Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA LUẬT
BỘ MÔN LUẬT TƯ PHÁP


LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP
Đề tài

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG NHÀ
NƯỚC Ở NƯỚC TA HIỆN NAY

Cán Bộ Hướng Dẫn:
Nguyễn Hữu Lạc

Sinh Viên Thực Hiện:
Châu Hoàng Vinh 5075160
Lớp Tư pháp 2- K33

Cần Thơ, tháng 05 năm 2011


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU…………………………………………………………….…1
1. Lý do chọn đề tài…………………………………………………………...1
2. Mục đích nghiên cứu……………………………………………………….1
3. Phương pháp nghiên cứu…………………………………………………..2
4. Phạm vi nghiên cứu………………………………………………………...2
5. Bố cục đề tài………………………………………………………………...2
CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG
CHỨNG NHÀ NƯỚC………………………………………………3

1.1 Khái quát về công chứng nhà nước……………………………………..3
1.1.1 Khái niệm công chứng nhà nước……………………………………...3
1.1.2 Đặc điểm, vai trò của công chứng nhà nước………………………….5
1.1.3. Phạm vi hoạt động của công chứng nhà nước……………………….7
1.2 Nguyên tắc tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước………………10
1.2.1 Nguyên tắc nhà nước quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng .10
1.2.2 Nguyên tắc độc lập thực hiện công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước
pháp luật………………………………………………………..11
1.2.3 Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa……………………………….12
1.2.4 Nguyên tắc giữ bí mật về nội dung công chứng và những thông tin có liên
quan đến việc công chứng……………………………………………...13
1.2.5 Nguyên tắc bảo đảm tính khách quan, trung thực, chính xác trong hoạt động
công chứng……………………………………………………….13
1.3 Sơ lược về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước……………….14
1.3.1 Tổ chức và hoạt động công chứng trước cách mạng tháng tám
1945……………………………………………………………………….…..14
1.3.2 Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước từ 1945- 1991…………15
1.3.3 Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước từ 1991 đến nay………16
CHƯƠNG II : QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC Ở NƯỚC TA HIÊN NAY……...…18

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
2.1 Tổ chức công chứng nhà nước………………………………….…..…...18
2.1.1 Phòng công chứng…………………………………………………..…18
2.1.2 Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự của nước Cộng hào xã hội chủ nghĩa

Việt Nam ở nước ngoài……………………………………………….25
2.2 Nội dung hoạt động công chứng nhà nước…………………………….26
2.2.1 Hoạt động của các cơ quan công chứng nhà nước…………………..26
2.2.2 Hoạt động của những người có thẩm quyền thực hiện công chứng nhà nước
………………………………………………………………….....28
2.2.3. Thủ tục thực hiện công chứng……………………………………….29
CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG VÀ HƯỚNG ĐỀ XUẤT………………..32
3.1 Thực trạng về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước………….32
3.1.1 Thực trạng về tổ chức thực hiện công chứng nhà nước……………32
3.1.2 Thực trạng hoạt động công chứng…………………………………...36
3.2 Hướng đề xuất…………………………………………………………..44
3.2.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức thực hiện công chứng nhà nước…………44
3.2.2 Xây dựng hình thức hoạt động công chứng…………………………46
3.2.3. Hoàn thiện pháp luật về công chứng………………………………..48
PHẦN KẾT LUẬN…………………………………………………………50

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp theo nghĩa rộng và cung cấp chứng cứ
theo hoạt động của tòa án theo nghĩa hẹp, nhằm góp phần bảo đảm quyền lợi,lợi ích
hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, có tác dụng
góp phần chủ động phòng ngừa các tranh chấp và vi phạm pháp luật, cung cấp tài liệu
có giá trị chứng cứ phục vụ việc giải quyết các tranh chấp, đồng thời góp phần vào việc
duy trì kỷ cương pháp luật trong xã hội.

Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội
chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân, Đảng đã chủ trương khuyến khích các tổ chức và
cá nhân có đủ điều kiện tham gia vào việc cung ứng dịch vụ công cho xã hội. Nghị
quyết Đại hội X của Đảng chỉ rõ: “Xây dựng, hoàn thiện hệ thống chính sách bảo đảm
cung ứng dịch vụ công cộng thiết yếu, bình đẳng cho mọi người dân”… “Đổi mới cơ
chế quản lý và phương thức cung ứng các dịch vụ công cộng”, “… phát huy tiềm năng,
trí tuệ và các nguồn lực vật chất trong nhân dân, của toàn xã hội để cùng Nhà nước giải
quyết các vấn đề xã hội và chăm lo phát triển các dịch vụ công cộng”. Trên cơ sở các
kết quả đã đạt được trong việc thực hiện xã hội hoá một số lĩnh vực như giáo dục, y tế,
văn hoá, thể thao, Nhà nước tiếp tục cho phép xã hội hoá hoạt động công chứng. Hoạt
động công chứng ở nước ta trong những năm vừa qua đã đóng góp một phần vào việc
lập lại trật tự trong lĩnh vực giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, đã đi vào cuộc sống
và có ý nghĩa thiết thực. Song, tình hình hiện nay đang đặt ra cho tổ chức và hoạt động
công chứng nhiều vấn đề cần phải được giải quyết một số bất cập trong hoạt động công
chứng.
2. Mục đích nghiên cứu
Ngày nay, cùng với sự phát triển về pháp luật công chứng của các quốc gia trên
thế giới, pháp luật công chứng ở Việt Nam cũng có những bước phát triển ngày càng
hoàn thiện. Bên cạnh hoàn thiện về mặt lập pháp trong hệ thống pháp luật Việt Nam,
Luật công chứng nước ta đã giải quyết được phần nào vấn đề thủ tục công chứng cho
người dân. Tuy nhiên, ngoài những ưu điểm mà luật công chứng đạt được thì vẫn còn

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

1

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay

tồn tại những hạn chế nhất định. Xã hội ngày càng phát triển dẫn đến nhiều trường hợp
phát sinh mà luật không dự liệu trước hết tất cả. Chính vì vậy, đã gây nhiều khó khăn
cho các cơ quan hoạt động công chứng trong việc áp dụng Luật công chứng và khó
khăn cho cả người dân. Do đó, mục đích nghiên cứu của đề tài là nhằm tìm hiểu những
quy định của luật công chứng cũng như việc áp dụng Luật trong thực tiễn.
3. Phương pháp nghiên cứu
“Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay”, là một đề
tài thuộc ngành khoa học pháp lý. Do đó, để tìm hiểu người viết đã sử dụng phương
pháp tổng hợp, phân tích , so sánh, phương pháp logic… Bên cạnh đó, để nghiên cứu
đề tài tốt hơn người viết cần sử dụng những tài liệu và phương tiện như : Về tài liệu thì
sử dụng những văn bản pháp luật điều chỉnh các vấn đề có liên quan đến công chứng,
cũng như các chính sách của nhà nước về công chứng,…
4. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu các vấn đề về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở
nước ta gồm các vấn đề về khái niệm công chứng, việc tổ chức các cơ quan nhà nước
thực hiện công chứng.
5. Bố cục đề tài
Bố cục đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về tổ chức và hoạt động công chứng nhà
nước
Chương 2: Quy định của pháp luật về tổ chức và hoạt động công chứng
nhà nước ở nước ta hiện nay
Chương 3: Thực trạng và hướng đề xuất

