Giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc đối với sinh viên đại học ngành quản trị văn phòng trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC
Lời cảm ơn
Mục lục
PHẦN MỞ ĐẦU
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Lý do chọn đề tài
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Mục tiêu nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Giả thuyết nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu
Bố cục đề tài nghiên cứu
PHẦN NỘI DUNG
LỜI CẢM ƠN
PHỤ LỤC

1. Lý do chọn đề tài

Với vị trí địa lý cũng như các thế mạnh về tài nguyên, con người.Việt
Nam chúng ta nhanh chóng gia nhập các tổ chức, các diễn đàn trên thế giới như:
Liên hợp quốc, Ngân hàng thế giới, Tổ chức thương mại thế giới, Diễn đàn hợp
tác Á – Âu, Liên minh nghị viện Thế giới ( IPU), Diễn đàn kinh tế thế giới Đông

Á… từ đó kéo theo rất nhiều chính sách phát triển, mở cửa tạo điều kiện cho
nguồn vốn đầu tư không ngừng tăng lên và ngày càng có chất lượng. Theo số
liệu của Cục đầu tư nước ngoài năm 2014 các nước đầu tư vào Việt nam đứng
đầu là Hàn Quốc tiếp theo là Hồng kông, Nhật Bản và singapore…Vì thế thị
trường việc làm ngày càng đa dạng và khó tính hơn.
Việc làm là một trong những vấn đề xã hội có tính chất toàn cầu, là mối
quan tâm lớn của nhiều quốc gia. Hiện nay quốc gia đang cần những nhân tài trẻ
để phục vụ cho đất nước. Những sinh viên được học tập và rèn luyện tại các
trường Đại học, cao đẳng. Đây chính là những tài năng tương lai, giúp cho đất
nước phát triển, giải quyết về nhu cầu việc làm của người lao động.


Mặt khác để tìm được một công việc phù hợp cho mỗi người không hề dễ
chút nào, và điều này là rất khó khi lại là sinh viên vừa tốt nghiệp ra trường. Đi
xin việc ở đâu, làm thế nào để xin việc, công việc có phù hợp hay không?đó là
những câu hỏi chung mà chúng ta cùng nghĩ tới.
Với thực trạng sinh viên ra trường hầu như đều rơi vào tình trạng thất
nghiệp hoặc làm trái ngành nghề. Có một vấn đề luôn được đặt ra ở đây, hàng
năm với số lượng lớn Sinh viên ra trường với các ngành nghề đào tạo khác nhau,
nhưng các doanh nghiệp vẫn cứ than thở là thiếu nguồn nhân lực làm việc.
Các trường Đại học ngày càng mở rộng các ngành nghề đào tạo và Ngành
Quản trị văn phòng trong mấy năm gần đây đang trở thành Ngành thu hút được
người học cũng như nhu cầu tuyển dụng nhân sự ngành này ngày càng cao. Nắm
bắt được nhu cầu của thị trường lao động nhiều trường bao gồm cả đại học, cao
đẳng đã tiến hành mở rộng đào tạo thêm ngành Quản trị văn phòng như các
trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, trường Đại học dân lập Phương
Đông, Trường Đại học Lao động và Xã hội,… Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
cũng là một trong những trường đào tạo chú trọng về Ngành Quản trị văn phòng.
Với số lượng cung vượt quá cầu, hiện tượng thất nghiệp đang là vấn đề của toàn
xã hội và sinh viên ngành Quản trị văn phòng cũng không tránh khỏi những lo

toan suy nghĩ về việc làm trong tương lai sau khi ra trường. Nhận thấy được vấn
đề bức thiết này, nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài:“ Giải pháp góp phần
nâng cao Kỹ năng xin việc đối với Sinh viên Đại học Ngành Quản trị Văn
phòng trường Đại học Nội vụ Hà nội”.
Việc nghiên cứu này giúp cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng trường
Đại học Nội vụ nhận thức được sự quan trọng của các kỹ năng mềm góp phần
vào hành trang cho nhu cầu tìm kiếm việc làm sau này. Đồng thời thúc đẩy sinh
viên tiến gần hơn trong công cuộc chinh phục nhà tuyển dụng. Trong quá trình
nghiên cứu đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, chúng tôi kính mong
được sự góp ý của các Thầy Cô để đề tài này được hoàn thiện hơn.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề


Nghiên cứu về vấn đề việc làm của sinh viên trước đây đã có nhiều cuốn
sách, nhiều nhà chuyên môn nghiên cứu đã cung cấp về lý luận về đề tài này. Có
nhiều nguyên nhân được tìm ra và có nhiều biện pháp giải quyết những vấn đề
bức xúc được tìm hiểu nhưng nó chỉ mang tính chất chung chung chưa tìm đến
một ngành cụ thể.
Tài liệu “The Job search – your guide to success” của B. Zarna (1997) đã
đề cập đến vấn đề của các bạn trẻ khi đang ở cuối khóa học hoặc Tài liệu “The
Job search – your guide to success” của B. Zarna (1997) với nhiều cảm xúc
khác nhau về triển vọng bắt đầu một sự nghiệp mới. Cuốn sách tập trung vào
việc chỉ dẫn kỹ năng, khám phá các lựa chọn, phát triển hồ sơ nghề nghiệp của
bản thân, cách tìm kiếm việc làm ở đâu và tìm kiếm như thế nào, cách viết đơn
điền mẫu hồ sơ, các kỹ năng cần thiết cho buổi phỏng vấn diễn ra thành công.
Tác giả cũng đã giúp cho các bạn trẻ có sự chuẩn bị sẵn sàng hơn cách duy trì
việc làm trong những ngày khởi đầu công việc (90 ngày đầu tiên) dựa trên việc
tự xác định tính cách của bản thân, cải thiện bản thân, làm việc với người có tính
cách khác, xử lý tình trạng căng thẳng,, cách đương đầu với năm công tác đầu
tiên và những lời khuyên để chuyển động tiếp lên cao hơn công việc khởi đầu.

