Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

LỜI NÓI ĐẦU
Trong điều kiện quản lý kinh tế theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước,
mọi hoạt động kinh tế,tài chính trong doanh nghiệp phải được tiến hành theo nhiệm
vụ kế hoạch đã được xây dựng trên cơ sở khoa học và hiệu quả,trong phạm vi,khuôn
khổ các chính sách,chế độ,thể lệ về kinh tế tài chính của doanh nghiệp.Các doanh
nghiệp phải thường xuyên thống kê,hạch toán để quản lý và sử dụng có hiệu quả số
tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp,cũng như quản lý có hiệu quả các hoạt động
kinh doanh.Hạch toán kế toán thông qua việc thu nhận thông tin về số tài sản,nguồn
vốn hiện có,về tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp:lãi ,lỗ và chiều
hướng kinh doanh có lợi hay không,.....Qua đó, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện
tốt nhiệm vụ đã đề ra ,chấp hành tốt những chính sách, thể lệ kinh tế tài chính ,hoạt
động có hiệu quả ,tránh được những tổn thất cho doanh nghiệp ,đồng thời định hướng
kinh doanh cho doanh nghiệp ngày càng phát triển.
Hạch toán là tất yếu khách quan trong mọi hình thái kinh tế xã hội ,nó gắn liền với
quá trình lao động sản xuất ,gắn liền với quá trình tái sản xuất ,quá trình hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp .Trong tình hình kinh tế phát triển ngày càng đa dạng
và phức tạp ,với nền kinh tế nước ta hiện nay_nền kinh tế sản xuất hàng hoá nhiều
thành phần ,được quản lý theo cơ chế thị trường ,làm nảy sinh nhiều vấn đề mới hết
sức phức tạp cho việc quản lý và hạch toán kế toán vì các thông tin kinh tế ngày càng
phong phú và có mối quan hệ phức tạp.
Vì vậy ,hạch toán kế toán chính xác và kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp có những
bước phát triển về sản xuất kinh doanh .Do đó ,có một hệ thống hạch toán kế toán
tiện lợi và chính xác được tin học hoá sẽ giúp rất nhiều cho sự phát triển của doanh
nghiệp,vì hiện nay công việc hạch toán kế toán hiện thời của các doanh nghiệp còn
nhiều khâu rườm rà ,thủ công phức tạp ,chủ yếu qua các hoá đơn chứng từ ,sổ sách kế
toán ,việc tìm kiếm thông tin rất khó khăn ,mất nhiều công sức và thời gian.
Để có một hệ thống thông tin thuận tiện ,người phân tích phải nắm rõ từng hoạt
động chi tiết của từng bộ phận ,các mối liên quan của từng bộ phận với nhau ,cĩng
như nắm rõ toàn bộ cấu trúc tổng quát của hệ thống .Việc phân tích và thiết kế hệ
thống phải kỹ lưỡng ,nghiêm túc ,không được coi trọng việc này mà coi nhẹ việc kia.
Vì hệ thống Hạch toán kế toán rất thiết thực cho các hoạt động của doanh nghiệp

như vậy ,nên chúng em đã chọn đề tài này ,đồng thời qua đó giúp chúng em hiểu rõ
hơn về công việc và hệ thống Hạch toán kế toán_Doanh nghiệp , cũng như hiểu rõ
tầm quan trọng của việc Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.
Trong tiểu luận này ,vì kiến thức Hạch toán kế toán có hạn ,cho nên không tránh
được những sai sót ,mong thầy cô và các bạn xem xét và chỉ bảo thêm .Chúng em xin
chân thành cảm ơn Thầy Thạc Bình Cường đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ chúng
em hoàn thành đề tài này.
BẢN BÁO CÁO NHIỆM VỤ TỪNG THÀNH VIÊN TRONG NHÓM
Danh sách nhóm: ( nhóm 5 lớp D2_CNTT)
1.Lương Đức Sơn (nhóm trưởng)
2.Vũ Thị Mai Anh.
3.Lê Xuân Cường.
4.Lê Anh Nga.
5.Nguyễn Văn Khuê.
• Nhiệm vụ :
Chưong I: Khảo sát hệ thống Lương Đức Sơn và Nguyễn Văn Khuê.
1.Giới thiệu về Hạch toán kế toán .
2.Giới thiệu chung về hệ thống.
Chưong II: Phân tích hệ thống
1.Hệ thống Hạch toán kế toán mới. Lương Đức Sơn
2.Biểu đồ phân cấp chức năng. Vũ thị Mai Anh và Lê Anh Nga.
3.Biểu đồ luồng dữ liệu (3 mức). Vũ thị Mai Anh và Lê Anh Nga
4.Phân tích dữ liệu. Nguyễn Văn Khuê
Chưong III: Thiết kế hệ thống
1.Lựa chọn ngôn ngữ ,hệ quản trị. Lương Đức Sơn
2.Thiết kế dữ liệu vào ,ra. Lương Đức Sơn
3.Thiết kế các file dữ liệu Lê Xuân Cường.
4.Thiết kế chương trình,thiết kế Modul. Lương Đức Sơn
Chưong IV: Cài đặt ,sử dụng. Lê Xuân Cường