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

2

SVTH: Châu Hoàng Vinh

Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
CHƯƠNG I : KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG
CHỨNG NHÀ NƯỚC
1.1 Khái quát về công chứng nhà nước
1.1.1 Khái niệm công chứng nhà nước
Công chứng hay nói rõ hơn là yêu cầu chứng nhận, xác nhận,làm chứng. Hoạt
động công chứng luôn gắn liền với sự phát triển của xã hội. Thuật ngữ Notariat (công
chứng) - có gốc Latin là “Notarius” nghĩa là ghi chép, viết - nhưng không thể hiểu
Notariat một cách sơ khai như nó có trong Luật La Mã (năm 452 trước Công Nguyên).
Công chứng là một nghề đã tồn tại hàng trăm năm nay. Đến nay, đó là một nghề được
tổ chức chặt chẽ và rất phát triển. Ở cộng hòa Pháp, công chứng hiện đại đã có từ hơn
hai trăm năm nay. Tổ chức công chứng ở nước ta tuy ra đời muộn (các nước châu Âu
có thiết chế công chứng từ hàng trăm năm nay) nhưng đã may mắn gặp được môi
trường rất thuận lợi để phát triển đó là nền kinh tế thị trường ở nước ta. Nền kinh tế thị
trường vừa là đối tượng phục vụ vừa là điều kiện phát triển của thiết chế công chứng.
Ở các nước trên thế giới đã từ lâu không còn khái niệm công chứng mà thay vào
đó là các phòng công chứng tư nhân. Ở Việt nam có hai loại hình công chứng là công
chứng tư và công chứng công.Tổ chức công chứng và người thực hiện hành vi công
chứng được nhà nước ra quyết định công nhận và cho phép hoạt động nhằm đảm bảo
tính xác thực trong giao dịch và các quan hệ khác theo quy định của pháp luật hoặc
theo yêu cầu của công dân, tổ chức được thể hiện bằng các hình thức Nhà nước trực
tiếp thực hiện( công chứng nhà nước) hay Nhà nước ủy quyền( công chứng tư).
Trong nhân dân ta tồn tại một tập quán mỗi khi có giao dịch quan trọng đều nhờ
có uy tín trong họ hàng ,làng xóm đứng ra làm chứng. Khi có tranh chấp xảy ra, cơ
quan nhà nước có thẩm quyền dựa vào hình thức chứng nhận trên để giải quyết tranh
chấp. Như vậy công chứng tư có thể được hiểu là những văn tự độc lập do các cá nhân
công dân thực hiện và có người thứ ba làm chứng với tư cách cá nhân. Loại hoạt động

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

3

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
này chúng ta thấy xuất hiện từ thời cổ đại và tồn tại cho tới ngày nay với hình thức là
văn phòng công chứng hoạt động trong khuôn khổ pháp luật.
Đối với hình thức công chứng nhà nước, Nhà nước tổ chức và thực hiện công
chứng chứ không ủy quyền cho tổ chức và cá nhân thực hiện. Là loại hình công chứng
được tổ chức chặt chẽ và hoạt động chuyên nghiệp bằng kinh phí của nhà nước.Tổ
chức công chứng là cơ quan nhà nước, nằm trong bộ máy hành pháp. Công chứng xuất
hiện ở nước ta từ những năm 1930, do tình hình lịch sử và điều kiện kinh tế, xã hội nên
nước ta không thành lập tổ chức công chứng. Năm 1991, Hội đồng Bộ trưởng ( nay là
Chính phủ) đã ban hành Nghị định 45/HĐBT về tổ chức và hoạt động công chứng nhà
nước. Đây là văn bản pháp luật đầu tiên nước ta sử dụng thuật ngữ công chứng nhà
nước: Công chứng nhà nước là việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng và giấy tờ
theo quy định của pháp luật nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân và cơ
quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội ( sau đây gọi chung là các tổ chức), góp
phần phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Các hợp
đồng và giấy tờ đã được công chứng có giá trị chứng cứ. Ngày 29/11/2006, Quốc hội
khóa XI, kỳ họp thứ 10 đã thông qua Luật số 82/2006/QH11 quy định về công chứng.
Luật Công chứng đã có hiệu lực và đi vào cuộc sống kể từ ngày 1/1/2007.
Theo quy định tại Điều 2 Luật Công chứng, công chứng là việc công chứng viên
chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là
hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng
hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng. Còn chứng thực là việc cơ quan
nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản
chính hoặc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu

chứng thực. Dựa trên Luật công chứng và quy định của Nghị định 79/CP về công
chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay thì khái niệm công chứng được phân định rõ trên
cả hai phương diện về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực. Việc chứng nhận
hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của Phòng công chứng thực hiện thì được gọi
là các việc công chứng. Việc chứng nhận bản sao văn bản giấy tờ, chứng nhận chữ ký

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

4

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
của cá nhân thì do người có thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp huyện, xã thực hiện
được xem là chứng thực.
Luật Công chứng và Nghị định 79 về chứng thực đã có hiệu lực từ tháng
7/2007, nhưng đến nay không ít cán bộ và người dân vẫn chưa phân biệt được công
chứng và chứng thực... nên đã yêu cầu cơ quan nhà nước thực hiện không đúng thẩm
quyền. Tiêu chí để phân biệt sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực là chủ thể
thực hiện công việc công chứng, chứng thực, chủ thể thực hiện hành vi công chứng là
công chứng viên của Phòng công chứng hoạt động chuyên trách, Văn phòng công
chứng do công chứng viên thành lập, chủ thể thực hiện hành vi chứng thực là cơ quan
nhà nước có thẩm quyền bao gồm: Trưởng, Phó phòng Tư pháp, Chủ tịch, Phó chủ tịch
UBND cấp xã, viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao của cơ quan đại diện Việt Nam
ở nước ngoài (Điều 5, Nghị định 79/CP). Như vậy, công chứng và chứng thực là hai
khái niệm khác nhau cả về phương diện tổ chức, phạm vi hoạt động, chủ thể thực hiện
hành vi công chứng, chứng thực.
1.1.2 Đặc điểm, vai trò của công chứng nhà nước
Đặc điểm công chứng nhà nước:

Công chứng nhà nước là hoạt động mang tính chất công, do công chứng viên
thực hiện.
Hoạt động công chứng ở nước ta do nhà nước quản lý về tổ chức, hoạt động
công chứng là hoạt động dịch vụ công, công chứng có nhiệm vụ giúp công dân, tổ chức
thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ bằng các biện pháp pháp lý. So với
hoạt động của cơ quan tư pháp với chức năng thực thi công quyền thì hoạt động công
chứng là hoạt động hỗ trợ tư pháp, cung cấp chứng cứ cho hoạt động tư pháp.
Công chứng ở nước ta có điểm giống nhau so với công chứng của các nước trên
thế giới, là do tổ chức công chứng và công chứng viên thực hiện, hoạt động công
chứng được xem là một trong số các nghề tư pháp, công chứng viên là một chức danh
do nhà nước quy định về tiêu chuẩn chuyên môn, đạo đức. Công chứng viên là người
được giao nhiệm vụ chứng nhận các hợp đồng, giao dịch của công dân và tổ chức,

