Bài thảo luận môn hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin quản lý

Bài thảo luận môn hệ thống thơng tin quản lý

Đề số 3
Lý thuyết:
Tìm hiểu về hệ thống SCM (Đặc điểm, mơ hình, triển khai, khả năng ứng dụng tại Việt
Nam, một số hệ thống cụ thể, …).

Bài tập:

QUẢN LÝ LƯƠNG
Một công ty sản xuất muốn quản lý tiền lương của tất cả các nhân viên. Các nhân viên thuộc hai
loại: nhân viên hành chánh và cơng nhân. Mỗi một nhân viên có một mã số, họ tên, phái, ngày
sinh, và ngày bắt đầu tham gia công tác. Mỗi nhân viên sẽ thuộc một đơn vị quản lý nào đó.
Ðối với cơng nhân hưởng lương sản phẩm. Các sản phẩm này thường được các công ty
khác đặt hàng thông qua một hợp đồng với một số lượng tương ứng cùng những yêu cầu về kỹ
thuật và thẩm mỹ kèm theo. Một sản phẩm có một mã số và mang một tên để gọi và đơn vị tính
của nó.
Các hợp đồng được đánh số thứ tự, tên hợp đồng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Một hợp
đồng ít nhất về một sản phẩm, nếu liên qua đến nhiều sản phẩm thì tất cả các sản phẩm này đều
cùng kết thúc cùng một thời điểm ghi trên hợp đồng để giao hàng và thanh lý hợp đồng.
Quá trình sản xuất một sản phẩm gồm nhiều cơng đoạn tùy theo sản phẩm. Do đặc tính kỷ
thuật, thẩm mỹ và môi trường làm việc mà mỗi công đoạn được trả một đơn giá tương ứng. Các
công đoạn sản xuất một sản phẩm được gọi bằng tên công đoạn và thường được đánh số thứ tự.
Hàng ngày, bộ phận quản lý sẽ ghi nhận kết quả làm việc của công nhân ngày hôm trước do
đơn vị sản xuất báo lên. Kết quả làm việc của mỗi công nhân trong ngày thể hiện việc cơng nhân
đó thực hiện được những cơng đoạn nào của sản phẩm được hợp đồng với số lượng tương ứng
của cơng đoạn đó là bao nhiêu trong ca làm việc nào. Làm việc ở ca 3 hoặc các ca của ngày chủ
nhật được hưởng thêm một hệ số cao hơn làm việc các ca khác trong ngày làm việc bình thường.
Kết quả này sẽ xác định thu nhập của cơng nhân trong ngày hơm đó.

Ðối với việc tính lương cho nhân viên hành chánh căn cứ vào hệ số lương và số
ngày làm việc trong tháng của người đó. Nếu nghỉ có lý do (bệnh đột xuất, thai sản, ... )
sẽ được hưởng tiền bảo hiểm xã hội tùy theo số ngày nghỉ có lý do trong tháng. Nếu nghỉ
khơng lý do thì khơng được tính lương. Hệ số lương thường căn cứ vào trình độ chun
mơn, trình độ ngoại ngữ, và thâm niên cơng tác và do lãnh đạo công ty xem xét và quyết
định. Ðối với những người có đảm trách chức vụ thì được hưởng phụ cấp chức vụ tùy

1


Hệ thống thông tin quản lý

theo đặc thù của chức vụ. Do nhu cầu của cơng tác, có thể các nhân viên hành chánh có
thể làm việc ngồi giờ. Bộ phân theo dõi lương sẽ tổng kết số buổi làm thêm ngồi giờ
của từng nhân viên trong tháng để tính lương ngoài giờ cho nhân viên.

A.Lý thuyết:
SCM ( Supply Chain Management) là phần được thiết kế và xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý của các cơng ty
có hệ thống mở rộng mơ hình quản lý này sẽ diễn ra với tốc độ và quy mô ngày càng lớn với các kênh phân phối
và mạng lưới đại lý bán hàng rộng lớn, số lượng giao dịch nhiều, doanh thu hàng năm cao, nhu cầu quản lý số
liệu tập trung đồng nhất, khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu từ các nguồn như tồn kho, doanh số bán hàng,
cơng nợ phải thu/phải trả,… một cách nhanh chóng tức thời và chính xác . Phần mềm XMan-SCM đảm bảo sự
tham gia rộng rãi và chủ động, tích cực của toàn bộ lực lượng lao động của doanh nghiệp, kể cả cán bộ quản lý
lẫn công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng

Để hiểu kỹ hơn hệ thống SCM ta đi vào cụ thể như sau:
I .Đặc điểm:
a.Khái niệm:
SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các cơng
ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản

phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM
nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các
nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất.
b.Đặc điểm:
Các thành phần cơ bản của SCM:
Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các nhóm chức
năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
- Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)
- Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)
- Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)
- Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)

2


Hệ thống thông tin quản lý

- Thông tin (Cơ sở để ra quyết định)
+Sản xuất: Sản xuất là khả năng của dây chuyền cung ứng tạo ra và lưu trữ sản phẩm. Phân
xưởng, nhà kho là cơ sở vật chất, trang thiết bị chủ yếu của thành phần này. Trong quá trình sản
xuất, các nhà quản trị thường phải đối mặt với vấn đề cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu cầu
của khách hàng và hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp
. +Vận chuyển: Đây là bộ phận đảm nhiệm công việc vận chuyển nguyên vật liệu, cũng như sản
phẩm giữa các nơi trong dây chuyền cung ứng. Ở đây, sự cân bằng giữa khả năng đáp ứng nhu
cầu và hiệu quả công việc được biểu thị trong việc lựa chọn phương thức vận chuyển. Thơng
thường có 6 phương thức vận chuyển cơ bản
- Đường biển: giá thành rẻ, thời gian vận chuyển dài và bị giới hạn về địa điểm giao nhận.
- Đường sắt: giá thành rẻ, thời gian trung bình, bị giới hạn về địa điểm giao nhận.
- Đường bộ: nhanh, thuận tiện.
- Đường hàng không: nhanh, giá thành cao.

- Dạng điện tử: giá thành rẻ, nhanh, bị giới hạn về loại hàng hoá vận chuyển (chỉ dành cho dữ
liệu, âm thanh, hình ảnh…).
- Đường ống: tương đối hiệu quả nhưng bị giới hạn loại hàng hoá (khi hàng hóa là chất lỏng, chất
khí..).
+. Tồn kho: Tồn kho là việc hàng hoá được sản xuất ra tiêu thụ như thế nào. Chính yếu tố tồn kho
sẽ quyết định doanh thu và lợi nhuận của công ty bạn. Nếu tồn kho ít tức là sản phẩm của bạn
được sản xuất ra bao nhiêu sẽ tiêu thụ hết bấy nhiêu, từ đó chứng tỏ hiệu quả sản xuất của công ty
bạn ở mức cao và lợi nhuận đạt mức tối đa.
+. Định vị: Bạn tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu sản xuất ở đâu? Nơi nào là địa điểm tiêu thụ
tốt nhất? Đây chính là những yếu tố quyết định sự thành công của dây chuyền cung ứng. Định vị
tốt sẽ giúp quy trình sản xuất được tiến hành một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
+Thơng tin: Thơng tin chính là “nguồn dinh dưỡng” cho hệ thống SCM của bạn. Nếu thông tin
chuẩn xác, hệ thống SCM sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác. Ngược lại, nếu thông tin không
đúng, hệ thống SCM sẽ không thể phát huy tác dụng. Bạn cần khai thác thông tin từ nhiều nguồn

3


Hệ thống thông tin quản lý

khác nhau và cố gắng thu thập nhiều nhất lượng thông tin cần thiết.
II. Mô hình:
Cấu trúc của SCM
Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân đơn vị
sản xuất và khách hàng.
- Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết cho quá
trình sản xuất, kinh doanh. Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên liệu
trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm. Các công ty cung cấp dịch
vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ.
- Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình sản xuất

để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối đa tại đây
nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thông suốt của dây chuyền cung
ứng.
- Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất.

Các mơ hình SCM:
Sản xuất
kinh doanh

Nhà cung cấp

Khách hàng

Vận chuyển trực tiếp

Mơ hình đơn giản

Nhà cung cấp
Nhà sản xuất

Nhà phân phối

Sản xuất
kinh doanh

Ngýời bán lại
(Ngýời bán lẻ,
Nhà phân phối,
OEM)

Xí nghiệp anh chị

Vận chuyển trực tiếp

Nhà thầu phụ
Xí nghiệp anh chị

4

Khách hàng

Trung tâm
phân phối

Mơ hình phức tạp


Hệ thống thông tin quản lý

5


Hệ thống thông tin quản lý

III. Triển khai
Những bước đi cơ bản khi triển khai SCM
Bạn cần tuân thủ 5 bước đi cơ bản sau đây:
1. Kế hoạch
-

Đây là bộ phận chiến lược của SCM. Bạn sẽ cần đến một chiến lược chung để quản lý tất cả
các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng tối đa nhu cầu của khách
hàng. Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ các phương pháp, cách thức
giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi
phí và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách hàng.
2. Nguồn cung cấp

