Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của cục văn thư và lưu trữ nhà nước tại địa phương thực trạng và giải pháp l

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ THANH THỦY

HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA,
THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG:
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội, 2013

1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VŨ THỊ THANH THỦY

HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA,
THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƯ VÀ
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TẠI ĐỊA PHƯƠNG:
THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lưu trữ
Mã số: 60 32 24

Người hướng dẫn khoa học:
PGS. TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội, 2013

2


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ..................................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài...............................................................................5
2. Mục tiêu của đề tài............................................................................ 7
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài......................................7
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài..................................................... 9
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề................................................................10
6. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................. 12
7. Phƣơng pháp nghiên cứu..................................................................Error!
Bookmark not defined.

8. Đóng góp của đề tài .......................................................................... 14
9. Bố cục của đề tài................................................................................ 15
Chƣơng 1
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ NHIỆM VỤ HƢỚNG DẪN
NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU
TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG...............................................

16

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước................................................... 16
1.2. Nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc....................................................................... 19
1.3. Nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước........................................................

20

1.4. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương và
vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra ....................23
1.4.1. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương
23


1.4.2. Vai trò của hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước tại địa phương......................................................................................32

Chƣơng 2
THỰC TRẠNG HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA
CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC
TẠI ĐỊA PHƢƠNG....................................................................................

37

2.1. Thực trạng hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa
phương............................................................................................................................37

2.1.1. Công tác tập huấn.....................................................................................

37

2.1.2. Trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các địa phương........................ 50
2.2. Thực trạng kiểm tra, thanh tra công tác văn thƣ, lƣu trữ của Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc tại địa phƣơng............................................. 53
2.2.1. Đối tượng kiểm tra, thanh tra...................................................... 54
2.2.2. Thành phần đoàn kiểm tra, thanh tra......................................... 56
2.2.3. Thời gian kiểm tra, thanh tra...................................................... 58
2.2.4. Nội dung kiểm tra, thanh tra....................................................... 59
2.2.5. Phương pháp kiểm tra, thanh tra................................................ 59
2.2.6. Sự phối hợp giữa Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước với các địa
phương trong quá trình kiểm tra, thanh tra………………………………... 60
2.3. Một số nhận xét..........................................................................................

61

2.3.1. Ưu điểm.....................................................................................................

61

2.3.2. Hạn chế.................................................................................................

69


Chƣơng 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HƢỚNG DẪN NGHIỆP VỤ, KIỂM
TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI
ĐỊA PHƢƠNG………………………………………………………………85
3.1. Giải pháp chung............................................................................................. 85

3.1.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công
tác văn thư, lưu trữ.......................................................................................................

85

3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy giúp Cục thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ.............................. 86

3.1.3. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao chất lượng
cán bộ làm công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra...................... 91
3.1.4. Tổ chức tổng kết, đánh giá về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra.... 93
3.2. Gải pháp cụ thể...........................................................................................95

3.3. Xây dựng quy trình phổ biến pháp luật, kiểm tra, công tác văn thƣ,
lƣu trữ………………………………………………………………………...99
3.3.1. Quy trình tập huấn...............................................................................
100
3.3.3. Quy trình kiểm tra........................................................................ 103
KẾT LUẬN…………………………………………………………………105
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………..106

PHỤ LỤC ……........

115


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm qua cùng với sự phát triển của đất nước, công tác
văn thư, lưu trữ ngày càng được Đảng và Nhà nước quan tâm, đầu tư phát

triển. Nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đã
có nhiều thay đổi, giá trị của tài liệu lưu trữ đã được phát huy và phục vụ đắc
lực cho sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Đó là những thuận lợi cơ
bản làm tiền đề cho sự phát triển công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn
hiện nay.
Có được những kết quả nêu trên là cả quá trình nỗ lực phấn đấu của các
ngành, các cấp, cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong
đó có Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
(tiền thân là Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng) được thành lập từ năm 1962 theo
quy định tại Nghị định số 102/CP. Nhìn lại chặng đường đã qua với những kết
quả đạt được như ngày hôm nay chúng ta có thể thấy được vai trò và những
đóng góp to lớn của Cục đối với sự phát triển của công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, hàng năm Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước đều triển khai thực hiện các thực hiện các nội dung quản lý,
chỉ đạo ngành như: xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công
tác văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác
văn thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế trong công tác lưu trữ.
Công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra là ba nội dung quan
trọng của hoạt động quản lý và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Thông qua
công tác hướng dẫn nghiệp vụ giúp cán bộ, công chức, viên chức (sau đây
gọi chung là cán bộ) làm công tác văn thư, lưu trữ triển khai và thực hiện