CHƯƠNG I_KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1)Giới thiệu về Hạch toán kế toán:
Ngày nay ,trong điều kiện nền kinh tế thị trường ,kế toán được những nhà quản
lý kinh doanh và chủ doanh nghiệp quan niệm như một “ngôn ngữ kinh doanh” ,được
coi như “Nghệ thuật” để ghi chép ,phân loại ,tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế_tài chính
phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bằng các phương pháp khoa
học của kế toán như chứng từ tài khoản ,tính giá và tổng hợp_cân đối ,nhằm cung cấp
thông tin một cách đầy đủ ,kịp thời ,chính xác về tình hình tài sản của doanh nghiệp
,sự vận động của chúng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ,cũng như toàn
bộ tình hình ,kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ giúp quản lý và
hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có hiệu quả hơn.
Để phát huy được vai trò của Hạch toán kế toán,thực hiện được những nhiệm vụ
quy định ,Hạch toán kế toán cần đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:
+ Tài liệu kế toán cung cấp phải đảm bảo tính chính xác ,trung thực ,khách quan.
+ Tài liệu kế toán cung cấp phải kịp thời đầy đủ.
+ Tài liệu kế toán cung cấp phải rõ ràng ,dễ hiểu.
+Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm.
• Một số khái niệm cần biết về kế toán :
Chứng từ kế toán: mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành trong
quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải được lập chứng
từ làm cơ sở pháp lý cho mọi số liệu ghi chép trên các tài khoản ,sổ kế toán và báo
cáo kế toán.
Chứng từ kế toán được chia thành 2 loại: chứng từ gốc(chứng từ ban đầu) và chứng
từ tổng hợp(là chứng từ dùng để tổng hợp tài liệu các chứng từ gốc cùng loại ,phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán được thuận lợi).
Chương trình luân chuyển chứng từ kế toán là đường đi của chứng từ kế toán được
xác định trước đến các bộ phận chức năng,các cá nhân có liên quan ,thực hiện chức
năng truyền thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế
toán.
Tài khoản: tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hoá các loại tài

sản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế .Nói cách khác ,tài khoản
kế toán là phương tiện để tóm tắt tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng tới
một khoản mục tài sản,vốn chủ sở hữu,doanh thu hoặc chi phí riêng biệt....Mỗi tài
khoản có tên và mã số riêng theo quy định của Bộ tài chính về hệ thống tài khoản.Tài
khoản kế toán được chia làm 2 bên: Nợ (Debit) và Có (Credit). ’’Nợ ’’ và ’’Có” ở
đây chỉ là quy ước để ghi chép chứ không mang ý nghĩa kinh tế.
- Ghi nợ(có) một tài khoản là ghi một số tiền vào bên Nợ(Có) của tài khoản đó.Số
dư của một tài khoản là số chênh lệch giữa tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát
sinh Có của tài khoản đó.
2
3 2)Giới thiệu chung về hệ thống:
• Phương pháp Hạch toán kế toán của hệ thống cũ :Trong tiểu luận này
chúng tôi khảo sát Hệ thống Hạch toán kế toán của công ty May 20.
* Một vài nét về công ty may 20 :
Công ty may 20 là Doanh nghiệp Nhà nước, trực thuộc Tổng Cục Hậu Cần -Bộ
quốc phòng .Công ty là một trong những đơn vị sản xuất kinh doanh có hiệu qủa của
Tổng Cục Hậu Cần, có bề dày kinh nghiệm sản xuất. Sản phẩm của công ty rất đa
dạng, phong phú cả về quy cách, chủng loại, mẫu mã và khối lượng sản phẩm lớn.Vì
vậy hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành một cách hợp lý sẽ giúp công ty quản
lý có hiệu quả quá trình chi phí và định hướng được sản xuất là một vấn đề có ý nghĩa
thiết thực và có tầm quan trọng to lớn
TÊN GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY: CÔNG TY MAY 20
Tên giao dịch quốc tế: Grement Company No20
Viết tắt: Garexim No 20
Trụ sở chính tại: Phường Phương liệt -Quận Thanh Xuân -Hà nội.
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo hình thức kế toán tập trung và bố trí thành
phòng kế toán, chịu sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. Bao gồm 6
người: Trưởng phòng kế toán; bốn nhân viên kế toán, thủ quỹ
Bộ máy tổ chức kế toán :
Tại các xí nghiệp thành viên có ban kế toán, chịu sự chỉ đạo nghành dọc của phòng

