Xây dựng quy trình kế toán bán hàng và nợ phải thu tại công ty TNHH lạc hồng trong mô hình thực hành kế toán ảo của khoa kế toán kiểm toán

1

Phần mở đầu
Lý do chọn đề tài:
Hiện nay các doanh nghiệp ở khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai và các
khu cơng nghiệp lân cận có nhu cầu tuyển dụng kế toán là rất lớn, đặc biệt là các kế
tốn có kinh nghiệm đang được các doanh nghiệp ưu tiên tuyển dụng.
Sứ mạng của Trường Đại Học Lạc Hồng là “Đào tạo nhân lực có vườn ươm nhân
tài, Sinh viên tốt nghiệp làm việc ngay không đào tạo lại”.
Để đáp ứng được nhu cầu của xã hội và thực hiện đúng chủ trương của nhà trường.
Do đó Khoa Kế Toán – Kiểm Toán trường Đại Học Lạc Hồng đã mạnh dạn đi sâu
nghiên cứu đề tài “Mơ hình thực hành kế toán ảo của khoa Kế Toán Kiểm Toán” nhằm
giúp sinh viên áp dụng những kiến thức đã học vào cơng việc thực tế .
Mơ hình thực hành kế toán ảo của khoa Kế Toán Kiểm Toán được chia ra nhiều
phần hành kế tốn, trong đó phần hành kế toán về kế toán bán hàng và nợ phải thu là
một trong những phần quan trọng, nó có vai trò hết sức quan trọng làm cơ sở giúp nhà
quản lý biết được tình hình kinh doanh cũng như các khoản nợ phải thu của doanh
nghiệp trong kỳ kế toán…Từ đó, đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời, những
chiến lược kinh doanh phù hợp giúp doanh nghiệp đứng vững và ngày càng phát triển.
Chính vì thế, nhóm chúng tơi chọn đề tài “ Xây dựng quy trình kế tốn bán hàng
và nợ phải thu tại cơng ty TNHH Lạc Hồng trong mơ hình thực hành kế tốn ảo
của khoa Kế tốn – Kiểm tốn” nhằm mơ tả một cách chi tiết về vấn đề này, giúp sinh
viên có thể nắm bắt rõ hơn về công việc thực tế, sinh viên sau khi tốt nghiệp ra trường
có thể bắt tay vào làm việc ngay không cần phải đào tạo lại.
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: đề tài được thực hiện trong Mơ hình kế tốn ảo tại khoa Kế toán –
Kiểm toán trường Đại Học Lạc Hồng
Về thời gian: đề tài được thực hiện từ tháng 7/2010 đến tháng 6/2011
Nguồn số liệu: sử dụng số liệu chung của công ty TNHH Lạc Hồng phát sinh trong
tháng 3/2011.
Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp khảo sát
- Phương pháp mô tả
- Phương pháp tổng hợp


2

- Phương pháp tại bàn
Mục tiêu của đề tài:
- Giúp cho sinh viên nắm được kiến thức chuyên môn một cách chắc chắn sau khi
đã học lý thuyết. Giúp thu hẹp một cách có hiệu quả khoản cách giữa lý thuyết và thực
tế và tạo điều kiện để sinh viên dễ dàng tiếp cận mơ hình kế tốn bán hàng và nợ phải
thu của một doanh nghiệp. Khi sinh viên ra làm thực tế tại các doanh nghiệp sẽ nắm
bắt được cơng việc nhanh chóng.
- Mơ hình quy trình bán hàng – nợ phải thu giúp sinh viên tiếp cận với công việc
thực tế như:
+ Lập được biểu mẫu, chứng từ
+ Biết được trình tự luân chuyển chứng từ
+ Lập hợp đồng mua bán hàng
+ Hạch toán và ghi sổ kế toán
Kết cấu của đề tài
Phần mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng - nợ phải thu
Chương 2: Xây dựng quy trình kế tốn bán hàng và nợ phải thu tại công ty TNHH
Lạc Hồng trong mơ hình kế tốn ảo.
Chương 3: Nhận xét và kiến nghị
Kết luận


