CHƯƠNG TRÌNH LƯU TRỮ CÔNG VĂN CỦA UBMTTQ VÀ CÁC ĐOÀN THỂ QUẬN LÊ CHÂN

: 1/67
CHƢƠNG 1


"Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể thành viên có vai trò rất quan
trọng trong sự nghiệp đaị đoàn kết toàn dân, xây dựng và bảo vệ Tổ quốc..." Đó là
củng cố, tăng cường khối đại đoàn kết toàn dân, tạo nên sự nhất trí về chính trị và
tinh thần trong nhân dân, thắt chặt mật thiết giữa nhân dân với Đảng và Nhà nước
để thực hiện thắng lợi công cuộc đổi mới. Chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính đáng và
hợp pháp của nhân dân. Tập hợp, đoàn kết, bồi dưỡng và động viên nhân dân phấn
đấu nâng cao bản lĩnh chính trị, đạo đức cách mạng, trình độ hiểu biết về đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, kiến thức về kinh tế, văn
hóa, khoa học kỹ thuật… thực hiện tốt nghĩa vụ người công dân.
1.2 Mô tả bằng lời hoạt độ ủ
:
được cán bộ trách công văn :
+ N ,… .
+ N ghi vào sổ công văn đến chuyển đến
.
chuyển từ ban
ngành này đến ban ngành khác và được lưu vào sổ công văn nội bộ
.
.



: 2/67
:
.
Công văn

, photo, đóng dấ làm thủ tục g .
1.3
Stt
1
2
3
4
5


6 Công v
7
8

9


10 n công văn đi Công văn đi
11
12
13
14
15
16
17
18
19


: 3/67

1.4
a) ông văn

công văn

công văn




Công văn
không
Tiếp nhận
công văn
đến
Kiểm tra công
văn đến

Tiếp nhận
công văn lỗi
Vào sổ công văn
đến

Xem công
văn đến

Sổ công văn
đến
công văn đến

: 4/67
b) Xử lý công văn đi

công văn

công văn


VĂN ĐI
VÀO SỔ CÔNG
VĂN ĐI

TIẾP NHẬ


KÝ CÔNG
VĂN ĐI

SỔ CÔNG
VĂN ĐI


CÔNG VĂN ĐI

KIỂM TRA CÔNG
VĂN ĐI

CÔNG VĂN
ĐI

: 5/67
c) Xử lý công văn nội bộ

công văn

công văn


VÀO SỔ CÔNG
VĂN NỘI BỘ

TIẾP NHẬ
ỘI BỘ

KÝ CÔNG
VĂN NỘI BỘ

SỔ CÔNG
VĂN NỘI BỘ

VĂN NỘI BỘ

KIỂM TRA CÔNG
VĂN NỘI BỘ

CÔNG VĂN
NỘI BỘ

THỰC HIỆN

CÔNG VĂN NỘI
BỘ

: 6/67
CHƢƠNG 2

2.1

+
HSDL
HSDL



HSDK

HSDL



HSDL


HSDL
HSDL
i HSDL



HSDL

văn đi
Công văn đi HSDL
đi Công văn đi HSDL
đi HSDL

Công văn đi

HSDL

HSDL

: 7/67

ỗi công văn
Yêu cầu báo cáo

Công văn đi
áo cáo




BAN NGÀNH
Công văn đến
0



CÔNG VĂN



CÁN BỘ

: 8/67

* :
- .
- công văn đi.
- .

- .
* :
- .
- .
* :
- .
- .


: 9/67
2.1. 3
1 2


CÔNG VĂN ĐẾN


CÔNG VĂN
2.
3. i công văn


ầu công văn nội bộ

CÔNG VĂN
NỘI BỘ


9.

10.

CÔNG VĂN ĐI
11. Kiểm tra công văn đi
12.


