Luận văn thạc sĩ kinh tế hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường cao đẳng nghề cơ điện xây dựng và nông lâm trung bộ

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ VUI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2013


BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

HỒ THỊ VUI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI
TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS. Đường Nguyễn Hưng

Đà Nẵng – Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng
được ai cơng bố trong bất kỳ cơng trình nào khác.
Tác giả luận văn

Hồ Thị Vui


MỤC LỤC

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài......................................................................... 1
2. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................. 2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................... 2
4. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................... 2
5. Bố cục đề tài........................................................................................... 2
6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu ............................................................... 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
HOẠT ĐỘNG THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP ........................ 6
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ....................................... 6
1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ ........ 6
1.1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công ........... 8
1.1.3. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ ...................................................... 8
1.1.4. Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ ..................................... 10
1.2. TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP.............................................. 24
1.2.1. Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp ...................................... 24

1.2.2. Đặc điểm các nghiệp vụ thu, chi trong đơn vị hành chính sự
nghiệp .............................................................................................................. 28
1.3. KIỂM SỐT NỘI BỘ THU, CHI NGÂN SÁCH TRONG ĐƠN VỊ
SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC ............................................................................... 31
1.3.1. Mục tiêu KSNB thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục ............ 31
1.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ thu, chi tại đơn vị
sự nghiệp giáo dục........................................................................................... 31
1.3.3. Các thủ tục kiểm soát nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục 36


KẾT LUẬN CHƯƠNG 1.............................................................................. 40
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC
KHOẢN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ .............................................. 41
2.1. ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN, XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ...... 41
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của trường cao đẳng nghề cơ điện
xây dựng và nông lâm trung bộ....................................................................... 41
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Xây
dựng và Nông Lâm Trung bộ.......................................................................... 43
2.1.3. Cơ cấu tổ chức quản lý Nhà trường............................................... 45
2.2. ĐẶC ĐIỂM CÁC NGHIỆP VỤ THU, CHI CỦA TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ....... 47
2.2.1. Đặc điểm các nghiệp vụ thu của Trường Cao đẳng nghề Cơ
Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ........................................................ 47
2.2.2. Đặc điểm các nghiệp vụ chi của Trường Cao Đẳng Nghề Cơ
Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ........................................................ 48
2.3. MỤC TIÊU KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ....... 51
2.4. ĐẶC ĐIỂM VỀ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG CAO

ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ....... 51
2.4.1. Đặc thù về quản lý ......................................................................... 51
2.4.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................... 52
2.4.3. Chính sách nhân sự ........................................................................ 52
2.4.4. Ban kiểm soát................................................................................. 53
2.4.5. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh phí................................................ 53


2.5. TỔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KSNB TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ....... 54
2.5.1. Cơng tác dự tốn kế hoạch............................................................. 54
2.5.2. Tổ chức thơng tin........................................................................... 58
2.6. CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG
CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG
BỘ .................................................................................................................. 60
2.6.1. Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu tại Trường CĐ
Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ ........................................ 60
2.6.2. Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chi tại Trường CĐ
Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ ........................................ 67
2.7. ĐÁNH GIÁ KSNB CÁC KHOẢN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ....... 78
2.7.1. Những ưu điểm .............................................................................. 78
2.7.2. Những hạn chế ............................................................................... 79
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 82
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ .............................................. 83
3.1. SỰ CẦN THIẾT HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG
NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ ................... 83
3.2. CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN VÀ CÁC NGUYÊN TẮC CẦN TUÂN

THỦ XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP ............................................................ 84
3.2.1. Căn cứ hoàn thiện .......................................................................... 84
3.2.2. Các nguyên tắc cần tuân thủ giải pháp .......................................... 84
3.3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG NGHỀ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ....... 85


