Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí kho hàng

BT PT&TKHTTT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÁO CÁO BÀI TẬP
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Đề Bài
QUẢN LÝ KHO HÀNG

Giảng viên hướng dẫn : Cô Phạm Thị Quỳnh.
Nhóm sinh viên thực hiện:
Vũ Khắc Giang
Nguyễn Minh Vũ
Trần Thị Nghiệp
Nông Khánh Hưng.
Lớp : K55a - Khoa CNTT-Trường ĐHSPHN.


BT PT&TKHTTT

Nội dung
Công ty sản xuất bánh kẹo Hải Hà là một công ty mới thành lập. Công ty có kế
hoạch tin học hóa bộ phận quản lý kho hàng để đảm bảo đáp ứng được nhu cầu
phát triển lâu dài của công ty.
1.

Hiện trạng hệ thống thông tin "Quản lý kho hàng"
Công ty sản xuất bánh kẹo Hải Hà, có nhiều kho để chứa vật tư và hàng

hoá:

. Kho nguyên liệu: chứa đường, bột, hương liệu, bao bì,...
. Kho nhiên liệu: chứa xăng, dầu, than
. Kho phụ tùng: chứa các thiết bị thay thế
. Kho thành phẩm: chứa bánh kẹo đã sản xuất được
Mỗi kho đều có thủ kho chuyên trách. Nhiệm vụ của thủ kho là xuất nhập
vật tư hàng hoá theo phiếu xuất hoặc phiếu nhập do người quản lý kho viết ra. Ví
dụ, phiếu xuất hoặc phiếu nhập kho thành phẩm do bộ phận kinh doanh viết, phiếu
xuất hoặc phiếu nhập kho nguyên liệu do phòng cung ứng viết theo công việc thực
tế. Ngoài ra định kỳ, người thủ kho phải kiểm kê và báo cáo tồn kho từng loại mặt
hàng trong kho. Báo cáo tồn kho được dùng với mục đích sau:
. Để làm kế hoạch sản xuất, ví dụ xem xét khả năng có thể đáp ứng một hợp
đồng hay không.
. Đối chiếu với các chứng từ xuất nhập xem tồn kho trên thực tế có phù hợp
với tồn kho theo chứng từ hay không. Công việc này nhằm mục đích xem có thất
thoát về vật tư hoặc có nhầm lẫn về chứng từ không.
. Để bảo đảm sản xuất ổn định, một số mặt hàng và vật tư phải đạt được một
độ dự trữ lớn hơn một mức nào đó được gọi là dự trữ tối thiểu, nếu mức dự trữ
này thấp hơn thì quản lý kho phải làm đơn đạt hàng bổ sung. Mô số mặt hàng nào
đó cũng quy định một mức gọi là dự trữ tối đa, nếu tồn kho vượt quá mức này thì
phải có biện pháp khắc phục để tránh đọng vốn trên nguyên vật liệu hoặc hàng hoá
không tiêu thụ được.
Nếu không có sự phù hợp giữa thực tế và theo chứng từ thì hoặc có sự thất
thoát về vật tư hàng hoá hoặc có sự nhầm lẫn về chứng từ. Cần kiểm tra. Để tiện


BT PT&TKHTTT
theo dõi xuất nhập theo chứng từ, thủ kho lập cho mỗi mặt hàng một thẻ kho. Mỗi
lần xuất hoặc nhập hàng đều ghi vào thẻ kho đó số lượng xuất, số lượng nhập, số
lượng tồn kho tương ứng. Bản báo cáo tồn kho có dạng như trong tài liệu A và thẻ
khó có dạng như trong tài liệu B.

Người quản lý kho không trực tiếp xuất nhập hàng hoá mà chỉ là nơi phát
sinh các chứng từ xuất nhập. Các chứng từ chủ yếu là chứng từ xuất hoặc nhập.
Khi có nhu cầu về vật tư, người quản lý kho tiếp xúc với Nhà cung cấp để làm đơn
đặt hàng. Khi hàng về, sau khi giám định chất lượng, người quản lý kho viết phiếu
nhập lưu lại một bản, một bản gửi cho kế toán để thanh toán, một bản gửi cho Nhà
cung cấp và một bản cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho. Đối với kho thành
phẩm, việc nhập kho chỉ là thủ tục nội bộ theo thông báo của các phân xưởng dưới
sự kiểm tra của nhà máy. Một phiếu nhập kho cũng có thể có nhiều mặt hàng
nhưng chỉ từ một Nhà cung cấp hoặc từ một phân xưởng mà thôi. Phiếu nhập kho
có dạng như tài liệu C.
Đối với kho nguyên liệu hoặc kho nhiên liệu và kho phụ tùng, phiếu xuất
kho được thực hiện theo yêu cầu của sản xuất do Ban giám đốc ra lệnh.
Đối với kho thành phẩm, việc xuất kho chính là bán hàng, phiếu xuất kho
được viết theo lệnh của Phòng kinh doanh. Một phiếu xuất cũng gồm bốn bản như
phiếu nhập. Hoá đơn kiêm Phiếu xuất kho có dạng như tài liệu D.
Công ty không bán lẻ mà bán buôn cho một số đại lý có hợp đồng với công
ty, vì vậy các phiếu xuất không nhất thiết phải thanh toán ngay. tuy nhiên, nếu
khách hàng thanh toán ngay sẽ được một khoản khấu trừ trên giá gọi là chiết khấu.
Hồ sơ khách hàng (lập từ hợp đồng đại lý) cũng được lưu trữ để xác nhận khi họ
đến lấy hàng. Hồ sơ có dạng như trong tài liệu E
Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) người
quản lý kho phải báo cáo với Ban lãnh đạo biến động của kho hàng bao gồm: tồn
kho mỗi mặt hàng đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất trong kỳ và tồn kho cuối
kỳ. Ban lãnh đạo căn cứ vào các số liệu này để nắm tình hình kinh doanh của công
ty. Báo cáo tồn kho có dạng như trong tài liệu F.


BT PT&TKHTTT

Một số tài liệu liên quan đến HTTT “Quản lý kho hàng".

Tài liệu A

Công ty Hải Hà
Stt
1
2
3
4

BÁO CÁO TỒN KHO TÍNH ĐẾN NGÀY ..............

Tên hàng
Bánh Chocola
Kẹo chanh
Bánh quy bơ
....

Mã hàng
A01
B07
A12
....

Đơn vị
Kg
Kg
Kg
....

Đơn giá Tồn kho

356
250
57
....
....

Tài liệu B
Công ty Hải Hà
Tên kho: Kho Thành phẩm

THẺ KHO SỐ .....

Tên vật tư hàng hoá: Kẹo Chocola
Mã hàng: A01
Dự trữ tối thiểu: 50Kg
Đơn giá: 2500đ
Dự trữ tối đa:
500Kg
Đơn vị tính: Kg
Ngày
Số chứng từ
Nhập
Xuất
Tồn
Tồn đầu kỳ
25
12/01/2007
8345
200
225

16/01/2007
5467
150
75
02/03/2007
2345
20
55
...
...
...
...
...

Ghi chú


BT PT&TKHTTT

Tài liệu C
Công ty Hải Hà
Kho Nguyên liệu

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày .....

Số phiếu: 015

Họ tên người giao: Tô thị Đẹp

Địa chỉ: 16 Phan Đình Phùng
Đơn vị: Công ty Nông sản thực phẩm Tỉnh TT Huế
Theo Hợp đồng số: 1234/KT
Ngày 12/10/2007
Stt

1
2
3

Tên hàng

Đường RE
Bột mì Pháp
Sữa Hà lan
...

Mã hàng

Đơn vị

Đơn giá

Số lượng

Thànhtiền

Kg
Kg
Lit

5000
2500
8000

12000
5000
1500

60000000
12500000
12000000
...

C09
B14
B16
...

...

...

Tổng cộng:
Người giao

84500000
Người kiểm tra

Thủ kho

Thủ trưởng


BT PT&TKHTTT

Tai lieu D
Công ty Hải Hà
Kho Thành phẩm

HOÁ ĐƠN KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Ngày xuất.....
Số phiếu: 215

Họ tên người nhận: Hoàng Dùi
Đơn vị: Đại lý số 4
Theo Hợp đồng đại lý số : 124/HDDL
Stt

1
2
3

Tên hàng

Kẹo Chôcôla
Bánh quy bơ
Kẹo sữa
...

Mã hàng

ngày 12/02/2007

Đơn vị

Đơn giá

Số lượng

Thànhtiền

Kg
Kg
Kg

7000
3000
8000

120
50
10

840000
150000
80000

A09
A14

C16
...

Địa chỉ: 18 Hùng vương

...

...

Tổng cộng:
Người nhận

Người viét phiếu

...

1070000
Kế toán

Thủ kho

Thủ trưởng


BT PT&TKHTTT
Tai lieu E
Công ty Hải Hà
Mã

Tên đại lý

D1
D2
D3

Cửa hàng 1-5
Bà Nọi

DANH SÁCH ĐẠI LÝ
Địa chỉ

01-Lê Duẫn
12 Lê lợi

...

Số hợp
đồng

Ngày ký

Đại diện

1356
5678

1/2/03
4/6/02

Bà Năm

Chị Tèo

...

Số
CMND

1234567
9876544

...

...

Tài liệu F

Công ty Hải Hà
Kho Thành phẩm
Stt

1
2
3

BẢNG CÂN ĐỐI KHO
Tính từ ngày ......... đến ngày ...........

Tên vật tư
hàng hoá

Mã

Kẹo Chôcôla
Bánh quy bơ
Kẹo sữa
...

A09
A14
C16
...

Đơn
vị

Tồn đầu
kỳ

Kg
Kg
Kg

120
80
40

Lượng
xuất

200

20
250
...

Lượng
nhập

Tồn cuối
kỳ

150
0
300

70
60
90
...

2. Phân tích
2.1. Mục đính chính của hệ thống quản lý kho hàng


BT PT&TKHTTT
Dùng để quản lý nguyên liệu, nhiên liệu, phụ tùng, thành phẩm của công
ty.
+) Quản lý việc nhập kho và xuất kho theo yêu cầu (thông qua phiếu xuất
hoặc nhập).
+) Kiểm tra chất lượng hàng hóa.
+) Thống kê hàng hóa trong kho.

+) Đối chiếu kết quả thống kê với các hóa đơn chứng từ.

2.2. Một số hạn chế trong cơ cấu quản lý hiện tại
Qua khảo sát ta nhận thấy cách quản lý những hạn chế chủ yếu sau:
+) Các hóa đơn chứng từ chủ yếu đều được thực hiện bằng tay “viết”,
điều này dẫn tới mất thời gian, công sức mà dễ nhầm lẫn trong quá trình viết.
+) Việc lưu trữ thông tin số liệu chưa rõ ràng.
+) Các mặt hàng trong kho được quản lý bằng cách gán thẻ kho và các
thông tin về xuất, nhập đều được nghi trên đó, rất dễ xẩy ra nhập nhằng chồng
chéo.

2.3. Yêu cầu của hệ thống mới
+) Phải đảm bảo thực hiện được các chức năng chủ yếu của hệ thống cũ.
+) Khắc phục những hạn chế của hệ thống cũ.
+) Có khả năng đáp ứng được những yêu cầu mới phát sinh trong tương
lai.
+) Đảm bảo chi phí chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới tiết
kiệm, chống lẵng phí mà vẫn đảm bảo chất lượng của hệ thống là tốt nhất.

2.4.

Biện pháp khắc phục

Mục đích của vấn đề là tin học hóa bộ phận quản lí kho hàng của công ty.
Vì vậy, ta sẽ thực hiện đưa CNTT vào phục vụ cho công việc quản lí.

2.5. Phân tích

2.5.1. Biểu đồ phân cấp chức năng

BT PT&TKHTTT

Trong hệ thống quản lý kho hàng của công ty, qua kháo sát thì ta nhận
thấy gồm những chức năng sau:
1. Quản lý kho nhiên liệu.
2. Quản lý kho nguyên liệu.
3. Quản lý kho phụ tùng.
4. Quản lý kho thành phẩm.
Các kho hàng được quản lý trực tiếp bởi Người quản lý kho và thủ kho và thực
hiện các nhiệm vụ chính sau: Kiểm tra, lập hóa đơn, xử lý nhập, xuất vật tư hàng
hóa, lập báo cáo.
• Xuất/ nhập vật tư, hàng hóa là công việc chính hay nhiệm vụ chính của việc
quản lí kho hàng, do người thủ kho thực hiện dựa trên các hóa đơn do người
quản lý kho hàng cấp.
• Kiểm tra hàng hóa là việc kiểm kê các mặt hàng trong kho, báo cáo tồn kho,
được thực hiện bởi thủ kho.

• Lập hóa đơn gồm hóa đơn vật tư, hàng hóa phục vụ cho việc xuất nhập
vật tư, hàng hóa. Được thực hiện bởi người quản lý kho.
• Lập báo cáo là công việc được người quản lý kho thực hiện định kỳ
(theo tháng/ quý…) gửi cho bạn giám đốc. Ban giám đốc dựa vào báo
cáo đó để nắm tình hình kinh doanh của công ty trong thời gian đó.
Từ đặc tả trên ta có thể đưa ra các chức năng trong việc quản lí kho
hàng như sau:


BT PT&TKHTTT

Quản lý kho Hàng

Quản lý kho
Nguyên liệu

Quản lý kho
Nhiên liệu

Quản lý kho
Thành phẩm

Lập HĐ/BC

Lập HĐ/BC

Lập HĐ/BC

KTra/Xử lí
X/N

KTra/Xử lí
X/N

KTra/Xử lí
X/N

Qản lý kho
Phụ tùng

Lập HĐ/BC

KTra/Xử lí
X/N

Trong thực tế việ xuất/ nhập và kiểm kê hàng hóa do thủ kho làm. Còn việc lập
hóa đơn, chứng từ hay viết báo cáo do người quản lý kho làm.

