Nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
--------------------

Tên đề tài:

QUẢN LÝ TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC

Giáo viên hướng dẫn: ThS. Trần Văn Cảnh
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thu Trang
Lớp
: 43B2

Vinh – 2006

*****

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

3


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

Ngày nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và có ảnh hưởng rộng
rãi, sâu sắc trong đời sống xã hội. Phạm vi ảnh hưởng của nó ngày càng được lan
rộng ra khắp mọi lĩnh vực của đời sống và trở thành một nhu cầu cấp thiết đối với

con người.
Ở nước ta hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực kinh
tế, khoa học kỹ thuật, thông tin liên lạc, giáo dục, y tế, an ninh, quốc phịng…
khơng cịn là vấn đề xa lạ, đặc biệt là vấn đề tin học hố trong cơng tác quản lý đã
mang đến những lợi ích thiết thực cho con người, giúp con người làm việc có hiệu
quả, nhanh chóng, chính xác.
Trường Đại học Vinh là một cơ sở đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật đa lĩnh
vực và là một trung tâm nghiên cứu, tiếp thu và chuyển giao tiến bộ khoa học công
nghệ ở khu vực Bắc Trung bộ. Hàng năm, trường Đại học Vinh tiến hành tuyển
sinh cao học thạc sỹ và nghiên cứu sinh gọi chung là tuyển sinh sau đại học. Đây là
một công việc hết sức phức tạp, địi hỏi tiêu tốn nhiều thời gian và cơng sức. Việc
tin học hoá hoạt động này là một hoạt động cấp thiết, đã được đặt ra từ nhiều năm
nay.
Là một sinh viên, sau 4 năm được học tập dưới mái trường Đại học Vinh, với
sự dạy bảo và giúp đỡ tận tình của các thầy giáo, cơ giáo. Tơi ln mong muốn làm
được một cái gì đó cho trường để bày tỏ lịng biết ơn của mình đối với các thầy cô
giáo và ban lãnh đạo nhà trường. Nhận được sự gợi ý của giáo viên hướng dẫn, sau
khi tìm hiểu và nhận được sự hỗ trợ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo ở khoa
Sau đại học, tơi đã đặt ra cho mình mục tiêu là phải xây dựng thành công phần
mềm quản lý tuyển sinh sau đại học cho nhà trường làm luận văn tốt nghiệp.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

4


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

Tên gọi của luận văn tốt nghiệp là “Nghiên cứu và xây dựng phần mềm
quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh”. Luận văn gồm 3 chương,

được trình bày như sau:
Chương 1: Đặc tả bài toán quản lý tuyển sinh sau đại học
Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống
Chương 3: Thiết kế các chức năng chính của chương trình
Nhân đây, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Thạc sỹ Trần Văn Cảnh,
người đã đặt bài toán, cung cấp tài liệu và trực tiếp chỉ đạo, truyền cho tôi những
kinh nghiệm, những kiến thức q báu để tơi có thể hồn thành luận văn này. Tơi
cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo ở Khoa Công nghệ thông tin, các
thầy cô giáo ở Khoa Sau đại học cùng tất cả các bạn đã tạo điều kiện thuận lợi,
giúp đỡ và động viên tơi trong suốt q trình thực hiện. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Vinh, tháng 5 năm 2006

Tác giả

CHƯƠNG I

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

5


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

ĐẶC TẢ BÀI TỐN QUẢN LÝ TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
I. ĐẶC TẢ BÀI TOÁN
Hàng năm các trường Đại học có đào tạo sau đại học tiến hành tuyển sinh cao
học thạc sỹ và nghiên cứu sinh, gọi chung là tuyển sinh sau đại học.
Quy trình tuyển sinh sau đại học được mơ tả như sau:

