TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TRÊN NỀN WEB

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO MÔN HỌC

MÔN CÔNG CỤ CASE

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ
THÔNG TIN HỒ SƠ NHÂN SỰ TRÊN NỀN WEB

Giảng viên hướng dẫn:

TRẦN THỊ MINH THU

Nhóm sinh viên thực hiện:
TRẦN VĂN ĐẠI
PHẠM THỊ HUỆ
TRỊNH THỊ THÚY
VŨ VĂN TUẤN

Hà Nội, 03/1013

MỤC LỤC


2


DANH MỤC BẢNG

3

DANH MỤC KÝ HIỆU VIẾT TẮT
Ký hiệu
WTO
VP1
TTVT&CNTT
EVN
ISO
SXK
BKHN
DHKTQD
HTD
LĐXH
BHXH
BHYT
LAN
CMT
IT EVN
WAN

Diễn giải
World Trade Organization - Tổ chức Thương mại Thế giới
Văn Phòng 1
Trung tâm viễn thông và Công nghệ thông tin
Vietnam Electricity - Tập đoàn Điện lực Việt Nam
International Organization for Standardization – Tiêu chuẩn hóa
Sản xuất khác
Đại học Bách Khoa Hà Nội
Đại học Kinh Tế Quốc Dân

Hệ Thống Điện
Đại học Lao Động Xã Hội
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Local Area Network - Mạng máy tính cục bộ
Số chứng minh thư
Công nghệ thông tin thuộc tập đoàn Điện Lực VIệt Nam
Wide Area Network - Mạng máy tính diện rộng

4


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống con
người, có người đã nói rằng nước Mỹ hùng mạnh một phần là nhờ vào Công nghệ
thông tin. Nếu lúc trước Công nghệ thông tin là một điều viễn tưởng thì giờ đây nó đã
trở thành một phần rất không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực từ y học, kinh doanh
đến cả giáo dục…
Đất nước ta đang ngày một phát triển, đang cố gắng hòa nhập và rút ngắn khoảng
cách với thế giới, việc nước ta trở thành thành viên của Tổ chức thương mại thế giới
(WTO) đã được các nhà kinh doanh chú ý đến và đầu tư ngày càng nhiều vào Việt
Nam. Vì vậy để không bị quá lạc hậu, để rút ngắn khoảng cách với các nước, để đáp
ứng yêu cầu tất yếu của các nhà đầu tư vào việt nam và để các nhà kinh doanh trong
nước có đủ sức mạnh cạnh tranh với nước ngoài thì bắt buộc phải đầu tư cho Công
nghệ thông tin mà ở đây chính là các phần mềm tin học dùng cho các công ty, bệnh
viên, v.v... Việc áp dụng các phần mềm tin học vào các lĩnh vực giúp nâng cao tính
hiệu quả và chính xác của công việc, ngoài ra còn tiết kiệm thời gian và giảm bớt mệt
nhọc cho con người khiến hệ thống công việc hoạt động nhịp nhàng hơn.
Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để
tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho xã hội. Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ

sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để
lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty. Để giảm đi những bất cập trong công tác
quản lý nhân sự trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và
thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa trong điều hành và quản
lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương pháp quản lý, tăng năng
xuất hiệu quả… Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài này.
Do đó chúng em chọn đề tài: “Tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý thông
tin hồ sơ nhân sự trên nền Web” làm đề tài báo cáo kết thúc môn học này. Ai cũng
biết công ty nào cũng vậy muốn tồn tại và phát triển thì phải có nhân tố con người.
Cùng với tốc độ phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin các lập trình viên đã phát
minh ra nhiều phần mềm hữu ích nhằm phục vụ cho công việc của con người và
chương trình quản lý thông tin hồ sơ nhân sự cũng là một trong những vẫn đề được
con người quan tâm nhiều nhất, nó giúp cho công tác nghiệp vụ của các công ty giảm
thiểu tối đa những vất vả trong công việc lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn, giảm thiểu diện
tích các kho và thậm chí là không cần.

5


Đề tài quản lý thông tin hồ sơ nhân sự là một đề tài không phải là mới, hiện tại
trên thị trường cũng có rất nhiều các phần mềm của các Công ty phần mềm có chức
năng tương tự và chuyên nghiệp, nhưng vì mong muốn có thể tìm hiểu một phần kiến
thức nên chúng em đã đi vào tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phát triển công ty đề có thể
viết ra một chương trình quản lý thông tin hồ sơ nhân sự với các chức năng cơ bản
nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty. Bài báo cáo của chúng em có thể chưa hoàn
chỉnh và còn nhiều thiếu sót nhưng đó là sự cố gắng của em trong bước đầu hòa nhập
vào môi trường làm việc bên ngoài và tiếp xúc chập chững với Công nghệ thông tin.
Em mong quý thầy cô trong khoa có thể tạo điều kiện giúp đỡ chúng em hoàn thành
tốt đề tài tốt hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của anh Nguyễn Tuấn Long

người trực tiếp hướng dẫn thực tập, cùng sự giúp đỡ của các thầy cô trong khoa trong
thời gian qua để giúp chúng em có thể hoàn thành đề tài này.