5

những quy định pháp luật vào quá trình giải quyết công việc. Cùng với hoạt
động hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động kiểm tra, thanh tra sẽ giúp cho Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đánh giá được tình hình thực hiện các quy
định về văn thư, lưu trữ; đánh giá được những tác động của văn bản khi triển
khai, áp dụng trong thực tế qua đó giúp Cục nâng cao chất lượng quản lý
công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương nói riêng và trên phạm vi cả
nước nói chung.
Cho đến nay, có nhiều nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ của Cục được tổng kết, đánh giá và được các nhà nghiên cứu quan
tâm, gửi bài viết trên tạp chí chuyên ngành, đặc biệt năm 2007, nhân dịp kỷ
niệm 45 năm thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều bài viết
của các cán bộ hiện đang công tác tại Cục đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ
số 7, số 8 để đánh giá những kết quả đạt được trong công tác quản lý của Cục
trong 45 năm xây dựng và phát triển như: “Lưu trữ Việt Nam - 45 năm xây
dựng và trưởng thành tự hào đi lên cùng đất nước” của tác giả Trần Hoàng,
“45 năm xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật về lưu trữ ở Việt Nam”
của tác giả Nguyễn Thị Tâm, “45 năm hội nhập quốc tế của Lưu trữ Việt
Nam” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “45 năm bảo vệ, bảo quản an toàn tài
liệu lưu trữ quốc gia” của tác giả Nguyễn Cảnh Đương, “45 năm hoạt động
nghiên chứu khoa học công nghệ văn thư và lưu trữ” của tác giả Nguyễn Thị
Thúy Bình, ….
Năm 2012, nhân dịp kỷ niệm 50 năm thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước, một số cán bộ đã và đang công tác tại Cục đã gửi những bài viết về
hoạt động quản lý của Cục để đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ như: “50
năm chặng đường hình thành và phát triển của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước (04/9/1962 - 04/9/2012)” của tác giả Vũ Thị Minh Hương, “Dấu ấn
phát triển 50 năm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước qua hệ thống văn
bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ” của tác giả Dương Văn Khảm,
“50 năm quản lý và thực hiện mục tiêu phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của
tác giả Lã Thị Hồng, “Công tác nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước giai đoạn 1962-2012” của tác giả Nguyễn Thúy Bình và
6


Nguyễn Thùy Trang, “50 năm hợp tác quốc tế về lưu trữ ở Việt Nam” của tác
giả Nguyễn Thị Nga và Nguyễn Thị Huệ.
Tuy nhiên, số lượng các bài viết, các công trình nghiên cứu về nội dung
quản lý trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra còn rất hạn
chế và đặc biệt chưa có một bài viết, công trình của các nhà nghiên cứu, các
nhà quản lý về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục
Văn thư và Lưu trữ tại địa phương. Trong đề án quy hoạch ngành văn thư lưu
trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 được Bộ Nội vụ phê duyệt cũng
không đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
mà chỉ đánh giá thực trạng ngành văn thư, lưu trữ trên các khía cạnh: hệ thống
văn bản của ngành, thực trạng tổ chức bộ máy ngành, hoạt động sự nghiệp
văn thư lưu trữ, nghiên cứu khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông
tin, hợp tác quốc tế, đầu tư cơ sở vật chất ngành văn thư, lưu trữ.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi chọn vấn đề “Hƣớng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc tại
địa phƣơng: Thực trạng và giải pháp” làm đề tài luận văn cao học của
mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được nghiên cứu nhằm hai mục tiêu:
- Thứ nhất, đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm
tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương;
- Thứ hai, đề xuất một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả
công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đối với địa phương trong thời gian tới.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của đề tài
3.1. Đối tượng nghiên cứu

Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp
vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ tại địa phương.
- Trong công tác hướng dẫn nghiệp vụ, chúng tôi nghiên cứu các nội
dung về tập huấn (bao gồm phổ biến pháp luật và tập huấn theo chuyên đề),

7


trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức địa phương (bao gồm trả
lời bằng văn bản, trả lời qua điện thoại)
Đối với công tác phổ biến pháp luật, hiện nay theo quy định tại Điều 11
Luật phổ biến pháp luật năm 2012 có nhiều hình thức phổ biến pháp luật như:
họp báo, thông cáo báo chí; phổ biến pháp luật trực tiếp; tư vấn, hướng dẫn
tìm hiểu pháp luật; cung cấp thông tin, tài liệu pháp luật; thông qua các
phương tiện thông tin đại chúng, loa truyền thanh, internet, pa-nô, áp-phích,
tranh cổ động; đăng tải trên Công báo; đăng tải thông tin pháp luật trên trang
thông tin điện tử; niêm yết tại trụ sở, bảng tin của cơ quan, tổ chức, khu dân
cư; tổ chức thi tim
̀ hiể u pháp luâ ̣t. Tuy nhiên, trong đề tài này, chúng tôi chỉ đi
sâu nghiên cứu hình thức cử cán bộ trực tiếp phổ biến pháp luật, các hình thức
phổ biển pháp luật khác đề tài không nghiên cứu.
Đối với công tác tập huấn theo chuyên đề, chúng tôi nghiên cứu các lớp
tập huấn do Cục và địa phương tổ chức với sự tham gia hướng dẫn của các
cán bộ đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Các hình thức
đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, dài hạn về công tác văn thư, lưu trữ
do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng như các địa phương tổ chức không
thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài.
- Trong công tác kiểm tra, thanh tra chúng tôi nghiên cứu việc kiểm tra,
thanh tra thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ; những đợt kiểm tra, thanh
tra đột xuất, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ không

thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài này.
Riêng đối với công tác thanh tra, trước khi đề tài được triển khai, công
tác thanh tra vẫn thuộc sự quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Tuy
nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện đề tài, với sự ra đời của Nghị định
số 07/2012/NĐ-CP ngày 09 tháng 02 năm 2012 của Chính phủ quy định về cơ
quan được giao thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành và hoạt động
thanh tra chuyên ngành và Quyết định số 583/QĐ-BNV ngày 28 tháng 6 năm
2012 của Bộ Nội vụ Phê duyệt Đề án: “Kiện toàn cơ cấu tổ chức, chức năng,
nhiệm vụ của Thanh tra Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ được giao
thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành” thì công tác thanh tra đã được
8


chuyển từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về Bộ Nội vụ. Chính vì vậy,
trong đề tài này tại Chương I, Chương II chúng tôi tập trung đi sâu đánh giá
vai trò, thực trạng công tác thanh tra khi còn thuộc sự quản lý của Cục. Tại
Chương III của đề tài chúng tôi chủ yếu đưa ra những giải pháp đối với Cục
nhằm làm tốt hơn công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra tại các địa phương;
chúng tôi không đưa ra các giải pháp đối với công tác thanh tra vì công tác
này đã nằm ngoài sự quản lý của Cục.
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương từ năm 2001 đến nay.
Năm 2001 là một mốc quan trọng đánh dấu bước phát triển mới của công tác
lưu trữ khi Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia được Ủy ban thường vụ Quốc hội
thông qua. Đến nay, sau một thời gian triển khai áp dụng trong thực tế, Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia đã được chỉnh sửa hoàn thiện và nâng lên thành Luật
Lưu trữ, đây là văn bản cao nhất trong hệ thống văn bản pháp luật về lưu trữ
từ trước đến nay.
Từ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia đến Luật Lưu trữ là một khoảng thời

gian dài, trong khoảng thời gian đó, chúng ta hãy cùng nhau nhìn nhận và
đánh giá lại hoạt động quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong đó
có công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra tại các địa phương nhằm
rút ra những kinh nghiệm cho hoạt động quản lý của Cục sau này.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã
thực hiện một số nhiệm vụ:
- Nghiên cứu, tìm hiểu những văn bản của Nhà nước đã ban hành về
công tác văn thư, lưu trữ;
- Nghiên cứu, tìm hiểu quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, thanh tra nói chung;
- Nghiên cứu, tìm hiểu tổ chức bộ máy làm công tác hướng dẫn nghiệp
vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước;
9


- Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương trên
cơ sở đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác hướng
dẫn nghiệp vụ, kiểm tra góp phần vào sự phát triển của công tác văn thư lưu
trữ địa phương nói riêng và cả nước nói chung.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có thể nói, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra là những
nội dung quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ. Đây là vấn đề không mới, tuy nhiên cho đến nay, số lượng các bài
viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn rất hạn chế so với số lượng các
bài viết, công trình nghiên cứu về các nội dung khác của hoạt động quản lý.
Nội dung này chủ yếu được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại các nhà
trường như: giáo trình "Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ" do Nhà xuất

bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990; giáo trình "Lý
luận và phương pháp công tác văn thư" của tác giả Vương Đình Quyền chủ
biên, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2006); giáo trình “Nghiệp
vụ Lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng, Nguyễn Thị Chinh, Nhà xuất
bản Hà Nội năm 2006. Các cuốn giáo trình này đều đề cập đến những vấn đề
về lý luận, thực tiễn, các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư, lưu trữ trong
đó có nội dung quản lý về công tác văn thư, lưu trữ. Đặc biệt, trong cuốn giáo
trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” đã giành Mục III, Chương 10 để
viết về công tác thanh tra và khẳng định “công tác thanh tra là một bộ phận
của công tác quản lý, có chức năng kiểm tra việc chấp hành luật pháp, các
qui định của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ trong các cơ quan nhà
nước và các tổ chức xã hội nói chung, ở các phòng, kho lưu trữ nói riêng”.
Chương II giáo trình “Nghiệp vụ Lưu trữ cơ bản” viết về các biện pháp tổ
chức quản lý công tác lưu trữ, tại chương này, các tác giả cuốn sách khẳng
định: “Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng
quản lý nhà nước của mỗi cơ quan”.
- Các đề tài liên quan đến nội dung quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ nói chung, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra nói
10