Tuy vậy, tài liệu này cũng chỉ đưa ra những chỉ dẫn khá đơn giản và phù hợp
hơn với đối tượng thanh niên ở những nước phát triển, có đầy đủ các điều kiện,
nguồn lực được tiếp cận dễ dàng.
Sách “Cẩm nang xin việc” của Quốc Hùng, (2005) đã đề cập đến vấn đề
thiếu trầm trọng nguồn lao động có chất lượng cao. Tác giả nêu rõ nguyên nhân
của những yếu kém của sinh viên là do cách thức giáo dục của chúng ta quá chú
trọng vào lý thuyết trong khi đó lại chưa quan tâm chính đáng tới kỹ năng thực
hành. Từ đó tác giả đã đưa ra những giải pháp hàng đầu sinh viên là phải có định
hướng nghề nghiệp ngay từ khi còn đang ngồi trên ghế nhà trường, thậm chí khi
đã chọn nghề cho mình. Tác giả cũng giúp sinh viên tốt nghiệp xác định khoảng
cách giữa bằng cấp và khả năng thực tế trong tuyển dụng, đồng thời trang bị cho
sinh viên những hành trang cần thiết như cách chuẩn bị tiếp cận nhà tuyển dụng,
cách ứng xử, sự tự tin, hồ sơ ấn tượng, có định hướng nghề nghiệp rõ ràng, biết
cách nói về mình. Đặc biệt tác giả cũng dành nhiều trang để đưa ra những lời


khuyên hữu ích để tham gia phỏng vấn tuyển dụng thành công. Cuốn sách đã đề
cập nhiều khía cạnh quan trọng trong tiến trình tìm việc nói chung và đã đưa ra
những chỉ dẫn thiết thưc cho sinh viên khi đi tìm việc. Tuy nhiên để áp dụng
được những lời khuyên đó khi bản thân sinh viên chưa nhận thức được phù hợp
và đúng đắn về mình, chưa có môi trường thuận lợi để phát triển bản thân, thực
hành kỹ năng và trải nghiệm thực tế.
Đề tài về “Thực trạng việc làm và khảo sát việc làm của sinh viên sau
khi tốt nghiệp ở Việt Nam hiện nay” của trường Đại học kinh tế thành phố Hồ
Chí Minh đã góp phần đánh giá về thực trạng tình hình việc làm của sinh viên
trong cả nước sau khi ra trường cũng như tính phù hợp của chương trình đào tạo
với thực tiễn. Qua việc khảo sát tác giả còn tìm hiểu, đánh giá về các yếu tố ảnh
hưởng đến kết quả xin việc và những yếu tố sinh viên nên chuẩn bị khi còn trên
ghế nhà trường. Qua đó cho chúng ta một cái nhìn mới về những yêu cầu cơ bản
trong công việc hiện nay. Tuy nhiên đề tài này mới chỉ đánh giá chung về tình

hình việc làm của sinh viên Việt Nam khi ra trường, chưa nghiên cứu về vấn đề
việc làm của sinh viên các ngành khác, chưa đưa ra được các biện pháp giúp
sinh viên có thể tiếp cận với nhà tuyển dụng.
Đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường về “Sự đáp ứng của sinh viên
ngành Quản lý giáo dục trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đối với
yêu cầu của thị trường lao động hiện nay” của TS. Nguyễn Ánh Hồng đã giúp
chúng ta thấy được thực trạng chung về vấn đề việc làm của sinh viên chuyên
ngành Quản lý giáo dục, những đánh giá và yêu cầu của các nhà tuyển dụng đối
với sinh viên chuyên ngành Quản lý giáo dục,.. Tuy nhiên, đề tài này chỉ tập
trung vào những sinh viên đã ra trường thuộc ngành Quản lý giáo dục chứ chưa
tìm hiểu về những sinh viên đã ra trường thuộc chuyên ngành khác, chưa nghiên
cứu về những khó khăn của sinh viên khi ra trường, chưa đưa ra được các biện
pháp cụ thể, thiết thực hỗ trợ cho sinh viên sau khi tốt nghiệp đi kiếm việc làm.
Đề tài nghiên cứu của chúng tôi mong muốn được đóng góp, bổ sung
thêm những hạn chế, thiếu sót của các đề tài trên . Trong đề tài chúng tôi đi sâu
vào nghiên cứu về thực trạng kỹ năng mềm, trình độ chuyên môn của sinh viên
Đại học Ngành Quản trị văn phòng. Đồng thời tìm hiểu xu hướng tuyển dụng


Ngành quản trị văn phòng hiện nay. Từ đó so sánh thực trạng sinh viên và
những tiêu chí của nhà tuyển dụng. Đưa ra các giải pháp góp phần nâng cao kỹ
năng xin việc sinh viên Đại học Ngành quản trị văn phòng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
• Mục tiêu chung: Tìm ra giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc cho sinh

viên Đại học Ngành Quản tri Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Mục tiêu cụ thể:
- Tìm hiểu hệ thống lý luận về : Quản trị văn phòng, người học, kỹ năng xin việc,
-

Việc làm.
Khảo sát thực trạng sinh viên Đại học ngành Quản trị Văn phòng trường Đại
học Nội vụ Hà Nội so sánh đối chiếu với một số trường Đại học trên địa bàn Hà

-

Nội
Khảo sát vấn đề việc làm và xu hướng tuyển dụng
Kiến nghị các giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc cho Sinh viên Đại

học Ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu về lý luận về Việc làm, Kỹ năng xin việc
- Thực trạng sinh viên Đại học ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ
-

Hà Nội. So sánh đối chiếu với một số trường Đại học trên địa bàn Hà Nội
Xu hướng việc làm hiện nay và tiêu chí tuyển dụng
Đối chiếu giữa các tiêu chí tuyển dụng và thực trạng sinh viên
Kiến nghị một số giải pháp góp phần nâng cao kỹ năng xin việc cho sinh viên

Đại học Ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng: Sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng và Nhà tuyển dụng
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
+ Thời gian: từ tháng 6 năm 2015 đến ngày 10 Tháng 8 năm 2015
6. Giả thuyết nghiên cứu
Nếu đồng loạt nâng cao hệ thống kỹ năng mềm cho sinh viên thì sẽ góp
phần nâng cao kỹ năng xin việc cho sinh viên Đại học Ngành Quản trị Văn

phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
7. Phương pháp nghiên cứu
Có nhiều phương pháp được chúng tôi sử dụng nghiên cứu nhưng dưới
đây là những phương pháp chính
Có nhiều phương pháp được chúng tôi sử dụng nghiên cứu nhưng dưới
đây là những phương pháp chính:


-

Phương pháp khảo sát thực tiễn, chúng tôi đã tiến hành khảo sát với 200 sinh
viên thuộc sinh viện đại học ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ
Hà Nội. Với những câu hỏi được dựa trên cơ sở mục đích, nhiệm vụ của đề tài

-

nghiên cứu.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi có số liệu khảo sát chúng tôi tiến hành

-

tổng hợp và thông kê các số liệu thu được bằng cách tính toán phần trăm.
Hướng tiếp cận tư liệu và đề tài: Trong quá trình nghiên cứu chúng tôi có tiến
hành thu thập tài liệu từ báo chí, đài, internet,.. đồng thời thực hiện các cuộc gặp

-

gỡ, phỏng vấn trực tiếp sinh viên đại học ngành Quản trị văn phòng.
Phương pháp đặt phiếu câu hỏi
Phương pháp mô tả, so sánh…

8. Bố cục đề tài nghiên cứu
Bài nghiên cứu gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về Khoa quản trị văn phòng
Chương 2: Thực trạng sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và xu hướng tuyển dụng đối với sinh viên Ngành quản
trị Văn phòng hiện nay
Chương 3: Giải pháp nâng cao kỹ năng xin việc cho sinh viên Đại học
Ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà Nội


LỜI CẢM ƠN
Tôi có thể hoàn thành báo cáo khoa học như trên là nhờ vào sự tạo điều
kiện của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Quản trị văn phòng, cũng như
sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của cô giáo Đinh Thị Hải Yến, cùng với các bạn
sinh viên Đại học ngành Quản trị văn phòng và Công ty Cổ phần Tập đoàn Cà
phê Trung Nguyên.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Nhà trường, Khoa quản trị
văn phòng, Cô giáo Đinh Thị Hải Yến cùng quý cơ quan và các bạn sinh viên đã
tạo điều kiện cho chúng tôi hoàn thành tốt báo cáo Khoa học này./.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 8 năm 2015
NHÓM SINH VIÊN

Ngô Thị Diên
Đinh Thị Kim Cúc
Nguyễn Thị Quỳnh Châu


CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1.