TRA CỨU
CÔNG VĂN




BÁO CÁO
CÔNG VĂN



: 10/67
2.1.4






2.0
CÔNG VĂN

CÔNG VĂN ĐI CÔNG VĂN CÔNG VĂN









công văn đi
công văn đi

công văn đi

4.1

4.2

4.3
công văn đi
5.1

5.2
công văn
5.3
công văn đi

: 11/67

b)
1. công văn đến
1.1 ông văn : )
.
1.2 Kiểm tra công văn : Công văn được kiểm tra i dung .
1.3 Trả lại công văn : Nếu công văn không đúng sẽ trả lại cho đơn vị gửi công
văn.
1.4 công văn : Nếu đúng thì cán bộ sẽ v S công văn đến.
1.5 :
.
2.0 công văn nội bộ
2.1 êu cầu công văn nội bộ: Lãnh đạo yêu cầu soạn thảo công
văn nội bộ.
2.2 Kiểm tra công văn nội bộ: Công văn nội bộ sẽ được kiểm tra trước khi vào .
2.3 công văn nội bộ: Công văn sau khi được kiểm tra và ký duyệt sẽ được
công văn .
2.4 Vào sổ công văn: Công văn sẽ được lưu vào Sổ công văn nội bộ.
: C
.
3.0 công văn đi
3.1 êu cầu công văn đi: Lãnh đạo yêu cầu soạn thảo công văn đi.
3.2 Kiểm tra công văn đi: Sau khi soạn thảo, công văn sẽ được kiểm tra trước khi
ban hành
3.3 công văn đi: Sau khi công văn được kiểm tra không có lỗi sẽ được phê
duyệt và

: 12/67
3.4 :
.
4.0 Tra cứu công văn

:
.
:
.
:
.
5.0 Báo cáo công văn
:
.
:
.
:
i.
2.1.5 Danh s
d1. Công văn đến
d2. Công văn nội bộ
d3. Công văn đi
d4. Sổ công văn đến
d5. Sổ công văn nội bộ
d6. Sổ công văn đi
d7. Báo cáo

: 13/67
2.1.6
Cấu trúc của ma trận thực thể chức năng:
Mỗi cột ứng với một thực thể dữ liệu. Các thực thể là các hồ sơ và các tài
liệu thu thập được. Mỗi dòng ứng với một chức năng. Các chức năng này thường ở
mức tương đối chi tiết nhưng không phải mức lá.
Ở mỗi ô giao giữa một chức năng và một thực thể ta đánh dấu bằng một chữ
R,U hay C theo nguyên tắc sau:

- Chữ R nếu chức năng dòng đọc (read) dữ liệu thực thể cột.
- Chữ C nếu chức năng dòng tạo (Create) mới dữ liệu trong thực thể cột.
- Chữ U nếu chức năng dòng thực hiện cập nhật (update) dữ liệu trong thực
thể cột.

d1. C
d2. Công văn nội bộ
d3. Công văn đi
d4. Sổ công văn đến
d5. Sổ công văn nội bộ
d6. Sổ công văn đi
d7. Báo cáo
d1 d2 d3 d4 d5 d6 d7
công văn đến U U
công văn nội bộ C R U
công văn đi C R U
Tra cứu công văn R R R
Báo cáo công văn R R R C


: 14/67
2.2
2.2.1 Sơ 0

d3 Công văn đi




Công văn đi
công văn




CƠ QUAN NGOÀI

BAN
NGÀNH
d1 Công văn đến
d2 Công văn nội bộ
d5 Sổ công văn nội bộ
d4 Sổ công văn đến
1.0

CÔNG VĂN ĐẾN
d
d
3.0




CÔNG VĂN ĐI
4.0



TRA CỨU
CÔNG VĂN
5.0


CÔNG VĂN
2.0



CÔNG VĂN
NỘI BỘ
d4 Sổ công văn đến

BAN NGÀNH

d7

: 15/67
2.2.2 1
a) công văn





















Công văn

CƠ QUAN
NGOÀI

Công văn lỗi
d1 Công văn đến
1.1



1.2



1.3




1.4



d4 ông văn đến
1.5

: 16/67
b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình công văn nội bộ

