3.3.1. Hồn thiện cơng tác lập dự tốn .................................................... 85
3.3.2. Hồn thiện hệ thống kế tốn .......................................................... 87
3.4. HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SỐT....................................... 88
3.4.1. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt thu ................................................... 88
3.4.2. Hồn thiện thủ tục kiểm sốt chi ................................................... 90
3.4.3. Hồn thiện hoạt động quản lý tài sản ............................................ 98
3.4.4. Hoàn thiện hoạt động quản lý chất lượng giảng dạy..................... 99
3.5. HỒN THIỆN THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG ......................... 100
3.5.1. Hồn thiện lập và ln chuyển chứng từ ..................................... 100
3.5.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo và phân tích phục vụ kiểm sốt
nội bộ thu, chi ngân sách ở Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng
Và Nông Lâm Trung Bộ ............................................................................... 102
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3.............................................................................. 104
KẾT LUẬN .................................................................................................. 105
TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 106
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
BCTC

: Báo cáo tài chính

BGH

: Ban giám hiệu

BHTN

: Bảo hiểm thất nghiệp

BHXH

: Bảo hiểm xã hội

BHYT

: Bảo hiểm y tế

CBVC

: Cán bộ viên chức

CĐKT

: Chế độ kế toán

GDTX

: Giáo dục thường xuyên

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

GD- ĐT

: Giáo dục đào tạo

HCSN

: Hành chính sự nghiệp

KBNN

: Kho bạc nhà nước

NCKH

: Nghiên cứu khoa học

NSNN

: Ngân sách nhà nước

PTNT

: Phát Triển Nông Thôn

SXKD

: Sản xuất kinh doanh

TC- HC

: Tổ chức – Hành chính

TK

: Tài khoản

TSCĐ

: Tài sản cố định

XDCB

: Xây dựng cơ bản


DANH MỤC CÁC BẢNG
Số hiệu

Tên bảng

bảng
2.1

Bảng nguồn thu của trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng
Và Nông Lâm Trung Bộ

2.2

Trang

48

Bảng nguồn thu của Trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng
và Nông Lâm Trung Bộ

50


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Số hiệu
sơ đồ

Tên sơ đồ

Trang

1.1

Môi trường kiểm soát bên trong

14

1.2

Hệ thống kiểm soát nội bộ theo mơ hình truyền thống

20

1.3

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái

33

1.4

Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung

34

1.5

Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức CTGS

35

2.1

Cơ cấu tổ chức quản lý nhà trường

45

2.2

Quy trình lập dự tốn thu sự nghiệp và thu khác

56

2.3

Quy trình luân chuyển chứng từ tại Trường CĐNCĐ

58

2.4

Quy trình nhận kinh phí từ ngân sách cấp

60

2.5

Qui trình thu học phí bằng tiền mặt

64

2.6

Quy trình thu học phí học sinh học tại các trung tâm

66

2.7

Qui trình thanh tốn tiền lương

67

2.8

Qui trình thanh tốn thu nhập tăng thêm

69

2.9

Qui trình thanh tốn học bổng

71

2.10

Quy trình thanh tốn vượt giờ

72

2.11

Quy trình mua vật liệu dụng cụ

75

2.12

Quy trình chi thuê giảng mướn

77

1

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Cơng tác kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách trong những năm qua đã
có những chuyển biến bước đầu kể cả trong việc hình thành những tiêu chí,
chuẩn mực riêng. Tuy nhiên, xét cụ thể việc kiểm soát nội bộ thu, chi ngân
sách của các ngành, trong các lĩnh vực khác nhau vẫn chưa có bước chuyển
biến cơ bản. Hoạt động kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực thu, chi ngân sách ở
Trường Đại học, Cao đẳng đang có những vấn đề nảy sinh cần được nghiên
cứu, hoàn thiện trên mọi phương diện để đáp ứng được u cầu cơng tác kiểm
sốt nội bộ thu, chi ở Trường Đại học, Cao đẳng.
Kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách đã được nghiên cứu và triển khai
trong các ngành, lĩnh vực khác nhau, nhưng cho đến nay chưa có tác giả nào
nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách ở các Trường
Đại học, Cao đẳng.
Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ là
một Trường đào tạo nguồn lực lao động tại chỗ chủ yếu cho tỉnh Bình Định
và các tỉnh lân cận. Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt
động, Nhà trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường cơng tác
quản lý, từng bước hồn thiện các qui chế kiểm soát. Tuy nhiên việc kiểm
soát nội bộ thu, chi ngân sách của Trường vẫn còn nhiều bất cập, chưa được
quan tâm đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót nhất định
trong q trình quản lý tài chính, thơng tin kế tốn cũng chưa thể đáp ứng
được yêu cầu quản lý như: tính kịp thời, tính chính xác...
Vì vậy tơi chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ thu, chi tại
Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ” cho
Luận văn Thạc sỹ kinh tế chuyên ngành kế toán.

