KHẢO SÁT THỰC TẾ NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG

MỤC LỤC
KHẢO SÁT THỰC TẾ NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG....................................1
Chương 1
KHẢO SÁT THỰC TẾ NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG
1.1. Mô hình kinh doanh thiết bị
- Quá trình nhập hàng :
Khi công ty có yêu cầu nhập thiết bị, phòng kinh doanh sẽ phân tích và
chọn nhà cung cấp sau đó tiến hành giao dịch để mua hàng từ nhà cung cấp
đã chọn. Nhà cung cấp sẽ bán hàng cho công ty và lập hóa đơn. Hàng hóa
mua về được nhập vào kho và thông tin nhập kho sẽ được lưu trong phiếu
nhập kho. Sau đó chứng từ sẽ được chuyển đến phòng tài chính kế toán. Khi
đó phòng tài chính kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi để xuất tiền để thanh
toán cho nhà cung cấp. Việc thanh toán cho nhà cung cấp có thể chia làm
nhiều lần. Thông tin nhập hàng và thanh toán hàng cho nhà cung cấp sẽ được
bộ phận kinh doanh lưu vào sổ kinh doanh tổng hợp.
- Quá trình bán hàng:
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, nhân viên bán hàng
sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kê kho hàng
để trả lời yêu cầu khách hàng.
Nếu hàng trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì nhân viên
bán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng và căn cứ vào hóa đơn này để tiến hành
xuất kho và lập phiếu xuất kho. Nếu sản phẩm mà khách hàng mua cần phải
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
lắp ráp thì nhân viên phòng tin học sẽ lắp ráp cho khách trước khi giao cho
khách. Cuối cùng nhân viên bán hàng sẽ thực hiện giao hàng cho khách và
thu tiền hàng. Thông tin hóa đơn bán hàng sẽ được nhân viên kinh doanh lưu
vào trong sổ kinh doanh tổng hợp.
Nếu hàng hóa trong kho không đáp ứng ngay được nhu cầu của khách
thì nhân viên của công ty sẽ thương lượng với khách để thay đổi chủng loại
hàng, hoặc sắp xếp lại thời gian giao hàng để công ty có thời gian nhập hàng
về đáp ứng cho khách.

Có hai thành phần khách hàng chủ yếu: Đó là khách hàng mua lẻ và
khách hàng mua với số lượng lớn. Đối với khách hàng mua lẻ thì họ sẽ thanh
toán toàn bộ tiền hàng ngay khi nhận được hàng cho công ty theo hóa đơn
bán hàng. Còn với khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì họ sẽ trả trước
một phần tiền hàng, phần còn lại họ thanh toán dần dần cho công ty theo từng
đợt. Riêng đối với một số khách hàng mua hàng với số lượng lớn mà việc bàn
giao sẽ thực hiện sau đó một thời gian thì có thể tiến hành ký hợp đồng với
công ty, và đương nhiên khách hàng phải trả trước một phần tiền hàng. Sau
khi thu tiền của khách, nhân viên bán hàng sẽ chuyển tiền cho phòng kế toán
và phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu.
Cứ đến kỳ, bộ phận kinh doanh lại thống kê thông tin bán hàng và quá
trình thanh toán tiền hàng của khách hàng để thống kê công nợ của khách
hàng từ đó xuất hóa đơn đòi nợ gửi đến cho khách hàng. Đồng thời cũng
thống kê quá trình nhập hàng và thông tin thanh toán nhập hàng để thống kê
công nợ của công ty đối với với nhà cung cấp để thanh toán nợ cho các nhà
cung cấp.
Hàng tháng, để nắm tình hình kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo của
công ty yêu cầu nhân viên phòng kế toán và phòng kinh tế tổng hợp gửi báo
báo cáo về tình hình nhập xuất hàng hóa, kho hàng, doanh thu bán hàng,
thống kê tổng hợp hàng hóa, thống kê thu chi định kì, công nợ…
1.2. Phần kinh doanh phần mềm
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 2
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
Khách hàng có nhu cầu về phần mềm của công ty thì họ có thể chọn một
trong hai cách: Mua phần mềm đã có sẵn của công ty hoặc đề nghị thiết kế
phần mềm mới hoặc sửa phần mềm có sẵn theo yêu cầu.
Với cả hai cách này, thì khách hàng đều sẽ thỏa thuận giá với công ty
sau đó ký hợp đồng với công ty theo giá đã thỏa thuận. Khi ký hợp đồng
khách hàng sẽ phải trả trước một phần số tiền, số tiền còn lại sẽ được thanh
toán sau khi việc cài đặt và chạy thử phần mềm được hoàn tất. Tuy nhiên có

