NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ THANH TOÁN LC

NGHIỆP VỤ KIỂM TRA CHỨNG TỪ VÀ THANH TOÁN L/C
1.Quy định chung
Điều 1: Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ
1.1. Bộ phận cấp dịch vụ có thể tiếp nhận chứng từ ghi rõ loại chứng từ, số lượng và
ngày nhận chứng từ L/C trong các trường hợp sau:
- Nhận từ bộ phận hành chính/ văn phòng của chi nhánh
- Khách hàng xuất trình trực tiếp tại quầy giao dịch cuả MSB
1.2. Sau khi tiếp nhận chứng từ chi nhánh phải kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ
L/C và các sửa đổi (nếu có) và giữa các chứng từ với nhau, phù hợp với “Các quy tắc và
thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ” của phòng thương mại quốc tế và các thông lệ
tập quán khác mà L/C có dẫn chiếu. Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện khẩn
trương, chính xác với thời gian không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận chứng từ.
1.3. Kết quả của việc kiểm tra chứng từ cụ thể là các điểm phù hợp hay không phù
hợp (nếu có) phải được ghi vào phiếu kiểm tra chứng từ (tham khảo mẫu 03/LC- MSB).
Việc kiểm tra chứng từ thông qua 2 người là nhân viên nghiệp vụ và lãnh đạo bộ phận cấp
dịch vụ.
1.4. Đối với những bộ chứng từ mà các cán bộ bộ phận cấp dịch vụ không có khả năng
xác định được ở một vài điểm nào đó có sự phù hợp hay không phù hợp. Bộ phận cấp dịch
vụ phải báo cáo lãnh đạo chi nhánh bằng văn bản để xin ý kiến quyết định.
1.5. Hạch toán ngoại bảng
- Đối với chứng từ L/C nhập khẩu
Ghi nhập tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB
chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu
- Đối với chứng từ L/C xuất khẩu
Ghi nhập tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Trị giá
hối phiếu
Điều 2: Thông báo tình trạng bộ chứng từ
2.1. Việc thông báo tình trạng bộ chứng từ cho khách hàng (tham khảo mẫu 04/LC-
MSB đối với L/C nhập có bất hợp lệ hoặc ghi mẫu06/ LC- MSB đối với L/C xuất)
- Có điện gắn mã của ngân hàng nước ngoài thông báo cho MSB tình trạng bộ chứng
từ L/C nhập khẩu

- Bộ chứng từ xuất trình đã được thông qua các cấp kiểm soát kiểm tra lại
2.2. Chi nhánh MSB cũng tiến hành thông báo tình trạng bộ chứng từ tới
a. Ngân hàng xuất trình chứng từ đòi tiền theo L/C do MSB mở khi bộ chứng từ có những
điểm không phù hợp mà chưa được ngân hàng xuất trình thông báo trước đó cho MSB
bằng điẹn mã và khách hàng không/ chưa chấp nhận hoặc chưa có ý kiến gì về bộ
chứng từ. Điện thông báo tình trạng bộ chứng từ đáp ứng đủ các yêu cầu sau:
- Được gửi trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được chứng từ
- Ghi rõ những điểm không phù hợp
- Ghi rõ chi nhánh MSB đang giữ chứng từ chờ sự định đoạt của họ (We are holding
the documents at your disposal)
b. Ngân hàng mở L/C trong trường hợp bộ chứng từ xuất khẩu có điểm không phù hợp
khi:
- Khách hàng yêu cầu điện hỏi ngân hàng mở trước khi đòi tiền và/ hoặc:
- L/C cho phép đòi tiền bằng điện
2.3. Chi nhánh MSB không tiếp tục thực hiện dịch vụ đối với chứng từ L/C trong các
trường hợp sau:
- Chuyển sang nhờ thu hoặc trả lại chứng từ L/C nhập khẩu bất hợp lệ cho ngân hàng
nước ngoài. Khi đó bộ phận cấp dịch vụ thực hiện:
Ghi xuất ngoại bảng tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi
đến MSB chờ thanh toán: Trị giá hối phiếu
- MSB chủ động hoặc theo đề nghị của khách hàng trả lại bộ chứng từ L/C xuất khẩu
cho người xuất trình. Khi đó bộ phận cấp dịch vụ thực hiện:
Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Trị giá hối
phiếu
Điều 3: Thanh toán L/C nhập khẩu
3.1. Chi nhánh MSB với tư cách là ngân hàng mở L/C trả tiền theo chỉ dẫn của ngân
hàng đòi tiền khi có một trong các điều kiện sau:
- Chứng từ xuất trình hoàn toàn hợp lệ. Hối phiếu được ký dưới dạng để trống hoặc theo
lệnh của MSB
- Ngân hàng nước ngoài điện có mã thông báo bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp ( L/C cho