3

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG NỢ PHẢI THU
1.1 Kế toán bán hàng
1.1.1 Khái niệm doanh thu bán hàng:[2]
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế
toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thơng thường của doanh nghiệp,
góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần là doanh thu sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như: Chiết khấu
thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị
gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt…
1.1.2 Chứng từ hạch tốn
Hợp đồng kinh tế
Hóa đơn thuế giá trị gia tăng
Phiếu thu, phiếu chi
Giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng
Các giấy tờ khác có liên quan.
1.1.3 Tài khoản sử dụng [2]
Kế tốn sử dụng tài khoản 511 để hạch toán về doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ. Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ, và có 5 tài khoản cấp 2 như sau:
- Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hóa
- Tài khoản 5112- Doanh thu bán các thành phẩm
- Tài khoản 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá
- Tài khoản 5117- Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư

Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng”
Số phát sinh giảm
Tổng phát sinh nợ

Số phát sinh tăng

Tổng phát sinh có


4

Bên nợ:
- Số thuế tiêu thụ đặt biệt, hoặc thuế xuất khẩu, hoặc thuế GTGT theo phương pháp
trực tiếp phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế của sản phẩm, hàng hóa, dịch
vụ đã cung cấp cho khách hàng và đã được xác định là tiêu thụ trong kỳ kế toán.
- Trị giá khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kết
chuyển vào cuối kỳ.
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “ Xác định kết quả kinh doanh”.
Bên có: Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp
đã thực hiện trong kỳ kế toán.
1.1.4 Nguyên tắc hạch toán [1]
- Thời điểm kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng là khi hàng được xác định là tiêu
thụ phải hội tụ đủ hai điều kiện sau:
+ Hàng đã xuất ra khỏi kho và đã giao cho khách hàng
+ Khách hàng chấp nhận thanh toán
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn năm (5) điều kiện sau:
+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở
hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
+ Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như quyền sở hữu
hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa
+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Nếu trong kỳ kế toán phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng và cung
cấp dịch vụ, như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thì phải
được hạch tốn riêng biệt. Các khoản giảm trừ doanh thu được tính trừ vào doanh thu

ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh
của kỳ kế toán.
- Về nguyên tắc, cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp phải xác định kết quả hoạt động
SXKD. Toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển vào Tài
khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh. Các tài khoản thuộc loại tài khoản doanh
thu khơng có số dư cuối kỳ.


5

1.1.5 Phương pháp hạch toán [2]
Ghi doanh thu bán hàng theo các phương thức thanh toán cho khối lượng hàng đã
bán:
Nợ 131

Tiền bán hàng phải thu của khách hàng

Nợ 111

Tiền hàng thực nhận bằng tiền mặt

Nợ 112

Tiền hàng thực nhận bằng tiền gởi Ngân hàng

Nợ 311

Doanh thu trừ vay ngắn hạn

Có 511

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có 3331

Thuế GTGT đầu ra phải nộp

2. Kết chuyển các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại và doanh thu của hàng bị
từ chối để xác định doanh thu thuần của hoạt động bán hàng:
Nợ 511

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có 521

Chiết khấu thương mại

Có 531

Hàng bán bị trả

Có 532

Giảm giá hàng bán

3. Cuối kỳ, kế tốn kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng với bút
tốn sau:
Nợ 511
Có 911

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Xác định kết quả kinh doanh

1.1.6 Sơ đồ hạch toán:


6

521

111, 112,331

511
Kết chuyển chiết
khấu thương mại

Doanh thu bán hàng

531
Kết chuyển hàng

3331

bán bị trả lại

532

Thuế GTGT
Phải nộp

Kết chuyển giảm giá
hàng bán
911
Kết chuyển doanh
3333, 3332, 3331

thu thuần

Thuế XK, thuế GTGT,
Thuế TTĐB phải nộp

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng [7]
1.2 Chiết khấu thương mại 521:
1.2.1 Khái niệm [2]
Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách
hàng mua hàng với khối lượng lớn.
Khoản giảm giá có thể phát sinh trên khối lượng từng lơ hàng mà khách hàng đã
mua, cũng có thể phát sinh trên tổng khối lượng hàng lũy kế mà khách hàng đã mua
trong một quãng thời gian nhất định tùy thuộc vào chính sách chiết khấu thương mại
của bên bán.
1.2.2 Chứng từ hạch toán
Hoá đơn bán hàng và cung cấp dịch vụ ( hoá đơn GTGT)


7

Chính sách chiết khấu bán hàng, căn cứ vào hợp đồng và điều kiện mua hàng của
người được hưởng chiết khấu hay dựa vào công văn được nhà nước cho phép.
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Các chứng từ khác có liên quan . . .