2

2. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát
nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi trong Trường học.
- Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng
nghề.
- Đề xuất một số biện pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
Trường.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ
thống KSNB thu, chi tại nhà Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và
Nông Lâm Trung Bộ.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Không gian: Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung
Bộ
+ Thời gian: Tập trung nghiên cứu từ năm 2011 đến 2012.
4. Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra,
phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp
phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu.
5. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu, chi
trong đơn vị sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu,
chi tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nơng Lâm Trung Bộ.
Chương 3: Giải pháp hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ đối với các
khoản thu, chi tại Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm
Trung Bộ.

3

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong những năm gần đây, cơng tác kiểm sốt nội bộ đã từng bước đi
vào nề nếp, ổn định và có chất lượng, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt
động của các đơn vị Nhà nước. Do vậy, trong những năm qua đã có cơng
trình nghiên cứu về kiểm sốt nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục:
Luận văn thạc sĩ của Tác giả Mai Thị Lợi (năm 2008) với đề tài“ Tăng
cường kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách Nhà nước tại Trường Cao Đẳng
công nghệ -Đại học Đà Nẵng ”
Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu,
chi sự nghiệp tại các Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng.
Phạm vi nghiên cứu: nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm
soát nội bộ thu, chi tại Trường Cao đẳng cơng nghệ -Đại học Đà Nẵng nói
riêng.
Phương pháp nghiên cứu :
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra,
phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp
phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu.
Những đề xuất này Tác giả tập trung chuyên sâu vào kiểm soát nội bộ
thu, chi ngân sách Nhà nước.
Luận văn Thạc sĩ của Tác giả Nguyễn Anh Huân (2006) với đề tài:
‘‘Tăng cường kiểm sốt nội bộ đối với cơng tác thu, chi tại Trường Đại học
Đà Nẵng’’
Đối tượng nghiên cứu: Là cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu, chi
sự nghiệp tại các Trường Đại học Đà Nẵng.
Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm
soát nội bộ thu, chi tại Trường Đại học Đà Nẵng nói riêng.

4

Phương pháp nghiên cứu :
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra,
phương pháp tiếp cận thu thập thơng tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp
phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu.
Kết quả nghiên cứu luận văn đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm
sốt nội bộ đối với các hoạt động thu, chi tại Trường Đại học Đà Nẵng và đề
xuất những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt
động thu, chi.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Thái Thùy Linh (2010) với đề tài : “Hồn
thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp tại các Trường
cơng lập thuộc phịng Giáo dục – Đào tạo Thanh Khê”.
Đối tượng nghiên cứu : Cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu, chi sự
nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng giáo dục – Đào tạo Thanh Khê.
Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm
sốt nội bộ thu, chi tại Đơn vị sự nghiệp giáo dục.
Kết quả nghiên cứu của luận văn :
Thứ 1: Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về cơng tác kiểm sốt
nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục.
Thứ 2: Thơng qua nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại trường cơng lập
thuộc phịng giáo dục - đào tạo Thanh Khê, luận văn đã đưa ra được những
tổn tại trong cơng tác kiểm sốt nội bộ thu, chi sự nghiệp tại các trường cơng
lập thuộc phịng Giáo dục – Đào tạo Thanh Khê cũng như hướng khắc phục
các tồn tại này từ đó giúp các đơn vị hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ các
khoản thu chi sự nghiệp góp phần tăng cường cơng tác quản lý, sử dụng có
hiệu quả các nguồn lực.
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Loan (2007) với đề tài,