6


CHƯƠNG 1. TÓM TẮT VÀ GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1. Giới thiệu đề tài
Nhân sự bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã
hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành
viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo
đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. Quản lý nhân sự hay là Quản lý
nguồn nhân lực là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty,
xã hội, nguồn nhân lực. Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và
tưởng thưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và
bảo đảm phù hợp với luật lao động và việc làm. Đối với một công ty hay doanh nghiệp
lớn thì vấn đề quản lý nhân sự là việc tất yếu và cần thiết, nhất là trong Công ty Công
nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc trực thuộc Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc với
khoảng trên dưới một nghìn nhân lực, nên khả năng áp dụng là rất lớn và cần thiết.
Trước đây mỗi lần muốn tìm hồ sơ của một nhân viên nào đó trong công ty người
quản lý nhân sự lại phải tìm lần lượt trong kho chứa xem hồ sơ nhân viên đó nằm ở
đâu. Như vậy mất rất nhiều thời gian mà có khi không tìm ra do hồ sơ nhân viên quá
nhiều. Công việc lưu trữ hồ sơ rất thủ công hầu hết ở các khâu làm cho số lượng nhân
viên tham gia vào việc lưu trữ hồ sơ sẽ nhiều lên. Việc thống kê báo cáo hàng tháng,
hàng năm sữ gặp rất nhiều khó khăn nếu thông tin nhân viên ngày càng nhiều. Khi có
nhân viên trong công ty thôi việc người quản lý nhân viên công ty phải tìm trong kho
xem hồ sơ đó ở đâu để chuyển sang kho lưu trữ thôi việc. Nếu hàng ngày cứ lặp đi lặp
lại nhiều lần như vậy người quản lý nhân sự sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác
lưu trữ và quản lý.
Quản lý thông tin hồ sơ nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi

công ty. Quản lý thông tin nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong
công ty. Chúng ta luôn thấy những tình trạng chấm chầm công hoặc lưu trữ sai thông
tin nhân viên, như vậy sẽ dẫn đến những xáo trộn khi phát lương…. Vì vậy yêu cầu đặt
ra ở đây là làm thế nào để có thể lưu trữ hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu
quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt
kết quả cao.
Hiện tại, Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc đã áp dụng một số
chương trình quản lý nhân sự với tính chuyên môn hóa cao, đáp ứng được các nhu cầu
7


quản lý của công ty. Tuy nhiên, với mong muốn hệ thống được mạnh mẽ hơn với khả
năng tương tác cao hơn bằng cách đưa công việc quản lý trên các trang Web, cũng như
tìm hiểu, nghiên cứu thêm và học hỏi để trau dồi kinh nghiệm làm việc thực tế chúng
em đã lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu và phân tích hệ thống quản lý thông tin hồ sơ
nhân sự trên nền Web” làm đề tài kết thúc môn thực tập của mình.
Mục đích của bài báo cáo nhằm phân tích và làm tiền đề để xây dựng trang Web
quản lý thông tin hồ sơ nhân sự - công cụ bổ trợ đắc lực cho việc quản lý nhân sự của
công ty. Nhân viên không cần thiết phải biết nhiều về tin học, vẫn có thể sử dụng
chương trình quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Giao diện thuận tiện dễ sử dụng của
chương trình sẽ luôn khiến người quản lý cảm thấy thật thoải mái khi sử dụng.
Bài báo cáo chỉ dừng lại mức độ phân tích các cấu trúc và thành phần của hệ
thống quản lý hồ sơ nhân sự của công ty.
1.2. Khảo sát nghiệp vụ
1.2.1. Sơ đồ tổ chức
Hiện tại Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc có 24 đơn vị trực thuộc thành viên, là
các công ty cấp tỉnh, thành phố phía Bắc cùng 24 đơn vị phụ trợ.

1. Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Điện Lực Miền Bắc.
Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc là một công ty cấp tổng và là

đơn vị thành viên trực thuộc Tổng Công ty Điện Lực Miền Bắc.
1.2.2. Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc
Tên công ty: Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc trực thuộc Tổng
công ty Điện lực miền Bắc.
Địa chỉ: Thửa số 2, lô VP1, khu Bán đảo Linh Đàm, phường Hoàng Liệt, quận
Hoàng Mai, thành phố Hà Nội.
8


-

Điện thoại: 04. 2225.5010
Fax: 04. 3717.1007
Webisite: />
Tiền thân của Công ty Công nghệ thông tin là Trung tâm Máy tính - Công ty
Điện lực 1, được thành lập vào ngày 03 tháng 01 năm 2002, theo Quyết định số
02/QĐ-EVN-HĐQT của Tổng công ty Điện lực Việt Nam (EVN) (nay là Tập đoàn
Điện lực Việt Nam). Ngày 19 tháng 9 năm 2005 - Hội đồng quản trị -Tổng công ty
Điện lực Việt Nam ra Quyết định số 514/QĐ-EVN-HĐQT, quyết định đổi tên Trung
tâm Máy tính thành Trung tâm Công nghệ thông tin (TTVT&CNTT) trực thuộc Công
ty điện lực I. Tháng 4 năm 2010 Tổng công ty Điện lực miền Bắc có Quyết định số
168/QĐ-EVN NPC ngày 16/4/2010, quyết định đổi tên Trung tâm VT&CNTT thành
Công ty Viễn thông & Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc trực thuộc Tổng công
ty Điện lực miền Bắc. Tháng 8 năm 2012 Tổng công ty Điện lực miền Bắc có Quyết
định số 1286/QĐ-EVN NPC ngày 23/8/2012, quyết định đổi tên Công ty Viễn thông
& Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc thành Công ty Công nghệ thông tin Điện
lực miền Bắc trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Bắc.
Trong 5 năm (từ 2005-2010) Công ty CNTT Điện lực miền Bắc liên tục hoàn
thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc.
- Năm 2005: Bằng khen của Tập đoàn Điện lực Việt Nam theo quyết định số 3670/QĐEVN-TĐTT ngày 29/12/2005.

- Năm 2006: Bằng khen của Tập đoàn Điện lực Việt Nam theo quyết định số 247/QĐEVN-TĐTT ngày 29/12/2006.
- Năm 2007: Bằng khen của Bộ Công theo quyết định số 1687/QĐ- Bộ Công Thương
ngày 14/3/2008.
- Năm 2008: Bằng khen của Tập đoàn Điện lực Việt Nam theo quyết định số 435/QĐEVN-TĐTT ngày 24/4/2009.
- Năm 2009: Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ theo quyết định số: 2313/QĐ-TTG
ngày 17 tháng 12 năm 2010.
Năm 2010: Huân chương lao động hạng ba của Chủ tịch nước.
Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc được thành lập từ năm 2001
đến nay. Các cán bộ trong công ty gồm các người có năng lực chuyên môn cao, chất
lượng tốt,… Về mặt cấu trúc công ty cũng được chia thành các phòng ban, các ban
quản lý, với mục đích khác nhau tạo nhằm phục vụ khách hàng.
Qua khảo sát thực tế thì chúng em có các sơ đồ chức danh hoạt động của hệ
thống công ty như sau:
9


2. Sơ đồ tổ chức của Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc.
Trách nhiệm quản lý thông tin nhân sự sẽ thuộc về phòng ban phòng Quản lý
nhân sự.

3. Sơ đồ tổ chức phòng Tổ chức Nhân sự.
Ở các công ty cấp dưới, về mặt cơ cấu tổ chức tuy có đôi chút khác biệt về các
phòng ban nhưng nhìn chung về tổ chức nhân sự thì cơ cấu tổ chức phòng nhân sự vẫn
tương tự như trên.