1.2.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng : 521
Tài khoản 521 khơng có số dư cuối kỳ
Chiết khấu thương mại” Tài khoản 521
Số phát sinh giảm
Tổng phát sinh nợ

Số phát sinh tăng
Tổng phát sinh có

Bên nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh tốn cho khách hàng.
Bên có: Cuối kỳ kế tốn, kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài
khoản 511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của
kỳ báo cáo.
1.2.4 Nguyên tắc hạch toán [1]
1. Tài khoản này chỉ phản ánh khoản chiết khấu thương mại người mua được
hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh
nghiệp đã quy định. Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm
yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
2. Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được
hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán
trên “Hoá đơn GTGT” hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trường hợp khách
hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương mại người mua được
hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền
chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường
hợp này được hạch toán vào Tài khoản 521.
3. Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương
mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại)
thì khoản chiết khấu thương mại này khơng được hạch tốn vào TK 521. Doanh thu
bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.

8

4. Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng khách hàng và
từng loại hàng bán, như: bán hàng (sản phẩm, hàng hoá), cung cấp dịch vụ.
5. Trong kỳ, chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ
Tài khoản 521 - “Chiết khấu thương mại”. Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được
kết chuyển toàn bộ sang Tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
để xác định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực
hiện trong kỳ báo cáo.
1.2.5 Phương pháp hạch toán [5]
Chiết khấu TM thực tế phát sinh trong kỳ
Nợ TK 521 (CKTM tính trên giá bán chưa thuế)
Nợ TK 3331 (Giảm thuế GTGT đầu ra)
Có TK 111, 112, 131 (số tiền CK trả lại cho khách hàng hoặc khấu trừ vào
khoản nợ phải thu)
- Cuối kỳ kế tốn, kết chuyển tồn bộ khoản CKTM đã chấp thuận cho người mua
sang TK 511 để XĐ doanh thu thuần
Nợ TK 511
Có TK 521
Chú ý: Trường hợp CK thanh toán dành cho khách hàng do khách hàng thanh tốn
trước thời hạn quy định ghi trong hợp đồng, thì khoản CK thanh tốn này được tính
vào chi phí tài chính. Khi khách hàng thanh tốn tiền, đồng thời phản ánh khoản CK
thanh toán cho khách hàng.
Nợ TK635 (CK thanh tốn cho khách hàng/tính trên giá chưa thuế)
Nợ TK 111, 112 (Số tiền thực thu sau khi trừ chiết khấu thanh tốn)
Có TK 131 (Ghi giảm khoản nợ phải thu của khách hàng)
Trường hợp chiết khấu thanh toán dành cho khách hàng ngay sau khi khách hàng
nhận hàng trực tiếp tại DN

Nợ TK 111, 112 (Số tiền khách hàng thanh tốn)
Nợ TK 635 (CK thanh tốn dành cho khách hàng)
Có TK 511 (DT bán hàng)
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)


9

1.2.6 Sơ đồ hạch toán:

TK 111, 112, 131

TK 521

Chiết khấu thương
mại cho khách hàng

TK 511
Kết chuyển chiết khấu
thương mại

1.3 Hàng bán bị trả lại
1.3.1 Khái niệm: [2]
Giá trị hàng bán bị trả lại là số SP, hàng hóa DN đã xác định tiêu thụ nhưng bị
khách hàng trả lại do SP, hàng hóa khơng đúng quy cách phẩm chất đã ghi trong hợp
đồng.
Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng,
số lượng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hóa đơn (nếu trả lại tồn bộ)
hoặc bảng sao hóa đơn (nếu trả lại một phần hàng) và đính kèm theo chứng từ nhập lại
kho của DN số hàng nói trên.