Qua tìm hiểu thực tế, quy trình tuyển sinh được chia làm 2 phần: Tổ chức thi

và xử lý kết quả thi.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

6


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

1. Tổ chức thi
a) Cập nhật dữ liệu hệ thống
Cơng việc này địi hỏi cán bộ quản lý cần phải tập hợp đầy đủ thông tin về:
- Các ngành và chuyên ngành có tổ chức thi tuyển, bậc đào tạo, chỉ tiêu
tuyển sinh của các chuyên ngành.
- Danh mục các môn thi cơ bản, môn cơ sở, mơn ngoại ngữ, mơn
chun ngành của các chun ngành có tổ chức thi tuyển.
- Danh mục đối tượng dự thi, đối tượng ưu tiên.
- Thơng tin về các phịng thi như số lượng phòng, địa điểm, sức chứa
của các phòng thi.
Sau khi có đầy đủ thơng tin về hệ thống, cán bộ quản lý sẽ tiến hành các công
việc xử lý hồ sơ thí sinh, cụ thể như sau:
- Cập nhật hồ sơ của thí sinh dựa trên phiếu đăng ký dự thi của mỗi thí
sinh. Bao gồm các thơng tin: họ và tên lót, tên thí sinh, ngày sinh, giới tính,
đối tượng, văn bằng, bậc thi, ngành dự thi, chuyên ngành dự thi, ngoại ngữ
đăng ký …
- Kiểm tra hồ sơ dự thi của thí sinh.
- Báo cáo số liệu tuyển sinh: in ra các báo cáo tổng hợp và chi tiết về số
lượng thí sinh dự thi trước khi tổ chức thi. Dựa vào các báo cáo này để lên
kế hoạch bố trí số phịng thi hợp lý.
Liên quan đến thí sinh dự thi có một số điểm được mô tả như sau:

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

7


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

- Đối tượng: có thể là sinh viên, cán bộ do cơ quan cử, hoặc đối tượng
tự do. Thông tin này được dùng để làm cơ sở cho việc xét tuyển và học phí
sau này.
- Đối tượng ưu tiên: mỗi thí sinh dự thi nếu thuộc diện ưu tiên (thương
binh, anh hùng, dân tộc, miền núi) thì sẽ được cộng điểm theo quy định.
Thơng thường chỉ có môn cơ bản và môn ngoại ngữ sẽ được cộng điểm.
- Ngoại ngữ đăng kí dự thi: các thí sinh nói chung được phép lựa chọn
ngoại ngữ để dự thi. Một số thí sinh được miễn thi ngoại ngữ nếu họ chứng
minh được khả năng ngoại ngữ thông qua bằng cấp, chứng chỉ (ví dụ:
TOEFL, IELTS ).
- Một số thí sinh để được dự thi thì phải học bổ túc một số kiến thức
nào đó, số cịn lại thì khơng bắt buộc.
- Nói chung thí sinh dự thi cao học thường phải dự thi các môn: cơ bản,
cơ sở và ngoại ngữ. Thí sinh dự thi nghiên cứu sinh khơng thi môn cơ bản, chỉ
thi môn cơ sở, môn chuyên ngành và mơn ngoại ngữ. Thí sinh thi nghiên cứu
sinh từ cử nhân phải thi 4 môn: môn cơ bản, môn cơ sở, môn chuyên ngành và
môn ngoại ngữ.
- Một số chun ngành có khung quy định sẵn là thí sinh phải thi mơn
cơ bản gì, mơn cơ sở gì, mơn chun ngành gì. Tuy nhiên
một số chun ngành cho phép thí sinh lựa chọn mơn cơ bản, mơn cơ sở và
môn chuyên ngành. Đặc biệt đối với môn thi ngoại ngữ thì hầu như thí sinh
được đăng kí để thi.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

8


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

b) Tổ chức thi
Sau khi đã hồn tất toàn bộ việc xử lý hồ sơ, cán bộ quản lý sẽ tiến hành đánh
số báo danh, sắp phòng thi và tổ chức thi. Tổ chức thi bao gồm các công việc sau:
- Gửi giấy báo dự thi và thẻ dự thi cho thí sinh.
- In danh sách tập trung theo phòng.
- Tổ chức thi cho tất cả các môn (cơ bản, cơ sở, ngoại ngữ, chuyên
ngành).
 In danh sách vào phòng thi.
 In danh sách thu bài.
 In hướng dẫn phát đề thi.
 In biên bản bàn giao bài thi.
- Tiến hành thi.
2. Xử lý kết quả tuyển sinh
Sau khi cơng việc tổ chức thi đã hồn thành, cán bộ quản lý sẽ tiến hành xử lý
kết quả tuyển sinh. Q trình xử lý bao gồm các cơng việc sau:
- Đánh phách bài thi.
- Tổ chức chấm thi.
- Nhập điểm thi.
- In kết quả thi. Sau khi hoàn thành việc nhập điểm thi cho từng môn,
cán bộ quản lý sẽ tiến hành in danh sách điểm, in phiếu báo điểm và danh
sách trúng tuyển dựa trên chỉ tiêu đã định cho các chuyên ngành.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

9


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

II. CÁC MẪU BÁO CÁO
1.Công văn cử đi dự thi của cơ quan quản lý thí sinh dự thi

…………………………
Số: ……………..