một số khách hàng vẫn không trả hết tiền mà họ sẽ giữ lại một phần số tiền
cho đến khi hết thời hạn bảo hành phần mềm.
* Lưu đồ quá trình bán hàng
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 3
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 1.1. Lưu đồ quá trình bán hàng
Chương 2
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 4
1. Khách hàng
Tiếp nhận
đơn hàng
2. Tiếp nhận yc
3. Xem xét yc
4. Giới thiệu, báo
giá sp
5. Đàm phán, ký
kết HĐ
6. Tiến hành giao
hàng
7. Theo dõi và
báo cáo
8. Điều chỉnh HĐ
thay đổi ĐK
9. Lưu hồ sơ
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
2.1. Sơ phân rã chức năng
H 2.1. Sơ đồ phân rã chức năng mức
2.1.1. Phần Cập nhật Danh Mục Hệ Thống
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 5

Quản Lý
Kinh
Doanh
Cập Nhật
Danh Mục
Hệ Thống
Cập Nhật
Thông Tin
Tìm Kiếm
Thông Tin
Thống kê
Báo Cáo
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.2. Sơ đồ phân rã chức năng phần cập nhật danh mục hệ thống
2.1.2. Phần Cập Nhật Thông Tin
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 6
Cập Nhật
Danh Mục Hệ Thống
Cập Nhật
TT Nhà CC
Cập Nhật
TT Khách Hàng
Cập Nhật
TT Chức Vụ
Cập Nhật
TT Phòng Ban
Cập Nhật
TT Nhân Sự
Cập Nhật
TT Loại Hàng

Cập Nhật
TT Mặt Hàng
Cập Nhật
TT Giá Bán, Bảo Hành
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.3. Sơ đồ phân rã chức năng phần cập nhật thông tin
2.1.3. Phần Tìm Kiếm Thông Tin
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 7
Cập Nhật
Thông Tin
Cập Nhật
TT Nhập Hàng
Cập Nhật
TT Bán Hàng
Cập Nhật
TT Hợp Đồng
Cập Nhật
TT Nhập Kho
Cập Nhật
TT Xuất Kho
Cập Nhật
TT Mất Hỏng hàng
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.4. Sơ đồ phân rã chức năng phần tìm kiếm thông tin
2.1.4. Phần Thống Kê Báo Cáo
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 8
Tìm Kiếm
Thông Tin
Tìm Kiếm
TT Khách Hàng

Tìm Kiếm
TT Nhà Cung Cấp
Tìm Kiếm
TT Mặt Hàng
Tìm Kiếm
TT Nhân Sự
Tìm Kiếm
TT Nhập Hàng
TT Hợp Đồng
Cập Nhật
TT Mặt Hàng
Cập Nhật
TT Loại Hàng
Cập Nhật
TT Nhân Sự
Cập Nhật
TT Phòng Ban
Cập Nhật
TT Chức Vụ
Cập Nhật
TT Khách Hàng
Cập Nhật
Danh Mục Hệ Thống
Cập Nhật
TT Mất Hỏng hàng
Cập Nhật
TT Xuất Kho
Cập Nhật
TT Nhập Kho
Cập Nhật