1.3.2 Chứng từ hạch toán:
Biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại
Phiếu chi, giấy báo nợ
Các chứng từ gốc khác…
1.3.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: 531
Tài khoản 531 khơng có số dư cuối kỳ
Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại”
Số phát sinh giảm
Tổng phát sinh nợ

Số phát sinh tăng
Tổng phát sinh có

Bên nợ: Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính
trừ vào khoản phải thu khách hàng về số sản phẩm, hàng hóa đã bán.


10

Bên có: Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên nợ tài khoản 511 “
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, hoặc tài khoản 512 “ doanh thu bán hàng
nội bộ” để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo.
1.3.4 Nguyên tắc hạch toán [5]
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị của số sản phẩm, hàng hoá bị khách hàng
trả lại do các nguyên nhân: Vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém,
mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách. Giá trị hàng bán bị trả lại phản ánh
trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh
doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ
báo cáo.

Tài khoản này chỉ phản ánh gí trị của số hàng đã bán bị trả lại (Tính theo đúng đơn
giá bán ghi tên hố đơn). Các chi phí khác phát sinh liên quan đến việc hàng bán bị trả
lại mà doanh nghiệp phải chi đuợc phản ánh vào Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”.
Trong kỳ, giá trị của sản phẩm, hàng hoá đã bán bị trả lại được phản ánh bên Nợ
Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”. Cuối kỳ, tổng giá trị hàng bán bị trả lại được kết
chuyển sang tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh
bán hàng nội bộ để xác định doanh thuần của kỳ báo cáo. Hàng bán bị trả lại phải nhập
kho thành phẩm, hàng hoá và xử lý theo chính sách tài chính, thuế hiện hành.
1.3.5 Phương pháp hạch toán [5]
1. Khi doanh nghiệp nhận lại sản phẩm, hàng hoá bị trả lại, kế toán phản ánh giá
vốn của hàng bán bị trả lại:
- Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên, ghi:
Nợ TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dỡ dang
Nợ TK 155 - Thành phẩm
Nợ TK 156 - Hàng hố
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.
-

Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê
định kỳ, ghi:

Nợ TK 611 - Mua hàng (Đối với hàng hoá)
Nợ TK 631 - Giá thành sản xuất (Đối với sản phẩm)
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán.


11

2. Thanh toán với người mua hàng về số tiền của hàng bán bị trả lại:

- Đối với sản phẩm, hàng hố thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp
khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả lại)
Có các TK 111, 112, 131,. . .
- Đối với sản phẩm, hàng hoá không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối
tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, số tiền thanh toán với người
mua về hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại
Có các TK 111, 112, 131,. . .
3. Các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có các TK 111, 112, 141, 334,. . .
4. Cuối kỳ hạch tốn, kết chuyển tồn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh
trong kỳ vào tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ hoặc tài khoản doanh
thu nội bộ, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111, 5112)
Nợ TK 512 - Doanh thu nội bộ
Có TK 531 - Hàng bán bị trả lại.
1.3.6 Sơ đồ hạch toán
TK 632

TK 156, 155
Nhận lại thành phẩm,

hàng hoá nhập kho
TK 531

TK 111, 112, 131
Ghi nhận khoản hàng

bán

bị trả lại

Kết chuyển doanh thu
TK 3331

hàng bán bị trả lại

Thuế GTGT
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán hàng bán bị trả lại [6]

TK 511, 512


12

1.4 Giảm giá hàng bán
1.4.1 Khái niệm [2]
Là khoản giảm trừ được doanh nghiệp chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã
thỏa thuận trong hóa đơn, vì lý do hàng hóa bị kém chất lượng, phẩm chất, sai quy
cách hoặc không đúng thời hạn đã ghi trong hợp đồng.
1.4.2 Chứng từ hạch toán
Biên bản xác nhận hàng bán bị trả lại
Phiếu chi, giấy báo nợ
Các chứng từ gốc khác…
1.4.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản sử dụng: 532
Tài khoản 532 khơng có số dư cuối kỳ.
Tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán”