-

– Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hoá, dịch vụ
đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn nên xây dựng một bộ các quy
trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng như thiết lập các phương pháp
giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ. Sau đó, bạn hãy tiến hành song song các
quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà bạn nhận được từ các nhà cung cấp,
từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán
tiền hàng.
3. Sản xuất

-

– Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã có nguồn hàng. Hãy lên lịch trình cụ thể về các
hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị giao nhận. Đây là một trong những yếu tố
quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế bạn cần giám sát, đánh giá chặt chẽ các tiêu
chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên.
4. Giao nhận

-

– Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần”. Hãy xem xét từng khía cạnh cụ thể bao
gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa chọn đơn vị vận tải để

đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ thống hoá đơn thanh toán
hợp lý.

6


Hệ thống thơng tin quản lý

5. Hồn lại
-

– Đây là công việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng có vấn đề. Nhưng dù
sao, bạn cũng cần phải xây dựng một chính sách đón nhận những sản phẩm khiếm khuyết bị
khách hàng trả về và trợ giúp khách hàng trong trường hợp có vấn đề rắc rối đối với sản phẩm
đã được bàn giao.

IV. Thực trạng sử dụng chuỗi cung ứng SCM tại Việt Nam
Một số tập đồn nơi tiếng ,SCM trên thế giới đã đặt đại diện ở Viêtnam như APL Logistics,Maersk
Logistics, NYK Logistics, Kuehn & Nagel, Schenker, Expeditor , UTI, UPS.. Qua nghiên cứu ta
thấy,quản lý chuỗi cung ứng (SCM)tại Việt Nam còn manh mún , tản mạn , nhỏ lẻ, còn yếu kếm so vơi
thế giới và các nước trong khu vực. Cụ thể là trong công nghệ vận tải đa phương thức vẫn chưa kết hợp
được một cách hiệu quả các phương tiện vận chuyển, chưa tổ chức tốt các điểm chuyển tải, trình độ cơ
giới hố trong bốc xếp cịn kém, trình độ lao động thấp, cư sở hạ tầng thiếu và yếu, công nghệ thông tin
lạc hậu xa so với yêu cầu. Các doanh nghiệp Việt Nam còn nhỏ yếu song tính liên kết để tạo ra sức
mạnh cạnh tranh lại còn rất kém. Nhận thức của các doanh nhân hoạt động trong lĩnh vực này thường
dừng ở mức kinh nghiệm bản thân , hiểu biết về luật pháp quốc tế, tài chính , chun nghành cịn thấp
dẫn đến tỷ lệ bị phạt hợp đồng cịn cao , lãng phí trong tài chính và hoạt động khai thác.
Nhưng mặt hạn chế:
*Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam sinh sau đẻ muộn so với rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đang
hoạt động tại Việt Nam

*Tầm phủ của các doanh nghiệp Việt nam còn rất hẹp (nội địa hoặc một vài nước lân cận)
*Doanh nghiệp Việt nam mới chỉ đáp ứng khai thác được một vài mảng nhỏ trong toàng bộ chuỗi cung
ứng chủ yếu là giao nhận trong khi đó các doanh nghiệp nước ngoài lại cung cấp một chuỗi các dịch vụ
trọn gói với giá trị gia tăng ca
*Hạ tầng cơ sở vật chất SCM cịn nghèo nàn, quy mơ nhỏ, bố trí bất hợp lý. Hệ thống cơ sở hạ tầng
giao thông cảu Việt nam bao gồm trên 17.000 km đường nhựa, 3.200 km đường sắt, 42.00 km đường
thuỷ, 20 cảng biển và 20 sân bay.

7


Hệ thống thông tin quản lý

Tuy nhiên chất lượng của hệ thống này không đồng đều, phân bố không hợp lý, nhiều chỗ chưa đảm
bảo được kỹ thuật . Các cảng biển cịn nơng chỉ tiếp nhận được tàu có trọng tải nhỏ, đang trong qua
trình container hóa, chưa có ·Hạ tầng về cơ sở thông tin . Mặc dù các doanh nghiệp Việt nam trong
những năm gần đây đã có những cố gắng đưa cơng nghệ thơng tin vào hoạt động song so với các các
công ty lớn trong ngành thì cơng nghệ thơng tin cịn có khoảng cách quá xa về các tiện ích mà khách
hàng mong muốn. Để cải thiện được điều này địi hỏi có giải pháp đầu tư tổng thể, chi tiết , dài hạn.
*Tính liên kết : Các doanh nghiệp Việt Nam thiếu hẳn sự liên kết cần thiết.
*Vai trò của nhà nước :. Hiện nay vai trò của Nhà nước trong ngành SCM còn chưa rõ nét, rời rạc.
*Nhận thức của các chủ hàng : SCM tại Việt nam cịn gặp khó khăn do các chủ hàng vẫn chưa nhận
thức đựoc vai trò của dịch vụ,đối với hoạt động của mình.. Văn hóa và nhận thức kinh doanh tại Việt
nam có những điểm khác biệt trên thế giới.
Sau khi gia nhập WTO, Việt Nam phải mở cửa các lĩnh vực kinh tế của mình theo các lộ trình nhất
định. SCM sẽ trở thành một ngành kinh tế quan trọng tại Việt Nam, đóng góp khoảng 15% GDP của cả
nước.
V. Một số mơ hình cụ thể ở Việt Nam:
APL cung cấp dịch vụ SCM cho những hãng quần áo nổi tiếng thế giới “The Children Places”
bao gồm từ quản lý các đơn hàng do The Children Places phân phối cho các đơn vị gia cơng theo

