Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại cty TNHH kế toán kiểm toán phương nam

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa
luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Kế Toán Và Kiểm Toán Phương Nam,
không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về
sự cam đoan này.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 5 tháng 5 năm 2015

Nguyễn Hồng Hoàng Nhi

i


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được
rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc
nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô ở Khoa Kế Toán – Tài Chính - Ngân Hàng đã truyền đạt
kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn ThS. Ngô Thị Mỹ Thúy đã tận tâm hướng dẫn chúng em hoàn
thành khóa luận tốt nghiệp, cùng với sự chỉ dẫn của các Anh/Chị ở Công ty TNHH Kế Toán
Và Kiểm Toán Phương Nam tại môi trừơng làm việc thực tế.
Thiếu sót là điều chắc chắn không thể tránh khỏi trong khóa luận lần này, em rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô để kiến thức của em được hoàn thiện
hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn.
TP. Hồ Chí Minh, ngày 5 tháng 5 năm 2015

Nguyễn Hồng Hoàng Nhi

ii

iii


iv


MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN. ..................................................................................................................................................................4

1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ .............................................................. 4
1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ. ......................................................................... 4
1.1.2 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống KSNB .............................................................. 5
1.1.3. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. ............................................................... 5
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................................... 5
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................................... 8
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát ............................................................................................... 10
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông ...................................................................................... 12
1.1.3.5. Giám sát .................................................................................................................. 13
1.1.4 Mục tiêu của KSNB.................................................................................................... 14
1.1.4. Hạn chế của KSNB .................................................................................................... 15
1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền............................................................. 16
1.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền ................................................................ 16
1.2.1.1 Khái niệm của bán hàng - thu tiền ........................................................................... 16
1.2.1.2 Ý nghĩa của bán hàng - thu tiền ............................................................................... 16
1.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát của quy trình bán hàng-thu tiền ........................................... 17
1.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng-thu tiền ........................................................... 22
1.2.2.1 Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng - thu tiền ................. 22
1.2.2.2 Trình tự nghiên cứu kiểm soát nội bộ ..................................................................... 23
1.2.2.2.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................................................... 23

1.2.2.2.2 Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát............................................................................ 24
1.2.2.2.3 Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát trong chương trình kiểm toán .. 24
1.2.2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản dự kiến ...... 25
1.2.3. Những thủ thuật gian lận thường xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền. ............. 25
1.2.3.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng: ................................................................ 25
1.2.3.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được ............................................................................. 26
1.2.3.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả do mua hàng trả chậm. ........................................ 26
v


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN HÀNG VÀ
THU TIỀN CÔNG TY TNHH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN PHƯƠNG NAM THỰC HIỆN TẠI ĐƠN
VỊ KHÁCH HÀNG. ........................................................................................................................................29

2.1 Giới thiệu khái quát về công ty ..................................................................................... 29
2.1.1 Thông tin chung về công ty ........................................................................................ 29
2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................................. 29
2.1.1.2 Loại hình doanh nghiệp, quy mô vốn. ..................................................................... 29
2.1.2 Bộ máy tổ chức của Công ty ...................................................................................... 30
2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức ........................................................................................................... 30
2.1.2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận....................................................................................... 31
2.1.3 Tổ chức phòng kiểm toán và qui định chung về kiểm toán ....................................... 32
2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ phòng kiểm toán .......................................................... 32
2.1.3.2 Đạo đức nghề nghiệp của kiểm toán viên ............................................................... 34
2.1.4 Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng ....................................................................... 35
2.1.4.1 Chế độ kế toán áp dụng ........................................................................................... 35
2.1.4.2 Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán ......................... 35
2.1.5 Doanh số ..................................................................................................................... 36
2.1.5.1 So sánh doanh thu năm 2013- 2014 ........................................................................ 36
2.1.5.2 Nhận xét................................................................................................................... 37

