Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính tại UBND quận thanh xuân
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (369.91 KB, 49 trang )
Phần mở đầu
I. lý do chọn đề tài
Trong xu thế phát triển như vũ bão, ngày nay công nghệ thông tin (CNTT)
đã và đang trở thành công cụ không thể thiếu trong tất cả các mặt của đời sống
xã hội của hầu hết các quốc gia trên thế giới. Nó đã tạo ra những thành tựu ưu
việt ngoài sức tưởng tượng, thế kỷ 21 thực sự bước vào thời kỳ hậu công nghiệp
với xã hội thông tin phát triển kèm theo nền kinh tế tri thức năng động, tính chất
không gian, thời gian bị xoá bỏ, khái niệm thế giới bị thu hẹp lại. Song chúng ta
lại cảm thấy như chìm trong khối thông tin khổng lồ đang hàng ngày, hàng giờ
được sản sinh ra theo cấp số nhân, người ta gọi là hiện tượng bùng nổ thông tin.
Đứng trước xu thế đó Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm tới công tác thông
tin và đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo triển khai phát triển CNTT trên các
lĩnh vực, đặc biệt trong công tác quản lý và điều hành Nhà nước như: Chỉ thị số
58/CT- TW của Bộ Chính trị BCH TW khoá 8, Quyết định 112/2001/QĐ- TTg
của Thủ tướng Chính phủ về “Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước”,
Chương trình 04 – Ctr/TU của Thành uỷ, Đề án “Tin học hoá quản lý hành
chính Nhà nước” của UBND Thành phố- nhằm tạo dựng môi trường trao đổi
thông tin trong nội bộ các đơn vị chức năng của Thành phố, giữa các đơn vị
chức năng với các cơ quan bên ngoài trên mạng máy tính. Thông qua môi
trường này Hệ thống sẽ trợ giúp và quản lý các công việc thường ngày của các
đơn vị, và để làm được điều đó thì CNTT là phương tiện hữu hiệu nhất để cải
cách thủ tục hành chính, rà soát, tra cứu văn bản pháp quy phạm pháp luật, là
phương tiện để cung cấp, cập nhật, xử lý thông tin từ Trung ương, Thành phố,
Quận, Phường và ngược lại, tiến tới nhằm xây dựng một Chính phủ điện tử
trong tương lai.
Để thực hiện tốt chủ trương của Đảng và Nhà nước. UBND quận Thanh
Xuân đã có những bước phát triển nhằm từng bước đưa CNTT vào trong công
tác quản lý hành chính, nhằm xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục
vụ cho công tác quản lý trên địa bàn quận.
Sớm nhận thức được vấn đề này và muốn đi sâu vào tìm hiểu việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính nên tôi chọn đề tài
nghiên cứu: “Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin
trong công tác quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân” để thấy
được bức tranh toàn cảnh về việc ứng dụng CNTT tại một cơ quan chính quyền
của Việt Nam.
II.Mục đích nghiên cứu của đề tài
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
- Đem đến cho người làm thông tin một cái nhìn khái quát hơn, tổng quan
hơn, đúng mực hơn về vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân. Qua đó góp phần nâng cao
hơn nữa việc áp dụng công nghệ thông tin mới.
- Hệ thống hoá về việc ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận
Thanh Xuân.
- Phân tích và đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quán lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân.
- Đề xuất một số biện pháp có tính khả thi về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân.
III. Phương pháp nghiên cứu.
Để đạt được mục đích trên, tôi đã:
- Tìm hiểu văn kiện của Đảng, Nhà nước và của UBND quận Thanh Xuân
về việc thành lập UBND quận Thanh Xuân.
- Nghiên cứu các tài liệu tham khảo về vấn đề công nghệ thông tin- Tin học
hoá quản lý hành chính Nhà nước.
- Quan sát thực tế hoạt động, đúc kết và rút kinh nghiệm qua quá trình thực
tập
IV. Bố cục báo cáo
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của bỏo cỏo gồm 3
chương:
Chương I: Giới thiệu về UBND quận Thanh Xuân.
Chương II: Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản
lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân.
Chương III: Phương hướng, mục tiêu biện pháp nâng cao hiệu quả ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước tại UBND quận
Thanh Xuân
-2-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Phần nội dung
Chương I: Giới thiệu về Uỷ ban nhân dân quận
Thanh Xuân
I. khái quát về UBND quận Thanh Xuân.
1. Lịch sử hình thành và phát triển.
Theo tiến trình lịch sử, đất nước Việt Nam ngày càng phát triển để đáp ứng
nhu cầu thời đại. Hà nội với tư cách là Thủ Đô của nước Cộng hoà xã hội chủ
nghĩa Việt Nam; là trung tâm chính trị, văn hoá, xã hội, kinh tế của cả nước. Và
để xứng đáng với tầm vóc đó thì cần phải mở rộng, phát triển, hoàn thiện về
mọi mặt, đây cũng là một qui luật tất yếu.
Để đáp ứng nhu cầu đó, Thủ đô Hà Nội đã tự hoàn thiện về mọi mặt từ phát
triển kinh tế, xây dựng cơ sở vật chất, mở rộng sản xuất, bảo tồn và giao lưu văn
hoá. Đặc biệt các cấp lãnh đạo ngày càng chú ý tới việc tổ chức hợp lý hệ thống
Chính quyền từ Trung ương đến địa phương như bố trí lại các đơn vị hành
chính, tổ chức lại hệ thống các quận- huyện, sắp xếp lại cơ cấu tổ chức của từng
cấp, từng ngành, từng cơ quan hay phân chia lại địa giới.
Thực hiện chủ trương này, Thành phố Hà Nội đã lập một quận mới- quận
Thanh Xuân. Sự ra đời của quận Thanh Xuân đánh dấu bước phát triển mới rực
rỡ hơn không chỉ của bản thân quận mà còn của cả Thành phố Hà Nội. Quận
được thành lâp theo Nghị định 74/CP ngày 22/11/1996 của Chính phủ và chính
thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1997. Quận Thanh Xuân nằm ở vị trí cửa
ngõ Tây nam Thành phố, có diện tích tự nhiên là 913,2 ha và đang trong quá
trình đô thị hoá. Quận có 11 phường với dân số trên 16 vạn người, số người
trong độ tuổi lao động chiếm 69%, trên địa bàn quận có 2 khu công nghiệp Giáp
Bát và Thượng Đình với nhiều doanh nghiệp của TW và Thành phố, ngoài ra
còn nhiều Trường Đại học, Cao Đẳng, Trung học, các Viện nghiên cứu với đội
ngũ tri thức giỏi, có trình độ cao. Quận được xác định là khu vực có tốc độ đô
thị hoá nhanh của Thủ đô Hà Nội.
Tuy nhiên trong những ngày đầu thành lập, quận Thanh Xuân cũng đã gặp
nhiều khó khăn từ cơ sở vật chất đến kinh nghiệm quản lý tác động đến quá
trình tổ chức thực hiện nhiệm vụ cũng như sự nghiệp xây dựng và phát triển của
quận, song UBND quận Thanh Xuân đã đặt ra những mục tiêu và nhiệm vụ tập
trung chỉ đạo các phòng, ban chức năng phối hợp với các phường, các Đoàn thể
để thực hiện có hiệu quả, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của quận.