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

5

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
nhằm tạo ra một chứng cứ xác thực có giá trị pháp lý cao ngoại trừ quyết định của tòa
án, tạo sự tin tưởng cho các bên tham gia.
Công chứng viên, nếu là công chức nhà nước hoạt động chuyên trách được
hưởng lương theo nghạch bậc công chứng viên, lệ phí thu được phải nộp vào ngân sách
nhà nước. Khi công chứng viên gây thiệt hại đối với đương sự thì tổ chức công chứng
chịu trách nhiệm dân sự đối với đương sự. Nghị định 75/2000/NĐ-CP( 8/12/2001)
không có điều nào quy định cấm công chứng viên hành nghề tự do, song cũng không
có quy định nào cho phép công chứng viên hành nghề tự do. Đến năm 2006, Luật công
chứng ra đời thì công chứng viên được lựa chọn nơi hành nghề công chứng, trừ công

chứng viên của Phòng công chứng. Đây được xem là bước phát triển mới trong tổ chức
và hoạt động công chứng ở nước ta.
Với những đặc điểm trên, công chứng nhà nước ở nước ta là hoạt động dịch vụ
mang tính chất công, hoạt động theo nguyên tắc tự hạch toán hoặc tự trang trải. Công
chứng nhà nước còn là một khâu trong quá trình quản lý của Nhà nước đối với các hoạt
động giao dịch. Hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay là hoạt động mang
tính chất nghề nghiệp, do công chứng viên thực hiện, đồng thời là hoạt động của các
chức danh không chuyên nghiệp. Mục đích là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của tổ
chức và công dân, cung cấp tài liệu có giá trị chứng cứ khi cần thiết để phục vụ việc
giải quyết các tranh chấp, củng cố trật tự pháp luật.
Vai trò của công chứng nhà nước
Đối vói nước ta việc luật công chứng ra đời trong những năm gần đây là phù
với điều kiện phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, vận động theo cơ chế
thị trường, dưới sự quản lý của Nhà nước, thực hiện đổi mới kinh tế, xã hội phù hợp
với chủ trương của nhà nước phát triển cơ cấu kinh tế nhiều thành phần với hình thức
sản xuất kinh doanh đa dạng, trong đó sở hữu toàn dân và tập thể là nền tảng, kinh tế
quốc doanh giữ vai trò chủ đạo. Chính cơ sở kinh tế này đã quyết định đến việc xây
dựng hệ thống công chứng và xác định vai trò, chức năng, nhiệm vụ công chứng ở
nước ta.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

6

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
Phòng công chứng với tư cách là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con
dấu và tài khoản riêng, đã có một vị thế mới, hoạt động công chứng lần đầu tiên trong

văn bản của chính phủ được thừa nhận là một nghề tư pháp (Luật công chứng 2006 ).
Hoạt động chứng nhận của cơ quan thực hiện công chứng nhằm bảo đảm an
toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế và các quan hệ xã hội khác, góp phần bảo vệ
quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, cơ quan nhà nước, có tác dụng phòng ngừa
các tranh chấp và vi phạm pháp luật. Bên cạnh đó là giá trị thi hành đối với các bên
giao kết, sự hiện diện của công chứng viên, người có trình độ chuyên môn hiểu biết
pháp luật chứng nhận các bên đưa ra những điều khoản đúng pháp luật đã giúp cho
hiệu lực của văn bản công chứng có giá trị cao. Văn bản công chứng buộc công dân, tổ
chức phải tự nguyện thi hành những nghĩa vụ và giúp họ được hưởng những quyền lợi
mà văn bản công chứng xác nhận mà không cần phải thông qua phán xét của Tòa án.
Hoạt động công chứng nhà nước là hoạt động dịch vụ công, tuy không phải là
hoạt động quản lý nhà nước nhưng nó góp phần hỗ trợ tích cực để Nhà nước thực hiện
quản lý các hoạt động giao dịch. Khi nói đến hoạt động công chứng tức là đến việc yêu
cầu chứng nhận và việc chứng nhận. Quá trình chứng nhận là quá trình diễn ra giữa các
chủ thể yêu cầu chứng nhận và chủ thể chứng nhận cùng hoạt động chung nhằm mục
đích phản ánh chính xác nội dung sự việc.
Với những vai trò nêu trên, công chứng có thể được xem là một hoạt động bổ
trợ tư pháp, với nghĩa hẹp là bổ trợ cho hoạt động xét xử của tòa án, với nghĩa rộng là
góp phần duy trì trật tự xã hội.
1.1.3. Phạm vi hoạt động của công chứng nhà nước
Việc xác định phạm vi hoạt động của công chứng hay nói cách khác là xác định
thẩm quyền của cơ quan công chứng được làm những gì, hoạt động trong khuôn khổ
nào. Để xác định được thế nào là việc công chứng thì cần phải căn cứ vào quy định của
pháp luật, người được giao thực hiện và ký văn bản công chứng.
Vấn đề xác định phạm vi công chứng ở các nước có sự khác nhau, tùy theo điều
kiện, hoàn cảnh của từng nước, có hai cách để các nước lựa chọn.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

7

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
Cách thứ nhất, Nhà nước xác định phạm vi sau đó các văn bản pháp luật khác
quy định một số việc bắt buộc phải có chứng nhận của công chứng.
Cách thứ hai, Nhà nước liệt kê các việc công chứng. Việc liệt kê giúp cho công
chứng viên xác định rõ ràng việc mình được làm và buộc phải làm, giúp cho Nhà nước
theo dõi, kiểm tra hoạt động của công chứng viên một cách dễ dàng. Nhưng mặt trái
của nó là vì quy định như vậy không thể nào liệt kê hết được những việc mà công dân
cần công chứng, dẫn đến hạn chế hoạt động của công chứng viên và không đáp ứng
được nhu cầu công chứng của công dân.
Thực tiễn hoạt động công chứng trong những năm vừa qua (từ khi Luật công
chứng ra đời năm 2007) cho thấy rằng, hoạt động công chứng ngày càng phát triển.
Một mặt, do hoạt động sôi động của nền kinh tế thị trường, các quan hệ xã hội trong
lĩnh vực kinh tế thương mại và các quan hệ giao dịch trở nên phong phú đa dạng; mặt
khác, do nhận thức về pháp luật của nhân dân về quyền và nghĩa vụ phát sinh trong các
quan hệ giao dịch dân sự ngày càng cao. Trong giai đoạn hiện nay, thực hiện cơ chế thị
trường có sự điều tiết của Nhà nước, vai trò của công chứng hết sức quan trọng, nó
giúp Nhà nước quản lý các hoạt động giao dịch. Nếu Nhà nước áp dụng quá nhiều hình
thức bắt buộc phải công chứng một cách cứng nhắc tạo ra sự ràng buộc không cần thiết
trong giao dịch.
Mục đích của việc xác định phạm vi công chứng là bảo vệ quyền và lợi ích hợp
pháp của công dân, cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, góp phần phòng
ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Phạm vi công chứng
mở rộng hay thu hẹp và nhằm vào đối tượng nào là tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của
nhà nước trong từng giai đoạn.
Trong 15 năm thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực (1992 – 2007), hoạt
động này ở nước ta đã thể hiện những điểm hạn chế cơ bản về mô hình tổ chức hoạt