Số phát sinh giảm
Tổng phát sinh nợ

Số phát sinh tăng
Tổng phát sinh có

Bên nợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp thuận cho người mua hàng do hàng
bán kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Bên có: Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán sang tài khoản 511 “doanh
thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” hoặc tài khoản 512 “doanh thu bán hàng nội bộ”.
1.4.4 Nguyên tắc hạch toán [5]
Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh và việc
xử lý khoản giảm giá hàng bán trong kỳ kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ
cho người mua do sản phẩm, hàng hoá kém, mất phẩm chất hay không đúng quy cách
theo quy định trong hợp đồng kinh tế.
Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá
sau khi đã bán hành và phát hành hoá đơn (Giảm giá ngồi hố đơn) do hàng bán kém,
mất phẩm chất...
Trong kỳ kế toán, khoản giảm giá hàng bán phát sinh thực tế được phản ánh vào
bên Nợ của Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”. Cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo
cáo tài chính thực hiện kết chuyển tổng số tiền giảm giá hàng bán sang Tài khoản 511


13

- “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” hoặc Tài khoản 512 “Doanh thu bán hàng
nội bộ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ.
1.4.5 Phương pháp hạch tốn: [5]
1. Khi có chứng từ xác định khoản giảm giá hàng bán cho người mua về số lượng
hàng đã bán do kém, mất phẩm chất, sai quy cách hợp đồng:

a) Trường hợp sản phẩm, hàng hoá đã bán phải giảm giá cho người mua thuộc đối
tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, và doanh nghiệp tính thuế
GTGT theo phương pháp khấu trừ thì khoản giảm giá đã chấp thuận cho người mua,
ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Theo giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán phải
giảm giá)
Có các TK 111, 112, 131,. . .
b) Trường hợp sản phẩm, hàng hố đã bán phải giảm giá cho người mua khơng
thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo
phương pháp trực tiếp thì khoản giảm giá hàng bán cho người mua, ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán
Có các TK 111, 112, 131,. . .
2. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang
Tài khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” hoặc Tài khoản “Doanh thu bán
hàng nội bộ”, ghi:
Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 512 - Doanh thu nội bộ
Có TK 532 - Giảm giá hàng bán.
1.4.6 Sơ đồ hạch toán
TK 111, 112, 131
Khoản giảm giá hàng
hàng bán

TK 532

TK 511

Kết chuyển doanh thu
giảm giá hàng bán

TK 3331

Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán [7]


14

1.5 Kế toán phải thu khách hàng [2]
1.5.1 Khái niệm
Khoản phải thu khách hàng là khoản phải thu do khách hàng mua sản phẩm chưa
thanh toán.
1.5.2 Chứng từ hạch toán
Hoá đơn GTGT
- Phiếu thu – Phiếu chi
- Giấy báo có ngân hàng.
- Sổ chi tiết theo dõi khách hàng.
1.5.3 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 131
1.5.4 Nguyên tắc hạch toán [5]
Nợ phải thu cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội
dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo
từng lần thanh toán.
Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua
sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, BĐS
đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay (Tiền mặt, séc hoặc đã thu qua Ngân
hàng).
Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản
nợ, loại nợ có thể trả đúng thời hạn, khoản nợ khó địi hoặc có khả năng khơng thu hồi
được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phịng phải thu khó địi hoặc có biện pháp

xử lý đối với khoản nợ phải thu khơng địi được.
Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo sự thoả thuận giữa
doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ
đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể
u cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
1.5.5 Phương Pháp hạch toán [6]
1. Doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán,
dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ. Kế toán ghi số tiền phải thu của khách
hàng nhưng chưa thu:


15

Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có
thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh tốn)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế
GTGT) (5111, 5112, 5113, 5117)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư không thuộc đối tượng chịu thuế
GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, kế toán
phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo tổng giá thanh toán, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Tổng giá thanh toán)
(5111, 5112, 5113, 5117).
2. Trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại:
Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và
doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:

Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Số thuế GTGT của hàng bán bị trả
lại)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 111, 112,. . .
Đối với hàng hố khơng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng
chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, doanh thu hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 531 - Hàng bán bị trả lại
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
3. Căn cứ chứng từ xác nhận số tiền được giảm giá của lượng hàng đã bán cho
khách hàng không phù hợp với quy cách, chất lượng hàng hoá ghi trong hợp đồng, nếu
khách hàng chưa thanh toán số tiền mua hàng, kế toán ghi giảm trừ số tiền phải thu của
khách hàng về số tiền giảm giá hàng bán:
Đối với hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và
doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:


16

Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311) (Thuế GTGT của hàng giảm giá)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Tổng số tiền giảm giá).
Đối với hàng hố khơng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng
chịu thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu
thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ nhưng doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh số tiền giảm giá hàng bán, ghi:
Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có) liên quan
đến sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã bán, dịch vụ đã cung cấp, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Phần tiền lãi).
5. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua do người mua thanh toán tiền
mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 - Tiền mặt
Nợ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Số tiền chiết khấu thanh tốn)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
6. Số chiết khấu thương mại phải trả cho người mua trừ vào khoản nợ phải thu của
khách hàng, ghi:
Nợ TK 521 - Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
7. Nhận tiền ứng trước, trả trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc
cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
8. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên
quan đến hợp đồng xây dựng:


17

8.1. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến
độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng
tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc
đã hồn thành (khơng phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:
Nợ TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng
phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 337 - Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311).
8.2. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị
khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một
cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế tốn phải lập hóa đơn trên cơ sở
phần cơng việc đã hồn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
8.3. Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực
hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
8.4. Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay bên khác để bù đắp cho các chi
phí khơng bao gồm trong giá trị hợp đồng (ví dụ: Sự chậm trễ do khách hàng gây nên;
sai sót trong các chỉ tiêu kỹ thuật hoặc thiết kế và các tranh chấp về các thay đổi trong
việc thực hiện hợp đồng), ghi:
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
8.5. Khi nhận được tiền thanh tốn khối lượng cơng trình hồn thành hoặc khoản
ứng trước từ khách hàng, ghi:


18

Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
9. Kế toán các khoản phải thu của khách hàng tại đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu:
9.1. Khi nhận của đơn vị uỷ thác nhập khẩu một khoản tiền mua hàng trả trước để
mở LC. . ., căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị giao uỷ thác
nhập khẩu).
9.2. Khi chuyển tiền hoặc vay ngân hàng để ký quỹ mở LC (Nếu thanh toán bằng
thư tín dụng), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 144 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Có các TK 111, 112, 311,. . .
9.3. Khi nhập khẩu vật tư, thiết bị, hàng hóa cần phản ánh các nghiệp vụ sau:
Số tiền hàng uỷ thác nhập khẩu phải thanh toán hộ với người bán cho bên giao uỷ
thác, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường (Nếu hàng mua đang đi đường)
Nợ TK 156 - Hàng hóa (Nếu hàng về nhập kho)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết cho từng người bán).
Trường hợp nhận hàng của nước ngồi khơng nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn
vị uỷ thác nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu)
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết người bán nước ngoài).
Thuế nhập khẩu phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng từ
liên quan, ghi:
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 156 - Hàng hóa
Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu).
Trường hợp nhận hàng của nước ngồi khơng nhập kho chuyển giao thẳng cho đơn
vị uỷ thác nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu)

Có TK 3333 - Thuế xuất, nhập khẩu (Chi tiết thuế nhập khẩu).


19

Thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu,
căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 156 - Hàng hóa
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).
Trường hợp nhận hàng của nước ngồi khơng qua nhập kho chuyển giao thẳng cho
đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312).
Thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ các chứng
từ liên quan, ghi:
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 156 - Hàng hóa
Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt.
Trường hợp nhận hàng của nước ngồi khơng qua nhập kho chuyển giao thẳng cho
đơn vị uỷ thác nhập khẩu, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết đơn vị uỷ thác nhập khẩu)
Có TK 3332 - Thuế tiêu thụ đặc biệt.
Khi trả hàng cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào Hóa đơn GTGT xuất trả
hàng và các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập khẩu)
Có TK 156 - Hàng hóa (Giá trị hàng nhập khẩu đã bao gồm các khoản thuế
phải nộp)
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường.
9.4. Đối với phí uỷ thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí uỷ thác nhập khẩu,

căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế tốn phản ánh doanh thu phí
uỷ thác nhập khẩu, ghi:
Nợ các TK 131, 111, 112,. . . (Tổng giá thanh tốn)
Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)
Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp.


