HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT TOUR DU LỊCH

Trường Đại Học Ngân Hàng TPHCM

BÀI TẬP NHÓM 3- TASK 3
HỆ THỐNG XỬ LÝ ĐẶT TOUR DU LỊCH
Ngành: Hệ thống thông tin quản trị
Khoa: Công nghệ thông tin
Nhóm thực hiện: Hồ Trung Hưng
Trần Viết Anh Minh
Phạm Ngọc Nam ©
Nguyễn Thanh Ngọc
Lê Bá Thông
Phạm Hải Phương
MỤC LỤC
Hệ thống xử lý đặt tour du lịch
1 Giới thiệu:
1.1 Mục đích:
• Đảm bảo đúng chất lượng tour theo danh mục tour do công ty thiết kế.
• Đánh giá chất lượng từng tour.
• Đảm bảo công việc điều hành tour.
• Đánh giá mức độ thực hiện tour của HDV.
1.2 Phạm vi:
Áp dụng cho hoạt động điều hành tour từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc (đối với khâu
nhận tour thuộc quy trình lập kế hoạch, tư vấn tour và xem xét hợp đồng).
1.3 Nội dung quy trình:
1.3.1 Đăng ký tour du lịch:
Khi khách hàng liên hệ nhân viên quầy đặt tour du lịch, nhân viên quầy có trách nhiệm tư vấn
cho khách hàng lựa chọn các dịch vụ mà công ty có thể cung cấp ( địa điểm tham quan, khách
sạn, nhà hàng, xe đưa đón, bảo hiểm). Đồng thời nhân viên quầy ghi nhận lại các lựa chọn
của khách hàng vào hệ thống và xuất giấy xác nhận đặt tour cho khách hàng đi đóng tiền cọc.
Sau khi đóng tiền cọc thì thông tin đặt chỗ được lưu lại vào cơ sở dữ liệu. Tiếp theo đó là
khâu thiết kế tour do quản lý tour thực hiện, sau khi lập xong tour thì nhân viên này sẽ xuất ra

tờ chương trình tour, đồng thời lưu lại thông tin vào cơ sở dữ liệu. Khách hàng nhận được
chương trình tour sẽ thực hiện tour và thanh toán số tiền còn lại khi tour hoàn thành.
TPHCM, tháng 11 năm 2011
2
1.4 Thiết kế chuẩn bị tour du lịch:
1.4.1 Chuẩn bị xe:
• Liên hệ với đơn vị cung cấp xe để book xe. Người book xe xem lịch trình tour tương
ứng và so sánh với lịch xuất bến của các nhà xe.
• Lựa chọn thời gian phù hợp với tour (chọn thêm chuyến xe dự phòng để phòng khi
chuyến xe đã book bị huỷ).
• Liên hệ nhà xe để book chủng loại xe, số lượng xe, thời gian nhận khách, số lượng
khách, các thong tin khác..và tên tài xế, số điện thoại của tài xế, cập nhật các thông tin
liên hệ vào danh mục nhà xe.
• Liên hệ lại tài xế để xác định thời gian tour, địa điểm, số luợng khách, tên đại diện
hướng dẫn của xe đó.
1.4.2 Liên hệ HDV toàn tuyến
• Liên hệ HDV dựa trên bảng HDV, bảng phân công công việc của HDV trong tháng.
• Thông báo Tour, thời gian, điểm đón, chủng loại khách
• Yêu cầu HDV chuẩn bị các công việc cần thiết phục vụ cho tour.
1.4.3 Liên hệ HDV điểm
• Liên hệ HDV dựa trên bảng HDV, bảng phân công công việc của HDV trong tháng.
• Thông báo Tour, thời gian, điểm đón, chủng loại khách.
• Thông báo giờ khách tới và các yêu cầu về bài thuyết minh
• Yêu cầu HDV chuẩn bị các công việc cần thiết phục vụ cho tour.
1.4.4 Liên hệ lưu trú
• Dựa trên danh mục khách sạn và theo yêu cầu tour, liên hệ với bộ phận đặt phòng của
khách sạn.
• Book số phòng, số giường, tiện nghi tương ứng, ngày nhận phòng, số ngày lưu trú, tên
HDV đại diện.
1.4.5 Ăn uống