“Hoàn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu, chi tại Trường Đại học


5

Hùng Vương”.
Đối tượng nghiên cứu : Cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thu, chi
sự nghiệp tại Trường Đại học Hùng Vương.
Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm
sốt nội bộ thu, chi tại Đơn vị sự nghiệp giáo dục.
Kết quả nghiên cứu của luận văn :
Thứ 1: Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về công tác kiểm soát
nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục.
Thứ 2: Thơng qua nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Trường Đại học
Hùng Vương, luận văn đã đưa ra được những tổn tại trong công tác kiểm soát
nội bộ thu, chi sự nghiệp tại Trường Đại học Hùng Vương cũng như hướng
khắc phục các tồn tại này từ đó giúp các đơn vị hồn thiện cơng tác kiểm sốt
nội bộ các khoản thu, chi sự nghiệp góp phần tăng cường cơng tác quản lý, sử
dụng có hiệu quả các nguồn lực.
Như vậy, các cơng trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ
yếu sau: Thực trạng KSNB thu, chi Ngân sách tại đơn vị, nhận thấy những
mặt tồn tại của đơn vị từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện.
Tuy nhiên Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm
Trung Bộ là một Trường dạy nghề có những đặc thù riêng do Bộ Nông
Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn quản lý và trường có 3 cơ sở vì vậy hoạt
động thu, chi của trường có những đặc thù riêng mặt khác chưa có cơng trình
nào nghiên cứu nào về kiểm sốt nội bộ thu, chi ngân sách tại Trường Cao
Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nơng Lâm Trung Bộ vì vậy những tài liệu
trên giúp tơi tham khảo và hồn thiện hơn đề tài của mình.

6

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
HOẠT ĐỘNG THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm sốt nội bộ
Trong một tổ chức ln có sự mâu thuẫn lợi ích : Giữa lợi ích cá nhân
với lợi ích tập thể, giữa lợi ích người lao động với lợi ích chủ doanh
nghiệp....Để dàn xếp mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để ràng buộc sao
cho các cá nhân khơng vì lợi ích riêng tư mà làm tổn hại đến lợi ích tập thể,
người lao động khơng từ bỏ lợi ích cá nhân mà cũng khơng làm tổn hại đến
lợi ích chủ doanh nghiệp.
Để thực hiện chức năng kiểm sốt, nhà quản lý sử dụng cơng cụ chủ
yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ của chủ động
phịng ngừa, ngăn chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống kiểm soát nội bộ
hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt
động của tổ chức.
Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài
liệu kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế tốn cơng và kiểm tốn nội
bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm
hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán.
Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực
thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống
KSNB và vận dụng trong các cuộc kiểm tốn. Đạo luật chống hành vi
hối lộ ở nước ngồi 1977, các báo cáo của Cohen Commission và FEI
(Financial Executive Institute) đều đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống
kế toán và KSNB. Uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các

điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội


7

bộ của tổ chức. Năm 1979, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
(AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm
đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. Giai đoạn
từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ đã tiến
hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm
toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA)
cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất
của kiểm tốn và vai trị của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và
đánh giá hệ thống KSNB.Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào
KSNB càng mạnh mẽ hơn.
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường
gọi là Uỷ ban Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng
bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa
Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:
­ Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối
tượng khác nhau.
­ Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể
đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện.
Báo cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về
KSNB.
Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra
đời như:
­ Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo
COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp.
­ Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ

thể: báo cáo Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công
bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng.


