nút; kiểm
tra thông tin in trên mặt nút, sự đồng bộ của nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng
xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng của nút.

SVTH:

Trang 22


GVHD:

- Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, răng của dây kéo, vải dệt dây
kéo. Kéo đầu khóa lên xuống 6 lần và xoay đầu khóa 4 vòng, bẻ gập dây kéo làm 3
lần để kiểm tra độ bền. Nếu dây kéo bằng kim loại hoặc mạ kim loại thì dùng vải
100% Cotton trắng để lau kiểm tra ten màu răng kim loại độ bền màu của dây.
- Những loại khác (nhãn các loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy
theo yêu cầu quy định trên tài liệu mua hoặc sản phẩm mẫu để kiểm tra.
Nếu phát hiện các phụ kiện không phù hợp thì phải để riêng ra và ghi rõ phụ
liệu không đạt.
Khi đã kiểm tra xong lô phụ liệu thì phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng
của lô phụ liệu:
- Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi đã kiểm tra/đạt trên phiếu xác nhận chất lượng
sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu).
Sau đó, cán bộ QA tại kho sẽ trình cho lãnh đạo phòng QA phê duyệt và giao một
liên cho bộ phận kho làm căn cứ nhận hàng, 1 liên lưu tại phòng QA.

- Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi đã kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra
chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm
biểu mẫu). Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt và chuyển cho đơn vị mua
3.1.4. Nhập kho và ghi sổ
Sau khi đã nhận hàng, kiểm tra chất lượng, số lượng hàng đạt tiêu chuẩn thì
tiến hành nhập kho hàng hóa. Khi nhập kho, Thủ kho và Kế toán kho cần căn cứ
vào các chứng từ chủ yếu sau để ghi sổ:
Thủ kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Biên bản tạm nhập,
Biên bản nhận hàng, Báo cáo kiểm tra chất lượng, Giấy đề xuất (nếu có).
Kế toán kho: Packing list, Hóa đơn, Đơn đặt hàng, Invoice, Phiếu xuất kho
(người bán), Giấy đề xuất (nếu có), Biên bản tạm nhập, Biên bản nhận hàng, Biên
bản thừa thiếu, Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu, Bill, Tờ khai hàng
nhập khẩu.
Khi nhận đầy đủ chứng từ, kế toán kho tiến hành kiểm tra bộ chứng từ, đối
chiếu các mục trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu với các chứng từ có liên quan. Khi
thấy phù hợp sẽ tiến hành ghi tăng nguyên phụ liệu và sổ chi tiết TK 152, bảng kê
nguyên phụ liệu hoặc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn…, còn thủ kho sẽ ghi vào thẻ
kho.
SVTH:

Trang 23


GVHD:

Sau khi kiểm tra xong, kế toán kho sẽ sử dụng User và Password của mình để
truy cập vào hệ thống và nhập dữ liệu cần thiết vào máy tính như: “mã NCC”, “mã
hàng”, “mã nhập xuất”, “số phiếu nhập”, “số hóa đơn”, “số seri”, “ngày hóa đơn”.
Số hóa đơn

Nội dung

TK

Số tiền

Ghi chú

PN24/10

Nguyên vật liệu

152

39.243.192

Phiếu yêu cầu mau

133

3.621.107

hàng;

Hợp

đồng;

Biên bản thanh lý
hợp đồng; Biên bản

nghiệm thu hàng hóa;
PNK
PN78/11

Mua phế liệu vải

152

55.178.253

Phiếu yêu cầu mua

133

5.758.913

hàng; Hóa đơn; Biên
bản nghiệm thu hàng
hóa; PNK

PN152/05

Dây khóa

152

10.164.728

Phiếu yêu cầu mau

133

1.756.039

hàng;

Hợp

đồng;

Biên bản thanh lý
hợp đồng; Biên bản
nghiệm thu hàng hóa;
…..

……

….

….

PNK
……

Khi kiểm tra các mẫu mua hàng trên , KTV nhận thấy số liệu giữa sổ sách,
PNK, hóa đơn mau hàng khớp nhau, các nghiệp vụ mua hàng đều được đính kèm
với đầy đủ các chứng từ liên qua. Như vậy các nghiệp vụ mua hàng là có thật và thủ
tục mua hàng được tuân thủ chặt chẽ.
3.2. Các thủ tục kiểm soát đối với việc thanh toán tiền hàng
3.2.1. Kiểm soát nợ phải trả

Việc ghi nhận nợ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ bằng chứng chứng minh
việc mua hàng đã hoàn tất. Do vậy, sau khi nhận hàng kế toán kho phải sao một bộ
chứng từ gồm: Phiếu nhập kho (liên 2), Hợp đồng, Hóa đơn GTGT (liên 2), Tờ khai
SVTH:

Trang 24


GVHD:

nhập khẩu… và chuyển cho kế toán công nợ lưu giữ cùng với đơn đặt hàng (do
phòng kinh doanh gửi) để làm căn cứ thanh toán tiền hàng.
-

Phiếu nhập kho do kế toán kho lập cần phải có chữ ký của người nhận hàng

(chứng tỏ hàng đã thực nhận) và chữ ký của thủ kho (chứng tỏ hàng đã nhận đúng
số lượng) để thanh toán đúng theo số hàng thực nhận.
-

Hợp đồng thì cần phải có chữ ký và đóng dấu của Tổng giám đốc công ty để

chứng minh việc mua hàng là có thật.
-

Hóa đơn GTGT cần phải có chữ ký xác nhận của thủ kho là đã nhận hàng ghi

ở mặt sau của hóa đơn.
-

Tờ khai nhập khẩu sẽ được đối chiếu với hợp đồng về số, ngày, ngày

hết hạn của hợp đồng; đối chiếu với phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT (liên 2) về số
lượng hàng nhập và số tiền phải trả.
-

Đối với việc chiết khấu, giảm giá hàng mua giữa công ty với nhà cung

cấp thì không có văn bản chính thức, công ty nhận biết khoản giảm giá dựa vào thói
quen mua hàng. Nhà cung cấp thường tiến hành giảm giá trực tiêp trên hóa đơn cho
công ty..
Nợ phải trả người bán cũng là một chỉ tiêu quan trọng trên Báo cáo tài chính
nên nó cũng cần phải đảm bảo tính trung thực, hợp lý, hợp pháp; mà kế toán công
nợ lưu giữ bộ chứng từ thanh toán chỉ là các bản sao, cho nên trên mỗi bản sao cần
phải có đóng dấu “sao y bản chính” kèm theo chữ ký của các cấp có thẩm quyền
như: Trưởng phòng kinh doanh, Tổng giám đốc công ty…
Qua phân tích sơ bộ bảng cân đối kế toán của công ty Hà Hương, tình hình biến động
của phải trả người bán và hàng tồn kho của công ty được thể hiện như sau :

Bảng 3.1: Biến động số dư của TK 331 và TK 152 của công ty Hà Hương
Công ty Hà Hương Năm 2013

Năm 2014

Chênh lệch

(VĐN)

Tương đối

%

39.252.341.102 39.573.015.055

320.673.953

0,81

26.358.236.359 13.009.455.667

(13.348.780.692)

-50,64

33.986.933.329 43.567.787.348

9.580.854.019

28,19

(VNĐ)
Phải trả người bán
(Nợ)
Phải trả người bán
(Có)
Nguyên vật liệu
SVTH:

Trang 25