-3-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Từ khi được thành lập đến nay, sau 5 năm xây dựng và phát triển, dưới sự
lãnh đạo của Thành uỷ, HĐND, UBND quận Thanh Xuân đã trưởng thành về
mọi mặt: kinh tế trên địa bàn quận liên tục tăng trưởng qua từng năm; văn hoá
xã hội có nhiều tiến bộ; an ninh chính trị được giữ vững, trật tự an toàn xã hội
được củng cố. Với những thành tích đã có quận Thanh Xuân sẽ bước tiếp những
bước dài trên con đường phát triển xây dựng mạnh ngày càng giàu mạnh, góp
phần vào công cuộc xây Thủ đô ngày càng to đẹp hơn, tiến tới công nghiệp hoá,
hiện đại hoá cả nước, đưa nước ta sánh ngang với các nước phát triển trên thế
giới.
* Địa giới các đơn vị hành chính trực thuộc quận:
Quận Thanh Xuân có diện tích tự nhiện là 9132 ha với 117963 nhân khẩu.
Địa giới của quận được qui hoạch:
- Phía Đông giáp với quận Hai Bà Trưng
- Phía Tây giáp với huyện Từ Liêm và Thị xã Hà Đông
- Phía Nam giáp với huyện Thanh Trì
- Phía Bắc giáp với quận Đống Đa và quận Cầu Giấy
Quận Thanh Xuân gồm 11 đơn vị hành chính trực thuộc
- Phường Thanh Xuân
- Phường Thượng Đình
- Phường Kim Giang
- Phường Phương Liệt
- Phường Thanh Xuân Nam
- Phường Thanh Xuân Bắc
- Phường Phương Mai
- Phường Khương Đình
- Phường Khương Trung
- Phường Hạ Đình
11. Phường Nhân Chính
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Thanh Xuân.
2.1 Chức năng:
UBND quân Thanh Xuân là một trong những đơn vị quản lý hành chính
Nhà nước, có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn quận trên các
lĩnh vực: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội , an ninh quốc phòng.
2.2 Nhiệm vụ:
-4-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Trong điều 42,43,44 Luật tổ chức HĐND và UBND (đã sửa đổi) của Ban tổ
chức chính quyền Thành phố qui định UBND có trách nhiệm và quyền hạn
trong việc trong việc thực hiện quản lý Nhà nước như sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa
học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình
và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài
nguyên thiên nhiên khác, quán lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm hàng hoá.
- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp trong cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ
trang nhân dân và công dân ở địa phương.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây
dựng lực lương vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện nghĩa vụ
quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu phương,
quản lý hộ khẩu hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước
ngoài ở địa phương.
- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính
mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp của
công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội
khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
viên chức Nhà nước và cán bộ cấp phường, bảo hiểm xã hội theo sự phân công
của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo qui định của
pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo qui định
của pháp luật; phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ,
thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
- Thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính; xây dựng đề án phân
vạch, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính ở địa phương đưa ra HĐND cùng
cấp thông qua để trình cấp trên xét
3. Cơ cấu tổ chức
* UBND quận Thanh Xuân có thường trực UBND quận gồm 4 thành viên
- Chủ tịch UBND quận
- Phó chủ tịch Kinh tế
- Phó chủ tịch Văn xã
-5-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
- Phó chủ tịch đô thị
Và 06 uỷ viên khác
- Trưởng Công an quận
- Chỉ huy trưởng quân sự quận
- Trưởng phòng Tổ chức chính quyền
- Chánh Thanh tra quận
- Chánh Văn phòng HĐND – UBND
* UBND quận Thanh Xuân gồm 12 phòng ban
Văn phòng HĐND- UBND
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vi, phường làm báo
cáo của HĐND- UBND quận
+ Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND, UBND.
Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND
quận
+ Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo quan hệ công tác giữa HĐND với
Đoàn thể quần chúng
+ Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND, UBND, đảm bảo các điều
kiện vật chất cho bộ máy HĐND, UBND hoạt động.
+ Tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơ
quan HĐND và UBND. Hướng dẫn các phường, các đơn vị trực thuộc quận
thực hiện công tác Văn thư lưu trữ.
Phòng tổ chức chính quyền
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Xây dựng các phương án xây dựng, củng cố chính quyền cấp phường;
quản lý đội ngũ cán bộ phường và thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ
phường.
+Thường trưc và giúp UBND quận chỉ đạo, thực hiện, kiểm tra công tác cải
cách hành chính trên địa bàn quận.
+ Lập kế hoạch quản lý biên chế, quỹ lương và cán bộ, công chức theo phân
cấp Thành phố. Hướng dẫn kiểm tra và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức thuộc UBND quận.
+ Giúp UBND quận xem xét, điều động, thuyên chuyển, tiếp nhận, bố trí sử
dụng cán bộ, công chức thuộc UBND quận, quản lý theo qui định của Nhà nước
và Thành phố.
-6-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
+ Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hàng năm.
Thanh tra quận
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Chỉ đạo, hướng dẫn công tác tổ chức, nghiệp vụ thanh tra đối với UBND
xã, phường
+ Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận,UBND
phường thực hiện các qui định của Nhà nước về công tác thanh tra và việc xét,
giải quyết khiếu nại, tố cáo.
+ Thanh tra việc thực hiện ngân sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch Nhà
nước của trưởng phòng, ban, Chủ tịch UBND phường; việc liên quan đến trách
nhiệm của nhiều phòng, ban do Chủ tịch UBND quận và Chánh thanh tra Thành
phố giao.
+Thực hiện kiểm tra, thanh tra Nhà nước trên địa bàn quận về việc chấp
hành pháp luật, chính sách thuộc lĩnh vực lao động TBXH, giải quyết kịp thời
các đơn thư, khiếu nại, tố cáo của công dân về lĩnh vực Lao động TBXH
Phòng giáo dục- đào tạo
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Xây dựng qui hoạch, kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, sau khi trao
đổi với Phòng KH-KT trình UBND quận duyệt; tổ chức triển khai, kiểm tra đôn
đốc các cơ sở giáo dục, các phường thực hiện.
+ Chỉ đạo, hướng dẫn các Trường thực hiện tốt các kỳ khai giảng, tổng kết
năm học và các kỳ thi khác theo qui chế hiện hành. Kiểm tra xét chọn, công
nhận các danh hiệu thi đua của ngành theo hướng dẫn của Sở Giáo dục và Đào
tạo.
+ Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với các trường công lập, ngoài
công lập. Tổ chức thực hiện chế độ tuyển sinh đối với các phường theo phân
cấp và qui chế hiện hành.
+ Tổng hợp kế hoạch của các trường, trung tâm; xây dựng kế hoạch hàng
năm về biên chế, đào tạo, bồi dưỡng giáo viên.
+ Phối hợp với Phòng Tổ chức chính quyền trình UBND quận duyệt, phối
hợp với các phòng ban có liên quan xem xét việc khen thưởng, kỷ luật cán bộ,
giáo viên và trình UBND quyết định theo thẩm quyền.
Uỷ ban dân số, gia đình và trẻ em
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Xây dựng kế hoạch 5 năm, hàng năm, chương trình mục tiêu, các dự án về
dân số, gia đình và trẻ em trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau khi được
phê duyệt.
-7-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
+ Chỉ đạo, hướng dẫn và quản lý các hoạt động của chương trình dân số, gia
đình và trẻ em đối với Ban dân số- gia đinh và trẻ em, hướng dẫn và kiểm tra
việc sử dụng Quỹ bảo trợ trẻ em.
+ Tổ chức thu thập, lưu trữ và phổ biến thông tin về dân số, gia đình và trẻ
em phục vụ quản lý, điều phối chương trình dân số, gia đình và trẻ em ở quận,
thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về Uỷ ban Dân số- Gia đình và Trẻ em Thành
phố.
+ Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ chọn cán bộ chuyên trách và cộng tác
viên làm công tác dân số, gia đình và trẻ em ở quận.
Phòng Văn hoá thông tin- thể dục thể thao.
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Xây dựng và tổng hợp kế hoạch phát triển sự nghiệp văn hoá thông tinthể dục thể thao trên địa bàn quận. Theo dõi kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế
hoạch đó.
+ Giúp UBND quận quản lý, phối hợp, điều hoà, hướng dẫn kiểm tra nội
dung các hoạt động VHTT- TDTT trên địa bàn như quản lý công tác xuất bản
ấn loát, quảng cáo kinh doanh văn hoá phẩm, dịch vụ văn hoá….
+ Thường trực Ban nếp sống mới cùng các đoàn thể vận động nhân dân thực
hiện nếp sống văn minh, xây dựng con người mới, chống mê tín dị đoan, chống
chiến tranh tâm lý của địch và tệ nạn xã hội.
+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên làm công tác văn hoá thông
tin- thể dục thể thao cho cán ngành, các cơ sở ở địa phương.
Phòng kế hoạch- kinh tế
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm về
phát triển tổng thể các mặt kinh tế, VHXH, kế hoạch đầu tư, chường trình, dự án
đầu tư xây dựng nguồn vốn Nhà nước do quận quán lý. Tổ chức triển khai, kiểm
tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch ở các đơn vị.
+ Hướng dẫn các tổ chức, các phường thuộc quận về nghiệp vụ làm công
tác kế hoạch
+ Xây dựng kế hoạch ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, hướng dẫn cơ sở
thực hiện các tiêu chuẩn định mức, chất lượng sản phẩm và công tác đo lường
theo qui định của Nhà nước.
+ Là cơ quan thường trực thẩm định các dự án đầu tư, thẩm định kết quả
trúng thầu các công trình đầu tư bằng nguồn vốn Nhà nước thuộc thẩm quyền
quyết định của quận. Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các dự án đầu tư sau khi
đã phê duyệt.
-8-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
+ Hướng dẫn các đơn vị, các phường, cá nhân thực hiện qui hoạch, kế
hoạch, các qui trình, qui phạm, tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật trong công nghiệp,
nông nghiệp, thương nghiệp, thuỷ lợi.
+ Làm thủ tục cấp giấy phép đắn ký kinh doanh trên địa bàn quận theo thẩm
quyền.
Phòng tài chính:
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Xây dựng kế hoạch tài chính ngân sách trình UBND quận phê duyệt, theo
dõi, đôn đốc quyết toán ngân sách và báo cáo UBND, HĐND, Sở Tài chính về
tình hình thực hiện kế hoạch thu chi ngân sách hàng tháng, quí, năm.
+ Hướng dẫn và quản lý các đơn vị kinh tế, các phường thực hiện đúng chế
độ tài chính của Nhà nước, quản lý các nguồn thu, đôn đốc việc thu nộp ngân
sách đủ và kịp thời.
+ Cấp phát ngân sách cho các đơn vị theo quyết định của UBND quận và
hướng dẫn sử dụng có hiệu quả.
+ Kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách kế toán, tài vụ trong các đơn vị
hành chính, sự nghiệp phường thuộc UBND quận.
Phòng Xây dựng đô thị
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Tổ chức giám định Nhà nước về chất lượng các công trình xây dựng, sản
phẩm vật liệu xây dựng thuộc quận quản lý. Quản lý hồ sơ hoàn thành công
trình do quận xây dựng, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý những công trình
hư hỏng với UBND quận và các Sở chuyên ngành.
+ Giúp UBND quận quản lý về xây dựng cơ bản, đô thị trên địa bàn quận.
Kiểm tra việc thực hiện các qui định về bảo vệ và sử dụng các công trình công
cộng ở địa phương, kết hợp chặt chẽ với đội quản lý trật tự xây dựng đô thị
quận, phường giữ gìn trật tự xây dựng đô thị trên địa bàn quận.
+ Kiểm tra tư cách hành nghề kinh doanh xây dựng, dịch vụ tư vấn xây
dựng, thiết kế và sản xuất vật liệu xây dựng vận tải thô sơ, cơ giới của các thành
phần kinh tế hoạt động trên địa bàn theo qui định của Thành phố và Nhà nước.
+ Hướng dẫn các tổ chức và nhân dân thực hiện các văn bản pháp qui của
Nhà nước và Thành phố về qui hoạch xây dựng, kỹ thuật xây dựng, …….
Phòng Tài nguyên môi trường
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Tham mưu giúp UBND quận thực hiện tốt công tác quản lý tài nguyên
môi trường trên địa bàn quận đúng thẩm quyền qui định.
-9-
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
+ Quản lý địa chính, môi giới, đất đai theo đúng qui định của pháp luật; xây
dựng bản đồ hiện trạng sử dụng đất làm cơ sở để có kế hoạch sử dụng đất đai tài
nguyên có hiệu quả.
+ Tổ chức cấp giấy chứng nhận Quyền sở hữu nhà, Quyền sử dụng đất ở
theo qui định; khảo sát và gắn biển số nhà….
+ Triển khai thực hiện kế hoạch quản lý khai thác tài nguyên nước và môi
trường; xây dựng chỉnh trang các tuyến đường, tuyến phố xanh, sạch đẹp
Phòng Tư pháp
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Thực hiện công tác tư pháp trên địa bàn quận theo thẩm quyền; tổ chức rà
soát kiểm tra các văn bản qui phạm pháp luật đảm bảo phù hợp với luật.
+ Tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, các văn bản: pháp luật, Nghị
định, Nghị quyết, Chỉ thị…. Trong cán bộ công chức và nhân dân trên địa bàn
quận.
+ Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể theo thẩm quyền đã được phân công trong
công tác tư pháp về: Công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán, chuyển
nhượng và một số công việc khác của Chủ tịch UBND quận giao
Phòng LĐTB- XH
- Chức năng, nhiệm vụ chính:
+ Tham mưu giúp UBND quận thực hiện công tác LĐTB- XH trên địa bàn
quận theo thẩm quyền qui định
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch quỹ ngày công lao động công ích, vay
vốn quỹ Quốc gia giải quyết việc làm. Tổ chức quản lý lao động và đào tạo
nghề, hỗ trợ giải quyết việc làm.
+ Triển khai thực hiện chế độ chính sách đối với các đối tượng chính sách
theo qui định. Tổ chức chăm lo và thực hiện chính sách đãi ngộ đối với thương
binh, gia đình liệt sĩ, người có công với cách mạng.
+ Triển khai thực hiện các chương trình kế hoạch công tác xã hội như: tệ
nạn xã hội, ma tuý, mại dâm, HIV/AIDS; chương trình xóa đói giảm nghèo, hỗ
trợ các đối tượng là người có hoàn cảnh khó khăn, thực hiện chính sách nhân
đạo, từ thiện.