động công chứng, đặc biệt là sự lẫn lộn giữa công chứng và chứng thực dẫn đến quá tải
về bản sao tại các phòng công chứng (theo Báo cáo tổng kết khi xây dựng Luật Công
chứng thì có từ 95 đến 98% công việc của phòng công chứng là chứng nhận bản sao
giấy tờ), khiến người dân và các doanh nghiệp phải mất nhiều thời gian chờ đợi, xếp

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

8

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
hàng, vấn nạn “cò công chứng” cũng nhờ đó mà phát triển làm mất uy tín của công
chứng. Để giải quyết tình trạng nêu trên, ngày 29/11/2006 Quốc hội đã thông qua Luật
Công chứng, ngày 18/5/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về
cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Đây là
bước ngoặc quan trọng trong quá trình phát triển công chứng, chứng thực ở nước ta,
đặt cơ sở pháp lý vững chắc cho việc phát triển công chứng theo hướng chuyên nghiệp
hóa, dịch vụ hóa và xã hội hóa. Chỉ trong vòng thời gian ngắn triển khai thực hiện, tính
đến 30/09/2010, số tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước đã tăng gấp bốn lần
so với trước đó (từ 1992- 6/2007, cả nước có khoảng 84 tổ chức hành nghề công
chứng, hiện nay con số này là 336, trong đó có 128 phòng công chứng và 208 văn
phòng công chứng). Số lượng các hợp đồng, giao dịch mà các tổ chức hành nghề công
chứng trong cả nước đã chứng nhận trong ba năm (01/7/2007 – 30/09/2010) là
1.446.145, tổng phí công chứng thu được gần 550 tỷ đồng, tăng hơn nhiều so với trước
khi có Luật Công chứng. Điều quan trọng là các tổ chức hành nghề công chứng đã có
sự thay đổi lớn trong thái độ, phong cách phục vụ.
Có thể nói rằng luật công chứng ra đời là một bước đột phá trong việc mở rộng
phạm vi công chứng. Cơ quan công chứng và các cơ quan có thẩm quyền chứng thực

được phép chứng nhận các hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng
và cá nhân tổ chức tự nguyện yêu cầu. Trong những năm vừa qua, do bị bó hẹp trong
việc liệt kê cụ thể các việc công chứng, cho nên các phòng công chứng chỉ căn cứ vào
đó để thực hiện, không đáp ứng được các nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức về
hợp đồng, giao dịch thuộc lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại, gây cản trở các hoạt
động kinh tế, xã hội. Dẫn đến nhiều yêu cầu công chứng bị từ chối, hoặc phải phối hợp
với nhiều cấp, nhiều ngành mới thực hiện được. Theo quy định hiện nay thì các việc
công chứng chỉ bị giới hạn khi thực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện
công chứng, chứng thực phải khách quan, trung thực và phải chịu trách nhiệm công
chứng, chứng thực do mình thực hiện; trong trường hợp biết hoặc phải biết việc công
chứng, chứng thực hoặc nội dung công chứng, chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

9

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
hội thì không được thực hiện công chứng, chứng thực. Đây là điểm rất tiến bộ vừa có
tính khoa học, vừa có tính pháp lý chặt chẽ.
1.2 Nguyên tắc tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước
Nguyên tắc về tổ chức và hoạt động của công chứng là những tư tưởng chỉ đạo
về việc xây dựng cơ cấu, tổ chức và cơ chế hoạt động của công chứng nhà nước. Đó là
những yêu cầu khách quan của đời sống xã hội được thể chế hóa thành các quy định cụ
thể về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước. Những nguyên tắc này là những
nguyên tắc về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, mối quan hệ công tác giữa cơ quan công
chứng nhà nước với các cơ quan khác của nhà nước và các tổ chức xã hội.
1.2.1 Nguyên tắc nhà nước quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng

Theo quy định của pháp luật ở nước ta về công chứng thì công chứng là một tổ
chức, là một bộ phận thuộc hệ thống hỗ trợ các cơ quan tư pháp. Phòng công chứng có
tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, có tài khoản riêng và có con dấu theo quy định của
pháp luật. Phòng công chứng có trưởng phòng, phó trưởng phòng, công chứng viên,
chuyên viên và các nhân viên hành chính. Như vậy phòng công chứng hội đủ các điều
kiện là một tổ chức. Cơ quan công chứng hiện nay có đặc thù riêng, không phải là cơ
quan quản lý Nhà nước, không phải là đơn vị sản xuất kinh doanh, không phải là cơ
quan tư pháp mà là đơn vị sự nghiệp thuộc sở tư pháp, có quan hệ chặt chẽ với cơ quan
tư pháp, là một tổ chức áp dụng luật pháp một cách chuẩn mực, người thực hiện hành
vi công chứng là công chứng viên được Nhà nước đào tạo và tuyển dụng. Mục đích
quan trọng mà công chứng viên thực hiện và mong muốn đạt được là tính khách quan,
trung thực, chính xác chứ không phải là mục đích cạnh tranh hay kinh doanh. Nguyên
tắc nhà nước quản lý là nguyên tắc chung cho tất cả các cơ quan tổ chức, nhưng đối với
công chứng, nguyên tắc này thể hiện ở chỗ, Phòng công chứng là một cơ quan nhà
nước hoạt động theo quy chế riêng với mục đích là phục vụ lợi ích công, dịch vụ công,
chứ không hoạt động giống như cơ quan hành chính nhà nước.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