2.2 Thực trạng công tác tổ chức kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền do
Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng
Công ty TNHH XYZ ........................................................................................................... 38
2.2.1 Công tác tổ chức kế toán tại Công ty TNHH XYZ .................................................... 38
2.2.2 Tìm hiểu hệ thống KSNB của quy trình bán hàng và thu tiền ................................... 40
2.2.3 Đánh giá tính sơ bộ rủi ro kiểm soát các thủ tục KSNB của chu trình bán hàng và thu
tiền ....................................................................................................................................... 54
2.2.3 Thiết kế các thủ tục kiểm soát chính .......................................................................... 57
2.2.4 Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thay đổi những thử nghiệm cơ bản đã dự kiến ....... 59
2.2.5 So sánh giữa lý thuyết và thực tế kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền........ 60
vi


CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ .................................................................................................62

3.1 Nhận xét ưu điểm và nhược điểm ................................................................................. 62
3.1.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................................. 62
3.1.2. Đánh giá rủi ro ........................................................................................................... 62
3.1.3. Hoạt động kiểm soát .................................................................................................. 63
3.1.4 Thông tin và truyền thông .......................................................................................... 63
3.1.5 Giám sát ...................................................................................................................... 64
3.2 Kiến nghị về kiểm soát nội bộ trong quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH
XYZ ..................................................................................................................................... 65
3.2.1 Môi trường kiểm soát ................................................................................................. 65
3.2.2 Đánh giá rủi ro ............................................................................................................ 65
3.2.3 Hoạt động kiểm soát ................................................................................................... 65
3.2.4 Thông tin và truyền thông .......................................................................................... 65
3.2.5 Giám sát ...................................................................................................................... 66

vii

DANH SÁCH BẢNG BIỂU
Bảng 1: Số lượng và kết cấu lao động tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương
Nam.
Bảng 2: Mô tả cấp độ của nhân viên kiểm toán tương ứng với kinh nghiệm.
DANH SÁCH SƠ ĐỒ
Hình 1: Bộ máy tổ chức của Công ty.
Hình 2: Doanh số của Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam
năm 2013-2014.
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của bộ phận kiểm toán.
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Ý nghĩa

Từ viết tắt
TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

BCTC

Báo cáo tài chính

BP

Bộ phận

PXK

Phiếu xuất kho

KH

Khách hàng

ĐĐH

Đơn đặt hàng

viii


LỜI MỞ ĐẦU
1. Sự cần thiết của đề tài
Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hóa,
dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và quốc tế ngày càng khốc
liệt hơn. Nền kinh tế nước ta đã và đang có những triển vọng mới, hướng đi mới để hòa nhập
với nền kinh tế thế giới, nhất là trong bối cảnh hội nhập kinh tế hiện nay, việc Việt Nam gia
nhập vào Tổ chức thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam
nhiều cơ hội vô cùng to lớn nhưng bên cạnh đó cũng không kém những rủi ro và thử thách,
đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại. Do đó, để đứng vững trong
tình hình cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp không những phải tự mình vươn lên
trong quá trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi các doanh nghiệp còn phải hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ, nâng cao năng lực quản lý, tăng cường kiểm soát để hạn chế những gian lận,
sai sót có thể xảy ra và đề ra những phương hướng, mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả kinh
doanh.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn yếu kém,
các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình còn những công ty lớn lại phân quyền điều
hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng
cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian

lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát không quản
lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng.
Với xu hướng thị trường ngày càng mở rộng trong lĩnh vực thương mại, các doanh nghiệp
kinh doanh buôn bán hàng hóa ngày càng nhiều, điều này đồng nghĩa với việc quy trình bán
hàng - thu tiền sẽ được chú trọng hơn, vì là một quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa –
tiền tệ giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi
bên, nên công việc kiểm soát nội bộ cần được thực hiện chặt chẽ hơn hết.
Vì tất cả những lý do trên, cùng với kiến thức đã học tập được từ trường và thời gian thực tập
tại Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam, em đã chọn đề tài “Kiểm soát nội
1


bộ quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương
Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng” làm khóa luận tốt nghiệp với mong muốn tìm hiểu
kĩ hơn về lĩnh vực này, đồng thời góp một phần cho mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ.
2. Đối tượng nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán
Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu về Công ty TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam.
- Tìm hiểu kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền do Công ty TNHH Kế Toán và
Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng.
- So sánh giữa thực tế với lý thuyết, sau đó để đánh giá ưu điểm và nhược điểm của hệ thống
kiểm soát nội bộ, nhằm đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại đơn vị khách hàng.
4. Phương pháp nghiên cứu
Trong bài báo cáo thực tập này sử dụng chủ yếu hai phương pháp:
- Thứ nhất là phương pháp phân tích và tổng hợp: Trên cơ sở các tài liệu được cung cấp của
đơn vị thực tập, tập trung làm rõ chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ và các
yếu tố liên quan đến quy trình bán hàng- thu tiền để có thể thấy rõ thực trạng qui trình kiểm