BAN
NGÀNH

2.1


YÊU CẦU
CÔNG VĂN
NỘI BỘ
d4 ông văn đến
d2 Công văn
2.2



CÔNG VĂN
NỘI BỘ
2.3


CÔNG VĂN
NỘI BỘ
d5 ông văn

BAN NGÀNH

2.4




: 17/67

c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình sổ công văn đi






















Công văn đi

BAN
NGÀNH
Công văn đi

3.1

CÔNG VĂN ĐI
d3 Công văn đi
d4 ông văn
3.2


CÔNG VĂN ĐI
3.3


CÔNG VĂN ĐI
d6 ông văn đi
3.4


CÔNG VĂN ĐI



: 18/67
d) Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 tiến trình Tra cứu công văn

BAN NGÀNH
4.1


CÔNG VĂN
4.2


CÔNG VĂN


4.3


CÔNG VĂN ĐI


d4 ông văn

d5 ông văn d6 ông văn đi

: 19/67
e) Sơ đồ luồng dữ liệu mực 1 tiến trình Báo cáo công văn

















Y


5.1


CÔNG VĂN
5.2

CÔNG VĂN


5.3


CÔNG VĂN ĐI

d4 ông văn
d5 ông văn
d6 ông văn đi

BAN NGÀNH


d7

: 20/67
2.3
2.3

STT
1 BAN NGÀNH
ban , tên
ban


2
LOẠI CÔNG

VĂN
Mã loại, tên loại
Mã loại
3
CƠ QUAN
NGOÀI
ngoài,
tên cơ quan ngoài

ngoài
4 CÔNG VĂN
Số CV, ngày ban
hành, trích yếu nội
dung, Họ tên người
ký, nơi gửi
Số cv










m

Gửi đến
CÔNG VĂN

BAN NGÀNH
n p

: 21/67





















m
m
BAN NGÀNH
Gửi nội bộ

BAN NGÀNH
Gửi đi
CÔNG VĂN
CÔNG VĂN
có
LOẠI
CÔNG VĂN
n
p
n
p
n 1
CÔNG VĂN
CƠ QUAN NGOÀI

: 22/67
c) Mô hình ER

1
n
m
m
n
m
n n p
p
p

CƠ QUAN NGOÀI
Mã cqn Tên cqn

Địa chỉ Điện thoại
Gửi
đến

BAN NGÀNH
Mã ban ngành
Tên ban ngành
Địa chỉ
Điện thoại

CÔNG VĂN
Số cv
Ngày bh
Trích yếu
nội dung
Họ tên
người ký
Gửi
đi
Gửi
nội bộ

có

LOẠI CÔNG VĂN
Mã loại Tên loại
Ngày gửi đi
Ngày gửi đến
Ngày gửi

: 23/67

a)
* CÔNG VĂN: Số cv, ngày ban hành, họ tên người ký, trích yếu nội dung, nơi gửi,
mã loại
* LOẠI CÔNG VĂN : Mã loại, tên loại
* BAN NGÀNH : Mã ban ngành, tên ban ngành, địa chỉ, điện thoại
* CƠ QUAN NGOÀI : Mã cqn, tên cqn, địa chỉ, điện thoại
* CÔNG VĂN ĐẾN : Mã cqn, mã ban ngành, số cv, ngày gửi đến
* CÔNG VĂN ĐI : Mã cqn, mã ban ngành, số cv, ngày gửi đi
* CÔNG VĂN NỘI BỘ : Mã ban ngành, số cv, ngày gửi, mã ban ngành khác
b
:
Tên cqn


* LOẠI CÔNG VĂN :
loại Tên loại


* BAN :
ban Tên ban



: 24/67
* CÔNG VĂN
Số cv Mã loại Ngày ban hành Họ tên người ký
Trích yếu nội
dung

Mã cqn ban
Số cv Ngày gửi đến



*CÔNG VĂN ĐI
Mã cqn M ban
Số cv Ngày gửi đi



*CÔNG VĂN NỘI BỘ
Mã ban ngành ban khác
Số cv Ngày gửi



: 25/67
: