Báo Cáo Quản Lý Thư Viện access HUBT

DANH SÁCH THÀNH VIÊN
( NHÓM 2 LỚP QL18.27)
1. NGUYỄN VĂN TOÀN
2. TRẦN LAN ANH
3. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG
4. ĐẶNG XUÂN THIÊM
5. PHẠM THỊ YẾN HOA
6. NGUYỄN THỊ HƯƠNG


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay việc sử dụng máy tính điện tử trong các nghành kinh tế: quản lý
sản xuất, kinh doanh gần như đã trở thành một yêu cầu bắt buộc. Máy tính điện
tử với việc sử dụng nó một cách hiệu quả đã và đang trở thành một lực lượng sản
xuất hùng mạnh, tiên tiến của thời đại. Mức độ tin học hoá trong quản lý sản
xuất, kinh doanh đã là một thước đo hàng đầu và trong nhiều doanh nghiệp là
đảm bảo sống còn trước sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường.
Áp dụng công nghệ thông tin vào các nghành sản xuất, các lĩnh vực cuộc
sống đã trở nên tối cần thiết, đặc biệt là các ứng dụng tin học trong lĩnh vự quản lý
Vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, trong quản lý
kinh doanh rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp cho các nhà
quản lý đề ra được những quyết định đúng đắn mang tính khả thi cao. Đế làm
được điều đó đòi hỏi phải sử dụng hệ thống máy tĩnh lưu trữ, xử lý thông tin một
cách khoa học nhanh nhạy với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa ra
những thông tin cần thiết, chính xác theo yêu cầu của quản lý.
Công tác quản lý vật tư được coi là một bộ phận quan trọng của hệ thống
quản lý kinh tế. Có thế nói việc sử lý chính xác, tốc độ các thông tin liên quan đến
vấn đề này là yêu cầu cực kỳ quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng hàng
đầu, giúp người lãnh đạo có những quyết định đúng đắn kịp thời.
Công nghệ thông tin có vai trò to lớn như vậy song đối chiếu với cách thức
quản lý hiện nay cửa hàng kinh doanh văn phòng phẩm Minh Phương tuy đã được

trang bị hệ thống máy tính hiện đại nhưng chưa có phần mềm ứng dụng tin học
vào công tác quản lý mà mới chỉ dừng lại ở mức khai thác các phần mềm soạn
thảo như: Word, Excel, Access
Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em xin được ứng dụng môn học Access vào
trong công việc qua bài tập nhóm “quản lý thư viện”.
Với thời gian thực tập không dài, với vốn kiến thức tiếp thu được còn nhiều
hạn chế và chưa có kinh nghiệm, chắc chắn báo cáo của em còn nhiều hạn chế và
thiếu xót. Vì vậy em kính mong các thầy cô giáo chỉ bảo và giúp đỡ đế báo cáo
của em được hoàn chỉnh hơn.


MỤC LỤC
Báo cáo gồm 3 phần:
Phần I: Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu ACCESS
Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Phần III: Kết luận.


I.

Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Microsoft Access

1. Giới thiệu chung về Access.
Microsoft Access là một hệ quản trị nó có đầy đủ các tính năng định nghĩa dừ liệu, xử lý
dừ liệu và kiềm soát dữ liệu cần thiết để quán lý một lượng dữ liệu lớn. Cũng có thể yêu cầu
Microsoft Access kiểm tra mối quan hệ họp lệ giữa các tệp và các bảng của CSDL. Ngoài ra
Microsoft Access là một ứng dụng cao của Microsoft Window, nếu có thể sử dụng tất cả các
phương tiện của cơ chế trao đổi dừ liệu tự động (DDE-dynamic date exchange) và chúng liên kết
đối tượng (OLE-object linking and embcding ). DDE cho phép thực hiện các hàm và trao đối dữ
liệu của Microsoft Access và mọi ứng dụng dựa trên Window khác có hỗ trợ DDE với các ứng

dụng khác bang Macro hoặc là Access Basic, OLE là một khá năng cao cấp của Window cho
phép liên kết các đối tượng hoặc nhúng các đổi tượng vào một CSDL Microsoft Access.

1.2 Một số đối tượng cơ bán.
Microsoft Access có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi đế tự' động sản sinh chương trình
cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access người dùng
không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc
cần giải quyết. Sáu đối tượng, công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy van (Query),
Biếu mẫu (Form), Báo cáo (Report), Macro và Module.

2

. Mục Đích Sử Dụng Microsoft Access.
•

Mục đích yêu cầu của hệ thống quản lý thư viện:

2.1.Mục đích:
Mục đích nhàm quản lý thư viện và đáp ứng được các yêu cầu của giáo viên, của sinh viên, và của tất cả
độc giả một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả.
Đê đạt hiệu quả cao trong công tác phục vụ bạn đọc, thì hệ thống phải được cập nhật thông tin một cách
kịp thời về tài liệu mới hay các tư liệu cần thanh lý, bên cạnh đó hệ thống phải giúp cho độc giả tra cứu
các loại sách một cách nhanh chóng và chính xác bằng cách đưa ra được mục lục về các loại sách hiện có
trong thư viện.

2.2. Yêu cầu:
Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của “Quản Lý Thư Viên” theo đúng yêu cầu cuối cùng là
phải thiết kế được chương trình với các chức năng.

2.3.

Nhiệm vụ:

Nhiệm vụ của hệ thống quản lý thư viện là có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu mà thư viện hiện có, bảo quản


sách và hệ thống quản lý phải nắm được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo từng
chương, mục cụ thế đế có thế dễ dàng mã hóa, tiện cho việc tìm sách. Ngoài ra hệ thống cung cấp phải
biết được tình trạng hiện tại của tài liệu, phải được cập nhật thông tin mồi khi có tư liệu mới hoặc thanh
lý các tư liệu không còn giá trị. Đổi với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra được mục lục các loại
sách có trong thư viện sao cho độc giả có thể tìm được các tư liệu cần thiết, bên cạnh đó hệ thống cũng
phải quản lý được những độc giả có yêu cầu mưọn sách.Việc phân loại sách và quản lý độc giả là nhũng
công việc phức tạp nhất trong công tác quản lý thư viện.

2.4.

Tổ chức quản lý thư viện hiện nay gồm có:

•

Bổ sung và bảo quản sách:

Bộ phận quản lý thư viện nhận được sách nhập về, tiến hành phân loại sách và đánh mã số sách. Tại đây
cuốn sách sẽ được xem xét nội dung, thể loại qua đó phân loại sách theo chuyên mục có sẵn trong thư
viện. Đồng thời cuốn sách cũng được đánh một mã số đê tiện việc tra cứu, qua mã số này cán bộ quản lý
có thê biết được cuốn sách nằm ở vị trí nào trong kho luu trữ. Sau khi cuốn sách được phân loại và đánh
mã số nó được cung cấp một thẻ mục lục, trên đó có tên sách, nội dung sách, tên tác giả, tên nhà xuất
bản…
Trong quá trình quản lý những cuốn sách bị hư hỏng hoặc nội dung không còn phù hợp thì sè được loại

bỏ ra khỏi hệ thống .
• Phục vụ nhu cầu độc giả:
Khi có nhu câu tìm hiêu tài liệu độc giả sẽ đăng ký làm thẻ với thư viện. Đê làm thẻ thư viện độc giả được
cung cấp phiếu đăng ký. Trong phiếu độc giả phải điền một số thông tin cá nhân, phiếu này được thư viện
tiếp nhận và luu trữ. Đồng thời độc giả được cấp thẻ thư viện, trên thẻ có mã số độc giả và các thông tin
khác thư viện sê quản lý độc giả thông qua mã số này .
Khi có nhu cầu tìm tài liệu, độc giả sẽ tìm kiếm mã số sách thông qua hệ thống danh mục sách có tại
phòng mượn của thư viện theo chủ đề, nội dung hoặc tác giả. Tiếp theo độc giả đăng ký mượn sách qua
phiếu yêu cầu của thư viện. Trên phiếu yêu cầu có ghi mã số thẻ thư viện và mã số sách cần mưọn, ngày
mưọn, ngày hẹn trả sau đó sẽ căn cứ theo mã số sách cán bộ thư viện tiến hành kiêm tra lại các phiếu
mượn sách để thống kê sách mượn, sách hiện còn trong thư viện và thông báo lại cho độc giả biết cuốn
sách nào đã hết, lúc nào sẽ có khi độc giả yêu cầu, cán bộ thư viện cần phải kiêm tra xem có những độc giả
nào vi phạm quy


của thư viện như: mượn quá số lượng cho phép, sách mượn quá hạn, làm hỏng sách đế có biện pháp xử
lý .
• Ưu nhược điếm của quản lý thư viện.
Ưu điểm:

Hệ thống quản lý thư viện trên đáp ứng được các yêu cầu cần thiết của việc quản lý thư viện.
Nhươc điểm:
Hệ thống quản lý dùng đến nhiều giấy tờ, nhân lực vì vậy việc bảo quản, tìm kiếm mất nhiều thời gian.
Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý gặp nhiều khó khăn khi độc giả tăng, do việc kiểm
tra thời gian mượn, sổ lượng sách mượn đều phải làm thủ công. Vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong quá
trình quản lý, việc phân loại sách cũng mất rất nhiều thời gian.
Nói tóm lại, việc dùng thủ công trong quản lý thư viện sẽ rất vất vả và cồng kềnh

Phần II: Thiết kế cơ sở dữ liệu
•

•

Bước 1. Tạo cơ sở dữ liệu với tên: QLTHUVIEN.accdb trong My Document
Bước 2.Thiết kế cấu trúc các bảng như sau :

1.

Bảng BanDoc:

Bảng này được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến người mượn sách. Bảng được thiết kế
gồm các trường sau:
-MaBD
-TenBD
-Ngaysinh
-Phai
-DT
-Diachi
-SDT
Trong đó trường MaBD là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện
trong bảng sau
Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Ý nghĩa

MaBD

Text

6

Mã Bạn Đọc

TenBD

Text

30

Tên Bạn đọc

Ngaysinh

Date

Short date

Ngày sinh

Phai

Yes/No

DT

T

4

Đối Tượng

Diachi

T

50

Địa Chỉ

SDT

T

11

Số điện thoại

Giới Tính

6


2.