TT Hợp Đồng
Cập Nhật
TT Bán Hàng
Cập Nhật
TT Nhập Hàng
Cập Nhật
Thông Tin
Tìm Kiếm TT
Tìm Kiếm TT
TT Nhập KHo
Tìm Kiếm TT
Xuất Kho
Tìm Kiếm TT
TT Mất Hỏng Hàng
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.5. Sơ đồ phân rã chức năng phần thống kê báo cáo
2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 9
Thống Kê Báo Cáo
Thống Kê
TT Khách Mua Hàng
Thống Kê
TT Nhà Cung Cấp Hàng
Thống Kê
TT Nhập Hàng
Thống Kê
TT Bán Hàng
Thống Kê
TT Hợp Đồng
Thống Kê

TT Hợp Đồng
Cập Nhật
TT Mặt Hàng
Cập Nhật
TT Loại Hàng
Cập Nhật
TT Nhân Sự
Cập Nhật
TT Phòng Ban
Cập Nhật
TT Chức Vụ
Cập Nhật
TT Khách Hàng
Cập Nhật
Danh Mục Hệ Thống
Cập Nhật
TT Mất Hỏng hàng
Cập Nhật
TT Xuất Kho
Cập Nhật
TT Nhập Kho
Cập Nhật
TT Hợp Đồng
Cập Nhật
TT Bán Hàng
Cập Nhật
TT Nhập Hàng
Cập Nhật
Thông Tin
Thống Kê

TT Nhập Xuất Kho
Thống Kê
TT Công Nợ
Thống Kê TT
Doanh Thu Bán Hàng
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Chú thích:
Stt Ý Nghĩa
1 Yêu cầu, thông tin cập nhật
2 Yêu cầu, thông tin tìm kiếm, thống kê
3 Đáp ứng / từ chối yêu cầu
4 Kết quả tìm kiếm, thống kê
2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 10
Quản Trị
Hệ Thống Quản
Lý Kinh Doanh
Người Dùng
1
2
3
4
1
2
3
4
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.8. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Chú thích :

Stt Ý Nghĩa
1 Thông tin danh mục hệ thống
2 Dữ liệu danh mục hệ thống
3 Thông tin kinh doanh
4 Dữ liệu danh mục hệ thống để cập nhật thông tin kinh doanh
5 Dữ liệu kinh doanh
6 Yêu cầu, thông tin tìm kiếm
7 Kết quả tìm kiếm
8 Dữ liệu kinh doanh tìm kiếm được
9 Dữ liệu danh mục hệ thống tìm kiếm được
10 Yêu cầu, thông tin tìm kiếm, thống kê
11 Kết quả thống kê
12 Dữ liệu danh mục hệ thống thống kê được
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 11
DL Danh Mục
Hệ Thống
Cập Nhật Danh
Mục Hệ Thống
1
Cập Nhật
Thông Tin
Thống Kê
Báo Cáo
Tìm Kiếm
Quản Lý
Người Dùng
Quản
Trị
Hệ
Thống

+
Người
Dùng
DL Kinh Doanh
5
3
DL Người Dùng
2
4
6
7
8
10
11
DL Kinh Doanh
9
12
13
14
15
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
13 Dữ liệu kinh doanh thống kê được
14 Thông tin người dùng
15 Dữ liệu người dùng
2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
2.4.1. Phần danh mục hệ thống
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 12
Báo cáo đồ án tốt nghiệp
H 2.9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phần danh mục hệ thống
Chú thích :

Stt Ý Nghĩa
Sinh viên : Vũ Văn Phú – CNT45ĐH 13
Quản
Trị
Hệ
Thống
+
Người
Dùng
DL Nhà Cung Cấp
Cập Nhật
TT Nhà
Cung
Cấp
Cập Nhật
TT Khách
Hàng
Cập Nhật
TT Mặt Hàng
Cập Nhật
TT Nhân
Sự
Cập Nhật
TT
Chức Vụ
Cập Nhật
TT
Loại Hàng
DL Khách Hàng
DL Chức Vụ

DL Nhân Sự
DL Loại Hàng
DL Mặt Hàng
1
2
3
4
5
6
7
8
9
13
14
16
15
17
Cập Nhật
Giá bán,
BH

Cập Nhật
TT
Phòng Ban
DL Phòng Ban
10 11
12
18
19