Xây dựng chương trình kế toán bán hàng công nợ phải thu cho Siêu Thị Minh Cầu

LỜI CẢM ƠN
Khóa luận tốt nghiệp của em: “Xây dựng chương trình kế toán bán hàng
và công nợ phải thu cho Siêu Thị Minh Cầu” đã được hoàn thành cùng với sự
hướng dẫn của giáo viên hướng dẫn và kế toán viên tại Siêu thị Minh Cầu.
Lời cảm ơn đầu tiên, em gửi đến các thầy cô giáo trong khoa, tạo điều
kiện cho em học tập, nghiên cứu trong bốn năm học qua.
Em xin chân thành cảm ơn kế toán viên tại Siêu thị Minh Cầu đã tạo điều
kiện cung cấp cho em những thông tin về nghiệp vụ kế toán, các hóa đơn chứng
từ liên quan đến quá trình làm báo cáo khóa luận tại doanh nghiệp. Xin cảm ơn
bạn bè và gia đình đã trao đổi, thảo luận, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo khóa
luận tốt nghiệp này.
Thái Nguyên, ngày .. tháng .. năm 20..
Sinh viên thực hiện

LỜI CAM ĐOAN


Em xin cam đoan toàn bộ nội dung trong khóa luận này là do em nghiên
cứu các tài liệu, khảo sát công tác kế toán tại công ty cổ phần lương thực, từ đó
viết cơ sở lý thuyết liên quan đến việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp: “Xây dựng
chương trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho Siêu thị Minh Cầu” và tự
xây dựng chương trình thực hiện các chức năng đã phân tích trong khóa luận.
Khóa luận tốt nghiệp không sao chép từ bất kỳ một chương trình hay một sản
phẩm nào khác.

Người cam đoan


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN.....................................................................................................1

MỤC LỤC................................................................................................................3
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..................................................................................5
KÍ HIỆU SỬ DỤNG TRONG.................................................................................6
SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN........................................................6
DANH MỤC HÌNH VẼ...........................................................................................7
DANH MỤC BẢNG BIỂU.....................................................................................9
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
CHƯƠNG 1..............................................................................................................3
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG...........................................................3
1.1. Tìm hiểu chung về kế toán....................................................................................................... 3
1.1.1. Kế toán................................................................................................................................. 3
1.1.2. Vai trò của kế toán................................................................................................................ 3
1.1.3. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán...........................................................................3
1.1.4. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công.................................................5
1.1.5. Các hình thức kế toán và quy trình ghi sổ..............................................................................6
1.1.5.1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (CTGS)...................................................................................7
1.1.5.3. Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ (NKCT)..............................................................................9
1.1.5.4. Nhật kí sổ cái (NKSC)..................................................................................................................10
1.2. Kế toán bán hàng................................................................................................................... 11
1.2.1.Vai trò của kế toán bán hàng................................................................................................ 11
1.2.4. Mô hình hóa hoạt động bán hàng.......................................................................................14
1.2.5. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng......................................................................................14
1.3. Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệ quản trị Microsoft Access.....................15
1.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access......................................................................................... 15
1.3.2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.....................................................................................16
1.3.2.1. Các khái niệm.............................................................................................................................17
1.3.2.2 Biểu mẫu (Form)..........................................................................................................................18
1.3.2.3. Nhãn (Label)...............................................................................................................................19
1.3.2.4. Khung (Frame)............................................................................................................................19
1.3.2.5. Nút lệnh (Command Button)......................................................................................................20

1.3.2.6. Ô nhập liệu (TextBox).................................................................................................................21
2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp...............................................................26
2.2.3. Quy trình bán hàng tại doanh nghiệp..................................................................................28


2.3.1. Mục tiêu của hệ thống..................................................................................................................29
2.3.1.1. Mục tiêu về nghiệp vụ................................................................................................................29
2.3.1.2. Mục tiêu kinh tế.........................................................................................................................29
2.3.3. Phân tích chức năng hệ thống............................................................................................. 33
2.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu............................................................................................................ 40
2.4.1. Mô hình lược đồ quan hệ................................................................................................... 40
2.4.2 Các bảng dữ liệu.................................................................................................................. 43