II. Khái quát chung về Năng lực công nghệ thông tin của UBND quận
Thanh Xuân
1.Về mặt tổ chức
- Ngày 14/1/2005 UBND quận đã ra quyết định số 14/QĐ-UB về việc
thành lập tổ công nghệ thông tin với 09 người và nằm dưới sự chỉ đạo nhất quán
của Ban chỉ đạo CNTT. Kết hợp với Ban chỉ đạo CNTT của Thành phố và
- 10 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Trung tâm tin học của Văn phòng HĐND- UBND Thành phố triển khai mua
sắm bổ sung trang thiết bị và một số phần mềm phục vụ công tác, hướng dẫn,
tập huấn, cập nhật, khai thác và xử lý thông tin trên mạng LAN và mạng Internet
- Kiện toàn và từng bước ổn định về mặt tổ chức trong Ban chỉ đạo CNTT
quận, xây dựng hoàn thành đề án “ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lý
hành chính Nhà nước của UBND quận Thanh Xuân năm 2005”
2. Trang thiết bị
- Hiện nay tại tất cả các phòng ban trong quận đều được trang bị máy vi
tính, sử dụng và khai thác hệ thống mạng LAN trong trụ sở HĐND- UBND
quận. Đây là cơ sở hạ tầng để quận Thanh Xuân đã và đang đưa các phần mềm
quản lý hành chính phục vụ cho công tác nghiệp vụ của các Phòng, Ban trong
Quận, với số lượng máy trung bình khai thác thông tin trong mạng LAN hàng
ngày là 35-40 máy.
- Năm 2005 để có thể làm việc tốt trong mạng LAN của Quận và với cổng
giao tiếp điện tử của Hà Nội, quận đã được trang bị thêm một máy chủ loại nhỏ
và một đường kết nối Internet ADSL tốc độ cao phục vụ truy cập Internet, truy
cập mạng diện rộng của Trung ương, Bộ, Ngành, Thành phố và cập nhật thông
tin trên cổng giao tiếp điện tử của Thành phố. Bước đầu đưa những ứng dụng
CNTT vào quản lý hành chính Nhà nước của mỗi cán bộ công chức, viên chức
trong trụ sở UBND quận.
- Tính đến nay thì tổng số người sử dụng máy tính tại UBND quận khoảng
4 người/máy tính.
Ngoài ra, để phục vụ cho nhu cầu sao, chụp tài liệu UBND quận đã được
trang bị nhiều máy photo cùng nhiều phương tiện truyền tin khác như điện thoại,
Fax,…..Đây là những phương tiện quan trọng giúp cho cơ quan trong việc áp
dụng những thành tựu của công nghệ thông tin và công tác quản lý hành chính
tại UBND quận.
3. Nguồn nhân lực
- Từ khi được thành lập Ban chỉ đạo CNTT và tổ CNTT của UBND quận
đã kết hợp với Sở Bưu Chính Viễn Thông Hà Nội và Trung tâm tin học Văn
phòng UBND Thành phố Hà Nội thường xuyên tổ chức các lớp học cho cán bộ
công chức của quận: lớp tin học cơ bản, tin học nâng cao, quản trị mạng……để
tạo được một đội ngũ cán bộ công chức có trình độ am hiểu CNTT đáp ứng quá
trình tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước, tiến tới một Chính phủ điện tử
trong tương lai.
- Số người qua đào tạo tin học cơ bản khoảng 50% tổng số cán bộ công
chức, trong đó có 02 người tốt nghiệp Đại học chuyên ngành CNTT phụ trách
các vấn đề về CNTT trong quận. Còn lại một số cán bộ công chức đều đã biết sử
dụng máy vi tính nên đã đáp ứng được một phần nào đó về chuyên môn nghiệp
vụ của bản thân.
- 11 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
4. Nguồn kinh phí
Các năm trước đây kinh phí cho công tác CNTT của quận đều chủ yếu sử
dụng kinh phí của Ban quản lý CNTT của Thành phố, quận chỉ đầu tư mua bổ
sung một số máy tính còn kinh phí hoạt động của Ban chỉ đạo công nghệ thông
tin của quận còn hạn chế. Mặc dù còn nhiều khó khăn, song hàng năm quận vẫn
dành một phần kinh phí cho công tác CNTT kết hợp với sự hỗ trợ của Thành
phố, nên hiện nay công tác CNTT của quận đã và đang phát huy sức mạnh của
mình.
Chương II: Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý hành chính nhà nước tại
UBND Quận Thanh Xuân.
I. Vài nét sơ lược về công nghệ thông tin
1. Khái niệm về công nghệ thông tin
Khái niệm công nghệ thông tin tuy mới xuất hiện nhưng nó đã trở lên khá
quen thuộc đối với tất cả chùng ta, khi nhân loại bước vào thế kỷ 21- Thế kỷ của
bùng nổ thông tin thì khái niệm này thường xuyên được nhắc đến trên các
phương tiện thông tin đại chúng, trong các hội nghị, hội thảo quốc gia và quốc
tế. Tuy nhiên để định nghĩa về nó có nhiều cách khác nhau, xét theo nghĩa rộng
của thuật ngữ thì bao gồm các phương pháp khoa học, các phương tiện và kỹ
thuật, các giải pháp công nghệ ….nhằm giúp con người nhận thức đúng đắn về
thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Theo nghĩa hẹp hơn, công
nghệ thông tin là ngành công nghệ về xử lý thông tin bằng các phương tiện điện
tử, trong đó có nội dung “xử lý” thông tin bao gồm các khâu thu thập, lưu trữ,
chế biến và truyền thông tin. Trong Nghị quyết 49/CP (ký ngày 04/8/1993) về
phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 1990 đưa ra định
nghĩa cụ thể sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học,
các phương tiện và kỹ thuật hiện đại nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu
quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh
vực hoạt động của con người xã hội”
2. Vài nét về lịch sủ hình thành công nghệ thông tin.
- 12 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Trong nửa thế kỷ qua, kỹ thuật máy tính điện tử và viễn thông đã phát triển
một cách mạnh mẽ và liên tục, tạo tiền đề cho sự thâm nhập sâu rộng của công
nghệ thông tin vào mọi mặt hoạt động của con người. Những mốc quan trọng
trong sự phát triển đó là:
- 1946-1948: Sự ra đời của các máy tính điện tử đầu tiên, tiếp đó là sự sản
xuất hàng loạt các máy tính điện tử thế hệ thứ nhất, thứ 2 trong thập kỷ 50, chủ
yếu được sử dụng trong tính toán khoa học- kỹ thuật.
- Giữa thập kỷ 60: Sự ra đời của các máy tính điện tử thế hệ thứ 3 với kỹ
thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn. Máy tính điện tử bắt đầu được ứng
dụng ngày càng rộng rãi trong kinh doanh, quản lý kinh tế. Tuy nhiên máy lớn
và đắt thường chỉ được trang bị cho các trung tâm tính toán. Cuối những năm 60
sang đầu thế kỷ 70 bắt đầu có mạng nối các trung tâm tính toán với nhau.
- Giữa những năm 70: Ra đời các bộ vi xử lý, đó là các linh kiện thực hiện
chức năng của các bộ xử lý trung tâm của một máy tính điện tử được chứa trong
một “chip” bán dẫn có diện tích khoảng 1-2cm 2 . Kỹ thuật vi xử lý khởi đầu một
cuộc Cách mạng trong Tin học, tạo cơ sở cho sự ra đời từ thập kỷ 80 hàng triệu
rồi hàng chục, hàng trăm triệu máy tính với năng lực ngày càng cao, giá ngày
càng rẻ, thâm nhập khắp mọi nơi trên thế giới và được sử dụng trong mọi lĩnh
vực hoạt động.