• Dựa trên danh mục nhà hang sẵn có, trường hợp không có nhà hang trong danh mục
theo yêu cầu của khách thì phải tìm kiếm và đánh giá theo thủ tục đánh giá nhà cung
ứng.
• Liên hệ nhà hang để nhận manu, giá.
• Nhận/ xác nhân/ gửi hợp đồng
• Xác nhận ngày/giờ phục vụ.
• Xác định thủ tuc thanh toán trước/ sau
1.4.6 Bảo hiểm:
• Liên hệ với các đơn vị bảo hiểm để lập các hợp đồng bảo hiểm cho khách. Các đơn vị
cung cấp dịch vụ bảo hiểm có trong danh sách theo thủ tục đánh giá nhà cung ứng.
• Trên cơ sơ yêu cầu bảo hiểm, liên hệ với nhà cung cấp bảo hiểm theo đúng loại yêu
cầu, đăng ký loại bảo hiểm theo nhu cầu của khách và tiến hành lập thủ tục ký hợp
đổng bảo hiểm.
3
1.4.7 Lập phiếu tạm ứng với phòng kế toán:
• Trên cơ sở các công việc chuẩn bị, yêu cầu của đối tác, điều hành tour tiến hành lập
phiếu tạm ứng cho HDV.
• Lập thủ tục chi cho bên bảo hiểm.
• Lập bảng xác nhận dịch vụ xe cho phòng kế toán để kết toán vào cuối tháng.
• Lập chứng từ dịch vụ lưu trú và ăn uống cho kế toán để thanh toán sau khi kết thúc
tour.
2 Use case diagram:
4
3 Domain model( Interation 1):
4 Use case :
Tên ca sử dụng: Đăng ký Đặt tour
Nhân tố chính: Khách hàng
Các bên liên quan và mối quan tâm:
1. Khách hàng: Muốn xem thông tin về các tour để đi du lịch và có thể
đăng ký tour.

2. Nhân viên tại quầy: Mong muốn cung cấp thông tin giúp KH hiểu rõ
về các tour nhằm lôi cuốn khách hang tham gia tour mang lại lợi nhuận
cho công ty
Điều kiện trước: - Không có
Điều kiện sau: - Khách hàng được nhận giấy xác nhận đăng ký tour
1. Khách hàng đến công ty du lịch đặt tour.
2. Nhân viên quản lý đưa danh sách tour cho khách hàng tham khảo.
3. Khách hàng xem , lựa chọn tour thích hợp và đăng ký
4. Nhân viên gọi ca sử dụng “kiểm tra điều kiện tour” rồi yêu cầu KH cung
cấp thông tin cá nhân.
5. Khách hàng cung cấp thông tin .
6. Nhân viên ghi nhận thông tin của khách hàng vào hệ thống
Ngoại lệ:
1. Nếu Khách hàng không tìm dược tour phù hợp, ko đăng ký. Kết thúc use
case Đăng ký Đặt tour
2. Nếu Tour khách hang lựa chọn không đạt điều kiện: Nhân viên tại quầy
yêu cầu khách hàng chọn tour khác, quay lại bước 3
3. Nếu nhân viên xác nhận thông tin KH cung cấp chưa chính xác và đầy
đủ ,yêu cầu KH bổ sung
Tên ca sử dụng: Đặt cọc
Nhân tố chính: Khách hàng
5
Các bên liên quan và mối quan tâm:
1. Khách hàng: Muốn đặt trước 1 khoản tiền cọc nhằm đảm bảo việc
đăng ký tour được thực hiện.
2. Nhân viên tại quầy: Mong muốn có trước 1 khoản tiền cọc nhằm
đảm bảo chắc chắn khách hang sẽ tham gia tour và có tiền để công ty thực
hiện các công tác chuân bị
Điều kiện trước: - Khách hàng có giấy xác nhận đăng ký tour
Điều kiện sau: - Khách hàng được lưu vào danh sách đăng ký

1. Khách hàng đưa tiền cho NV tại quầy .
2. NV lập phiếu thu ( biên lai ) đưa cho KH và giữ 1 bản chuyển cho bộ
phận kế toán
3. NV lưu tên KH vào danh sách đặt tour.
Ngoại lệ:
1. Nếu Khách hàng không có giấy xác nhận, từ chối nhận đặt cọc. Kết thúc
use case Đặt cọc
2. Khách hàng chi trả tiền ko hợp lệ Yêu cầu KH kiểm tra lại số tiền nộp
3. Nếu khách hàng không đủ tiền, yêu cầu thanh toán lần sau.
3.1 Nếu khách hàng yêu cầu phương thức thanh toán không được công
ty hỗ trợ, từ chối nhận thanh toán, kết thúc usecase thanh toán.
4. Không xuất được biên lai cho khách hàng, xuất tiền trả lại cho khách
hàng, kết thúc usecase thanh toán.
5. Khách hàng thanh toán bằng thẻ ngân hàng
5.1 Khách hàng xuất trình thẻ
5.2 Nhân viên đưa thẻ vào hệ thống kiểm tra (EDCT)
5.3 Nếu thẻ không hợp lệ, trả lại thẻ và quay lại 4.1
5.4 Nếu thẻ hợp lệ ,ngân hàng sẽ báo lại ngay trong vài giây về EDCT là
giao dịch được phê duyệt. và in ra biên lai
5.5 Một bản của biên lai dc lưu lại để thanh toán về sau
Tên ca sử dụng: Chuẩn bị tour
ID: Cấp độ: high
Nhân tố chính: Nhân viên quản lý tour Loại ca sử dụng: Chi tiết
Các bên liên quan và mối quan tâm:
• Nhân viên quản lý đặt tour: thiết kế tour dựa trên yêu cầu khách hàng
đặt (sản phẩm của usecase đặt tour)
• Kế toán: danh sách các dịch vụ mà khách hàng sử dụng
• Khách hàng: Chương trình tour
• Khách sạn: Thông tin đặt phòng
• Nhà hàng: Thông tin đặt chỗ

• Nhà xe (Công ty vận chuyển) : thông tin lịch trình
6