CHƯƠNG 3............................................................................................................47
XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI
THU CHO SIÊU THỊ MINH CẦU.......................................................................47
3.1. Đặt vấn đề............................................................................................................................. 47
3.2. Giải quyết vấn đề................................................................................................................... 47
3.3. Đặc tả chức năng một số giao diện của hệ thống....................................................................48
3.3.1. Giao diện menu hệ thống.................................................................................................... 49
3.3.2. Giao diện form nhập thông tin khách hàng..........................................................................50
3.3.3. Giao diện nhập thông tin hàng hóa.....................................................................................51
3.3.4. Giao diện hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho...............................................................52
3.3.5. Giao diện tìm kiếm thông tin khách hàng............................................................................53
3.3.6. Giao diện in danh sách khách hàng.....................................................................................54
3.3.7. Giao diện khi in hóa đơn bán.............................................................................................. 55
3.3.8. Giao diện khi in bảng hàng tồn kho.....................................................................................56
3.3.9. Giao diện khi in sổ nhật kí bán hàng....................................................................................57

KẾT LUẬN............................................................................................................58

TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................................59


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Giải thích

1

BH

Bán hàng

2

CN

Cập nhật

3

DM

Danh mục

4

HĐ

Hóa đơn

5

NCC

Nhà cung cấp

6

TK

Tài khoản

7

TT

Thông tin

8

STT

Số thứ tự

9

Y/c

Yêu cầu


KÍ HIỆU SỬ DỤNG TRONG
SƠ ĐỒ MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN

Ký hiệu

Ý nghĩa
Initial - Điểm bắt đầu một luồng sự kiện
Final - Điểm kết thúc luồng sự kiện
Action - Diễn tả một hành động nhỏ nhất trong đặc tả
hành vi. Có nhiều đầu vào, đầu ra hoặc không có

Control Flow - Diễn tả việc bắt đầu một hoạt động sau
một hoạt động đã hoàn thành => giúp mô hình hóa
chuỗi hoạt động không liên quan đến đối tượng cụ thể
Fork - Diễn tả hoạt động có nhiều luồng ra và các luồng
đồng thời xảy ra
Join - Diễn tả hoạt động có nhiều đầu vào và các đầu vào
xảy ra đồng thời
Decision - Diễn tả hoạt động có một đầu vào và nhiều
đầu ra. Sử dụng cho chọn lựa kiểu đúng, sai
Note - Ghi chú


DANH MỤC HÌNH VẼ

HÌNH 1.1: MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN [3, TR 10]..........4
HÌNH 1.2: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI
SỔ. [7, TR 211]........................................................................................................7
HÌNH 1.3: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÝ CHUNG. [7, TR 206]........................................................................................8
HÌNH 1.4: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÍ CHỨNG TỪ.[7, TR 218]....................................................................................9
HÌNH 1.5: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT
KÍ SỔ CÁI.[7, TR 202]..........................................................................................10
HÌNH 1.6: MÔ HÌNH HÓA HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG [3, TR 145]...............14
HÌNH 1.7: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG. [3, TR 145]...........14
HÌNH 2.1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÍ CỦA DOANH NGHIỆP....24
HÌNH 2.2: HÌNH ẢNH 1 HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.............................................31
HÌNH 2.3: HÌNH ẢNH BẢNG KÊ HÓA ĐƠN DỊCH VỤ HÀNG HÓA BÁN
RA...........................................................................................................................32
HÌNH 2.4: HÌNH ẢNH SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG............................................32
HÌNH 2.5: HÌNH ẢNH SỔ NHẬT KÍ BÁN HÀNG............................................33
HÌNH 2.6: BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG...............................................34
HÌNH 2.7: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC KHUNG CẢNH......................34
HÌNH 2.8: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH.......................................35
HÌNH 2.9: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
CẬP NHẬT DỮ LIỆU...........................................................................................36
HÌNH 2.10: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
LẬP HÓA ĐƠN.....................................................................................................37
HÌNH 2.11: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
TÌM KIẾM.............................................................................................................38
HÌNH 2.12: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC DƯỚI ĐỈNH CHỨC NĂNG
THỐNG KÊ BÁO CÁO........................................................................................39
HÌNH 2.13: LƯỢC ĐỒ QUAN HỆ.......................................................................42