10

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
Theo pháp luật hiện hành, hiện nay có hai loại cơ quan khác nhau ở nhà nước ta
thực hiện công chứng là các phòng công chứng nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc
trung ương và cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài.
Bộ tư pháp quản lý về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi toàn
quốc, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quản lý công tác công

chứng ở địa phương mình. Sở tư pháp giúp ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện nhiệm vụ
quản lý công chứng tại địa phương. Chính phủ thống nhất quản lý tổ chức và hoạt động
công chứng. Phòng công chứng do ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương ra quyết định thành lập, phân bổ kinh phí và đảm bảo cơ sở vật chất cho Phòng
công chứng hoạt động. Những người thực hiện hành vi công chứng là công chức nhà
nước. Nguyên tắc này xuất phát từ quan điểm hoạt động công chứng phải thể hiện vai
trò của Nhà nước trong việc chứng nhận tính xác thực.
1.2.2 Nguyên tắc độc lập thực hiện công chứng và chịu trách nhiệm cá nhân trước
pháp luật
Việc công chứng ở nước ta được thực hiện theo nguyên tắc nhà nước tổ chức
quản lý, cho nên những người có thẩm quyền thực hiện hành vi công chứng, chứng
thực phải độc lập trong khi thực hiện nhiệm vụ, hoạt động công chứng không bị chi
phối hoặc bị áp đặt bởi bất cứ một tổ chức hay cá nhân nào. Người thực hiện hành vi
công chứng phải chịu trách nhiệm cá nhân về công việc mà mình thực hiện. Công
chứng là lĩnh vực hoạt động tư pháp chuyên sâu, đòi hỏi phải có viên chức chuyên
trách là công chứng viên thực hiện công việc này. Ở nước ta công chứng viên là một
chức danh tư pháp, công chứng là một nghề trong số các bổ trợ tư pháp, công chứng
viên được đào tạo và tuyển dụng theo một quy trình chặt chẽ, nếu làm việc trong phòng
công chứng thì có ngạch lương riêng. Công chứng viên hoạt động độc lập, tuân theo
pháp luật, thủ trưởng cơ quan công chứng không chịu trách nhiệm về văn bản công
chứng do công chứng viên thực hiện. Và những người có thẩm quyền thực hiện công
chứng ở cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài cũng phải chịu trách
nhiệm cá nhân về các việc công chứng do mình thực hiện.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

11

SVTH: Châu Hoàng Vinh

Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
Theo quy định của luật hiện hành, quan hệ giữa công chứng viên và trưởng
phòng công chứng chỉ là quan hệ hành chính khi được phân công thực hiện các việc
công chứng, còn khi thực hiện các hành vi công chứng thì công chứng viên nhân danh
cá nhân mình với tư cách là công chứng viên. Chính vì thế, độc lập trong hoạt động
công chứng là nguyên tắc quan trọng xác định trách nhiệm cá nhân đối với hành vi
công chứng mà mình thực hiện.
1.2.3 Nguyên tắc pháp chế xã hội chủ nghĩa
Công chứng ở nước ta hoạt động theo nguyên tắc việc công chứng phải tuân
theo các quy định của pháp luật về công chứng. Thực hiện nguyên tắc pháp chế xã hội
chủ nghĩa trong hoạt động công chứng tức là những người thực hiện hành vi công
chứng và những người yêu cầu công chứng phải nghiêm túc thực hiện và tuân theo
pháp luật khi thực hiện quyền hạn và nghĩa vụ của mình, đồng thời cơ quan quản lý
công chứng phải thực hiện việc quản lý điều hành, phải tuân thủ đúng các quy định của
pháp luật về công chứng, đảm bảo tính nghiêm minh trong pháp luật. Mọi công dân tổ
chức có quyền yêu cầu thực hiện công chứng trong khuôn khổ pháp luật quy định, bảo
đảm dân chủ và công bằng xã hội, dẫn đến sự thống nhất về kỷ cương, trật tự, hiệu lực
quản lý các hoạt động giao dịch, tránh sự tùy tiện trong hoạt động chứng nhận của
những người có thẩm quyền thực hiện hành vi công chứng. Khi thực hiện công chứng
phải tuân thủ các nguyên tắc, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật công chứng,
các quy định khác của pháp luật và các điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam ký kết hoặc công nhận. Về mặt pháp lý, hoạt động công chứng nhà
nước giúp cho công dân, tổ chức thực hiện quyền và bảo vệ lợi ích hợp pháp của họ.
Chính vì thế, những người thực hiện hành vi công chứng có trách nhiệm giải thích cho
họ hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa pháp lý mà họ yêu cầu.
Việc từ chối thực hiện công chứng phải theo đúng các quy định về trình tự, thủ tục mà
luật quy định.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

12

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
1.2.4 Nguyên tắc giữ bí mật về nội dung công chứng và những thông tin có liên
quan đến việc công chứng
Hoạt động công chứng theo nguyên tắc trên mang tính đặc thù. Trong giao tiếp
với người yêu cầu công chứng, công chứng viên phải nghiêm túc, khách quan, thiện
chí và phải thông tin, tư vấn cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ về hệ quả pháp lý
phát sinh sau khi hợp đồng, giao dịch được công chứng. Ngoài việc đảm bảo tính hợp
pháp, hợp lý của hợp đồng, giao dịch, công chứng viên còn phải giải đáp cho khách
hàng những thắc mắc nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch đúng với ý chí của họ và
đảm bảo các bên có nhận thức đúng về pháp luật, giá trị pháp lý của văn bản công
chứng. Bên cạnh việc thực hiện các nguyên tắc công khai lắng nghe và tôn trọng việc
bày tỏ ý chí của công dân và tổ chức có yêu cầu công chức, chứng thực, thì công chứng
viên phải tuyệt đối giữ bí mật các thông tin trong hồ sơ yêu cầu công chứng và tất cả
thông tin biết được về khách hàng trong qúa trình hành nghề, cũng như khi không còn
là công chứng viên (trừ trường hợp được sự đồng ý bằng văn bản của người yêu cầu
công chứng hoặc pháp luật có qui định khác), và trừ những trường hợp cơ quan nhà
nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng hoặc hồ
sơ chứng thực phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử có liên
quan đến việc công chứng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng có trách
nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan.
1.2.5 Nguyên tắc bảo đảm tính khách quan, trung thực, chính xác trong hoạt động
công chứng
Hoạt động công chứng trong đó công chứng viên là người được Nhà nước giao
quyền, thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực và tính hợp pháp của các hợp

đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc tổ
chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng. Thông qua hoạt động nghề công chứng,
công chứng viên là người góp phần bảo vệ pháp luật, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp
pháp của người yêu cầu công chứng khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch tại
tổ chức hành nghề công chứng. Do vậy, việc tuân thủ hiến pháp, pháp luật; khách
quan, trung thực; chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; tuân theo

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

13

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
đạo đức hành nghề công chứng là nguyên tắc không thể thiếu đối với hoạt động hành
nghề công chứng trong giai đoạn hiện nay; trong trường hợp biết hoặc phải biết việc
công chứng hoặc nội dung công chứng là trái pháp luật, đạo đức xã hội thì không được
thực hiện công chứng. Đây là nội dung quan trọng quyết định tính xác thực trong hoạt
đông công chứng. Nguyên tắc hành nghề công chứng đưa công chứng viên vào khuôn
phép pháp luật khi hành nghề, đó là: phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên
vị, không vì lợi ích cá nhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác, không
công chứng hợp đồng, giao dịch có nội dung trái đạo đức xã hội. Công chứng viên phải
luôn coi trọng uy tín của mình đối với công việc chuyên môn, không thực hiện những
hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân, thanh danh nghề nghiệp, không sử dụng trình
độ chuyên môn, hiểu biết của mình trong công việc để trục lợi, gây thiệt hại cho người
yêu cầu công chứng. Nguyên tắc hành nghề công chứng trong Luật công chứng quy
định công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.
Nguyên tắc này đề cao nhiệm vụ, trách nhiệm, vai trò của công chứng viên khi thi hành
công việc được giao. Đồng thời, đây cũng là nguyên tắc để công chứng viên cần thận

