Phân tích thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty Cổ Phần May 10

LỜI MỞ ĐẦU
I > Tính cấp thiết của đề tài.
Trong quá trình đổi mới và hội nhập hiện nay nhiều doanh nghiệp việt nam
đang dần lớn mạnh và quy mô ngày một lớn, với quy mô lên đến hàng ngàn công
nhân viên, và việc tổ chức sản xuất càng đòi hỏi phải áp dụng các tiêu chuẩn của
quốc tế và vì vậy mà yêu cầu đặt ra là cần phải phân tích các công việc một cách chi
tiết để đáp ứng các đòi hỏi trên, tuy nhiên do trong quá trình áp dụng thì các doanh
nghiệp đã mắc phải không ít lỗi, vì vậy đã không đáp ứng được các kỳ vọng ban đầu
đề ra và gây ra lãng phí các nguồn lực khác.
II > Mục đích nghiên cứu.
Nghiên cứu đề tài này em mong chỉ ra các điểm đã đạt được và các điểm chưa
đạt được của công tác phân tích công việc của công ty cổ phần May 10 để đưa ra các
cải tiến phù hợp nhằm nâng cao năng xuất và áp dụng các quy chuẩn quốc tế.
III > Đối tượng nghiên cứu.
Trong quá trình chọn đề tài và thu thập các thông tin liên quan đến phân tích
công việc em nhận thấy công ty cổ phần May 10 là đối tượng tốt để tiến hành nghiên
cứu phân tích và đánh giá để đưa ra các cải tiến cho vấn đề trên của công ty.
IV > Phương pháp nghiên cứu.
Với phương pháp phân tích, đánh giá và thống kê dựa trên các số liệu thứ cấp,
cùng với sự giúp đỡ tận tình của TS Vũ Thị Uyên em đã hoàn thành đề án này em xin
chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô.
VI > Kết cấu của đề án.
Đề án gồm 3 phần :
Phần 1: Những cơ sở lý luận về công tác phân tích công việc trong doanh
nghiệp.
Phần 2: Phân tích thực trạng công tác phân tích công việc tại công ty Cổ Phần
May 10.
Phần 3: Các giải pháp đưa ra nhằm cải tiến công tác phân tích công việc tại
công ty Cổ phần May 10.
- 1 –
--------------------------------- Nguyễn Quý Hưởng : QTNL K

47


-------------------------
CHƯƠNG 1. NHỮNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH
CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP.
1.1 Vai trò của PTCV trong doanh nghiệp.
1.1.1 Khái niệm.
- Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm
vụ, kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức.
1.1.2 Các kết quả PTCV.
- Kết quả của phân tích công việc là : Xây dựng lên ba bản:
- Mô tả thực hiện công việc
- Yêu cầu thực hiện công việc
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc
1.1.3 Quan hệ PTCV với các hoạt động quản trị nhân lực khác.
- Phân tích công việc là tiền đề để ta xác định lên các hoạt động quản trị nguồn
nhân lực sau đây: Kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
- Tuyển dụng
- Đào tạo và phát triển
- Đánh giá thực hiện công việc
- Đánh giá công việc
- Lương bổng và phúc lợi
- Quan hệ lao động
- An toàn vệ sinh lao động và y tế
1.2 Quá trình PTCV.
Bước 1: Xác định các công việc cần phân tích.
- Phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp.
- Thông thường tiến hành trong các dịp sau đây:
- Khi một tổ chức bắt đầu hoạt động và đây là lần đầu tiên công tác phân tích

công việc được tiến hành.
- Khi trong tổ chức hay doanh nghiệp xuất hiện các công việc mới.
- 2 –
--------------------------------- Nguyễn Quý Hưởng : QTNL K
47


-------------------------
- Khi các công việc có sự thay đổi đáng kể về nội dung do kết quả của các
phương pháp mới, các thủ tục mới hoặc công nghệ mới.
- Khi tổ chức tổ chức tiến hành rà xoát lại theo chu kỳ tất các công việc.
Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin thích hợp.
Việc lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phụ thuộc vào:
- Bản chất của các công việc
- Là công việc hữu hình quan sát được.
- Hay các công việc không quan sát được.
- Đặc điểm của người thực hiện công việc.
- Người có trình độ giáo dục thấp hay cao
- Quỹ thời gian thực hiện phân tích công việc.
- Quỹ thời gian nhiều ta có thể áp dụng các phương pháp như phỏng vấn, kết
hợp với bảng hỏi điều tra hay quan sát.
- Quỹ thời gian hạn hẹp thì chỉ cho phép ta chọn một trong các phương pháp
nào đòi hỏi ít thời gian nhất: như phỏng vấn.
- Ưu nhược điểm của từng phương pháp
- Phương pháp quan sát.
- Bộ phận chuyên trách hay cá nhân, sẽ ghi chép lại các thông tin mà mình quan
sát được vào một biểu mẫu thông tin đã thiết kế sẵn.
- Dùng phương pháp quan sát này trong trường hợp : Phân tích các công việc
bao gồm các hoạt động thể chất diễn ra trong một thời gian ngắn có thể quan sát
được, như công việc vận hành máy móc…