riêng không nhiều, có thể kể ra đây một số đề tài như: đề tài “Nghiên cứu xây
dựng quy chế thanh tra nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ”, Mã số 95-98035, Chủ nhiệm Đặng Đình Côn. Trong đề tài này nhóm tác giả đã trình bày
những vấn đề cơ bản về tổ chức và hoạt động của thanh tra Việt Nam, tổ chức
và hoạt động của tổ chức thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước, một số kiến nghị
về đổi mới tổ chức và hoạt động của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước, tại
phần phụ lục các tác giả đã xây dựng dự thảo Quy chế tổ chức và hoạt động
của Thanh tra Cục Lưu trữ Nhà nước.
Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ”, Mã số 99-98-030, Chủ nhiệm Dương Văn Khảm; đề tài gồm 2 phần,

phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo
quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam.
- Trên tạp chí chuyên ngành văn thư, lưu trữ có một số bài viết về công
tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra như bài viết “Một vài nhận xét
về việc tập huấn công tác lưu trữ ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam năm 1995) của tác giả Hà Quảng. Trong
bài viết này tác giả đã đánh giá công tác tập huấn của Cục Lưu trữ Nhà nước
tại các địa phương qua theo dõi của tác giả về các lớp tập huấn được mở tại
10 tỉnh (từ tháng 4 năm 1995 đến tháng 8 năm 1995). Các ý kiến nhận xét,
đánh giá của tác giả tập trung vào các vấn đề: chủ trương tổ chức tập huấn của
Cục, nội dung tập huấn, thời gian tập huấn, đối tượng tham gia tập huấn. Bài
viết của tác giả là nguồn tư liệu tham khảo có giá trị giúp các cơ quan quản lý
đặc biệt là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đề ra biện pháp kịp thời nhằm
nâng cao chất lượng công tác tập huấn tại địa phương.
- Bài viết “Công tác kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
ở Viện Khoa học Việt Nam” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 1986) của tác giả
Hà Huy Tạo; bài viết “Một số nhận xét qua đợt thanh tra lưu trữ ở Tổng Liên
đoàn Lao động Việt Nam” (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 1989) của tác giả
Phạm Thanh Hà, bài viết “Bài học từ những sai phạm trong công tác lưu trữ
ở thành phố Hồ Chí Minh: tăng cường công tác thanh tra văn thư và lưu trữ”
của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ năm 2008). Những bài
11


viết trên chủ yếu tập trung nhận xét thực trạng và đưa ra một số giải pháp
trong công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và thanh tra tại các cơ quan cụ
thể: Viện Khoa học Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Phòng
Quản lý đô thị, Phòng Tài Nguyên - Môi trường quận Bình Tân - thành phố
Hồ Chí Minh.
- Trong bài viết “Kiểm tra, hướng dẫn cơ sở là biện pháp thúc đẩy sự

phát triển công tác văn thư, lưu trữ” (Tạp chí Lưu trữ Việt Nam năm 2001),
tác giả Hà Văn Cảnh đã khái quát kết quả kiểm tra của Trung tâm Lưu trữ tỉnh
Phú Thọ tại 17 sở ban ngành và một số cơ quan đoàn thể, từ đó tác giả đưa ra
một số kiến nghị đề nghị Cục Lưu trữ Nhà nước cần tăng cường công tác
kiểm tra, hướng dẫn tại các cơ quan trung ương và địa phương nhằm kịp thời
chấn chỉnh công tác này tại các cơ quan tổ chức.
Qua đó có thể thấy, công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
đã được nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau, tuy nhiên số lượng các bài
viết về các vấn đề trên không nhiều. Đặc biệt, chưa có một công trình nghiên
cứu nào đi sâu nghiên cứu về công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh
tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại các địa phương. Vì vậy, đề tài
“Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước tại địa phương: Thực trạng và giải pháp” có kế thừa một số kết quả
nghiên cứu nói trên nhưng không trùng lặp.
6. Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo
các nguồn tư liệu sau:
- Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
- Các văn bản của Nhà nước quy định chung về hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, thanh tra;
- Các Quyết định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Cán bộ,
Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương, Thanh tra;

12


- Báo cáo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, báo cáo của các tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương về tình hình công tác văn thư, lưu trữ tại các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

- Hồ sơ về việc tập huấn, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ
tại các địa phương từ năm 2001 đến nay;
- Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nước về
công tác văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước;
- Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề
nghiên cứu.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương
pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, vận dụng các phương pháp của chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp
này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
khác như:
- Phương pháp khảo sát thực tế: khi thực hiện đề tài này, bản thân tác
giả đã có điều kiện được đi trợ giảng tại một số lớp tập huấn do lãnh đạo Cục,
lãnh đạo các đơn vị chức năng thuộc Cục phổ biến, sau đó, tác giả đã trực tiếp
phổ biến pháp luật tại các tỉnh: Bến Tre, Quảng Bình, Hà Nội, Nghệ An, Điện
Biên, Lai Châu, Lâm Đồng, Hà Giang. Từ năm 2007 trở lại đây, thực hiện
nhiệm vụ được giao, tác giả đã trực tiếp tham gia trả lời nghiệp vụ văn thư,
lưu trữ bằng văn bản cũng như qua điện thoại cho các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương. Tác giả đã tham gia các Đoàn kiểm tra, thanh tra của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại một số tỉnh như: Hà Giang, Tuyên Quang,
Đồng Nai, Bà Rịa - Vũng Tàu, Gia Lai, Kon Tum, Ninh Bình, Thái Bình.
Chính thực tế phong phú đó đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan
trọng để đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh
tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương.
- Phương pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu hồ sơ
về công tác tập huấn, trả lời nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra đã giúp chúng tôi
13