trọng khi xem xét ký vào văn bản công chứng.
1.3 Sơ lược về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước
1.3.1 Tổ chức và hoạt động công chứng trước cách mạng tháng tám 1945
Hoạt động công chứng xuất hiện là do yêu cầu của việc quản lý của nhà nước
đối với các hoạt động giao dịch, yêu cầu cung cấp chứng cứ cho cơ quan tài phán. Ở
nước ta trước thời kì pháp thuộc, chưa thấy xuất hiện thuật ngữ công chứng. Nhưng
nếu xét về lịch sử ra đời và phát triển của nhà nước phong kiến ở Việt Nam thì thấy đã
có mầm mống về hoạt động công chứng. Dưới thời Lê, di chúc được làm dưới dạng
chúc thư; để có giá trị thì chúc thư phải lập thành văn bản dưới hình thức nhất định,
nếu người làm chúc thư không biết chữ thì chúc thư phải được xã trưởng viết hộ và
chứng thực nhằm ngăn ngừa việc gian lận đối với chức thư, đồng thời luật cũng quy
định việc xử phạt đối với việc làm giả mạo giấy tờ.
Vào thời kì bảo hộ của pháp, công chứng với tư cách là thể chế bắt đầu xuất
hiện và được áp dụng ở Việt Nam cùng với sự thành lập tổ chức và hoạt động của tòa

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

14

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
án Pháp tại Việt Nam và được tổ chức theo mô hình công chứng của Pháp. Trong giai
đoạn này, tổ chức và hoạt động công chứng được xác lập bằng sắc lệnh ngày 24/8/1931
của Tổng thống Cộng hòa Pháp về tổ chức công chứng được áp dụng ở Đông Dương.
Tổ chức và hoạt động công chứng ở nước ta chịu sự chi phối bởi pháp luật công chứng
của Pháp. Chưởng ấn Bộ trưởng tư pháp bổ nhiệm công chứng viên, thành lập văn
phòng công chứng, giám sát hoạt động nghề nghiệp của công chứng viên. Hội đồng
công chứng tối cao được đặt bên cạnh Bộ tư pháp chịu trách nhiệm quản lý điều hành

hội đồng công chứng các khu vực. Hội đồng công chứng các khu vực chịu sự giám sát
của Tòa thượng thẩm. Mô hình công chứng được thiết lập theo mô hình công chứng hệ
La tinh, công chứng viên đứng ra tổ chức và điều hành mọi hoạt động của văn phòng
công chứng, chịu trách nhiệm về hành vi công chứng.
1.3.2 Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước từ 1945- 1991
Sau cách mang tháng tám năm 1945, Nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra
đời. Ngày 1/10/1945, Bộ trưởng Bộ tư pháp đã ký nghị định bổ nhiệm ông Vũ Quý Vỹ
mang quốc tịch Việt Nam làm công chứng viên tại văn phòng công chứng ở Hà Nội,
nghị định quy định các luật lệ cũ về công chứng vẫn được thi hành, trừ những điều
khoản không phù hợp với nền độc lập và chính thể dân chủ cộng hòa Việt Nam. Có thể
nói đây là tổ chức công chứng đầu tiên của nhà nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Tổ
chức công chứng mang đậm dấu ấn của công chứng Pháp.
Ngày 15/11/1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành sắc lệnh 59/SL ấn định
thể lệ về thị thực các giấy tờ. Theo sắc lệnh này, việc thị thực chỉ là thủ tục hành chính,
quyền thị thực các giấy tờ trước đây giao cho lý trưởng các làng và trưởng phố ở thành
thị thì nay giao về ủy ban nhân dân của làng hoặc ủy ban nhân dân hàng phố. Ủy ban
làm nhiệm vụ thị thực phải là ủy ban nơi trú quán của một hoặc các bên đương sự lập
khế ước; đối với bất động sản phải là ủy ban nơi có bất động sản đó thị thực, nếu có
nhiều bất động sản ở nhiều nơi thì giấy tờ lập ra về những bất động sản ấy phải do ủy
ban mỗi nơi có bất động sản đó thị thực. Các ủy ban thị thực phải chịu trách nhiệm về
việc thị thực, khi xảy ra thiệt hại đến tư nhân vì sự thực không đúng, công quỹ của làng
hay của hàng phố phải bồi thường. Ngày 29/2/1952, Chủ tịch nước Việt Nam dân chủ

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

15

SVTH: Châu Hoàng Vinh

Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
Cộng hòa ra Sắc lệnh 85/SL về việc mua bán cho, đổi nhà cửa, ruộng đất. Theo quy
định thì ủy ban kháng chiến hành chính có thẩm quyền nhận thực vào văn tự theo hai
nội dung, chữ ký của các bên mua bán cho đổi, người đứng ra bán, cho đổi là chủ
những nhà cửa ruộng đất đem bán cho hay đổi.
Hai sắc lệnh nói trên là cơ sở pháp lý chủ yếu cho hoạt động thị thực của ủy ban
hành chính kháng chiến và sau này là ủy ban nhân dân trong gần nửa thế kỷ. Nguyên
nhân của tổ chức và hoạt động công chứng không được phát triển trong giai đoạn này
là do điều kiện kinh tế, xã hội, hoàn cảnh chiến tranh của nước ta trong thời kì này và
việc không chấp nhận chế độ sở hữu các thành phần kinh tế ngoài quốc doanh và tập
thể. Vì thế, tổ chức công chứng không được thành lập, mọi giao lưu kinh tế dân sự đều
dựa trên quan hệ hành chính, hoạt đông công chứng rất đơn giản.
Từ sau năm 1954 kéo dài đến cuối những năm 70, Nhà nước ta thiết lập một nền
kinh tế xã hội chủ nghĩa ở miền Bắc, bằng cách phát triển và cải tạo nền kinh tế quốc
dân theo chủ nghĩa xã hội, biến nền kinh tế nhiều thành phần thành nền kinh tế xã hội
chủ nghĩa. Bên cạnh đó, thiếu thủ tục hành chính và các thủ tục thể hiện vai trò kiểm
soát kinh tế có hiệu quả của nhà nước, không đủ các thủ tục tài phán hành chính để
điều hòa mối quan hệ giữa nhà nước và công dân. Xuất phát từ những nguyên nhân
trên, dẫn đến hoạt động công chứng không có điều kiện để phát triển.
1.3.3 Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước từ 1991 đến nay
Nghị quyết đại hội Đảng lần thứ VII, đặc biệt là cương lĩnh xây dựng đất nước
trong thời kỳ quá độ lên chủ nghĩa xã hội và chiến lược kinh tế, xã hội, tiếp tục phát
triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Nền
kinh tế thị trường đã tạo ra những mối quan hệ mới trong lĩnh vực phát triển và quản lý
nền kinh tế, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển mạnh mẽ, đòi hỏi phải
có thể chế phù hợp phục vụ cho cơ chế kinh tế đó. Trong lĩnh vực công chứng đặt ra
nhiệm vụ mới, cần phải có một tổ chức hoạt động chuyên nghiệp. Trên cơ sở đó, ngày
27/2/1991 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 45/HĐBT về tổ chức và hoạt
động công chứng nhà nước. Nghị định quy định về tổ chức công chứng nhà nước, trình
tự thủ tục thực hiện các việc công chứng, quản lý tổ chức và hoạt động công chứng,