toán tại doanh nghiệp và từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện qui trình kiểm toán bán hàng và
thu tiền.
- Thứ hai là phương pháp quan sát thực tế: Thông qua cơ sở tiếp xúc thực tế với đơn vị và
phỏng vấn các Anh/Chị trực tiếp kiểm toán để tìm hiểu thêm về các yếu kém của hệ thống
kiểm soát nội bộ, cùng với những đánh giá khái quát chung trong quá trình xử lý và đưa thông
tin vào bài viết một cách có chọn lọc nhất.

2


5. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền
Chương 2: Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ về quy trình bán hàng và thu tiền công ty
TNHH Kế Toán và Kiểm Toán Phương Nam thực hiện tại đơn vị khách hàng
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị

3


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ QUY TRÌNH BÁN
HÀNG VÀ THU TIỀN.
1.1. Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong đó theo Liên
đoàn Kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC) định nghĩa thuật
ngữ kiểm soát nội bộ như sau:
“Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước
công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp
cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có
hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện

sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng
tin cậy”.
Theo chuẩn mực kểm toán Việt nam số 315 (VSA- Ban hành kèm theo Thông tư số
214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài Chính) thì hệ thống kiểm soát nội

bộ được định nghĩa:
- Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong
đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục
tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu
suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được
hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
Theo COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là
một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (The
National Commission on Fraudulent Financial Reporting
Commission), định nghĩa:
4

hay còn gọi là Treadway


Hệ thống kiểm soát nội bộ là: Kiểm soát nội bộ là một quá trình, chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng
Quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự bảo
đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ”.
Trong ba định nghĩa trên thì định nghĩa của COSO được chấp nhận rộng rãi. Năm 1992 Uỷ
ban COSO đã ban hành báo cáo đầu tiên ra thế giới về Khuôn mẫu lý thuyết về kiểm soát nội
bộ một cách đầy đủ và hệ thống. Sau 21 năm do môi trường hoạt động kinh doanh đã có nhiều
thay đổi đáng kể, đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin. Do đó, năm 2013 Uỷ ban
COSO đã cập nhật và cải tiến báo cáo nhằm giúp các tổ chức thiết kế và phát triển hệ thống
kiểm soát nội bộ phù hợp.
1.1.2 Ý nghĩa của việc nghiên cứu hệ thống KSNB

Kiểm toán viên cần có sự hiểu biết đầy đủ về các bộ phận hợp thành hệ thống KSNB để phục
vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Sự hiểu biết này bao gồm trên hai phương diện, đó là hệ
thống kiểm soát nội bộ có phù hợp hay không, và chúng có được đơn vị thực hiện trên thực tế
hay không.
Sự hiểu biết này được kiểm toán viên sử dụng để xác minh lại các sai sót tiềm tàng, xem xét
các yếu tố ảnh hưởng có thể dẫn đến rủi ro làm báo cáo tài chính bị sai lệch trọng yếu, thiết
kế các thử nghiệm cơ bản,…
Theo báo cáo COSO 2013, các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn bao gồm 5
bộ phận như sau: Môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm soát; thông tin và
truyền thông; giám sát. Nhưng trong nội dung chi tiết có sự thay đổi cho phù hợp với thay đổi
của môi trường kinh doanh và sự phát triển của hệ thống thông tin.
1.1.3. Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ.
1.1.3.1. Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát
của toàn bộ thành viên trong tổ chức.
5


Theo báo cáo COSO 1992 có 7 yếu tố tạo nên môi trường kiểm soát gồm:
- Tính trung thực và các giá trị đạo đức
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành
- Cơ cấu tổ chức
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Cam kết về năng lực
- Chính sách nguồn nhân lực
- Hoạt động quản trị và Ban kiểm soát.
Nhưng theo báo cáo COSO năm 2013, 7 yếu tố trên được thiếp lập lại thành 5 nguyên tắc như
sau:
-Nguyên tắc 1: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức.