so sánh, đối chiếu để thấy được những điểm tương đồng cũng như là những
điểm khác nhau trong cách quản lý, chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đối với các công tác này tại địa phương ở từng giai đoạn và giữa các giai
đoạn với nhau.
- Phương pháp phân tích chức năng: vận dụng phương pháp này, chúng
tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, của các đơn vị chức năng giúp Cục quản lý về công tác
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra để từ đó xác định vai trò, tầm quan
trọng của công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra tại các địa
phương đối với Cục trong việc thực hiện chức năng giúp Bộ Nội vụ quản lý
nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn quốc.
- Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã sử dụng phương
pháp trao đổi, xin ý kiến của các chuyên gia đầu ngành có kinh nghiệm trong
công tác quản lý hiện đang công tác tại Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở
Nội vụ một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; các giáo sư, phó giáo
sư, tiến sĩ, giảng viên khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - Trường Đại
học Khoa học xã hội và nhân văn Hà Nội là những người có kinh nghiệm
trong việc hướng dẫn các đề tài liên quan đến nội dung quản lý trong công tác
văn thư, lưu trữ.
Bằng các phương pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập được những
thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ là cơ sở để Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng công tác
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục tại các địa phương trong
thời gian qua; đồng thời qua đó giúp Cục nâng cao chất lượng công tác hướng
dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra thông qua các đề xuất, giải pháp được
chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài. Điều này càng có ý nghĩa hơn khi Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vừa kỷ niệm 50 năm thành lập Cục, chúng tôi

mong rằng bước sang một giai đoạn mới, cùng với những đổi thay trong công
tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra của Cục tại các địa phương nói riêng và
14


trong công tác quản lý của Cục nói chung, công tác văn thư, lưu trữ của chúng
ta sẽ có những bước phát triển nhảy vọt với nhiều khởi sắc và ngày càng
khẳng định được vị trí trong công cuộc xây dựng, bảo vệ tổ quốc cũng như
trong đời sống xã hội.
Đồng thời, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan
quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại địa phương (hiện nay là Sở
Nội vụ, Phòng Nội vụ) tham khảo và vận dụng để các cơ quan này làm tốt
hơn chức năng quản lý nhà nước trong đó có công tác hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, huyện, xã.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm 3 chương. Chương 1 có tên
gọi “Chức năng quản lý nhà nước và nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm
tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương”. Nội
dung Chương 1 chủ yếu đề cập đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và vai trò của việc hướng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước tại địa phương.
Chương 2 của đề tài là “Thực trạng công tác hướng dẫn nghiệp vụ,
kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương”.
Chương này tập trung trình bày và đánh giá thực trạng công tác hướng dẫn
nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa
phương.
Chương 3 của đề tài là “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác hướng
dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại
địa phương”. Chương này trình bày các giải pháp chung, các giải pháp cụ thể

nhằm nâng cao hiệu quả công tác hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại địa phương.
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do khả
năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót. Rất mong
nhận được sự góp ý của các thầy, cô và đồng nghiệp.

15


Chƣơng 1
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VÀ NHIỆM VỤ HƢỚNG DẪN
NGHIỆP VỤ, KIỂM TRA, THANH TRA CỦA CỤC VĂN THƢ VÀ
LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TẠI ĐỊA PHƢƠNG
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Văn
thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08 tháng 9 năm 1945
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ra Sắc lệnh thành
lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc
thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Sau đó, ngày 03 tháng 01 năm 1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủ cộng hòa Hồ Chí Minh ký Thông
đạt số 01C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương
diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được
phép của cơ quan có thẩm quyền.
Nhằm tiếp tục tăng cường cho việc quản lý thống nhất của Nhà nước về
công tác lưu trữ, ngày 04 tháng 9 năm 1962, Chính phủ ban hành Nghị định
số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng.
Ngày 11 tháng 12 năm 1982 Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh
bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia. Thi hành Điều 14 của Pháp lệnh, ngày 01
tháng 3 năm 1984 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 34/HĐBT
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà

nước. Đến ngày 25 tháng 01 năm 1991 Chủ tịch Hội đồng Bộ Trưởng ra
Quyết định số 24-CT giao cho Cục Lưu trữ Nhà nước quản lý công tác văn
thư. Như vậy, từ năm 1984 đến năm 1991, Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội
đồng Bộ trưởng.
Từ năm 1992, theo yêu cầu tinh giản bộ máy Nhà nước và giảm đầu
mối các cơ quan trực thuộc, Hội động Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao
cho Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Nghị định số 6-CP ngày 27 tháng 10 năm
1992 của Chính phủ về việc giao Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ quản lý Cục
Lưu trữ Nhà nước).
16