dõi q trình sản xuất để thu xếp việc giao nguyên,phụ liệu đến các nhà máy cho đến điều tiết vận
chuyển thành phẩm đến các địa điểm giao hàng trên toàn thế giới theo yêu cầu của khách hàng .
SCM là hệ phần mềm khó chuẩn hóa và định nghĩa nhất trong hệ phần mềm quản lý.Một phần
mềm SCM có thể chỉ nhằm vào một khâu trong cả day chuyền cung cấp như hệ thống quản lý
bưu kiện của UPS hoặc Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung
chuyển này qua điểm trung chuyển khác .trong khi phần mềm mua hàng của General Electic tập
trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của Gp lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp
trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp.Hệ thống E Rp thơng thường cũng cung cấp nhiều tính năng
của SCM.
Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên
sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.

8


Hệ thống thông tin quản lý

“Khái niệm dây chuyền cung cấp được định nghĩa là quá trình từ khi Donh nghiệp tìm kiếm và
mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng “

9


Hệ thống thông tin quản lý

B.Bài tập:
Sơ đồ phân cấp chức năng về quản lý lương:
0.Quản lý lương

1.Quản lý Lương

Công nhân

1.1
Theo
dõi
ca ,
ngày
làm
việc

1.2
Quản
lý
hợp
đồng

1.3
Quản
lý
công
đoạn
sản
phẩm

2.Quản lý lương
NVHC

1.4
Báo
cáo

kết
quả

2.1
Theo
dõi
ngày
nghỉ

2.2
Theo
dõi
ngày
làm
thêm

2.3
Theo
dõi hệ
số
lương

2.4
Báo
cáo
kết
quả

Công ty
khác

Sơ đồ mức ngữ cảnh:
Trả
lời

Nhân viên
hành chính

Ngày cơng, bậc lương

u
cầu
sản
phẩ

u
cầu
sản
phẩ

0. Quản lý
lương

Phiếu trả lương

Bảng chấm công
Phiếu trả lương

TT
Lương

Trả
lời

Ban quản lý

10

Công nhân


Hệ thống thông tin quản lý

Sơ đồ mức đỉnh:

Ban quản lý

TT tình hình lương CN

TT tình hình lương NVHC

Yêu cầu sản
phẩm

1.Quản lý
lương cơng
Trả lời
nhân

Ngày
cơng,

bậc
lương

2.Quản lý
lương
NVHC

Cơng ty khác

Phiếu
trả
lương

Bảng
chấm
cơng

Phiếu
trả
lương

Nhân viên
hành
chính

Cơng
nhân
11

Hệ thống thông tin quản lý

Sơ đồ mức dưới đỉnh về chức năng quản lý lương công nhân:

Theo dõi
ca,ngày làm
việc

Công ty khác
Trả
lời

Yêu
cầu
sản
phẩm

1.2Báo cáo
kết quả

hợp
đồng

Ban Quản lý

12

Công nh

Trả lời

TT
sản
xuất
sản
phẩm

TT hệ số lương

TT về

1.1Quản lý
hợp đồng

TT hệ số lương

TT
ngày
làm
thêm

1.3Quản
công đoạ
sản xuất


Hệ thống thông tin quản lý

Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý lương NVHC :

Nhân viên hành

chính

TT hệ số lương
Trả lời

TT ngày
nghỉ

Nhân viên hành
chính

2.3Quản lý
hệ số lương

Trả lời

Trả lời

TT ngày
làm thêm

TT hệ số lương

TT ngày
nghỉ

2.2Quản lý
ngày nghỉ

TT ngày

làm thêm

2.4Báo cáo
kết quả

TT tiền
lương
NVHC

Trả lời

Ban quản lý

13

2.2Quản lý
ngày làm
thêm