- Cuối những năm 80 sang đầu những năm 90, sự phát triển bùng nổ của
các mạng viễn thông truyền dữ liệu Quốc gia và Quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp
sợi quang, vệ tinh và vi ba số cho ta khả năng rộng rãi nối mạng không những
giữa các trung tâm tính toán mà còn nối được đến từng máy tính của từng cá
nhân. Xuất hiện khả năng thiết lập trên thực tế những hệ thống “siêu xa lộ thông
tin” liên kết hàng triệu, hàng chục triệu máy tính trong từng Quốc gia cũng như
trong phạm vi khu vực và toàn cầu. Xây dựng “kết cầu hạ tầng về thông tin ”
làm nền móng cho một xã hội thông tin trong những năm cuối thế kỷ này đang
trở thành hiện thực và được xác định trong chính sách của nhiều nước trên thế
giới.
3. Vai trò và động lực của công nghệ thông tin
Thứ nhất: Cách mạng công nghệ thông tin là nguyên nhân quan trọng hình
thành nền kinh tế tri thức. Các nhà xã hội học cho rằng: máy hơi nước, điẹn khí
hoá và công nghệ thông tin là ba cuộc cách mạng công nghiệp chứng tỏ những
bước tiến lớn của nhân loại. Nêu như nói rằng sự ra đời của máy móc là để giải
phóng sức lao động chân tay của con người thì việc ứng dụng công nghệ thông
tin hiện đại chính là sự giải phóng sức lao động trí óc của con người.
Xu thế bao trùm xuyên suốt nửa đầu thế kỷ 21 là cuộc cách mạng công
nghệ thông tin tiếp tục phát triển nhanh chóng, tạo nên những bước nhảy vọt
chưa từng có trên thế giới, tác động đến mọi lĩnh vực của xã hội, đời sống kinh
tế, tạo nên những nét đặc trưng chủ yếu cho một giai đoạn phát triển kinh tế
- 13 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
mới. Đó là sự hình thành một xã hội trong đó mạng thông tin trở lên phổ cập,
mọi người sử dụng thông tin, tri thức như một nhu cầu không thẻ thiếu được
trong đời sống. Việc học tập trở thành thường xuyên và suốt đời thông qua mạng
máy tính, mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thông hành chính và hầu hết
mọi giao dịch thương mại đều thông qua mạng và đó chính là nền kinh tế tri
thức.
Năm 1995, giá trị sản xuất công nghiệp thông tin chiếm 6%GDP của thế
giới, ước tính đến 15 năm tới tỷ lệ này tăng ít nhất là 2 lần. Theo tính toán khác,
cùng với việc xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin trên toàn cầu, mức đóng góp của
công nghệ thông tin đối với tăng trưởng kinh tế sẽ tăng từ 70% - 90%.
Thứ hai: Công nghệ thông tin là nền tảng quan trọng của quá trình hội
nhập và toàn cầu hoá. Công nghệ thông tin, nhất là mạng Internet làm cho thế
giới ngày càng trở nên nhỏ bé. Tri thức và thông tin không biên giới sẽ đưa hoạt
động kinh tế vượt ra khỏi phạm vi quốc gia và trở thành hoạt động mang tính
toàn cầu. Vốn sản xuất hàng hoá, sức lao động, thông tin và công nghệ đều có
xu hướng trao đổi, sử dụng và hợp tác giữa các nước, các doanh nghiệp ngày
càng được tăng cường, nhưng đồng thời tính cạnh tranh cũng ngày càng trở lên
mạnh mẽ hơn. Cạnh tranh được diễn ra trên phạm vi toàn cầu, không chỉ có các
công ty xuyên quốc gia mà ngay cả các công ty vừa và nhỏ. Hiện nay với mạng
Internet đã liên kết 200 quốc gia và khu vực, ngày càng có nhiều doanh nghiệp
bị cuốn vào làn sóng toàn cầu hoá kinh tế.
Mạng máy tính, nối hàng trăm triệu máy tính, có thể giúp con người sử
dụng, truy cập đến hạng trăm triệu nguồn cung cấp thông tin trên khắp thế giới,
không chỉ là phương tiện kỹ thuật đơn thuần, mà nó đã trở thành một môi trường
mới của hoạt động kinh tế, xã hội, giáo dục…. Có tác động rất lớn đến các
chuyển biến nhanh chóng của đời sống con người trên khắp hành tinh.
Việc chuyển tải nhanh chóng thông tin làm cho nhịp điệu đời sống sản xuất
kinh doanh ngày càng nhanh hơn, do vậy mà chu kỳ tồn tại của kỹ thuật và sản
phẩm ngày càng ngắn lại. Các khâu như sản xuất, cung ứng và tiêu thụ đều phải
thay đổi cho phù hợp với điều kiện thông tin nhanh chóng, có thể giảm hoặc bỏ
hẳn chức năng của nhà kho, làm cho các xí nghiệp chuyển từ sản xuất với qui
mô lớn sang sản xuất theo “đơn đặt hàng” thông qua Internet, làm cho khoảng
cách giữa sản xuất với người tiêu dùng ngày càng thu hẹp và dần dần mất đi.
Không những ngừời sản xuất có thể kịp thời hiểu được nhu cầu của khách hàng
mà người tiêu dùng còn có thể trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất thực tế,
lựa chọn, thiết kế và tung ra những sản phẩm thích hợp nhất cho mình với sự hỗ
trợ của thành tựu công nghệ thông tin.
II. Ưng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính tại UBND quận
Thanh Xuân
1. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính
Nhà nước
- 14 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
1.1 Xu thế ứng dụng CNTT trong cơ quan quản lý nhà nước.
Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ không thể thiếu
trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội của các quốc gia trên thế giới.
CNTT trên thế giới đã có những bước tiến rất xa kể cả trong lĩnh vực chính phủ
điện tử(CPĐT). Sự ra đời và phát triển của CPĐT là xu hướng tất yếu, đảm bảo
tăng cường dân chủ trong xã hội. CPĐT sẽ tăng cường hiệu quả quản lý hết sức
khoa học, giúp Chính phủ gần dân hơn làm cho bộ máy chính quyền trong sạch
hơn, giảm thiểu các hiên tượng tiêu cực xã hội như tham ô, tham nhũng, phiền
hà sách nhiễu nhân dân. Ngày nay khái niệm CPĐT ngày càng được chấp nhận
rộng rãi trên thế giới. Đó là thước đo sự đổi mới quản lý Nhà nước, thể hiện sự
vững mạnh của nền kinh tế từng quốc gia. Hiện nay Đài Loan là khu vực có mức
độ chính phủ hoá điện tử đứng đầu thế giới; Singapore 90% dịch vụ hành chính
được người dân tiếp xúc với Chính phủ qua mạng. Những nước phát triển như
Thái Lan đang bắt đầu cung cấp các dịch vụ giao dịch trực tuyến cho các công
dân với kế hoạch nâng cấp cơ sở hạ tâng thông tin và truy xuất. Năm 2000, Việt
Nam đã ký hiệp định khung ASEAN điện tử, (e- ASEAN) cam kết thực hiện
mục tiêu xây dựng Chính phủ điện tử. Để thực hiện hiệp định khung ASEAN
trong những năm qua, Đảng và Nhà nước cũng như Thành phố Hà Nội đã quan
tâm sâu sắc, chỉ đạo triển khai việc ứng dụng CNTT trên nhiều lĩnh vực và thực
sự coi việc phát triển, ứng dụng CNTT là cấp thiết như một chiến lược đi tắt,
đón đầu đối với công cuộc xây dựng và phát triển đất nước, nhanh chóng đưa
nước ta phát triển ngang tầm Quốc tế. Và một trong những lĩnh vực được Nhà
nước quan tâm đặc biệt là công tác quản lý, điều hành các hoạt động của Nhà
nước từ TW đến cơ sở. Việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính
Nhà nước là một đòi hỏi tất yếu và đã phát huy sức mạnh to lớn trong việc quản
lý kinh tế, anh ninh quốc phòng, văn hóa xã hội…..giúp cho việc trao đổi thông
tin trở lên dễ dàng hơn giữa các Thành phố, Quốc gia trên phạm vi từng lãnh thổ
và toàn cầu
1.2 Căn cứ của việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý hành chính
Nhà nước:
Trong công tác quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước, Thành uỷ, UBND
Thành phố đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo triển khai ứng dụng, phát triển
CNTT:
- Chỉ thị số 58/CT-TW ngày 17/10/2002 của Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệp hoá và hiện
đại hoá.