Sự cam kết này được thể hiện thông qua việc người quản lý thiết lập các chuẩn mực đạo đức,
giám sát sự tuân thủ chuẩn mực đạo đức và đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời về những
hành vi vi phạm. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần làm gương cho cấp dưới về việc tuân
thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các
thể thức thích hợp.
-Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm
chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Để giám sát hành hệ
thống kiểm soát nội bộ, Hội đồng quản trị cần hiểu đặc điểm hoạt động kinh doanh, hiểu kỳ
vọng của các bên có liên quan. Hội đồng quản trị phải có đủ các thành viên độc lập để giám
sát hoạt động của người quản lý. Chức năng giám sát của Hội đồng quản trị được thể hiện
thông qua:
+ Môi trường kiểm soát: Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát việc thiết lập các chuẩn
mực đạo đức, thiết lập cơ chế giám sát nhằm thúc đẩy việc đạt được mục tiêu của đơn vị,
chẳng hạn các thành viên của Uỷ ban kiểm toán phải có đủ năng lực để đảm nhận nhiệm vụ.
Do Hội đồng quản trị phải chịu trách nhiệm trước các cổ đông hay chủ sỡ hữu, nên họ phải
thận trọng trong việc giám sát, đặc biệt là giám sát các thông tin trên báo cáo tài chính và các

6


công bố khác. Ngoài ra, họ còn cần theo dõi việc thực hiện của người quản lý và đưa ra các
biện pháp chấn chỉnh khi cần thiết.
+ Đánh giá rủi ro: Hội đồng quản trị cần giám sát việc đánh giá rủi ro của người quản lý trong
việc đạt được các mục tiêu. Các rủi ro không chỉ đến từ môi trường bên ngoài mà còn gồm cả
rủi ro bên trong xuất phát từ các thay đổi trong hoạt động sản xuất kinh doanh, các rủi ro do
gian lận, rủi ro do người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Hoạt động kiểm soát: Hội đồng quản trị cần giám sát người quản lý ở các cấp trong việc
thực hiện các chính sách và hoạt động kiểm toán đã được thiết lập.
+ Thông tin và truyền thông: Hội đồng quản trị cần phân tích và thảo luận với người quản lý
về các thông tin và truyền đạt thông tin liên quan đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.

+ Giám sát: Hội đồng quản trị cần đánh giá bản chất và phạm vi các hoạt động giám sát nói
chung của đơn vị. Họ cũng cần giám sát các đánh giá của người quản lý và các biện pháp do
người quản lý thiết lập.
-Nguyên tắc 3: Người quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ
chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn
vị.
Cơ cấu tổ chức cần phù hợp với đặc điểm của đơn vị ( trong đó gồm việc miêu tả, phân chia
trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị), thiết lập các loại và cách thức báo
cáo (gồm cả việc truyền thông), quy định về trách nhiệm, quyền hạn của từng cấp, chẳng hạn
như:
Hội đồng quản trị: chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định quan trọng, giám sát hoạt động của
người quản lý.
Người quản lý cao cấp: chịu trách nhiệm thiết lập các chính sách, chỉ thị, hướng dẫn về hoạt
động kiểm soát.
7


Người quản lý các bộ phận: chịu trách nhiệm hướng dẫn và thực hiện các chỉ thị do quản lý
cấp cao đưa ra.
-Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực, thông
qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nhà quản lý cần xây dụng và công bố các chính sách và thủ tục về việc tuyển dụng, huấn
luyện, phát triển nhân viên trong đơn vị. Người quản lý cũng cần đánh giá định kỳ về năng
lực của nhân viên, thông qua bộ phận bên trong tổ chức hoặc thông qua đơn vị, cá nhân bên
ngoài đơn vị.
-Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của
họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Để thực hiện điều này, Ban giám đốc và Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ chế báo cáo, trong
đó cần quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong việc báo cáo về kết quả hoạt
động và đưa ra các biện pháp sửa đổi phù hợp, ban giám đốc phải thiết lập các biện pháp đánh

giá kết quả ở các cấp khác nhau trong đơn vị.
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt
được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính và các
hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt
động.
Theo COSO 1992, để đánh giá rủi ro nhà quản lý đơn vị cần phải:
- Xác lập mục tiêu
-Nhận dạng rủi ro
- Phân tích rủi ro
8


- Các biện pháp quản trị rủi ro
Nhưng theo COSO 2013, 4 bước này được tổng hợp thành nguyên tắc 6 và nguyên tắc 7. Thêm
vào đó, COSO 2013 còn tổng hợp thêm hai nguyên tắc 8 và 9 để xem xét đến các gian lận
tiềm tàng khi đánh giá rủi ro làm cho mục tiêu đơn vị không đạt được và đánh giá những thay
đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, cụ thể các nguyên tắc này như
sau:
-Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để giúp có thể nhận diện và
đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Các mục tiêu của đơn vị
thường thiết lập bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và chi phí chính cho
người bên ngoài và người bên trong, mục tiêu tuân thủ.
-Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành
phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị.
Đơn vị phải nhận diện và đánh giá rủi ro ở cấp độ đơn vị, ở từng bộ phận, từng chức năng.
Khi đánh giá, cần nghiên cứu các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị. Bên cạnh đó, đơn vị
cũng phải thiết lập cơ chế nhận dạng rủi ro liên quan đến từng bộ phận trong đơn vị. Các rủi
ro đã được nhận diện sau đó cần được phân tích để đưa ra các biện pháp đối phó với rủi ro
thích hợp nhất, chấp nhận rủi ro, giảm thiểu rủi ro, tránh né rủi ro, kiểm soát rủi ro.

-Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tàng khi đánh giá rủi ro không đạt
mục tiêu của đơn vị.
Các loại gian lận tiềm tàng bao gồm: lập báo cáo tài chính gian lận, biển thủ tài sản, thực hiện
các hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định. Bên cạnh các loại gian lận nêu trên, cần
chú ý cả hành vi hối lộ và hành vi người quản lý khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ. Sự
khống chế hệ thống kiểm soát nội bộ thường được mô tả là hành động người quản lý vượt qua
khỏi các hoạt động kiểm soát đã được thiết lập.

9


Khi đánh giá rủi ro có gian lận, ba nhân tố liên quan đến gian lận cần xem xét, đó là áp
lực, cơ hội và khả năng hợp lý hoá các gian lận. Áp lực thường xuất phát từ việc đơn vị
thiết lập mục tiêu khá cao, khó có thể đạt được hay từ các áp lực cá nhân (gặp khó khăn
về kinh tế... ). Cơ hội để thực hiện thường do hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém hoặc
người quản lý khống chế kiểm soát nội bộ.

-Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng
đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Các thay đổi bao gồm thay đổi từ môi trường bên ngoài (kinh
tế, chính trị…), thay đổi từ cách thức kinh doanh (loại kinh doanh mới, kỹ thuật lớn…) thay
đổi từ cách thức quản lý, từ thái độ và triết lý của người quản lý về hệ thống kiểm soát nội
bộ…
1.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của
nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong
toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động.
Những hoạt động kiểm soát chủ yếu theo COSO 1992 là:
-Xét về mục đích, có 2 loại hoạt động kiểm soát, đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát
phát hiện:
Kiểm soát phòng ngừa: Là hoạt động kiểm soát được thực hiện trước khi hoạt động bắt đầu

nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn và gian lận ảnh hưởng đến việc đạt
được các mục tiêu của đơn vị.
Kiểm soát phát hiện: Được thiết kế nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận khi các hoạt động
đã được thực hiện.
-Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến gồm: Soát xét của nhà quản lý cấp cao,
quản trị hoạt động, phân chia trách nhiệm hợp lý, kiểm soát quá trình xử lý thông tin, kiểm
soát vật chất, phân tích rà soát.
10


Theo COSO 2013 các hoạt động kiểm soát sẽ được tổng hợp lại thành 3 nguyên tắc:
-Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi
ro, đạt được mục tiêu của đơn vị ở mức độ có thể chấp nhận được .
Người quản lý phải nghiên cứu các nhân tố về môi trường, vế tính phức tạp, về bản chất,
phạm vi hoạt động kinh doanh khi chọn lựa thiết lập các hoạt động kiểm soát. Ở nhiều
loại kiểm soát khác nhau, trong đó gồm các kiểm soát thủ công hay tự động, kiểm soát
phòng ngừa hay phát hiện. Khi thiết lập hoạt động kiểm soát, cần chú ý các kiểm soát phải
phù hợp với từng bộ phận, từng quy trình. Ngoài ra cần tách bạch các chức năng không
được phép kiêm nhiệm. Một số hoạt động kiểm soát tiêu biểu là:
+ Uỷ quyền và xét duyệt.
+ Kiểm tra, đối chiếu, thí dụ so sánh hai hay nhiều khoản mục với nhau hay so sánh giữa
thực tế với kế hoạch, với chính sách được thiết lập.
+ Kiểm soát vật chất.
+ Lập bảng chỉnh hợp.
+ Soát xét của người quản lý.
-Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát chung về công
nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu.
Người quản lý cần nghiên cứu mối liên hệ giữa chu trình kinh doanh của đơn vị (tính
lương, mua hàng, bán hàng) với đặc điểm xử lý thông tin để thiết lập các hoạt động kiểm
soát phù hợp (kiểm soát chung trong môi trường tin học, kiểm soát ứng dụng). Bên cạnh

đó, để đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy của việc xử lý thông tin, cần chọn lựa và phát
triển cơ sở hạ tầng thông tin thích hợp.
Ngoài ra, cần thiết lập các hoạt động kiểm soát để bảo vệ thông tin tránh sự truy cập trái
phép, cũng như các mối đe đoạ từ bên ngoài, kểm soát việc mua, sử dụng, duy trì cơ sở
vật chất nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
11


-Nguyên tắc 12: Đơn vị phải triển khai các hoạt động kiểm soát dựa trên các chính sách
đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục.
Dựa trên chính sách kiểm soát đã được thiết lập, người quản lý phải thiết kế các thủ tục
kiểm soát, trong đó phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân (kể cả trách
nhiệm báo cáo cho từng cấp quản lý).
Muốn hệ thống kiểm soát vận hành tốt, cần có các nhân viên có năng lực, thực hiện các
thủ tục kiểm soát đã được thiết lập.
Định kỳ, người quản lý cấp cao phải duyệt xét lại các hoạt động kiểm soát để xem xét liệu
chúng có còn thích hợp và thay thế chúng khi cần thiết.
1.1.3.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao
năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc lập báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động
tài chính và tuân thủ cho nội bộ và bên ngoài.
- Về thông tin: Tất cả các bộ phận, cá nhân trong đơn vị đều cần những thông tin nhất định để
thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống
thông tin như: xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai. Hệ thống thông
tin kế toán là phân hệ quan trọng trong hệ thống thông tin của đơn vị.
Yêu cầu về chất lượng của thông tin phải là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy
cập thuận tiện
- Truyền thông: Là truyền đưa tin tức đến đối tượng có liên quan bao gồm đối tượng bên trong
và cả bên ngoài đơn vị.
Phương tiện truyền thông: Email, báo cáo, hội thảo, họp báo….

12


Các yếu tố của hệ thống thông tin này theo COSO 2013 đã được hệ thống thành 3 nguyên tắc
như sau:
-Nguyên tắc 13: đơn vị phải thu thập ( hay tự tạo) và sử dụng các thông tin thích hợp, có
chất lượng nhằm hỗ trợ cho các bộ phận cấu thành khác của kiểm soát nội bộ.
Quá trình này được thực hiện thông qua các bước:
+ Nhận diện các thông tin cần thu thập: người quản lý cần nhận diện những thông tin cần
thiết hỗ trợ cho việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
+ Thu thập các dữ liệu từ bên trong và bên ngoài đơn vị.
+ Xử lý các dữ liệu để tạo thành thông tin có chất lượng. Chất lượng thông tin được biểu
hiện thông qua việc có thể thu thập thông tin một cách chuẩn xác, kịp thời, toàn vẹn. Quá
trình xử lý thông tin cần cân đối giữa chi phí và lợi ích.
-Nguyên tắc 14: Đơn vị phải truyền thông trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ
trợ chức năng kiểm soát. Các đối tượng phải được truyền thông bao gồm: nhân viên, người
quản lý, Hội đồng quản trị. Để truyền thông kịp thời, cần thiết lập nhiều kênh thông tin
khác nhau, chẳng hạn đường dây nóng hoặc các kênh thông tin phụ nếu kênh thông tin
thông thường không hoạt động hữu hiệu, chẳng hạn email, website…Việc sử dụng
phương thức truyền thông nào phụ thuộc vào tính chất thông tin.
-Nguyên tắc 15: Đơn vị phải truyền thông cho các đối tượng bên ngoài các thông tin liên quan
đến hoạt động và kiểm soát nội bộ như cổ đông, chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp. Ngoài
ra cần có kênh thông tin mở để thu nhận ý kiến từ các đối tượng này và tổ chức nhiều kênh
thông tin khác nhau để thu nhận thông tin, chẳng hạn đường dây nóng, hoặc các kênh thông
tin phụ nếu kênh thông tin thông thường không hoạt động hay không hữu hiệu. Việc sử dụng
phương thức truyền thông nào phụ thuộc vào tính chất thông tin.
1.1.3.5. Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian.
Giám sát có hai loại gồm:
13