10


1.2.3. Khảo sát các nghiệp vụ quản lý
Về mặt tổ chức nhân sự, dù là một công ty cấp tổng nhưng việc tổ chức và quản

lý nhân sự của từng công ty sẽ do công ty đó phụ trách, do vậy ở đây việc quản lý
nhân sự thì từng đơn vị sẽ chịu trách nhiệm quản lý nhân sự của công ty mình và
không có quyền quản lý nhân sự ở đơn vị khác.
Về chức năng nhiệm vụ của phòng Tổ chức nhân sự nhìn chung là giống nhau ở
các Công ty dù là Công ty cấp huyện, cấp tỉnh hay cấp tổng chỉ khác là quyền hạn và
trách nhiệm tại đơn vị đó mà thôi. Do vậy để có thể mô tả ngắn gọn chúng em chỉ nêu
các chức năng và nhiệm vụ tại phòng Tổ chức nhân sự tại Công ty Công nghệ thông
tin Điện Lực Miền Bắc.
• Chức năng của phòng Tổ chức nhân sự:
Tham mưu, giúp việc cho giám đốc và thực hiện các công tác về tổ chức, cán bộ,
lao động tiền lương, bảo hộ lao động, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm
thất nghiệp, thi đua khen thưởng, đổi mới doanh nghiệp trong công ty, văn hóa doanh
nghiệp, quan hệ cộng đồng, thông tin tuyên truyền, quảng bá thương hiệu, đào tạo…
Quản lý cán bộ công nhân viên Công ty, công tác thanh tra, bảo vệ và pháp chế trong
công ty.
Thẩm tra, tổng hợp ý kiến các phòng liên quan về văn bản, đề án, phương án, tờ
trình, đề nghị có liên quan đến công tác Tổ chức nhân sự của các đơn vị đề trình Giám
đốc phê duyệt.
Giữ vai trò là thành viên thường trực của các Hội đồng, Ban chỉ đạo, Tổ/ Nhóm
công tác về lĩnh vực Phòng phụ trách.
Tổ chức Hội nghị, Hội thảo về lĩnh vực phòng phụ trách.
Kiểm tra và giám sát việc thực hiện các Quy định, Quy chế phân cấp của các đơn
vị trực thuộc đối với các lĩnh vực phòng phụ trách.
Đề xuất nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ đối với các
lĩnh vực phòng phụ trách.
• Nhiệm vụ chung của phòng tổ chức nhân sự:
Chủ trì soạn thảo, trình duyệt, ban hành hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện các
Quy định, Quy chế quản lý nội bộ, văn bản thuộc lĩnh vực phòng phụ trách.
Tham gia xây dựng, góp ý kiến cho các Quy định, Quy trình, Quy chế của các
đơn vị của Công ty có liên quan đến phòng phụ trách.

11


Tổ chức hướng dẫn, chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp, đánh giá việc
triển khai thực hiện các chế độ, chính sách của Đảng, Nhà nước, Quy định của EVN
theo từng Công ty, của từng đơn vị, văn bản kết luận, quyết định quản lý của Giám đốc
về lĩnh vực phòng phụ trách.
Tham gia lập báo cáo công tác tuần, tháng, báo cáo sơ kết, tổng kết của Công ty.
Thực hiện thống kê, báo cáo các lĩnh vực phòng phụ trách theo chế độ quy định.
Thường trực công tác Tiêu chuẩn hóa (ISO hoặc OSI) của Công ty.
• Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng quản lý nhân sự (tiêu
biểu như tại Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc):
ST
T

1

2

3

4

Họ và tên

Trình độ

Chức vụ

Chức năng nhiệm vụ

Phụ trách chung: Trực tiếp phụ
trách công tác Tổ chức cán bộ, tổ
chức bộ máy, tổ chức quản lý,
Trưởng
Đào Duy Tân
Đại học điện
công tác Thanh tra, kiểm tra; công
phòng
tác phòng chống tham nhũng;
Công tác đào tạo, Công tác an
toàn lao động, Công tác ISO.
- Phụ trách công tác: Tiền lương,
Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y
tế, Bảo hiểm thất nghiệp; Thi
đua khen thưởng; Văn hóa
Đại
học Phó
doanh nghiệp; Quan hệ cộng
Phạm Thị Hằng
BKHN,
trưởng
đồng, thông tin tuyên truyền,
Nga
DHKTQD
phòng
quảng bá thương hiệu; Y tế,
- Trực tiếp thực hiện:
- Tổ chức xây dựng và quản lý
đơn giá tiền lương sản xuất

khác (SXK) của công ty.
Phụ trách chung nhiệm vụ của tổ
Tổ chức cán bộ; Ngoài ra thực
hiện các nhiệm vụ sau:
Phạm Thị Hợi
Tổ trưởng - Công tác cán bộ.
Cao
đẳng
Sdt
tổ tổ chức - Công tác đào tạo.
HTD
0968665866
cán bộ
- Công tác an toàn và bảo hộ lao
động.
- Các công việc đột xuất khác do
Trưởng phòng giao.
Vũ Văn Hóa
Đại
học Chuyên
Thực hiện các nhiệm vụ:
Sdt
LĐXH
viên
- Công tác tổ chức bộ máy, tổ
0962156886
ngành quản
chức quản lý.
12

trị nhân lực

5

Đinh Thị Ngọc
Liên
Đại
Sdt
CNTT
0963938999

6

Trần Thị Thu
Trang
Đại
học Chuyên
Sdt
Công đoàn
viên
0966688898

học Chuyên
viên

- Công tác Thanh tra, kiểm tra;
pháp chế.
- Công tác phòng chống tham
nhũng.

- Các công việc đột xuất do
Trưởng phòng giao.
Thực hiện các nhiệm vụ:
- Công tác tiền lương.
- Công tác chế độ, bảo hiểm.
- Các công việc đột xuất do
Trưởng phòng giao.
Thực hiện các nhiệm vụ:
- Công tác đổi mới doanh
nghiệp, văn hóa doanh nghiệp,
quan hệ cộng đồng, thông tin
tuyên truyền và quảng bá
thương hiệu.
- Công tác thi đua khen thưởng.
- Công tác IOS công tác y tế.
- Công tác văn thư.
- Các công việc đột xuất khác do
Trưởng phòng giao.

Bảng 1.1: Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng quản lý nhân sự tại
Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc.
Thông qua các hoạt động trao đổi và nghiên cứu các tài liệu, các nghiệp vụ quản
lý chủ yếu sẽ tập trung vào các hoạt động nghiệp vụ của anh Vũ Văn Hóa- Chuyên
viên công tác quản lý hệ thống nhân viên trên phần mềm Quản lý nhân sự trong Phòng
tổ chức nhân sự tại Công ty Công nghệ thông tin Điện Lực Miền Bắc. Tại các đơn vị,
công ty khác thì tập trung vào thao tác quản lý của chuyên viên quản lý nhân sự tại
đơn vị đó.
Các hoạt động bao gồm:
−
−

−
−
−

Hoạt động xuất nhập thông tin nhân sự.
Theo dõi hồ sơ nhân sự.
In kết xuất báo cáo hàng tháng.
Thay đổi cập nhật các thông tin hồ sơ nhân sự.
Tạo danh sách nhân viên.

Người quản lí nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông tin
trong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụ
công tác, phòng ban và mức lương của nhân viên. Mã nhân viên luôn được giữ

13


nguyên, nó chỉ thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự (khi đó cần
tạo danh sách nhân viên mới).
Khi công ty thực hiện cải tổ lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự thì bắt buộc người
quản lý nhân sự phải tạo mới hoàn toàn danh sách nhân viên bằng cách thêm một số
dữ liệu của nhân viên, thay đổi cách lập mã nhân viên.
Khi công ty có những thay đổi nhỏ liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản
lý nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ (không cần thay
đổi mã nhân viên, không cần cập nhật thêm thông tin nhân viên (thêm cột dữ liệu).
Thông tin về nhân viên:
+ Một nhân viên có một chức vụ duy nhất.
+ Một nhân viên có một chuyên môn nhất định và bằng cấp tương ứng với
chuyên môn đó(trình độ, học vấn, tiến sĩ, cử nhân….
+ Mỗi nhân viên của công ty đề yêu cầu phải có một trình độ anh văn nhất

định. Nhân viên chỉ cần khai báo cho công ty chứng chỉ tốt nhất của mình.
+ Công ty lưu lại quá trình công tác trước đây của nhân viên.
− Thêm một nhân viên vào danh sách:
Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lý nhân sự có
nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện các
bước sau:
Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty.
Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó.
Điền thông tin chi tiết về nhân viên như: giới tính, địa chỉ, điện thoại, trình độ,…
− Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc.
Nhập thông tin về nhân thân cho nhân viên: tên người thân, giới tính, quan hệ đối
với nhân viên.
− Thuyên chuyển nhân viên:
Khi nhân viên được thuyên chuyển trong nội bộ công ty thì cần thay đổi phòng
ban mà nhân viên đó làm việc trong danh sách nhân viên và mức lương.
Khi nhân viên được thuyên chuyển ra ngoài công ty thì cho nhân viên trạng thái
đóng.
− Tạo bảng khen thưởng/ kỉ luật.

14


− Những việc được kỉ luật(lí do kỉ luật ) và hình thức do giám đốc công ty
định ra.
− Mã khen thưởng và kỉ luật theo qui ước công ty.
− Tra cứu dữ liệu:
+
+
+
+

+

Tra cứu thông tin theo tên nhân viên.
Tra cứu thông tin theo tuổi nhân viên.
Tra cứu thông tin theo chức vụ nhân viên.
Tra cứu thông tin theo trình độ nhân viên.
Tra cứu thông tin theo lương nhân viên.

− Báo cáo:
+ Báo cáo về danh sách nhân viên trong tháng.
+ Báo cáo về danh sách nhân viên đã thuyên chuyển trong tháng.
+ Báo cáo về danh sách nhân viên mới chuyển đến nhân viên trong
tháng.
+ Báo cáo về danh sách nhân viên đã chuyên đi.
+ Báo cáo về danh sách nhân viên nghỉ hưu.
+ Báo cáo về danh sách nhân viên.
Chi tiết các thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm:
Danh sách các nhân sự trong công ty theo các phòng ban hiện có bao gồm các
thông tin: số hiệu, họ và tên nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, chức vụ,
phòng ban.
Thông tin chung về nhân sự bao gồm: quốc tịch, dân tộc, tôn giáo, số chứng
minh thư (CMT), ngày cấp, nơi cấp, thành phần gia đình, thành phần bản thân, gia
đình chính sách, mã số thuế, điện thoại, email, địa chỉ.
Thông tin về gia đình nhân sự bao gồm: Bố, mẹ, anh, chị, em(vợ hoặc chồng),
con, vợ, chồng. thông tin về quan hệ, họ tên, năm sinh, chức danh công tác, đơn vị làm
việc, nơi ở hiện tại.
Thông tin về các công tác đoàn thể: là bộ đội phục viên, ngày nhập (xuất ngũ), lý
do, chức vụ bộ đội cao nhất, đơn vị, ngày vào đảng, nơi kết nạp, ngày chính thức, số
thẻ Đảng, ngày vào Đoàn, nơi kết nạp Đoàn, ngày vào công đoàn, nơi vào công đoàn,
số thẻ công đoàn.

Thông tin về chức danh công việc: ngày tuyển dụng, vào cơ quan, địa chỉ cơ
quan, nghề nghiệp bản thân trước khi tuyển dụng, ngày vào ngành, ngày vào đơn vị
đang công tác, số hợp đồng, ngày vào đơn vị ký hợp đồng, chức danh/ vị trí công tác,
ngày có hiệu lực, ngạch công nhân viên chức, bảng lương, bậc lương, thời gian hưởng
lương gần nhất, số Bảo hiểm xã hội (BHXH), số thẻ Bảo hiểm y thế (BHYT).
15


Thông tin mô tả vè bản thân nhân viên: tóm tắt quá trình cống tác, quá trình công
tác cũ, quá trình công tác tại đơn vị, sức khỏe, nhận dạng, đặc điểm bản thân.
Thông tin về trình độ học vấn: trình độ, xếp loại, tại đơn vị đào tạo, ngoại ngữ,
chứng chỉ, nơi cấp.
Và nhiều thông tin khác.
1.2.4. Mô hình hóa và phân tích Quy trình nghiệp vụ
• Nghiệp vụ Quản lý danh sách nhân viên
Danh sách nhân viên lưu trữ các nhân viên hiện tại đang làm việc tại công ty bao
gồm các nhân viên trong biên chế làm việc chính thức và các nhân viên làm việc theo
hợp đồng.
 Mô tả nghiệp vụ ban đầu
- Tác nhân của quy trình nghiệp vụ
- Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự
- Lãnh đạo Phòng tổ chức nhân sự
- Đầu vào của quy trình nghiệp vụ
Thông tin cơ bản của nhân viên
- Đầu ra của quy trình nghiệp vụ
Lưu trữ thông tin của nhân viên vào hệ thống để quản lý
-

Luồng xử lý

16


Trưởng phó các phòng ban Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Thông báo có nhân viên
mới chuyển đến

Yêu cầu gửi hồ sơ
thông tin nhân viên

Hồ sơ thông tin Nhân
viên

Nhập thông tin Nhân
viên

<<N>>

Hợp lệ ?

<<Y>>

Nhận thẻ

Cấp số hiệu và làm
thẻ Nhân viên

4. Luồng xử lý Thêm của nghiệp vụ Quản lý nhân viên.
- Bước 1: Khi các phòng ban nhận Nhân viên mới chuyển về sẽ có trách nhiệm

thông báo cho Phòng tổ chức Nhân sự được biết để tiến hành làm thủ tục xác nhận.
- Bước 2: Phòng Tổ chức nhân sự sẽ yêu cầu các Phòng ban gửi thông tin chi
tiết Hồ sơ của nhân viên mới đến để làm thủ tục.
- Bước 3: Sau khi nhận được hồ sơ thông tin của nhân viên mới, thì thông tin sẽ
được Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự nhập vào Cơ sở dữ liệu (CSDL).
- Bước 4: Số hiệu nhân viên sau khi được tạo sẽ được cấp cho nhân viên và tiến
hành làm thẻ Nhân viên.
- Bước 5: Trao thẻ cho Phòng Quản lý nhân viên đó và kết thúc.
Chú ý: Trong quá trình Nhập dữ liệu hồ sơ vào CSDL có thể thông tin đưa vào là
không hợp lệ Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra và xác minh lại sau đó nhập lại vào
CSDL.

17


Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Tiếp nhận các yêu cầu
thay đổi thông tin

Nhận yêu cầu cập nhật
sửa đổi thông tin

Tra cứu thông tin

N
Tìm thấy ?

Y
Sửa lại thông tin

Lưu trữ thông tin
vào CSDL

5. Luồng xử lý Sửa của nghiệp vụ Quản lý nhân viên.
1Trưởng phòng Tổ chức nhân sự sẽ tiến hành tiếp nhận các yêu cầu thay đổi
thông tin hồ sơ từ các Phòng ban trong Công ty.
- Bước 6: Trưởng Phòng sau khi tiếp nhận thông tin thay đổi thông tin sẽ yêu
cầu Nhân viên của mình tiến hành Cập nhật lại thông tin.
- Bước 7: Trong quá trình Cập nhật thông tin Nhân viên sẽ tìm kiếm Nhân viên
có thông tin cần thay đổi trên hệ thống.
- Bước 8: Nhân viên tiến hành thay đổi thông tin cần thiết.
- Bước 9: Dữ liệu sẽ được lưu lại trên CSDL và hoàn tất quá trình cập nhật
thông tin.

18


Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự

Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Tiếp nhận thay đổi Nhân
sự, thuyên chuyển

Nhận yêu cầu

Tra cứu nhân viên

Văn bản dữ liệu

N

Tìm thấy ?
Y

Xuất các thông in liên quan
ra file và Xóa hoàn toàn các
thông tin khỏi CSDL

Xóa Nhân viên khỏi
CSDL
Y
Xác nhận xóa ?

N

6. Luồng xử lý Xóa của nghiệp vụ Quản lý nhân viên.
1Trưởng phòng Nhân sự sẽ tiếp nhận thông tin hay lập các yêu cầu về điều động
thuyên chuyển.
- Bước 10: Trưởng phòng giao cho Nhân viên của mình thay đổi thông tin trên
hệ thống.
- Bước 11: Nhân viên sau khi nhận thông tin sẽ tiến hành tìm kiếm nhân viên
được điều động thay thuyên chuyển, tiến hành lưu các thông tin hồ sơ liên quan sau đó
xóa nhân viên và toàn bộ các thông tin liên quan khỏi hệ thống nếu rời khỏi ngành như
nghỉ hưu hay thội việc.
- Bước 12: Trong TH chuyển sang bộ phận khác nhưng vẫn trong ngành thì các
thông tin liên quan vẫn được giữ lại và thay đổi thông tin chức vụ cũng như đơn vị làm
việc..
-

Luồng xử lý các trường hợp ngoại lệ.
N/A
 Phân tích vấn đề
N/A
19


 Đề xuất nghiệp vụ mới
N/A
• Nghiệp vụ Quản lý tài khoản
Tài khoản chỉ được cấp cho Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự và người quản trị
hệ thống để đảm bảo quyền truy nhập với hệ thống. Với nhân viên phòng Tổ chức
nhân sự tài khoản chỉ cho phép nhân viên truy cập trên các thông tin mà Phòng tổ chức
nhân sự được quyền hạn quản lý đối với Công ty đó.
 Mô tả nghiệp vụ ban đầu
- Tác nhân của quy trình nghiệp vụ
- Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự
- Quản trị viên
- Đầu vào của quy trình nghiệp vụ
Thông tin cơ bản của Nhân viên phòng Nhân sự
- Đầu ra của quy trình nghiệp vụ
Cấp quyền và tài khoản cho Nhân viên Phòng Tổ chức Nhân sự.
Luồng xử lý
Trưởng phó phòng Tổ chức nhân sự

Nhân viên Quản trị

Gửi yêu cầu tạo mới một tài
khoản và thông tin của người

sở hữu tài khoản đó

Tạo mới một tài khoản +Cấp
quyền cho tài khoản đó

Thông tin tài khoản đã
tạo

Lưu vào CSDL

7. Luồng xử lý Tạo mới của nghiệp vụ Quản lý tài khoản.
1Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự gửi yêu cầu tạo mới một tài khoản cho Nhân
viên Quản trị.
- Bước 13: Sau khi Nhận thông tin tạo tài khoản cùng các thông tin cần thiết
Nhân viên Quản trị sẽ tiến hành tạo tài khoản cấp quyền và lưu vào CSDL.
- Bước 14: Thông tin về tài khoản sẽ được gửi về cho Phòng Tổ chức Nhân sự.

20


Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Đăng nhập vào hệ
thống bằng tài khoản
của mình
Chọn chức năng thay đổi
thông tin tài khoản

Thay đổi thông tin tài
khoản

Xác nhân và Lưu vào
CSDL

8. Luồng xử lý Sửa thông tin tài khoản của nghiệp vụ Quản lý tài khoản.
1Nhân viên tiến hành đăng nhập vào hệ thống băng tài khoản đã được cấp của
mình.
- Bước 15: Chọn chức năng thay đổi thông tin tài khoản.
- Bước 16: Thay đổi thông tin tài khoản.
- Bước 17: Xác nhận và lưu lại.
-

Luồng xử lý các trường hợp ngoại lệ.
N/A
 Phân tích vấn đề
N/A
 Đề xuất nghiệp vụ mới
N/A

• Nghiệp vụ Quản lý thông tin Công ty
 Mô tả nghiệp vụ ban đầu
- Tác nhân của quy trình nghiệp vụ
- Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự
- Quản trị viên
- Đầu vào của quy trình nghiệp vụ
Thông tin của công ty
- Đầu ra của quy trình nghiệp vụ
Lưu trữ thông tin của Công ty vào hệ thống để quản lý
Luồng xử lý

21


Nhân viên Quản trị

Nhận quyết định mở mới
một chi nhánh

Tạo mới một Công ty chi
nhánh

Cập nhật thông tin cho chi
nhánh đó

Lưu lại để quản lý

9. Luồng sử lý của nghiệp vụ Thêm mới một Công ty.
1Quản trị viên tiếp nhận thông tin mở một chi nhánh hay một Công ty mới.
2Tiến hành tạo một Công ty mới.
3Cập nhật thông tin cho Công ty.
4Lưu lại vào CSDL để quản lý.
Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Tìm thông tin sai của Công ty
mình

Thay đổi thông tin

Lưu vào CSDL

10. Luồng xử lý của nghiệp vụ Cập nhật thông tin trong Công ty.
1Nhân viên Phòng Tổ chức Nhân sự tìm thông tin sai.
- Bước 18: Thay đổi thông tin chính xác.
- Bước 19: Lưu vào CSDL.
22


Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Nhân viên Quản trị

Nhận quyết định thông báo
đóng cửa chi nhánh

Thuyên chuyển nhân viên

Nhận quyết định thông báo
đóng cửa chi nhánh

Xóa thông tin Công ty cũng
như toàn bộ Phòng ban

11. Luồng xử lý của nghiệp vụ Xóa Công ty.
1Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự nhận quyết định thông báo đóng cửa chi
nhánh.
- Bước 20: Tiến hành thuyên chuyển nhân viên.
- Bước 21: Gửi thông tin đến Nhân viên quản trị.
- Bước 22: Nhân viên quản trị tiến hành xóa Công ty cũng như các phòng ban
của Công ty khỏi CSDL.
-

Luồng xử lý các trường hợp ngoại lệ.
N/A
 Phân tích vấn đề
N/A
 Đề xuất nghiệp vụ mới
N/A

• Nghiệp vụ Quản lý Phòng ban
Các phòng ban là các đơn vị nhỏ trong Công ty cần đưa vào quản lý, trong một
hệ thống Các Công ty có rất nhiều phòng ban cần quản lý tuy nhiên Các phòng ban chỉ
được quản lý bởi Nhân viên phòng Nhân sự của Công ty đó.
 Mô tả nghiệp vụ ban đầu
- Tác nhân của quy trình nghiệp vụ
- Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự
- Đầu vào của quy trình nghiệp vụ
Thông tin của các phòng ban trong Công ty
23


- Đầu ra của quy trình nghiệp vụ
Lưu trữ thông tin của các phòng ban vào hệ thống để quản lý
Luồng xử lý
Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Nhận quyết định mở Phòng
ban mới

Thêm mới một phòng ban

Thêm thông tin chi tiết cho
phòng ban

Lưu vào CSDL để quản lý

12. Luông xử lý của nghiệp vụ Thêm mới một Phòng ban.
1Nhân viên phòng Tổ chức nhân sự nhận thông báo về việc mở mới một phòng
ban trong Công ty.
- Bước 23: Nhân viên phòng Nhân sự thêm mới một phòng ban trong hệ thống
và Nhập thông tin chi tiết cho phòng ban đó.
- Bước 24: Lưu lại vào CSDL để quản lý.

24


Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Tìm kiếm phòng ban cần
sửa thông tin

N

Tìm thấy ?
Y
Sửa thông tin

Lưu trữ vào CSDL

13. Luồng xử lý của nghiệp vụ Sửa thông tin Phòng ban.
1Khi thông tin trong một phòng ban có thay đổi Nhân viên Phòng Tổ chức Nhân

sự cần thay đổi thông tin kịp thời và nhanh chóng. Khi đó Nhân viên sẽ tìm kiếm
Phòng ban cần sửa thông tin.
- Bước 25: Nếu tìm thấy Nhân viên sẽ sửa thông tin và lưu lại trên hệ thống.
Nếu không thì kết thúc do Phòng ban này không có trong hệ thống.
- Bước 26: Lưu lại vào CSDL và kết thúc.
Nhân viên phòng Tổ chức Nhân sự

Nhận thông tin về các Phòng
ban bị hủy bỏ

Tìm phòng ban không
có nhân viên

N

Tìm thấy ?
Y
Xóa phòng ban không tồn tại
hoặc không sử dụng

14. Luồng xử lý nghiệp vụ Xóa Phòng ban.
25