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

16

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
tiêu chuẩn công chứng viên, giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Nghị định
45/HĐBT ra đời đánh dấu một sự tiến triển mới của mối liên hệ giữa hoạt động phòng
ngừa tranh chấp và hoạt động tài phán, tổ chức hoạt động công chứng thay thế công
việc của ủy ban nhân dân về công chứng, đối với những nơi chưa thành lập Phòng
công chứng thì ủy ban nhân dân được tiếp tục thực hiện một số việc công chứng. Tuy
nhiên, sự phát triển các quan hệ gia đình với điều kiện nền kinh tế thị trường bắt đầu
phát triển dẫn đến Nghị định 45/HĐBT trở nên không phù hợp. Ngày 18/5/1996, Chính
phủ đã ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước thay
thế cho Nghị định 45/HĐBT. Do nhu cầu phục vụ sự phát triển kinh tế, xã hội của đất
nước, ngày 08/12/2000 Chính phủ đã ban hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công
chứng, chứng thực. Nghị định này quy định về phạm vi công chứng, chứng thực, tổ
chức Phòng công chứng, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự thực hiện việc công
chứng, chứng thực, công tác chứng thực của ủy ban nhân dân cấp huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh và ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức về công chứng, đồng
thời tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng. Ngày 29/11/2006,
Luật Công chứng ra đời đưa ra định hướng đúng đắn về xã hội hóa hoạt động công
chứng. Bên cạnh các phòng công chứng nhà nước thì các văn phòng công chứng ra đời,
đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, tổ chức trong các giao dịch dân sự. tác phong
phục vu, lề lối làm việc cũng tốt hơn, bớt đi tình trạng cửa quyền, khó khăn của các
phòng công chứng trước kia.

Xét về cơ cấu của cơ quan thực hiện công chứng hiện nay bao gồm Phòng công
chứng, Văn phòng công chứng, ngoài cơ quan công chứng chuyên trách thì cơ quan đại
diện của Việt Nam ở nước ngoài cũng có thẩm quyền công chứng một số việc theo quy
định của Luật Công chứng.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

17

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
CHƯƠNG II : QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG NHÀ NƯỚC Ở NƯỚC TA HIÊN NAY

2.1 Tổ chức công chứng nhà nước
2.1.1 Phòng công chứng
Cơ quan hoạt động công chứng chuyên trách của nước ta hiện nay theo quy định
của Luật Công chứng có tên gọi là Phòng công chứng( thay cho tên gọi Phòng công
chứng nhà nước trước đây) và Văn phòng công chứng. Khác với Văn phòng công
chứng hoạt động theo chế độ công ty ( hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân ), Phòng
công chứng là cơ quan nhà nước duy nhất chuyên trách về hoạt động công chứng. Về
địa vị pháp lý, tuy được đặt dưới sự quản lý của Sở Tư pháp nhưng Phòng công chứng
khác hẳn với các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp ở chỗ Phòng công
chứng có tư cách pháp nhân, có tài khoản riêng, có con dấu riêng theo quy định của
Chính phủ. Như vậy, Phòng công chứng là cơ quan độc lập, được nhà nước giao cho
thực hiện chức năng công chứng. Trong hệ thống bộ máy của nhà nước thì Phòng công
chứng là cơ quan nhà nước, thực hiện chức năng nhiệm vụ nhà nước là chứng nhận các
việc công chứng theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của công dân, tổ chức.

Theo quy định của Luật Công chứng thì Phòng công chứng có tư cách pháp
nhân. Hoạt động công chứng là hoạt động đặc thù riêng, ngoài chức năng công chứng
thì Phòng công chứng không còn chức năng nào khác. Để đảm bảo hoạt động công
chứng được khách quan, chính xác đòi hỏi Phòng công chứng phải có vị trí độc lập,
hoạt động độc lập và chỉ tuân theo pháp luật. Tuy hoạt động độc lập, song Phòng công
chứng cũng có những nét riêng, do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập trên
cơ sở đề nghị của Sở Tư pháp, trong một tỉnh, thành phố có thể có nhiều Phòng công
chứng, các Phòng công chứng độc lập với nhau trong hoạt động và có thẩm quyền như
nhau. Là cơ quan đặt dưới sự quản lý của Sở Tư pháp nhưng Phòng công chứng khác
với phòng chuyên môn của Sở Tư pháp ở điểm Phòng công chứng có tư cách độc lập,
có vị trí chức năng nhiệm vụ riêng, nơi trực tiếp giải quyết các việc công chứng, ngoài

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

18

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
công chứng viên ra không ai được phép thực hiện các việc công chứng; Phòng công
chứng không phải là cơ quan tham mưu giúp việc cho Sở Tư pháp.
Về cơ cấu tổ chức, Phòng công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định
thành lập, được quy định là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp. Trưởng Phòng công
chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm,
miễn nhiệm, cách chức. Tên gọi của Phòng công chứng theo số thứ tự thành lập và tên
của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập (Điều
24 Luật công chứng). Việc thành lập Phòng công chứng do Sở Tư pháp xây dựng Đề
án trên cơ sở xét thấy nhu cầu công chứng của địa phương. Đề án thành lập quy định
cần nêu rõ các vấn đề như sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ

chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai
thực hiện. Sau khi xây dựng đầy đủ Đề án Sở Tư pháp gửi trình Uỷ ban nhân dân cấp
tỉnh xem xét, quyết định. Khi có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập
Phòng công chứng thì trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập
Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi
quyết định thành lập Phòng công chứng đó. Nội dung đăng báo cần phải có đầy đủ các
quy định như: tên gọi, địa chỉ trụ sở của phòng; số ngày, tháng, năm quyết định thành
lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng. Trường hợp Uỷ ban nhân dân
tỉnh thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp có nhiệm vụ
phải đăng báo những nội dung thay đổi đó để cá nhân, tổ chức được biết (Điều 25 Luật
công chứng). Khi thấy không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề
án giải thể Phòng công chứng, báo cáo Uỷ ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định.
Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong
thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu
cầu công chứng đã tiếp nhận. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Uỷ ban nhân dân cấp
tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương
hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng (Điều 33
Luật công chứng).