- Quyết định 112/2001/QĐ- TTg, ngày 25/7/2001 của Thủ tưởng Chính
phủ về phê duyệt Đề án “Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước”
- Chương trình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, số 04- Ctr/TU
ngày 22/5/2001 của Thành uỷ Hà nội.
- 15 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
- Quyết định số 5781/QĐ-UB của UBND Thành phố ngày 22/8/2002 về
việc phê duyệt Kế hoạch phân bổ kinh phí chương trình công nghệ thông tin của
Thành phố Hà Nội.
2. Loại hình thông tin và nhu cầu tin.
2.1 các loại hình thông tin
Do đặc thù của mình là một cơ quan quản lý Nhà nước cấp chính quyền,
nên loại hình thông tin là đây chủ yếu là ở dạng văn bản. Đó là các văn bản, báo
cáo định kỳ theo tuần, tháng, quí, năm và các báo cáo đột xuất của các Phòng,
Ban, Sở, Ban, ngành trên địa bàn quận cùng các Công văn, Chỉ thị của Thành
phố. Và tiến tới khi đã có một hệ thống thông tin hoàn chỉnh từ TW đến địa
phường thì chắc chắn là sẽ có thêm nhiều loại hình thông tin mới được hình
thành: thông tin được lưu trên các đĩa CD- ROM, đĩa quang……….
2.2 Nhu cầu tin
- Người dùng tin ở đây phần chính là các cấp lãnh đạo như Chủ tịch, các
Phó chủ tịch, Trưởng/phó phòng….. Vì vậy mà thông tin họ cần là những thông
tin định hướng chiến lược, thông tin dự báo chung về tình hình phát triển của
nền kinh tế; họ cần thông tin dữ kiện, tổng hợp có liên quan đến mọi hoạt động
diễn ra trên địa bàn quận cũng như những chủ trương, chính sách của các cấp
lãnh đạo và chủ yếu là các loại thông tin dưới dạng văn bản.
- Ngoài ra còn một bộ phận người dùng tin tương đối lớn nữa đó chính là
người dân sinh sống trên địa bàn quận. Những thông tin mà họ cần là chủ
trương, chính sách liên quan đến đời sống dân sinh hàng ngày: vấn đề giải
phóng mặt bằng, vệ sinh môi trường……và lượng thông tin phải tương đối đầy
đủ, chính xác.
3. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quán lý
hành chính tại UBND quận Thanh Xuân.
Căn cứ nhu cầu quản lý Nhà nước về hành chính tại địa phương, hoạt động
nghiệp vụ chuyên môn của các Phòng, Ban trong UBND quận. Ban chỉ đạo công
nghệ thông tin quận Thanh Xuân được xây dựng, thành lập và đi vào hoạt động
dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo UBND quận, sự phối kết hợp về mặt
chuyên môn của Ban công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội nay là Sở Bưu
chính viễn thông. Với chức năng hỗ trợ và tác nghiệp chính trong công tác cập
nhật và đưa thông tin tới cổng giao tiếp điện tử của Thành phố, cập nhật, giới
thiệu thông tin về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ, tình hình kinh tế – xã hội và
công tác quản lý điều hành hàng ngày của quận trên phần mềm khung trang
điện tử của quận. Quản lý, điều hành trên mạng các phần mềm liên quan đến
công tác quản lý văn thư, quản lý đất đai, quản lý hành chính, quản lý cấp phép
xây dựng, quản lý giải phóng mặt bằng, quản lý nhân sự và quản lý công tác thủ
tục hành chính ở bộ phận một cửa…., từ những dữ liệu được cập nhật hàng ngày
trên các phần mềm, là cơ sở để báo cáo, đánh giá một cách khách quan, trung
- 16 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
thực và nhanh nhất về tình hình kinh tế- xã hội của quận và hoạt động của các
phòng, ban trong quận. Trong những năm qua UBND Thành phố Hà nội cũng
đã xây dựng riêng bản dự thảo đề cương về công tác công nghệ thông tin cho
quận Thanh Xuân, nhằm đảm bảo nhu cầu xây dựng một số phần mềm cho quận
từ năm 2002-2005, phục vụ cho việc đưa thông tin về giới thiệu quận và các
dịch vụ hành chính công của quận tới mọi đối tượng trong nước cũng như ngoài
nước có nhu cầu tìm hiểu thông tin và các dịch vụ hành chính công của quận,
trong sự tích hợp với Cổng thông tin điện tử Hà nội và trên mạng Internet.
3.1 Về phần cứng
Quận Thanh Xuân đã nhận được một số trang thiết bị phần cứng, bước đầu
phục vụ nhu cầu trao đổi và xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin của quận. Tuy
nhiên hiện tại quận mới chỉ có 01 máy chủ vừa chạy hệ điều hành Windows, vừa
chạy hệ điều hành Linux Red Hat. Tiến tới để có thể quản lý, điều hành tác
nghiệp tốt các phần mềm trong mạng LAN của quận với cổng giao tiếp điện tử
của Thành phố Hà Nội, quận sẽ trang bị thêm 1 máy chủ để phục vụ kết nối
mạng CNTT tới các Phường, các đơn vị phối quản trong quận để phục vụ công
tác quản lý việc truy cập trên mạng Internet tốc độ cao hiện nay của quận.
Hiện trạng trang thiết bị phần cứng tại UBND quận Thanh Xuân
Số TT
Đơn vị
Số lượng máy
1
Văn phòng
10
2
Phòng tài chính
04
3
Phòng ĐCNĐ- ĐT
14
4
Phòng kế hoạch
13
5
Phòng TCCQ
13
6
Phòng VHTT
02
7
Trung tâm TDTT
01
8
Phòng LĐ- TBXH
01
9
Phòng GD- ĐT
02
10
Thanh tra quận
02
- 17 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
11
Thanh tra xây dụng
02
12
Ban dự án
05
13
Ban quản lý trợ
02
Tổng
51
Trong năm 2004 vừa qua Văn phòng HĐND- UBND Quận Thanh Xuân
cùng kết hợp với Ban CNTT Thành phố Hà Nội đã xây dựng và sử dụng khai
thác hệ thống mạng LAN trong trụ sở HĐND - UBND quận và đây cũng là cơ
sở hạ tầng để quận Thanh Xuân đã và đang đưa các phần mềm quản lý hành
chính phục vụ cho công tác nghiệp vụ của các Phòng, Ban trong quận.
