Quản lý cơ sở dữ liệu bằng công nghệ thông tin

PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN
1. Hoàn cảnh ra đời:
Thông tư liên tịch số 114/2006/TTLT-BTC-TNMT hướng dẫn việc quản
lý kinh phí sự nghiệp môi trường. Đã có quyết định cấp 1% kinh phí trong tổng
số kinh phí sự nghiệp về bảo vệ môi trường cho công tác quản lý Bảo vệ môi
trường.
Nhu cầu quản lý của các đơn vị trong việc quản lý thông tin về các dự án
bảo vệ môi trường đang ngày một cấp thiết do khối lượng dữ liệu khổng lồ được
tích trữ trong các năm gây khó khăn cho việc quản lý và sai sót trong báo cáo và
tổng hợp.
Quản lý cơ sở dữ liệu bằng công nghệ thông tin đã chứng minh hiệu quả
vượt trội so với cách làm thủ công truyền thống nhờ đảm bảo các yêu cầu quản
lý về tính hệ thống, đầy đủ, chính xác và cập nhật với chi phí thấp, đặc biệt là
với khối lượng lớn thông tin cần quản lý thì quản lý bằng công nghệ thông tin
đem lại khả năng làm việc nhanh chóng.
2. Mục tiêu của dự án:
2.1 Mục tiêu trước mắt
• Xây dựng phần mềm quản lý dữ liệu các nhiệm vụ, kế hoạch bảo vệ môi
trường có kinh phí từ nguồn chi sự nghiệp môi trường ở cả hai cấp trung
ương và địa phương phục vụ đắc lực cho những đơn vị quản lý đồng thời
cung cấp cho những đơn vị quản lý những công cụ giúp cho việc tổng hợp
dữ liệu báo cáo được nhanh chóng và chính xác.
• Đưa phần mềm vào hoạt động trước mắt tại các đơn vị quản lý ở trung
ương (Bộ Tài Nguyên và Môi Trường), hướng dẫn sử dụng với một số
đơn vị cấp trung ương và dần dần triển khai áp dụng tại các tỉnh, thành
phố trong cả nước, đồng thời tiến hành tập huấn, hướng dẫn sử dụng cho
các đơn vị quản lý ở cấp địa phương có thể sử dụng phần mềm đúng cách
đem lại hiệu quả cao nhất.
2.2 Mục tiêu lâu dài:
• Tiếp tục nghiên cứu các giải pháp mới để hoàn thiện sản phẩm một cách

hoàn chỉnh. Tiếp tục xây dựng hệ thống các mẫu báo cáo có khả năng tùy
biến theo mục đích của người sử dụng, qua đó giúp cho chương trình có
khả năng thích nghi cao với những thay đổi có thể có trong tương lai.
• Triển khai sử dụng phần mềm trong tất cả các tỉnh, đẩy mạnh công tác Tin
học hóa trong quản lý tài liệu dự án ở các đơn vị thuộc Bộ Tài Nguyên và
Môi Trường, qua đó nâng cao chất lượng trong công tác quản lý, nhanhh
chóng và chính xác trong các báo cáo liên ngành.
3. Các chuyên đề:
Trong quá trình xây dựng phần mềm, chúng tôi có tìm hiểu và kế thừa
một số các chuyên đề sau.
a. Chuyên đề về nghiệp vụ:
Là một phần mềm quản lý tài liệu, yêu cầu quản lý đầy đủ thông tin là rất
quan trọng đặc biệt là các thông tin liên quan đến các con số là các chi phí của
các dự án. Phải đảm bảo cho chương trình xử lý chính xác các tác vụ liên quan
đến tính toán và dữ liệu nhập vào cũng phải được kiểm tra thật tốt trước khi cho
phép lưu vào CSDL. Do đó để thực hiện được dự án này cần rất nhiều kinh
nghiệm của những thành viên đã từng tham gia trong việc xây dựng các chương
trình quản lý như quản lý công văn, quản lý văn thư…
b. Về công nghệ phát triển:
Kế thừa và sử dụng các công nghệ khác nhau trong chu trình phát triển
phần mềm trên thế giới như công nghệ Microsoft .NET, công nghệ XML,
Microsoft SQL 2005, Crystal reports IX… Đó là những công nghệ mới hiện
đang được sử rộng rãi ở các nước phát triển như Anh, Đức, Mỹ, Ấn Độ, Singapo
và rất nhiều nước phát triển khác. Việc sử dụng các công nghệ này sẽ tránh cho
dự án lạc hậu về công nghệ trong những năm tới.
c. Về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:
Là một phần mềm quản lý, cơ sở dữ liệu (CSDL) là hết sức quan trọng.
Lựa chọn một Hệ quản trị CSDL hợp lý không những giúp cho chương trình có
2
thể lưu trữ dữ liệu một cách nhanh chóng mà còn có khả năng khai thác hết