8

­ Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có
khuynh hướng xây dựng một khn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình
là báo cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh).
1.1.2. Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
Trong lĩnh vực cơng, KSNB rất được xem trọng, nó là một đối tượng
được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước.
Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những cơng bố chính thức về
KSNB áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp. Chuẩn mực về kiểm
toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề
KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp. GAO đưa ra năm
yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá
rủi ro, các hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thơng, giám sát.
Về kiểm tốn nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ
chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm
quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán.
Kiểm soát nội bộ theo mơ hình truyền thống bao gồm ba yếu tố : Mơi
trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin kế tốn, thủ tục kiểm soát.
1.1.3. Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
a. Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI
Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định
nghĩa về KSNB như sau:
KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương
pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự
hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình
bày về định nghĩa KSNB như sau: KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được
thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được


9

thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt
được nhiệm vụ của tổ chức.
So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía
cạnh giá trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh
thêm, đó chính là Tầm quan trọng của hành vi đạo đức cũng như sự ngăn chặn
và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công.
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rãi. Chính vì vậy cần có
các kiểm sốt nhằm đảm bảo ngân sách được sử dụng đúng mục đích, các
tài sản khơng bị thất thốt hay lãng phí. Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực
cần được nhấn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công.
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong
khu vực cơng. Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến
tài liệu này. Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là
một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức.
b. Mục tiêu của hệ thống KSNB
-Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các q trình
kiểm sốt trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không
cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém
hiệu quả các nguồn lực.
- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin : thông tin kinh tế, tài chính do
bộ máy kế tốn xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành
các quyết định của các nhà quản lý.
- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý : Hệ thống kiểm soát nội

bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm báo các quyết định và chế độ
pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần
tuân thủ đúng mực.
- Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài


10

sản vơ hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác
nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích
hợp.
c. Vai trị chủ yếu của hệ thống KSNB
Hội đồng quản trị và ban quản lý đặt ra các mục tiêu và muốn thực hiện
các mục tiêu đó bằng nhiều biện pháp trong đó hệ thống KSNB là một trong
số đó và có vai trị quan trọng vì :
- Bảo đảm tính xác thực và tồn vẹn của thơng tin.
- Giúp cho việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các
quy định.
- Giúp bảo vệ tài sản.
- Giúp sử dụng nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả.
- Giúp thực hiện các mục tiêu đề ra cho các hoạt động hoặc chương
trình. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích sau :
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và BCTC của cơng ty,
đơn vị.
- Giảm bớt rủi ro, gian lận, hoặc trộm cắp do bên ngoài, nhân viên công
ty, đơn vị gây ra.
- Giảm bớt rủi ro hoặc sai sót khơng cố ý của nhân viên gây tổn hại cho
công ty, đơn vị.
- Giảm bớt rủi ro do khơng tn thủ chính sách và quy trình kinh
doanh, hoạt động của công ty hoặc đơn vị.

- Ngăn chặn rủi ro do quản lý.
1.1.4. Các yếu tố của hệ thống kiểm sốt nội bộ
Có hai mơ hình kiểm sốt nội bộ đó là mơ hình truyền thống và mơ
hình INTOSAI. Trong đề tài nghiên cứu tơi chọn mơ hình truyền thống vì
trong trường học chủ yếu các hoạt động thu, chi được thực hiện theo quy định


11

của pháp luật và của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nơng Thơn. Kiểm sốt
nội bộ theo mơ hình truyền thống có ba yếu tố: Mơi trường kiểm sốt, hệ
thống thơng tin kế tốn, thủ tục kiểm sốt. Các yếu tố này đảm bảo cho đơn vị
tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát
hiện gian lận, sai sót, bảo vệ và quản lý tài sản có hiệu quả.
a. Các yếu tố của hệ thống kiểm sốt nội bộ theo mơ hình truyền thống
- Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên
ngồi đơn vị có tính mơi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý
dữ liệu của các loại hình kiểm sốt nội bộ.
Mơi trường kiểm sốt đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ
chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Mơi trường kiểm
sốt là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp
kỷ cương, đạo đức và cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt
bao gồm:
+ Đặc thù quản lý
Đặc thù quản lý thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh
đạo khi điều hành. Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan
trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó
và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB. Tinh thần này
biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan. Ví dụ như

việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh
đạo đến KSNB.
Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB
khơng quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB.
Kết quả là KSNB chỉ cịn là hình thức chứ khơng có ý nghĩa thật sự, dẫn đến
mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị khơng cịn đạt được như mong muốn.