2.5.2. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống:
Một số kí hiệu trong biểu đồ:
Kí hiệu
BGĐ
NCC
YC NgL/NhL/PT
CC

Ý nghĩa
Ban giám đốc Công Ty.
Nhà cung cấp nguyên, vật liệu cho
Công Ty
Yêu cầu nguyên liệu, nhiên liệu, phụ
tùng
Cung cấp nguyên liệu/ nhiên liệu/ phụ


BT PT&TKHTTT

HĐ Y/CCC
HĐ/CT
XNSX
CC NgL/NhL/PT
HĐTT

tùng
Hóa đơn yêu cầu cung cấp
Hóa đơn /Chứng từ
Xí nghiếp sản xuất
Cung cấp nguyên liệu/ nhiên liệu/ phụ
tùng
Hóa đơn thanh toán.
Tương đương với
được sử
dụng để tránh hiện tượng chồng luồng
dữ liệu.

a. Biểu đồ mức ngữ cảnh

• Ban giám đốc yêu cầu cung cấp nguyên liệu/ nhiên liệu/ phụ tùng cho các
XNSX,người quản lý kho sẽ lập hóa đơn xuất hàng cho các xí nghiệp theo
đúng yêu cầu. Theo định kỳ người quản lý kho sẽ làm báo cáo gửi cho BGĐ.


BT PT&TKHTTT
• Khi có nhu cầu vật tư, người quản lý kho sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp vật
tư gửi tới NCC. Khi NCC thực hiện yêu cầu thì người quản lý kho lại gửi
một HĐTT gửi lại cho NCC.
• Thành phẩm được sản xuất từ các XNSX thì chuyển về kho thành phẩm.
Tại đây, khi có phiếu yêu cầu xuất hàng (từ người quản lý kho_ phòng kinh
doanh) hàng hóa sẽ được thủ kho làm thủ tục xuất hàng cho khách hàng
(phiếu xuất kiêm hóa đơn thanh toán).

b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 0)

BT PT&TKHTTT
Đặc tả chung cho lược đồ luồng dữ liệu mức đỉnh như sau:
Kho nguyên liệu/ nhiên liệu/ phụ tùng/ thành phẩm là kho chứa nguyên liệu/
nhiên liệu/ phụ tùng phục vụ sản xuất cho các xí nghiệp (XNSX). Quản lý kho
nguyên liệu/ nhiên liệu/ phụ tùng là quản lý các vật tư, các hóa đơn chứng từ
(HĐ/CT) liên quan tới vật tư mà kho đó quản lý và thực hiện các thao tác kiểm tra,
nhập/ xuất (Ktra/ xử lý N/X)
• Tệp Hàng hóa kho nguyên liệu (NgL)/ kho nhiên liệu (NhL)/ kho phụ tùng
(PT)/ kho thành phẩm (TP) chứa các thông tin về vật tư, hàng hóa như Mã
hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị, đơn giá…
• Tệp HĐ/CT kho NgL/NhL/PT/TP lưu thông tin về các loại hóa đơn xuất/
nhập hàng hóa vật tư, các chứng từ hay báo cáo của các kho đó.
• Y/C CC là các yêu cầu cung cấp hàng hóa, vật tư cho các kho, các XNSX.
• HĐTT là hóa đơn thanh toán do người quản lý kho tạo ra khi có sự xuất/
nhập hàng hóa, vật tư ra/ vào kho.
• CC là cung cấp hàng hóa, vật tư từ các kho cho các XNSX hay từ các NCC
cho các kho.
• Hàng thành phẩm là sản phẩm của các xí nghiệp sản xuất được đưa tới
(nhập) kho thành phẩm.
• HĐ/ xuất hàng: hóa đơn kiêm phiếu xuất hàng khi kho thành phẩm cung cấp
hàng cho các khách hàng.

c. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 1)
c.1. Chức năng Quản lý nguyên liệu.


BT PT&TKHTTT

c.2. Chức năng Quản lý nhiên liệu.