20

9.5. Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu liên quan đến hoạt
động nhận uỷ thác nhập khẩu (Phí ngân hàng, phí giám định hải quan, chi thuê kho,
thuê bãi chi bốc xếp, vận chuyển hàng. . .), căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập
khẩu)
Có các TK 111, 112,. . .
9.6. Khi đơn vị uỷ thác nhập khẩu chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế
nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (Nếu đơn vị uỷ thác nhờ
nộp hộ vào NSNN các khoản thuế này), và các khoản chi hộ cho hoạt động nhập khẩu
uỷ thác, phí uỷ thác nhập khẩu, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập
khẩu).
9.7. Khi thanh toán hộ tiền hàng nhập khẩu với người bán cho đơn vị uỷ thác nhập
khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Chi tiết cho từng người bán)
Có các TK 112, 144,. . .
9.8. Khi nộp hộ thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt
vào NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 3331, 3332, 3333,. . .
Có các TK 111, 112,. . .

9.9. Trường hợp đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu làm thủ tục nộp các loại thuế liên
quan đến hàng nhập khẩu, đơn vị uỷ thác nhập khẩu tự nộp các khoản thuế này vào
NSNN, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị uỷ thác nhập
khẩu đã nộp vào NSNN, ghi:
Nợ các TK 3331, 3332, 3333,. . .
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng (Chi tiết cho từng đơn vị uỷ thác nhập
khẩu).
10. Trường hợp khách hàng khơng thanh tốn bằng tiền mà thanh tốn bằng hàng
(Theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hố nhận trao đổi
(Tính theo giá hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách
hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:


21

Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Cơng cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 - Hàng hố
Nợ TK 611 - Mua hàng (Trường hợp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm
kê định kỳ)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
11. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó địi thực sự khơng thể thu nợ được
phải xử lý xoá xổ:
Căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi (Số đã lập dự phịng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Số chưa lập dự phịng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.
Đồng thời, ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” (Tài khoản ngồi Bảng
Cân đối kế toán) nhằm tiếp tục theo dõi trong thời hạn quy định để có thể truy thu

người mắc nợ số tiền đó.
12. Cuối niên độ kế tốn, số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ được
đánh giá theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính:
Nếu tỷ giá giao dịch bình qn trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính lớn hơn tỷ giá
đang phản ánh trên sổ kế tốn Tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá
hối đoái, ghi:
Nợ TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đối (4131).
Nếu tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân
hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập báo cáo tài chính nhỏ hơn tỷ giá
đang phản ánh trên sổ kế tốn Tài khoản 131 có gốc ngoại tệ thì số chênh lệch tỷ giá
hối đối, ghi:
Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đối (4131)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng.


22

1.5.6 Sơ đồ hạch toán:
511

131
Doanh thu bán hàng

111, 112
Người mua trả tiền

3331

152, 153, 156
T.GTGT phải nộp

Người mua thanh toán
vật tư hàng hóa

3387

521, 531,

Thu nhập hđtc, thu nhập CKTM, hàng bán bị trả lại
hoạt động khác

giảm giá hàng bán

111, 112

641, 139, 635
Chi hộ người mua

Hoa hồng đại lý

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán các khoản phải thu của khách hàng [6]
1.6 Kế tốn dự phịng nợ phải thu khó địi
1.6.1 Khái niệm [5]
Dự phịng nợ phải thu khó địi: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản
nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa q hạn nhưng có thể khơng địi
được do khách hàng nợ khơng có khả năng thanh tốn.
1.6.2 Thời hạn xác định nợ phải thu khó địi [5]

Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.


