kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại phở 24.doc

Lời mở đầu
Mọi tổ chức đều mong muốn hoạt động của đơn vị mình đạt hiệu
quả , báo cáo tài chính trung thực và hợp lí, tuân thủ pháp luật và các quy
định. Mà trong mỗi đơn vị đều chứa những rủi ro tiềm tàng, những rủi ro do
môi trường bên ngoài, do chính nội tại bên trong đơn vị. Vì vậy để phòng
tránh và giảm thiểu những rủi ro đó thì một trong những hoạt động ngày
càng không thể thiếu đối với các đơn vị là hoạt động kiểm soát nội bộ, nhất
là đối với những đơn vị có quy mô hoạt động lớn thì kiểm soát nội bộ đã
đem lại những hiệu quả đáng kể.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện cùng lúc ở nhiều khâu khác
nhau, trong đó chu trình bán hàng – thu tiền là một khâu quan trọng. Nó
quyết định đến doanh thu của một đơn vị nên luôn tiềm ẩn trong đó những
rủi ro lớn.
Để làm rõ hơn hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng, nhóm
chúng em với đề tài “Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu
tiền ở công ty phở 24” mong muốn góp phần nhỏ trong việc đánh giá hoạt
động kiểm soát nội bộ trong thực tiễn.Việc đánh giá luôn dựa theo tinh thần
của COSO.
Trong quá trình làm bài còn nhiều thiếu sót mong thầy/cô nhận xét , góp ý để
bài làm chúng em được hoàn thiện hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn.
1
Phần một : GIỚI THIỆU CÔNG TY PHỞ 24
- Phở 24 là chuỗi nhà hàng phở Việt Nam thuộc tập đoàn Nam An Group, tập đoàn
thực phẩm lớn nhất cả nước. Ngoài Phở 24 ra, Nam An Group còn sở hữu và điều hành
nhiều thương hiệu khác, như là An Viên, Maxim’s Nam An, Thanh Niên, An, Goody,
Goddy-Plus, Bamizon, Ibox Café, ... Phở là món ăn nổi tiếng nhất của Việt Nam nhưng
nó đã từng được biết đến như là thức ăn lề đường trong nhiều thập kỷ qua. Do đó,
những người sáng lập thương hiệu Phở 24 đã thấy được cơ hôi tuyệt vời này để tạo nên
một khái niệm kinh doanh mới đáp ứng những tiêu chuẩn cao nhưng vẫn giữ được giá
trị truyền thống. Sau gần 2 năm nghiên cứu thị trường – đặc biệt là khẩu vị của khách

hàng – Phở 24 đã sáng tạo ra một hương vị độc nhất cho nước dùng phở bắt nguồn từ
24 loại nguyên liệu và gia vị hảo hạn. Hương vị đặc biệt này được đón nhận nồng nhiệt
không chỉ bởi các khách hàng ở thành phố Hồ Chí Minh, mà còn từ Hà Nội, Đà Nẵng,
Bình Dương, Vũng Tàu, Nha Trang, các tỉnh thành khác và kể cả các quốc gia khác
trên thế giới…
- Cửa hàng Phở 24 đầu tiên được mở vào tháng 6 năm 2003 tại đường Nguyễn Thiệp,
đối diện khách sạn Sheraton Sài Gòn. Đến tháng 3 năm 2010, Phở 24 đã mở được 80
cửa hàng trong và ngoài nước: tại thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Đà Nẵng, Vũng
Tàu, Nha Trang, Bình Dương, Jakarta (Indonesia), Manila (Philippines), Seoul (Hàn
Quốc), Phnom Penh (Campuchia), Sydney (Úc) và Maucau (Hong kong). Phở 24 dự
định mở thêm cửa hàng ở một số thành phố chính của Việt Nam cũng như nước ngoài
nơi có đông dân cư người Châu Á. Những người sáng lập tin rằng Phở 24 là một khái
niệm kinh doanh độc nhất nhưng lại dễ nhân rộng do yêu cầu mặt bằng nhỏ, vốn đầu tư
ít, thủ tục điều hành được tiêu chuẩn hóa, và quan trọng nhất là chất lượng hàng đầu
của món ăn.
- Vào năm 2004, 2005, 2006, 2007, 2008 và 2009, Phở 24 liện tiếp thắng giải “The
Guide Awards” do bạn đọc bầu chọn của báo Vietnam Economics Times, Thời Báo
Kinh Tế Việt Nam và tạp chí Tư Vấn Tiêu Dùng.
- Năm 2010, Phở 24 lọt vào Top 10 "Sài gòn - 100 điều thú vị" do khách du lich trong
và ngoài nước bình chọn
Triết Lý Kinh Doanh
- Mọi thứ chúng tôi làm đều dựa trên chất lượng, dịch vụ khách hàng và sự trung thực.
Chúng tôi tin rằng các khách hàng thường xuyên là mạch máu của việc kinh doanh của
chúng tôi. Chúng tôi cũng tin rằng khách hàng mới là nguồn năng lượng vô giá cho sự
2
phát triển của chúng tôi. Do đó, chúng tôi muốn tất cả các khách hàng đến với bất kỳ
cửa tiệm nào của Phở 24 với kỳ vọng cao và ra về với sự thỏa mãn hoàn toàn.
- Chúng tôi nhất định nhân rộng công thức thành công của chúng tôi và phương pháp
sản xuất, điều hành thông qua khái niệm nhượng quyền kinh doanh nhưng với sự chọn
lọc kỹ càng các đối tác được nhượng quyền. Chúng tôi chỉ chọn ra những đối tác có thể