HÌNH 3.1: HÌNH ẢNH MENU CHƯƠNG TRÌNH.............................................49
HÌNH 3.2: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG.....50
HÌNH 3.3: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN NHẬP THÔNG TIN HÀNG HÓA..........51
HÌNH 3.4: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN HÓA ĐƠN BÁN.......................................52
HÌNH 3.5: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN TÌM KIẾM THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
................................................................................................................................53
HÌNH 3.6: HÌNH ẢNH IN RA DANH SÁCH KHÁCH HÀNG.........................54
HÌNH 3.7: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN KHI IN MỘT HÓA ĐƠN BÁN...............55
HÌNH 3.8: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN KHI IN BẢNG HÀNG TỒN KHO..........56
HÌNH 3.9: HÌNH ẢNH GIAO DIỆN KHI IN SỔ NHẬT KÍ BÁN HÀNG........57


DANH MỤC BẢNG BIỂU
BẢNG 2.1: DOANH THU CỦA DOANH NGHIỆP QUA CÁC NĂM..............24
BẢNG 2.2: BẢNG DANH MỤC KHÁCH HÀNG..............................................43
BẢNG 2.3: BẢNG DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP...........................................43
BẢNG 2.4: BẢNG DANH MỤC TÀI KHOẢN...................................................43
BẢNG 2.5: BẢNG DANH MỤC KHO HÀNG...................................................44
................................................................................................................................44
BẢNG 2.7: BẢNG HÓA ĐƠN BÁN....................................................................44
BẢNG 2.8: BẢNG CHI TIẾT HÓA ĐƠN BÁN..................................................45
BẢNG 2.9: BẢNG HÓA ĐƠN NHẬP.................................................................45
BẢNG 2.10: BẢNG CHI TIẾT HÓA ĐƠN NHẬP.............................................46


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, tin học phát triển không ngừng. Hầu hết các tổ chức đơn vị kinh
tế cũng như hành chính sự nghiệp đã đưa tin học vào phục vụ công việc của
mình, tuy nhiên tùy theo công việc cụ thể của mình mà có các cách áp dụng khác

nhau. Nhưng cũng chính từ các cách cụ thể như vậy đã góp phần rất lớn vào việc
hỗ trợ hoạt động kinh doanh của đơn vị mình. Ta thấy hoạt động thương mại chủ
yếu là trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá thực hiện lưu chuyển hàng hoá thông
qua khâu: Mua vào, dự trữ, bán ra trong đó bán ra là khâu cơ bản, quan trọng
nhất, nó có tính chất quyết định đến các khâu khác trong quá trình lưu thông.
Vì vậy bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất cứ doanh
nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay. Bởi vì chỉ có bán được
hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả
kinh doanh. Khâu bán hàng thực hiện tốt doanh nghiệp mới có khả năng thu hồi
vốn, có lợi nhuận, tạo điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời
sống của người lao động, tạo nguồn tích lũy cho nền kinh tế quốc dân. Hơn thế
nữa việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu
quả hoạt động cuả các doanh nghiệp đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế,
phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có
hiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế:
Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động.
Sau thời gian tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là
Siêu thị Minh Cầu em nhận thấy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói
riêng là một bộ phận quan trọng trong quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, phải luôn đòi hỏi phải được hoàn thiện. Vì thế em quyết định đi
sâu vào nghiên cứu công tác kế toán bán hàng của doanh nghiệp với đề tài: “Xây
dựng chương trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu cho Siêu Thị Minh
Cầu”.
Bài khóa luận đặt ra mục tiêu: Xây dựng một chương trình kế toán bán
hàng hỗ trợ hoạt động bán hàng cho doanh nghiệp được nhanh và hiệu quả hơn.