23

Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình
trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các
cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp
dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng.
1.6.3 Điều kiện lập dự phịng nợ phải thu khó địi [5]
là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn
nợ, .... (Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu phải xử lý như một khoản
tổn thất)
Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ
hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình
trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các
cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ khơng có khả năng thu hồi
1.6.4 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 139: dự phịng khoản phải thu khó địi
TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi
Bên nợ: - Hồn nhập dự phịng nợ khó địi
Xố các khoản nợ phải thu khó địi.
Bên có: Số dự phịng nợ phải thu khó địi được lập vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Dư có: Số dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi hiện có cuối kỳ
1.6.5. Ngun tắc hạch tốn [5]
Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (Đối với đơn vị có lập báo cáo
tài chính giữa niên độ) doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó địi hoặc có
khả năng khơng địi được để trích lập hoặc hồn nhập khoản dự phịng phải thu khó
địi tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo.
Về nguyên tắc, căn cứ lập dự phịng là phải có những bằng chứng đáng tin cậy về
các khoản nợ phải thu khó địi (Khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về
tài sản,. . . nên khơng hoặc khó có khả năng thanh toán, đơn vị đã làm thủ tục đòi nợ


24

nhiều lần vẫn không thu được nợ). Theo quy định hiện hành thì các khoản phải thu
được coi là khoản phải thu khó địi phải có các bằng chứng chủ yếu dưới đây:
Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng
khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó địi
Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ chưa trả
bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối
chiếu công nợ. . .
Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó địi là:
Nợ phải thu q hạn thanh tốn ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ,
bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn
chưa thu được;
Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng
phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Mức lập dự phịng các khoản nợ phải thu khó địi theo quy định của chế độ tài
chính doanh nghiệp hiện hành.
Đối với những khoản phải thu khó địi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã
cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định

khách nợ thực sự khơng cịn khả năng thanh tốn thì doanh nghiệp có thể phải làm các
thủ tục bán nợ cho Công ty mua, bán nợ và tài sản tồn đọng hoặc xố những khoản nợ
phải thu khó địi trên sổ kế tốn. Nếu làm thủ tục xố nợ thì đồng thời phải theo dõi chi
tiết ở TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” (Tài khoản ngồi Bảng Cân đối kế tốn). Việc
xố các khoản nợ phải thu khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh
nghiệp và cơ quan quản lý tài chính (Nếu là doanh nghiệp Nhà nước) hoặc cấp có
thẩm quyền theo quy định trong điều lệ doanh nghiệp. Số nợ này được theo dõi trong
thời hạn quy định của chính sách tài chính, chờ khả năng có điều kiện thanh tốn số
tiền thu được về nợ khó địi đã xử lý. Nếu sau khi đã xố nợ, khách hàng có khả năng
thanh tốn và doanh nghiệp đã địi được nợ đã xử lý (Được theo dõi trên TK 004 “Nợ
khó địi đã xử lý”) thì số nợ thu được sẽ hạch toán vào Tài khoản 711 “Thu nhập
khác”.


25

1.6.6 Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu [6]
Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với doanh nghiệp có lập
báo cáo tài chính giữa niên độ), doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác
định là khơng chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó địi), kế tốn tính, xác định số dự
phịng nợ phải thu khó địi cần trích lập hoặc hồn nhập. Nếu số dự phịng nợ phải thu
khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này lớn hơn số dự phịng nợ phải thu khó địi đã
trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch
tốn vào chi phí, ghi
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi.
Nếu số dự phịng phải thu khó địi cần trích lập ở kỳ kế tốn này nhỏ hơn số dự
phịng phải thu khó địi đã trích lập ở kỳ kế tốn trước chưa sử dụng hết, thì số chênh
lệch được hồn nhập ghi giảm chi phí, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi

Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hồn nhập dự phịng phải
thu khó địi).
Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được được phép
xố nợ. Việc xố nợ các khoản nợ phải thu khó địi phải theo chính sách tài chính hiện
hành. Căn cứ vào quyết định xố nợ về các khoản nợ phải thu khó địi, ghi:
Nợ TK 139 - Dự phịng phải thu khó địi (Nếu đã lập dự phịng)
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phịng)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng
Có TK 138 - Phải thu khác.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” (Tài khoản ngồi Bảng
Cân đối kế tốn).
Đối với những khoản nợ phải thu khó địi đã được xử lý xố nợ, nếu sau đó lại thu
hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ các TK 111, 112,. . .
Có TK 711 - Thu nhập khác.
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý” (Tài khoản ngồi Bảng
Cân đối kế toán).