tài chính -kế toán của Công ty. Trực tiếp tổ chức hạch toán phần nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo sự phân công, phân cấp của công ty theo đúng chế độ. thực hiện tổng
hợp, tiếp nhận, thanh quyết toán lương, thưởng lương và các khoản chi khác trong xí
nghiệp. Định kỳ báo cáo tài chính với giám đốc xí nghiệp và Công ty.
Tại kho (kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm): Căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi
vào thẻ kho, sổ chi tiết, nguyên vật liệu, thành phẩm. Cuối tháng lên báo cáo và hàng
ngày chuyển chứng từ cho phòng tài chính kế toán Công ty.
TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN
Kế toán
thanh toán
Kế toán ngân
hàng
Kế toán vật tư
thành phẩm
tiêu thụ
Kế toán tập
hợp CFXS,và
tính GTSP
Thủ quỹ
Tại phòng tài chính - kế toán Công ty sau khi tiếp nhận các chứng từ ban đầu, theo
từng lĩnh vực công việc phân công,các nhân viên kế toán tiến hành công việc kiểm
tra, phân loại, xử lý, ghi sổ.
Để phù hợp với tình hình hoạt động cũng như khối lượng của các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán ” Nhật ký chung ”.Việc áp
dụng hình thức kế toán Nhật ký chung rất tiện lợi cho việc ghi chép trên máy. Đây là
hình thức đơn giản, dễ làm thích hợp với mọi loại hình doanh nghiệp trong điều kiện
thực hiện công tác trên máy vi tính.
Để hạch toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Kỳ kế toán là hàng tháng, năm tài chính là từ 1/1 đến 31/12.
Tại Công ty các phần kế toán bao gồm:

Kế toán vốn bằng tiền,kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,kế toán tiền
lưong và các khoản theo lương,kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm,kế toán tài sản cố định,kế toán bán hàng....
Sơ đồ Hạch toán kế toán :
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
SỔ CÁI
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝ
CHUNG
SỔ NHẬT KÝ
ĐẶC BIỆT
SỔ THẺ KẾ
TOÁN
BẢNG TỔNG
HỢP CHI TIẾT
BẢNG CÂN ĐỐI
SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI
CHÍNH
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Hạch toán kế toán Nhật ký chung là phương pháp sử dụng sổ Nhật ký chung để ghi
chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp theo thứ tự thời gian và
theo quan hệ đối ứng tài khoản ,sau đó sử dụng số liệu ở số Nhật ký chung để ghi sổ
cái các tài khoản liên quan.
• Các ưu , nhược điểm của hệ thống này :
+ Ưu điểm : Đơn giản ,dễ cập nhật do kết cấu sổ đơn giản rất thuận tiện cho
việc xử lý công tác kế toán .
+ Nhược điểm : Ghi chép trùng lặp nhiều,hệ thống hạch toán bằng thủ công,việc
tổgn hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán

không hợp lý.
• Nhu cầu tin học hoá : Hệ thống Hạch toán kế toán trên máy không chỉ giúp cho
công tác kế toán dễ dàng ,thuận tiện ,lược bỏ được nhiều khâu trung gian rườm rà,
tiết kiệm được thời gian ,hệ thống được các công việc ,giúp doanh nghiệp hoạt
động hiệu quả hơn ,kinh tế hơn ,nó còn giúp cho việc quản lý chặt chẽ hơn ,tránh
được những nhầm lẫn đáng tiếc có thể xảy ra do công tác xử lý thủ công nhàm
chán gây ra ,tránh được những tổn thất không đáng có cho doanh nghiệp.
CHƯƠNG II_PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.
1) Hệ thống Hạch toán kế toán mới :
Yêu cầu của hệ thống mới : sau khi khảo sát và phân tích hệ thống hạch toán kế
toán cũ của doanh nghiệp ” Công ty May 20 ” ,chúng ta thấy cần có những yêu cầu
sau mà hệ thống mới cần đáp ứng :
- Cập nhật ,lưu trữ những hoá đơn ,chứng từ .Việc cập nhật phải đơn giản ,rễ dàng
hỗ trợ việc tính toán và định khoản , tránh được những sai sót khi cập nhật.
- Việc tìm kiếm tra cứu nhanh chóng ,chính xác.
- Tính toán ,thống kê và báo cáo các số liệu chính xác ,nhanh chóng.
Sơ đồ tổ chức hệ thống :
• Các chức năng cuả hệ thống :
Hệ thống Hạch toán kế toán gồm 4 chức năng chính là :
1_Cập nhật chứng từ.
2_ Ghi sổ
3_Tìm kiếm và tra cứu.
4_Thống kê.
Các chức năng trên phân tách ra thành các chức năng nhỏ hơn như sau :
1_Cập nhật chứng từ .
2_Ghi sổ : Ghi sổ Nhật ký chung.
Ghi sổ Nhật ký bán hàng.
Ghi sổ Nhật ký thu.
Ghi sổ Nhật ký mua hàng.
Ghi sổ Nhật ký chi.

Ghi sổ cái ( tổng hợp các chức từ cùng loại tài khoản)
3_Tìm kiếm và tra cứu : Tìm kiếm chứng từ
Tìm kiếm tài khoản.
4_Thống kê : Thống kê thu/chi
Cân đối tài khoản
Báo cáo kế hoạch hàng tháng (hàng năm).
HOẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Cập nhật
chứng từ
Ghi sổ Tìm kiếm
và tra cứu
Thống kê Sơ đồ hệ
thống tài
khoản
II BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG :


III_Biểu đồ luồng dữ liệu :
1)Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh :
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống hạch toán kế toán có những
thành phần sau:
2 tác nhân ngoài là :
+ Phòng giao dịch : làm việc với khách hàng ,nhận các chứng từ ,hoá đơn
để giao cho phòng kế toán
+ Hệ thống quản lý :
1 chức năng duy nhất là : Hạch toán kế toán



Hạch toán kế toán

Cập nhật
chứng từ
Ghi sổ Tìm kiếm và
tra cứu
Thống kê
Ghi sổ
Nhật
ký
chung
Ghi sổ
Nhật
ký mua
hàng
Ghi sổ
Nhật
ký bán
hàng
Ghi sổ
Nhật
ký
thu/chi
Thống
kê thu
chi
Cân
đối tài
khoản
Báo cáo
kế hoạch
hàng tháng

hàng năm
Tìm kiếm
chứng từ
Tìm kiếm theo
tài khoản
Phòng giao dịch
Hạch toán
kế toan
Hệ thống quản lý
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
2) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : ( Hình 1)
Trong biểu đồ này : 2 tác nhân ngoài là ”phòng giao dịch ” và “ Hệ thống quản
lý “
Chức năng tổng quát “ Hạch toán kế toán “ được phân tách thành 4 chức năng:
- Cập nhật chứng từ :ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Ghi sổ: tổng hợp các số liệu của những nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Tìm kiếm và tra cứu .
- Thống kê : là phần hạch toán cuối cùng để thống kê toàn bộ quá trình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
3) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh : ( Hình 2)
Trong biểu đồ này những chức năng chính của biểu đồ dữ liệu mức đỉnh lại được
phân tách nhỏ thành các chức năng sau :
1) Cập nhật chứng từ.
2) Ghi sổ
- Ghi sổ nhật ký chung
- Ghi sổ nhật ký bán hàng.
- Ghi sổ nhật ký mua hàng.
- Ghi sổ nhật ký thu.
- Ghi sổ nhật ký chi.
- Ghi sổ cái.

3) Tra cứu và tìm kiếm :
- Tìm kiếm chứng từ.
- Tra cứu theo tài khoản.
4) Thống kê :
- Thống kê thu/chi:là thống kê về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp,thống kê
về khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể chi trả tiếp cho các hoạt động
của doanh nghiệp.
- Cân đối tài khoản : đưa ra các thông tin về các tài khoản được cân đối số phát
sinh nợ ,số phát sinh có.
- Báo cáo kế hoạch hàng tháng : đưa ra các thông tin về số dư đầu kỳ,số phát sinh
trong kỳ ,và dự đoán .
Tiểu luận Phân tích thiết kế hệ thống thông tin