Để tạo cơ sở pháp lý cho hoạt động lưu trữ phát triển nhằm đáp ứng
yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước, ngày 04 tháng 4 năm 2001 Uỷ Ban
Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia. Theo quy định
tại Khoản 2, Điều 26 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 “Cơ quan
quản lý lưu trữ trung ương có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách
nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ. Tổ
chức, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan lưu trữ trung ương do Chính phủ
quy định”.
Thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Thủ tướng Chính phủ đã ban
hành Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng 9 năm 2003 quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước. Hiện nay, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được thực hiện theo quy định tại Quyết
định số 89/2009/QĐ-BNV ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính
phủ.
- Vị trí, chức năng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ,

thực hiện chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn
thư lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực
hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
- Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn
bản quản lý, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ như:
Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ xem
xét, quyết định: Dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, Uỷ
ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của Chính phủ, dự thảo quyết
định của Thủ tướng Chính phủ về văn thư, lưu trữ. Chiến lược, quy hoạch,
các chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quốc gia về văn thư, lưu trữ.
Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định, ban hành: dự thảo thông tư và các văn
bản quản lý về văn thư, lưu trữ; kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm về
công tác văn thư, lưu trữ; tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và định mức kinh tế
17


- kỹ thuật về văn thư lưu trữ; chương trình, đề án, dự án khác về văn thư, lưu
trữ. Hàng năm, thực hiện nhiệm vụ được giao Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước đã ban hành nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,
lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trên cơ sở đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức thực hiện các
văn bản quản lý và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức tuyền truyền, phổ
biến và giáo dục pháp luật về văn thư, lưu trữ để các văn bản này nhanh
chóng được triển khai áp dụng trong thực tế.
Liên quan đến chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ,
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn thực hiện một số nhiệm vụ như: thanh
tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ và giải
quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; tổ chức
thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, và chuyển giao công nghệ trong văn

thư, lưu trữ; hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân cấp của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ; thực hiện thống nhất quản lý thống kê nhà nước về văn thư, lưu
trữ; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
Thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ thực hiện việc sưu tầm, thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ, chỉnh lý xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản, tu
bổ, phục chế và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới
thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Hiện nay trước sự phát triển của công nghệ thông tin, nhiệm vụ lưu trữ
thông tin số trong các cơ quan nhà nước cũng là một trong những nhiệm vụ
được đặt ra đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Bên cạnh các nhiệm vụ chuyên môn, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
còn thực hiện các nhiệm vụ khác như: tổ chức quản lý bộ máy, cán bộ, công
chức, viên chức và sử dụng biên chế được duyệt theo quy định; thực hiện chế
độ tiền lương và các chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Cục theo quy định của
pháp luật về phân cấp của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Quản lý tài chính, tài sản
18


được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của
pháp luật. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính
theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã
được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ
trưởng Bộ Nội vụ giao.
- Cơ cấu tổ chức
Tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm có 7 đơn
vị giúp việc và 10 đơn vị sự nghiệp trực thuộc bao gồm:
1. Phòng nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ trung ương

2. Phòng Nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ địa phương
3. Phòng Kế hoạch - Tài chính
4. Phòng Hợp tác quốc tế
5. Thanh tra Văn thư - Lưu trữ
6. Phòng Tổ chức - Cán bộ
7. Văn phòng
8. Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ
9. Trung tâm Tin học
10. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
11. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II
12. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
13. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia IV
14. Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia
15. Trung tâm Tu bổ - Phục chế tài liệu lưu trữ
16. Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam
17. Trường Trung học Văn thư, Lưu trữ trung ương (có phân hiệu tại
thành phố Đà Lạt, tỉnh Lâm Đồng)
1.2. Nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ của
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc
Theo quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-BNV, Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có ba chức năng: một là chức năng quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ; hai là chức năng quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia; ba là thực
19


hiện các dịch vụ công theo quy định của pháp luật. Trong đó chức năng quản
lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ là chức năng quan trọng của Cục.
Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong
công tác văn thư, lưu trữ;
- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, lưu
trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ;
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
- Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư, lưu trữ.
Với những thành tích đã đạt được trong thời gian qua (được tặng
thưởng Huân chương Độc lập hạng nhì nhân dịp 40 năm thành lập Cục, được
tặng Huân chương Hồ Chí Minh vào năm 2007) cho thấy Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước hoàn thành tốt chức năng được Đảng và Nhà nước tin tưởng
giao phó trong đó có chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.
1.3. Nhiệm vụ hƣớng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra của Cục
Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc
Nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ, thanh tra, kiểm tra công tác văn thư,
lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã được Thủ tướng Chính phủ
quy định tại Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg (trước đây là Quyết định số
177/2003/QĐ-TTg). Như vậy với chức năng là cơ quan thực hiện việc tham
mưu, giúp Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ trong phạm vi cả
nước; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có nhiệm vụ: tổ chức thực hiện và
hướng dẫn việc thực hiện các quy định của Nhà nước về văn thư, lưu trữ;
thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ
và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ.

