Mô hình ERP

A. LÝ THUYẾT
I. Giới thiệu về hệ thống ERP
1. Khái niệm
Hệ thống Quản trị Tài nguyên Doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP)
là hệ thống phần mềm để giúp cho một công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của
mình bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho,
hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,
quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v....
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của
doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi
cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Phần mềm ERP
cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác
nhau để đạt được mục tiêu trên.
2. Đặc điểm
Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế
theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân
tích quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông
tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích
cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó
thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong
tương lai.
Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource
Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:
- ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business
Operating System). Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng
ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động
sản xuất kinh doanh thống nhất.
- ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People
System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là
chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo
cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.

1
- ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải
hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất
kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động
khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.
- ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined
Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.
- ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication
among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ
không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.
3. Mô hình ERP
Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào
trong một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm
nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất ... song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gôm
tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên
thông với nhau.

2
4. Các bước triển khai ERP
3
a. THỰC HIỆN TIỀN ĐỊNH GIÁ (PRE-EVALUATION SCREENING)
Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc nghiên cứu để có
được phần mềm trọn gói (package) hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm
nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu
cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn. Phân tích toàn bộ các
package trước khi đi đến quyết định không phải là một giải pháp dể dàng thực
hiện được. Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn giới hạn
bớt con số của package định giá ít hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn định giá tỉ mỉ chi
tiết một con số nhỏ của package hơn là chỉ phân tích hàng tá các package một
cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành định giá trước để giới hạn con

số của package vốn phải được định giá bởi Ban đánh giá. Không phải tất cả các
ERP package đều như nhau, mỗi package đều có những điểm mạnh và yếu điểm
của nó. Quá trình tiền định giá sẽ loại bỏ các ERP package không phù hợp hoàn
toàn với quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét một vài packages tốt
nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các
chuyên gia tư vấn bên ngoài và quan trọng nhất là tìm ra được package mà được
sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật
sự tốt hơn là tìm ra các package đó khác như thế nào đang thể hiện trong một
môi trường hoạt động tương tư.
b. ĐỊNH GIÁ TRỌN GÓI (PACKAGE EVALUATION)
Quá trình chọn/định giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi thực
thi ERP vì package mà được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án.
Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư lớn, thì một khi package đã được
mua, sẽ thật không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một package khác. Vì
thế nó là lời tuyên bố “hãy làm đúng ngay từ đầu”!
Nhân tố quan trọng nhất nên nhớ trong đầu khi phân tích các package khác nhau
là không có package nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong
nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không
phải là để xác định được package nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm
được một package đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách
khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để phù hợp tốt.
Khi đã xác định được package nào để định giá, công ty cần phải xác lập các tiêu
chí lựa chọn cho phép định giá tất cả các package với quy mô như nhau. Để chọn
được hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu
cầu kinh doanh, phù hợp với tiểu sử công ty và những nhận định nào với thực tế
kinh doanh của công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách
4
thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới làm tìm một hệ thống với sự
khác biệt ít nhất.
c. LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN (PROJECT PLANNING)

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi
tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, … Kế hoạch dự án được bắt đầu.
Xác định vai trò và phân công trách nhiệâm cho từng người. Các nguồn lực sử
dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự
án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân
công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như
thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải
làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các
phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn
nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các
đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay
COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để
xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai.
d. PHÂN TÍCH SỰ KHÁC BIỆT (GAP ANALYSIC)
Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình
triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của
mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết
kế một mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót
nào. Người ta nhận định rằng, thậm chí một phần mềm ERP hòan hảo nhất cũng
chĩ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của công ty, 20% còn lại của những yêu
cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh của công ty (business process
reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một trong những giải pháp thích
ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với
ERP package. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà
không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác
bao gồm:
- Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)
- Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẻ hở (với hy vọng nó cũng
tích hợp được với package ERP)
- Thiết kế chương trình theo sự đặt hàng

- Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt
sứ mạng khó khăn)
e. CẤU HÌNH HỆ THỐNG (CONFIGURATION)
5
Đây là phần chức năng chính của việc triển khai ERP. Ở đây có một chút bí mật
về qui trình cấu hình hệ thộng và cho lý do tốt đẹp: Holy Grail hay quy tắc bất
thành văn của triển khai ERP là: việc làm đồng bộ các hoạt động kinh doanh hiện
tại trong công ty với ERP package hơn là thay đổi mã nguồn và chỉnh sữa
(customization) để phù hợp với công ty. Để làm được như vậy, các qui trình kinh
doanh phải được thấu hiểu và sắp đặt (ánh xạ – map) theo giải pháp phù hợp với
mục tiêu chung của công ty. Nhưng các công ty không thể ngưng hoạt động khi
diễn ra quá trình ánh xạ (mapping). Vì thế một nguyên mẫu – một sự mô phỏng các
qui trình hoạt động thật sự của công ty - sẽ được sử dụng. Nguyên mẫu đó cho
phép kiểm tra thử nghiệm toàn bộ một mô hình mong đợi trong một môi trường
được kiểm soát. Vì các nhà tư vấn ERP định hình và thử nghiệm nguyên mẫu, họ
cố gắng giải quyết bất kỳ vấn đề về lôgich vốn có trong BPR trước khi chạy hệ
thống thật.
II. Khả năng ứng dụng ERP tại Việt Nam
Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh
nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do
đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng
lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, thực trạng ứng dụng ERP tại Việt Nam hiện nay chưa phổ biến,
nguyên nhân quan trọng nhất là do 80% khối lượng công việc trong quá trình triển
khai ERP là tư vấn, chỉ có 20% khối lượng là lập trình, tuy nhiên các doanh nghiệp
Việt Nam ứng dụng ERP lại thực hiện khâu tư vấn chưa tốt. Ở Việt Nam, chúng ta
chưa có những chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm. Vì thế, khi triển khai những
ERP phức tạp cho các doanh nghiệp lớn, chúng ta nên thuê tư vấn quốc tế, vừa
đảm bảo cho dự án chắc chắn thành công, vừa tạo ra cơ hội học hỏi tích lũy kinh
nghiệm cho Việt Nam. Tuy nhiên ở nhiều nơi vẫn chưa coi tư vấn là then chốt,

không chấp nhận các chi phí thuê tư vấn.
ERP không đơn thuần là công nghệ. Trên hết, nó là nơi tích lũy kiến thức và
kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệp. Sử dụng ERP quốc tế là sử dụng
kinh nghiệm quản lý hàng trăm năm của nhân loại. Vì thế, với những doanh nghiệp
nên sử dụng những phần mềm ERP quốc tế, sẽ có hiệu quả cao hơn.
Để thiết kế một ERP chuyên nghiệp đạt tiêu chuẩn quốc tế, cần có rất nhiều
chuyên gia quản lý xuất sắc trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, đồng thời
cũng cần nhiều năm tích lũy kinh nghiệm triển khai để hoàn thiện. Vào thời điểm
hiện tại, chưa có công ty phần mềm Việt Nam thỏa mãn tiêu chuẩn này.
Phần lớn các công ty Việt Nam quan tâm đến triển khai ERP hiện nay đều là
những công ty lớn với doanh số từ vài trăm tỉ đồng trở lên. Chính vì thế họ quan
tâm đến các giải pháp hàng đầu thế giới như SAP và Oracle. Đây là hai giải pháp
6