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------o0o------Ngày tháng năm 2006

V/v: Cử cán bộ đi dự thi tuyển
sau đại học năm 2006

Kính gửi:

HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

Cơ quan:……………………………………………………………………….
Đồng ý cử Ông (Bà): ………………………………………………………….
Sinh ngày: ………………… Tại: …………………………………………….
Là cán bộ trong biên chế (hoặc hợp đồng) của cơ quan đến Trường Đại học
Vinh làm thủ tục dự thi tuyển kỳ thi tuyển sinh Sau đại học năm 2006. Nếu trúng

tuyển cơ quan chúng tôi sẽ cử đi học theo đúng chuyên ngành đã đăng ký thuộc
cấp đào tạo thạc sỹ (tiến sỹ).
Đề nghị Hội đồng xem xét và tạo điều kiện cho Ông (Bà) ..
………………………. …………………………………………….. đạt kết quả tốt
trong kỳ thi tuyển sinh và học tập (nếu trúng tuyển).
Xin trân trọng cảm ơn.

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

10


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

2. Phiếu đăng ký dự thi
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-------o0o------PHIẾU ĐĂNG KÝ DỰ THI CAO HỌC
KỲ THI TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC NĂM 2006
---------------------------------------1. Họ và tên thí sinh: …………………………………… 2.Giới tính:……………..
3. Ngày tháng năm sinh: ……………………………………
4. Nơi sinh:……………………………………………………………………………
5. Nghề nghiệp: ……………………….. ……Chức vụ: …………………………..
6. Năm bắt đầu công tác: ……………….
7. Đơn vị hiện đang công tác: ……………………………………….…………….
8. Đối tượng dự thi: Cơ quan cử đi học:

Thí sinh tự do:

9. Nơi ở hiện nay:…………………………………………………………………..
10. Văn bằng đại học:
Trường TN: …………………………………. ……Ngành TN: ………….
Hệ đào tạo: ………………….., Năm TN: ……………, Loại TN: ……….
11. Bổ túc kiến thức (nếu có)

Đã hồn thành:

12. Đối tượng ưu tiên: Dân tộc thiểu số:
Đang công tác tại miền núi, vùng cao, hải đảo, vùng sâu:
13. Đăng ký dự thi vào
Chuyên ngành: ……………………………
Ngoại ngữ: ………………………………..
14. Địa chỉ liên hệ với thí sinh: ……………………………………………………………..
……………………………………………………… Điện thoại: …………………………..
Ngày
Ý kiến của cơ quan cử đi học

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

tháng

năm 200

Chữ ký của thí sinh

11

Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

3. Thẻ dự thi

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

12


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

4. Phiếu báo điểm

CHƯƠNG II

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

13


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1.Lựa chọn hướng phân tích
Khi phân tích thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hướng là hướng
chức năng và hướng dữ liệu. Trong bài tốn này tơi lựa chọn phân tích theo hướng
chức năng. Với cách tiếp cận này chức năng được lấy làm trục chính của q trình
phân tích và thiết kế, tiến hành phân tích trên xuống có cấu trúc.

Các bước thực hiện:
- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng.
- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu.
- Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể.
- Xây dựng mơ hình dữ liệu.
2. Phân tích hệ thống cũ
Với cách quản lý tuyển sinh sau đại học hồn tồn bằng phương pháp thủ
cơng truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và xử lý thơng tin. Bởi
vậy, cần xây dựng một chương trình quản lý bằng máy vi tính để giúp việc quản lý
trở nên chính xác và hiệu quả hơn, làm giảm nhẹ một phần đáng kể nhân lực và
công sức.
Yêu cầu của hệ thống quản lý tuyển sinh bằng máy tính:

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

14


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

- Hệ thống phải đáp ứng tối thiểu:
 Cập nhật hồ sơ dự thi linh hoạt.
 Đánh số báo danh theo một trật tự nào đó.
 Cho phép sắp phòng thi tự động hoặc chọn phương án sắp thủ
cơng.
 Đánh phách bài thi theo một thuật tốn nào đó.
 Chương trình dễ sử dụng, có hiệu quả.
3.Thiết kế hệ thống mới
Các chức năng chính của hệ thống quản lý tuyển sinh sau đại học bao gồm:
- Cập nhật thông tin.