Khái quát chung về Khoa Quản trị Văn phòng
1.1.1. Khái quát chung về Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
Trụ sở làm việc của Khoa: Phòng A424, Trường Đại học Nội vụ Hà Nộisố 36 Xuân La- phường Xuân La- Tây Hồ- Hà Nội
Điện thoại: 043.7532.864
Khoa Quản trị văn phòng được hình thành và phát triển trên cơ sở các
khoa:
* Khoa Hành chính văn phòng (giai đoạn 2001- 2004):
- Năm 1998 hệ trung cấp ngành Hành chính văn phòng được mở và đào
tạo khoá 1 (1998-2000);
- Năm 2001 Khoa Hành chính văn phòng được thành lập và được giao
quản lí ngành Hành chính văn phòng;
- Năm 2004 Khoa Hành chính văn phòng đã xây dựng và mở thêm ngành
Thông tin Thư viện (hệ trung cấp).
* Khoa Hành chính văn phòng và thông tin thư viện (giai đoạn 20042008)
- Năm 2005 Khoa đã xây dựng và mở các ngành Cao đẳng Quản trị văn
phòng; Cao đẳng Thông tin Thư viện;
- Năm 2007 xây dựng và mở ngành Cao đẳng Quản lí Văn hoá.
* Khoa quản trị văn phòng (giai đoạn năm 2008 đến nay).
Khoa Quản trị văn phòng được thành lập theo một số Quyết định:
- Quyết định số 260/QĐ-CĐNV ngày 10/9/2008 của Hiệu trưởng Trường
Cao đẳng Nội vụ Hà Nội trên cơ sở tách từ Khoa Hành chính văn phòng và
Thông tin Thư viện.
Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV ngày 24/4/2014 của Hiệu trưởng Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội
Theo thống kê , đến nay 100% cán bộ giảng dạy tại Khoa có học vị thạc
sĩ, 22% cán bộ đang học NCS; đến năm 2015 Khoa phần đấu 30% đội ngũ cán
bộ có học vị Tiến sĩ.

1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Khoa quản trị văn phòng


Quyết định số 214/QĐ-ĐHNV quy định vị trí và chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn của Khoa quản trị Văn phòng
Khoa Quản trị văn phòng là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
có chức năng tổ chức thực hiện quá trình đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có
trình độ đại học, sau đại học và thấp hơn trong lĩnh vực quản trị văn phòng , thư
ký văn phòng, kế toán, thống kê và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác
quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
phát triển kinh tế- xã hội.
Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các Khoa quản lý. Chủ trì, tổ chức
quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác trong
chương trình, kế hoạch giảng dạy của Trường;
Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong Khoa;
Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao; xây dựng ngân hang đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy- học thực hành, thực tập và thực nghiệm khoa học;
Chủ trì, tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình ngắn hạn về
chuyên môn nghiệp vụ thuộc Khoa quản lý theo kế hoạch hàng năm được Hiệu
trưởng phê duyệt;
Tổ chức thi, quản lý bài thi và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp.
Tổ chức bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp bảng điểm toàn khóa cho sinh

viên thuộc Khoa quản lý .
Quản lý và cấp giấy chứng nhận kết quả học tập của sinh viên thuộc
Khoa. Quản lý và cấp chứng chỉ học phần do Khoa quản lý.
Chuyển giao kết quả học tập cho các đơn vị liên quan. Lập bảng điểm
toàn khóa chuyển về Phòng Quản lý đào tạo theo quy định của Nhà trường;


Xây dựng phát triển đội ngũ giảng viên dài hạn và ngăn hạn, phát triển
chương trình đào tạo và cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa, tăng cường điều
kiện đảm bảo chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế;
Quản lý viên chức và người học thuộc Khoa theo sự phân cấp của Hiệu
trưởng;
Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ, chủ động khai thác các dự án
hợp tác trong nước và quốc tế; phối hợp với các tổ chức khoa học và công nghệ,
cơ sở sản xuất, kinh doanh gắn đào tạo với nghiên cứu khoa học, sản xuất kinh
doanh với đời sống xã hội;
Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo; quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo dục chính trị, tư
tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và người học; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho viên chức thuộc Khoa;
Tổ chức đánh giá viên chức và người học trong Khoa; tham gia đánh giá
cán bộ quản lý cấp trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà
trường; Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao.
Hiện nay, Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên
ngành: Ngành Quản trị văn phòng và Ngành Thư ký văn phòng. Quản lý đào tạo
hệ chính quy Ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc học, trung cấp, cao
đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng quản trị văn phòng, đại
học Quản trị văn phòng. Trong bài nghiên cứu này chúng tôi chỉ tập trung tìm
hiểu về sinh viên Đại học Ngành Quản trị văn phòng. Chương trình đào tạo

Ngành Quản trị văn phòng được xây dựng dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực
có chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng vì thế năm 2012 theo tiêu chí
tuyển sinh Khoa quản trị văn phòng đã tiếp nhận với hệ Đại học Ngành Quản trị
văn phòng với các đặc điểm như sau với tổng số 304 sinh viên (tính theo sinh
viên nhập học năm 2010). Trong đó có 41 sinh viên nam và 263 sinh viên nữ.
Do tính chất ngành học nên tỷ lệ sinh viên nữ chiếm hơn 75% tổng số sinh viên.
1.1.3. Vị trí việc làm và triển vọng Ngành Quản trị Văn phòng
Sinh viên học ngành Quản trị văn phòng khi tốt nghiệp được cấp bằng cử
nhân Quản trị Văn phòng và có thể làm việc như:


Thư ký tổng hợp, quản trị viên hành chính văn phòng, chuyên viên văn
phòng, nhân viên văn thư- lưu trữ trong các cơ quan Nhà nước, tổ chức doanh
nghiệp, trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý.
Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng của cơ
quan quản lý Nhà nước, các tổ chức kinh tế- chính trị- xã hội, các doanh nghiệp
thuộc mọi thành phần kinh tế.
Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy các chuyên ngành: Quản trị văn phòng,
Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.
Với tốc độ phát triển nhanh như hiện nay, cùng với yêu cầu ngày càng cao
về chất lượng nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồn nhân lực trong lĩnh vực văn
phòng. Thực tế cho thấy, nguồn nhân lực nước ta đang thiếu rất nhiều, cán bộ
chuyên môn thuộc ngành quản trị văn phòng còn rất hạn chế. Vì vậy, khi ra
trường sinh viên ngành quản trị văn phòng có nhiều cơ hội để lựa chọn, nơi làm
việc phù hợp với khả năng của mình. Theo thống kê của trường Đại học Nội vụ
Hà Nội năm 2010, sinh viên sau khi ra trường có tới 95% sinh viên làm việc
đúng ngành nghề của mình.
Đặc biệt đối với những sinh viên có khát vọng lớn hơn, có tố chất lãnh
đạo không muốn dừng lại ở vị trí Nhân viên văn phòng, sau khi hoàn thành
chương trình đào tạo Đại học, cử nhân Quản trị văn phòng có thể tiếp tục học

tập, nghiên cứu ở bậc học cao học và nghiên cứu sinh để trở thành chuyên gia
trong lĩnh vực Quản trị văn phòng, Văn thư- lưu trữ hoặc làm việc ở vị trí cấp
cao hơn trở thành lãnh đạo cao cấp trong cơ quan, đơn vị,.. chẳng hạn như Giám
đốc điều hành, chánh văn phòng,…
1.2. Đặc điểm sinh viên ngành Quản trị văn phòng
Khoa Quản trị văn phòng đang thực hiện đào tạo 02 chuyên ngành: Ngành
Quản trị văn phòng và Ngành Thư ký văn phòng. Trong bài nghiên cứu này
chúng tôi chỉ tập chung tìm hiểu về sinh viên đại học khoa Quản trị văn phòng.
Quản lý đào tạo hệ chính quy Ngành Quản trị văn phòng gồm có các bậc
học, trung cấp, cao đẳng, đại học: trung cấp hành chính văn phòng; cao đẳng
quản trị văn phòng, đại học Quản trị văn phòng. Chương trình đào tạo Ngành
Quản trị văn phòng được xây dựng dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực có
chuyên môn, trình độ về quản trị văn phòng vì thế năm 2012 theo tiêu chí tuyển


sinh Khoa quản trị văn phòng đã tiếp nhận với hệ Đại học Ngành Quản trị văn
phòng với các đặc điểm như sau với tổng số 304 sinh viên (tính theo sinh viên
nhập học năm 2010). Trong đó có 41 sinh viên nam và 263 sinh viên nữ. Do tính
chất ngành học nên tỷ lệ sinh viên nữ chiếm hơn 75% tổng số sinh viên.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KỸ NĂNG XIN VIỆC CỦA SINH VIÊN
ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI
VỤ HÀ NỘI VÀ XU HƯỚNG TUYỂN DỤNG ĐỐI VỚI SINH VIÊN
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HIỆN NAY
2.1. Vấn đề chung về kỹ năng xin việc của sinh viên
2.1.1. Khái niệm kỹ năng
Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng. Những định nghĩa này
thường bắt nguồn từ góc nhìn chuyên môn và quan niệm cá nhân của mỗi người.
Tuy nhiên, hầu hết chúng ta đều thừa nhận rằng kỹ năng được hình thành khi
chúng ta áp dụng kiến thức vào thực tiễn. Kỹ năng học được do quá trình lặp đi
lặp lại một hoặc một nhóm hành động nhất định nào đó. Kỹ năng luôn có định

hướng và chủ đích rõ ràng.
Vậy, Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể được thực hiện thuần
thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết ( kiến thức hoặc kinh
nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi. (Kỹ năng_nghề nghiệp, Bùi Trọng Giao,
2012, qua nguồn Internet.)
2.1.2. Khái niệm kỹ năng mềm
Kỹ năng mềm là thuật ngữ xã hội học chỉ những kỹ năng có liên quan
đến việc sử dụng ngôn ngữ, khả năng hòa nhập xã hội, thái độ và hành vi ứng xử
áp dụng vào việc giao tiếp giữa người với người, kỹ năng mềm là những kỹ
năng có liên quan đến việc hòa mình vào sống hay tương tác với xã hội, cộng
đồng, tập thể hoặc tổ chức. ( theo nguồn Kenhtuyensinh.vn, truy cập lúc 9h15
ngày 7/08/2015; />

Kỹ năng mềm dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con
người như: kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, làm việc theo nhóm, kỹ năng quản
lý thời gian, vượt qua khủng hoảng, sáng tạo và đổi mới…
2.1.3.Các yêu cầu về kỹ năng mềm của sinh viên
Phỏng vấn xin việc luôn là “ cửa ải” khó khăn nhất đối với các ứng viên.
Vì thế hãy chứng tỏ bạn là ứng cử viên xuất sắc nhất với đầy đủ các kỹ năng
mềm cần thiết. Các kỹ năng mềm cần phải có như sau:
2.1.3.1. Kỹ năng viết CV
Để chinh phục nhà tuyển dụng ngay từ vòng loại đầu các ứng viên phải có
bản CV công việc hoàn hảo, biết cách trình bày một bản CV chuyên
nghiệp, có bố cụ rõ ràng, trung thực. làm rõ được những ưu điểm của bản
thân.
2.1.3.2 . Khả năng làm việc độc lập
Tuy trái ngược với kỹ năng làm việc nhóm nhưng khả năng làm việc độc
lập cũng được coi là yếu tố quan trọng khi đi xin tuyển. Nhà tuyển dụng cũng
mong chờ nhân viên của họ có thể làm việc một cách độc lập khi cần thiết.
2.1.3.3. Khả năng giải quyết nhiều loại công việc

Tiết kiệm thời gian, giảm nguồn nhân lực luôn là mục tiêu hướng tới của
các cơ quan, doanh nghiệp. Vì thế, nhà tuyển dụng luôn cần những người có khả
năng làm được nhiều loại công việc. Để đáp ứng được đòi hỏi của công việc,
tích cực học tập, rèn luyện và thực hành để có thể nâng cao khả năng giải quyết
nhiều công việc là cách mà sinh viên phải làm để có thể thích ứng với những đòi
hỏi khắt khe của nhà tuyển dụng.
2.1.3.4. Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp luôn là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống con người nói
chung. Kĩ năng giao tiếp mà các nhà tuyển dụng cần có thể qua các hình thức
như:
- Gặp mặt trực tiếp với người khác, chia sẻ ý kiến, thông tin.
- Nói chuyện qua điện thoại- biết cách xử sự, hiểu rõ vấn đề và giải quyết
tình huống.
- Trao đổi qua thư từ, e-mail hay các tài liệu khác.


2.1.3.5. Kĩ năng thích ứng và linh hoạt
Hay nói cách khác, nhà tuyển dụng muốn nhìn thấy ở một nhân viên tiềm
năng sự cống hiến qua việc đảm đương nhiều việc khác nhau. Họ không muốn
thuê một người cứng nhắc và thụ động trong môi trường làm việc thay đổi liên
tục. Thích ứng và linh hoạt có nghĩa là bạn phải:
- Sẵn sàng ở lại công ty trễ hay đi làm ngay cả những ngày nghỉ khi có
quá nhiều công việc để làm.
- Giúp đỡ người khác lúc công việc họ bị quá tải mặc dù đó không phải là
trách nhiệm của bạn.
- Lắng nghe ý kiến người khác và luôn sẵn sàng tiếp thu, học hỏi cái mới.
- Giữ sự bình tĩnh trước mọi tình huống khó khăn.
- Lên kế hoạch trước, trong trường hợp có vấn đề gì xảy ra, cũng phải có
một kế hoạch B.
2.1.3.6. Kĩ năng làm việc nhóm:

Cho dù bạn là một cá nhân nổi trội, tuy nhiên, nếu bạn không thể làm việc
nhóm thì nhà tuyển dụng cũng không chọn bạn. Hoạt động nhóm với nhiều
người thì qua những ý kiến khác nhau, sẽ có nhiều cách giải quyết vấn đề hơn.
Kĩ năng hoạt động nhóm bao gồm có:
- Trợ giúp đồng nghiệp giải quyết vấn đề.
- Cho người khác lời khuyên, nhận xét về công việc của họ để giúp họ
hoàn thành công việc tốt hơn.
- Tỏ thái độ tích cực, háo hứng để giữ tinh thần đồng đội, ủng hộ đồng
nghiệp nói ra ý kiến về những điều họ cảm thấy chưa hài lòng.
2.1.3.7. Kĩ năng giải quyết vấn đề
Hằng ngày chúng ta đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh từ nội bộ hay bên
ngoài. Nhà tuyển dụng muốn tuyển một người có thể đảm đương những thử
thách, khó khăn và tìm ra hướng giải quyết. Ví dụ như:
- Nhìn ra vấn đề và nghĩ ra những hướng giải quyết khác nhau.
- Thu thập thông tin nếu cần thiết.


Đánh giá, phân tích các khía cạnh gồm điểm mạnh, điểm yếu của các
hướng giải quyết đó và đưa ra sự chọn lựa cuối cùng.
2.1.3.8. Kĩ năng hòa đồng:
Tại công ty, bạn không chỉ giao tiếp với khách hàng mà còn giao tiếp với
đồng nghiệp. Không chỉ trong công việc, nhà tuyển dụng còn muốn các ứng viên
phải biết cách tiếp xúc, trao đổi với nhau, thể hiện qua:
Thái độ tích cực, thân thiện, hòa đồng với đồng nghiệp, khách hàng hay
bất cứ ai mình gặp.
Giải quyết rắc rối, mâu thuẩn với đồng nghiệp trên cơ sở bình đẳng.
Thể hiện hăng hái, nhiệt tình, truyền cảm hứng cho người khác.
2.1.3.9. Kĩ năng tạo động lực cho bản thân:
Khi công việc trở nên khó khăn hơn, người ta có thể bị chán nản. Do đó,
nhà tuyển dụng muốn thuê một người biết tự tạo động lực cho chính mình và nỗ

lực nhiều hơn để hoàn thành công việc. Kĩ năng này bao gồm:
Thể hiện thái độ “mình luôn làm được” trong mọi trường hợp. Thay vì
đùn đẩy trách nhiệm, chấp nhận thiếu sót trong công việc thì luôn tìm cách tốt
hơn.
Cố gắng, nỗ lực sau khi thất bại, hoặc bị phê bình.
Nhìn ở nhiều khía cạnh khác nhau, biết đào sâu, tìm hiểu vấn đề hơn là
chỉ nhìn ở bề mặt.
2.1.3.10.

Kĩ năng thuyết phục

Trong thời đại mới, người chủ không muốn họ là người duy nhất đưa ra
lời nói và những người khác phải làm theo. Do đó, họ cũng đánh giá cao kĩ năng
thuyết phục và tạo sự ảnh hưởng. Thông thường, kĩ năng này liên quan nhiều
đến công việc bán hàng, tuy nhiên, trong công sở, nó có thể được thể hiện qua:
- Làm mọi người thay đổi hướng suy nghĩ của họ thiên về hướng tích cực
và có lợi hơn.
- Trình bày quan điểm cá nhân và sự đề nghị của mình theo cách logic và
thuyết phục mọi người nghe theo.


2.2. Khái quát về vấn đề việc làm
2.2.1. Khái niệm việc làm
Theo bộ luật lao động_Điều 13 “ Mọi hoạt động tạo ra thu nhập, không bị

-

pháp luật cấm đều được thừa nhận là việc làm”
Trên thực tế việc làm được biểu hiện dưới 03 hình thức:
Làm công việc để nhận tiền lương, tiền công hoặc hiện vật cho công việc.

Làm công việc để thu lợi cho bản thân mà bản thân lại có quyền sử dụng hoặc

-

quyền sở hữu (một phần hay toàn bộ) tư liệu sản xuất để tiến hành công việc đó.
Làm công việc cho hộ gia đình mình nhưng không được trả thù lao dưới hình
thức tiền lương, tiền công cho công việc đó. Bao gồm sản xuất nông nghiệp,
hoạt động kinh tế phi nông nghiệp do chủ hộ hoặc một thành viên khác trong gia
đình có quyền sử dụng, sở hữu hoặc quản lý.
Trong bài nghiên cứu này chúng ta chỉ đề cập đến việc làm biểu hiện
dưới hình thức 01. Làm công việc để nhận tiền lương, tiền công hoặc hiện vật
cho công việc
2.2.2. Đặc trưng của việc làm
Nghiên cứu các đặc trưng của việc làm chính là việc tìm hiểu cơ cấu hoặc
cấu trúc dân số có việc làm theo các tiêu chí khác nhau nhằm làm rõ các khía
cạnh khác nhau của vấn đề việc làm. Bao gồm:
Cấu trúc dân số có việc làm theo giới và tuổi: Cho biết trong số những
người có việc làm thì tỉ lệ nam, nữ là bao nhiêu tuổi, độ tuổi nào là lực lượng lao
động chính ( chiếm phần đông trong lực lượng lao động).
Sự thay đổi quy mô việc làm theo vùng ( nông thôn_ thành thị): Cho biết
tiềm năng tạo thêm việc làm mới trong tương lai.
Cơ cấu làm việc theo ngành kinh tế: Cho biết ngành kinh tế nào trong nền
kinh tế quốc dân có khả năng thu hút được nhiều lao động nhất ở hiện tại và
tương lai, sự dịch chuyển lao động giữa các ngành này.
Cơ cấu việc làm theo nghề.: Cho biết nghề nào hiện tại đang tạo ra được
nhiều việc làm nhất và xu hướng lựa chọn nghề nghiệp trong tương lai của
người lao động.
Cấu trúc việc làm theo thành phần kinh tế: Cho biết hiện tại lực lượng lao
động đang tập trung nhiều nhất trong thành phần kinh tế và xu hướng dich

chuyển lao động giữa các thành phần kinh tế trong tương lai. Thành phần kinh tế
được dựa trên quan hệ sở hữu về tư liệu sản xuất.
Trình độ văn hóa và đào tạo của dân số theo nhóm tuổi và giới tính, theo
vùng.
2.2.3. Các bước tìm việc làm
Hầu hết sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường đang băn khoăn không
hiểu rõ ra trường bản thân sẽ tìm việc như thế nào? Để nhằm giúp các bạn có thể
tự tin hơn khi tìm việc cho bản thân. Thì việc xác định được các quá trình tìm
việc là một vấn đề cấp thiết nhằm giúp sinh viên chủ động hơn trong quá trình
tìm việc. Muốn có được công viêc tốt thì chúng ta cần phải có “ nghệ thuật săn
việc,” muốn vậy người tìm việc cũng phải trở thành một “du kích săn việc”. Bởi
vì, trong vô vàn những khó khăn, thách thức bởi sự khó tính của nhà tuyển dụng
cùng với sự cạnh tranh gay gắt của đối thủ tìm việc như hiện nay ai biết cách bồi
dưỡng năng lực của mình, biết cách giới thiệu tài năng một cách độc đáo thì
chắc chắn bạn sẽ dễ dàng nhanh chóng thu hút được nhà tuyển dụng. Để thành
công trên thị trường việc làm hiện nay, Sinh viên cần phải có một kế hoạch rõ
ràng và chi tiết với các tiêu chí: khôn khéo, có mục tiêu, có tiếp thị, có định
hướng, không tốn nhiều chi phí, mang tính thực tế và khả thi…
Quá trình tìm việc có gồm các bước như sau:
Bước 1: Hiểu rõ quá trình tìm việc:
Dưới đây là một trong số những quan niệm về quá trình tìm việc, chúng
sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình tìm việc và tự tin hơn khi đi xin việc:
- Tìm việc là quá trình “ tiếp thị” bản thân và tài năng của bạn.
- Biết rõ được khả năng và thế mạnh sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhà
tuyển dụng.
- Tìm kiếm việc làm sẽ mất nhiều thời gian của bạn.
- Theo sát một kế hoạch đã vạch rõ, nhưng phải luôn linh hoạt.
- Đừng từ bỏ công cuộc tìm việc trừ khi bạn thành công
Bước 2: Đánh giá bản thân:

Xác định và liệt kê những sở thích của bạn, kỹ năng, mong muốn và thói
quen làm việc của bạn. Khi bạn biết rõ được tính cách của bạn, bạn có thể dễ
dàng xác định công việc và công ty phù hợp với bạn.
Bước 3: Xác định những mục tiêu của bạn:


Bạn muốn công việc gì? Bạn thích các hoạt động công việc nào? Kiểu sếp
nào phù hợp với bạn? Bạn muốn làm việc ở đâu? Biết rõ những điều bạn muốn
và mong chờ sẽ giúp bạn dễ dàng vạch ra những chiến thuật trong công cuộc tìm
việc hơn.
Bước 4: Tạo hồ sơ xin việc:
Chuẩn bị và thu thập những tài liệu cần thiết sau:
- Thư ngỏ, thư cảm ơn, thư nhận lời hoặc từ chối công việc.
- Resume
- Thư giới thiệu
- Bản sao học bạ, bảng điểm, bằng cấp, chứng chỉ…
- Các giải thưởng và khen thưởng
Bước 5: Tạo mạng lưới hỗ trợ
Hãy gọi điện cho bạn bè, người thân…để nhờ sự giúp đỡ của họ trong quá
trình tìm việc. Họ sẽ là nguồn giúp đỡ tiềm năng, có thể sẽ mang lại việc làm tốt
cho bạn.
Bước 6: Tìm kiếm nhà tuyển dụng
Tìm kiếm những nhà tuyển dụng và công ty tiềm năng đang có nhu cầu
tuyển nhân viên. Xác định xem công ty nào thực sự phù hợp với bạn, công ty
nào thực sự có nhiều cơ hội để bạn phát triển tiềm năng. Tiếp đến, tìm kiếm tên
của những người đang làm công việc mà bạn muốn ứng tuyển.
Bước 7: Nộp hồ sơ xin việc
Chuẩn bị tất cả thư ngỏ, resume và những tài liệu liên quan để nộp cho
nhà tuyển dụng. Hãy đảm bảm rằng tất cả những tài liệu bạn chuẩn bị đều trông
thật chuyên nghiệp. Tiếp đó, bạn có thể gửi hồ sơ xin việc qua đường bưu điện,

fax hoặc email tới công ty bạn muốn ứng tuyển.
Bước 8: Tham dự phỏng vấn
Tìm kiếm thông tin của công ty trước buổi phỏng vấn. Tìm hiểu xem công
ty hoạt động trên lĩnh vực nào và bạn có thể đóng góp gì cho sự phát triển, mục
tiêu của công ty. Ăn mặc chỉnh tề và gọn gàng. Biết rõ là bạn muốn mức lương
và thưởng bao nhiêu, sẵn sàng thõa thuận khi có thể. Bạn nên gửi một lá thư
cảm ơn sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, nhấn mạnh rằng bạn có thể mang lại
những lời ích gì cho công ty.
Bước 9: Nhận lời hoặc từ chối công việc


Gửi thư cho công ty mà bạn ứng tuyển để trả lời là bạn chấp nhận lời mời
của công ty hay không. Nếu bạn nhận lời làm việc cho công ty, hãy bày tỏ
những đánh giá của bạn, lặp lại những điều khoản trong thư mời của công ty gửi
cho bạn và hỏi xem khi nào bạn có thể bắt đầu công việc mới của mình. Ngoài
ra, nếu bạn không nhận lời mời làm việc của công ty, bạn cũng nên gửi một bức
thư cho công ty giải thích lý do và thể hiện rằng bạn đánh giá rất cao về công ty.
Bước 10: Đánh giá quá trình
Nếu bạn không xin được công việc đúng như mong muốn, hãy tự hỏi bản
thân những câu hỏi sau:
- Tôi đã hoàn thành tốt mọi điều cần thiết hay chưa?
- Mỗi bước trên tôi đã làm tốt hay chưa?
- Tôi cần phải cải thiện những điều gì?
2.2.4. Một số gợi ý cho sinh viên mới ra trường khi tham dự phỏng
vấn ( dựa trên nguồn thông tin từ trang CAREER MARKET VIET NAM truy cập
vào lúc 00:25 ngày 10/8/2015)
- Làm đẹp hồ sơ trực tuyến
Những người đã và sắp tốt nghiệp nên nỗ lực tối đa trong việc tìm kiếm
việc làm trên mạng. Bạn nên đầu tư một CV hoàn chỉnh trên các trang mạng tìm
việc, về kỹ năng, thành tích và lĩnh vực chuyên môn. Có như vậy thì nhà tuyển

dụng mới dễ dàng tìm thấy thông tin và hiểu rõ về kỹ năng trình độ của bạn. Bạn
nên dành ra ít nhất 1 giờ mỗi ngày để cập nhật, chỉnh sữa hồ sơ của mình trên
trang mạng. Như vậy, hồ sơ của bạn dễ dàng được các nhà tuyển dụng tìm thấy
hơn
- Trau dồi một bộ hồ sơ giấy hoàn chỉnh

Khi đã có một bộ hồ sơ trực tuyến, bạn cũng nên chuẩn bị đầy đủ một bộ
hồ sơ giấy ( sơ yếu lý lịch, hình thẻ, bằng cấp photo…) Nếu nhà tuyển dụng goi
bạn phỏng vấn, bạn sẽ có sẵn bộ hồ sơ này để mang theo. Nhà tuyển dụng sẽ
thấy được sự chu đáo, nhiệt tình của bạn.


- Khéo léo bộc lộ cá tính

Trong quá trình phỏng vấn, bạn hãy tự tin là chính mình. Cá tính của bạn
có thể giúp bạn nổi bật trong hàng loạt ứng viên một màu kia. Khi có quá nhiều
ứng viên cạnh tranh cho cùng một vị trí với trình độ tương đương, nhà tuyển
dụng thường chọn những người mà họ cảm thấy khá thú vị khi làm việc hàng
ngày.
- Nên đặt một vài câu hỏi thông minh

Trong một buổi phỏng vấn, việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng ngoài
việc giúp bạn hiểu thêm về công ty, nó còn tạo ấn tượng tốt về bạn với nhà
tuyển dụng. Nhiều nhà tuyển dụng đánh giá cao các ứng viên có những câu hỏi
thông minh sau buổi phỏng vấn. việc đặt câu hỏi sẽ khiến nhà tuyển dụng tin
rằng, bạn thật sự yêu thích công ty và mong muốn làm cùng công ty.
- Tập trả lời trước những câu hỏi phỏng vấn:

Trước những buổi thuyết trìn, bạn thường chuẩn bị khá kỹ. Vì thế khi đi
phỏng vấn bạn hãy lên mạng tìm hiểu trước một số câu hỏi thường gặp trong

buổi phỏng vấn. Sau đó soạn thảo lại và đứng trước gương trả lời những câu hỏi
này. Như vậy, khi đối mặt với nhà tuyển dụng, bạn sẽ không bị ấp úng, ậm ừ hay
trả lời thiếu ý.
Hãy nhìn thẳng, tự tin và trả lời rõ ràng là chìa khóa đảm bảo buổi
phỏng vấn thành công.
2.3. Thực trạng sinh viên đại học Ngành Quản trị văn phòng Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.1. Thực trạng kỹ năng mềm của sinh viên Đại học Ngành Quản trị
văn phòng
Theo nguyện vọng của người học và các cơ sở hạ tầng, trang thiết bị mà
nhà trường đạt được. Năm 2012, nhà trường tuyển sinh hệ Đại học đầu tiên


Ngành Quản trị Văn phòng. Qua 200 phiếu khảo sát phát ra ngẫu nhiên giữa các
lớp có 182 phiếu hợp lệ tiến hành điều tra xác suất sinh viên về những vấn đề
liên quan đến ngành mà các bạn đang theo học (Mẫu phiếu khảo sát phụ lục 01):
Bảng tổng hợp kết quả phiếu khảo sát tính theo đơn vị (%)

Đáp án
STT

A

1
55
2
5
3
9
4

45
5
4
6
11
7
83
8
0
9
13
10
70
11
67
12
16
13
33
(1) Bảng tổng kết kết quả phiếu

B

C

D

Ghi
chú

27
12
6
72
23
0
71
8
12
49
0
6
78
12
6
48
41
0
9
8
0
54
46
0
68
8
11
27
0
3

22
11
0
52
25
7
1
4
62
khảo sát vấn đề liên quan đến ngành học của sinh

viên Đại học Ngành quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.1.1.Kỹ năng giao tiếp của sinh viên Đại học Ngành quản trị văn
phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bảng 2.1: Bạn có tự tin vào khả năng giao tiếp của bản thân không
Đáp án
Rất tự tin
Tự tin
Không tự tin

Số phiếu
0
98
84

Tỷ lệ (%)
0
54
46

Ý kiến khác

0

0

( nguồn khảo sát thực tế)
Qua số liệu khảo sát có 54% sinh viên tự tin vào khả năng giao tiếp của
bản thân. Khi tiếp xúc với người mới gặp có một số bạn sinh viên có khả năng
giao tiếp rất tốt, dẫn dắt câu chuyện và tạo được thiện cảm đối với người đối
diện. Nhưng trái lại có tới 46% sinh viên ngại giao tiếp, và khả năng giao tiếp,
tiếp nhận thông tin từ đối phương rất kém. Là sinh viên học Ngành Quản trị văn
phòng tương lai có thể là làm nhân viên ở bộ phận Hành chính, bộ phận lễ tân
hay thậm chí là lãnh đạo văn phòng vì thế cần thiết kỹ năng giao tiếp phải đạt
được. Hay sắp tới bạn phải đối mặt với nhà tuyển dụng thì có khả năng giao tiếp
bạn đã đưa mình tiến gần hơn một bước đối với công cuộc chinh phục nhà tuyển
dụng.
2.3.1.2.Kỹ năng xử lý tình huống
Bảng 2.2: Hiện tại ngoài việc học ở trường bạn có tham gia hoạt động nào
sau đây không?
Đáp án
Đi học thêm ở các trung
tâm để nâng cao kiến
thức
Đi làm thêm để lấy kinh
nghiệm thực tiễn, kiếm
thêm thu nhập
Làm từ thiện để rèn
luyện tính năng động

cũng như phẩm chất
Không làm gì

Số phiếu
24

Tỷ lệ (%)
13

123

68

15

8

20

11

(nguồn khảo sát thực tế)
Hầu như kỹ năng xử lý tình huống của các bạn trẻ bây giờ còn rất kém,
đặc biệt là sinh viên khi đang ngồi trên ghế nhà trường. Sự va chạm thực tế còn
rất ít. Qua số liệu khảo sát có tới 68 % sinh viên những năm ngồi trên ghế giảng
đường đi làm thêm để lấy kinh nghiệm thực tiễn và kiếm thêm thu nhập, đi làm
thêm các bạn sẽ học hỏi và có một ít kinh nghiệm xử lý những tình huống đơn
giản hàng ngày, giúp các bạn biết cách chủ động hơn, năng động hơn. Chỉ có

11% các bạn sinh viên là không làm gì, chỉ lên lớp, về ngủ, học bài. Suốt những
năm tháng sinh viên mọi thứ cứ lặp đi lặp lại như thế. Vì thế khả năng nhanh
nhạy nắm bắt vấn đề của các bạn sinh viên này bị hạn chế. Nhiều bạn tỏ ra lúng
túng khi gặp phải những tình huống thường gặp trong cuộc sống hàng ngày. Ví
dụ như: Khi đến các cơ quan kiến tập rất nhiều sinh viên tỏ ra lúng túng khi pha
trà, và tiếp đón khách bên ngoài vào cơ quan. Nhiều bạn sinh viên khi được nhờ
photo tài liệu không biết cách phôt cũng không cầu tiến học hỏi và nhờ các anh
chị phụ trách hướng dẫn.
2.3.1.3.Kỹ năng viết CV, kỹ năng làm việc bằng gmail
Bảng 2.3: Bạn biết CV là gì không? Và nếu biết bạn đã bao giờ gửi CV đi
chưa?
Đáp án
Có biết, và đã từng gửi
CV đến các doanh
nghiệp xin thực tập
Có biết và chưa từng gửi
CV đi
Không biết

Số phiếu
20

Tỷ lệ (%)
11

145

80

17

9

( nguồn khảo sát thực tế)
Hầu như đến thời điểm hiện tại có 41% sinh viên không hề biết đến CV là
gì, khi được hỏi đến họ đều trả lời một câu giống nhau “ CV là gì? Mình không
biết”. Vậy tại sao sinh viên Đại học sắp ra trường một khái niệm đơn giản và là
công cụ xin việc trong thời điểm này mà đa số sinh viên lại không hề hay biết.
Thực chất CV chính là hồ sơ xin việc là một tập văn bản tài liệu tóm tắt về bản
thân, quá trình được giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng
để xin việc làm. Trong đó, tờ lý lịch được trích ngang thường được nhà tuyển
dụng quan tâm đầu tiên khi nhận hồ sơ của người xin việc vì nó đóng vai trò
cung cấp thông tin quan trọng cho người sử dụng lao động.
Các bạn trẻ không biết rằng hiện nay nhiều nhà tuyển dụng trước khi
phỏng vấn trực tiếp thường duyệt qua vòng lựa chọn kỹ càng bản CV, nếu bản
CV của bạn gây ấn tượng với nhà tuyển dụng thì bạn đã thành công đến 50%
vậy tại sao, chúng ta các bạn sinh viên lại bỏ qua cơ hội gần đến với nhà tuyển


dụng. Đáng tiếc là có tới 49% các bạn sinh viên trả lời là có biết nhưng các bạn
lại chưa từng làm thử bản CV và gửi đi đến nhà tuyển dụng.
Bảng 2.4: Bạn làm việc với Gmail chưa?và bạn nghĩ làm việc với Gmail
có cần thiết không?
Đáp án
Rồi rất cần thiết
Rồi, không cần thiết
Chưa, Không biết

Số phiếu
151

16
15

Tỷ lệ (%)
83
9
8

( nguồn khảo sát thực tế)
Một trong những phương tiện giúp các bạn tiến gần hơn nữa với nhà
tuyển dụng là cách làm việc với Gmail chuyên nghiệp. Vậy câu hỏi được đặt ra
ở đây là thế nào là làm việc Gmail chuyên nghiệp?
Trước hết Gmail là: một dịch vụ webmail dựa trên tìm kiếm, miễn phí bao
gồm trên 15.000megabyte bộ nhớ. Gmail là một động cơ tìm kiếm mạnh của
google có thể nhanh chóng tìm kiếm mọi thư mà một chủ tài khoản đã gửi hoặc
nhận. Điều đó có nghĩa là không cần sắp xếp theo thứ tự để tìm lại chúng.
Khi Gmail hiển thị một email, nó còn tự động hiển thị tất cả câu trả lời
của thư đó, vì thế người sử dụng có thể xem một thư trong ngữ cảnh một cuộc
đàm luận.
Chính vì sự tiện ích của nó mà bây giờ các nhà tuyển dụng cần ở nhân
viên khả năng làm việc với Gmail một cách chuyên nghiêp khi gửi và nhận thư
cũng như các tài liệu và khả năng bảo mật thông tin giữa các cấp với nhau. Theo
khảo sát với số lượng sinh viên chúng tôi nhận được câu trả lời so với sự hiểu
biết về CV nhiều hơn, có đến 92% nhận được câu trả lời là làm việc với Gmail,
và các bạn đều nhận định làm việc với Gmail rất quan trọng. Trong đó, có 15%
sinh viên là làm việc thường xuyên với Gmail. Còn có đến 8% sinh viên không
biết gì về Gmail, khi được hỏi vậy làm sao các bạn có thể gửi bài khi học tập thì
nhận được câu trả lời là nhờ bạn.
Có hiện tượng như vậy là do: thứ nhất từ bản thân sinh viên không ý
thức, không chịu tìm hiểu xu hướng tìm việc hiện nay và những công cụ quan

trọng hỗ trợ trong công việc hàng ngày.


Thứ hai, từ phía nhà trường, các thầy cô giáo không đưa vào chương trình
giảng dạy và phổ biến cho sinh viên được biết. điều này đối lập với sinh viên
trường khác khi được hỏi tới.
2.3.1.4.Trang phục, tác phong
Tính chất ngành đa số là sinh viên nữ nên trang phục hầu như được các
bạn sinh viên nữ chú ý. Ăn mặc gọn gàng. Tuy nhiên, có một số bạn sinh viên
không hề chú ý đến trang phục. khi được hỏi đến một số bạn trả lời trang phục
không quan trọng. Nhưng các bạn không biết rằng trang phục gây ấn tượng đầu
tiên với nhà tuyển dụng như thế nào. Các bạn chỉ có 5s đầu tiên để các nhà tuyển
dụng ấn tượng và có thiện cảm với các bạn.
Các bạn phải rèn luyện, tạo dựng thói quen tốt cho bản thân, hình thành
tác phong công nghiệp: Tức là không có giờ cao su, phải luôn đúng giờ, làm
việc nhanh gọn, bản thân không có sức ỳ, tác phong này không phải có ngay
được mà đòi hỏi các bạn phải có thời gian và tạo thói quen ngay từ khi ngồi trên
ghế nhà trường.
2.3.1.5.Kỹ năng trả lời phỏng vấn
Bảng 2.5: Bạn đã bao giờ tìm hiểu về thông tin tuyển dụng chưa? Bạn có
quan tâm đến vấn đề này không?
Đáp án
Rất quan tâm, thường
xuyên trên các phương
tiện thông tin
Ít quan tâm, không
thường xuyên chỉ thĩng
thoảng gặp trên các trang
mạng
Không quan tâm vì đang

là sinh viên
Ý kiến khác

Số phiếu
128

Tỷ lệ (%)
70

50

27

0

0

4

3

( nguồn khảo sát thực tế)
Bảng 2.6: Bạn đã tham gia các ngày hội việc làm, các buổi tọa đàm về kỹ
năng xin việc chưa?
Đáp án
Đã từng tham gia
Chưa tham gia
Chưa biết đến

Số phiếu

121
40
21

Tỷ lệ (%)
67
22
11