1


Để xây dựng được chương trình kế toán bán hàng hỗ trợ hoạt động kinh

doanh đạt mục tiêu đặt ra, em tập trung giải quyết một số nội dung công việc sau:
- Tìm hiểu và khảo sát thực tế các hoạt động bán hàng tại siêu thị Minh
Cầu từ đó xác định yêu cầu của chương trình cần xây dựng.
- Nghiên cứu hệ thống thông tin và hệ quản trị CSDL Access phục vụ cho
việc xây dựng cơ sở dữ liệu.
- Nghiên cứu ngôn ngữ lập trình VB6.0 để thiết kế và cài đặt chương trình.
Chương trình sau khi xây dựng phải có tính khả thi, giao diện đẹp, dễ
sử dụng, kết xuất được các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động bán hàng
tại doanh nghiệp.
Với mục tiêu nghiên cứu đặt ra, ngoài phần mở đầu và kết luận, khóa luận
gồm 3 chương:
- Chương 1: Tổng quan về kế toán bán hàng
- Chương 2: Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống.
- Chương 3: Xây dựng chương trình kế toán bán hàng và công nợ phải thu
cho Siêu Thị Minh Cầu.

2


Chương 1.
TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.1. Tìm hiểu chung về kế toán
1.1.1. Kế toán
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài
sản và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt
động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu
ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các
hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Để cung cấp thông tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh
nghiệp, cần có một số công cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày

của doanh nghiệp, trên cơ sở đó tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo kế
toán. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng
hợp thành các báo cáo kế toán định kỳ tạo thành hệ thống kế toán.
1.1.2. Vai trò của kế toán
Đối với doanh nghiệp kế toán giúp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như sản xuất sản phẩm, tiêu thụ sản
phẩm, tình hình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất giúp cho việc theo
dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm cung cấp kịp thời cho thị
trường những sản phẩm đáp ứng nhu cầu và những thị hiếu của người tiêu dùng,
ngoài ra kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp để làm cơ sở hoạch định
chương trình hành động cho từng giai đoạn, thời kì.
Nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các hoạt động của đơn
vị giúp cho việc quản lý lành mạnh tránh hiện tường tham ô, lãng phí tài sản,
thực hiện việc kiểm soát nội bộ có hiệu quả.
Nhờ kế toán mà người quản lý tính được công việc mình đã điều hành
trong từng giái đoạn và qua đó vạch ra phương hướng hoạt động cho tương lai,
điều hòa được tình hình tài chính của doanh nghiệp .
Kế toán là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp khiếu nại, là cơ sở pháp lý
chứng minh về hành vi thương mại.
1.1.3. Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

3


Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3
công đoạn sau:

Hình 1.1: Mô hình hoạt động phần mềm kế toán [3, tr 10]
* Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào
Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát

sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy
theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong
máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.
* Công đoạn 2: Xử lý
Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các
thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từ đã nhập trong
công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công
đoạn về sau.
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin
chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến
hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi

4


tiết liên quan, đồng thời ghi các bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu
giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.
* Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra
Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm
tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống
kê, phân tích,... Từ đó, người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất
khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc
kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng
phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo
cáo nhằm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể
được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn
toàn là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá

sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
1.1.4. Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công
* Tính chính xác
Nếu như trước đây khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì toàn bộ các báo
cáo tài chính, quản trị có liên quan đều phải được lập lại từ đầu và thời gian tiêu
tốn cho việc này có thể mất vài ngày, thậm chí tới một tuần để hoàn thành; thì nay
với sự hỗ trợ của phần mềm, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian lãng phí
vào việc chỉnh sửa dữ liệu, sổ sách, báo cáo từ xuống còn vài phút.
Do dữ liệu tính toán kết xuất ra báo cáo đều căn cứ vào một nguồn duy
nhất là các chứng từ gốc được nhập vào nên dữ liệu được cung cấp bằng phần
mềm kế toán mang tính nhất quán cao. Trong khi đó, với công tác kế toán thủ
công, thông tin trên một chứng từ có thể do nhiều kế toán viên ghi chép trên
nhiều sổ sách theo bản chất nghiệp vụ mà mình phụ trách, nên dễ dẫn tới tình
trạng sai lệch dữ liệu trên các sổ khi tổng hợp, kéo theo công tác kế toán tổng
hợp bị sai.
* Tính hiệu quả