- Ưu điểm khắc phục các lỗi thổi phồng, hay thiếu xót hay gian lận và thấy
được mối quan hệ giữa con người với nhau trong công việc.
- Nhược điểm là sự có mặt của người quan sát làm ảnh hưởng đến tâm lý của
người thực hiện công việc nếu tâm lý yếu có thể gây ra sai hỏng và làm ảnh hưởng
đến kết quả quan sát tuy nhiên có thể khắc phục được nhờ tiến bộ của công nghệ.
- Phương pháp ghi chép sự kiện quan trọng.
- 3 –
--------------------------------- Nguyễn Quý Hưởng : QTNL K
47


-------------------------
- Phương pháp này kết hợp các kỹ năng quan sát và phỏng vấn. Phương pháp
này dựa trên những sự kiện quan trọng hay tình huống cấp thiết bất ngờ quan sát
được và đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện công việc, quyết định việc thực
hiện thành công hay thất bại trong việc thực hiện công việc đó.
- Tuy nhiên ta lưu ý rẳng tình huống này ít xảy ra, và xảy ra trong một thời gian
tương đối ngắn và xảy ra trong thời điểm gần đây.
- Phương pháp này thường áp dụng tốt cho việc xác định tiêu chuẩn công việc ở
các cấp độ khác nhau.
- Mức đạt yêu cầu.
- Mức tốt.
- Mức xuất sắc.
- Cho ta hai bản là bản tiêu chuẩn thực hiện công việc và bản môt tả thực hiện
công việc.
- Áp dụng cho việc phân tích các công việc như bán hàng đứng quầy bar, lễ tân,
hướng dẫn tua du lịch hay dẫn chương trình, các công việc cần kỹ năng ứng sử và
giao tiếp hay công việc của công nhân sửa chữa, các công việc liên quan đến đàm
phán, ký kết hợp đồng…
- Phương pháp nhật ký công việc.

- Phương pháp này do người hay bộ phận chuyên trách yêu cầu người thực hiện
công việc ghi chép lại tất cả các hoạt động hay quy trình thực hiện công việc mỗi khi
họ thực hiện một hoạt động hay công việc nào đó.
- Phương pháp này áp dụng cho việc phân tích các công việc của công nhân sản
xuất, tuy nhiên nhược điểm của nó là các thông tin thường không chính xác do hay bị
“ thổi phồng “ hoặc ghi cả các công việc mà họ không thực hiện nên cần giám sát
kiểm tra.
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp này áp dụng đặc biệt ý nghĩa cho các công việc, mà khó mô tả
bằng lời viết hay quan sát.
- Ưu điểm là thu thập thông tin nhanh, tiết kiệm chi phí, và hiệu quả trong việc
phân tích thực hiện các công việc mà khó mô tả bằng lời viết hay quan sát.
- 4 –
--------------------------------- Nguyễn Quý Hưởng : QTNL K
47


-------------------------
- Nhược điểm là đôi khi không mang lại hiệu quả mong muốn do tâm lý e ngại
hay đề phòng nếu không làm công tác vận động tâm lý tốt và đôi khi là nhận được
các thông tin trùng lặp do tâm lý ”a dua” ngại suy nghĩ và hùa theo một ý kiến nào đó
của người phỏng vấn trước khi phỏng vấn nhóm.
- Phương pháp sử dụng phiếu điều tra.
- Phương pháp này áp dụng cho việc phân tích thực hiện các công việc khác
nhau trong phương pháp này người thực hiện công việc sẽ điền vào phiếu câu hỏi các
thông tin về công việc.
- Ưu điểm đây là phương pháp nhanh nhất và tiết kiệm thời gian nhất để thu
thập thông tin từ nhiều người khác nhau cùng thực hiện một công việc.
- Tuy nhiên nó không cho ta thấy được nhiều thông tin quan trọng về công việc
và các thông tin mà người thực hiện khó mô tả bằng lời viết.

- Phương pháp hội thảo chuyên gia.
- Phương pháp phân tích thực hiện công việc sử dụng các chuyên gia, các công
nhân lành nghề, những người am hiểu tường tận về công việc đó và các lãnh đạo các
bộ phận có liên quan. Được mời tham gia thảo luận về công việc đó.
- Áp dụng cho mọi công việc.
- Ưu điểm là cho ta một cái nhìn rõ ràng nhất về công việc và cả trách nhiệm
của từng bộ phận hay cá nhân liên quan do được làm rõ qua quá trình tranh luận của
các chuyên gia trong hội thảo. Cho ta kết quả để xây dựng ba bản: Mô tả thực hiện
công việc, yêu cầu thực hiện công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Nhược điểm tốn kém tài chính, thời gian.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
- Các nhân viên chuyên trách và các bộ phận có liên quan có nhiệm vụ thu thập
và cung cấp tất cả các thông tin về công việc để phục vụ cho quá trình phân tích công
việc của công ty.
- Thiết kế biểu mẫu thu thập thông tin.
- Chọn phương pháp thích hợp để thu thập thông tin.
Bước 4: Sử dụng các thông tin thu thập được vào các mục đích của phân
tích công việc.
- 5 –
--------------------------------- Nguyễn Quý Hưởng : QTNL K
47


-------------------------