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

19

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
Trưởng phòng công chứng chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của Phòng, là
chủ tài khoản tại ngân hàng, giải quyết khiếu nại tố cáo theo thẩm quyền, đề nghị bổ
nhiệm, miễn nhiệm phó trưởng phòng; kiến nghị, bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng

viên. Khi thực hiện các việc công chứng, trưởng phòng công chứng thực hiện với tư
cách là công chứng viên. Quy định này nhằm đảm bảo sự thống nhất và làm việc có
hiệu quả đồng thời tăng cường trách nhiệm cá nhân của trưởng phòng công chứng.
Trưởng phòng công chứng trực tiếp phân công công việc cho phó trưởng phòng, công
chứng viên và các nhân viên hành chính. Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm trưởng phòng công chứng.
Trưởng phòng công chứng phải được lựa chọn trong số các công chứng viên, chịu
trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của cơ quan.
Phòng công chứng không phải là cơ quan thực hiện theo chế độ thủ trưởng. Ở
Phòng công chứng, người được giao thực hiện hành vi công chứng là công chứng. Khi
thực hiện công chứng, công chứng viên độc lập tuân theo pháp luật và chịu trách nhiệm
cá nhân trước Nhà nước về hành vi thực hiện công chứng của mình. Trưởng phòng
công chứng không chi phối hoạt động chuyên môn của công chứng viên, khi thực hiện
hành vi công chứng giữa công chứng viên và trưởng phòng công chứng là bình đẳng
với nhau.
Công chứng viên là chủ thể thực hiện hành vi công chứng chứ không phải là
Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng. Trước đây các Nghị định của Chính
phủ quy định về công chứng chưa làm rõ được vị trí nêu trên của công chứng viên;
cách thức tổ chức công chứng nhà nước như trước đây khiến cho người dân và các cơ
quan, tổ chức chỉ nghĩ đến Phòng công chứng như là chủ thể duy nhất của hoạt động
công chứng, còn công chứng viên chỉ là một công chức hành chính làm việc trong
Phòng công chứng. Trưởng phòng công chứng hầu như là người chịu trách nhiệm
chính trong hoạt động công chứng của Phòng và có quyền rất lớn đối với công chứng
viên.
Tại Điều 7 của Luật công chứng quy định: Công chứng viên là người có đủ tiêu
chuẩn theo quy định của Luật này, được bổ nhiệm để hành nghề công chứng. Như vậy,

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

20

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
theo quy định của điều này thì công chứng viên là chủ thể hành nghề công chứng chứ
không phải là Phòng công chứng hay Văn phòng công chứng. Phòng công chứng hay
Văn phòng công chứng chỉ là tổ chức hành nghề của Công chứng viên. Tại Điều 22
cũng quy định: Công chứng viên có quyền lựa chọn tổ chức hành nghề công
chứng.Việc đề cao vị trí của công chứng viên là cơ sở để xác định quyền, nghĩa vụ,
trách nhiệm (kể cả trách nhiệm vật chất) của công chứng viên.
Tiêu chuẩn công chứng viên được nâng cao hơn so với hiện hành, tại Điều 13
Luật công chứng quy định về tiêu chuẩn công chứng viên cho thấy: tiêu chuẩn công
chứng viên đã được quy định chặt chẽ hơn các văn bản pháp luật về công chứng trước
đây. Ngoài sự kế thừa Nghị định số 75/2000/NĐ-CP về tiêu chuẩn công chứng viên là
công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, có phẩm chất đạo đức tốt, có bằng cử
nhân luật, có giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng, có thời gian công
tác pháp luật từ năm năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức; Luật còn quy định thêm
nhiều điểm mới như: “trung thành với Tổ quốc, tuân thủ hiến pháp và pháp luật còn
phải trải qua thời gian tập sự hành nghề công chứng; thời gian đào tạo nghề công
chứng và tập sự hành nghề công chứng được tính vào thời gian công tác pháp luật.”
Việc đào tạo nghề công chứng là một trong những chương trình cần thiết không
thể thiếu cho người muốn trở thành công chứng viên. Việc đào tạo nghề công chứng sẽ
được Học viện tư pháp đào tạo chuyên ngành và cấp chứng chỉ sau các khoá đào tạo.
Luật công chứng quy định mở rộng cho người có bằng cử nhân Luật đều được đăng ký
tham dự khoá đào tạo nghề công chứng, thời gian đào tạo nghề công chứng là 6 tháng
(Điều 14). Chương trình đào tạo nghề công chứng trước đây chưa quy định thời gian cụ
thể và chỉ có một số người trong biên chế nhà nước đang làm tại các cơ quan pháp luật
như: Phòng công chứng, Sở Tư pháp ... mới được cử đi học lớp đào tạo công chứng
viên. Nhưng hiện nay, khi Luật công chứng có hiệu lực thi hành thì những người đã có

bằng cử nhân Luật bất kể đang công tác ở đâu hoặc chưa có việc làm đều được tham
gia đăng ký học các khoá đào tạo nghề công chứng. Bên cạnh đó, Luật công chứng
cũng có quy định ưu tiên cho một số nghề trong lĩnh vực tư pháp được miễn đào tạo
nghề công chứng khi muốn trở thành công chứng viên như: “những người đã là thẩm

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

21

SVTH: Châu Hoàng Vinh


Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay
phán, kiểm sát viên, điều tra viên, luật sư đã hành nghề từ 3 năm trở lên, giáo sư, phó
giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật, đã là thẩm tra viên cao cấp ngành toà án, kiểm
tra viên cao cấp ngành kiểm sát, chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng
viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật” được miễn đào tạo nghề công chứng (Điều 15).
Như vậy, Luật công chứng đã mở rộng cho nhiều thành phần, đối tượng được tham gia
khi muốn trở thành công chứng viên để hành nghề công chứng. Những người có các
chức danh trên cũng được Luật công chứng quy định cho miễn nhiệm tập sự hành nghề
công chứng (Điều 17).
Đối với tiêu chuẩn phải có thời gian tập sự nghề công chứng là quy định mới
được đưa vào Luật công chứng. Việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và nắm
bắt thực tế, làm quen với công việc khi bước vào hành nghề công chứng là vấn đề
không thể thiếu được của người muốn trở thành công chứng viên. Điều 16 Luật công
chứng quy định: “Người có Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng thì
được tập sự tại một tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công
chứng là mười hai tháng, kể từ ngày tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng. Người
tập sự hành nghề công chứng phải đăng ký tại Sở Tư pháp nơi có tổ chức hành nghề
công chứng mà mình tập sự”.

Luật công chứng đã mở rộng cho những người có đầy đủ tiêu chuẩn, điều kiện
theo quy định đều được bổ nhiệm công chứng viên. Người muốn làm công chứng viên
có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên. Thủ tục, hồ sơ, đề
nghị bổ nhiệm công chứng viên được chia làm 2 trường hợp:
- Trường hợp không được miễn khoá đào tạo công chứng viên và phải trải qua
thời gian tập sự thì hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên gửi Sở Tư pháp ở địa
phương nơi mình đăng ký tập sự. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, Sở Tư pháp sẽ có
văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên kèm theo hồ sơ gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp
xem xét, quyết định.
- Những trường hợp được miễn đào tạo nghề công chứng, được miễn tập sự
nghề công chứng có quyền đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm. Hồ sơ bổ nhiệm
gửi thẳng đến Bộ Tư pháp không phải qua Sở Tư pháp.

GVHD: Nguyễn Hữu Lạc

22

SVTH: Châu Hoàng Vinh