BT PT&TKHTTT

C.3. Chức năng Quản lý phụ tùng

c.4. Chức năng Quản lý thành phẩm


BT PT&TKHTTT
Đặc tả chung lược đồ luồng dữ liệu mức 1 các kho nguyên liệu/nhiên liệu/ phụ
tùng/ thành phẩm.
• Các xí nghiệp khi có yêu cầu về vật tư sẽ báo cáo về BGĐ, từ đây BGĐ sẽ
gửi bản yêu cầu cung cấp (YC/CC) tới Người quản lý kho hàng (phòng cung
ứng vật tư).
• Người quản lí kho hàng lập một phiếu xuất (HĐX) gửi cho thủ kho làm
nhiệm vụ xuất kho CC cho các xí nghiệp có yêu cầu.(các hóa đơn chứng từ
đều được lưu lại vào tệp HĐ/CT)
• Nếu có yêu cầu vật tư (trong kho thiếu hoặc hết vật tư so với số lượng định
mức) thì người quản lí kho sẽ lập hóa đơn YC giửi tới NCC yêu cầu vật tư.
Khi bên NCC cung cấp vật tư cho công ty, người quản lí kho sẽ viết hóa đơn
Nhập gửi cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho, đồng thời gửi một HĐTT
cho NCC và một hóa đơn cho phòng kế toán để thanh toán tiền cho NCC.
Mọi thông tin nhấp/ xuất vật tư thủ kho đều cập nhập lại thông tin vật tư vào
tệp: Hàng hóa kho…
• Theo định kỳ (tuần/ thàng / quý/ năm…) người thủ kho phải kiểm kê hàng
hóa trong kho rồi gửi bản Kết quả KTra cho người quản lý kho. Từ thông
tin mà người thủ kho đưa lên, kết hợp với tệp HĐ/CT mà thủ kho làm báo
cáo gửi cho ban giám đốc theo định kỳ. Cũng từ đây mà người thủ kho cũng

biết được lượng hàng hóa tồn trong kho là bao nhiêu có đạt mức cực đại hay
cực tiểu hay không, rồi từ đó đưa ra cách sử lý.
• Với kho thành phẩm, cũng với những chức năng như các kho nguyên liệu,
nhiên liệu và kho phụ tùng. Chỉ khác là đầu vào của kho thành phẩm là từ
các XNSX của công ty, còn đầu ra là các khách hàng. Nhưng việc xử lý
nhập/ xuất vào kho thì vẫn tương tự như nhau.
2.5.3. Biểu đồ thực thể liên kết.
Thực thể là một nhóm các thuộc tính tương ứng với một đối tượng khái
niệm mà chúng ta cần thu thập và lưu trữ về nó.
Qua khảo sát và phân tích hệ thống quản lý kho hàng ta thấy hệ thống có
các thực thể sau:
• Hồ Sơ Khách Hàng/ Nhà Cung Cấp.
• Hồ sơ Hợp Đồng /Chứng từ.
• Hồ Sơ Vật tư/ Hàng Hóa.


BT PT&TKHTTT
• Hồ Sơ Mặt Hàng.
Đối với mỗi kho, đều có những thực thể này và 4 kho này đều thực hiện
chứng năng như nhau chỉ khác về hàng hóa, vật tư cũng như dữ liệu của chúng.
Nhưng về mặt hình thức thì chúng ta chỉ cần mô tả các thực thể và mối liên hệ giữa
các thực thể cho một kho tổng quát. Bài toán chở thành quản lý một kho hàng tổng
quát gồm 4 thực thể sau:
• Thông tin khách hàng/nhà cung cấp (TTKH/NCC) bao gồm các
thuộc tính như sau: (1)

• Thông tin chi tiết HĐ/CT bao gồm các thuộc tính như sau: (2)

• Thông tin vật tư/ hàng hóa (ThongTin VT/HH): (3)

• Thông tin chi tiết về Vật tư/ hàng hóa (chi tiết VT/HH): (4)


BT PT&TKHTTT

- Biểu đồ quan hệ ERD của các thực thể như sau:

Đối với các kho nguyên liệu/ nhiên liệu/ phụ tùng thì việc xuất hàng chủ yếu là
việc nội bộ giữa các thành phần trong công ty nên việc xuất hàng chỉ mang tính
hình thức vì thế trong : thực thể 1 lưu thông tin NCC. Đối với kho thành phẩm thì
ngược lại việc nhập kho là việc nội bộ của công ty nên việc nhập chỉ mang tính
hình thức vì thế trong : thực thể 1 lưu thông tin về KH.