12

+ Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy
quyền và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao
cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những
hoạt động không phù hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những
hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai
lầm và gian lận.
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
· Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo
· Hệ thống báo cáo phù hợp.
Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ,
ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối
tượng kiểm toán và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo cao nhất trong cơ quan.
+ Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo
dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên.
Mỗi cá nhân đóng vai trị quan trọng trong KSNB. Khả năng, sự tin cậy
của nhân viên rất cần thiết để kiểm sốt được hữu hiệu. Vì vậy, cách thức
tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay
kỷ luật là một phần quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nhân viên

được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh
nghiệm để thực hiện công việc được giao.
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến
khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các
hoạt động cụ thể.
Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi, vi
phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm.


13

+ Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,
thu, chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế
hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt
động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong
mơi trường kiểm sốt. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành
khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự tốn đó sẽ trở thành cơng
cụ kiểm sốt rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan
tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng
đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều
chỉnh kế hoạch kịp thời.
+ Ủy ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những
chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Ủy ban kiểm sốt thường có nhiệm
vụ và quyền hạn sau :
·

Giám sát sự chấp hành luật pháp của đơn vị.

·

Kiểm tra và giám sát công việc của KTV nội bộ.

·

Giám sát tiến trình lập BCTC.

· Dung hịa những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm
tốn viên bên ngồi.
Các yếu tố của mơi trường kiểm sốt được mơ tả bằng sơ đồ:


14

Đặc thù quản
lý

Ủy ban
kiểm sốt

Mơi trường
kiểm sốt
Cơng tác kế
hoạch

Cơ cấu tổ
chức

Chính sách
nhân sự

Sơ đồ 1.1: Mơi trường kiểm sốt bên trong
Mơi trường kiểm sốt chung của một doanh nghiệp cịn phụ thuộc vào
những nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này tuy khơng thuộc sự kiểm sốt của
các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều
hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ
tục kiểm sốt nội bộ. Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm : Sự kiểm soát
của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi
trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước.
- Hệ thống thơng tin kế tốn
Mỗi thành phần của hệ thống kiểm sốt đều có những đặc trưng riêng
độc lập nhưng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tương tác lẫn nhau trong
một hệ thống. Trong những thành phần trên, hệ thống thơng tin kế tốn có
một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn, đo lường, ghi chép, tổng hợp và
truyền đạt thơng tin tài chính về thực thể kinh tế cho phép người sử dụng


15

thông tin đánh giá và ra quyết định.
Hệ thống thông tin kế tốn cung cấp những thơng tin cần thiết cho nhà
quản lý và đóng vai trị trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị thể
hiện ở hệ thống ghi sổ kép, hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ ghi sổ tiêu
chuẩn, bảng cân đối tài khoản.
Hệ thống thơng tin kế tốn xét về mặt quy trình bao gồm ba giai đoạn:
+ Lập chứng từ kế toán: Là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số
liệu kế tốn chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và
phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.

+ Sổ sách kế tốn: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
tốn, bằng việc ghi chép, phân loại, tính tốn, tổng hợp..., để chuẩn bị cung
cấp các thơng tin tổng hợp trên báo cáo.
+ Báo cáo kế toán: Là giai đoạn cuối cùng nhằm tổng hợp số liệu trên
sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo (bảng tổng hợp, cân đối kế tốn).
Một hệ thống thơng tin kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu
kiểm soát chi tiết như tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự
phân loại, tính đúng kỳ, q trình chuyển số và tổng hợp chính xác.
Trong đó, q trình lập và ln chuyển chứng từ đóng vai trị quan
trọng trong cơng tác kiểm sốt nội bộ.
Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu
thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức
đó, thỏa mãn chức năng thơng tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ
thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết :
+ Tính có thực: Cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những
nghiệp vụ khơng có thực vào sổ sách của đơn vị.
+ Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn
hợp lý.