những tính năng được xây dựng sẵn của các hệ quản trị CSDL này. Sau khi khảo
sát thực tế và vì kinh phí cho dự án eo hẹp, chúng tôi quyết định trước mắt sẽ sử
dụng hệ quản trị CSDL Microsoft Access và trong tương lai khi lượng dữ liệu
trở nên quá lớn thì sẽ nâng cấp lên sử dụng hệ quản trị CSDL Microsoft SQL
Server
3
PHẦN 2
KHẢO SÁT DỰ ÁN
1. Khảo sát về Hiện trạng:
a. Hiện trạng của công tác quản lý tài liệu về các dự án bảo vệ môi trường:
Trong những năm qua, việc quản lý tài liệu các dự án bảo vệ môi trường
thường được tiến hành theo lối thủ công. Hàng năm các địa phương sẽ gửi công
văn lên bộ tài nguyên và môi trường gồm 2 bản báo cáo. Một bản là kết quả tổng
hợp kinh phí cũng như nội dung thực hiện của các dự án đã tiến hành trong năm
trước đó và một là bản kết hoạch thực hiện cũng như dự kiến ngân sách thực
hiện trong năm đó để trình Bộ Tài Nguyên và Môi Trường xét duyệt kinh phí.
Việc báo cáo đó chủ yếu là sử dụng văn bản giấy (theo mẫu được bộ Tài
Nguyên và Môi Trường ban hành), chính vì thế nhiều khi gây ra những sự nhầm
lẫn trong quá trình tổng hợp kinh phí các dự án.
Khi có yêu cầu báo cáo cho cấp trên (thường là chính phủ, quốc hội), các
chuyên viên làm việc tại cục môi trường thường phải tiến hành tổng hợp dữ liệu
từ một khối lượng khổng lồ các báo cáo của 64 tỉnh thành nên phải tốn thời gian
từ 1 đến 2 ngày thậm chí là vài tuần mới có được kết quả mong muốn.
Trong quá trình báo cáo, tuy bộ đã có công văn gửi các sở, ban ngành cấp
địa phương cũng như các bộ, ngành cấp trung ương mẫu các báo cáo phải tuân
theo trong khi báo cáo. Tuy nhiên không ít các đơn vị đã báo cáo sai lệch với
khuôn dạng đó gây không ít khó khăn cho những người quản lý ở cấp trung
ương (Bộ tài nguyên và môi trường, cụ thể là cục môi trường).
Một số đơn vị, tuy đã báo cáo đúng khuân mẫu mà Bộ đã ban hành,
nhưng thông tin cho các dự án lại sơ sài, nhiều trường hợp còn bỏ trống không

có dữ liệu. Khi tổng hợp sẽ gây nhiều khó khăn cho người tổng hợp ở cấp trên.
Ở cấp địa phương, các dự án thường diễn ra trong các thời gian không liên
tục trong khi báo cáo thường được tổng hợp vào cuối năm để báo cáo lên cấp
trung ương, hoặc khi có yêu cầu thì những người quản lý mới tiến hành tổng
hợp. Sự rời rạc trong quá trình thực hiện các dự án sẽ gây cho các dự án thiết sót
các thông tin thậm chí còn gây ra những sai lệch trong số liệu báo cáo.
4
b. Hiện trạng về công nghệ phát triển:
Trong những năm gần đây, ngành công nghệ thông tin thế giới có nhiều
thay đổi mang tính chất đột phát. Sự ra đời của công nghệ phát triển phần mềm
Microsoft .NET đã đem đến cho những nhà phát triển phần mềm khả năng thiết
kế, phát triển và kiểm tra nhanh chóng các giải pháp trên Windows, Office và di
động.
Ngành công nghệ phần mềm nước nhà cũng có nhiều sự thay đổi lớn,
trong năm 2007 đã có khá nhiều doanh nghiệp nhà nước và chính phủ đã mua
bản quyền phần mềm của tập đoàn Microsoft (Microsoft Office, Microsoft
Windows …) qua đó tạo nhiều thuận lợi cho việc chọn lựa công nghệ phát triển
để thực hiện dự án.
Các hệ quản trị CSDL cũng không có nhiều sự thay đổi đột phát, Nổi
tiếng và phổ biến vẫn là Microsoft SQL Server với bản nâng cấp năm 2005,
Oracle với phiên bản XI, Microsoft Access với bản nâng cấp năm 2007. Những
sự thay đổi đó chủ yếu thay đổi về bảo mật và nâng cấp về tình năng không có
sự thay đổi về nền tảng. Và trong những năm tới, những nền tảng này vẫn sẽ
không có nhiều thay đổi, do đó cung cấp cho dự án tính ổn định trong Hệ quản
trị CSDL.
2. Lựa chọn giải pháp:
a. Giải pháp phát triển:
Hệ điều hành: Microsoft Windows, Linux
Nền tảng công nghệ: Microsoft .NET 2.0
Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic .NET (Version 2005).