Bảng LOAISACH:

Bảng này được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến phân loại sách. Bảng được thiết kế gồm

các trường sau:
-Maloai
-Tenloai
- Tengia
Trong đó trường Maloai là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện
trong bảng sau
Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Ý nghĩa

Maloai

Text

4

Mã Loại

Tenloai

Text

50

Tên loại

Tengia

Text

4

Tên Giá

3. Bảng BanDoc:
Bảng này được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến đầu sách có ở thư viện. Bảng được thiết
kế gồm các trường sau:
-Masach
-Tensach
-Maloai
-Ngankesach
-Dongia
Trong đó trường Masach là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường được thể hiện
trong bảng sau

1.

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Ý nghĩa

Masach

Text

4

Mã Sách

Tensach

Text

50

Tên sách

Maloai

Text

4

Mã loại

Kesach

Text

4

Ngăn Kê Sách

Dongia

Number

double

Đơn Giá

Diachi

T

50

Địa Chỉ

Bảng MUONSACH:

Bảng này được sử dụng để lưu giữ các thông tin liên quan đến việc mượn sách và trả sách. Bảng được
thiết kế gồm các trường sau:
-MaBD
-Masach
-Ngaymuon
-Ngaytra
7


Trong đó trường MaBD và Masach là khoá chính của bảng. Thuộc tính và ý nghĩa của các trường
được thể hiện trong bảng sau

•

Tên trường

Kiểu

Độ rộng

Ý nghĩa

MaBD

Text

6

Mã Bạn Đọc

Masach

Text

4

Mã Sách

Ngaymuon

Date

Short date

Ngày mượn sách

Ngaytra

Date

Short date

Ngày trả

Bước 3. Tạo mối quan hệ :

Bước 4: Nhập liệu cho các bảng như sau:
-Dữ liệu bảng “BANDOC”:

-

Dữ liệu bảng “LOAISACH”:

8


-

Dữ liệu bảng “MUONSACH”:

-Dữ liệu bảng “SACH”:

9


•

Bước 5: Tạo các truy vấn thực hiện các yêu cầu:

1. Thể hiện thông tin về việc mượn trả sách của bạn đọc gồm các thông tin sau : MABD; MASACH;
NGAYMUON; NGAYTRA; GHICHU, trong đó GHICHU là quá hạn nếu số ngày mượn sách quá 30
ngày, ngược lại thì để trống.

2.

Thể hiện thông tin bạn đọc nào mượn nhiều sách nhất : MABD; TENBD; DIACHI; TSSACH.

3. Thể hiện thông tin về tiền phạt vì mượn sách quá hạn : MABD; MASACH; SONGAYMUON;
TIENPHAT (chỉ thể hiện những người mượn quá hạn); biết TIENPHAT=5%dongia
sách*songayquahan(Ví dụ mượn 35 ngày thì quá hạn là 5 ngày)

10


4.

Hãy cho biết sách nào chưa được cho mượn : MASACH; TENSACH; MALOAI; NGANKESACH

•
-

Bước 6: Tạo FORM:
Form Menu chính: Chứa các Form con thực thi nhiệm vụ

11


- Fom Thông tin nhóm: cung cấp thông tin các thành viên nhóm 

- Form Quản lý đầu sách: Giúp người dùng tương tác với việc nhập sách

Form Mượn Sách: Giúp Thư viện quản lý tương tác dễ dàng với người
mượn sách

12


-

Form Loại Sách: Cung cấp thông tin đầu sách

Form quản lý người đọc: Cung cấp thông tin người tới đọc và mượn sách
ở thư viện.

13


Yêu cầu:
1. Hình thức đúng quy định.
2. Các nút lệnh hoạt động đúng chức năng; nút xóa có cảnh bảo tiếng Việt như hình
bên

3. Các công thức hoạt động chính xác; số liệu tự động cập nhật khi số liệu trên form
con thay đổi.
4. MABD không được trùng lặp; không được để trống khi nhập dữ liệu.

•

Bước 7 : Tạo Report quan trọng như sau:

14


-

Sau khi tạo xong liên kết với Form MUONSACH để làm mục IN ẤN

•
Bước 8 :
- Tạo Macro Autoexec để tự đông chạy chương trình với menu là Form Mainfrm

15


TỔNG KẾT
Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của cô giáo dạy Tin nhóm em
đã hoàn thành bài thực tập này. Do điều kiện về thời gian có hạn và kinh nghiệm của bản thân
còn hạn chế nên trong quá trình làm nhóm em còn có nhiều thiếu sót. Em rất mong sự đóng
góp ý kiến của các thầy cô và các bạn. Em xin cảm ơn các thầy cô đã giúp đỡ em trong thời
gian học tập bộ môn này
Em xin chân thành cảm ơn!

16