20


- Nội dung của công tác hướng dẫn nghiệp vụ gồm có công tác tập

huấn; công tác trả lời, tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức địa phương.
Công tác tập huấn bao gồm nội dung phổ biến pháp luật và tập huấn theo
chuyên đề. Công tác trả lời và tư vấn nghiệp vụ cho các cơ quan, tổ chức bao
gồm trả lời, tư vấn bằng văn bản và qua điện thoại.
Liên quan đến công tác hướng dẫn nghiệp vụ, hiện nay trong hệ thống
văn bản của Đảng và Nhà nước mới chỉ dừng lại ở việc đưa ra một số quy
định về công tác phổ biến pháp luật mà chưa có quy định về công tác tập huấn
và trả lời văn bản. Tại Nghị quyết Đại hội lần thứ VIII của Đảng năm 1996 đã
khẳng định: ''Triển khai mạnh mẽ công tác tuyên truyền và giáo dục pháp
luật; huy động lực lượng của các đoàn thể chính trị, xã hội, nghề nghiệp, các
phương tiện thông tin đại chúng tham gia các đợt vận động thiết lập trật tự,
kỷ cương và các hoạt động thường xuyên xây dựng nếp sống và làm việc theo
pháp luật trong cơ quan nhà nước và trong xã hội''.
Sau đó, Bộ Chính trị đã thông qua Nghị quyết số 08-NQ/TW ngày 02
tháng 01 năm 2002 về một số nhiệm vụ trọng tâm công tác tư pháp trong thời
gian tới, Nghị quyết chỉ rõ cần: “Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến,
giáo dục pháp luật với nhiều hình thức phong phú, sinh động … để tuyên
truyền, nâng cao ý thức pháp luật cho cán bộ và nhân dân”.
Khoản 2, Điều 112 Hiến pháp năm 1992 đã giao cho Chính phủ nhiệm
vụ: “tổ chức và lãnh đạo công tác tuyên truyền, giáo dục Hiến pháp và pháp
luật trong nhân dân”.
Trên cơ sở đó, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định về công
tác phổ biến pháp luật nhằm cụ thể hoá đường lối của Đảng và Hiến pháp của
Nhà nước như: Chỉ thị số 02/1998/CT-TTg ngày 07 tháng 01 năm 1998 của
Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác phổ biến giáo dục pháp luật
trong giai đoạn hiện nay, Quyết định số 03/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính
phủ về việc ban hành Kế hoạch triển khai công tác phổ biến giáo dục pháp luật
từ năm 1998 đến năm 2002.
Đặc biệt, ngày 20 tháng 6 năm 2012, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam khóa VIII, kỳ họp thứ 3 đã thông qua Luật phổ biến, giáo dục

21


pháp luật. Luật gồm 5 Chương, 41 Điều trong đó đã đưa ra một số quy định như:
các nguyên tắc phổ biến, giáo dục pháp luật; trách nhiệm của các cơ quan, tổ
chức trong việc phổ biến, giáo dục pháp luật; tiêu chuẩn của báo cáo viên pháp
luật. Luật được thông qua đã tạo cơ sở pháp lý đồng bộ, thống nhất cho công
tác phổ biến, giáo dục pháp luật nói chung và công tác phổ biến pháp luật nói
riêng; từ đó tạo chuyển biến căn bản, bền vững về hiệu quả của hoạt động phổ
biến pháp luật, với việc huy động toàn bộ hệ thống chính trị tham gia trong đó
Nhà nước giữ vai trò nòng cốt; xác lập trách nhiệm và cơ chế phối hợp, huy
động các nguồn lực của các cơ quan, tổ chức và xã hội cho công tác này.
- Nội dung công tác kiểm tra, thanh tra bao gồm kiểm tra, thanh tra
thường xuyên công tác văn thư, lưu trữ; kiểm tra, thanh tra đột xuất, giải
quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ.
Kiểm tra cùng với thanh tra là một trong các nội dung của quản lý nhà
nước về ngành, lĩnh vực và được quy định tại văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ của các cơ quan. Đối với các bộ, cơ quan ngang bộ là cơ quan của
Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực
trong phạm vi cả nước thì nhiệm vụ kiểm tra được quy định tại Điều 13 của
Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các bộ, cơ quan
ngang Bộ. Cụ thể: các bộ, cơ quan ngang bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra các
bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp trong việc thực hiện
chính sách, pháp luật về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của
bộ.
Công tác thanh tra chuyên ngành là hoạt động thanh tra của cơ quan
nhà nước có thẩm quyền theo ngành, lĩnh vực đối với cơ quan, tổ chức, cá
nhân trong việc chấp hành pháp luật chuyên ngành, quy định về chuyên môn kỹ thuật, quy tắc quản lý thuộc ngành, lĩnh vực đó. Hoạt động Thanh tra
chuyên ngành được quy định tại Luật thanh tra năm 2010 (trước đây là Luật

thanh tra năm 2004) và một số Nghị định, Thông tư có liên quan như: Quyết
định số 2151/2006/QĐ-TCCP ngày 10 tháng 11 năm 2006 của Thanh tra
Chính phủ ban hành quy chế hoạt động của Thanh tra; Thông tư số
22


