Hướng dẫn cụ thể cách viết Email tiếng Anh

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

Hướng dẫn cụ thể cách viết Email tiếng Anh
Trong công việc cũng như học tập, việc viết Email tiếng Anh là một phần tất yếu
trong thời đại công nghệ ngày nay, Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách viết một
Email tiếng Anh theo đúng trình tự. Trong bài học hôm nay, VnDoc xin giới thiệu
đến bạn các bước cơ bản để viết Email tiếng Anh nhằm gây ấn tượng tốt với người
nhận.

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu các phần căn bản của Email, một email thông
thường bao gồm các phần như sau:
 Greeting (Chào hỏi)
 Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)
 Introduction (Giới thiệu)
 Main point (Nội dung chính)
 Concluding sentence (Kết thúc email)
 Signing off
Bắt đầu với Greeting, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong
Email:

 Hi Paul,


VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

 Hello Paul,
 Dear Paul,
Ta có thể dùng 3 cách chào hỏi trên trong trường hợp không trang trọng hay không cần tỏ
ra lịch sự. Còn trong trường hợp cần tỏ lịch sự và trang trọng thì chúng ta sử dụng công
thức sau đây:
Dear + title (danh xưng) + surname (họ)

Eg: Dear Mr./Ms./Mrs. Parker,
Trong trường hợp bạn không biết tên hay giới tính của người nhận thì chúng ta có thề sử
dụng Dear Sir/Madam.
Tiếp theo là Opening comment, thông thường đây là những câu hỏi thăm về tình hình
sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận:

 How are you?
 How are things?
Hoặc là những câu chúc:

 I hope you are doing well. (Hy vọng cô vẫn khỏe.)
 I hope you have a nice weekend. (Hy vọng là cô có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ.)
Phần tiếp theo của email là Introduction. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao
chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác
nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:
I am writing to + verb…
Chúng ta không nên dùng I’m trong Email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không
dùng từ viết tắt.

 I am writing to ask for the information about the English courses. (Tôi viết email này
để yêu cầu quý vị cung cấp thông tin về khóa học tiếng Anh.)

 I am writing to check if everything is ready for the launch of the product. (Tọi viết
email này để kiểm tra mọi thứ đã sẵn sang cho việc tung ra sản phẩm mới chưa.)
Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu
hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết:

 I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết email này để làm rõ một
số điểm trong hợp đồng.)

VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/
explain/confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…”
thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các
bạn có thể dùng “I just want to…”
Đến phần Main point, bởi đây là Email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích
càng tốt. Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu kết thúc Email như sau:

 Let me know if you need anymore information. (Hãy cho tôi biết nếu anh cần thêm
thông tin.)

 Please get back to me as soon as possible. (Hãy trả lời Email sớm nhất có thể nhé.)
 I look forward to hearing from you soon. (Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.)
 Feel free to contact me if you need further information. (Đừng ngại liên hệ với tôi
nếu anh cần thêm thông tin nhé.)
Hoặc bạn có thể dùng “Please do not hesitate to contact me…” để thay thế cho “Feel
free to contact me…”
Phần cuối cùng “Signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ
đi kèm như sau:
Trường hợp không trang trọng:

 Best,
 Best wishes,
 Regards,
 Take care,
 Bye,
Trường hợp trang trọng:

 Best regards,
 Warm regards,
Lưu ý:
Khi dùng Dear Ms./Mrs. + surname ở đầu Email thì sử dụng Yours sincerely.
Khi dùng Dear Sir/Madam ở đầu email thì sử dụng Yours faithfully.
Trên đây là một số bước quan trọng để tạo lập một Email tiếng Anh với bố cục đầy đủ.
Hy vọng qua bài học này, các bạn sẽ cải thiện được kỹ năng viết Email bằng tiếng Anh
của mình từ đó góp phần hữu ích cho công việc của bạn.


VnDoc - Tải tài liệu, văn bản pháp luật, biểu mẫu miễn phí

VnDoc chúc bạn học tiếng Anh hiệu quả!