3.2 Về phần mềm ứng dụng
Hiện nay UBND đang sử dụng một số phần mềm trong công tác quản lý
hành chính Nhà nước như sau
- Phần mềm quản lý văn bản: Đây là phần mềm dùng để quản lý các công
văn đi, đến, giao lý ý kiến xử lý của các chuyên viên trong UBND quận Thanh
Xuân. Phần mềm này đang được sử dụng tại Phòng Văn thư của Văn phòng
HĐND- UBND quận, có khả năng quản lý của văn bản đến- đi tại quận, hỗ trợ
tìm kiếm các báo cáo, văn bản đến đi và thay thế được sổ ghi công văn đi- đến
tay; phần mềm đã được Việt hoá hoàn toàn và được văn thư cập nhật đầy đủ
hàng ngày. Tuy vậy mới chỉ có tác dụng liệt kê, chưa phản ánh được nội dung
văn bản và xử lý văn bản.
- Phần mềm thẩm định tổng dự toán: Dùng để thẩm định, tính toán các dự
án các công trình do UBND quận ra quyết định chủ đầu tư; để xây dựng các
phương án đầu tư hợp lý, hiện đang được lắp đặt tại Phòng Xây dựng- quản lý
đô thị. Tuy nhiên chỉ dừng lại ở mức tổng quát, chưa tínht toán chi tiết được.
- Phần mềm quản lý cán bộ công chức; Dùng để quản lý hồ sơ công chức,
điều chuyển cán bộ, tính toán và đưa ra áp dụng chế độ tăng lương cho CBCNV
qua các thời điểm một cách chính xác, phần mềm này được kết nối với UBND
Thành phố.
- Phần mềm “Hồ sơ một cửa”: Được ứng dụng tại bộ phận cải cách hành
chính của quận. Phần mềm được kết nối lên trên cổng giao tiếp điện tử cho
người dân có thể vào để xem trạng thái hồ sơ của mình đã được xử lý chưa, giúp
cho người dân có ý thức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin. Tuy vậy có
hạn chế về đường truyền do đó các thông tin chưa đưa lên được.
- Phần mềm công báo: Đây là phần mềm của Trung tâm Tin học UBND
Thành phố Hà Nội cài đặt và triển khai tại UBND quận từ năm 2000. Phần mềm
- 18 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
có chức năng nhận, gửi lịch tuần lên Thành phố và nhận công báo của Chính
phủ, hiện nay do thiết bị cũ lên phần mềm không còn hoạt động.
-Phần mềm kế toán: Dùng để ghi chép, mở sổ sách, hoạch toán, định
khoản, cập nhật các chứng từ phát sinh hàng ngày, theo dõi toàn bộ hệ thống tài
sản trong trụ sở, lập báo cáo quyết toán tháng, quí, năm cho cơ quan cấp trên.
Hiện nay UBND quận đang ngiệm thu và đưa 02 phần mềm do Ban quản
lý CNTT đầu tư trong năm 2002 vào hoạt động là:
- Phần mềm quản lý địa chính nhà đất: Dùng để quản lý các hộ gia đình
trong địa phận quản lý của quận, kiểm tra mốc giới của quận, xác định được
những hộ gia đình nào trong diện giải toả dựa trên bản đồ đã được hỗ trợ trong
phần
- Phần mềm Khung trang điện tử: Phần mềm này sẽ giúp cho UBND quận
Thanh Xuân thực hiện một số việc như giới thiệu sơ lược về sự hình thành và
phát triển từng giai đoạn của quận, cung cấp những thông tin, tin tức kịp thời từ
quận tới các phòng, ban, ngành, đoàn thể, các phường, các đơn vị phối quản
trong và ngoài quận.
- Phần mềm quản lý đơn thư, khiếu nại tố cáo: Mục tiêu chính của phần
mềm là tiếp nhận, xử lý giải quyết các đơn thư khiếu nại trong phạm vi quyền
hạn của quận và giúp cho việc khai thác, chuyển giao các thông tin liên quan
trong nội bộ các văn phòng uỷ ban và các Sở trực thuộc.
Trên đây là những phần mềm đã và đang triển khai, hoàn thiện từng bước
để đưa vào sử dụng làm sao để có thể phát huy được hết sức mạnh của việc ứng
dụng CNTT trong công tác quản lý hành chính cấp quận. Để có cái nhìn khái
quát hơn nữa trong việc ứng dụng CNTT tại UBND quận Thanh Xuân, em xin
trình bày chi tiết hơn nữa việc ứng dụng CNTT tại một số phòng ban trong quận
để thấy rằng CNTT đang là một công cụ không thể thiếu trong công tác hành
chính Nhà nước.
3.3. ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công văn
3.3.1 Cơ sở xây dựng hệ quản lý công văn
Hàng ngày tại UBND quận nhận được rất nhiều công văn, báo cáo, chỉ
thị……của các Phường, các Phòng, Ban, Ngành trực thuộc quận cùng nhiều văn
bản của các cấp lãnh đạo Thành phố. Trước kia, khi chưa có máy tính thì công
việc lưu trữ, tìm kiếm văn bản là vô cùng phức tạp và tốn kém. Vì vậy từ khi có
hệ thống máy tính cùng các hệ thống thông tin và phần mềm các công việc sự vụ
hành chính được giảm đi rất nhiều, đỡ tốn kém thời gian của các chuyên viên
vừa tiết kiệm được công sức của họ. Và việc trợ giúp công tác quản lý và điều
hành hàng ngày của UBND quận bằng hệ thống máy tính là một công việc rất
cấp thiết. Thông qua môi trường này, hệ thống quản lý công văn sẽ trợ giúp và
quản lý các công việc thường ngày của các đơn vị chức năng, bao gồm việc theo
dõi các công văn, tài liệu văn bản, hồ sơ đi và đến, xử lý và theo dõi quá trình xử
- 19 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
lý công việc, trao đổi lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ điều hành và quản lý
của lãnh đạo, các hoạt động nghiệp vụ chuyên viên của các chuyên viên. Đó là
một phần đóng góp cho công tác quản lý hành chính trong các cơ quan công
quyền
Điều này sẽ đem lại kết quả:
- Quản lý văn thư đi và đến nhanh chóng và thuận lợi hơn, giảm thiểu tối
đa công việc hành chính. Công tác lưu trữ và tìm kiếm văn bản cũng dễ dàng
hơn.
- Quản lý toàn bộ văn bản tư liệu từ khâu tiếp nhận, xử lý lưu trữ và
truyền phát bao gồm cả quản lý hồ sơ công việc.
- Giải quyết nhanh chóng các hồ sơ vụ việc, công tác lưu trữ hồ sơ vụ việc
được bảo đảm tính toàn vẹn và chính xác.
- Kiểm soát quá trình xử lý vụ việc nhanh chóng, kịp thời gian.
Quản lý văn bản
Thu thập công
văn, văn bản
Theo dõi, xử
lý
Phân loại, vào
sổ
Theo dõi việc
nộp thập
báo cáo
Thu
nội
định
dungkỳ
In ấn, soạn
thảo, phát hành
Theo dõi, xử
lý văn bản
Theo dõi, yêu
cầu trả lời
Tìm kiếm
Tìm kiếm
theo các yêu
cầu
sử
- 20 người
dụng
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
3.3.2 Qui trình quản lý văn bản, hồ sơ tại Văn phòng HĐND - UBND
quận Thanh Xuân.
Quản lý chặt chẽ quá trình xử lý văn bản là công tác quan trọng của mọi
đơn vị, việc áp dụng tin học sẽ hỗ trợ tốt cho việc giám sát quá trình xử lý này.
Văn phòng HĐND- UBND quận đã có các bộ phận chuyên môn chuyên trách về
quản lý và lưu trữ các loại văn bản của quận nhằm phục vụ cho công tác tra cứu.