5


Trong xã hội cạnh tranh hiện nay thông tin chính là sức mạnh, ai có
thông tin nhanh hơn thì người đó có khả năng chiến thắng nhanh hơn. Với
khả năng cung cấp thông tin tài chính và quản trị một cách đa chiều và nhanh
chóng, phần mềm kế toán giúp cho chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh hơn,
chính xác hơn và quan trọng là hiệu quả hơn.
Mặt khác, công tác kế toán thủ công đòi hỏi cần nhiều nhân sự làm kế
toán. Trong khi phần mềm kế toán do tự động hóa hoàn toàn các công đoạn
tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo nên tiết kiệm được nhân sự và
thời gian, chính điều này đã góp phần tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
* Tính chuyên nghiệp

Bằng việc sử dụng phần mềm kế toán, toàn bộ hệ thống sổ sách của
doanh nghiệp được in ấn sạch sẽ (không bị tẩy xóa), đẹp và nhất quán theo các
chuẩn mực quy định.
Điều này giúp doanh nghiệp thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình
với các khách hàng, đối tác và đặc biệt là các nhà tài chính, kiểm toán và đầu tư.
Đây là một yếu tố có giá trị khi xây dựng một thương hiệu cho riêng mình.
* Tính cộng tác
Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế
toán từ mua hàng, bán hàng,... cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều
người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như
vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu
đầu vào của người khác và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra
một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của
doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn.
1.1.5. Các hình thức kế toán và quy trình ghi sổ
Xuất phát từ những đặc điểm cơ bản của đối tượng hạch toán của từng
doanh nghiệp để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp mình.

6


1.1.5.1. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ (CTGS)

Hình 1.2: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. [7, tr 211]
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng
từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau
đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập
Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.

Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số
phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn
cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi
tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.

7


1.1.5.2. Hình thức nhật ký chung (NKC)

Hình 1.3: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán nhật ký chung. [7, tr 206]
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu
đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù
hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký
chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu ở sổ cái, kế toán lập bảng cân
đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng
tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các
báo cáo tài chính gửi lên giám đốc doanh nghiệp.

8


Hình 1.4: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán nhật kí chứng từ.[7, tr 218]
1.1.5.3. Hình thức kế toán nhật ký - chứng từ (NKCT)

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ:
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu
ghi trực tiếp vào các nhật ký - chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. “
Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính
chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các
bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và
nhật ký - chứng từ có liên quan. Đối với các nhật ký - chứng từ được ghi căn cứ
vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi
tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào nhật ký - chứng từ”.
Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký - chứng từ, kiểm tra, đối
chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng
tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký - chứng từ
ghi trực tiếp vào sổ cái. “Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế
toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng

9


các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập
các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.”
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trog nhật ký – chứng
từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Hình thức nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ sách kế toán:
- Nhật ký chứng từ
- Bảng kê
- Sổ cái
- Sổ hoặc thẻ kê toán chi tiết
1.1.5.4. Nhật kí sổ cái (NKSC)

Hình 1.5: Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán nhật kí sổ cái.[7, tr 202]

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ,
trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ
Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại)
được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi,
phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1
đến 3 ngày.Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau

10


khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có
liên quan.
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong
tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành
cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng
tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào
số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế
từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát
sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản
trên Nhật ký - Sổ Cái.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh
Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào
số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài
khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ,
số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên nhật ký – sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi khóa sổ
được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng lập báo cáo tài chính.

Như vậy mỗi hình thức kế toán đều có hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, sổ
kế toán tổng hợp để phản ánh và ghi chép, xử lý và hệ thống hóa số liệu thông tin
cung cấp cho việc lập báo cáo tài chính.
Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhật ký, sổ cái. Sổ chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế
toán chi tiết (Nhà nước bắt buộc quy định về mẫu sổ). Nội dung và phương pháp
ghi chép đối với các loại sổ cái, sổ nhật ký, quy định mang tính hướng dẫn đối
với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.
1.2. Kế toán bán hàng
1.2.1.Vai trò của kế toán bán hàng
Ta thấy hoạt động thương mại chủ yếu là trong lĩnh vực lưu thông hàng
hoá thực hiện lưu chuyển hàng hoá thông qua khâu: Mua vào, dự trữ, bán ra
trong đó bán ra là khâu cơ bản, quan trọng nhất, nó có tính chất quyết định đến
các khâu khác trong quá trình lưu thông.