Cơ sở dữ liệu: Microsoft Access 2003
b. Yêu cầu hệ thống:
Vi xử lý: Intel Pentium 4 (>1Ghz), AMD (>1Ghz).
Bộ nhớ (RAM): Tối thiểu 128 MB.
Dung lượng đĩa cứng: Còn trống 50MB
Hệ điều hành: Windows 2000, XP, 2003, Vista, Linux
Phần mềm cài đặt: Microsoft .NET Framework 2.0
5
Antivirus: BKAV, Kaspersky VII, Bit defender 10.
3. Phác thảo chức năng hệ thống:
Sau khi tìm hiểu thực trạng và đánh giá nhu cầu của người dùng, Phần
mềm quản lý CSDL các nhiệm vụ bảo vệ môi trường được phác thảo gồm các
chức năng sau.
a. Cài đặt thông tin đơn vị sử dụng:
Mỗi đơn vị sử dụng phần mềm trong lần cài đặt và chạy lần đầu tiên,
chương trình sẽ yêu cầu người sử dụng nhập các thông tin về đơn vị sử dụng
(Tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, fax…). Các thông tin này sẽ được chương trình
sử dụng để đưa vào các báo cáo liên ngành về sau này.
b. Quản lý người dùng:
Để tăng tính hiệu quả của công việc, chương trình sẽ cho phép nhiều
người dùng có thể sử dụng khi cần thiết. Những người dùng này sẽ được người
quản trị cấp phát cho một Username và password để đăng nhập. Chức năng
Quản lý người dùng sẽ cho phép người quản trị làm việc đó.
c. Quản lý thông tin các đơn vị:
Đây là chức năng được tích hợp làm việc với phiên bản cấp trung ương.
Thông tin về các đơn vị báo cáo sẽ được quản lý và lưu vào trong CSDL. Một
đơn vị chỉ có thể báo cáo khi có tên trong danh sách này. Việc lưu trữ thông tin
về các đơn vị báo cáo sẽ giúp cho người quản lý (ở cấp trung ương) có thể nắm
bắt thông tin của đơn vị và sử dụng khi cần.
d. Quản lý thông tin về nhiệm vụ:

Chức năng này có ở cả phần mềm cấp trung ương và cấp địa phương. Các
thông tin về các nhiệm vụ cấp trung ương và địa phương sẽ liên tục được cập
nhật khi có một nhiệm vụ mới. Các nhiệm vụ này sẽ được chương trình sử dụng
để làm tiêu chí phân loại các dự án bảo vệ môi trường ra thành nhiều nhóm khác
nhau để quản lý theo từng năm, nhiều năm và có thể dễ dàng tổng hợp thành báo
cáo khi cần.
e. Sao lưu và phục hồi dữ liệu:
6
An toàn dữ liệu là một vấn để không thể tác rời với những ứng dụng quản
lý thông tin, tài liệu của các dự án/nhiệm vụ. Sao lưu và phục hồi dữ liệu sẽ cho
phép đơn vị sử dụng có thể sao lưu lại những thông tin về các dự án/ nhiệm vụ
trong một thời gian bất kỳ và khi cần thiết có thể phục hồi lại trạng thái trước lúc
tiến hành sao lưu.
f. Kết xuất/đồng bộ dữ liệu:
Bộ đôi chức năng này sẽ cho phép đơn vị kết xuất báo cáo ra tệp tin văn
bản theo định dạng được chuẩn hóa (sử dụng công nghệ XML) để gửi cho các
đơn vị, các cấp liên quan trên bằng cách attach vào thư điện tử (E-mail) hay
được lưu trữ trong các đĩa mềm, CD hay USB…
g. Vẽ biểu đồ:
Đây là chức năng có ở cả hai phiên bản dành cho Trung ương và địa
phương. Vẽ biểu đồ so sánh giữa các nhiệm vụ, giữa các năm hay giữa các đơn
vị sẽ giúp cho người quản lý có được cái nhìn tổng quan về tình hình sử dụng
ngân sách cho từng nhiệm vụ hay tình hình sử dụng ngân sách trong các năm
khác nhau.
h. Tìm kiếm thông tin:
Dữ liệu được quản lý qua hàng năm là rất lớn, chức năng tìm kiếm thông
tin sẽ giúp cho người sử dụng sẽ có được thông tin cụ thể về các nhiệm vụ một
cách nhanh chóng và dễ dàng.
i. Tổng hợp dữ liệu và in báo cáo:
Chức năng này sẽ tổng hợp các dữ liệu đã tồn tại trong CSDL thành các