chia sẻ và truyền đạt lại những tiêu chuẩn cao của chúng tôi cho khách hàng.
Chu trình bán hàng - thu tiền tại nhà hàng phở 24 :
Có hai hình thức bán hàng : bán hàng ngay tại nhà hàng và bán hàng qua
điện thoại.
3
Khách hàng
Order
Order
Order
(3 liên)
Order
(trắng)
Order
(xanh)
Order
(hồng)
Phiếu thu tiền
tạm
In bill
Khách hàng
Chế biến Chế biến
Nhập vào máy
POS
Phục vụ
Phục vụ
Phục vụ
Khách hàngKhách hàng
Yêu cầu món
Thu ngân bếp
Bar

Khách gọi trả tiền
Quy trình bán hàng tại nhà hàng
4
Khách hàng
callcenter
Fax xuống nhà
hàng gần nhất
Quản lý
kiểm tra
Order
Order
Order
(3 liên)
Order
(trắng)
Order
(xanh)
Order
(hồng)
In bill
Chế biến Chế biến
Nhập vào máy
POS
Phục vụ
Giao hàng
Thu ngân bếp bar
Nhận tiền, ký nhận vào bill
Yêu cầu món
Viết phiếu giao hàng
Thu ngân

Phục vụ
Quy trình bán hàng theo delivery
5
1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng ( trực tiếp ) nhân viên phục vụ sẽ ghi vào order (3
liên)
Hoặc khách hàng gọi điện về trung tâm theo một số điện thoại nhất định, nhân viên trực
điện thoại sẽ fax xuống trung tâm gần nhất.
2. Xuất kho hàng hóa :
Căn cứ vào order gửi xuống bộ phận bếp và bar sẽ chế biến các món ăn thức uống theo yêu
cầu rồi chuyển cho các nhân viên phục vụ khách hàng.
3. Giao hàng cho khách hàng:
Nhân viên phục vụ sẽ mang hàng ra cho khách hàng nagy khi nhận được từ bên bếp và bar.
Nếu giao hàng qua điện thoại bộ phận giao hàng nhận hóa đơn từ thu ngân và chuyển hàng
cho khách.
4. Lập hoá đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng cung cấp cho khách hàng về số tiền mà họ cần phải thanh toán với công
ty nên kế toán lập hóa đơn cần phải chính xác và đứng thời gian. Bộ phận kế toán có nhiệm
vụ :
- Kiểm tra các số hiệu các chứng từ chuyển đến
- Ghi các dữ liệu cần thiết vào hóa đơn.
-Ghi giá vào hóa đơn theo bảng giá hiện hành.
- Tính số tiền cho từng chủng loại và cho cả hóa đơn.
Trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, cần kiểm tra lại về những số liệu ghi trên hóa đơn.
5. Nhận tiền thanh toán
6
Tại nhà hàng khi khách hàng yêu cầu nhân viên phục vụ sẽ đưa hóa đơn ra và khách hàng
trả tiền ngay tại nhà hàng
Bán hàng qua điện thoại : Sau khi đã lập hóa đơn và hàng hóa đã giao cho khách hàng,
khách hàng chuyển tiền cho nhà hàng .Tiền được chuyển về cho thủ quỹ, khách hàng ký