02/2010/TT-TCCP ngày 02 tháng 3 năm 2010 của Thanh tra Chính phủ quy
định quy trình tiến hành một cuộc thanh tra; Nghị định số 86/2011/NĐ-CP
ngày 22 tháng 9 năm 2011 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật thanh tra (thay thế Nghị định số 41/2005/NĐ-CP
ngày 25 tháng 3 năm 2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi
hành một số điều của Luật Thanh tra); Nghị định số 07/2012/NĐ-CP ngày 09
tháng 02 năm 2012 của Chính phủ quy định về cơ quan được giao thực hiện
chức năng thanh tra chuyên ngành và hoạt động thanh tra chuyên ngành.
Trên cơ sở các quy định của Nhà nước và chức năng, nhiệm vụ được
giao Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã triển khai thực hiện nhiệm vụ
hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra trong phạm vi toàn quốc.
1.4. Thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ của các địa phƣơng và vai
trò của hƣớng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra
1.4.1. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của các địa phương
1.4.1.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ
- Phổ biến, tuyên truyền pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ là một trong những nhiệm
vụ trọng tâm nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối
với công tác này. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu
trữ có vai trò rất quan trọng và thiết thực góp phần tạo nên những chuyển biến
tích cực trong công tác này tại các địa phương thời gian qua.
Khi các văn bản mới của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ được
ban hành, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã nhanh chóng triển
khai phổ biến, tuyên truyền đến các cơ quan, đơn vị trong phạm vi tỉnh dưới

nhiều hình thức như: tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến các văn bản
mới; phổ biến qua các phương tiện thông tin đại chúng của tỉnh như Báo, Đài
Phát thanh - Truyền hình, Cổng thông tin điện tử tỉnh; thực hiện sao văn bản
gửi cho từng cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh. Ví dụ: tỉnh Tuyên Quang đã
phối hợp với Đài phát thanh và Truyền hình tỉnh xây dựng phóng sự chuyên
đề “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”, tỉnh Khánh Hòa
kết hợp phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại cuộc
23


họp giao ban tháng, quý với các sở, ban, ngành và địa phương trong “ngày
pháp luật” tổ chức tại tỉnh.
Nhiều tỉnh đã cử cán bộ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh (nay là Chi cục
Văn thư - Lưu trữ) đến các sở ban ngành, huyện thị để phổ biến và tập huấn
các văn bản mới của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Thông qua hình
thức này, hàng vạn cán bộ quản lý và cán bộ nghiệp vụ văn thư - lưu trữ của
các sở ban ngành, huyện thị ở địa phương đã được thường xuyên quán triệt
cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành.
Trong 5 năm (2007-2012) các địa phương đã tổ chức 514 lớp tập huấn,
bồi dưỡng nghiệp vụ với số lượng công chức, viên chức tham gia là 40.804
người. Ví dụ: Bắc Ninh 25 lớp, Hậu Giang 24 lớp, Thừa Thiên Huế 24 lớp,
Yên Bái 24 lớp, Điện Biên 20 lớp (Tổng hợp số liệu từ báo cáo 5 năm thực
hiện Chỉ thị số 05/2005/CT-TTg của các tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước).
Nhìn chung, công tác tuyên truyền và phổ biến pháp luật đều được các
tỉnh quan tâm triển khai kịp thời, dưới nhiều hình thức và có kết quả rõ rệt, từ
đó góp phần nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo các cấp,
của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ.
- Ban hành văn bản
Trong 10 năm qua, công tác xây dựng và ban hành văn bản nhằm triển

khai thực hiện các quy định của nhà nước vào tình hình thực tế ở địa phương
đã được các tỉnh quan tâm, điều đó được thể hiện ở chỗ số lượng văn bản chỉ
đạo và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đều tăng lên cả về số
lượng và chất lượng. Tổng số văn bản các tỉnh đã ban hành từ năm 2001 đến
nay là khoảng 1.300 văn bản: Quảng Bình (154 văn bản), Quảng Ngãi (89 văn
bản), Vĩnh Long (100 văn bản), Long An (80 văn bản) [8, tr.3]. Các văn bản
được ban hành chủ yếu tập trung vào các nội dung như: Chỉ thị về việc tăng
cường công tác lưu trữ trong thời gian tới; hướng dẫn xây dựng Danh mục
nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp; hướng dẫn xây dựng Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn xây dựng Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu
thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp...
24