phép đòi tiền bằng điện)
- Đến hạn thanh toán L/C trả chậm, trả dần đã được chấp nhận
- Khách hàng có văn bản chấp nhận thanh tóan bộ chứng từ có bất hợp lệ do chủ tài
khoản và kế toán trưởng (nếu có) ký. Trong trường hợp này, nếu bất hợp lệ thuộc các yếu
tố liên quan đến mô tả hàng hoá và L/C được thanh toán bằng tiền vay MSB khách hàng
còn phải đáp ứng các điều kiện bổ sung nêu tại khoản 4.3 Điều 4
4.2. Chi nhánh MSB có trách nhiệm đôn đốc khách hàng chuyển đủ tiền để đảm bảo
thanh toán L/C trả ngay theo cam kết tại yêu cầu mở tín dụng khoản nhưng không trễ hơn
ngày làm việc thứ bảy kể từ khi nhận được chứng từ hoặc ngày làm việc thứ ba kể từ khi
nhận được điện đòi tiền của nước ngoài.
Đối với L/C trả chậm, Bộ phận cấp tín dụng và Bộ phận cấp dịch vụ phải theo dõi đôn đốc
khách hàng và tham mưu giám đốc chi nhánh lập văn bản yêu cầu khách hàng chuyển tiền
về MSB theo hợp đồng bảo lãnh đã ký
4.3. Chi nhánh MSB chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi họ đã chấp nhận bộ chứng từ
và đáp ứng một trong các điều kiện sau:
- Khách hàng đã chuyển đủ tiền để thanh toán L/C
- Khách hàng đã hoàn thành thủ tục giải ngân theo hợp đồng tín dụng và chuyển đủ phần
tiền còn lại để thanh toán L/C
- Khách hàng đã chấp nhận thanh toán L/C trả chậm vào ngày đáo hạn
4.4. Đối với những bộ chứng từ L/C trả ngay hoàn toàn phù hợp nhưng khách hàng không
chuyển đủ tiền thì bộ phận cấp dịch vụ phải báo cáo ngay cho giám đốc chi nhánh đồng
thời chuyển hồ sơ sang bộ phận cấp tín dụng để thực hiện theo các bước sau:
a) Xác định nguyên nhân khách hàng không thanh toán đúng hạn L/C, loại trừ các yếu tố
bất khả kháng của người mua, người ban nếu không có yếu tố bất khả kháng thì tiến hành
thực hiện các bước tiếp theo dưới đây:
b) Yêu cầu khách hàng hoàn thiện thủ tục nhận nợ bắt buộc, ký giấy xác nhận nhận nợ bắt
buộc với lãi suất 150% lãi suất vay trong hạn cao nhất để thực hiện thanh toán L/C cho
nước ngoài theo nghĩa vụ của người bảo lãnh là ngân hàng mở L/C
c) Quản lý hàng hóa và quản lý nguồn thu từ việc bán hàng hóa
d) Nếu khách hàng không nhận nợ bắt buộc thì chi nhánh dùng các biện pháp để thu giữ

hàng hóa đồng thời thực hiện thanh toán L/C cho nước ngoài theo đúng nghĩa vụ của ngân
hàng mở L/C và tiến hành khởi kiện khách hàng trong trường hợp cần thiết:
e) Chi nhánh có trách nhiệm báo cáo về trụ sở chính toàn bộ những chi tiết về L/C nguyên
nhân dẫn đến phải cho vay bắt buộc và/ hoặc trả thay cho khách hàng và hướng giải quyết
để thu hồi nợ, tiền trả thay
4.5. Việc xử lý các vi phạm của khách hàng trong việc chuyển tiền về MSB để thanh tóan
L/C trả chậm đến hạn được thực hiện theo hợp đồng bảo lãnh và quy định hiện hành của
MSB
4.6. Hạch toán ngoại bảng
Ghi xuất tài khoản chứng từ đòi tiền L/C của ngân hàng nước ngoài gửi đến MSB chờ
thanh toán: Trị giá hối phiếu
Ghi xuất tài khoản cam kết trong nghiệp vụ L/C: Trị giá cam kết mà MSB đã hết trách
nhiệm
Điều 5: Thanh toán L/C xuất khẩu
5.1. Chi nhánh MSB tiến hành đòi tiền ngân hàng nước ngoài theo L/C xuất khẩu khi
khách hàng đã xuất trình hối phiếu và các chứng từ theo yêu cầu của L/C tại MSB và hoàn
thành các thủ tục sau:
- Xuất trình yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C (Mẫu 06/LC-MSB)
- Xuất trình bản gốc L/C và bản gốc các sửa đổi (nếu có) kèm theo bản gốc các thông báo
của ngân hàng thông báo L/C
- Có ý kiến bảo lưu các bất hợp lệ (nếu có) ghi trên yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình
thức L/C
5.2. Căn cứ theo các điều kiện của L/C, chi nhánh MSB có thể đòi tiền theo một trong
các cách sau:
- Gửi thư (tham khảo mẫu 07/LC-MSB) kềm hối phiếu đã ký hậu phù hợp và các chứng
từ cho ngân hàng mở và / hoặc ngân hàng trả tiền. Thư gửi chứng từ cũng cần nêu rõ các
bất hợp lệ (nếu có) mà ngân hàng mở L/C đã chấp nhận bằng điện.
- Đối với L/C cho phép đòi tiền bằng điện: Ngoài việc gửi thư như trên và chỉ rõ “ Việc
đòi tiền bằng điện được thực hiện ngày................. tránh thực hiện 2 lần” (T.T
Reimbursement claim is effected on .......... please avoid duplication). Chi nhánh lập điện