11


Vì vậy bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng đối với bất cứ doanh
nghiệp nào hoạt động trong cơ chế thị trường hiện nay. Bởi vì chỉ có bán được
hàng thì mới có thu nhập để bù đắp những chi phí bỏ ra và hình thành kết quả
kinh doanh. Khâu bán hàng thực hiện tốt doanh nghiệp mới có khả năng thu hồi
vốn, có lợi nhuận, tạo điều kiện để mở rộng hoạt động kinh doanh, nâng cao đời
sống của người lao động, tạo nguồn tích luỹ cho nền kinh tế quốc dân. Hơn thế
nữa việc xác định chính xác kết quả bán hàng là cơ sở xác định chính xác hiệu
quả hoạt động cuả các doanh nghiệp đối với nhà nước thông qua việc nộp thuế,
phí, lệ phí vào ngân sách nhà nước, xác định cơ cấu chi phí hợp lý và sử dụng có
hiệu quả cao số lợi nhuận thu được, giải quyết hài hoà giữa các lợi ích kinh tế:
Nhà nước, tập thể và các cá nhân người lao động.
Do vậy kế toán trong doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý
kinh tế, một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và

sự vận động của tài sản đó, nhằm kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài
chính của đơn vị, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý, tiêu thụ hàng
hoá. Như vậy việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng là tất yếu, công việc kế
toán bán hàng có tốt, có thuận lợi nó giúp cho chủ doanh nghiệp có chiến lược
cho bán hàng một cách hợp lý. Khi nào công tác bán hàng được thực hiện tốt thì
doanh nghiệp mới đạt được kết quả bán hàng như mong muốn, tức là thu được
lợi nhuận cao và nâng cao hiệu quả vốn kinh doanh. Từ đó cho thấy kế toán bán
hàng đóng vai trò lớn trong toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp.
1.2.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng
Như đã nói ở trên bán hàng và quản lý nghiệp vụ bán hàng có vai trò sống
còn đối với doanh nghiệp thương mại. Để quản lý bán hàng đạt hiệu quả, doanh
nghiệp thương mại cần sử dụng tổng hợp nhiều công cụ, biện pháp. Nằm trong số
ấy, kế toán bán hàng được coi là công vụ sắc bén nhất.
Để thực sự là công cụ cho quá trình quản lý, kế toán bán hàng và xác định
kết quả bán hàng phải thực hiện tốt, đầy đủ các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám sát chặt
chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại mặt hàng trong thời kỳ cả

12


về gía trị và số lượng hàng hoá trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng,
từng phương thức bán hàng.
- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu,
các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát
tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
- Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách
hàng, theo dõi chi tiết từng khách hàng, lô hàng, số tiền, khoản nợ, thời hạn và
tình hình trả nợ…

- Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và
định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và
phân phối kết quả, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra kế toán bán hàng còn có nhiệm vụ lưu giữ chứng từ kế toán, sổ
kế toán để phục vụ cho công tác kiểm toán, công tác thanh tra của các cơ quan
quản lý có liên quan.
Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả
thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp nói chung. Nó giúp các nhà quản lý kinh doanh hoạch định chiến lược
kinh doanh trong tương lai đúng hướng và có hiệu quả.
1.2.3. Nguyên tắc hạch toán
- Ghi nhận doanh thu và chi phí bán hàng phải tuân theo nguyên tắc phù hợp
- Chỉ ghi nhận doanh thu bán hàng khi thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện:
Đơn vị đã trao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản
phẩm, hàng hóa cho người mua.
Đơn vị không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa.
Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
Đơn vị đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng.
Xác định được chi phí liên quan.

13


- Không ghi nhận doanh thu trong trường hợp hàng hóa dịch vụ trao đổi
lấy hàng hóa dịch vụ tương tự về bản chất.
- Phải theo dõi chi tiết từng loại doanh thu, doanh thu từng mặt hàng,
ngành hàng, từng sản phẩm, từng khoản giảm trừ doanh thu…
1.2.4. Mô hình hóa hoạt động bán hàng

Hình 1.6: Mô hình hóa hoạt động bán hàng [3, tr 145]
1.2.5. Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng

Hình 1.7: Sơ đồ hạch toán kế toán bán hàng. [3, tr 145]