Tìm hiểu rõ các qui trình quản lý và xử lý, cũng như các phương pháp quản lý
đang được áp dụng hiện nay của quận trong quản lý văn bản và hồ sơ công việc
sẽ cho chúng ta bức tranh tổng quan về công tác quản lý văn bản, hồ sơ công
việc và các khả năng, yêu cầu về việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý
văn bản, hồ sơ công việc nói trên.
Đối với văn bản đến với Văn phòng HĐND- UBND quận
- Các thông tin đến được phân loại thành các văn bản có nguồn từ:
+ Các cơ quan Trung ương: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc
hội, Văn phòng Chính phủ, các Bộ và cơ quan ngang Bộ; Các tỉnh, quận khác…
+ Các đơn vị trong quận: Quận uỷ, các phòng Ban, hội, UBND các
phường…
+ Công dân, các đơn vị khác…..
- Hình thức công văn, văn bản có thể là:
+ Hồ sơ
+ Văn bản (Là chủ yếu)
+ ảnh, bản đồ.
+……….
- Văn bản bao gồm các dạng
+ Văn bản qui phạm pháp luật: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư
- 21 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
+ Các văn bản trao đổi công việc: Công văn, Thông báo, Công điện, Báo
cáo..
+ Đơn thư khiếu tố, kiến nghị
+ Các loại thông tin khác
- Hình thức truyền tin:
+ Qua đường bưu điện
+ Điện tín, điện thoại, Fax
+ Qua đường mạng, các kênh truyền tin khác
Quy trình xử lý, quản lý và khai thác thông tin của các loại văn bản:
- Đối với văn bản qui phạm pháp luật:
vào sổ -> sao chép -> lưu trữ và gửi đi các nơi-> tra cứu để phục vụ công
việc
- Đối với các văn bản trao đổi công việc:
vào sổ-> chuyển lãnh đạo -> chuyên viên xử lý-> theo dõi, thảo văn bản trả
lời (nếu cần)
- Đối với đơn thư khiếu nại, kiến nghị:
vào sổ theo dõi đơn thư khiếu tố->chuyển địa chỉ liên quan (lãnh đạo ,
chuyên viên) -> đề xuất phương án giải quyết->theo dõi diễn biến và kết quả->
thông báo kết quả cho nơi gửi bằng công văn
Đối với văn bản do HĐND- UBND và Văn phòng quận ban hành:
- Các thông tin có thể được gửi tới các địac chỉ:
+ Các cơ quan TW: Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn
phòng Chính phủ, các Bộ và cơ quan ngang Bộ; Các tỉnh, quận khác…
+ Các đơn vị trong quận: Quận uỷ, các phòng Ban, hội, UBND các
phường…
+ Công dân, các đơn vị khác…..
- Hình thức công văn, văn bản có thể là:
+ Hồ sơ
+ Văn bản (Là chủ yếu)
+ ảnh, bản đồ.
- Văn bản bao gồm các dạng
+ Văn bản qui phạm pháp luật: Nghị quyết, Nghị định, Thông tư
+ Các văn bản trao đổi công việc: Công văn, Thông báo, Công điện, Báo
cáo..
- 22 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
+ Đơn thư khiếu tố, kiến nghị
+ Các loại thông tin khác
- Hình thức truyền tin:
+ Qua đường bưu điện
+ Điện tín, điện thoại, Fax
+ Qua đường mạng, các kênh truyền tin khác
Qui trình xử lý các văn bản phát hành UBND quận:
- Đối với đơn thư khiếu nại, kiến nghị:
Lãnh đạo giao chuyên viên đề xuất ý kiến giải quyết -> Lãnh đạo duyệt ý
kiến đề xuất-> chuyên viên dự thảo văn bản->Lãnh đạo duyệt ý kiến-> văn thư
vào sổ->nhân bản-> lưu trữ và gửi đi
- Đối với văn bản trao đổi công việc (chủ yếu là công văn):
Chuyên viên nhận công việc->dự thảo văn bản->trình người có trách
nhiệm duyệt, ký-> văn thư vào sổ->gửi đi và thực hiện lưu trữ
Thiết lập hồ sơ công việc của các chuyên viên trong văn phòng HĐNDUBND quận
Hồ sơ công việc được thiết lập khi có nhu cầu quản lý các văn bản có liên
quan tới một công việc mà chuyên viên xét thấy cần phải lập hồ sơ để có thể
theo dõi công việc dễ dàng và sát hơn.
•
Hồ sơ công việc cần có các thông tin sau:
•
Số hồ sơ
•
Tên hồ sơ
•
Ngày lập hồ sơ
•
Ngày đóng hồ sơ
•
Số tờ
•
Mục số
•
Thời hạn bảo quản
•
Mục lục các văn bản có trong hồ sơ
Ngoài ra còn có thêm các thông tin phục vụ công tác lưu trữ khi hồ sơ được
kết thúc. Chỉ khi hồ sơ đã kết thúc mới được đóng và chuyển giao cho nhân viên
lưu trữ lập chứng từ kết thúc. Chứng từ kết thúc sẽ lưu trữ các thông tin về tình
trạng hồ sơ khi đóng như: số tờ, số tờ mục lục, đặc điểm của văn bản trong hồ
sơ, ngày tháng đóng hồ sơ, người lập hồ sơ.
- 23 -
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Với hồ sơ đã đưa vào lưu trữ, khi cần kiểm tra các văn bản, hồ sơ công việc
thì chuyên viên phải làm phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu và phải được xét duyệt
của người có thẩm quyền. Việc xem xét, tra cứu các tài liệu, hồ sơ được thực
hiện tại phòng đọc của phòng lưu trữ, không được mang tài liệu hồ sơ ra ngoài
phòng đọc
Chuyên viên dự thảo
văn bản phát hành,
trình xin ý kiến
Văn bản đến
Văn thư làm thủ tục
(vào sổ, phân loại…)
Trưởng phó phòng
xem, sửa và thông
qua. Trình Lãnh đạo
ký duyệt
Trưởng phòng HC
hoặc lãnh đạo đơn vị
(chia, giao xử lý…)
Lãnh đạo đơn vị
chỉnh sửa và duyệt
văn bản phát hành
Mô hình chi tiếtLãnh
qui trình
xử lý văn bản:
đạo đơn vị cho
ý kiến xử lý, giao cho
Qui trìnhcác
xửPhòng
lý văn bản đến
ban/Chuyên viên
Trưởng phó phòng
ban cho ý kiến xử lý,
giao việc
Lãnh đạo đơn vị ký
Qui trình xử lý văn bản phát
hành
Văn thư làm thủ tục
(vào sổ, phân loại…)
Chuyên viên xử lý
Văn thư nhân bản,
- 24 gửi cho các đơn vị
nhận và lưu trữ
B¸o c¸o thùc tËp
Kae Xieng Tern
Qui trình xử lý văn bản đến của chuyên viên tại các đơn vị trong quận:
Lãnh đạo
duyệt đề xuất,
VB trả lời
Vấn đề
cần phải
xử lý, giải
quyết
Chuyên viên
tổng hợp, phân
tích, đánh giá
quyết
CSDL văn
bản, hồ sơ
công việc
Tài liệu
tham khảo
Lập báo cáo
về vấn đề
được giải
quyết
Đề
xuất
ý
kiến,
giải
pháp
Dự thảo văn
bản trả lời
Lập hồ sơ
công việc
- 25 -