-Giám sát thường xuyên: Là xem xét các báo cáo hoạt động, tiếp nhận góp ý của khách
hàng, nhà cung cấp.
-Giám sát định kỳ như kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, chương trình đánh giá độc lập.
Để giúp nhà quản lý dể dàng thực hiện việc giám sát chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của
đơn vị COSO 2013 cũng tổng hợp các yếu tố của giám sát thành 2 nguyên tắc:
-Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục hoặc
định kỳ nhằm bảo đảm rằng các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ là hiện hữu và
đang vận hành đúng.
Do mục tiêu và rủi ro của đơn vị luôn thay đổi, các hoạt động kiểm soát có thể trở nên
lỗi thời hay không còn phù hợp. Hoạt động giám sát sẽ giúp đánh giá liệu các hoạt động
kiểm soát có còn phù hợp không và liệu có nên thay đổi không.
-Nguyên tắc 17: Phải đánh giá và thông báo những khiếm khuyết của kiểm soát nội bộ kịp
thời cho các đối tượng có trách nhiệm như nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có biện pháp
khắc phục.
1.1.4 Mục tiêu của KSNB
Trong các đơn vị thường đề ra các mục tiêu cần đạt được cho toàn đơn vị, từng bộ phận, từng
cá nhân… các mục tiêu này có thể chia thành ba nhóm sau:
-Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính trung thực và đáng tin
cậy của báo cáo tài chính do chính đơn vị mình lập và cung cấp cho mọi đối tượng sử dụng.
-Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Kiểm soát nội bộ đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và
các quy định.
-Nhóm mục tiêu về hoạt động: Kiểm soát nội bộ giúp cho đơn vị sử dụng các nguồn nhân lực
hữu hiệu và hiệu quả, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần…

14


1.1.4. Hạn chế của KSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập bởi con người và chính con người vận hành hệ thống
này trong đơn vị. Do đó hệ thống kiểm soát nội bộ chắc chắn sẽ tồn tại những hạn chế nhất
định. Các hạn chế này bao gồm:
-Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa được các quyết định sai lầm của người ra
quyết định và người thực thi quyết định đó.
-Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa một cách triệt để sự thông đồng giữa các đơn
vị với cá nhân hay của các nhân viên với nhau
-Hệ thống kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa sự lạm dụng quyền hạn của nhà quản lý, gian
lận trong quản lý để thu được lợi ích cho đơn vị hay của cá nhân.
-Nhà quản lý luôn có xu hướng cân nhắc giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được, nếu chi phí bỏ
ra cao hơn lợi ích thì có thể chính sách, thủ tục đó không được thực hiện. Do đó hệ thống kiểm
soát nội bộ không được thực hiện hoặc được thực hiện nhưng không thể phát huy hết tác dụng
của nó.
-Trong kinh doanh luôn có tình huống bất thường, điều này vượt quá tầm kiểm soát của hệ
thống kiểm soát nội bô. Do vậy hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành hoặc vận
hành nhưng không mang lại hiệu quả như mong đợi.
-Do môi trường kinh doanh thay đổi, môi trường công nghệ thông tin phát triển nhanh nên đòi
hỏi các thủ tục kiểm soát bắt buộc phải được rà soát và điều chỉnh liên tục cho phù hợp nếu
không sẽ làm cho nó mất tác dụng và đôi khi còn là trở ngại cho hoạt động của đơn vị.
-Chính vì những hạn chế trên, nhà quản lý không thể tin tưởng hoàn toàn vào hệ thống kiểm
soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ là công cụ để nhà quản lý sử dụng điều hành đơn
vị để đạt được mục tiêu đề ra chứ không thể thay thế được nhà quản lý.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại hệ thống kiểm soát
nội bộ để có những điều chỉnh kịp thời. Khi nhà quản lý thiết lập và vận hành tốt một hệ thống
15