14


1.3. Tìm hiểu về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệ
quản trị Microsoft Access.
Để giải quyết yêu cầu của bài toán quản lý với các chức năng đã được
phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình và nhiều hệ
quản trị cơ sở dữ liêụ khác nhau như: Visual Basic,Visual C++, Foxpro, Access,
SQL Server…
Mỗi ngôn ngữ lập trình, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm
mạnh, điểm yếu trên từng bài toán cụ thể. Trong khuôn khổ thời gian và phạm vi
của đề tài này, em quyết định chọn ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 và hệ
quản trị cơ sở dữ liệu Access để giải quyết đề tài thực tập tốt nghiệp: “Chương
trình kế toán bán hàng tại Siêu thị Minh Cầu”.
1.3.1. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access
Theo xu hướng hiện nay thì người dùng đều muốn sử dụng những phần
mềm chạy trong Windows vì một số lý do cơ bản sau:
- Các ứng dụng được tạo ra trong Windows thường có giao diện thân thiện
với người sử dụng.
- Tận dụng được các ưu thế của Windows là hiển thị và in ấn với nhiều
phông chữ (Font) đẹp.
- Trong môi trường Windows thì khả năng nhúng kết dữ liệu giữa các ứng
dụng rất tốt. Microsoft Access có đầy đủ các đặc điểm đó:
+ Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu với đầy đủ các chức
năng. Nó có các tính năng định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu

cần thiết để quản lý một lượng dữ liệu lớn.
+ Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tương tác với người
dùng chạy trong môi trường Windows. Microsoft Access tăng thêm sức mạnh
trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin.
+ Microsoft Access tận dụng khả năng đồ hoạ trong Windows, cho phép
truy xuất một cách trực quan đến dữ liệu và cho phép sử dụng một phương pháp
trực tiếp đơn giản để xem xét và truy vấn thông tin.

15


+ Microsoft Access thuận tiện cho các thao tác dữ liệu. Khả năng kết nối
và công cụ truy vấn mạnh mẽ của nó giúp công việc tìm kiếm thông tin một cách
nhanh nhất. Ta có thể dùng một truy vấn để làm việc với dữ liệu dự trữ trong các
dạng thức cơ sở dữ liệu khác nhau. Ta có thể thay đổi truy vấn của mình bất kỳ
lúc nào và xem nhiều cách phô diễn dữ liệu khác nhau của hệ thống với chỉ một
động tác nhắp chuột.
+ Microsoft Access và khả năng kết xuất dữ liệu. Thiết kế WYSIWYG
(Whats you see is whats you get: Những gì bạn nhìn thấy trên màn hình cũng
là cái bạn nhận được khi in ra) cho phép ta thiết kế được các biểu mẫu và các
báo cáo phức tạp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra. Ta có thể vận động dữ liệu,
kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu và trình bầy kết quả theo
dạng thức chuyên nghiệp.
Microsoft Access cung cấp các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản
sinh chương trình, giải quyết hàng loạt các vấn đề then chốt trong việc quản lý cơ
sở dữ liệu. Nói cách khác với Microsoft Access ta không cần viết chương trình
mà vẫn nhanh chóng có được một phần mềm hòan chỉnh với giao diện thuận tiện
cho khá nhiều bài toán trong quản lý, kế toán, thống kê ...
Tuy nhiên trong mỗi bài toán đều có các phần việc lắt léo mà công cụ sẵn
có của Microsoft Access không thực hiện được. Giả sử có một bảng chứa thông

tin của một danh sách thí sinh. Bằng công cụ truy vấn ta có thể sắp xếp danh sách
theo tên thí sinh. Một ví dụ khác: Giả sử đã có thông tin về điểm của một lớp
học. Ta cần phân loại học sinh theo điểm và tạo thêm một trường để ghi kết quả
phân loại. Điều này khó thực hiện được bằng môi trường Access. Với việc lập
trình bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic sẽ giúp ta dễ dàng giải quyết những
khó khăn trên.
1.3.2. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0
Visual Basic 6.0 (VB6) là một phiên bản của bộ công cụ lập trình Visual
Basic (VB), cho phép người dùng tiếp cận nhanh cách thức lập trình trên môi
trường Windows. Những ai đã từng quen thuộc với VB thì tìm thấy ở VB6

16