báo cáo theo các mẫu được Bộ Tài Nguyên và Môi Trường phê chuẩn và có
công văn hướng dẫn gửi các đơn vị hàng năm.
7
PHẦN 3
THIẾT KẾ HỆ THỐNG
1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC):
2. Các biểu đồ luồng dữ liệu BLD:
Hệ thống quản lý
tài liệu dự án
Cài đặt các thông
tin của đơn vị sử
dụng
Quản lý thông tin
người dùng hệ
thống
Quản lý thông tin
các đơn vị báo
cáo
Quản lý thông tin
về các nhiệm vụ
Sao lưu và phục
hồi dữ liệu
Kết xuất/ Đồng
bộ dữ liệu báo
cáo
Vẽ các biểu đồ so
sánh
Tìm kiếm các
thông tin về dự
án

Hình 1 – Biểu đồ BPC của hệ thống quản lý tài liệu dự án
Tìm kiếm các
thông tin về dự
án
8
Cơ quan thực
hiện dự án
Quản lý
tài liệu dự
án bảo vệ
môi
trường
Đơn vị cấp
trên
Thông tin về dự án đã thực hiện
Thông tin dự án cần thực hiện
Yêu cầu thống kê báo cáo
Báo cáo tổng hợp
Hình 2 – Biểu đồ BLD mức khung cảnh của hệ thống quản lý tài liệu dự án
9
3. Thiết kế hệ thống về CSDL:
Đơn vị sử dụng
Cài đặt
thông tin
đơn vị
sử dụng
Thông tin về đơn vị
Thông tin đơn vị
Bộ TN & MT
Quản lý

thông tin
các
nhiệm
vụ
Nhiệm vụ cần quản lý
Các nhiệm vụ
Người dùng
mới
Quản lý
thông tin
người
dùng
Thông tin người dùng
T.tin người dùng
Quản lý
thông tin
các đơn vị
báo cáo
Đơn vị báo cáo
Thông tin đơn vị
Danh sách đơn vị
Đơn vị t.hiện
Quản lý
thông tin
các dự
án
T. tin dự án đã thực hiện
Các dự án
Tổng
hợp báo

cáo
Bộ TN & MT
Các báo cáo tổng hợp
Yêu cầu báo cáo tổng hợp
Hình 3 – Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) mức đỉnh của hệ thống quản lý tài liệu dự án
10
CSDL là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, được thu thập và sắp xếp theo
một kiểu nào đó hay quy trình nào đó. Dữ liệu sẽ được người sử dụng tổng hợp
từ các dự án do đơn vị thực hiện dự án báo cáo và tiến hành nhập vào CSDL
thông qua phần mềm quản lý Tài liệu dự án. Việc thiết kế CSDL sao cho tối ưu
đem lại hiệu quả truy cập cao nhất là một vấn đề cốt lõi của ứng dụng. Sau đây
là thiết kế chi tiết của CSDL và mô hình liên kết dữ liệu giữa các thực thể bên
trong CSDL sử dụng Hệ quản trị CSDL Microsoft Access.
a. Thiết kế chi tiết các bảng dữ liệu:
a1. Bảng tblLogin
Bảng này có chức năng chứa các thông tin về những người sử dụng phần
mềm (Tên đăng nhập, mật khẩu…) và cho phép họ có thể đăng nhập để sử dụng
phần mềm. Các tên đăng nhập là duy nhất và nó đóng vai trò là Primary Key
trong bảng.
Tên trường dữ liệu Kiểu dữ liệu Ghi chú
UserID Text(50) Tên đăng nhập
Password Text(20) Mật khẩu đăng nhập
FullName Text(50) Họ và tên người dùng
Sex Yes/No Giới tính
Email Text(50) Địa chỉ E-mail
Phone Text(15) Số điện thoại
a2. Bảng tblSetupInfo
Bảng này dùng để chứa các thông tin về đơn vị sử dụng phần mềm. Các
thông tin sẽ được sử dụng để cung cấp thông tin cho các báo cáo phát sinh trong
quá trình sử dụng.

Tên trường dữ liệu Kiểu dữ liệu Ghi chú
ID Autonumber Mã thông tin
Name Text(50) Tên đơn vị sử dụng
Address Text(50) Địa chỉ đơn vị
Email Text(50) Địa chỉ E-mail
Phone Text(15) Số điện thoại đơn vị
Website Text(50) Địa chỉ website của đơn vị
a3. Bảng tblUnitInfo
Bảng này chứa thông tin về các đơn vị báo cáo, các thông tin này sẽ được
quản lý kèm theo các báo cáo của các đơn vị. Mỗi một đơn vị sẽ có một hay
11