kiểm soát nội bộ không những giúp cho đơn vị giảm thiểu các sai sót, gian lận mà còn nâng
cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Như vậy, cơ sở lý thuyết theo báo cáo COSO 2013 đã cung cấp một khuôn mẫu làm cơ sở để

cho nhà quản lý thiết lập các chính sách, thủ tục, điều hành và kiểm soát hoạt động thực tiễn
của đơn vị mình một cách hiệu quả nhất nhằm hướng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn
vị mình.
1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền
1.2.1. Khái quát về chu trình bán hàng - thu tiền
1.2.1.1 Khái niệm của bán hàng - thu tiền
Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi HàngTiền. Quá trình bán hàng-thu tiền bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp
đồng mua hàng,…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Hàng hóa là những
tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được. Tiền tệ là phương tiện giao dịch
thanh toán được giải quyết tức thời.
Trong thực tế, chu trình bán hàng-thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau đây: xử lý
đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, cuối cùng là theo
dõi nợ phải thu và thu tiền.
1.2.1.2 Ý nghĩa của bán hàng - thu tiền
Chu trình bán hàng thu tiền là chu trình quan trọng trong hoạt động kinh doanh của đơn vị. Sự
hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động. Đơn vị
có bán được hàng hoá, dịch vụ hay không, nợ phải thu có được kiểm soát tốt không, có bị tổn
thất tài sản không,…là mối quan tâm của nhà quản lý vì nó là nhân tố chính quyết định hiệu
quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay để có được khách hàng thì đơn vị phải mở
rộng bán chịu. Do đó nợ phải thu thường chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của đơn vị
và mức độ xảy ra gian lận, sai sót ở chu trình này cũng khá cao.
16


Do đó, để đơn vị hoạt động hiệu quả nhà quản lý đơn vị cần quan tâm đến việc kiểm soát tốt
chu trình bán hàng – thu tiền của đơn vị mình.
1.2.1.3 Các thủ tục kiểm soát của quy trình bán hàng-thu tiền
a. Mục tiêu của các thủ tục kiểm soát
a.1 Kiểm soát chu trình bán hàng

- Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng:
Xem xét và thông báo cho khách hàng về khả năng cung ứng (mặt hàng, số lượng, thời
gian): Mục tiêu kiểm soát là các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, không bỏ sót.
Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng: Các nghiệp vụ bán chịu đều được xét duyệt
nhằm bảo đảm khả năng thu nợ từ khách hàng.
-Giao hàng:
Ghi nhận thông tin về đơn đặt hàng: số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, địa điểm: Mục
tiêu giao hàng đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa điểm.
Xác định phương thức vận chuyển hàng: Bảo vệ hàng hóa tránh hư hỏng, mất phẩm chất trong
quá trình giao hàng.
-Lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu:
Lập hóa đơn chính xác về tên khách hàng, số lượng và giá trị: Tuân thủ pháp luật và các quy
định về chứng từ.
Ghi nhận doanh thu, nợ phải thu khách hàng hay tiền vào sổ sách kế toán: Doanh thu và nợ
phải thu khách hàng được ghi nhận chính xác, bảo vệ tài sản
a.2 Kiểm soát chu trình thu tiền
-Xem xét các khoản nợ phải thu khách hàng đến hạn: Thu đủ, thu đúng, thu kịp thời nợ phải
thu khách hàng.
-Phát hiện các khách hàng đã quá thời hạn thanh toán nhưng vẫn chưa thanh toán hay không
có khả năng thanh toán: Bảo vệ tài sản.
17