- Tổ chức thi.
- Xử lý kết quả thi.
* Cập nhật thông tin:
- Cập nhật ngành đào tạo.
- Cập nhật chuyên ngành đào tạo.
- Cập nhật danh mục các môn thi(cơ bản, cơ sở, chuyên ngành, ngoại
ngữ).
- Cập nhật môn thi cho chuyên ngành.
- Cập nhật đối tượng dự thi.
- Cập nhật đối tượng ưu tiên.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

15


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

- Cập nhật phịng thi.
* Tổ chức thi:
- Cập nhật hồ sơ dự thi.
- Kiểm tra hồ sơ dự thi.
- Đánh số báo danh.
- Sắp phòng thi.
- Tổ chức thi.
- Sửa hồ sơ dự thi.
* Xử lý kết quả thi:
- Đánh phách.
- Nhập điểm.
- Sửa điểm.

- In kết quả thi.
- Phúc khảo bài thi.
4.Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và quá trình cho
biểu đồ luồng dữ liệu, thơng qua đó để mơ tả các chức năng xử lý của hệ thống
theo các mức. Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức
năng, nó cịn được dùng để đưa ra mức độ mà từng quá trình hoặc quá trình con
phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

16


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống tuyển sinh sau đại học được trình bày
theo các mức cụ thể sau:

Hình 1.1 – Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

17


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

5. Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động, nó thể hiện sự trao đổi

thơng tin giữa hệ thống với mơi trường bên ngồi và trao đổi thơng tin trong nội bộ
hệ thống. Biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm các tác nhân bên ngoài, bên trong hệ
thống, các luồng thơng tin vào ra hệ thống, các tiến trình xử lý … Nó có quan hệ
với biểu đồ phân cấp chức năng ở chỗ: mỗi chức năng trong biểu đồ phân cấp chức
năng tương ứng với mỗi tiến trình của biểu đồ luồng dữ liệu, mỗi mức của biểu đồ
phân cấp chức năng được mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng.
a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 tương ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chức
năng. Ta xem cả hệ thống như là một hộp đen mà mọi thơng tin từ bên ngồi đi
vào hệ thống gọi là thơng tin đầu vào, cịn mọi thơng tin từ hệ thống đi ra ngồi gọi
là thơng tin đầu ra. Nhiệm vụ của hệ thống là phải xử lí, biến đổi thông tin đầu vào
thành kết quả đầu ra. Các tác nhân liên quan đến hệ thống bao gồm Cán bộ quản
lý là những người quản lý cần thông tin của hệ thống để phục vụ cho công tác quản
lý, Đối tượng dự thi là những người đăng ký dự thi cao học.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

18


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

Hình 1.2 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng để tách các chức năng thành các chức
năng con trên cơ sở tôn trọng 4 nguyên tắc sau:
- Các luồng dữ liệu được bảo tồn.
- Các tác nhân ngồi được bảo tồn.
- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu.

- Có thể bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

19


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Cơng nghệ thơng tin

Hình 1.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1
c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2
Từ 3 chức năng cơ bản được mô tả ở biểu đồ luồng dữ liệu mức 1, ta tiến hành
phân rã thành các chức năng con chi tiết ứng với biểu đồ phân cấp chức năng thấp
nhất theo nguyên tắc cơ bản sau:

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

20


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

- Phải phân rã các chức năng ở mức trên xuống mức dưới.
- Các tác nhân ngoài được bảo toàn từ sơ đồ mức 1.
- Kho dữ liệu xuất hiện dần theo yêu cầu quản lý nội bộ.
- Bảo toàn các luồng dữ liệu vào ra với các tác nhân ngồi và thêm các luồng
nội bộ.
- Có thể tách biểu đồ thành từng trang ứng với một hoặc vài chức năng ở mức
đỉnh.

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

21


Luận văn tốt nghiệp đại học năm 2006 – Ngành Công nghệ thông tin

* Cập nhật thông tin:

Cán bộ Quản lí

Cập nhật
nhóm ngành

Cập nhật
ngành đào
tạo

Cập nhật
chun ngành

Cập nhật cấp
đào tạo

Kho dữ liệu

Cập nhật
môn thi

Cập nhật đối

tượng dự thi

Cập nhật đối
tượng ưu tiên

Cập nhật
phịng thi

Cán bộ Quản lí

* Tổ chức thi:

Quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

22