mã hoặc MT742 (nếu bằng Swift) xác nhận sự phù hợp của chứng từ chỉ dẫn ngân hàng
nước ngoài trả tiền.
- Xuất trình chứng từ tại quầy của ngân hàng khác để tái chiết khấu, thương lượng hoặc
nhờ thu nếu thấy thuận lợi, hiệu quả hơn.
5.3. Khi gửi bộ chứng từ, lập điện đòi tiền, cán bộ nghiệp vụ và lãnh đạo bộ phận cấp
dịch vụ phải ký hậu và ghi chú số tiền hối phiếu xuất trình vào L/C gốc. Nếu L/C do ngân
hàng khác thông báo phải lập thêm hồ sơ theo dõi.
5.4. Khi tiến hành gửi bộ chứng từ đòi tiền (và điện thanh toán nếu có) các cán bộ bộ
phận cấp dịch vụ cần phải theo dõi chặt chẽ việc thực hiện thanh toán của ngân hàng nước
ngoài. Căn cứ thông báo của dịch vụ bưu chính về ngày giao chứng từ hoặc tùy theo từng
khu vực địa lý của ngân hàng nước ngoài, cán bộ nghiệp vụ có thể tính toán một cách
tương đối về thời gian luân chuyển, kiểm tra chứng từ để làm cơ sở tra soát và phạt chậm
trả đối với ngân hàng nước ngoài (nếu như việc thanh toán đã bị thực hiện chậm). Nếu qua
3 ngày kể từ ngày điện đòi tièn, 12 ngày kể từ ngày gửi thư đòi tiền kèm chứng từ mà
không nhận được báo có hoặc chấp nhận thanh toán của ngân hàng nước ngoài, chi nhánh
phải điện tra soát yêu cầu ngân hàng nước ngoài trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền.
5.5. Tùy theo nội dung trên yêu cầu thanh toán chứng từ theo hình thức L/C mà khách
hàng đã xuất trình, việc thanh toán tiền cho khách hàng được thực hiện theo một trong ba
cách thức sau:
a) Chiết khấu:
- Hạn mức chiết khấu: Bộ phận quản lý tín dụngtrụ sở chính xem xét và phối hợp với bộ
phận quan hệ quốc tế trình tổng giám đốc để quyết định cấp hạn mức chiết khấu cho các
ngân hàng đại lý.
- Chi nhánh MSB chỉ xem xét chiết khấu bộ chứng hoàn hảo, thời hạn thanh toán dưới 1
năm. Bộ phận cấp dịch vụ chi nhánh MSB căn cứ vào hạn mứuc chiết khấu còn lại của
ngân hàng phát hành L/C, dựa trên giá trị hối phiếu và tính toán số ngày cần thiết để đòi
tiền theo thông lệ (đối với L/C trả ngay) hoặc số ngày đến hạn thanh toán (đối với hối
phiếu L/C trả chậm đã được chấp nhận) sẽ trình giám đốc chi nhánh quyết định giá chiết
khấu của bộ chứng từ tuân thủ “ Hướng dẫn nghiệp vụ chiết khấu giấy tờ có giá ngắn hạn”
hiện hành của tổng giám đốc. Trên cơ sở giá chiết khấu, chi nhánh MSB thanh toán cho

khách hàng sau khi trừ đi các phí dịch vụ của MSB.
b) Thương lượng: Bộ phận cấp dịch vụ thẩm định việc thương lượng theo “ Quy định về
chiết khấu hối phiếu của bộ chứng từ xuất khẩu theo L/C” hiện hành của tổng giám đốc.
c) Khi nhận được tiền do ngân hàng nước ngoài thanh toán: Chi nhánh MSB sẽ thanh toán
tiền L/C cho khách hàng sau khi trừ các khoản chi phí liên quan
5.6. Hạch toán ngoại bảng
- Khi gửi chứng từ đòi tiền nước ngoài:
Ghi xuất tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền nước ngoài: Giá trị hối
phiếu
Ghi nhập tài khoản chứng từ thanh toán L/C xuất khẩu đòi tiền ngân hàng