trên bill rồi chuyển về lưu trữ tại phòng kế toán.Các thông tin về tình hình thanh toán của
khách hàng được cập nhật thường xuyên.
Phần hai : KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH BÁN
HÀNG Ở DOANH NGHIỆP PHỞ 24
1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT:
 Định nghĩa:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm
soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát
nội bộ.
 Môi trường kiểm soát ở doanh nghiệp phở 24:
Chúng ta sẽ phân tích môi trường kiểm soát ở doanh nghiệp Phở 24 theo các nhân tố chính
thuộc môi trường kiểm soát:
• Sự trung thực và giá trị đạo đức:
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính chính trực và việc
tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát.
Doanh nghiệp muốn có uy tín, phát triển bền vững phải tuân thủ những nguyên tắc đạo
đức, trong đó sự trung thực là quan trọng nhất.
Cơ sở vật chất và trang thiết bị là “phần xác”, đạo đức là “phần hồn”, là những “giá trị
tinh thần” của doanh nghiệp.
Tại doanh nghiệp Phở 24, các nhà quản trị cấp cao đã xây dựng những chuẩn mực đạo đức
thông qua Nội quy công ty( Ví dụ: Đúng giờ, lịch sự, cởi mở, hợp tác, đạo đức nghề
nghiệp, phát biểu ý kiến và lắng nghe…) , được ban hành thành văn bản và phổ biến đến
mọi thành viên.
Theo khảo sát đánh giá của các nhân viên trong công ty, các nhà quản trị luôn làm gương
cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực đạo đức đó.
7
Công ty quy định mức độ hoành thành công việc thông qua doanh số bán hàng của nhân
viên và áp dụng hình thức khen thưởng nếu doanh số cao.
Công ty cũng thường đặt ra các mục tiêu ngắn hạn cho nhân viên, ví dụ như doanh thu
tháng tới tăng 5%.

• Cam kết về năng lực :
Doanh nghiệp luôn quan tấm đến năng lực của các ứng viên khi tuyển dụng.
Có các chính sách nhân sự và thủ tục liên quan để có thể tuyển dụng và phát triển đội ngũ
nhân viên có năng lực và trung thực để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của đơn vị.
Tất cả các nhân viên khi vào làm việc đều được đào tạo, huấn luyện kĩ càng, bài bản.
Riêng đối với quản lý ở mỗi nhà hàng, Quản lý đi lên từ phục vụ tổ trưởng Trợ lý
quản lý Quản lý. Do vậy không có tiếng nói với nhân viên. Tuy có được huấn luyện, đào
tạo trước khi lên quản lý nhưng mức độ hoàn thành nhiệm vụ không cao.
• Hội đồng quản trị:
Hội đồng quản trị ở công ty gồm những cán bộ lâu năm, có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm
và thời gian để phục vụ hữu hiệu cho hoạt động của công ty.
Doanh nghiệp không có ủy ban kiểm toán, định kỳ mỗi năm sẽ thuê kiểm toán viên về thực
hiện công việc kiểm toán.
• Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản trị:
Triết lý thể hiện qua quan điểm, nhận thức của nhà quản lý, còn phong cách điều hành thể
hiện qua cá tính, tư cách, thái độ của họ khi điều hành.
Các nhà quản trị của doanh nghiệp Phở 24 rất quan tâm đến doanh số, chú trọng đến việc
hoàn thành và vượt mức kế hoạch nhưng cũng rất chú trọng đến tính trung thực và hợp lý
của báo cáo tài chính.
Các nhà quản lý cũng thường xuyên tổ chức các buổi tiếp xúc, trao đổi với nhân viên.
8